企事業(yè)單位對文秘崗位人才需求的調(diào)查報告.doc

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企事業(yè)單位對文秘崗位人才需求的調(diào)查報告 在21世紀這個信息化的社會中，經(jīng)濟高速發(fā)展，社會分工愈加細化，各領域、各行業(yè)的管理工作中的決策活動和輔助性活動相分離，為領導決策及實施提供服務的文秘人員，在各個工作領域中應該起到十分重要的作用。但是，現(xiàn)今社會對文秘人員的需求情況究竟如何呢？為此，我們對漢語言專業(yè)畢業(yè)生及用人單位進行了調(diào)研，調(diào)研組向?qū)⒔偌移髽I(yè)發(fā)放了100份網(wǎng)絡調(diào)查問卷，較為全面的了解了社會對文秘專業(yè)人才的需求情況，用人單位對企業(yè)文秘人員的技能要求，以及文秘從業(yè)人員的薪金情況和文秘人員的職業(yè)生涯發(fā)展狀況。調(diào)研情況如下： 一、社會對文秘人員的需求情況 根據(jù)法國職業(yè)研究中心統(tǒng)計，全世界目前有160余種職業(yè)，秘書排在第六位。據(jù)徐州市2012年第一季度公布的統(tǒng)計數(shù)字，徐州市文秘崗位需求數(shù)排在第三位，崗位與應聘的人數(shù)比是1：6。由此可見，在以后相當長的一段時間里，文秘仍將是個熱門職業(yè)，社會需求里大。實際調(diào)查的情況也是如此，大多數(shù)公司認為文秘人員是經(jīng)理主管們的左膀右臂，是公司青睞的復合性人才，中小型公司需要文秘人員3—7人不等，大型單位需要的文秘人員會更多，層次也會不一樣。 　　通過調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)文秘人員的職業(yè)崗位群發(fā)生很大變化。國家機關、事業(yè)單位、全民所有制單位的文秘人員需求量在逐步遞減，而外資企業(yè)、民辦企業(yè)的文秘人員需求量在逐步遞增。大型單位分工較細，文秘人員的需求量大，多以行政秘書工作為主，有專職文員、專職檔案員、專職千事、專職機要員等，職責比較單一中小型單位的文秘人員需求量小，一般出任文秘人員實際上是一種“綜合秘書”，也稱為“辦公室文員”，身兼多職。雖然中小型單位對文秘人員需求量，但中小型單位的數(shù)量呈增長趨勢，所以中小型單位的綜合文秘人員的需求量總的來說是增長的。而且在經(jīng)濟、法律、醫(yī)務方面也需要增加文秘人員來協(xié)助管理工作。 　　通過調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)從事秘書職業(yè)的人員女性居多，所占比例是97.9%，男性占20.1%。有一種現(xiàn)象值得注意，女性在中、初級秘書中占絕大多數(shù)，而高級秘書則多數(shù)為男性。從事文秘工作性質(zhì)中，普通文員的占32.8%，公務秘書的占23.7%，商務秘書的占24.3%，人事秘書的占4，1%，私人秘書的占7.5%，總裁助理的占12.9%，其他的占3.7%。 　　經(jīng)過分析，我們認為現(xiàn)階段文秘專業(yè)所針對的職業(yè)崗位群主要有“綜合秘書”(辦公室文員)、“商務秘書”、“公務秘書”和“總裁助理”等崗位群體。“辦公室文員” 隊伍迅速壯大，“商務秘書”逐漸增多，當然也還有一部分畢業(yè)生做“公務秘書”。同時，每個職業(yè)崗位群所對應的職業(yè)崗位變化也很大，不斷有新興的崗位誕生。如“通訊秘書”崗位就是信息網(wǎng)絡的飛速發(fā)展才產(chǎn)生的。 　　調(diào)研發(fā)現(xiàn)大部分單位認為文秘人員應有專門的職業(yè)技能，要經(jīng)過專門的培訓，而高職高專院校設置文秘專業(yè)的必要性很大，認同率高達54.6%。對”國家秘書資格證”之類的資格認證的看法認為含金量較高，能夠反映出專業(yè)的能力的占62.2%。能夠幫助我們培養(yǎng)和選擇相關層次人才的占27.4%.沒有針對性，難以確定能夠勝任特定的工作占11.9%。名不副實，沒有反映出相應的專業(yè)能力占7.8%。目前，參加勞動和社會保障部秘書職業(yè)資格全國統(tǒng)一鑒定的人數(shù)呈現(xiàn)出增長的勢頭。秘書職業(yè)資格全國統(tǒng)一鑒定是勞動保障部推出的第一個全國統(tǒng)考職業(yè)，在社會各界，尤其是用人單位很受歡迎。從現(xiàn)在調(diào)研情況來看，社會對文秘人員的需求呈增長趨勢，秘書職業(yè)也已成為一個影響越來越大、社會化愈加明顯的職業(yè)領域。 二、用人單位對文秘人員的技能要求 　　我們針對“文秘人員應具備的能力”、“文秘人員應具備的知識”、“文秘人員應掌握的技能”進行了問卷調(diào)查。通過調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)用人單位普遍認為好的文秘人員最好具備公文寫作、辦公自動化設備操作能力、人際溝通能力、執(zhí)行能力、合作能力：懂得本行業(yè)的專業(yè)知識背景、辦公室事務管理知識、應變能力、商務知識、法律知識。此次調(diào)查中，認為文秘人員應具備大專以上文憑，形象氣質(zhì)好，具備良好的組織溝通協(xié)調(diào)能力，文筆好，語言表達能力強，能熟練使用電腦及各種辦公設備。同時各單位還希望文秘人員具備業(yè)務背景，如生產(chǎn)部秘書職位要求化工或理工科背景;涉外秘書職位要求有 英語專業(yè)八級證書或高級口譯證書優(yōu)先。公關部門秘書職位要求具備公共關系管理的基礎知識和一定的實踐經(jīng)驗等。有些單位注重“職業(yè)道德”、“敬業(yè)精神”及“使用和維護 現(xiàn)代 化辦公設備”的能力。值得關注的是畢業(yè)生所表現(xiàn)出的實際能力與用人單位的要求尚存差距，有的差距還不小。 經(jīng)過分析，我們認為，在新形勢下，文秘人員的關鍵能力應更全面，從業(yè)能力應更細致，關鍵能力和從業(yè)能力所共同表現(xiàn)出的綜合職業(yè)能力應更強。文秘專業(yè)的從業(yè)能力可分為“從業(yè)基礎能力”、“從業(yè)業(yè)務能力”和“從業(yè)相關能力”三部分?！皬臉I(yè)基礎能力”主要包括：“執(zhí)行能力”、“公關禮儀”、“時間管理能力”、“人際溝通能力”和“使用和維護現(xiàn)代化辦公設備”的能力等。從業(yè)業(yè)務能力主要包括：“文書擬寫與處理”、“會議組織”、“辦公室日常事務管理”、“協(xié)調(diào)工作”、“文件檔案管理”、“接待工作’和“信息工作”等能力。“從業(yè)相關能力”主要包括：“法律與法規(guī)”、“商務知識”、“速記速錄”、“英語應用”、“財務管理”等能力。這些能力可進一步分解為專項技能，具體情況如下表： 文秘人員綜合職業(yè)能力調(diào)查統(tǒng)計表 應具備的能力 用人單位重視程度 執(zhí)行能力 6.7 人際溝通能力 8.5 時間管理能力 8.4 信息收集能力 9.1 合作能力 8.3 應變能力 9.3 組織協(xié)調(diào)能力 8.3 語言表達能力 9 使用和維護現(xiàn)代化辦公設備 9.7 公關禮儀 7.2 文件檔案管理 9 辦公室事務管理 9 會務組織 8.8 公文寫作 9.3 速記速錄 8.4 商務知識 8.3 法律法規(guī)知識 8.2 專業(yè)英語 7.8 財務管理 7.3 三、從業(yè)文秘人員的薪金狀況 　　通過調(diào)研，文秘人員的月薪情況如下：月薪1000—1500元以下文秘占32.1%；1500—3000的文秘占45.2%；3000—5000元的文秘占9.3%。5000—8000元的文秘占6.3%；800—1000元的文秘占2.8%。其中中專學歷文秘人員1000元以下占68%，1000—2000元占25%,2000元以上占7%。大部分文秘人員對薪金現(xiàn)狀表示比較滿意，有的文秘人員甚至還打算向高層次拼博，成為高級秘書，獲取更高的薪金。 四、用人單位對本科漢語言文學專業(yè)畢業(yè)的員工做出的評價 雖說文秘專業(yè)畢業(yè)生只要找準定位，就能找到適合自己的用人單位。但是現(xiàn)實情況也存在一些值得深思的問題。具體情況見下表：（單位：%） 題 目 非常 滿意 比較 滿意 一般 滿意 不太 滿意 非常 不滿意 1．工作態(tài)度 （工作認真努力、積極肯干、踏實） 30 30 25 15 0 2．理論知識 （滿足工作崗位需要） 10 70 20 0 0 3．實際操作技能 （滿足工作崗位需要） 10 70 10 10 0 4．工作經(jīng)驗 （滿足工作崗位需要） 0 80 10 5 5 5．學習能力 （工作上手速度快、樂于并擅長在工作中學習） 0 60 30 10 0 6．工作業(yè)績 （績效考評成績） 5 40 50 5 0 7．對工資和福利的要求 （比較符合實際工作能力和工作業(yè)績） 0 100 0 0 0 8．人際關系 （較好地處理工作中人際關系） 0 90 10 0 0 9．紀律觀念 （遵守公司的出勤制度及其他制度） 20 30 30 20 五、文秘人員的職業(yè)發(fā)展前景 　　通過調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)從事秘書工作年限的，3個月以下的占13.5%，1年以下的占19.3%，1—3年占43.6%，3—5年的占16.3%，5—10年的占8，6%，10年以上的占7.6%。隨著企事業(yè)單位用人機制改革的深化，從業(yè)文秘人員在一個單位的一個崗位上干一輩子的可能性越來越小，升遷或轉(zhuǎn)職機會多，一般在3—5年后會得到晉級的機會。 　　據(jù)調(diào)查顯示，文秘工作中有將近一半的內(nèi)容是協(xié)助參與公司的經(jīng)營管理的。和高高在上的老總比較，文秘人員有更多的機會接近各個部門的基層員工，了解來自第一線的信息反饋。和一般的部門主管比較，和管理層天時地利的接近優(yōu)勢，使得文秘人員又具備對公司整體戰(zhàn)略部署更全面的了解和體會。從這點上看，單位高層在決策過程中，多會聽取高級文秘人員 參考意見。另外長期在領導身邊，可以學習領導的思考與處理方法。有的被調(diào)查者認為和領導一起出去應酬，可以擴大交際圈，積累人脈資源。 　　行政主管是文秘人員未來的主要職業(yè)發(fā)展方向。文秘人員因工作接觸到單位業(yè)務的各個方面，在職業(yè)轉(zhuǎn)換，特別是單位內(nèi)部換崗晉升具有很好的優(yōu)勢，換崗晉升的可能依次是行政主管、經(jīng)理助理、人力資源經(jīng)理、部門經(jīng)理、秘書(初級、中級、高級)、市場部主管、公關部主管、財務管理人員。 　　社會需要的是復合型人才，秘書職業(yè)所需要的是通才+管理人才十創(chuàng)新意識。秘書是一個富于挑戰(zhàn)的職業(yè)，必須努力攀爬，才能到達目標。作為文秘人員，要想在人群中脫穎而出，出類拔萃，就必須放棄保守被動的心理，而應積極進取，迎接一切挑戰(zhàn)。 結(jié)語 　　文秘人員社會需求量很大，大多數(shù)文秘人員在從事文秘工作3—5年后會轉(zhuǎn)換崗位或得到晉升，但并不表示文秘是吃青春飯的職業(yè)。雖然在中、初級文秘人員中女性占絕大多數(shù)，但也不表示文秘是“花瓶職業(yè)”。做到五六十歲退休的女秘書大有人在，比爾蓋茨的秘書就是一位很老練成熟的秘書，可以把比爾蓋茨的日程安排設計到分和秒。在西方國家很多年長資深的秘書他們會更加受青睞，因為她/他們的自身的素質(zhì)，以及對企業(yè)文化的認同度都造成了她/他們在職業(yè)生涯中的游刃有余。這也是高級秘書和初級文員的區(qū)別，也是文秘職業(yè)縱向發(fā)展的方向。 　　文秘人員在日常工作中接觸到人事、財務、專業(yè)業(yè)務的機會比較廣泛，對各方面技能要求很高，只有具備較強的文字與語言表達能力、綜合協(xié)調(diào)合作能力和邏輯思維與分析能力，富有經(jīng)驗的文秘人員才是在我們社會急需的復合性人才。中文專業(yè)的畢業(yè)生可以從接電話、發(fā)傳真、收發(fā)信件等服務型為主的初級文員做起，積累工作經(jīng)驗，努力成為一位可以用 英文寫一般信函、起草報告和準備會議的中等秘書和能起草重要的合同文本、懂法律、稅務知識，協(xié)助領導參謀決策，有協(xié)調(diào)管理能力的高級秘書。社會對文秘人員的需求情況決定了文秘職業(yè)是一個充滿活力和挑戰(zhàn)性的職業(yè)，也是一個具有廣闊發(fā)展前景的職業(yè)。