2018江蘇開放大學(xué)辦公室事務(wù)管理第四次作業(yè).doc

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江蘇開放大學(xué) 形成性考核作業(yè) 學(xué) 號(hào) 姓 名 課程代碼 110072 課程名稱辦公室事務(wù)管理（專） 評(píng)閱教師 第 四 次任務(wù) 共 四 次任務(wù) 江蘇開放大學(xué) 任務(wù)內(nèi)容： 題號(hào) 一 二 三 總分 分?jǐn)?shù) 得分 評(píng)卷人 一、情境分析題（每小題15分，共30分） 得分 評(píng)卷人 一、情境分析題（每小題15分，共30分） 1、背景說明：公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到1l：00召開銷售員會(huì)議，要求小劉通知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個(gè)業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。 一直到星期三下午，經(jīng)理問她會(huì)議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會(huì)議室召開銷售員會(huì)議，會(huì)議重要，請務(wù)必出席?！? 星期四上午8：30左右，有2個(gè)銷售員到了會(huì)議室，但會(huì)議室里沒有人招呼，以為會(huì)議不開了，坐了一會(huì)就走了。9：00左右有6個(gè)銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個(gè)說，他們已經(jīng)約好客戶在10：00見面。到了10點(diǎn)，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會(huì)議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不高興。公司一共有12位銷售員，事后去問另外4位，他們說，根本沒有看到通知。經(jīng)理對(duì)小劉非常不滿。請問，小劉究竟錯(cuò)在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 答：（1）應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名,準(zhǔn)備這份名單 （2）打印好書面通知 （3）在三天內(nèi),當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知(電話中需要對(duì)方確認(rèn)時(shí)間,地點(diǎn),內(nèi)容等)到名單上的每個(gè)人 （4）通知不能寫在布告欄里,可能不被人注意 （5）通知上應(yīng)寫清會(huì)議的時(shí)間(開始到結(jié)束時(shí)間),地點(diǎn) （6）應(yīng)詳細(xì)寫清會(huì)議內(nèi)容,應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備 （7）應(yīng)提前到會(huì)議室做好準(zhǔn)備,做好簽到工作 2、背景說明：某公司聘任文員鄒某上班處理郵件時(shí)，正巧趕上接聽電話，他一手操持電話，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，并順手拿過筆在“收件人”處簽了字。打完電話，他急忙把所有的信封都剪開了，忙亂中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。這時(shí)，他抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊，并開始閱讀郵件。當(dāng)閱讀到寫有：“親愛的紅：……”的一封信時(shí)，他意識(shí)到拆錯(cuò)了信，匆匆將信裝進(jìn)一個(gè)信封，并用膠水粘了起來。在處理其他信件時(shí)，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，他把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時(shí)，上司把寫有美國地址的英文名片，讓他打印一個(gè)寄往美國的信封，鄒某按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。 你認(rèn)為鄒某處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。 答：（1）不應(yīng)該直接把信堆到桌上，并一邊打電話一邊簽字，而應(yīng)該當(dāng)面點(diǎn)清郵件總數(shù)，并填寫“郵件收領(lǐng)單”，特別要寫清楚機(jī)要郵件、經(jīng)辦人等項(xiàng)目；如有污損還應(yīng)該當(dāng)面指出，以分清責(zé)任； （2）不應(yīng)隨意打開所有的信，而應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，允許拆封的信件應(yīng)按正確的方式拆封，并規(guī)整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要轉(zhuǎn)交給相應(yīng)的個(gè)人和部門； （3）對(duì)于誤拆的信件，不應(yīng)看信的內(nèi)容，應(yīng)馬上重新封口，信封上要寫上“誤拆”，并簽上姓名，當(dāng)面交給對(duì)方并道歉； （4）交給上司的信件不能混合，要按重要程度從上至下堆疊； （5）寄至國外的信件，信封的打印應(yīng)該按國外習(xí)慣，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。 得分 評(píng)卷人 二、操作題（每小題20分，共40分） 1、你是宏遠(yuǎn)公司的秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理張明需要你完成的幾項(xiàng)工作任務(wù)。 便條 鐘苗： 公司準(zhǔn)備對(duì)新聘的幾位秘書進(jìn)行培訓(xùn)，你主要負(fù)責(zé)講解如何完成上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)。以下幾點(diǎn)是你重點(diǎn)要說明的：（1）此項(xiàng)工作的意義。（2）此項(xiàng)工作的特點(diǎn)。（3）上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的范圍。 請?jiān)诮裉煜掳嗲皩懗鰰娌牧辖唤o我。 謝謝！ 行政經(jīng)理張明 XXXX年XX月XX日 問題：如果你是鐘苗，你將如何撰寫這份建議？ 答：（1）此項(xiàng)工作的意義： ①可減輕上司工作負(fù)擔(dān)，提高上司工作效率。 ②可解除上司后顧之憂，保證上司集中精力抓大事、重要的事。 （2）此項(xiàng)工作的特點(diǎn)： ①廣泛性；②臨時(shí)性；③具體性；④緊迫性。 （3）上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的范圍： ①文書工作事項(xiàng)。如上司讓秘書查閱文件、遞送文件等。 ②會(huì)務(wù)工作事項(xiàng)。如上司讓秘書通知開會(huì)、收集議題等。 ③信訪工作事項(xiàng)。如上司讓秘書代寫回信、代為接談、代上司看望友人等。 ④信息工作事項(xiàng)。如上司讓秘書搜集某一信息、核實(shí)某一信息等。 ⑤調(diào)研工作事項(xiàng)。如上司讓秘書臨時(shí)做一個(gè)市場調(diào)查，了解一個(gè)情況，查閱一個(gè)資料等。 ⑥督查工作事項(xiàng)。如上司讓秘書通過電話、信函等多種途徑，督促和檢查上司某一批示的落實(shí)情況等。 ⑦聯(lián)絡(luò)工作事項(xiàng)。如上司讓秘書通過各種途徑與有關(guān)部門和人員取得聯(lián)系，建立密切關(guān)系，為開展工作奠定良好基礎(chǔ)。 ⑧協(xié)調(diào)工作事項(xiàng)。如上司讓秘書代為召開協(xié)調(diào)會(huì)議，協(xié)商解決某個(gè)問題等。 ⑨接待工作事項(xiàng)。如上司讓秘書去接站、安排客人食宿等。 ⑩其他交辦事項(xiàng)。 2、你是遠(yuǎn)大公司的秘書王麗，下面是行政經(jīng)理蘇宏給你留的便條。 便條 王麗： 最近，公司新址搬遷過程中財(cái)務(wù)部與研發(fā)部因使用辦公用房發(fā)生了矛盾，總經(jīng)理辦公室要求我們召開會(huì)議協(xié)調(diào)解決。請你就會(huì)議地點(diǎn)和布局以及會(huì)議議程提出相應(yīng)建議，供會(huì)議籌備人員參考。請于明天下班前將建議交給我。 謝謝！ 行政經(jīng)理蘇宏 XXXX年XX月XX日 問題：如果你是王麗，你將如何撰寫這份建議？ 答：關(guān)于會(huì)議地點(diǎn)和布局的選擇： 因部門之間的矛盾屬于橫向協(xié)調(diào)工作范圍，所以，建議協(xié)調(diào)會(huì)在圓桌型布局的會(huì)議室舉行。 會(huì)議議程的安排，根據(jù)本次會(huì)議主題是協(xié)調(diào)平級(jí)部門之間的矛盾來確定： （1）由會(huì)議主持人說明此次會(huì)議的主題和議事規(guī)則。 （2）建議先由雙方說明自己的問題和需求，使各方了解對(duì)方的困難。 （3）會(huì)議組織者向與會(huì)人員說明公司辦公用房分配的根據(jù)。 （4）會(huì)議組織者向各方提出要求：①防止本位主義、樹立內(nèi)部客戶觀念；②耐心傾聽對(duì)方意見；③換位思考；④及時(shí)進(jìn)行信息溝通。 （5）再由雙方進(jìn)行互諒互讓地磋商。 （6）形成會(huì)議備忘錄，提醒遵照執(zhí)行。 得分 評(píng)卷人 三、實(shí)踐題（每小題30分，共30分） 選擇一個(gè)中等規(guī)模的企業(yè)或街道、社區(qū)作為調(diào)研對(duì)象，了解辦公室人員組成結(jié)構(gòu)、辦公室各類人員的職責(zé)和具體工作內(nèi)容（重點(diǎn)文秘類工作人員）、辦公室人員一天的工作、最難辦的事如何處理的（舉例）、工作感想，并將調(diào)研結(jié)果寫成調(diào)查報(bào)告。 答: 金壇市城東建筑安裝設(shè)備有限公司辦公室工作情況調(diào)查 一、調(diào)查目的 為了學(xué)好“辦公室事務(wù)管理”課程的學(xué)習(xí)，也為了完成本次課程學(xué)習(xí)的任務(wù)，我對(duì)XX市天翔裝飾公司的辦公室進(jìn)行了一次調(diào)查，現(xiàn)將調(diào)查情況總結(jié)如下： 二、調(diào)查情況 1、辦公室組成 該公司辦公室是總經(jīng)理室直接領(lǐng)導(dǎo)下的綜合管理機(jī)構(gòu)，承上啟下，溝通內(nèi)外，協(xié)調(diào)左右，是推動(dòng)著公司各項(xiàng)工作朝著既定目標(biāo)前進(jìn)的中心。目前辦公室共有四人，其中經(jīng)理一名，采購一名，文秘一名，司機(jī)一名。具體崗位職責(zé)如下： 2、辦公室人員職責(zé) 經(jīng)理 ﹙1﹚、負(fù)責(zé)辦公室的行政領(lǐng)導(dǎo)工作，帶領(lǐng)全體員工完成職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作任務(wù)﹙2﹚、負(fù)責(zé)處理企業(yè)日常行政事務(wù)，協(xié)調(diào)各部門的工作，協(xié)助總經(jīng)理解決有關(guān)問題﹙3﹚、了解和掌握企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理信息，檢查各部門對(duì)會(huì)議決議和總經(jīng)理指示的執(zhí)行情況﹙4﹚、負(fù)責(zé)企業(yè)對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作，與上級(jí)部門、行政機(jī)關(guān)、行業(yè)協(xié)會(huì)、新聞媒體、合作單位等保持良好關(guān)系﹙5﹚、負(fù)責(zé)公司用車的安排調(diào)度和有關(guān)職工福利費(fèi)用報(bào)銷的審批工作﹙6﹚、完成總經(jīng)理交辦的其它工作。 采購 按照公司領(lǐng)導(dǎo)的要求負(fù)責(zé)采購公司及員工所需要的生活用品及辦公室用品，對(duì)所采購回來的物品質(zhì)量要嚴(yán)格把關(guān)，價(jià)格要合理，采購物品的價(jià)格要明細(xì)化，要做到一物一價(jià)。 文秘 ﹙1﹚、負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部管理制度建設(shè)方面的文字起草和修訂完善工作﹙2﹚、負(fù)責(zé)企業(yè)有關(guān)文件的起草、對(duì)外發(fā)文的核稿及有關(guān)會(huì)議的記錄工作﹙3﹚、負(fù)責(zé)企業(yè)的檔案建設(shè)，協(xié)助處理有關(guān)行政事務(wù)，﹙4﹚、負(fù)責(zé)企業(yè)辦公物品的日常管理工作﹙5﹚、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。 司機(jī) ﹙1﹚、愛護(hù)車輛，保正車輛處于良好狀態(tài)。﹙2﹚、出車準(zhǔn)時(shí)，隨叫隨到，負(fù)責(zé)車上物品安全。 3、辦公室人員工作內(nèi)容與所處理的事務(wù) 辦公室是公司運(yùn)轉(zhuǎn)的一個(gè)重要樞紐部門，對(duì)公司內(nèi)外的許多工作進(jìn)行協(xié)調(diào)、溝通，做到上情下達(dá)，這就決定了辦公室工作繁雜的特點(diǎn)。所以辦公室工作人員每天的工作十分繁忙。天翔公司的職員（文秘）早上八點(diǎn)半一到辦公室后不久，開始收送電子郵件，同時(shí)協(xié)助各部門發(fā)文核稿，同時(shí)按領(lǐng)導(dǎo)要求起草文件，修改、打印、下發(fā)，并分發(fā)紅頭文件。公司發(fā)文量很大，據(jù)說有時(shí)一天有多個(gè)文件要發(fā)，都是仔細(xì)去逐一核對(duì)原稿，以確保發(fā)文質(zhì)量。同時(shí)，文件歸檔工作也是每天工作中必做的。要認(rèn)真做好公司有關(guān)文件的收發(fā)、登記、分遞、文印和督辦工作，公司所有的文件、審批表、協(xié)議書都整理歸檔入冊，做好資料歸檔工作。公司領(lǐng)導(dǎo)不時(shí)有最新指示下來，要能及時(shí)傳達(dá)貫徹公司有關(guān)會(huì)議、文件和領(lǐng)導(dǎo)批示精神。 天虹安裝設(shè)備有限公司的文秘面對(duì)繁雜瑣碎的大量事務(wù)性工作(文書處理、檔案管理、文件批轉(zhuǎn)、迎來送往等)，已經(jīng)提煉出工作經(jīng)驗(yàn)，就是強(qiáng)化工作意識(shí)，加快工作節(jié)奏，提高工作效率，冷靜辦理各項(xiàng)事務(wù)，力求周全、準(zhǔn)確、適度，避免疏漏和差錯(cuò)，基本就能做到事事有著落。對(duì)他們來說，比較困難的可能是文書工作。文書工作嚴(yán)要求有較強(qiáng)的文字表達(dá)能力，材料的寫作要求盡可能的詳盡、準(zhǔn)確，這樣在文件起草、提供調(diào)研資料才能保證向領(lǐng)導(dǎo)反映準(zhǔn)確信息，為及時(shí)決策提供可靠依據(jù)。所以，做好文書工作必須努力鉆研業(yè)務(wù)，在觀察中學(xué)習(xí)，積極向領(lǐng)導(dǎo)、其他部門和同事學(xué)習(xí)，虛心與同事交流寫作體會(huì)，汲取有益經(jīng)驗(yàn)。經(jīng)常仔細(xì)分析上級(jí)機(jī)關(guān)的材料，進(jìn)行換位思考。平時(shí)堅(jiān)持讀書看報(bào)，收看新聞，做到勤思、常練、多改，努力提高寫作水平。 三、感受： 通過調(diào)查我感覺到要想做好文秘工作必須要做好以下幾點(diǎn) 1、力求思維敏捷、頭腦靈活，善于及時(shí)準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，同時(shí)忠于職業(yè)操守。2、不折不扣按老總指示辦事，同時(shí)富有主見。3、勤勤懇懇、吃苦耐勞，能忍受怨言、經(jīng)得起委屈和挫折，兢兢業(yè)業(yè)做好服務(wù)工作，不給領(lǐng)導(dǎo)幫倒忙。4、既可參與決策、組織協(xié)調(diào)等重要工作，也能細(xì)致扎實(shí)地干好每一件具體瑣事。 完成日期： 得分： 評(píng)語： 評(píng)閱時(shí)間： 課程名稱：辦公室事務(wù)管理（專） 第 四 次任務(wù) 評(píng)閱教師：