大型年會、學(xué)術(shù)會議籌備注意事項(xiàng).doc

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大型年會、學(xué)術(shù)會議籌備注意事項(xiàng) 一、會議準(zhǔn)備 （一）會議室地點(diǎn) （二）背板制作：名稱、規(guī)格、顏色 （三）外部條幅：形式、數(shù)量 （四）主席臺設(shè)置：按領(lǐng)導(dǎo)參會名單安排 （五）會議臺桌牌：桌牌形式、規(guī)格、人名 （六）會議臺擺桌：人數(shù)：麥克數(shù)量、鮮花 （七）會議室座次安排：印制全體參會人員座位圖，確保對號入座，并裝入文件袋。 （八）會議室用水 （九）禮儀人員（如發(fā)獎等）數(shù)量、任務(wù) （十）貴賓席 （十一）會議報告用多媒體：是否使用 （十二）到會領(lǐng)導(dǎo)接送：通知時間地點(diǎn)、安排用車 （十三）負(fù)責(zé)人 二、活動日程 （一）早餐時間 （二）上午會議時間、內(nèi)容、主講人、主持人 （三）中餐時間 （四）下午會議時間、內(nèi)容、主講人、主持人 （五）晚餐時間 （六）餐后活動安排 （七）休息時間 （八）返程票定購、發(fā)放 （九）各環(huán)節(jié)用車及具體安排 （十）參觀活動的分組及活動時間、內(nèi)容 （十一）離會時間 （十二）周邊環(huán)境：交通介紹，賓館位置及聯(lián)系電話 三、材料準(zhǔn)備 （一）材料準(zhǔn)備：收集、印刷、分裝 （二）主要文件 （三）參閱文件 （四）領(lǐng)導(dǎo)講話、致辭 （五）活動安排 （六）證件：參會人員佩帶《代表證》，工作人員佩帶《工作證》，記者佩帶《記者證》，并裝入文件袋 （七）領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體材料（完整性） （八）零星材料處理方式 （九）負(fù)責(zé)人 四、專家安排 （一）專家（專家人數(shù)、隨行人員及安排） （二）迎接 （三）住宿 （四）報告順序（多名時） （五）支付講課費(fèi)、交通費(fèi) （六）交通安排（包括機(jī)票訂購） （七）活動安排（非報告期間） （八）小會交流安排 （九）專家就餐安排 （十）送行 五、代表安排 （一）會議規(guī)模 （二）會議通知（起草、打印、簽字、蓋章、郵寄等） （三）通知要素：時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人員、要求、路線、回執(zhí) （四）報到：報到程序提示牌、提交相關(guān)材料、領(lǐng)取資料、餐卷、活動及相關(guān)物品、填寫通訊錄等 （五）紀(jì)念品發(fā)放 （六）住宿安排 （七）返程事宜 （八）臨時通知用品 （九）交通安排 六、活動安排 （一）音響準(zhǔn)備：專業(yè)人員提前對會場音響效果、燈光進(jìn)行全面測試，確保燈光、音響、投影儀設(shè)備正常。 （二）提出會議紀(jì)律要求 （三）進(jìn)行會議內(nèi)容： 1．開幕式與領(lǐng)導(dǎo)致辭 2．專家報告 3．研討活動 4．現(xiàn)場展示 5．會議總結(jié) （四）會議各環(huán)節(jié)主持人 七、參觀展示 （一）分會場數(shù)量 （二）日期、內(nèi)容 （三）參觀人員的編組 （四）往返交通方式及發(fā)車時間 （五）講解人員：隨車講解員、參觀點(diǎn)講解員 （六）單位工作介紹 （七）單位引導(dǎo)人員 （八）單位提供的材料、紀(jì)念品及發(fā)放 （九）總協(xié)調(diào)人和各點(diǎn)負(fù)責(zé)人 八、宣傳報道 （一）新聞媒體(接送；相關(guān)資料的提供；細(xì)節(jié)采訪地點(diǎn)、人員安排) （二）單位媒體 （三）主辦單位錄音錄像資料存檔 （四）會議簡報的撰寫與發(fā)放 （五）負(fù)責(zé)人 九、用餐安排 （一）用餐人數(shù) （二）用餐編組（地區(qū)式、課題式、自定式） （三）專家用餐 （四）備用數(shù)量（人員增減） （五）專家餐后休息處 十、賓館業(yè)務(wù) （一）接待能力符合會議要求 （二）會議相關(guān)設(shè)施 （三）食宿收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn) （四）就餐方式：自助、桌餐 （五）菜單模式與基本標(biāo)準(zhǔn) （六）會議室標(biāo)準(zhǔn) （七）付費(fèi)結(jié)帳事宜： （八）結(jié)算方式 1．餐：按餐卷、按桌 2．宿：按實(shí)際、按預(yù)定 （九）安全責(zé)任條款 （十）食品衛(wèi)生責(zé)任條款 （十一）其他問題責(zé)任 （十二）熱水供應(yīng) （十三）娛樂活動 （十四）人員接送 （十五）其他特殊要求 （十六）會議期間是否允許外營業(yè) （十七）出現(xiàn)超員情況的應(yīng)對方式 （十八）賓館門前懸掛祝賀、歡迎條幅 （十九）專家、重要領(lǐng)導(dǎo)特殊住宿要求（小型交流，寫作，休息條件等） 十一、經(jīng)費(fèi)預(yù)算 （一）餐費(fèi) （二）宿費(fèi) （三）資料費(fèi) （四）會場布置費(fèi) （五）交通費(fèi) （六）活動費(fèi) （七）專家費(fèi)用（食宿費(fèi)、交通費(fèi)、講課費(fèi)、活動費(fèi)） （八）會務(wù)補(bǔ)助費(fèi) （九）通訊費(fèi) （十）不可預(yù)見費(fèi) （十一）管理人員 （十二）房間內(nèi)水果、洗漱用品標(biāo)準(zhǔn) （十三）印制入住卡（放置床頭柜上），注明姓名、性別、職務(wù)