學(xué)術(shù)會(huì)議舉辦流程與技巧.ppt

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學(xué)術(shù)活動(dòng)舉辦的流程與技巧,珠海健帆,學(xué)術(shù)會(huì)議的開(kāi)展不是最終目的， 而是提升銷售的方法！,,,,,活動(dòng)類型,沙龍、病例交流會(huì),省、市級(jí)論壇,專家講座,科室會(huì),科室會(huì)：,1、目的（開(kāi)發(fā)、解決問(wèn)題……） 2、主任支持 3、準(zhǔn)備細(xì)節(jié) 4、會(huì)后跟進(jìn),大型學(xué)術(shù)活動(dòng)籌劃,如何保證會(huì)議質(zhì)量及效果呢？,會(huì)議準(zhǔn)備工作， 您做好了嗎？,案例分享,省級(jí)論壇的開(kāi)展,一、會(huì)議方案提交,,,,會(huì)議方案提交,會(huì)議意向溝通,1、根據(jù)公司相應(yīng)政策及市場(chǎng)需要，明確論壇的目的 2、篩選論壇的大會(huì)主席、主講專家 3、當(dāng)面與專家溝通論壇主題、講座內(nèi)容及時(shí)間安排,計(jì)劃邀請(qǐng)客戶名單,1、籌備會(huì)議中分析市場(chǎng)情況及專家拜訪情況，講解會(huì)議必要性、緊迫性，從而調(diào)動(dòng)同事舉辦論壇的積極性。 2、經(jīng)理、業(yè)務(wù)人員上報(bào)擬邀請(qǐng)客戶名單（附車船費(fèi)預(yù)算及住宿意向），由總監(jiān)審批。,會(huì)議酒店選擇,1、根據(jù)公司相應(yīng)政策選擇酒店，實(shí)地考察會(huì)場(chǎng)、晚宴、茶歇、合影及配套設(shè)施（所有項(xiàng)目盡力在同一家酒店） 2、與酒店業(yè)務(wù)經(jīng)理溝通，爭(zhēng)取提供一些優(yōu)惠或免費(fèi)服務(wù)，明確收費(fèi)的項(xiàng)目。,聯(lián)誼活動(dòng)安排,1、根據(jù)論壇邀請(qǐng)的目標(biāo)客戶及聯(lián)誼時(shí)間選擇并考察酒店周邊的娛樂(lè)項(xiàng)目。 2、新項(xiàng)目需現(xiàn)場(chǎng)考察，確保具有吸引力,費(fèi)用預(yù)算及方案提交,1、上述四項(xiàng)均確定后，列出較為詳細(xì)的費(fèi)用預(yù)算。 2、與同事溝通好各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷流程，以防發(fā)生票據(jù)混亂及丟失的情況。,二、籌備會(huì)議,1、論壇活動(dòng)舉辦意向確定后明確各項(xiàng)籌備工作的時(shí)限要求及人員分工。,2、論壇前一天，按細(xì)節(jié)準(zhǔn)備事項(xiàng)最后確認(rèn)各項(xiàng)工作的籌備情況，查漏補(bǔ)缺，并進(jìn)行會(huì)前動(dòng)員，明確會(huì)議當(dāng)天各項(xiàng)工作分工及負(fù)責(zé)人。,3、論壇前一天，按物品準(zhǔn)備明細(xì)表清點(diǎn)會(huì)議物品，并重點(diǎn)注意準(zhǔn)備現(xiàn)場(chǎng)簽到表、論壇日程表、客戶住宿安排表、電腦桌面及公司宣傳片（十分鐘版）。,三、客戶邀請(qǐng),客戶邀請(qǐng)必須在公司已批準(zhǔn)活動(dòng)方案主要嘉賓時(shí)間均確定無(wú)誤后方可啟動(dòng)。 1、為順利邀請(qǐng)到客戶，保證參會(huì)人員的質(zhì)量，可爭(zhēng)取獲得醫(yī)學(xué)會(huì)蓋章的通知。 2、為了確定參會(huì)客戶的數(shù)量，避免酒店房間及晚宴的浪費(fèi)，至少進(jìn)行三次客戶邀請(qǐng)情況的確認(rèn)。,四、講者溝通,1、會(huì)議前10天，學(xué)術(shù)人員現(xiàn)場(chǎng)簡(jiǎn)述課件制作的主要思路。 2、提供給講者的參考資料不得重復(fù)（特別是關(guān)于血液吸附原理、材料的PPT） 3、參考資料不要使用公司LOGO模板 4、會(huì)議前5天，確保講者的內(nèi)容與論壇的主題吻合。 5、會(huì)議前1天，支付專家講課費(fèi)，通過(guò)最終版課件確保學(xué)術(shù)觀點(diǎn)植入效果。,五、會(huì)議當(dāng)天,,,,會(huì)議當(dāng)天,會(huì)場(chǎng)布置,會(huì)議室,酒店門口橫幅（注意橫幅內(nèi)容）,簽到臺(tái)全景,報(bào)到處指示牌,會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)指示牌,會(huì)場(chǎng)門口擺放公司宣傳展架,會(huì)場(chǎng)橫幅（注意橫幅內(nèi)容并懸掛于主席臺(tái)后）,主席臺(tái)銘牌擺放（按照會(huì)務(wù)禮儀安排）,主席臺(tái)物品擺放 （話筒、茶水、紙筆、公司宣傳及產(chǎn)品資料）,物品擺放 （茶水、紙筆、公司產(chǎn)品資料）,投影儀、電腦及音響效果調(diào)試,立式獎(jiǎng)臺(tái) （鮮花、寫(xiě)真、話筒、電腦、鼠標(biāo)、鼠標(biāo)墊、電源線、接線板、數(shù)據(jù)線、激光筆）,茶歇處 （專人負(fù)責(zé)提前半小時(shí)布置完成并注意看管）,合影 （攝影師提前半小時(shí)到位、座次按照會(huì)務(wù)禮儀將第一排座位名單貼于椅背上）,房間布置 （消費(fèi)品撤掉、水果洗后擺放、溫馨提示卡擺放）,會(huì)場(chǎng)布置 前臺(tái)接待 用餐安排 專家接送 會(huì)議進(jìn)行 答謝晚宴 會(huì)后事宜,房牌號(hào)、簽到表，統(tǒng)一登記發(fā)放 （為簡(jiǎn)化流程，制作只需客戶打鉤的表格）,會(huì)議議程注意每人發(fā)放一份,引導(dǎo)專家于報(bào)到處題詞,用餐安排,1、會(huì)議當(dāng)日午餐 我方人員：需提前（11：00）分批吃飯 客戶：商務(wù)簡(jiǎn)餐 2、答謝晚宴,會(huì)場(chǎng)布置 前臺(tái)接待 用餐安排 專家接送 會(huì)議進(jìn)行 答謝晚宴 會(huì)后事宜,會(huì)場(chǎng)布置 前臺(tái)接待 用餐安排 專家接送 會(huì)議進(jìn)行 答謝晚宴 會(huì)后事宜,,會(huì)議進(jìn)行,嘉賓入場(chǎng) （投影歡迎詞并播放歡迎音樂(lè)）,開(kāi)幕致辭及嘉賓介紹 （一般為公司領(lǐng)導(dǎo)）,大會(huì)主席致辭 （內(nèi)容需提前溝通，可以擬草稿）,茶歇時(shí)間 （各區(qū)域推廣人員積極參與促進(jìn)客情）,第一講者授課 （內(nèi)容需提前溝通、注意講課時(shí)間）,自由討論 （安排專人遞送話筒、預(yù)先安排提問(wèn)或發(fā)言者）,會(huì)場(chǎng)布置 前臺(tái)接待 用餐安排 專家接送 會(huì)議進(jìn)行 答謝晚宴 會(huì)后事宜,答謝晚宴 （公司人員分散坐于客戶中間）,會(huì)場(chǎng)布置 前臺(tái)接待 用餐安排 專家接送 會(huì)議進(jìn)行 答謝晚宴 會(huì)后事宜,六、會(huì)后跟進(jìn),會(huì)后跟進(jìn),限期完成各參會(huì)客戶的跟進(jìn)，包括通訊錄、合影及《跟進(jìn)表》。（注：大會(huì)主席及講者不適合填會(huì)后跟進(jìn)表，可調(diào)整其內(nèi)容） 及時(shí)進(jìn)行會(huì)議相關(guān)資料整理。 按事先制定的跟進(jìn)計(jì)劃： （大、小）學(xué)術(shù)活動(dòng)跟進(jìn)、醫(yī)學(xué)顧問(wèn)的培育,謝謝聆聽(tīng)！,