電大?？菩姓芾怼掇k公室管理》期末考試總匯.doc

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《辦公室管理》期末復習指導 辦公室管理課程各章練習 第一章 緒論 一、單項選擇題 1．級別高的辦公室一般稱為（ ） A．中心 B．辦公廳 C．秘書處 D．聯(lián)絡處 2．中央機關分別采用分理制和綜理制設置下屬機構，其辦公廳（室）屬于分理制的是（） A．全國人大 B．全國政協(xié) C．中央軍委 D．國務院 3．辦公室的核心功能是（ ） A．塑造出組織文化及價值觀 B．辦文 C．辦會 D．辦事 4．辦公室的本質屬性是（ ） A．事務性 B．綜合性 C．服務性 D．輔助性 5、辦公室工作的第一要義是（ ） A．服務 B．管理 C．協(xié)調 D．參謀 答案：1.B．2.D 3.A 4.C 5.A 二、判斷題 1、辦公室是組織內部辦文、辦公、辦事、辦會的主要平臺。（ ） 2、省政府的辦公廳比其他廳的行政級別要高。（ ） 3、信息調研是辦公室的一項具體職能。（ ） 4、辦公室的工作具有綜合性特點。（ ） 5、辦公室管理要嚴格按既定條條框框辦事，不能用彈性原理。（ ） 答案：1. √．2. 3. √ 4. √ 5. 三、簡答題 1、簡答辦公室的主要特點。 參考答案：（1）輔助性 （2）綜合性 （3）服務性 2、談談你對辦公室人員應具備的職業(yè)素質中“善謀”的理解。 參考答案： 辦公室人員“善謀”要求：要善于正確理解領導的意圖，替領導呢過濾重要的事務 要參到點子上，謀到關鍵處，注重諫言技巧；學會把握職場環(huán)境的運作方法，一是個性與共性協(xié)調統(tǒng)一，二是朦朧與含蓄的工作技巧相結合 善謀要避免幾個誤區(qū)： 一是參政意識過度，把自己擺在準領導或副職的位置上。把幕后工作放到臺前。 二是輕易拋出夾生的想法，并強加領導，于工于己都不利。 三是出餿主意，幫倒忙，給單位造成損失，造成被動。要避免以上誤區(qū)，就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德規(guī)范約束自己，踏踏實實地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應付領導。 四、設計題 X市政府辦公室的李助理，在接受徐市長的一份緊急材料寫作任務之后，急匆匆地趕往自己辦公室，在走廊被分管經(jīng)濟工作的楊副市長叫了過去。楊副市長要李秘書趕緊為他查找有關市場經(jīng)濟的重要資料。李助理此時此刻一心只想到完成徐市長布置的任務，對楊副市長說的什么心不在焉。楊副市長見他有些走神，又重述了一遍自己的話。面對兩位領導幾乎同時布置的工作，李助理陷入左右為難的境地。 面對這種情況，李助理應該怎么辦？ 參考答案： 1.李助理接受任務后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交辦的事項。 2.李助理自己全神貫注認認真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務 3.他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長處，如果可能，可以順便把參與查找人員的名字講一下。 五、案例題 文員小曹向分管營銷業(yè)務的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務處理的意見后，又遇到了負責宣傳 的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結果兩位領導的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領導也因此矛盾加深．孫認為小曹與張關系親近些，支持過張，認為小曹有意與他作對；而張認為此業(yè)務是他引介的，小曹應先同他通氣。請你分析小曹這樣做對不對?錯在哪里?面對這種情況小曹應該怎么辦? 參考答案： (1)小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領導職權分工、單向請示的原則，既然向主管領導請示了，就應按孫的意見辦，不應多頭請示； (2)在工作中不應過分親近或疏遠某領導，以至落到尷尬的境地； (3)兩位領導都作了指示，如果張通情達理，小曹應向他說明只能按職權分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦； (4)如果不能求得諒解時，小曹應向兩位領導分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行； (5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。 第二章 辦公用品管理 一、單項選擇題 1、常用辦公用品中屬于辦公文具的是（ ） A.中性筆 B.回形針 C.剪刀 D.印章 2、發(fā)放辦公用品的人員要求是（ ） A.使用者自行入庫取用 B.不可指定人員發(fā)放 C.無需領用人員簽字 D.發(fā)放人員要提醒使用部門和人員節(jié)約辦公用品 3、辦公用品庫存管理中的再訂貨量是指（ ） A.辦公用品一次采購不足而追加采購的數(shù)量 B.辦公用品的平均使用量 C.判定需要訂購新的辦公用品的庫存余額 D.新采購辦公用品的數(shù)量 4、正確選擇辦公設備和易耗供應商不必考慮的因素是（ ） A.價格和費用 B.名牌和高檔 C.質量和交貨 D.服務和位置 5、有權對政府采購合同進行監(jiān)督和管理的是（ ） A.國家級或省級財政部門 B.地廳級財政部門 C.縣級財政部門 D.任意級別的財政部門 參考答案：1. A．2. D 3. C 4. B 5. A 二、判斷題 1、發(fā)放辦公用品的時候，不需要對用品庫存進行記錄。（ ） 2、辦公電話應定期檢查并核對電話賬單以控制開銷。（ ） 3、辦公用品的最大庫存量是指倉庫最多能容納的數(shù)量。（ ） 4、辦公用品的庫存管理和監(jiān)督中，要求保持進貨卡、出貨卡和庫存卡的三卡一致。（ ） 5、辦公設備使用權的獲取只能通過購買。（ ） 參考答案： 1. ．2. √ 3. 4. √ 5. 三、簡答題 1、簡述辦公室設備使用規(guī)范。 參考答案： （1）必須明確每臺設備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴格按照使用說明書的要求進行操作。 （2）必須明確專人專責專管制度，嚴禁任何人隨意使用，除非配置給個人專用或指定公用的 （3）注意安全，注意節(jié)點，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)，注意每次使用的極限 （4）未經(jīng)上司允許，任何人嚴禁私自使用辦公設備，尤其是用于處理私人事務。 （5）辦公設備的使用環(huán)境溫度為5℃至35℃，相對濕度為20%至85%，過低需用加濕器，過高需用除濕器，放在距設備5米左右有效影響距離。 （6）如果不處于工作狀態(tài)，使用完畢應切斷電源。 2、 簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。 參考答案： （1）儲藏間或者物品柜要上鎖，保證安全。 （2）儲藏需要的面積取決于單位的大小 （3）合理擺放。例如在柜中和儲藏室放置物品，必須清楚地加標簽，以迅速找到物品和表明新物品應放置的地方，新物品置于舊物品的下面或后面等。 （4）儲藏辦公用品應有良好的照明，以便容易找到 （5）辦公用品應保存在干燥和通風良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將導致紙張不能正常的送人打印機或復印機中。 四、設計題 設計一份A4白文件紙庫存記錄卡 參考答案： 庫存記錄卡 庫存參考號 B4 項目 A4白文件紙 最大庫存量 100令 最小庫存量15令 單位數(shù)量（1令=500頁） 再訂貨量 25令 日期 接受 發(fā)放 接受數(shù)量 發(fā)票號 供應商 發(fā)放數(shù)量 申請?zhí)? 個人/部門 余額 第三章 政務性工作實務 一、單項選擇題 1.辦公室人員輔助領導進行決策，意味著（ ） A.辦公室人員在輔助決策過程中要勇于替領導進行決斷 B.只能充當領導的參謀和助手 C.辦公室人員只能站在自己的崗位層次輔助領導決策 D.辦公室人員輔助決策不是對領導工作的搭臺補臺，而是要登臺唱戲 2.辦公室在做調查研究工作時不能 A.有針對性 B.調查時，要牢記領導對問題的預判來篩選一手材料 C.要尊重客觀事實 D.要遵循結論后于調查的原則 3.辦公室調查研究的選題原則不包括 A.易出成果原則 B.可行原則 C.價值原則 D.適量原則 4.督查工作部門的基本任務不包括 A.上級決策、本級決策落實的督查 B.領導批交辦文件的督查 C.熱、難點事件查辦 D.在督查中就有關重大問題作出重新決策 5、辦公室信息工作的要求不包括 A.及時 B.準確 C.信息量越大越好 D.完整 參考答案： 1. B．2. B 3. A 4. D 5. C 二、判斷題 1.我國古代的謀士、諫官和幕僚，以及當今各國的智囊團、思想庫等都是決策的重要輔助力量。（ ） 2.調查研究是指通過各種途徑，運用科學方法，有計劃、有目的地對特定的社會現(xiàn)象進行實地考察，了解其發(fā)生的各種原因和相關聯(lián)系，從而提出解決社會問題對策的活動。（ ） 3.調查和研究是一回事。（ ） 4.決策者督查工作職責主要是指領導班子成員相互督促檢查所負責領域的工作進展情況。（ ） 5.辦公室信息整理過程中要把原始信息中的虛假、失效和無效信息進行剔除，挑選出有價值的信息變換成為便于使用的信息。（ ） 參考答案： 1. √．2. √ 3. 4. 5. √ 三、簡答題 1.簡述調查研究的三個階段及其主要任務。 參考答案： （1）準備階段，主要包括確定調研課題、成立調研小組、明確調研任務及要求 （2）實施階段，主要包括確定調查方法、搜集整理資料，分析材料和綜合提煉調研成果。 （3）完成階段，主要撰寫調研報告 2.簡述辦公室督查工作的方式。 參考答案： （1）現(xiàn)場督查 （2）會議督查 （3）書面督查 （4）電話督查 第四章 日常事務管理實務 1.在接待準備過程中，下列選項中被視為辦公室接待禮儀基本要素的是（ ）。 A.熟練掌握寒暄語 B.精心安排合影留念 C.要有誠心 D.高規(guī)格接待 2．下列電話禮儀中錯誤的是（ ）。 A.與領導通電話，領導先掛 B.與客戶通電話，客戶先掛 C.與長者通電話，長者先掛 D.與女士通電話，男士先掛 3.介紹禮儀中，一般不說出被介紹者的（ ）。 A.姓名 B.職位 C.年齡 D.單位 4.行政辦公費用中的“三項經(jīng)費”不包括（ ）。 A.職工福利費 B.職工教育經(jīng)費 C.工會會費 D.業(yè)務招待費 5.行政事業(yè)單位壓縮辦公經(jīng)費開支的途徑不包括（ ）。 A.嚴格控制各種會議、外出考察及公務活動 B.加強對出國、出境的管理，壓縮出國、出境活動規(guī)模，團組和人員數(shù)量，做到負增長 C.專業(yè)設備的更新，要嚴格按照規(guī)定審批 D.把事權盡量分給下屬機構，單位本身做事越少越好 6.根據(jù)1990年9月19日國家保密局發(fā)布的《國家秘密保密期限的規(guī)定》，國家秘密的保密期限，除有特殊規(guī)定外，絕密事項不超過（ ）。 A.三十年 B.二十年 C.十年 D.五十年 7.公章的尺寸，地、市、州、縣機關的直徑為（ ）。 A. 5厘米 B.4.5厘米 C.4.2厘米 D.6厘米 8.在組織中當一個人工作量不多的時候，個體行為符合柏金森時間底線定律的是 A.他會建議調整組織結構，或要求更多的事來做（ ）。 B.他會故作忙碌狀 C.他會因為工作量不大而很快完成任務 D.他會抓緊時間休息 參考答案：1.C 2.D 3.C 4. D 5.D 6. A 7. B 8.B 二、判斷題 1.涉外禮儀中以右為尊。（ ） 2.迎賓時應在門口或機場（車站）出口處停留寒暄，不應立即引導客人進入汽車或邊寒暄邊引導。（ ） 3.名片遞送應該選擇初識之際，而不可選擇分別之際。（ ） 4.舉行開業(yè)典禮，要遵循熱烈、隆重、不計費用的原則。（ ） 5.簽字儀式中應使用簽字筆，不能使用圓珠筆。（ ） 6.印章必須有專人負責保管和使用，保管者就是使用者。（ ） 7.無限忠于祖國、忠于人民，把祖國的利益看得高于一切，自覺維護祖國的榮譽、民族的尊嚴和人民的利益，這是對外事工作者的一項基本道德規(guī)范要求。（ ） 參考答案：1. √ 2. 3. 4. 5. √ 6. √ 7. √ 三、簡答題 1.簡述辦公環(huán)境的含義并按照由遠及近的順序列舉環(huán)境類別 參考答案：（1）辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。 （2）按照由遠及近的順序將辦公環(huán)境分為辦公活動社會環(huán)境，辦公活動職能環(huán)境和辦公活動工作環(huán)境。 2.簡述信訪工作中網(wǎng)絡來信的處理要求 參考答案： （1）定時打開信箱，及時處理電子郵件 （2）重要信訪，及時報請 （3）轉辦信訪，跟蹤督辦 （4）網(wǎng)絡保密，脫機閱讀 3.簡述第三代時間管理的ABCD法則及其內容 參考答案： 第三代時間優(yōu)先級管理，講求優(yōu)先順序的觀念，即把要做的事情區(qū)分輕重緩急，又叫ABCD法則 A．重要且緊急——必須立刻做。這是第一級的優(yōu)先管理，又稱危機管理 B．緊急但不重要（如有人因為打麻將三缺一而緊急約你，有人突然打電話請你吃飯等）——只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。 C．重要但不緊急（如學習、做計劃、與人談心、體檢等）——只要是沒有第一類事的壓力，就應該講其當成緊急的事情去做，不要拖延。 D．既不緊急也不重要（如娛樂、消遣等）——有閑功夫再說。 四、設計題 1.設計一份電話記錄單 參考答案： 來電人 姓名 單位部門 來電時間 年 月 日 時 分 通話地點 來電人地點 通話要點 1、 2、 3、 結束時間 年 月 日 時 分 處理要點 1、交由 進行處理 2、請 盡快處理 記錄人 2.設計一個開業(yè)典禮的籌備工作流程 參考答案： 開業(yè)典禮的籌備工作流程：開業(yè)典禮的輿論宣傳工作（可運用傳播媒介在報紙、電臺、電視臺廣泛發(fā)布廣告或在告示欄中張貼開業(yè)告示）→要做好來賓邀請工作→發(fā)放請柬→現(xiàn)場的布置→準備開幕詞、致答詞→要做好接待服務工作→要做好禮品饋贈工作→擬定典禮程序→做好各種物質的準備工作 3.設計一個新聞發(fā)布會的籌備流程 參考答案： 主題的確定→時間的選擇→地點的確定→人員的安排→材料的準備→發(fā)送請柬→準備胸卡和名簽→準備好視聽設備→制定預算計劃 五、案例分析題 1.新加坡利達公司銷售部新聘任了文員陳小姐，試用期三個月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，經(jīng)理鼓勵她努力干。 某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下： 來電者：“是利達公司嗎？” 陳小姐：“是。” 來電者：“你們經(jīng)理在嗎？” 陳小姐：“不在。” 來電者：“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎？” 陳小姐：“是?！?來電者：“你們的塑膠手套多少錢一打？” 陳小姐：“1.8美元。” 來電者：“1.6美元一打行不行？” 陳小姐：“對不起，不行的?！闭f完，“啪”掛上了電話。 經(jīng)理回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知經(jīng)理。過了一星期，經(jīng)理提起他剛談成一筆大生意，以1.4美元一打賣出了100萬打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問1.6美元一打行不行，我知道你的定價是1.8，就說不行的。”經(jīng)理當即臉色一變說：“你被解雇了”陳小姐哭喪著臉說：“為什么？” 問題：陳小姐被解雇，你認為她犯了哪些錯？ 參考答案： (1)該問的沒有問(指對方情況，手套的需要量)； (2)該記的沒有記錄(對方的姓名、公司、電話號碼)； (3)該說的沒有說(沒有及時向上司匯報)； (4)不該說的卻說了(價格上的自作主張，不向上司請示)； (5)不懂得保護自己(即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)； (6)電話禮儀方面，鈴響了沒有自報家門； (7)不等對方說完，就“啪”掛上電話。 2.愛達公司的丁秘書正埋頭起草一份文件，電話鈴響了，拿起電話，丁秘書聽著對方的聲音，辨別出又是那位推銷員朱磊打來的電話。第一次他來電時，丁秘書聽著朱磊的自我介紹，判斷這電話不是經(jīng)理正在等的電話，也不是緊急要事。于是她說：“很抱歉，經(jīng)理不在。請你留下姓名、地址、回電號碼，我會轉達給經(jīng)理的?！笨蓪Ψ椒且医?jīng)理本人不可。掛斷電話，丁秘書就此事匯報了經(jīng)理。經(jīng)理聽后，告訴她，曾在一次交易會上見過此人，印象不佳，不想和他有生意上的來往。十天前，朱磊又來了電話，丁秘書說：“對不起，經(jīng)理仍然不在。我已將你的情況和要求轉告經(jīng)理，目前他非常繁忙，這事以后再說吧！”隨即，主動掛斷了電話。 現(xiàn)在，朱磊第三次來電，丁秘書應該怎么辦？ 問題： （1） 文秘人員接聽電話時，首先應做些什么？電話結束后又應該怎么做？ （2） 假如你是丁秘書，針對朱磊第三次來電，你怎樣說？ （3） 文秘人員怎樣審查來電？具體做法怎樣？ （4） 文秘人員替上司審查來電的態(tài)度和技巧是怎樣的？ 參考答案： (1)文秘人員接聽電話時，首先應自報家門。掛斷電話應遵循“誰先打出誰先掛”的原則。丁秘書做錯了。 (2)丁秘書在朱磊第二次來電時，就應告知對方經(jīng)理不想與他聯(lián)系。在朱磊第三次來電時，丁秘書應該說：“你的事情，我已經(jīng)與經(jīng)理匯報過了，對你們的生意經(jīng)理無意參與，尚未考慮與你聯(lián)系。請你以后不要來電話了。如果情況有了變化，我會主動與你聯(lián)系的。謝謝！” (3)審查來電時應詢問對方的姓名、單位、來電事由、回電號碼，然后請示上司是否想與對方通話。如上司同意通話，可打回電或請對方再打過來；如上司不想通話，應想辦法拒絕對方。 (4)在電話中應怎樣既做到為領導“擋駕”，又不得在言語、行動上失禮，冒犯對方。 3．某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的統(tǒng)計報表，本公司一位實習生，剛從大學經(jīng)濟管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點和見解很得指導老師賞識，他本人也認為對公司改革有一定作用，他準備找總經(jīng)理談談。小趙客氣地請小林坐下，說：“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧”。小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司……”，小趙越聽越不高興，結果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說“公司小是否埋沒了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢?’’小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。 小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進來了，他們因平時工作不遵守紀律，完不成任務被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問題。小趙說總經(jīng)理不在，想請他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進來，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好…… 你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應該怎么做才對。 參考答案： (1)不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧’’，辦公室人員不能替上司做主； (2)接待來訪者應細心傾聽，不應邊看報表邊聽； (3)對提重要建議的來訪者，應認真記錄，匯報上司； (4)應熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷； (5)對言辭激烈的來訪者應有禮有節(jié)，宣傳政策； (6)應盡快為總經(jīng)理解圍，可以請保安或打110。 4.小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡迎、歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好?！倍?，自己坐到汽車后排座位上。一路上，小李非常關心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入，福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么 …… 你認為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應該怎么做才是正確的？ 參考答案： （1）主人和客人之間，應該主人先伸手； （2）在替客人拿行李前應征求同意；“我替你拿可以嗎？” （3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意； （4）司機開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”； （5）客人應該坐后排，小李應該坐副駕駛座； （6）客人公司的一些內容情況、個人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題； （7）應該與客人談一些合適的話題，如天氣、風土人情、新聞等。 第五章 文書寫作實務 一、單項選擇題 1、下面屬于文書的是。（ ） A書信 B電影片段 C音樂磁帶 D話劇表演 2、在公文行文中，下級想上級行文時，錯誤的是。（ ） A原則上主送一個上級機關 B根據(jù)需要同時抄送相關上級機關和同級機關 C抄送下級機關 D屬于部門職權范圍內的事項應當直接報送上級主管部門 3、公文寫作的規(guī)范要求。（ ） A生動地反映事實，鼓勵文學手法 B為組織管理服務，提倡個性化寫作 C具有規(guī)范體式，符合公文格式標準 D采用生活語言，拒絕公文式標準 4、向上級做請示時，下面哪個做法不妥。（ ） A嚴格執(zhí)行一文一事制度 B請示必須事前行文，切忌先斬后奏 C地級市政府越過省政府直接向國務院行文請示 D請示理由要充分，要求和建議具體 5、意向書的特點不包括。（ ） A嚴謹性 B靈活性C約束性D協(xié)調性 參考答案：1. A 2.C 3. C 4. C 5. C 二、判斷題 1、狹義的文件即指公文。（ ） 2、公文行文時越級行文是普遍現(xiàn)象。（ ） 3、辦文能力就是指寫文能力。（ ） 4、意向書簡單而言就是傳遞意向的文書。（ ） 5、協(xié)議書本身與合同的法律效力是一樣的。（ ） 參考答案：1. √ 2. 3. 4. √ 5. 三、簡答題 1、簡要回答公文寫作的五部曲。 參考答案： 第一步，領悟領導意圖。要求：準確、全面、提煉、增加貼近度； 第二步，站在領導角度考慮問題 第三步，把握常用思維方法：模式化思維，對象化思維，辯證思維，散點思維，求同存異思維。 第四步，牢記擬寫公文要素及要求 第五步，符合國家公文格式標準 2、簡要回答起草請示的“五步棋” 。 參考答案： 因為什么請示——對于原因、目的的說明 請示什么問題——提出請示的主題內容 怎樣解決問題——提出解決問題的建議與方案 請求上級回復——結尾用語的使用 有無附加需要說明——根據(jù)需要確定附件的使用與否 四、案例分析題 　　公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到11：00召開銷售員會議，要求小劉通知有關人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業(yè)務部門轉了轉，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。 　　一直到星期三下午，經(jīng)理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務必出席?！? 　　 星期四上午8：30左右，有2個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了。9：00左右有6個銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個說，他們已經(jīng)約好客戶在10：00見面。到了10點，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結束了，經(jīng)理很不高興。公司一共有12位銷售員，事后去問另外4位，他們說，根本沒有看到通知。經(jīng)理對小劉非常不滿。 　　問題：你認為小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應該是怎樣的？ 參考答案： （1）應該搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準備這份名單； （2）打印好書面通知； （3）在三天內，當面發(fā)放通知或電話通知（電話中需要對方確認時間、地點、內容等）到名單上的每一個人； （4）通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意； （5）通知上應會議的時間（開始到結束時間）、地點； （6）應詳細寫清會議內容，應做好那些準備； （7）應提前到會議室做好準備，做好簽到工作。 會議通知 經(jīng)局領導決定，茲定于4月2日上午9時在局辦公大樓會議室召開各部門負責人會議，會議重要，請準時出席。 小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話，詢問開什么會議，言談中頗有些責怪的意思。 參考答案： 1. 會議通知缺少主題(議題))； 2. 時間上缺少從幾點到幾點； 3. 請哪些人出席不明確； 4. 發(fā)放會議通知要交到會議出席者手上，可進行說明解釋； ⑸.如本人不在，應請代收人(或秘書)簽字，打電話確認是否出席。 第六章 文書管理實務 一、單項選擇題 1、在辦理發(fā)文時，經(jīng)復核，對于不符合要求的公文應該。（ ） A辦公室人員幫其糾正后發(fā)出 B退交起草部門補充或修正 C即使文稿做了實質性修改，也無需原簽發(fā)人重新簽發(fā) D修改回來的文稿不再重新復核 2、在收文過程中，可以由辦公室人員啟封的信件是。（ ） A信封上寫有領導親啟的信件 B有密級的信件 C沒有寫名字的信件 D公開出版的雜志的贈閱信件 3、四分四注意立卷方法不包括。（ ） A分年度 B分級別C分問題D分紙型 4、電子公文的屬性是。（ ） A不是真正意義上的公文 B通常屬于涉密公文 C具有規(guī)范格式 D權威性遠低于紙質公文 5、電子公文的處理。（ ） A只能在網(wǎng)上辦理 B在網(wǎng)上分發(fā)流轉時，無需做登記、管理等 C可以印制成紙質文件分發(fā)處理 D不能網(wǎng)上處理與紙質處理相結合 參考答案：1. B 2. D 3. D 4. C 5. C 二、判斷題 1、上行發(fā)文的主送機關必須為上級機關，而不是上級領導個人。（ ） 2、收文時應逐件清點，并以簽字或蓋章的方式簽收。（ ） 3、檔案保管期限就是對檔案劃定的存留年限，它與檔案本身的價值大小無關。（ ） 4、檔案庫房要堅固、安全、專用，適宜保管檔案，和閱覽室、辦公室實行三分開。（ ） 5、電子文檔不存在銷毀問題。（ ） 參考答案：1. √ 2. √ 3. 4. √ 5. 三、簡答題 1、簡述公文校對工作要求。 參考答案： （1）校正、補充一切與定稿不符的文字、標點符號、圖表、格式等； （2）解決統(tǒng)行、倒版等排版方面的問題和正文、注碼與注文之間銜接以及頁碼編排問題； （3）進一步審核定稿中的疏漏，發(fā)現(xiàn)問題及時提交有關領導人或者撰稿人處理； （4）需要使用標準校對符號； （5）對于重要的或者大量印制的公文，應實施三校、四校，以確保公文的正本不出差錯 2、 簡答電子公文處理過程的五個環(huán)節(jié)。 參考答案： 創(chuàng)建：根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文的過程 辦理：通過計算機系統(tǒng)對電子公文進行收發(fā)、批閱等相關操作 交換：按始發(fā)者意圖進行跨系統(tǒng)的公文傳遞 歸檔：依據(jù)國家或本部門檔案管理規(guī)定對辦理完畢后的電子公文予以存儲 銷毀：依據(jù)有關規(guī)定將電子公文從存儲介質上物理刪除 四、設計題 設計一份歸檔文件目錄 參考答案： 件號 責任者 文號 題名 日期 頁數(shù) 備注 第七章 辦公室公共關系 一、單項選擇題 1.公共關系工作的特點不包括 A.以公眾為對象 B.以美譽沒目的 C.以惠己為原則 B.以長遠為方針 2.危機的特點不包括 A.意外性 B.嚴重性 C.危害性 B.經(jīng)常性 3.危機管理的原則不包括 A.轉移焦點原則 B.快速反應原則 C.維護信譽原則 B.以人為本原則 4.下面屬于辦公室用語禁忌的是 A.中途先走說“失陪” B.等候別人說“恭候” C.需要考慮說“斟酌” B.領導交代的工作超出自己能力時，坦誠地說“NO” 參考答案：1. C 2. D 3. A 4. D 二、判斷題 1.辦公室公共關系溝通，主要是指與組織的服務對象的溝通。 （ ） 2.危機的誘致因素是組織外部環(huán)境變化，組織內部管理都是預防危機的。 （ ） 3.危機管理是指當組織發(fā)生了危機組織和公眾利益的各種矛盾、糾紛、重大突發(fā)性事件時，及時采取有效手段，以最快的速度、最大的努力，降低損失、重塑形象的過程。（ ） 4.請人勿送的常用禮貌用語是說“留步”。 （ ） 參考答案：1. 2. 3. √ 4. √ 三、簡答題 簡述公共關系的三大構成要素及其原則 參考答案： 1.三大構成要素是： 主體：社會組織； 客體：公眾； 手段：傳播途徑 2.公共關系原則：公眾利益至上；實事求是；互惠互利；雙向溝通；始終如一；開拓創(chuàng)新；整體統(tǒng)一。 第八章 會議服務與管理務實 一、單項選擇題 1.會議過程可劃分為不同的基本階段，這些階段不包括（ ）。 A.會前 B.會中 C.茶歇 D.會后 2.中型規(guī)模的會議人數(shù)一般是（ ）。 A.數(shù)千人 B.數(shù)百人 C.數(shù)十人 D.十人以下 3．會議的直接成本不包括（ ）。 A.會議文件資料費 B.茶水費 C.會議設備和用品費 D.會議工時成本 4.制定會議策劃方案時，要明確6個W，其中Who是指的（ ）。 A.會議主持人 B.會議發(fā)言人 C.會議參加人員 D.會務人員 參考答案：1. C 2. B 3. D 4. C 二、判斷題 1.會議是實施組織領導和管理的重要手段和工具。（ ） 2.會議的主辦者就是會議的主持者。（ ） 3.大型會議的主持人宣布會議閉幕，通常對會議舉辦者而言會議的基本流程即告終結。（ ） 4.大型會議應設立會務組、秘書組、接待組等籌備組織機構。（ ） 參考答案：1. √ 2. 3. 4. √ 三、簡答題 1.衡量會議質量的會前基本標準有哪些？ 參考答案：會議是否確有召開的客觀必要；會議目的和會議風氣是否端正；會議時機是否已經(jīng)成熟；會議的議題是否明確，會前的溝通是否到位；各項準備工作是否已經(jīng)準備充分，包括軟件和硬件 2.簡述會議的積極作用。 參考答案： （1）交流信息，互通情報 （2）發(fā)揚民主，科學決策 （3）增強友誼，促進團結 （4）統(tǒng)一認識，協(xié)調行動 （5）帶動消費，促進經(jīng)濟 3.簡述會務管理的要求。 參考答案： （1）會前的最后檢查：工作認真負責、細心、耐心 （2）組織簽到和登記：任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn) （3）做好聯(lián)絡協(xié)調：溝通協(xié)調能力強 （4）會議記錄與保密：業(yè)務素質與原則性 （5）會議后勤保障：服從分配協(xié)作意識好