醫(yī)藥企業(yè)ERP實(shí)施中需求規(guī)劃與流程分析.docx

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第一章 概述 1、研究目的和意義 眾所周知，隨著信息革命的不斷深入和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，整個(gè)醫(yī)藥行業(yè)也在進(jìn)行深刻的變革，從傳統(tǒng)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作模式向高效率、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)?；?、連鎖經(jīng)營(yíng)、個(gè)性化服務(wù)等方向轉(zhuǎn)變。近年來(lái)，由于醫(yī)藥市場(chǎng)的放開，各醫(yī)藥企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)強(qiáng)度日益加劇。中國(guó)已加入WTO，《國(guó)家藥品法》的正式頒布實(shí)施，要求企業(yè)在自我約束和經(jīng)營(yíng)規(guī)范化的同時(shí)，還必須接受用現(xiàn)代化管理工具武裝全身的國(guó)際醫(yī)藥流通連鎖經(jīng)營(yíng)企業(yè)集團(tuán)的挑戰(zhàn)。 事實(shí)上，某醫(yī)藥企業(yè)已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)信息化管理的必要性和緊迫性。近幾年，公司花巨資陸續(xù)在實(shí)施ERP項(xiàng)目建設(shè)，不斷運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)管理方法、模式、手段和工具方面進(jìn)行切實(shí)可行的改革。但是，真正要實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)及GSP軟件載體的成功應(yīng)用，還要不斷地對(duì)企業(yè)原有傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本性的思考和徹底的重組，從而使時(shí)間、成本、GSP質(zhì)量、服務(wù)、速度和環(huán)境這些反映供應(yīng)鏈管理和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的要素得以明顯的改善和提高，以適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要。為此，我們必須在自身的生存和發(fā)展過(guò)程中必須不斷的進(jìn)行業(yè)務(wù)流程分析、重組和合理的需求規(guī)劃配置，而不能僅著眼于應(yīng)用ERP信息化建設(shè)的單純需求方面。通常，先進(jìn)的ERP系統(tǒng)都是為了使用戶以某種業(yè)務(wù)流程方式來(lái)改善他們的工作，提高他們的工作效率，進(jìn)一步提高市場(chǎng)預(yù)測(cè)、成本控制和獲利能力。對(duì)于公司來(lái)講，后面是成百上千個(gè)供應(yīng)商，前面是成千上萬(wàn)個(gè)消費(fèi)顧客，怎樣管理錯(cuò)綜復(fù)雜的供應(yīng)商和消費(fèi)顧客，如何作好精細(xì)到一粒小小的藥丸的進(jìn)、銷、調(diào)、存的商品流通工作和批號(hào)跟蹤時(shí)間表（GSP），這些都是我們公司需要ERP系統(tǒng)管理的理由，更是對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行需求規(guī)劃、流程分析、優(yōu)化和合理配置的理由。曾經(jīng)有人形容企業(yè)做ERP項(xiàng)目，好象在用現(xiàn)代化管理的利器對(duì)傳統(tǒng)落后的企業(yè)管理方式進(jìn)行雕鑿，砍去那些不合理的、不該有的，把企業(yè)向它應(yīng)該成為的、理想的管理模式進(jìn)行改造。如果雕刻的工具選得不好，改造的過(guò)程就不會(huì)得心應(yīng)手，如果雕刻的節(jié)奏、力度掌握不好，操之過(guò)急或任何方法的不當(dāng)，又可能給企業(yè)帶來(lái)難以治愈的傷痛感，更加阻礙變革的進(jìn)行。所以，對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行合理的需求規(guī)劃和流程分析優(yōu)化是一門雕刻的藝術(shù)，值得好好研究。 2、研究范圍、方法及特點(diǎn) ERP系統(tǒng)在我國(guó)各行各業(yè)中應(yīng)用非常廣泛，由于各行業(yè)均有各自的特點(diǎn),應(yīng)用對(duì)象不同，需求也不一樣，因而ERP系統(tǒng)的內(nèi)部流程也有嚴(yán)格不同。筆者是在醫(yī)藥流通企業(yè)專門從事ERP系統(tǒng)開發(fā)和信息管理工作，由于ERP系統(tǒng)涉及的管理面和細(xì)節(jié)流程非常之多，限于篇幅不可能一一細(xì)說(shuō)。故本文對(duì)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用探討范圍僅針對(duì)公司的進(jìn)銷存等主要業(yè)務(wù)，將ERP系統(tǒng)理論、GSP法規(guī)和企業(yè)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)結(jié)合起來(lái)對(duì)藥品的采購(gòu)、進(jìn)貨、入庫(kù)、銷售、庫(kù)存等進(jìn)銷存業(yè)務(wù)需求規(guī)劃和流程進(jìn)行分析。 一般來(lái)說(shuō)，醫(yī)藥批發(fā)企業(yè)的ERP建設(shè)強(qiáng)調(diào)整體效益，并且隨著ＧＳＰ的有效實(shí)施，企業(yè)也越來(lái)越規(guī)范。具體來(lái)說(shuō)，某醫(yī)藥批發(fā)企業(yè)有以下特點(diǎn)： 1）醫(yī)藥商品經(jīng)營(yíng)定價(jià)根據(jù)國(guó)家價(jià)格管理局推出的"順價(jià)作價(jià)"政策。 2）一般采取統(tǒng)一采購(gòu)，內(nèi)部調(diào)撥到各藥品經(jīng)營(yíng)公司和零售總店后，進(jìn)行藥品對(duì)外銷售。 3）藥品銷售有3種模式：批發(fā)、零售、加價(jià)調(diào)撥。 4）GSP法規(guī)對(duì)藥品庫(kù)存有嚴(yán)格的有效期、批次嚴(yán)格管理。 5）GSP法規(guī)對(duì)首營(yíng)企業(yè)和首營(yíng)藥品的管理控制。 6）注重對(duì)銷售進(jìn)行的管理與核算--銷價(jià)/批發(fā)價(jià)比。 7）注重對(duì)銷售客戶的信譽(yù)評(píng)定和信譽(yù)額度控制。 8）招標(biāo)或批量合同采購(gòu)中注重比價(jià)核價(jià)，即采購(gòu)價(jià)/批發(fā)價(jià)占比。 9）注重應(yīng)收應(yīng)付賬款的管理,特別在采購(gòu)中,對(duì)供應(yīng)商應(yīng)付款的分析核算比較重視。 10）注重成本核算。 11）注重對(duì)庫(kù)存的風(fēng)險(xiǎn)控制和安全庫(kù)存的控制。 第二章 需求分析與規(guī)劃 孫子曰：知己知彼，百戰(zhàn)不殆。企業(yè)規(guī)劃需求的過(guò)程，實(shí)際上也就是認(rèn)清企業(yè)自身存在的優(yōu)勢(shì)和不足，做到“知己”的過(guò)程。 企業(yè)如果在實(shí)施ERP項(xiàng)目之初就將本身的需求和問(wèn)題整理清楚，才能夠提出有針對(duì)性的核心問(wèn)題和明確可行的要求，才會(huì)在ERP方案設(shè)計(jì)過(guò)程中想辦法解決這些問(wèn)題，為后面的ERP成功應(yīng)用打好基礎(chǔ)。與其說(shuō)是選型的過(guò)程，不如說(shuō)是規(guī)劃需求和完善需求的過(guò)程。 在當(dāng)前不斷變化的市場(chǎng)環(huán)境下，每個(gè)企業(yè)都存在來(lái)自各方面的問(wèn)題，如：業(yè)務(wù)員因?yàn)闊o(wú)法及時(shí)的了解到產(chǎn)品庫(kù)存的數(shù)量，而無(wú)法快速而準(zhǔn)確的實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶的承諾；即使接到了訂單可是僅僅因?yàn)槟硞€(gè)重要的藥品供應(yīng)不及時(shí)，推遲了交貨期，在強(qiáng)調(diào)快速響應(yīng)客戶并滿足客戶需要的市場(chǎng)下，這些都嚴(yán)重影響了企業(yè)的信譽(yù)。還有如：根據(jù)經(jīng)驗(yàn)制定的采購(gòu)計(jì)劃，總是因?yàn)楹炗喌淖钚掠唵味粩嗟脑谧兓?，銷售，倉(cāng)儲(chǔ)和質(zhì)管等部門每天忙的團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，總還是不能按時(shí)完成交貨任務(wù)；滯銷的商品有的在倉(cāng)庫(kù)中積壓，可暢銷的商品有的到快交貨時(shí)才發(fā)現(xiàn)短缺等等。問(wèn)題是許許多多，紛繁復(fù)雜，俗話說(shuō)好，“磨刀不誤砍柴功”。 在實(shí)施ERP之前如何將這些問(wèn)題歸集起來(lái)，如何確認(rèn)瓶頸問(wèn)題，如何規(guī)劃各種需求，已顯得比“砍柴”格外重要。 以上是僅以某個(gè)局部業(yè)務(wù)的需求為例進(jìn)行分析。實(shí)際上企業(yè)存在的問(wèn)題和需求雖然有許許多多，但是仔細(xì)分析一下這些需求和問(wèn)題后，會(huì)發(fā)現(xiàn)所有的這些需求和問(wèn)題不外乎可以分成三個(gè)層面： 1）企業(yè)正常業(yè)務(wù)流程層面存在的問(wèn)題和需求，稱為常規(guī)業(yè)務(wù)管理需求； 2）企業(yè)管理中影響最大，最薄弱的也最迫切需要解決的瓶頸問(wèn)題，稱為核心管理需求； 3）企業(yè)各部門作業(yè)過(guò)程中需要多個(gè)部門配合協(xié)調(diào)的協(xié)作問(wèn)題，稱作協(xié)調(diào)管理需求。 在業(yè)務(wù)層面出現(xiàn)的需求和問(wèn)題，大多是各部門正常的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的一些需求，這些需求整理起來(lái)比較容易，而且在神州數(shù)碼的ERP軟件中都可以滿足，這里值得注意的是：企業(yè)本身的需求是自身個(gè)性需求與行業(yè)共性需求的交匯。每個(gè)企業(yè)都已按照自己行業(yè)內(nèi)的一些規(guī)范制定了許多的制度，而且有許多業(yè)務(wù)的流程與行業(yè)內(nèi)的許多公司相似，同時(shí)每個(gè)企業(yè)因?yàn)樗幍牡赜蚝铜h(huán)境不一樣，發(fā)展的歷史不一樣，所造就的企業(yè)文化是不一樣，這就產(chǎn)生了企業(yè)的個(gè)性需求。比如： 1）本公司作為一個(gè)藥品銷售企業(yè)，必須通過(guò)GSP認(rèn)證，并且按照GSP的要求制定采購(gòu)流程，質(zhì)量檢驗(yàn)流程，產(chǎn)品出庫(kù)流程，倉(cāng)庫(kù)管理和銷售管理等，這既是國(guó)家藥監(jiān)局對(duì)藥品銷售行業(yè)的要求，也是行業(yè)內(nèi)的規(guī)范和制度。 2）在藥品采購(gòu)的流程需求分析中就重點(diǎn)考慮了兩點(diǎn)：1、無(wú)論是零售還是批發(fā)，采購(gòu)是公司統(tǒng)一做的，現(xiàn)在需要對(duì)供應(yīng)商，供應(yīng)商的供貨情況，供應(yīng)商的信譽(yù)等進(jìn)行管理；2、GSP規(guī)定中對(duì)于藥品的質(zhì)量要求非常嚴(yán)格，堅(jiān)決杜絕不合格的藥品進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。 3）在藥品銷售的流程需求分析中也重點(diǎn)考慮了兩點(diǎn)：1、GSP規(guī)定中對(duì)于藥品的銷售要求非常嚴(yán)格，嚴(yán)格遵照批號(hào)跟蹤，有效期內(nèi)按照批號(hào)“先進(jìn)先出”的原則。2、對(duì)藥品銷售客戶的經(jīng)營(yíng)范圍外的藥品，禁止銷售。 4）對(duì)于倉(cāng)庫(kù)中的庫(kù)存藥品就要進(jìn)行日常養(yǎng)護(hù)記錄；倉(cāng)庫(kù)中需要進(jìn)行貨位的管理，并可以清晰的查到貨位的狀態(tài)分布情況等。 企業(yè)可以在管理咨詢公司的咨詢顧問(wèn)幫助下找出企業(yè)管理的問(wèn)題中哪些是合理的哪些是不合理的，哪些是客觀存在的哪些是可以主觀改變，哪些是理性的哪些是非理性的，哪些是主動(dòng)提出的哪些是被動(dòng)發(fā)現(xiàn)的，但是對(duì)于企業(yè)管理的各種問(wèn)題，只有企業(yè)自己最了解也最清楚。對(duì)于一個(gè)正常運(yùn)作的企業(yè)來(lái)說(shuō)，所謂的瓶徑問(wèn)題主要是哪些力量最薄弱的環(huán)節(jié)，最能影響到生產(chǎn)和運(yùn)作的效率，可能這類的問(wèn)題并不是很多，而且分析到后面會(huì)發(fā)現(xiàn)原來(lái)最薄弱的瓶頸主要集中在幾個(gè)重要的點(diǎn)上，找到了這幾個(gè)點(diǎn)也就發(fā)現(xiàn)了企業(yè)管理的瓶頸問(wèn)題和需求。比如：ERP經(jīng)過(guò)了幾年的運(yùn)作，企業(yè)高層也有了一定運(yùn)營(yíng)經(jīng)驗(yàn)，但是市場(chǎng)環(huán)境在不斷的變化，競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，而且客戶要求定制的訂單逐漸增多，而且客戶的要求也在不斷的提高，原先客戶下達(dá)訂單后6天內(nèi)交貨就可以了，現(xiàn)在有的客戶提出要3天內(nèi)交貨，這就要求企業(yè)生產(chǎn)的效率必須提高一倍，才能縮短一半的天數(shù)完成客戶的要求。企業(yè)在分析了生產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)后發(fā)現(xiàn)影響交貨效率的瓶頸問(wèn)題主要是：采購(gòu)周期的問(wèn)題。從而影響到交貨的效率。認(rèn)識(shí)到這點(diǎn)后，企業(yè)就會(huì)把這一點(diǎn)最為企業(yè)最關(guān)心的采購(gòu)問(wèn)題作為瓶頸問(wèn)題提出來(lái)。 企業(yè)部門之間的協(xié)作和配合，引起了企業(yè)作業(yè)層面的許多問(wèn)題，這里面有些問(wèn)題是通過(guò)ERP的實(shí)施可以避免的，有些并不是ERP軟件中所能解決的，而是協(xié)同運(yùn)作的管理問(wèn)題。從我們實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，企業(yè)針對(duì)某個(gè)業(yè)務(wù)的規(guī)范都較為齊全，但業(yè)務(wù)之間的協(xié)調(diào)和部門之間的協(xié)調(diào)容易產(chǎn)生瓶頸，協(xié)調(diào)的內(nèi)容、規(guī)范、手段、時(shí)間要求、對(duì)責(zé)任人的獎(jiǎng)懲細(xì)則才是重點(diǎn)內(nèi)容，“再規(guī)范的流程也會(huì)扯皮”就是這個(gè)原因，而且難以確認(rèn)責(zé)任，這與崗位的責(zé)任、績(jī)效密切相關(guān)。企業(yè)中的ERP小組成員應(yīng)該在充分理解ERP管理思想的基礎(chǔ)上，對(duì)于這些協(xié)作問(wèn)題做一個(gè)分類歸集。比如在前面講的藥品采購(gòu)流程中，大家也可以看出，如果采購(gòu)部，倉(cāng)庫(kù)，質(zhì)檢部、和財(cái)務(wù)部協(xié)作過(guò)程中出現(xiàn)推諉和扯皮的情況，就會(huì)影響到藥品的采購(gòu)周期，甚至可能影響到經(jīng)營(yíng)的需要。 以上介紹了企業(yè)需求規(guī)劃的三個(gè)層面，在企業(yè)規(guī)劃需求的過(guò)程中一定要避免以下兩個(gè)誤區(qū)： 誤區(qū)一：忽視了行業(yè)性的特殊需求。行業(yè)與行業(yè)之間是有很大差異的，比如藥品銷售和百貨品銷售兩個(gè)行業(yè)就有這不同的銷售流程和管理方式，企業(yè)在做需求分析的過(guò)程中一定對(duì)自己所處的行業(yè)，本行業(yè)的特點(diǎn)有著較深的認(rèn)識(shí)，也就是規(guī)劃的需求要帶有行業(yè)的特色。 誤區(qū)二：過(guò)分強(qiáng)調(diào)企業(yè)自身的個(gè)性化需求。ERP畢竟是融入了先進(jìn)管理思想的企業(yè)管理工具，在過(guò)分的強(qiáng)調(diào)個(gè)性的基礎(chǔ)上規(guī)劃出的需求，僅僅考慮滿足現(xiàn)在，沒有一定的前瞻性，結(jié)果就是會(huì)發(fā)現(xiàn)沒有一套ERP軟件適合自己，只好找人定制開發(fā)，等開發(fā)完成并在企業(yè)中應(yīng)用后，因?yàn)橥獠織l件的變化而發(fā)現(xiàn)原來(lái)的流程不合理，需要作改變，可是因?yàn)槭嵌ㄖ频漠a(chǎn)品，由于種種原因無(wú)法升級(jí)，而商品化的ERP軟件就不存在這方面的問(wèn)題了。 只有善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，才能解決問(wèn)題。企業(yè)只有深層次多層面規(guī)劃需求，將所有的管理和運(yùn)作上的問(wèn)題和需求分析并整理清楚，才能在信息化應(yīng)用過(guò)程中少走彎路，使制定的ERP解決方案更加合理，為ERP項(xiàng)目的成功實(shí)施奠定基礎(chǔ)。 第三章 個(gè)案作業(yè)流程系統(tǒng)分析 1、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理流程 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是系統(tǒng)在運(yùn)作過(guò)程中使用的基本數(shù)據(jù)，是一切業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)，系統(tǒng)必須依靠這些數(shù)據(jù)才能夠完成必須的工作。因此基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理是一項(xiàng)非常重要的工作，由專人負(fù)責(zé)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理工作。 ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分為靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)包括貨品、客戶、供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及相對(duì)變動(dòng)較少的價(jià)格體系基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)包括內(nèi)部帳和往來(lái)帳：存貨帳、應(yīng)收帳、預(yù)付帳、應(yīng)付帳、預(yù)收帳、保管帳、業(yè)務(wù)帳等。由于這些數(shù)據(jù)是動(dòng)態(tài)變動(dòng)的，所以期初的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)需要在系統(tǒng)切換時(shí)錄入，然后再納入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理方案。 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)中最常用、最基本的數(shù)據(jù)，它對(duì)系統(tǒng)的正常運(yùn)行起著決定性的因素。因此對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理操作必須非常嚴(yán)格?；A(chǔ)數(shù)據(jù)管理員在進(jìn)行增、刪、改等操作時(shí)，必須填寫申請(qǐng)表格，經(jīng)過(guò)有關(guān)部門許可后方可進(jìn)行相關(guān)操作。 1．1貨品基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 貨品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括總公司所有經(jīng)營(yíng)的商品，是ERP系統(tǒng)使用的主要數(shù)據(jù)之一，也是ERP系統(tǒng)最重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。 增加新的貨品，必須填寫《首次經(jīng)營(yíng)商品審批表》，經(jīng)質(zhì)量管理部部門批準(zhǔn)后方可在系統(tǒng)中進(jìn)行增加操作。 貨品的停用，必須由有關(guān)部門同意后，方可在系統(tǒng)中進(jìn)行停用操作。 1）貨品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)新增和變更流程圖 流程圖說(shuō)明 A．采購(gòu)業(yè)務(wù)員在購(gòu)進(jìn)新商品時(shí)，發(fā)現(xiàn)有新貨品時(shí)手工填寫《首次經(jīng)營(yíng)貨品申請(qǐng)表》。經(jīng)計(jì)劃采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、質(zhì)量管理部主管人員審批簽字批準(zhǔn)后交信息中心基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。由數(shù)據(jù)管理員根據(jù)《首次經(jīng)營(yíng)貨品申請(qǐng)表》的內(nèi)容在ERP系統(tǒng)里錄入數(shù)據(jù)。 B．使用ERP系統(tǒng)過(guò)程中，任何人員發(fā)現(xiàn)貨品信息出現(xiàn)變動(dòng)或需要修改貨品基礎(chǔ)信息時(shí)，需填寫《商品信息變更申請(qǐng)表》。經(jīng)質(zhì)量管理部主管人員批準(zhǔn)后交給信息中心基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員根據(jù)《商品信息變更申請(qǐng)表》的內(nèi)容在ERP系統(tǒng)里修改數(shù)據(jù)。 2）使用的單據(jù) 首次經(jīng)營(yíng)商品審批表、貨品信息修改申請(qǐng)表 作用：新增商品信息或修改商品信息時(shí)，錄入ERP系統(tǒng)的依據(jù) 主要數(shù)據(jù)項(xiàng)：編號(hào)、分類編碼、商品名稱、規(guī)格、產(chǎn)地、進(jìn)口/合資/國(guó)產(chǎn)、批準(zhǔn)文號(hào)/注冊(cè)證號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、GMP、儲(chǔ)存條件、效期、代理、代理部門、國(guó)家定價(jià)/地方定價(jià)/自行定價(jià)、批發(fā)價(jià)、零售價(jià)等 票據(jù)流：由相關(guān)人員提出申請(qǐng)（填寫申請(qǐng)表），報(bào)主管人員批準(zhǔn)后交數(shù)據(jù)管理員，由數(shù)據(jù)管理員錄入計(jì)算機(jī)。 1．2 貨品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編碼方案 特別強(qiáng)調(diào)：貨品卡片涉及到成本、銷售、毛利、應(yīng)收帳、應(yīng)付帳等核算管理；涉及到企業(yè)對(duì)業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)員的考核管理。因此需要保持完整性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性。 所有貨品編碼全部參照北京某集團(tuán)總部統(tǒng)一制定的原則編制。 1．3 供應(yīng)商基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 供應(yīng)商包括國(guó)外、國(guó)內(nèi)的生產(chǎn)廠家、商業(yè)企業(yè)等，供應(yīng)商同商品一樣貫穿整個(gè)業(yè)務(wù)流程。無(wú)論是銷售、財(cái)務(wù)，還是倉(cāng)庫(kù)等，都需要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理考核。因此，供應(yīng)商基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理水平直接反映出企業(yè)對(duì)負(fù)債和權(quán)益的管理狀況，因此需要建立一整套嚴(yán)格的供應(yīng)商基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理制度來(lái)約束與供應(yīng)商相關(guān)的各個(gè)業(yè)務(wù)流程。 1）供應(yīng)商新增或變更流程圖 流程圖說(shuō)明 A．采購(gòu)業(yè)務(wù)員在新供應(yīng)商處購(gòu)進(jìn)商品后，填寫《首營(yíng)企業(yè)審批表》，經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、質(zhì)量管理部主管人員審批簽字批準(zhǔn)后交基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員根據(jù)《首營(yíng)企業(yè)審批表》的內(nèi)容在ERP系統(tǒng)里錄入數(shù)據(jù)。 B．使用ERP系統(tǒng)過(guò)程中，采購(gòu)部人員發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商信息出現(xiàn)變動(dòng)或需要修改，需填寫《供應(yīng)商信息變更申請(qǐng)表》，并經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、質(zhì)量管理部主管人員審批簽字批準(zhǔn)后交給基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員根據(jù)《供應(yīng)商信息變更申請(qǐng)表》的內(nèi)容在ERP系統(tǒng)里修改數(shù)據(jù)。 2）使用的單據(jù) 首營(yíng)企業(yè)審批表 供應(yīng)商信息修改申請(qǐng)表 作用：新增供應(yīng)商信息或修改供應(yīng)商基礎(chǔ)信息時(shí)，錄入ERP系統(tǒng)的依據(jù) 主要數(shù)據(jù)項(xiàng)：編號(hào)、供應(yīng)商名稱、集團(tuán)內(nèi)外、境外/合資/國(guó)產(chǎn)、性質(zhì)等信息。 票據(jù)流：由相關(guān)人員提出申請(qǐng)（填寫申請(qǐng)表），報(bào)主管人員批準(zhǔn)后交基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員，由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員錄入計(jì)算機(jī)。 2、采購(gòu)計(jì)劃與進(jìn)貨合同 1）流程圖： 采購(gòu)計(jì)劃和進(jìn)貨合同流程圖 2）流程圖說(shuō)明： 采購(gòu)部的采購(gòu)員依據(jù)庫(kù)存下限報(bào)警自動(dòng)生成的采購(gòu)計(jì)劃，或根據(jù)庫(kù)存動(dòng)態(tài)表及緊急要貨等情況人工統(tǒng)計(jì)采購(gòu)計(jì)劃，提出采購(gòu)申請(qǐng)。 公司代理品種和重點(diǎn)銷售品種由公司采購(gòu)部負(fù)責(zé)購(gòu)進(jìn)。進(jìn)貨計(jì)劃、合同由其代理部門制定，但要通過(guò)公司采購(gòu)部的審核并進(jìn)行備案。 采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃聯(lián)系貨源，同供應(yīng)商簽訂進(jìn)貨合同。 采購(gòu)員將進(jìn)貨合同交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過(guò)后交給進(jìn)貨合同管理員，由合同管理員將合同錄入ERP系統(tǒng)。 采購(gòu)部業(yè)務(wù)員經(jīng)審批確定新建立合作關(guān)系的供應(yīng)商---索取相關(guān)文件資料 質(zhì)管部確立數(shù)據(jù)文件是否完備，如不全要求補(bǔ)充完備，完備則數(shù)據(jù)可以進(jìn)入系統(tǒng)。作為供應(yīng)商的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。 3）崗位職責(zé)： 采購(gòu)員職責(zé)： u 根據(jù)庫(kù)存上下限報(bào)警自動(dòng)生成的采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合上年同期銷售情況、本期期初庫(kù)存、本期購(gòu)進(jìn)、本期銷售、當(dāng)前庫(kù)存、本期未執(zhí)行合同和資金情況等數(shù)據(jù)提出采購(gòu)申請(qǐng)或修改采購(gòu)計(jì)劃。 u 計(jì)劃采購(gòu)的品種，聯(lián)系供應(yīng)商。 u 建立、修改、維護(hù)供應(yīng)商資料檔案。確保資料的準(zhǔn)確無(wú)誤。 u 采購(gòu)部業(yè)務(wù)員經(jīng)審批確定新建立合作關(guān)系供應(yīng)商-----索取相關(guān)的文件資料 u 根據(jù)提供的采購(gòu)申請(qǐng)，積極尋找、組織貨源。 u 合理安排進(jìn)貨，與供應(yīng)商簽訂進(jìn)貨合同并將合同及時(shí)送交合同管理員。 u 修改庫(kù)存報(bào)警的庫(kù)存下限。 u 向進(jìn)貨合同管理員送交審核后的進(jìn)貨合同。 采購(gòu)負(fù)責(zé)人職責(zé)： u 負(fù)責(zé)組織討論采購(gòu)計(jì)劃的可行性。 u 及時(shí)了解采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況，解決采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題。 u 審核采購(gòu)合同。 進(jìn)貨合同管理員職責(zé)： u 合同管理員依據(jù)采購(gòu)員送達(dá)的審核后的進(jìn)貨合同，進(jìn)行內(nèi)容審查，條款是否完整等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)聯(lián)系采購(gòu)員進(jìn)行修正。如有異議，向采購(gòu)負(fù)責(zé)人匯報(bào)。 u 將合同內(nèi)容錄入計(jì)算機(jī)，并將原始合同妥善保管備查。 u 合同管理員應(yīng)在合同執(zhí)行期內(nèi)，經(jīng)常性檢查合同履行情況。如合同內(nèi)容未執(zhí)行完卻又終止時(shí)，及時(shí)溝通領(lǐng)導(dǎo)查明未執(zhí)行合同的原因。 u 將合同統(tǒng)一編號(hào)、裝訂成冊(cè)，存檔備查。 u 及時(shí)了解合同完成和執(zhí)行情況。 質(zhì)管部管理員職責(zé)： 確立數(shù)據(jù)、文件是否完備，完備則輸入系統(tǒng)。不完備則要求數(shù)據(jù)補(bǔ)充完整后再輸入系統(tǒng)。 4）票據(jù)說(shuō)明： 原始票據(jù)： u 業(yè)務(wù)合同：用于記錄與供應(yīng)商的責(zé)、權(quán)、利關(guān)系。數(shù)據(jù)項(xiàng)包括時(shí)間、簽定地點(diǎn)、品名、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價(jià)（含稅）、總金額、包裝、備注、合同甲乙雙方的基本信息。 方案：在ERP系統(tǒng)中以電子形式保存（原始采購(gòu)記錄）。 系統(tǒng)單據(jù)： u 進(jìn)貨計(jì)劃：記錄計(jì)劃采購(gòu)明細(xì)。 方案：由庫(kù)存下限報(bào)警自動(dòng)生成。 u 進(jìn)貨合同：是采購(gòu)員與供應(yīng)商簽訂的貨品購(gòu)銷合同，合同管理員將其錄入ERP系統(tǒng)，作為進(jìn)貨的依據(jù)。它以兩種形式存在，一種是原始書面資料，一種是ERP系統(tǒng)的內(nèi)部計(jì)算機(jī)單據(jù)。 3、銷售作業(yè)流程 1） 流程圖說(shuō)明 銷售業(yè)務(wù)員根據(jù)客戶的要貨計(jì)劃或電話登記要貨情況，要提供書面的《要貨計(jì)劃單》并經(jīng)部門經(jīng)理審核的單據(jù)給客戶服務(wù)部的銷售開票員進(jìn)行開票。在填寫時(shí)要確定下列信息： 銷售模式、結(jié)算方式、客戶要貨的品種、規(guī)格、產(chǎn)地、數(shù)量、價(jià)格或扣率、發(fā)貨方式和運(yùn)輸?shù)攸c(diǎn)。確定客戶的名稱和業(yè)務(wù)員。 如果是新客戶或發(fā)生客戶情況的變更應(yīng)該先按照客戶管理流程辦理相應(yīng)的審批手續(xù)。 銷售業(yè)務(wù)員必須在《要貨計(jì)劃單》標(biāo)明本筆銷售業(yè)務(wù)現(xiàn)金和月結(jié)銷售。 開票員在接到銷售業(yè)務(wù)員的《要貨計(jì)劃單》后，按照規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行銷售開票。對(duì)于超出信用額度過(guò)或可銷庫(kù)存不夠的要貨計(jì)劃及時(shí)與銷售業(yè)務(wù)員溝通，并根據(jù)溝通情況在系統(tǒng)中繼續(xù)開票或作廢記錄。 目前對(duì)信譽(yù)額度實(shí)行松散管理，在開票時(shí)開票員檢查信譽(yù)額度，如果超出時(shí)系統(tǒng)出現(xiàn)提示，在確定后仍可以繼續(xù)開票。但是系統(tǒng)對(duì)在每周開票過(guò)程中出現(xiàn)報(bào)警的客戶提供統(tǒng)計(jì)，供操作員實(shí)時(shí)查詢。 對(duì)于部門代理品種，在銷售開票時(shí)，將對(duì)其對(duì)應(yīng)的部門、客戶、業(yè)務(wù)員進(jìn)行檢查，如檢查未獲通過(guò)，將不能對(duì)此品種進(jìn)行開票。 開票員應(yīng)及時(shí)與《要貨計(jì)劃單》進(jìn)行核對(duì)后按照藥品先進(jìn)先出、近效先出的原則開票再保存確定銷售清單并打印。 銷售結(jié)算員根據(jù)銷售清單上的銷售模式項(xiàng)“現(xiàn)金/月結(jié)銷售”方式，月結(jié)銷售使用簽發(fā)物流指令，并在銷售清單蓋現(xiàn)金/月結(jié)銷售專用財(cái)務(wù)章。 2）崗位職責(zé) 銷售業(yè)務(wù)員職責(zé)： u 根據(jù)客戶的要貨情況提供準(zhǔn)備的《要貨計(jì)劃單》。 u 對(duì)于客戶、商品、價(jià)格等與系統(tǒng)存在差異的情況及時(shí)轉(zhuǎn)入相關(guān)的審批流程，進(jìn)行核對(duì)無(wú)誤，并通過(guò)及所在業(yè)務(wù)部門經(jīng)理審批后將《要貨計(jì)劃單》轉(zhuǎn)給開票員。 u 及時(shí)將確認(rèn)后的銷售及時(shí)進(jìn)行結(jié)算。 銷售開票員職責(zé)： u 根據(jù)經(jīng)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理審批后要貨計(jì)劃在系統(tǒng)中進(jìn)行銷售開票。 u 打印銷售清單，并進(jìn)行核對(duì)。 u 刪除錯(cuò)誤銷售單。 銷售結(jié)算員職責(zé)： u 銷售結(jié)算員依據(jù)銷售清單在清單上加蓋財(cái)務(wù)專用章，在ERP系統(tǒng)中簽發(fā)物流指令準(zhǔn)許庫(kù)房配貨。 u 每天工作結(jié)束后，及時(shí)將相關(guān)單據(jù)傳達(dá)給相關(guān)部門和相關(guān)人員。 3）單據(jù) 要貨計(jì)劃單（手工填寫） u 聯(lián)次：2聯(lián) 1聯(lián)業(yè)務(wù)留存 2聯(lián)轉(zhuǎn)開票 u 用途：登記客戶的要貨情況并把信息傳遞給開票員。 u 主要數(shù)據(jù)項(xiàng)：訂貨客戶、日期、商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單位、單價(jià)、金額、送貨備注、發(fā)票類型、銷售方式、結(jié)算方式等。 銷售清單 u 聯(lián)次：5聯(lián) 存根聯(lián)、部門財(cái)務(wù)聯(lián)、公司財(cái)務(wù)聯(lián)、質(zhì)量擔(dān)保聯(lián)、隨貨同行聯(lián) u 用途：發(fā)貨清單是商業(yè)銷售時(shí)的內(nèi)部流轉(zhuǎn)單據(jù)。銷售結(jié)算員在倉(cāng)庫(kù)聯(lián)蓋發(fā)貨章并進(jìn)行分單。存根聯(lián)留存?zhèn)洳?，部門財(cái)務(wù)聯(lián)、公司財(cái)務(wù)聯(lián)轉(zhuǎn)給財(cái)務(wù)記帳，隨貨同行聯(lián)通過(guò)業(yè)務(wù)員轉(zhuǎn)給倉(cāng)庫(kù)作復(fù)核出庫(kù)用，質(zhì)量擔(dān)保聯(lián)在加蓋質(zhì)量章后作為質(zhì)量擔(dān)保書用。 u 主要數(shù)據(jù)項(xiàng)：購(gòu)貨方、日期、貨號(hào)、商品名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、批發(fā)價(jià)、零售價(jià)、扣率、產(chǎn)地、批準(zhǔn)文號(hào)、批號(hào)、效期、備注。 銷售發(fā)票 u 聯(lián)次：4聯(lián) 存根聯(lián)、部門財(cái)務(wù)聯(lián)、公司財(cái)務(wù)聯(lián)、客戶發(fā)票聯(lián)、客戶計(jì)稅聯(lián) 流轉(zhuǎn)方式：發(fā)票打印4聯(lián)，存根聯(lián)自留，部門財(cái)務(wù)聯(lián)做回款勾對(duì)，公司財(cái)務(wù)一聯(lián)作結(jié)算用，客戶一聯(lián)作發(fā)票，一聯(lián)作計(jì)稅用。 u 主要數(shù)據(jù)項(xiàng)：購(gòu)貨方、日期、貨號(hào)、商品名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、批發(fā)價(jià)、零售價(jià)、扣率、產(chǎn)地、批準(zhǔn)文號(hào)、批號(hào)、效期、備注 第四章 結(jié)論 ERP建立在先進(jìn)的理念與管理模式上，具有行業(yè)中最具普遍性的標(biāo)準(zhǔn)流程控制，公司應(yīng)用了ERP最具特征的、主要的管理方法，有效地集成企業(yè)主要資源和需求信息，能為企業(yè)提供決策、計(jì)劃、控制與經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估的實(shí)用管理平臺(tái)。其整個(gè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)物流、資金流、信息流的集成管理，實(shí)現(xiàn)了從計(jì)劃到訂單到采購(gòu)、從采購(gòu)到銷售、從業(yè)務(wù)到財(cái)務(wù)、從產(chǎn)品到客戶的一體化管理。這是一個(gè)復(fù)雜的管理過(guò)程，公司經(jīng)過(guò)詳盡的需求規(guī)劃和流程分析優(yōu)化后的“實(shí)用型ERP”卻用一種集成的、多功能的、新穎統(tǒng)一的模式來(lái)實(shí)現(xiàn)這些復(fù)雜的管理，這些都是對(duì)ERP管理軟件的突破。