學(xué)術(shù)會議舉辦詳細(xì)流程.doc

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一、會議前期通知 1. 定會議日期，請專家（包括嘉賓和授課專家）。 2. 擬定會議通知紅頭文件，包括會議介紹，主辦、協(xié)辦單位，會議時間、低點，是否收注冊費，學(xué)分等，會議聯(lián)系人等。附會議議程，參會回執(zhí)。 3. 通知發(fā)放四種方式：郵件、微信H5動態(tài)網(wǎng)頁（帶報名功能）、信件、電話。 4. 應(yīng)有專人通知和統(tǒng)計參會人員，方便會場大小準(zhǔn)備、用餐、學(xué)分等數(shù)量限制。 二、專家聯(lián)系（專人負(fù)責(zé)） 1. 聯(lián)系專家，告知會議時間以及專家授課具體時間。索要專家課件和個人簡歷。課件用于印刷會議資料，簡歷用于宣傳和主持人介紹。 2. 專家接送：包括往返接送，會場與酒店接送。協(xié)商完畢后，告知專家接送事宜。 3. 去酒店查看，是否有早餐等 4. 專家如果提前1天到，會議負(fù)責(zé)人應(yīng)去酒店接見。 三、會場前期準(zhǔn)備 1. 會議資料：包括講課PPT，廠家宣傳資料，筆記本，筆。會議資料袋、胸牌。 2. 會場橫幅，背景墻，展架，指引牌等 3. 根據(jù)參會人數(shù)，是否準(zhǔn)備學(xué)分票、餐票等。 4. 會場拍照人員，合影地點（有車占用需提前預(yù)定位置）。 5. 會議當(dāng)天專家就餐地點預(yù)定，參會人員就餐（盒飯、自助、圍桌） 四、會議前一天準(zhǔn)備 1. 會場布置完畢?？蓽?zhǔn)備一些背景音樂。 2. 茶歇食品、盆等，礦泉水，是否準(zhǔn)備咖啡、茶等（備茶杯、開水） 3. 調(diào)試投影、舞臺燈光控制（留工作人員電話，以防現(xiàn)場故障）、PPT（激光筆）、話筒（至少3個，講者1個，主持1個，提問1個，其中1個無線麥）等。 4. 臺簽。上主席臺的臺簽要準(zhǔn)備2份，主席臺1份，第一排1份。 5. 簽到表、筆等 6. 人員分組：①簽到、注冊；②PPT、講者主持臺簽更換；③茶歇 7. 嘉賓是否準(zhǔn)備講稿 五、會議當(dāng)天 1. 報到組：報到、注冊，發(fā)放資料等，根據(jù)報到人數(shù)，反饋就餐人數(shù)，訂飯。 2. 專家接待組：接待專家入場 3. 現(xiàn)場控制組：提前拷貝講者PPT，主委定好主席臺就坐嘉賓，排好臺簽順序。 4. 開幕式結(jié)束后，集體合影?，F(xiàn)場控制組需搬離主席臺桌椅，留主持人桌椅，放講者簡介（或提前給主持人）、水等。講臺更換講者臺簽。 5. 準(zhǔn)備茶歇 六、就餐 1. 如果是盒飯，全部人員坐于原位，工作人發(fā)盒飯，避免混亂。 2. 專家圍餐需有人引導(dǎo)。 會議結(jié)束后刷學(xué)分，如果人多，建議全部坐于原位，工作人員一個個走過去刷。