企業(yè)行政部崗位職責(zé)、管理制度和實(shí)用表單精編【含4份崗位職責(zé)+4份制度+8份表格】

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1、 企業(yè)行政部崗位職責(zé)、管理制度和實(shí)用表單精編 第一節(jié) 日常事務(wù)管理崗位職責(zé) 一、行政主管崗位職責(zé) 行政主管的主要職責(zé)在人事行政部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)行政資產(chǎn)、行政事務(wù)等工作的組織開展，為企業(yè)各項(xiàng)工作的正常運(yùn)作提供有效支持和協(xié)調(diào)。其具體職責(zé)如圖4-1所示。 負(fù)責(zé)制定行政工作的管理規(guī)章制度、工作計(jì)劃、預(yù)算方案，并報(bào)上級(jí)審核審批 職責(zé)6 職責(zé)7 搜集、整理企業(yè)內(nèi)部信息，及時(shí)組織編寫企業(yè)大事記；根據(jù)上級(jí)對(duì)企業(yè)內(nèi)刊的導(dǎo)向定位，統(tǒng)籌內(nèi)刊的編輯與發(fā)行工作 按照上級(jí)指示

2、和企業(yè)規(guī)定，組織舉辦企業(yè)年會(huì)、員工活動(dòng)、市場類活動(dòng)及各類會(huì)議、娛樂等各項(xiàng)活動(dòng)，對(duì)會(huì)議與活動(dòng)舉辦過程提供支持 職責(zé)1 職責(zé)3 職責(zé)4 辦理和妥善管理企業(yè)各項(xiàng)證照、資質(zhì)證件等，并配合相關(guān)部門的年檢工作 職責(zé)5 負(fù)責(zé)起草企業(yè)年度、季度、月度行政后勤、治安保衛(wèi)等相關(guān)工作計(jì)劃 職責(zé)2 職責(zé)8 負(fù)責(zé)企業(yè)辦公設(shè)備和其他行政財(cái)產(chǎn)物資進(jìn)行登記、造冊(cè)、定期盤點(diǎn)等管理工作 對(duì)行政人員進(jìn)行人才儲(chǔ)備與培養(yǎng)、績效考核審核等 組織來客接待、配合政府相關(guān)部門的檢查工作和其他外聯(lián)工作 職責(zé)9 按時(shí)完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作 圖4-1 行政主管崗位職責(zé) 二、監(jiān)察主管崗位職責(zé) 監(jiān)察主管的主要

3、職責(zé)是依照企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)指示或外部要求，監(jiān)督企業(yè)各部門和相關(guān)人員遵守規(guī)章制度、規(guī)范紀(jì)律的情況，及時(shí)對(duì)工作過程中出現(xiàn)的違法違紀(jì)行為予以處理，確保各項(xiàng)規(guī)章制度的貫徹落實(shí)。其具體職責(zé)如圖4-2所示。 職責(zé)5 協(xié)助外部相關(guān)單位或根據(jù)授權(quán)對(duì)企業(yè)員工違反國家法律法規(guī)及嚴(yán)重違反政紀(jì)案件進(jìn)行調(diào)查處理 職責(zé)4 針對(duì)監(jiān)察工作發(fā)現(xiàn)的問題向上級(jí)提出整改建議、協(xié)調(diào)其他部門落實(shí)或直接組織 擬訂相關(guān)制度予以規(guī)范 職責(zé)3 職責(zé)1 根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和管理體制，在人事行政部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下制定監(jiān)察工作年度 計(jì)劃與目標(biāo)、工作流程并組織實(shí)施，統(tǒng)籌安排企業(yè)的年度監(jiān)察工作 組織實(shí)施企業(yè)高層人員廉潔教育培訓(xùn)及

4、廉潔自律承諾，以及對(duì)企業(yè)全體員工進(jìn)行廉潔宣傳教育的工作 職責(zé)10 職責(zé)2 協(xié)助部門經(jīng)理建立并完善企業(yè)的紀(jì)檢、審計(jì)等監(jiān)察管理制度、體系等 職責(zé)7 協(xié)助相關(guān)部門對(duì)在監(jiān)察工作中發(fā)現(xiàn)問題的部門和人員進(jìn)行處理 職責(zé)8 受理企業(yè)員工不服行政處分的申訴及法律、法規(guī)規(guī)定的由監(jiān)察機(jī)關(guān)受理的申訴 職責(zé)9 收集、保管監(jiān)察工作的重要資料，做好文件的收發(fā)、登記和歸檔工作 負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查企業(yè)各部門及人員的行為規(guī)范及其遵守規(guī)章制度的情況，及時(shí) 填寫監(jiān)察記錄 職責(zé)11 按時(shí)完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作 職責(zé)6 參與對(duì)本企業(yè)重要經(jīng)濟(jì)合同或某一時(shí)間之經(jīng)營活動(dòng)的合法性、合規(guī)性、有效性進(jìn)行專項(xiàng)

5、審計(jì)或監(jiān)察工作 圖4-2 監(jiān)察主管崗位職責(zé) 三、行政助理崗位職責(zé) 行政助理協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)完成企業(yè)行政事務(wù)性工作及人事行政部的日常事務(wù)工作，以保證日常辦公行政事務(wù)順利進(jìn)行。其具體職責(zé)如圖4-3所示。 職責(zé)3 職責(zé)1 職責(zé)8 負(fù)責(zé)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)的電話接聽和記錄工作、來訪客人的接待工作以及部門經(jīng)理的日程安排 協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)完成對(duì)本部門員工的考勤、績效考核工作，對(duì)行政部工作人員的工作給予業(yè)務(wù)指導(dǎo) 協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)起草和修訂各項(xiàng)規(guī)章制度、計(jì)劃規(guī)劃等，進(jìn)行日常行政工作的組織與管理 職責(zé)2 負(fù)責(zé)文件的編碼、發(fā)放、更改、歸檔、回收、銷毀、借閱 職責(zé)4 負(fù)責(zé)督辦上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)向相關(guān)人員交辦

6、的專項(xiàng)事務(wù) 職責(zé)5 協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議前準(zhǔn)備和會(huì)后清理工作，負(fù)責(zé)會(huì)議記錄、紀(jì)要的整理、 打印、存檔等工作整理和下發(fā)會(huì)議紀(jì)要，對(duì)會(huì)議決議進(jìn)行催辦、落實(shí) 職責(zé)6 負(fù)責(zé)本部門內(nèi)辦公環(huán)境、物資及物品的管理工作及辦公用品的申領(lǐng)、發(fā)放工作 職責(zé)7 按時(shí)完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作 圖4-3 行政助理崗位職責(zé) 四、行政專員崗位職責(zé) 行政專員的主要職責(zé)是在行政主管的領(lǐng)導(dǎo)下，計(jì)劃安排日常行政辦公事務(wù)并執(zhí)行，保證行政工作的順利實(shí)施和高效完成，為企業(yè)提供高效流暢的行政服務(wù)。具體職責(zé)如圖4-4所示。 職責(zé)1 職責(zé)3 協(xié)助行政主管接待訪客、配合政府相關(guān)部門進(jìn)行檢查以及其他外聯(lián)工作等

7、職責(zé)4 負(fù)責(zé)企業(yè)相關(guān)證照的保管和使用登記工作，并配合相關(guān)部門進(jìn)行年檢 協(xié)助行政主管編輯和發(fā)行企業(yè)內(nèi)刊，發(fā)揮輿論的導(dǎo)向性作用 職責(zé)2 負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)文件資料的擬、收、發(fā)、存，以及文件的打印、復(fù)印和傳真工作 職責(zé)6 職責(zé)5 本企業(yè)內(nèi)部圖書、報(bào)刊、資料的管理 及時(shí)完成行政主管交辦的其他工作 圖4-4 行政專員崗位職責(zé) 第二節(jié) 日常事務(wù)管理制度 一、文件管理制度 文件管理制度 第1章 總則 第1條 目的。 通過對(duì)公司內(nèi)部文件控制流程進(jìn)行管理，使文件管理控制工作更加系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范、高效，以保證各部門及人員及時(shí)、正確地使用有效文件，提高工作效率。 第2條

8、 適用范圍。 本制度中的“文件”包括公司日常運(yùn)營過程中產(chǎn)生或所需的文件資料、公司業(yè)務(wù)往來公文以及公司對(duì)內(nèi)發(fā)布的所有流程、制度、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書等。 根據(jù)公司各類文件的性質(zhì)進(jìn)行縱向?qū)蛹?jí)劃分，可分為下列五級(jí)文件。具體如下表所示。 公司內(nèi)部文件各層級(jí)內(nèi)容范疇 文件等級(jí) 文件內(nèi)容 一級(jí)文件 公司章程、基本法、質(zhì)量手冊(cè)等體系文件、公司營運(yùn)資質(zhì)證照等 二級(jí)文件 公司核心的業(yè)務(wù)流程和管理流程等 三級(jí)文件 公司日常工作流程和制度 四級(jí)文件 各部門、車間內(nèi)部文件 五級(jí)文件 各類記錄 第3條 管理職責(zé)劃分。 （1）各級(jí)主管副總主要負(fù)責(zé)所轄職責(zé)范圍內(nèi)的文件進(jìn)行審核、批

9、準(zhǔn)工作，其中，總經(jīng)理（或管理者代表）還承擔(dān)著對(duì)公司各類體系文件進(jìn)行定期評(píng)審的職責(zé)。 （2）總經(jīng)理辦公室主要負(fù)責(zé)公司一級(jí)文件的組織編制、審核，以及二級(jí)文件的會(huì)審組織工作。 （3）人事行政部負(fù)責(zé)本制度的編制、解釋與修訂工作，并由其行政專員負(fù)責(zé)公司營運(yùn)、資質(zhì)類文件資料的保管；其中，人事行政部下轄體系文件管理室，并由其文控員專職負(fù)責(zé)公司各類體系文件的統(tǒng)一編號(hào)、收發(fā)、存檔、作廢等管理事宜。 （4）各職能部門負(fù)責(zé)對(duì)各歸口職能和分管業(yè)務(wù)線的有關(guān)文件的編制和副本保管工作。 第2章 公司內(nèi)部文件編碼細(xì)則 第4條 公司內(nèi)部文件的編碼主要由以下五個(gè)部分組成。 （1）第一部分：公司代號(hào)，代碼為。 （

10、2）第二部分：層級(jí)分類代碼，代碼分別為1、2、3、4、5。 （3）第三部分：大類代碼，代碼分別為綜（綜合管理類）、制（生產(chǎn)制造類）、市（市場營銷類）、研（研發(fā)類）、其（其它類）等。 （4）第四部分：小類分類代碼，代碼分別為目標(biāo)（目標(biāo)計(jì)劃類）、人力（人力資源類）、辦公（辦公類）、總務(wù)（總務(wù)后勤類）、保衛(wèi)（保衛(wèi)類）、生產(chǎn)（生產(chǎn)類）、質(zhì)管（質(zhì)管類）、項(xiàng)管（項(xiàng)目管理類）、產(chǎn)研（產(chǎn)品研發(fā)類）、其（其它類）等。 （5）第五部分：文件流水號(hào)，代碼為001～999。 第5條 公司內(nèi)部各級(jí)文件編碼示例如下（以人事行政部文件為例）。 （1）一級(jí)文件：1—001。 （2）二級(jí)文件：2—綜—001。

11、（3）三級(jí)文件：3—綜—行政—001。 （4）四級(jí)文件：4—綜—行政—001。 （5）五級(jí)文件：5—綜—行政—001—001。 第3章 公司各級(jí)文件編制、審核、審批規(guī)定 第6條 公司一級(jí)文件，由公司總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行編制。一級(jí)文件編制完成后，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任審核后，交由公司總經(jīng)理審批。 第7條 公司二級(jí)文件，由各業(yè)務(wù)歸口部門協(xié)同流程協(xié)同作業(yè)部門共同編寫。二級(jí)文件編制完成后，由總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)部門及人員進(jìn)行會(huì)審。經(jīng)會(huì)審后，二級(jí)文件需交總經(jīng)理審批。 第8條 公司三級(jí)文件，若其覆蓋范圍超過2個(gè)（含2個(gè)）職能部門，其編制工作由各歸口管理職能部門組織，并交主管副總審

12、核后，交總經(jīng)理審批。具體分工如下。 （1）目標(biāo)類、計(jì)劃類三級(jí)文件由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織編制，交分管運(yùn)營副總審核。 （2）人事、行政、總務(wù)類三級(jí)文件由人事行政部負(fù)責(zé)組織編制，交分管行政副總審核。 （3）財(cái)務(wù)類三級(jí)文件由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)組織編制，交分管的財(cái)務(wù)副總審核。 （4）生產(chǎn)制造類三級(jí)文件由生產(chǎn)部組織編制，交分管的生產(chǎn)副總（或廠長）審核。 （5）市場營銷類三級(jí)文件由營銷部及相關(guān)部門組織編制，交分管的營銷副總審核。 （6）供應(yīng)類三級(jí)文件由采購部及相關(guān)部門組織編制，交分管的運(yùn)營副總審核。 第9條 公司四、五級(jí)文件的編制、審核、審批規(guī)定如下表所示。 公司四、五級(jí)文件的編制、審核、審批規(guī)定

13、表 文件類別 覆蓋范圍 編制主管部門 審批人員 部門發(fā)文 分管業(yè)務(wù)線的專業(yè)性文件，如設(shè)備部的《設(shè)備操作保養(yǎng)卡》及各類機(jī)械圖紙、技術(shù)部的《工藝作業(yè)指導(dǎo)書》、生產(chǎn)部的各工序《生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書》等 歸口職能部門 分管各部門的 主管副總 部門、車間內(nèi)部文件 僅限于本部門、本車間，此類文件的內(nèi)容應(yīng)保證與公司各項(xiàng)流程和制度不相沖突 各部門、各車間 內(nèi)安排部 分管副總 各類記錄 參與質(zhì)量體系文件中的《記錄控制程序》 第10條 除部門、車間內(nèi)部文件外，其它公司內(nèi)部文件在內(nèi)容審核后，必須交人事行政部或體系文件管理室進(jìn)行有關(guān)文檔格式、文件內(nèi)容重復(fù)性與沖突性的二次審核。二次審核合格

14、后，各文件編制部門方可送交相關(guān)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。 第4章 文件發(fā)放管理規(guī)定 第11條 所有公司內(nèi)部發(fā)布的文件均需由人事行政部制定分發(fā)號(hào)，加蓋“受控”章才能發(fā)放。每份文件不同的復(fù)印件必須注明不同的分發(fā)號(hào)，以便追溯。 第12條 體系文件需由體系文件管理室文控員負(fù)責(zé)發(fā)放管理工作，其它內(nèi)部文件的發(fā)放由人事行政部行政專員負(fù)責(zé)實(shí)施。 第13條 根據(jù)文件發(fā)放批量劃分，文件發(fā)放主要兩種情況：大批發(fā)放與零星發(fā)放。 （1）大批發(fā)放時(shí)，應(yīng)建立《公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表》，并報(bào)各文件歸口職能部門的分管副總審批。 （2）零星發(fā)放時(shí)，應(yīng)建立《公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表》。 第14條 文件領(lǐng)用

15、人應(yīng)在《公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表》或《公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表》上簽名后，方可領(lǐng)取注有分發(fā)號(hào)和“受控”狀態(tài)標(biāo)識(shí)的文件。 第15條 領(lǐng)用部門領(lǐng)到文件后，應(yīng)及時(shí)建立《收文登記表》。 第16條 文件發(fā)放完畢后，人事行政部行政專員或體系文件管理室文控員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行分類、歸檔保存，并更新《公司內(nèi)部文件清單》。 第5章 公司內(nèi)部文件使用與借閱規(guī)定 第17條 文件使用部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)人員進(jìn)行文件內(nèi)容宣貫、培訓(xùn)，將文件放置在適當(dāng)?shù)奈恢茫▓鏊?，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)、正確地使用文件。 第18條 當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，使用部門可填寫《文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表》，申請(qǐng)更換或增發(fā)。 （

16、1）文件破損嚴(yán)重影響使用時(shí)。 （2）根據(jù)使用需要須新增、改版時(shí)。 （3）文件丟失需重新領(lǐng)用時(shí)。 第19條 《文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表》需經(jīng)人事行政部審批后方可實(shí)施更換或增發(fā)。更改或重新領(lǐng)用時(shí)，使用原文件分發(fā)號(hào)；增發(fā)時(shí)，應(yīng)按原分發(fā)號(hào)順序新增一個(gè)分發(fā)號(hào)。 第20條 公司內(nèi)部文件借閱規(guī)定如下。 （1）當(dāng)其他公司或個(gè)人需借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)人事行政部或體系文件管理室批準(zhǔn)后，行政專員或文控員方可辦理借閱手續(xù)，并負(fù)責(zé)催討。 （2）借閱時(shí)最長時(shí)間不得超過半個(gè)月。 （3）公司內(nèi)部各部門、各車間需借閱文件時(shí)，應(yīng)經(jīng)人事行政部或體系文件管理室審批和登記后，方可辦理借閱手續(xù)。借

17、閱時(shí)，行政專員或文控員要負(fù)責(zé)明確借閱期限與催討工作。 第6章 公司內(nèi)部文件更改、回收、作廢與評(píng)審規(guī)定 第21條 公司內(nèi)部文件在使用時(shí)若遇到下列情形之一的，應(yīng)進(jìn)行修改。 （1）公司現(xiàn)行文件與有關(guān)國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相沖突時(shí)。 （2）文件內(nèi)容與客戶的需要相矛盾或不能滿足客戶的要求時(shí)。 （3）文件的內(nèi)容不正確、不適合或操作性不強(qiáng)時(shí)。 （4）有更合適、更先進(jìn)的或更具可操作性的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、操作方法、管理手段時(shí)。 第22條 文件修改程序規(guī)定如下。 （1）公司一級(jí)文件修改或其它各級(jí)文件大批修改時(shí)，公司應(yīng)專門成立文件修改小組進(jìn)行運(yùn)作，修改完后的審核、批準(zhǔn)、發(fā)放使用以

18、及舊文件回收均按本制度的相關(guān)條款執(zhí)行。 （2）文件需要更改時(shí)，由文件編制部門填寫《文件變更審批表》并附具體修改內(nèi)容，交文件原審核人審核、原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行文件更改。 （3）文件更改由人事行政部行政專員或文控員按《文件變更審批表》負(fù)責(zé)組織實(shí)施。更改可采取劃（改）或換頁等方式，同時(shí)要做好修改狀態(tài)標(biāo)識(shí)的更改，在修改處加蓋“更改”章，更改應(yīng)覆蓋該文件發(fā)放的所有場所。如采取換頁的形式，應(yīng)將原未更改的頁面回收。 第23條 文件回收與作廢規(guī)定如下。 （1）當(dāng)文件改版或修改時(shí)，會(huì)產(chǎn)生大量的作廢和失效文件。行政專員或文控員應(yīng)做好作廢文件的回收、登記和標(biāo)識(shí)區(qū)分工作。 （2）作廢文件應(yīng)進(jìn)行定期處理。

19、行政專員或文控員應(yīng)填寫《作廢文件審批表》交部門主管批準(zhǔn)后方可處理，將作廢文件保留一份，并另加蓋“作廢存留”標(biāo)識(shí)，歸檔保存一年備查，其他的進(jìn)行銷毀。 第24條 文件評(píng)審規(guī)定如下。 （1）人事行政部經(jīng)理應(yīng)定期組織行政主管、行政專員等相關(guān)人員做好文件評(píng)審工作。 （2）文件評(píng)審的時(shí)間可與體系文件的管理評(píng)審相結(jié)合，評(píng)審內(nèi)容包括現(xiàn)有文件的充分性、適宜性和有效性，確定文件修改清單和文件新增清單，以持續(xù)改進(jìn)文件的可操作性和科學(xué)性。 第7章 附則 第25條 本制度由人事行政部編制，解釋權(quán)歸人事行政部所有。 第26條 本制度經(jīng)行政副總審核、總經(jīng)理審批后，自發(fā)布之日起開始執(zhí)行。 二、檔案管理制

20、度 檔案管理制度 第1章 總則 第1條 目的。 為了規(guī)范公司檔案管理工作，做好文件資料的保管、借閱回收、銷毀工作，發(fā)揮檔案價(jià)值，防止公司信息泄露，特制定本制度。 第2條 檔案管理體系 （1）公司成立兩級(jí)檔案管理體系，人事行政部下屬檔案室為公司檔案主要責(zé)任單位，人事行政部的行政專員為兼職的公司檔案管理人員；公司二級(jí)管理部門為本單位文檔保管部門，均應(yīng)指定專人兼職負(fù)責(zé)。 （2）檔案分類、目錄、編號(hào)的原則由人事行政部統(tǒng)一制定。公司的檔案庫應(yīng)與公司的其他資料庫，如工程施工、設(shè)計(jì)資料庫等分開管理。密級(jí)檔案必須保證安全。文書結(jié)案后，原稿或正本應(yīng)歸檔，需經(jīng)常性使用的，應(yīng)留副本使用。 第2

21、章 文件、檔案整理 第3條 文件點(diǎn)收 文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，根據(jù)如下原則點(diǎn)收。 （1）檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。 （2）文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。 （3）文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門科室。 （4）與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。 （5）有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門送人事行政部簽收后，將文件歸檔處理。 第4條 文件整理 點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理。 （1）中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 （2）右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)

22、準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角、理齊釘牢。 （3）文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。 第3章 檔案分類 第5條 檔案分類應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門]大類、小類三級(jí)分類。先以部門區(qū)分，然后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。 第6條 檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。如果因案件較多、三級(jí)分類不夠應(yīng)用時(shí)，須在第三級(jí)之后增設(shè)第四級(jí)“細(xì)類”。如案件不多，也可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級(jí)。 第7條 同一“小類”（或細(xì)類）的案件以裝訂于一個(gè)檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不夠使用時(shí)，可分為兩個(gè)以上的檔類裝訂，并于小類

23、（或細(xì)類）之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。 第8條 每一檔夾封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。 第9條 檔號(hào)的表示方式如下：A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2；其中，A1A2為經(jīng)辦部門代號(hào)，B1B2為大類號(hào)，C1C2為小類號(hào)，D1為檔案卷次，E1E2為檔案目次。 第4章 檔案名稱及編號(hào) 第10條 檔案名稱。 （1）檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 （2）各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示：其位數(shù)使用視案件多少及增長情形斟酌

24、決定。 （3）檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案分類編號(hào)表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。 （4）檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。 （5）檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。 第11條 檔案編號(hào)。 （1）新檔案。應(yīng)從《檔案分類編號(hào)表》查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔案號(hào)。 （2）檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔案號(hào)并予以同號(hào)編列。 （3）檔案號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一檔案件敘述多件事或一

25、案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔案號(hào)。 （4）檔案號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔案號(hào)填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。 第5章 檔案歸檔管理 第12條 歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔案夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。 第13條 檔案夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔案夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。 第14條 文件保存期限，除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下表所列的規(guī)定辦理。 檔案保存期限一覽表 類別 永久保存類 10年保存類 5年保存類 1年保存類 內(nèi)容 1．公司章程 2．股

26、東名冊(cè) 3．公司組織規(guī)程及規(guī)章制度、工作細(xì)則等 4．總經(jīng)理、股東會(huì)記錄 5．財(cái)務(wù)報(bào)表 6．政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)的文件 7．不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證 8．工程設(shè)計(jì)、施工、竣工資料 9．其他規(guī)定須永久保存的文書 1．公司內(nèi)部預(yù)、決算書類 2．會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表 3．事業(yè)計(jì)劃資料 4．其他規(guī)定需10年保存的文書 1．期滿或已解除的合同文書 2．正在執(zhí)行當(dāng)中的合同文書 3．其他規(guī)定需保存5年的文書 結(jié)案后無需長期保存的文書 注：上述非永久保存的資料過期之后，必要時(shí)可以用光盤存錄備查。 第6章 檔案調(diào)閱管理 第15條 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案

27、調(diào)閱單》，經(jīng)其部門主管核準(zhǔn)后向檔案保管人員調(diào)閱。 第16條 調(diào)閱檔案包括文件資料必須在檔案調(diào)閱登記簿登記后方可借閱秘密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)經(jīng)理級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。 第17條 案卷不許借出只供在檔案室查閱未歸檔的文件及資料可借出。 第18條 檔案管理人員接到《檔案調(diào)閱單》，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于《檔案調(diào)閱單》上填注借出日期，然后將檔案交與調(diào)卷人員。《檔案調(diào)閱單》例按歸還日期先后整理，以備催還。 第19條 調(diào)閱期限不得超過2個(gè)星期，到期必須歸還如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 第20條 調(diào)閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保護(hù)檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄

28、、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則，按違反《保密法》追究當(dāng)事人責(zé)任。 第21條 調(diào)閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。 第22條 外單位調(diào)閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。 第23條 外單位摘抄卷內(nèi)檔案應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，并對(duì)摘抄的材料進(jìn)行審查簽章。 第24條 檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔案夾?！稒n案調(diào)閱單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤? 第25條 調(diào)閱的檔案應(yīng)與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。 第7章 檔案清理 第16條 檔案管理人員應(yīng)及時(shí)擦拭

29、檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。 第17條 每年更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀。銷毀前，應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄附注欄內(nèi)注明銷毀日期。 第18條 保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，檔案管理人員應(yīng)將《檔案目錄表》上注明在其保留文件，并在上注明部分銷毀的日期。 第19條 每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。 第20條 對(duì)于已失去作用的檔案進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理，銷毀檔案材料要認(rèn)真鑒定，確定銷毀檔案材料已列冊(cè)登記。 第21條 銷毀檔案材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。 第8章

30、 附則 第22條 本制度由人事行政部檔案室負(fù)責(zé)制定、修訂與解釋事宜。 第23條 本制度經(jīng)人事行政部經(jīng)理審核、報(bào)主管行政事務(wù)的行政副總審批后生效。修訂、廢止時(shí)亦同。 第24條 本制度自公布之日起執(zhí)行。 四、會(huì)議管理制度 會(huì)議管理制度 第1章 總則 第1條 目的 為了規(guī)范公司的會(huì)議召開程序，確保會(huì)議的高質(zhì)量、高效率，幫助相關(guān)部門集思廣益、促進(jìn)溝通、統(tǒng)一思想、協(xié)調(diào)步調(diào)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策，特制定本制度。 第2條 適用范圍 本制度適用于公司各級(jí)、各類會(huì)議的組織與管理。 第2章 會(huì)議分類 第3條 根據(jù)會(huì)議范圍分類 根據(jù)會(huì)議的范圍，可以分為以下五種。 （1）公司級(jí)會(huì)議

31、，包括全公司員工大會(huì)、全公司技術(shù)人員、項(xiàng)目經(jīng)理、施工隊(duì)長等的大會(huì)或代表大會(huì)。召開此類會(huì)議，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)組織召開，公司領(lǐng)導(dǎo)參加。 （2）專業(yè)性會(huì)議，指公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)、技術(shù)系統(tǒng)等組織召開的會(huì)議。召開此類會(huì)議，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，各業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)組織召開，公司業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)參加。 （3）系統(tǒng)或部門工作會(huì)議，指由各職能部門、項(xiàng)目經(jīng)理部召開的會(huì)議。召開此類會(huì)議，應(yīng)經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)，并報(bào)行政辦公室備案，由單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織，公司領(lǐng)導(dǎo)視情況派員參加。 （4）所、廠、庫、隊(duì)、班、組會(huì)議，指由基層單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作、生活情況召開的會(huì)議，上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也可派員參加。 （5）上級(jí)或外單位在本

32、公司召開的會(huì)議（現(xiàn)場會(huì)、報(bào)告會(huì)、演講會(huì)等）或公司的業(yè)務(wù)會(huì)（管線施工管理、維護(hù)管理、材料管理、車輛管理、員工管理、伙食管理等會(huì)議），應(yīng)由行政辦公室或主管部門安排召開，分管的公司領(lǐng)導(dǎo)參加。 第4條 根據(jù)會(huì)議內(nèi)容分類 根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容，可以分成四大類。 （1）行政專業(yè)會(huì)議，包括董事常務(wù)會(huì)、董事代表會(huì)、董事辦公會(huì)、總經(jīng)理常務(wù)會(huì)、公司事務(wù)性會(huì)議、公司年度員工大會(huì)、公司經(jīng)營分析會(huì)、質(zhì)量分析會(huì)、安全工作會(huì)、專業(yè)技術(shù)工作會(huì)、工程設(shè)計(jì)任務(wù)完成及調(diào)度專門會(huì)議、公司各級(jí)部門工作例會(huì)、班組班前例會(huì)等。 （2）各類代表大會(huì)，包括員工代表會(huì)、各級(jí)各類人員代表大會(huì)、工會(huì)代表大會(huì)、黨團(tuán)員代表大會(huì)、婦女代表大會(huì)、董事會(huì)

33、代表大會(huì)等。 （3）專題會(huì)議，包括問題研討會(huì)、專員研討會(huì)、工作專題會(huì)等。 （4）其他會(huì)議，包括定期的例會(huì)、臨時(shí)性會(huì)議等。 第5條 部分會(huì)議的議題安排 上述部分會(huì)議的內(nèi)容安排如下表所示。 部分會(huì)議的內(nèi)容細(xì)則 會(huì)議名稱 會(huì)議議題安排 董事常務(wù)會(huì) 研究公司重大事項(xiàng)、決策、人員任免等 董事代表會(huì) 部署、研討公司重大工作事項(xiàng)等 董事辦公會(huì) 研究、布置董事會(huì)工作及人員任免 總經(jīng)理常務(wù)會(huì) 研究、布置公司行政工作，討論重大問題 公司事務(wù)性會(huì)議 月、半年、年工作例會(huì)，主要領(lǐng)導(dǎo)參加，公司總經(jīng)理等主要領(lǐng)導(dǎo)主持 公司年度員工大會(huì) 總結(jié)工作、布置工作、表彰先進(jìn) 公司經(jīng)營分析會(huì)

34、 匯報(bào)公司日常經(jīng)營進(jìn)展情況、各項(xiàng)指標(biāo)完成情況、存在的主要問題，并提出改進(jìn)措施等 質(zhì)量分析會(huì) 匯報(bào)、總結(jié)公司在工程、維護(hù)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)以及管理工作中的質(zhì)量情況、存在的問題，并研究改進(jìn)措施和辦法 安全工作會(huì) 匯報(bào)、總結(jié)公司在安全作業(yè)與管理、治安、消防、行車等情況，分析發(fā)生事故原因，檢查事故防患措施 專業(yè)技術(shù)工作會(huì) 專業(yè)設(shè)計(jì)、工程技術(shù)中存在的主要技術(shù)問題專題研討，新技術(shù)、新規(guī)范、新標(biāo)準(zhǔn)的采用情況，專利利用及改進(jìn)情況，專業(yè)技術(shù)研討、專業(yè)培訓(xùn)、員工技術(shù)考核等 公司部門工作例會(huì) 檢討工作，總結(jié)布置工作，定時(shí)例會(huì) 班組班前例會(huì) 總結(jié)、布置工作和安全，布置后一天和總結(jié)前一天工作任務(wù)和安全生產(chǎn)

35、情況，指出存在問題、注意事項(xiàng)、好人好事、上級(jí)有關(guān)通知要求等 定期的例會(huì) 每星期、每月、半年、年度定期召開的例會(huì)，其內(nèi)容、召開時(shí)間、參加人員、會(huì)議地點(diǎn)、時(shí)長等應(yīng)由行政辦公室統(tǒng)一規(guī)定，讓公司全體知曉；非臨時(shí)更改，一般不再通知 臨時(shí)性會(huì)議 一般應(yīng)提前2天報(bào)行政辦公室審批；未經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，不得隨意改動(dòng)正常例會(huì)，以建立正常的、有規(guī)律的工作秩序 第3章 會(huì)議數(shù)量與質(zhì)量控制 第6條 會(huì)議數(shù)量控制 對(duì)會(huì)議數(shù)量的控制，行政辦公室主要應(yīng)做好以下三個(gè)方面的工作。 （1）建立嚴(yán)格的會(huì)議審批機(jī)制。 ①公司一切會(huì)議歸行政辦公室審批，防止會(huì)議無準(zhǔn)備、無預(yù)告、無明確議題，保證會(huì)議召開的必要性?？砷_可不開

36、的會(huì)不開，能采用別的方法解決的不開，無實(shí)質(zhì)性或純禮節(jié)性會(huì)議不開，能合并的不單獨(dú)召開，已有明確決議的不重復(fù)開等。 ②本著“下級(jí)服從上級(jí)、小會(huì)服從大會(huì)、局部服從全局”的原則召開會(huì)議。 ③凡涉及多部門的會(huì)務(wù)性會(huì)議，應(yīng)統(tǒng)籌安排、刪減合并，確保會(huì)議的必要性和有效性。 （2）科學(xué)設(shè)置例會(huì)。 不斷檢查分析，取消無存在價(jià)值的例會(huì)，合并效率不高的例會(huì)。 （3）提高相關(guān)人員掌握會(huì)議的水平。 根據(jù)具體情況，選擇最適用和最有效的溝通方式，減少會(huì)議數(shù)量，可選擇面談、現(xiàn)場指導(dǎo)、打電話、發(fā)郵件等其他辦法。 第7條 會(huì)議質(zhì)量控制 為有效地控制會(huì)議質(zhì)量，應(yīng)從以下10方面進(jìn)行考慮。 （1）會(huì)議目的是否明確。

37、 （2）開會(huì)時(shí)機(jī)是否成熟。 （3）會(huì)議規(guī)模、規(guī)格是否適度。 （4）會(huì)議應(yīng)緊湊，決不短會(huì)長開。 （5）準(zhǔn)備工作應(yīng)反復(fù)檢查，充分準(zhǔn)備。 （6）主持人應(yīng)具備把握會(huì)議的能力，能適時(shí)引導(dǎo)會(huì)議按既定方案進(jìn)行，達(dá)到預(yù)定目的和效果，不跑題、偏題、馬拉松開會(huì)。 （7）排除會(huì)議干擾，要求手機(jī)設(shè)置為靜音，禁止在會(huì)場打電話、高聲談?wù)?，要求與會(huì)者坐姿端正并記錄會(huì)議決議等。 （8）利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、投影、錄音、錄像等手段提高會(huì)議效率。 （9）議題集中，不宜過多，保證較短時(shí)間內(nèi)能完成全部議程，并保證問題解決的深度和效果。 （10）一切會(huì)議應(yīng)有計(jì)劃、議程主要發(fā)言人必須有發(fā)言稿或詳細(xì)發(fā)言提綱。

38、第4章 會(huì)議準(zhǔn)備 第8條 參加人員 （1）需要通知參加會(huì)議的人員，主要包括四類。 ①對(duì)會(huì)議目標(biāo)負(fù)有主要或直接責(zé)任者。 ②對(duì)會(huì)議議題有絕對(duì)決定權(quán)力者。 ③會(huì)后行動(dòng)的直接執(zhí)行者。 ④對(duì)會(huì)議議題有專門知識(shí)或經(jīng)驗(yàn)者。 （2）會(huì)議主辦部門應(yīng)嚴(yán)格控制參會(huì)人數(shù)，無關(guān)或不需要參加的人員能不參加則不參加。例如，對(duì)于討論性會(huì)議，總?cè)藬?shù)一般不超過20人。 第9條 會(huì)議時(shí)間 確定會(huì)議的時(shí)點(diǎn)與長短，需要做好以下四個(gè)方面的工作。 （1）事先調(diào)查，保證會(huì)議安排在多數(shù)與會(huì)人員能集中精力開會(huì)的時(shí)間段。 （2）盡量安排在關(guān)鍵人員的最佳開會(huì)時(shí)間。 （3）在保證效果的前提下力求開短會(huì)，并留有機(jī)動(dòng)時(shí)間。

39、 （4）把握開會(huì)時(shí)機(jī)，時(shí)間緊迫的會(huì)議應(yīng)盡早開，留給與會(huì)者執(zhí)行落實(shí)會(huì)議決議的時(shí)間；需要與會(huì)者充分研討的，應(yīng)提前較長時(shí)間告知會(huì)議議題，給與會(huì)者留出充分的準(zhǔn)備時(shí)間。 第10條 會(huì)議議程安排 議程由主辦單位擬定，主要包括會(huì)議內(nèi)容、討論事項(xiàng)、達(dá)到目的、其他要求等。 （1）重要議題安排在會(huì)議前一時(shí)間段。 （2）明確或控制會(huì)議中各議題的時(shí)長，防止時(shí)間失控。 （3）控制議題數(shù)量，保證議而有決，能解決問題。 （4）保證與會(huì)者有備而來。 （5）注意引導(dǎo)、歸納、提升會(huì)議議題。 （6）需發(fā)放的資料應(yīng)提早分發(fā)，讓與會(huì)者在會(huì)議正式開始前可以明確會(huì)議內(nèi)容、準(zhǔn)備自己的看法，減少會(huì)中宣讀、閱讀、演講的時(shí)間耽擱

40、。 （7）連續(xù)2～3小時(shí)以上的會(huì)議應(yīng)安排中間休息，一般為10分鐘。 第11條 會(huì)場布置 會(huì)場布置工作主要包括會(huì)場空間、座位、條幅標(biāo)語、音響、投影、照明、通風(fēng)等的安排和布置，具體要求如下。 （1）會(huì)場空間應(yīng)便于與會(huì)人員進(jìn)出。 （2）座位應(yīng)有利于主要與會(huì)人員的視野通暢、便于相互交流、便于記錄和閱讀。 （3）會(huì)議必須的設(shè)備應(yīng)有質(zhì)量保證，并應(yīng)進(jìn)行會(huì)前檢查。 （4）會(huì)場一般應(yīng)設(shè)“禁止抽煙”、“請(qǐng)勿喧嘩”等警示牌，保證會(huì)議環(huán)境。 第12條 會(huì)議通知 （1）通知的擬定和要素：參加人員名單、會(huì)期、開始時(shí)間、地點(diǎn)、需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)及要求，并應(yīng)注明經(jīng)辦聯(lián)系人、電話號(hào)碼、職務(wù)以及所在單位和蓋章等

41、。 （2）通知書寫：文字應(yīng)簡潔明了、全面周到，用電話等形式的會(huì)議通知應(yīng)準(zhǔn)備底稿。 （3）無記名參加的人員，對(duì)范圍、對(duì)象、職務(wù)要通知清楚。 （4）為保證與會(huì)人員按時(shí)到會(huì)，可采用預(yù)先通知和正式通知兩步進(jìn)行。 （5）對(duì)于重要會(huì)議進(jìn)行預(yù)先通知后，應(yīng)監(jiān)督準(zhǔn)備情況，保證開會(huì)時(shí)各方面均準(zhǔn)備到位。 （6）對(duì)參會(huì)的關(guān)鍵人員應(yīng)當(dāng)面通知或多次核實(shí)能否按時(shí)到會(huì)。 第5章 會(huì)中管理 第13條 人員簽到 （1）準(zhǔn)備簽到表格、牌、卡或與會(huì)人員簽到花名冊(cè)等。 （2）簿式簽到：參加會(huì)議人員在預(yù)先準(zhǔn)備的簽到簿上簽名以示到會(huì)。 （3）大會(huì)工作人員代簽：按準(zhǔn)備好的應(yīng)參加人員花名冊(cè)，來一個(gè)由大會(huì)工作人員“√”表

42、示到會(huì)，“”表示缺席，“O”表示請(qǐng)假等。 （4）證卡簽到：預(yù)先打印參加大會(huì)的卡，發(fā)給個(gè)人填寫姓名及其他內(nèi)容，到會(huì)場交給主持大會(huì)工作人員，以統(tǒng)計(jì)到會(huì)、未到會(huì)人員情況。 （5）座次表簽到：預(yù)先將參加大會(huì)人員安排座位，到會(huì)人員到座位在表上消號(hào)或打“√”。 （6）電腦簽到：預(yù)先將與會(huì)者的指紋或磁卡信息輸入電腦，到會(huì)人員按指紋或刷磁卡簽到。 （7）簽到完成后，工作人員應(yīng)盡快統(tǒng)計(jì)出應(yīng)到、實(shí)到人數(shù)，未到人，交大會(huì)主持人。 第14條 會(huì)場服務(wù) （1）引導(dǎo)座位：工作人員按事前安排的座位，引導(dǎo)與會(huì)人員盡快就坐，特別要注意主要領(lǐng)導(dǎo)人員和主席臺(tái)就座人員的座次位置。 （2）分發(fā)會(huì)議文件、材料：重要文件可

43、發(fā)到個(gè)人或主要負(fù)責(zé)人手里，可事先認(rèn)領(lǐng)簽收，也可會(huì)場提前認(rèn)領(lǐng)簽收。 （3）內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息：對(duì)大會(huì)進(jìn)行中領(lǐng)導(dǎo)對(duì)外要辦的事項(xiàng)，外來人員電話重要日程安排布置等的辦理，外來記者等接待陪同等事項(xiàng)。 （4）維護(hù)會(huì)場秩序：保證會(huì)場內(nèi)外的肅靜，注意周圍警戒和保衛(wèi)，嚴(yán)防各種事故發(fā)生，減少會(huì)議中的走動(dòng)。 （5）處理會(huì)中臨時(shí)事項(xiàng)：承辦主要領(lǐng)導(dǎo)或重要與會(huì)人員交辦的急事。 （6）其他服務(wù)：對(duì)會(huì)中一般需用物品應(yīng)有余量準(zhǔn)備，以應(yīng)付個(gè)別需求。保持會(huì)場通風(fēng)、采光和衛(wèi)生。 第15條 會(huì)議進(jìn)程管理 （1）主持人應(yīng)熟悉會(huì)議議程、議題、目的和會(huì)議精神等。 （2）尤其主持人和主講人應(yīng)按時(shí)到位，在開會(huì)前10分鐘由主持人清

44、點(diǎn)人數(shù)，按時(shí)開會(huì)。 （3）要注意基層與會(huì)人員的想法、看法。 （4）主持人應(yīng)集中與會(huì)者的意見后做總結(jié)，引導(dǎo)圍繞中心暢所欲言，避免爭執(zhí)和人身攻擊。 （5）討論前應(yīng)明確討論的議題，要及時(shí)糾偏和引導(dǎo)。 （6）科學(xué)安排議程，注意中間休息和節(jié)奏安排。 （7）減少中途退席，特別是主要與會(huì)人員退席的發(fā)生。 （8）一般情況下不改變議程安排。 （9）當(dāng)議論達(dá)到預(yù)期目的時(shí)，應(yīng)及時(shí)小結(jié)并引導(dǎo)轉(zhuǎn)換議題。 （10）主要研討的議題一般應(yīng)放在大會(huì)前半部分時(shí)間。 第16條 會(huì)議記錄 （1）行政辦公室應(yīng)派專人對(duì)會(huì)議內(nèi)容予以詳細(xì)記錄，具體包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員情況、會(huì)議組織情況、主持人等，重點(diǎn)要做

45、好會(huì)議議題、討論發(fā)言情況、所形成的決議等內(nèi)容的記錄。 （2）會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，并及時(shí)在會(huì)上通過。 第6章 會(huì)后工作 第17條 行政辦公室的會(huì)后工作 （1）督促參會(huì)行政人員及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要、決議等結(jié)論性文件，并分發(fā)存檔。 （2）按會(huì)議紀(jì)要和決議內(nèi)容，督促相關(guān)部門和人員逐項(xiàng)落實(shí)會(huì)議決策，以期達(dá)到召開會(huì)議的預(yù)期目的。 第18條 會(huì)議主持人員 會(huì)議主持人員應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議的主持情況進(jìn)行總結(jié)，不斷提高主持會(huì)議的能力。 第7章 附則 第19條 本制度由人事行政部負(fù)責(zé)解釋。 第20條 本制度由發(fā)布之日起開始執(zhí)行。 第三節(jié) 日常事務(wù)管理表格 一、文件目錄清單

46、 文件標(biāo)題 文件類別 □規(guī)范類 □規(guī)格類 □標(biāo)準(zhǔn)類 文件號(hào) 文件名稱 版本 頁數(shù) 日期 備注 1 2 3 二、文件發(fā)放清單 日期 文件編號(hào) 文件名稱 版次 數(shù)量 領(lǐng)用人 領(lǐng)用部門 補(bǔ)發(fā) 經(jīng)手人 備注 三、文件回收清單 文件名稱 文件編號(hào) 回收頁次/全部 經(jīng)辦人 回收部門 數(shù)量/頁次 回收日期 人員簽字

47、 四、文件作廢申請(qǐng)單 文件名稱 文件編號(hào) 作廢頁數(shù) 申請(qǐng)作廢部門 作廢原因 申請(qǐng)人 日期 申請(qǐng)部門主管 日期 需回收數(shù)量 分布部門數(shù)量 文件管理部門主管 日期 備注 五、檔案存放備查表 樓 層 房間 全宗號(hào) 全宗名稱 案卷目錄號(hào) 案卷目錄名稱 目錄中案卷起止號(hào)數(shù) 柜 欄 格 柜 欄 格 六、歸檔案卷目錄表

48、 卷宗號(hào)： 目錄號(hào)： 部門： 案卷順序號(hào) 立卷類目號(hào) 案卷標(biāo)題 起止日期 卷內(nèi)張數(shù) 保管期限 備注 七、文件檔案明細(xì)表 保險(xiǎn)庫號(hào) 柜位號(hào) 擬存至日期 部門 文件名稱內(nèi)容 類別 入庫日期 出庫日期 收件人簽收 年 月 日 年 月 日 八、

49、檔案調(diào)閱記錄單 編號(hào)： 日期： 年 月 日 文件類別 文件名稱 內(nèi)容概述 調(diào)卷部門 調(diào)閱人 調(diào)閱用途 調(diào)閱期限 自 年 月 日起至 年 月 日止，計(jì) 日 原收入編號(hào) 借出日期 檔號(hào) 歸還日期 年 月 日 備注 保管人簽章 核準(zhǔn)： 主管： 注：本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)于案卷退還后由檔案室退還調(diào)卷人，第二聯(lián)留存檔案室備查。