數(shù)碼照片檔案管理方法與程序課件

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1、數(shù) 碼 照 片 檔 案 管 理 方 法 與 程 序業(yè) 務(wù) 科2006.12 主 要 內(nèi) 容 ：l 一 、 數(shù) 碼 照 片 的 歸 檔 范 圍l 二 、 數(shù) 碼 照 片 的 歸 檔 要 求l 三 、 數(shù) 碼 照 片 的 歸 檔 流 程 一 、 數(shù) 碼 照 片 的 歸 檔 范 圍按 照 普 通 照 片 的 歸 檔 范 圍 執(zhí) 行 。 注 意 事 項(xiàng) 如 下 ：l 選 擇 性 歸 檔 一 般 不 把 將 活 動(dòng) 中 形 成 的 數(shù) 碼 照 片 全 部 作 為 歸 檔 照 片 、而 是 有 選 擇 重 要 的 、 有 代 表 性 的 、 有 查 考 利 用 價(jià) 值 的 照 片進(jìn) 行 歸 檔 。l 歸

2、檔 照 片 數(shù) 量 各 單 位 根 據(jù) 本 單 位 實(shí) 際 情 況 自 定 ， 主 要 是 要 結(jié) 合 重 要 程 度 、 實(shí)際 工 作 需 要 等 因 素 來(lái) 定 ， 在 實(shí) 際 工 作 中 需 要 具 體 情 況 具 體 分 析 。l 其 他 適 用 情 況 通 過(guò) 掃 描 、 數(shù) 碼 翻 拍 普 通 照 片 等 形 成 的 數(shù) 碼 照 片 歸 檔 方 式 也 適用 二 、 數(shù) 碼 照 片 的 歸 檔 要 求l 建 立 健 全 相 關(guān) 制 度l 照 片 分 辨 率 與 格 式 單 張 數(shù) 碼 照 片 文 件 分 辨 率 應(yīng) 在 1280X960以 上 （ 采 用三 百 萬(wàn) 像 素 以 上

3、） ， 數(shù) 碼 照 片 的 存 儲(chǔ) 格 式 應(yīng) JPG。 l 雙 軌 保 存 制l 雙 套 保 存 制 三 、 數(shù) 碼 照 片 歸 檔 流 程l 一 、 歸 檔 前 期 工 作 （ 攝 影 人 或 責(zé) 任 科 室 負(fù) 責(zé) ） 1、 挑 選 數(shù) 碼 照 片 2、 沖 印 數(shù) 碼 照 片 3、 移 交 歸 檔 照 片l 二 、 具 體 歸 檔 工 作 （ 檔 案 室 負(fù) 責(zé) 完 成 ） 1、 實(shí) 體 照 片 歸 檔 2、 數(shù) 碼 照 片 歸 檔l 三 、 光 盤(pán) 的 編 號(hào) 與 保 管科室工作檔案室工 作 （ 一 ） 歸 檔 前 期 工 作 之 一 挑 選 照 片l 如 何 挑 選 ： 有 代 表

4、 意 義 的 、 反 映 活 動(dòng) 、 事 件、 會(huì) 議 發(fā) 展 過(guò) 程 、 結(jié) 果 的 ， 注 意 量 的 控 制l 如 何 分 組 ： 并 非 同 一 類 照 片 為 一 組 ， 而 是 同一 次 活 動(dòng) 、 事 件 、 會(huì) 議 的 照 片 為 一 組l 如 何 編 寫(xiě) 組 說(shuō) 明 與 照 片 說(shuō) 明 組 說(shuō) 明 ： 對(duì) 本 組 照 片 作 簡(jiǎn) 單 說(shuō) 明 ， 包 括 六 要 素 ：時(shí) 間 、 地 點(diǎn) 、 人 物 、 事 由 、 背 景 、 攝 影 者 。 照 片 說(shuō) 明 ： 說(shuō) 明 每 組 內(nèi) 單 張 照 片 的 具 體 情 況 （ 如對(duì) 人 物 姓 名 、 職 務(wù) 、 行 為 的 說(shuō) 明

5、 等 等 ） 。 （ 一 ） 歸 檔 前 期 工 作 之 二 沖 印 照 片l 沖 印 數(shù) 量 數(shù) 碼 與 實(shí) 體 一 一 對(duì) 應(yīng) 所 有 挑 選 出 歸 檔 的 照 片 全 部 沖 印l 沖 印 方 式 專 門(mén) 數(shù) 碼 照 片 沖 印 點(diǎn) 沖 印 。l 沖 印 大 小 全 部 6寸 ， 珍 貴 的 照 片 可 沖 印 大 幅 照 片 。 （ 一 ） 歸 檔 前 期 工 作 之 三 移 交 照 片l 移 交 手 續(xù) 1、 移 交 簽 字 移 交 單 2、 移 交 清 單 移 交 明 細(xì)l 移 交 存 儲(chǔ) ： 不 可 存 儲(chǔ) 在 系 統(tǒng) 盤(pán) （ 即 不 可 存 在 C盤(pán)下 ）l 移 交 內(nèi) 容

6、： 實(shí) 體 照 片 、 數(shù) 碼 照 片 、 文 字 說(shuō) 明 三 者 必 須同 時(shí) 移 交l 移 交 時(shí) 間 ： 各 單 位 自 定 ， 提 倡 照 片 形 成 一 周 后 移交 檔 案 室 ， 即 隨 時(shí) 移 交 。 （ 二 ） 具 體 歸 檔 工 作 之 一 實(shí) 體 歸 檔l 歸 檔 方 式 ： 與 傳 統(tǒng) 照 片 歸 檔 相 同 ， 可 以 與傳 統(tǒng) 照 片 連 用 、 混 用 。l 分 類 方 法 ： 類 別 年 度l 歸 檔 要 求 ： 按 組 歸 檔l 編 號(hào) 方 法 ： 全 宗 號(hào) 目 錄 號(hào) 案 卷 號(hào) 照片 號(hào)l 裝 具 要 求 ： 6寸 紙 芯 照 片 冊(cè) （ 二 ） 具 體

7、 歸 檔 工 作 之 二 數(shù) 碼 歸 檔l 設(shè) 置 類 文 件 夾 ， 將 組 文 件 夾 對(duì) 號(hào) 入 座 （ 示 例 ）l 組 文 件 夾 重 新 命 名 （ 示 例 ） 組 文 件 夾 題 名 格 式 ： 全 宗 號(hào) -目 錄 號(hào) -案 卷 號(hào) -（ 本 組 第 一張 照 片 的 照 片 號(hào) -本 組 最 后 一 張 照 片 的 照 片 號(hào) ） +本 組 簡(jiǎn)單 說(shuō) 明 如 ： 12-8-3-(12-18)2005全 區(qū) 檔 案 工 作 會(huì)l 每 張 數(shù) 碼 照 片 重 新 命 名 （ 示 例 ） 數(shù) 碼 照 片 題 名 格 式 ： 全 宗 號(hào) -目 錄 號(hào) -案 卷 號(hào) -照 片 號(hào) +本

8、張 照 片 的 簡(jiǎn) 單 說(shuō) 明 l 檢 查 組 題 名 ， 對(duì) 不 符 合 六 要 素 要 求 進(jìn) 行 修 改l 刻 錄 光 盤(pán) ： 一 次 性 寫(xiě) 入 不 可 擦 寫(xiě) 光 盤(pán) ， 一 式 兩 份 （ 三 ） 光 盤(pán) 的 編 號(hào) 與 保 管l 存 放 位 置 ： 放 入 光 盤(pán) 盒 中 。l 編 號(hào) ： 按 照 形 成 年 度 的 順 序 用 阿 拉 伯 數(shù) 字 大 流 水排 列 ； 用 扣 取 紙 貼 于 光 盤(pán) 盒 盒 脊 ， 標(biāo) 明 光 盤(pán) 流 水號(hào) 和 數(shù) 碼 照 片 形 成 年 度 。l 標(biāo) 簽l 保 管 要 求 l 數(shù) 碼 照 片 檔 案 背 景 信 息 登 記 表 l 數(shù) 碼 照 片 檔 案 登 記 卡 光 盤(pán) 的 保 管 要 求 ：l 避 免 擦 、 劃 、 觸 摸 記 錄 涂 層 。l 即 用 即 取 ， 用 畢 歸 位 。l 豎 立 存 放 ， 避 免 擠 壓 。l 保 持 存 放 環(huán) 境 清 潔 ， 注 意 防 塵 與 防 光 。l 應(yīng) 每 5年 進(jìn) 行 一 次 有 效 性 、 安 全 性 檢 查 ， 發(fā) 現(xiàn) 問(wèn) 題， 應(yīng) 及 時(shí) 拷 貝 。 如 軟 、 硬 平 臺(tái) 發(fā) 生 改 變 ， 則 應(yīng) 及時(shí) 轉(zhuǎn) 換 。 結(jié) 束 ！ 希 望 大 家 多 提 意 見(jiàn) ！業(yè) 務(wù) 科 曹 TEL： 68832998