《全國NVQ《企業(yè)行政管理》培訓(xùn)講義五》由會(huì)員分享，可在線閱讀，更多相關(guān)《全國NVQ《企業(yè)行政管理》培訓(xùn)講義五（40頁珍藏版）》請(qǐng)?jiān)谘b配圖網(wǎng)上搜索。
1、2021/3/5 NVQ企業(yè)行政管理 （二級(jí)） 課程講義 2021/3/5 第五單元：工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì) 精神 標(biāo)準(zhǔn)與大綱： 計(jì)劃課時(shí)： 14 根據(jù)交流目標(biāo)選擇不同的交流方式； 會(huì)議以及遠(yuǎn)程會(huì)議的基本要求； 工作日志管理以及安排事務(wù)性約會(huì)； 撰寫簡(jiǎn)單的書面交流信函； 設(shè)計(jì)和填寫簡(jiǎn)單的表格； 運(yùn)用流程圖行動(dòng)圖等輔助手段幫助溝通； 按照指定日期完成工作準(zhǔn)確無誤的達(dá)到 預(yù)定要求的重要性。 2021/3/5 第五單元 : 工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì) 精神 中心思想： 辦公室是個(gè)工作團(tuán)體 ， 每位成員要具有 團(tuán)隊(duì)工作精神； 掌握必要的工作交流方法和技能； 提高工作效率 ， 以實(shí)現(xiàn)個(gè)人和團(tuán)隊(duì)目標(biāo) 。
2、2021/3/5 主要內(nèi)容： 一 、 選擇正確的交流方法 （ 教材 5.1） 二 、 各種會(huì)議的組織 （ 教材 5.2） 三 、 使用日志管理工作時(shí)間 （ 教材 5.3） 四 、 用書面形式進(jìn)行交流 （ 教材 5.4、 5.5） 五 、 辦公室中進(jìn)行溝通的輔助工具 （ 教材 5.6） 六 、 努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo) （ 教材 5.7、 5.8） 七 、 遵守單位規(guī)定及評(píng)估業(yè)績(jī) （ 教材 5.9） 2021/3/5 交流效率和團(tuán)隊(duì)精神 交 流 方 法 會(huì) 議 組 織 日 志 管 理 書 面 交 流 溝 通 工 具 團(tuán) 隊(duì) 目 標(biāo) 規(guī) 定 評(píng) 估 2021/3/5 一、 選擇正確的交流方法（教材 5.1
3、） 交 流 方 法 發(fā)送信息的方法及取決因素 .利用電子郵件及其他電信工具 利用會(huì)議開展交流 利用郵政服務(wù)開展交流 2021/3/5 一、 選擇正確的交流方法（教材 5.1） 1、發(fā)送信息的方法及取決因素 大多數(shù)人發(fā)送信息的方法有 ： （ 1） 傳統(tǒng)的郵寄系統(tǒng) （ 2） 使用電信系統(tǒng) 2021/3/5 通常采用何種信息發(fā)送方法取決于如下 因素： （ 1） 信息的緊急程度 。 如果是緊急信 息 ， 則應(yīng)考慮使用電子郵件 、 傳真或電 話 。 （ 2） 文件的大小及表現(xiàn)形式 ， 如果一 份文件由許多頁組成 ， 則應(yīng)考慮使用傳 統(tǒng)的郵寄方法或使用快遞服務(wù) 。 （ 3） 收件人是否需要原件或書面文本
4、。 如果需要 ， 則應(yīng)使用傳統(tǒng)的郵寄方法 。 2021/3/5 （ 4） 信息的保密程度或是否內(nèi)附各種票據(jù) 。 如果收件人的設(shè)備有附加的安全功能 ， 信息 可以用電子郵件或傳真發(fā)送 ， 如果沒有 ， 郵 寄服務(wù)或快遞服務(wù)比較合適 ， 如果內(nèi)附發(fā)票 、 支票等票據(jù) ， 最好使用掛號(hào)郵寄或快遞服務(wù) 。 （ 5） 信息的內(nèi)容是否需要商討 ， 如果是 ， 則 電話是最適合的 。 （ 6） 有多少人接收信息 。 如果是要發(fā)送給很 多人 ， 可以用傳真或電子郵件 。 （ 7） 費(fèi)用比較 ， 在兩種方法都可以發(fā)送信息 時(shí) ， 則選擇費(fèi)用較低的發(fā)送方式 。 2021/3/5 2、 利用電子郵件及其他電信工具
5、利用電子郵件進(jìn)行交流的 優(yōu)缺點(diǎn)： 電子郵件是在計(jì)算機(jī)終端上編寫信息，并通 過電信系統(tǒng)發(fā)送給其它計(jì)算機(jī)終端。信息可 以錄入或掃描錄入，并通過郵箱系統(tǒng)發(fā)送， 郵件被閱讀前一直儲(chǔ)存在收件人的郵箱內(nèi)， 用戶可以存儲(chǔ)、刪除、打印信息，同時(shí)可以 回信、轉(zhuǎn)發(fā)和檢查發(fā)送的信息是否已被收件 人收到。 2021/3/5 電子郵件的優(yōu)點(diǎn)在于： （ 1） 信息發(fā)送的速度快 （ 2） 費(fèi)用低廉 ， 內(nèi)部局域網(wǎng)使用電子郵件是 免費(fèi)的 ， 外部網(wǎng)絡(luò)發(fā)送信息的費(fèi)用不高于本 地電話費(fèi)用 ， 同時(shí)減少紙的使用量和發(fā)送紙 面信息的郵費(fèi) ， 節(jié)約企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本 。 （ 3） 信息能同時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)給其他終端 ， 使多個(gè)接 收人同時(shí)接受到信息
6、， 方便快捷 。 （ 4） 使用密碼等功能能保證信息安全 。 （ 5） 能發(fā)送多種類型的信息 ， 例如文字信息 、 掃描錄入的圖表及照片等 。 （ 6） 正在旅行的工作人員可通過筆記本電腦 隨時(shí)接收和發(fā)送信息 ， 達(dá)到過程辦公的目的 。 2021/3/5 電子郵件的缺點(diǎn)有： （ 1） 收件人必須有兼容的設(shè)備 （ 2） 因發(fā)送容易而產(chǎn)生很多垃圾郵件 ， 浪費(fèi) 收件人的時(shí)間 。 （ 3） 人們需經(jīng)過一定的學(xué)習(xí)或培訓(xùn) ， 才能成 功熟練地使用電子郵件 。 2021/3/5 使用電信工具進(jìn)行書面交流 除了電子郵件外，傳真、電傳等電信系 統(tǒng)也可以進(jìn)行書面信息的交流，電傳機(jī)曾是 信息交流的重要手段，但隨著
7、信息技術(shù)的發(fā) 展，很多新的設(shè)備已基本代替了電傳機(jī)的使 用，現(xiàn)代企業(yè)很少再使用電傳機(jī)來交流信息。 傳真機(jī)是現(xiàn)代企業(yè)常用的信息交流工具 ， 2021/3/5 其優(yōu)點(diǎn)在于： （ 1） 快速 ， 信息能立即收到 。 （ 2） 作為一種書面文件 ， 能作為事實(shí)和數(shù)字 的證明 ， 同時(shí)能進(jìn)行歸檔以備查詢 ， （ 3） 相對(duì)于郵寄而言 ， 費(fèi)用較低 。 （ 4） 功能較全的傳真機(jī)也可通過計(jì)算機(jī)發(fā)送 信息 。 使用傳真發(fā)送信息時(shí)其缺點(diǎn)在于： （ 1） 傳真信息只能發(fā)送給有傳真機(jī)的單位 。 （ 2） 不易保證信息的保密和安全 。 （ 3） 想互相商討信息比較因難 。 通常在發(fā)送完信息后，還需打電話進(jìn)行跟蹤 確認(rèn)
8、 2021/3/5 3、 利用會(huì)議開展交流 會(huì)議做為信息交流的重要手段之一 ， 其主要 功能在于： （ 1） 參會(huì)人員互相交流各自的意見和思想 （ 2） 參會(huì)人員就某一主題互相商討信息 （ 3） 就某些重大問題和工作程序進(jìn)行決策 （ 4） 信息發(fā)布 2021/3/5 會(huì)議交流的優(yōu)點(diǎn)在于 ： （ 1） 面對(duì)面的交流 ， 彼此能更好地理解對(duì)方 的意圖 （ 2） 會(huì)議是管理人員與員工相互交流以推行 新規(guī)程的重要手段 ， 同時(shí)也給大家提供一個(gè) 提出問題并對(duì)問題進(jìn)行探討 ， 最后達(dá)成共識(shí) 的機(jī)會(huì) 。 （ 3） 現(xiàn)代會(huì)議能通過投影儀等設(shè)備更形象地 進(jìn)行信息交流 。 （ 4） 會(huì)議之后能形成會(huì)議紀(jì)要或書面決
9、定 。 （ 5） 參加會(huì)議的人也可通過會(huì)議紀(jì)要更深入 地理解會(huì)議內(nèi)容 。 2021/3/5 會(huì)議交流的缺點(diǎn)在于 ： （ 1） 浪費(fèi)時(shí)間 。 會(huì)議進(jìn)行中可能會(huì)因?yàn)槟承?人的直言不諱影響會(huì)議進(jìn)程 ， 也會(huì)因有些人 說話羅嗦或談?wù)摬幌嚓P(guān)的問題而浪費(fèi)時(shí)間的 情況 。 （ 2）浪費(fèi)金錢。有些大型的會(huì)議可能會(huì)花費(fèi) 大量的錢的交通費(fèi)用和住宿費(fèi)用上。 2021/3/5 4、 郵件和快遞服務(wù)在交流中的優(yōu)缺點(diǎn) 是什么 ？ 答：盡管現(xiàn)在有很多發(fā)送信息的電子方 法 ， 但郵寄和快遞服務(wù)仍是發(fā)送信息的 重要手段 ， 郵件和快遞服務(wù)的優(yōu)點(diǎn)在于： （ 1） 收到的紙面信息能歸檔以備查詢 。 （ 2） 保密信息能通過掛號(hào)郵寄
10、或快遞 服務(wù)直接交付到收件人手中 ， 因而比電 子方法更安全 （ 3） 能獲得發(fā)送和接收憑證 。 2021/3/5 （ 4） 能收到文檔的原件 （ 5） 當(dāng)大批量地郵寄信息時(shí) ， 郵費(fèi)可申請(qǐng)?zhí)?殊優(yōu)惠 郵件和快遞服務(wù)的缺點(diǎn)： （ 1） 因程序復(fù)雜而浪費(fèi)時(shí)間 ， 需要材料裝袋 、 信封封口 、 到郵局郵寄等 （ 2） 費(fèi)用較高 ， 需要紙 、 信封 、 郵費(fèi)等支出 ， 如果是航空郵寄大宗文件 ， 則價(jià)格更加昂貴 （ 3） 相比電子系統(tǒng)而言 ， 發(fā)送速度較慢 （ 4） 郵件可能會(huì)丟失或錯(cuò)投 2021/3/5 二、各種會(huì)議的組織（教材 5.2） 1、 會(huì)議的類型有哪些 ？ 答：會(huì)議的類型主要有以下幾
11、種： （ 1） 正式會(huì)議 ， 如董事會(huì) 、 股東大會(huì)等 （ 2） 非正式會(huì)議 ， 如部門工作會(huì)議等 （ 3） 社團(tuán)會(huì)議 ， 如俱樂部會(huì)議 （ 4） 定期會(huì)議 ， 如年度大會(huì) 、 月總結(jié)會(huì) （ 5） 非定期會(huì)議 ， 如緊急會(huì)議 、 臨時(shí)會(huì)議 2021/3/5 2、 會(huì)議議程及主持人的議程是什么 ？ 答：會(huì)議議程是會(huì)議上所要討論內(nèi)容及其順 序一覽表 ， 通常要在會(huì)議開始前發(fā)到參會(huì)人 員手中 ， 會(huì)議議程上的項(xiàng)目主要有： （ 1） 會(huì)議者出勤情況介紹 （ 2） 上次會(huì)議記錄的簡(jiǎn)單回顧 （ 3） 上次會(huì)議記錄中存在的問題 （ 4） 本次會(huì)議的主要議題 （ 從財(cái)務(wù)項(xiàng)目開始 討論 ） （ 5） 本次會(huì)議議
12、程未列出的其它議題 （ 6） 下次會(huì)議的日期和時(shí)間 2021/3/5 2.行政管理人員組織會(huì)議的職責(zé) 1、 行政管理人員在會(huì)議之前 ， 會(huì)議期間及 會(huì)議之后應(yīng)履行的職責(zé)是什么 ？ （ 1） 行政管理人員在會(huì)議之前的職責(zé) （ 2） 行政管理人員在會(huì)議期間的職責(zé) （ 3） 行政管理人員在會(huì)議之后的職責(zé) 2、 做會(huì)議記錄之前應(yīng)做哪些準(zhǔn)備以及會(huì)議 記錄包括哪些內(nèi)容 ？ （ 1） 會(huì)議記錄是準(zhǔn)確地記錄會(huì)議進(jìn)行過程 及所作決定的簡(jiǎn)短報(bào)告 。 做會(huì)議記錄前 ， 應(yīng) 做如下準(zhǔn)備工作 （ 2） 會(huì)議記錄的內(nèi)容一般包括 2021/3/5 （ 3） 安排會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮哪些因素 有的會(huì)議在企業(yè)內(nèi)部舉行，而有的 則在企
13、業(yè)外部舉行，當(dāng)行政管理人員安 排外部會(huì)議時(shí)，會(huì)議地點(diǎn)的安排就顯得 非常重要，通常在安排會(huì)議地點(diǎn)時(shí)應(yīng)考 慮以下因素 2021/3/5 3.電話會(huì)議的特點(diǎn)及優(yōu)缺點(diǎn) 電話會(huì)議的特點(diǎn)是：電話會(huì)議允許人們 在相距很遠(yuǎn)的不同地方舉行會(huì)議 /討論 , 通過聲音 聯(lián)系 。 為了便于討論 ， 會(huì)議應(yīng)提前向國 家電話服務(wù)機(jī)構(gòu)預(yù)訂 ， 以確保參加電話 會(huì)議各方電 話線路暢通 。 2021/3/5 4.視頻會(huì)議的特點(diǎn)，需要的設(shè)備及其優(yōu)缺點(diǎn) 視頻會(huì)議是比電話會(huì)議昂貴的一種會(huì)議方式 ， 因?yàn)橐曨l會(huì)議能使人們互相看到 ， 所以 身體語言能幫助理解人們的觀點(diǎn)和情緒 。 視頻會(huì)議需要下列設(shè)備： 多臺(tái)攝像機(jī) ,以保證多角度拍攝
14、一臺(tái)編程處理圖像的計(jì)算機(jī) 通過電話線連接 至少兩臺(tái)電視監(jiān)視器 2021/3/5 教學(xué)方法： 課堂講授 組織討論 用各種合適 文件 、 紀(jì)錄等進(jìn)行會(huì)議模擬和演練 2021/3/5 三 、 使用日志管理工作時(shí)間 （ 教材 5.3） 1課時(shí) 1. 手填工作日志的使用方法 （ 見思 考題 13） 2 電子工作日志的使用方法及優(yōu)缺點(diǎn) （ 見思考題 14、 15） 教學(xué)方法： 課堂講授 討論 學(xué)員填寫相應(yīng) 的模擬日志 2021/3/5 四 、 用書面形式進(jìn)行交流 （ 教材 5。 4、 5。 5） 4.5課時(shí) 1 留言 、 短信 、 備忘錄的寫作方法 （ 見思考題 16、 17、 18） 2 表格的制備方法
15、 （ 見思考題 19、 20） 教學(xué)方法： 講述與作要求 學(xué)員要做各種簡(jiǎn)單的 書面交流練習(xí) 教師給出表格樣本并 組織討論 學(xué)員要設(shè)計(jì) ， 填寫相應(yīng)的 表格 2021/3/5 五 、 辦公室中進(jìn)行溝通的輔助工具 （ 教 材 5.6） 1.5課時(shí) 1. 如何使用流程圖進(jìn)行辦公室溝通 （ 見思 考題 21） 2. 如何使用計(jì)劃表進(jìn)行辦公室溝通 （ 見思 考題 22） 3. 如何使用行動(dòng)表進(jìn)行辦公室溝通 （ 見思 考題 23） 4. 如何使用工作日志進(jìn)行辦公室溝通 （ 見 思考題 24、 25） 教學(xué)方法：組織討論 學(xué)員制作各種圖 表 總結(jié)講授 2021/3/5 六 、 努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo) （ 教材 5
16、.7， 5.8） 2課時(shí) 1. 要按時(shí)實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo) （ 見思考題 26） 2. 要有團(tuán)隊(duì)工作精神 （ 見思考題 27、 28） 3. 要爭(zhēng)取首次做對(duì)做好 （ 見思考題 29、 30、 31） 教學(xué)方法：討論 學(xué)員進(jìn)行案例研 究 學(xué)員進(jìn)行有關(guān)文字材料核對(duì)和練 習(xí) 總結(jié)講授 2021/3/5 七 、 遵守單位規(guī)定及評(píng)估業(yè)績(jī) （ 教材 5.9） 1課時(shí) 1. 要遵守本單位的工作規(guī)定及質(zhì)量 要求 （ 見思考題 32、 33） 2. 要嚴(yán)格評(píng)估和監(jiān)督工作業(yè)績(jī) （ 見 思考題 34、 35、 36、 37） 教學(xué)方法 ， 組織討論 課堂講授 2021/3/5 單元復(fù)習(xí)： 1課時(shí) 用 “ 企業(yè)行政管理二級(jí)習(xí)題集 ” 中單元 5的習(xí)題輔導(dǎo)學(xué)員復(fù)習(xí) 2021/3/5 推薦策略 對(duì)當(dāng)前和未來的建議 1 2021/3/5 前景敘述 敘述前景和長(zhǎng)期努力的方向 2 2021/3/5 目標(biāo)和前景 敘述預(yù)期前景 敘述預(yù)期目標(biāo) 如有必要，使用多個(gè)觀點(diǎn) 3 2021/3/5 當(dāng)前狀態(tài) 概述當(dāng)前情況 簡(jiǎn)要地討論細(xì)節(jié) 4 2021/3/5 當(dāng)前狀態(tài)是怎樣出現(xiàn)的 ? 相關(guān)的歷史信息 不再適用的前提 5 2021/3/5 可用選項(xiàng) 敘述其他策略 列出每項(xiàng)的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì) 敘述每項(xiàng)所需的消耗 6 2021/3/5 推薦 推薦一個(gè)或多個(gè)策略 概述一切順利的情況下可達(dá)到的結(jié)果 下一步措施 識(shí)別即席反應(yīng) 7
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