《企業(yè)行政管理》PPT課件

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1、企業(yè)行政管理,行政管理學(xué)院中國十大職業(yè)資格教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu),高 燕 ,行政管理,企業(yè)行政管理,如何做好行政工作,心,明確崗位職責(zé),日常辦公事務(wù)管理包括日常事務(wù)的計劃安排、組織實施、信息溝通、協(xié)調(diào)控制、檢查總結(jié)以及獎勵懲罰等方面的管理工作； 辦公物品管理包括辦公物品的發(fā)放、使用、保管及采購以及相應(yīng)制度的制定； 文書資料管理包括印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理； 會議管理包括會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)、會后工作； 其他事務(wù)視各公司具體情況而定。,加強(qiáng)溝通,溝通包括縱向溝通和橫向溝通。 縱向溝通分為與上級溝通和與下級部門溝通。 與上級溝通主要是要充分領(lǐng)悟上級領(lǐng)導(dǎo)的意思，把握住方向，同時將自己和下級部門的觀

2、點很好的傳達(dá)給上級，這需要行政人員有觀察分析能力和表達(dá)能力。 與下級溝通主要是執(zhí)行上級的決定以及收集整理下級部門各項信息，這就需要較強(qiáng)的應(yīng)變能力和組織能力。 橫向溝通包括公司內(nèi)部相關(guān)職能部，與關(guān)系企業(yè)窗口部門和外界媒體政府機(jī)關(guān)等等。 在傳達(dá)精神及布置工作任務(wù)及協(xié)調(diào)各部門工作時，務(wù)必真誠、謙虛。 與外界溝通需要強(qiáng)的適應(yīng)能力和自我控制能力。,信息的收集和整理,信息包括企業(yè)外部信息和內(nèi)部信息。 外部信息具體包括：國家政治、法律、經(jīng)濟(jì)、政策規(guī)定；社會習(xí)慣、風(fēng)俗、時尚變化；市場需求、消費(fèi)結(jié)構(gòu)、消費(fèi)層次的變化；競爭企業(yè)信息；科學(xué)技術(shù)發(fā)展信息；突發(fā)事件等。 內(nèi)部信息具體包括財務(wù)狀況；生產(chǎn)狀況；產(chǎn)銷狀況；采購

3、、庫存信息；設(shè)備的使用和管理；人才資源等。 作為一名行政管理人員最重要的是要及時了解企業(yè)內(nèi)部情況發(fā)展變化和國家政府機(jī)關(guān)相關(guān)政策和法律規(guī)定的變化。,良好的執(zhí)行力,踏踏實實地去執(zhí)行。 良好執(zhí)行力表現(xiàn)在： （1）什么事情該做，該怎么做。 （2）如何更好更快完成該做的事情。 （3）清除所有障礙。 （4）形成企業(yè)執(zhí)行的制度和文化,讓執(zhí)行影響到每個員工,行政人員應(yīng)具備素質(zhì)、能力,,- 18 -,6W2H,PDCA,SWOT,常用工作方法,- 19 -,2H,6W,1W Why目的 2WWhat內(nèi)容 3WWho人 4WWhom對象 5WWhen何時 6WWhere地點,1HHow方法 2HHow much或

4、How many費(fèi)用,- 20 -,PDCA,,1、P（Plan）--計劃，確定方針和目標(biāo)，確定活動計劃； 2、D（Do）--執(zhí)行，實地去做，實現(xiàn)計劃中的內(nèi)容； 3、C（Check）--檢查，總結(jié)執(zhí)行計劃的結(jié)果，注意效果，找出問題； 4、A（Action）--行動，對總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，成功的經(jīng)驗加以肯定并適當(dāng)推廣、標(biāo)準(zhǔn)化；失敗的教訓(xùn)加以總結(jié)，以免重現(xiàn)，未解決的問題放到下一個PDCA循環(huán)。,- 21 -,1、S：Strength，優(yōu)勢、強(qiáng)項 2、W：Weakness，弱勢、缺點 3、O：Opportunity，機(jī)會 4、T：Threatness，威脅,SWOT,SWOT是一種分析方法 關(guān)于

5、企業(yè)：用來確定企業(yè)本身的競爭優(yōu)勢，競爭劣勢，機(jī)會和威脅，從而將公司的戰(zhàn)略與公司內(nèi)部資源、外部環(huán)境有機(jī)結(jié)合。因此，清楚的確定公司的資源優(yōu)勢和缺陷，了解公司所面臨的機(jī)會和挑戰(zhàn)，對于制定公司未來的發(fā)展戰(zhàn)略有著至關(guān)重要的意義。 關(guān)于個人：職業(yè)規(guī)劃經(jīng)營自己的長處,- 22 -,行政部,工,作,流,程,辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理,,檢查驗收,部門申請,出入登記,月末盤存,帳物相符,監(jiān)督檢查,物品采購,主管審批,請購計劃單,,,,,查看庫存,定 期 詢 價 議 價,,,,,,,,,,,,,第一條 每月25日，各部門負(fù)責(zé)人將該部門所需要的辦公用品應(yīng)及時上報行政部。行政部指定專人制定每月辦公用品計劃及預(yù)

6、算；經(jīng)主管副總審批后由行政部統(tǒng)一購買、根據(jù)實際工作需要有計劃的于次月10日分發(fā)給各部門; 第二條 公司新員工的辦公用品，行政部根據(jù)人力資源部提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新員工的正常工作。負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品的齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當(dāng)、用品保管好; 第三條 負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字; 第四條 因工作需要，確需某種專用辦公用品的部門，須由本部門經(jīng)理簽字、報上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可購買。發(fā)票除本部門經(jīng)理簽批外，需由上級領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可報銷; 第五條 領(lǐng)用辦公用品的部門，應(yīng)將本部門所需的辦公用品匯總填寫辦

7、公用品領(lǐng)用單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后方可領(lǐng)取，如確實急需用品可到行政助理領(lǐng)取，填寫相應(yīng)的部門辦公用品領(lǐng)用表，流水號由行政部按月份及順序由行政部編寫，如9月第一張流水號0901、第二張流水號0902，以此類推且行政部所有記錄流水號均按此編寫； 第六條 日常領(lǐng)用文具需填寫文具領(lǐng)用登記表； 第七條 辦公用品管理一定要做到清潔、注意安全、放火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進(jìn)入庫房; 第八條 對于離開公司的員工，按照入職時所領(lǐng)的清單收回辦公用品（已用過的筆、本除外） 第九條 每月月底，行政助理統(tǒng)計各部門費(fèi)用，與財務(wù)部共同盤點庫存.,辦公用品購發(fā)管理辦法,固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理,資產(chǎn)分類,建

8、立臺帳清單,每月盤存,核對帳物,,,,,,各部門基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施維修管理,,,維修申請,,安排維修,,維修結(jié)束,檢查驗收,記錄備案,,,,,文件檔案的歸檔管理,,,文件、資料收集,,分類整理編號,立卷歸檔,裝訂成冊存放,,,,,使用、傳閱控制,,,,,文件資料收發(fā)、傳真管理,,,文件資料的收發(fā),,行政審閱,上傳下達(dá),準(zhǔn)確記錄,,,,,,,傳真往來,,各種費(fèi)用的支付、控制,,,統(tǒng)計各項所要交納費(fèi)用,,申請審批資金,部門主管審批,領(lǐng)導(dǎo)審批簽字,,,,,,支付各項費(fèi)用,,歸類登記管理,,對外關(guān)系建立維護(hù),,,關(guān)系建立,,溝通協(xié)調(diào),檔案,情況匯報,,,,,,,合理調(diào)整,,處理突發(fā)事件,,,突發(fā)事件出現(xiàn),

9、,主要情況收集,妥善解決處理,及時匯報領(lǐng)導(dǎo),,,,,,,減少不利影響,,處理結(jié)果匯報,,后勤服務(wù)保障,,,擬定制度,,加強(qiáng)檢查,收集建議,員工滿意,,,,,,,提高質(zhì)量,,安撫員工,反饋,,,,,后勤服務(wù)保障,,,,,,熟悉安全制度,明確安全目標(biāo),組織實施檢查,提高防范意識,規(guī)劃教育培訓(xùn),確保整體安全,,,,,,安全,執(zhí)行上級交辦事務(wù),,,接受上級交辦任務(wù),匯報結(jié)果,及時完成,,,,,,保質(zhì)保量,確實了解、記錄工作要求,,,,,行政經(jīng)理,- 35 -,行政部崗位架構(gòu),前臺接待,前臺接待管理 一、來客接待 1、來客接待流程（預(yù)約/未預(yù)約） 2、接待禮儀 二、來電轉(zhuǎn)接 1、來電接入/轉(zhuǎn)接流程 2、

10、電話禮儀 三、函件收發(fā) 1、信函與快件簽收/寄送流程,前臺接待,五、文件收發(fā) 1、傳真發(fā)文/收文工作流程 六、涉及表單 1、來客登記表 2、接待來訪登記表 3、信函與快件簽收/寄送登記表 4、傳真記錄清單,內(nèi)部事務(wù)管理,一、辦公用品管理 1、辦公用品申購流程 2、辦公用品購買/領(lǐng)用流程 3、使用表單 辦公用品訂購審批單 辦公用品臺賬 報廢物品清單 辦公用品領(lǐng)用表,內(nèi)部事務(wù)管理,二、辦公設(shè)備管理 辦公設(shè)備購買審批流程 辦公設(shè)備詢價流程 辦公設(shè)備比價流程 辦公設(shè)備采購流程 使用表單： 辦公設(shè)備配備登記表 辦公設(shè)備更換登記表 辦公設(shè)備性能狀態(tài)一覽表 辦公設(shè)備維修記錄表,內(nèi)部事務(wù)管理,三、文書檔案管理

11、 發(fā)文/收文管理流程 檔案歸檔流程 檔案借閱/歸還流程 檔案銷毀流程 使用表單： 文書檔案借閱審批表 文書檔案借閱登記表,內(nèi)部事務(wù)管理,四、印章管理 制刻申請流程 使用審批流程： 印章使用審批表 印章使用登記表,內(nèi)部事務(wù)管理,五、證照管理 證照年審流程 證照使用審批/驗證流程 證照使用審批表 證照使用登記表,內(nèi)部事務(wù)管理,六、會議管理 會議安排流程 會議紀(jì)要 會議工作評估表,外部事務(wù)管理,值班登記日志表 保安執(zhí)勤日志表 外出員工登記表 來賓出入登記表 安全狀況檢查表 防火設(shè)施檢查表,安全事故報告書 突發(fā)事故報告表 事故統(tǒng)計匯總表 電梯設(shè)備巡視/維修/保養(yǎng)記錄表,一、安全保密管理 人員出入管理流

12、程 消防安全管理流程 安全檢查管理流程 突發(fā)事件處理/應(yīng)對流程 使用表單：,外部事務(wù)管理,二、車輛管理 車輛使用流程 車輛加油管理流程 車輛安全管理流程 事故處理流程 使用表單：,車輛檢查表 用車申請表 派車記錄單 車輛請修表 保養(yǎng)記錄表 車輛加油申請/記錄表,車輛使用日志表 車輛使用狀況月報表 車輛事故現(xiàn)場記錄單 車輛事故報告單,外部事務(wù)管理,三、后勤管理 員工宿舍管理流程 員工食堂管理流程 清潔衛(wèi)生管理流程 企業(yè)綠化管理流程 使用表單：,食堂衛(wèi)生檢查表 住宿申請表 住宿人員登記卡 宿舍分配明細(xì)表 宿舍檢查登記表,清潔衛(wèi)生管理表 衛(wèi)生區(qū)域劃計劃表 清潔工作安排表 衛(wèi)生狀況檢查/評分表,外部事務(wù)管理,四、公關(guān)事務(wù)管理 重要接待流程 危機(jī)處理流程 媒體宣傳流程 使用表單：,商務(wù)接待安排表 公務(wù)接待審批表 公關(guān)活動策劃表 危機(jī)預(yù)警處理表 危機(jī)記錄分析表 危機(jī)結(jié)果匯總表 例外事項工作安排記錄表,NVQ企業(yè)行政管理考試概述,考試時間,- 50 -,準(zhǔn)備證據(jù),- 51 -,工作成果具體要求,應(yīng)試者證據(jù)清單,應(yīng)試者證據(jù)清單,應(yīng)試者證據(jù)清單,應(yīng)試者證據(jù)清單,應(yīng)試者證據(jù)清單,應(yīng)試者證據(jù)清單,,,,,,,,,,,,應(yīng)試者證據(jù)清單,,,,,,,應(yīng)試者證據(jù)清單,,,,,,應(yīng)試者證據(jù)清單,,,,,,應(yīng)試者證據(jù)清單,,,,,,