企業(yè)行政部崗位職責、管理制度和實用表單精編【含4份崗位職責+4份制度+8份表格】

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1、 企業(yè)行政部崗位職責、管理制度和實用表單精編 第一節(jié) 日常事務管理崗位職責 一、行政主管崗位職責 行政主管的主要職責在人事行政部經理的領導下，負責行政資產、行政事務等工作的組織開展，為企業(yè)各項工作的正常運作提供有效支持和協(xié)調。其具體職責如圖4-1所示。 負責制定行政工作的管理規(guī)章制度、工作計劃、預算方案，并報上級審核審批 職責6 職責7 搜集、整理企業(yè)內部信息，及時組織編寫企業(yè)大事記；根據上級對企業(yè)內刊的導向定位，統(tǒng)籌內刊的編輯與發(fā)行工作 按照上級指示

2、和企業(yè)規(guī)定，組織舉辦企業(yè)年會、員工活動、市場類活動及各類會議、娛樂等各項活動，對會議與活動舉辦過程提供支持 職責1 職責3 職責4 辦理和妥善管理企業(yè)各項證照、資質證件等，并配合相關部門的年檢工作 職責5 負責起草企業(yè)年度、季度、月度行政后勤、治安保衛(wèi)等相關工作計劃 職責2 職責8 負責企業(yè)辦公設備和其他行政財產物資進行登記、造冊、定期盤點等管理工作 對行政人員進行人才儲備與培養(yǎng)、績效考核審核等 組織來客接待、配合政府相關部門的檢查工作和其他外聯(lián)工作 職責9 按時完成上級領導交辦的其他工作 圖4-1 行政主管崗位職責 二、監(jiān)察主管崗位職責 監(jiān)察主管的主要

3、職責是依照企業(yè)領導指示或外部要求，監(jiān)督企業(yè)各部門和相關人員遵守規(guī)章制度、規(guī)范紀律的情況，及時對工作過程中出現(xiàn)的違法違紀行為予以處理，確保各項規(guī)章制度的貫徹落實。其具體職責如圖4-2所示。 職責5 協(xié)助外部相關單位或根據授權對企業(yè)員工違反國家法律法規(guī)及嚴重違反政紀案件進行調查處理 職責4 針對監(jiān)察工作發(fā)現(xiàn)的問題向上級提出整改建議、協(xié)調其他部門落實或直接組織 擬訂相關制度予以規(guī)范 職責3 職責1 根據企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和管理體制，在人事行政部經理的領導下制定監(jiān)察工作年度 計劃與目標、工作流程并組織實施，統(tǒng)籌安排企業(yè)的年度監(jiān)察工作 組織實施企業(yè)高層人員廉潔教育培訓及

4、廉潔自律承諾，以及對企業(yè)全體員工進行廉潔宣傳教育的工作 職責10 職責2 協(xié)助部門經理建立并完善企業(yè)的紀檢、審計等監(jiān)察管理制度、體系等 職責7 協(xié)助相關部門對在監(jiān)察工作中發(fā)現(xiàn)問題的部門和人員進行處理 職責8 受理企業(yè)員工不服行政處分的申訴及法律、法規(guī)規(guī)定的由監(jiān)察機關受理的申訴 職責9 收集、保管監(jiān)察工作的重要資料，做好文件的收發(fā)、登記和歸檔工作 負責監(jiān)督、檢查企業(yè)各部門及人員的行為規(guī)范及其遵守規(guī)章制度的情況，及時 填寫監(jiān)察記錄 職責11 按時完成上級領導交辦的其他工作 職責6 參與對本企業(yè)重要經濟合同或某一時間之經營活動的合法性、合規(guī)性、有效性進行專項

5、審計或監(jiān)察工作 圖4-2 監(jiān)察主管崗位職責 三、行政助理崗位職責 行政助理協(xié)助上級領導完成企業(yè)行政事務性工作及人事行政部的日常事務工作，以保證日常辦公行政事務順利進行。其具體職責如圖4-3所示。 職責3 職責1 職責8 負責上級領導有關的電話接聽和記錄工作、來訪客人的接待工作以及部門經理的日程安排 協(xié)助上級領導完成對本部門員工的考勤、績效考核工作，對行政部工作人員的工作給予業(yè)務指導 協(xié)助上級領導起草和修訂各項規(guī)章制度、計劃規(guī)劃等，進行日常行政工作的組織與管理 職責2 負責文件的編碼、發(fā)放、更改、歸檔、回收、銷毀、借閱 職責4 負責督辦上級領導向相關人員交辦

6、的專項事務 職責5 協(xié)助上級領導做好會議前準備和會后清理工作，負責會議記錄、紀要的整理、 打印、存檔等工作整理和下發(fā)會議紀要，對會議決議進行催辦、落實 職責6 負責本部門內辦公環(huán)境、物資及物品的管理工作及辦公用品的申領、發(fā)放工作 職責7 按時完成上級領導交辦的其他工作 圖4-3 行政助理崗位職責 四、行政專員崗位職責 行政專員的主要職責是在行政主管的領導下，計劃安排日常行政辦公事務并執(zhí)行，保證行政工作的順利實施和高效完成，為企業(yè)提供高效流暢的行政服務。具體職責如圖4-4所示。 職責1 職責3 協(xié)助行政主管接待訪客、配合政府相關部門進行檢查以及其他外聯(lián)工作等

7、職責4 負責企業(yè)相關證照的保管和使用登記工作，并配合相關部門進行年檢 協(xié)助行政主管編輯和發(fā)行企業(yè)內刊，發(fā)揮輿論的導向性作用 職責2 負責企業(yè)內文件資料的擬、收、發(fā)、存，以及文件的打印、復印和傳真工作 職責6 職責5 本企業(yè)內部圖書、報刊、資料的管理 及時完成行政主管交辦的其他工作 圖4-4 行政專員崗位職責 第二節(jié) 日常事務管理制度 一、文件管理制度 文件管理制度 第1章 總則 第1條 目的。 通過對公司內部文件控制流程進行管理，使文件管理控制工作更加系統(tǒng)、科學、規(guī)范、高效，以保證各部門及人員及時、正確地使用有效文件，提高工作效率。 第2條

8、 適用范圍。 本制度中的“文件”包括公司日常運營過程中產生或所需的文件資料、公司業(yè)務往來公文以及公司對內發(fā)布的所有流程、制度、作業(yè)標準與規(guī)范、作業(yè)指導書等。 根據公司各類文件的性質進行縱向層級劃分，可分為下列五級文件。具體如下表所示。 公司內部文件各層級內容范疇 文件等級 文件內容 一級文件 公司章程、基本法、質量手冊等體系文件、公司營運資質證照等 二級文件 公司核心的業(yè)務流程和管理流程等 三級文件 公司日常工作流程和制度 四級文件 各部門、車間內部文件 五級文件 各類記錄 第3條 管理職責劃分。 （1）各級主管副總主要負責所轄職責范圍內的文件進行審核、批

9、準工作，其中，總經理（或管理者代表）還承擔著對公司各類體系文件進行定期評審的職責。 （2）總經理辦公室主要負責公司一級文件的組織編制、審核，以及二級文件的會審組織工作。 （3）人事行政部負責本制度的編制、解釋與修訂工作，并由其行政專員負責公司營運、資質類文件資料的保管；其中，人事行政部下轄體系文件管理室，并由其文控員專職負責公司各類體系文件的統(tǒng)一編號、收發(fā)、存檔、作廢等管理事宜。 （4）各職能部門負責對各歸口職能和分管業(yè)務線的有關文件的編制和副本保管工作。 第2章 公司內部文件編碼細則 第4條 公司內部文件的編碼主要由以下五個部分組成。 （1）第一部分：公司代號，代碼為。 （

10、2）第二部分：層級分類代碼，代碼分別為1、2、3、4、5。 （3）第三部分：大類代碼，代碼分別為綜（綜合管理類）、制（生產制造類）、市（市場營銷類）、研（研發(fā)類）、其（其它類）等。 （4）第四部分：小類分類代碼，代碼分別為目標（目標計劃類）、人力（人力資源類）、辦公（辦公類）、總務（總務后勤類）、保衛(wèi)（保衛(wèi)類）、生產（生產類）、質管（質管類）、項管（項目管理類）、產研（產品研發(fā)類）、其（其它類）等。 （5）第五部分：文件流水號，代碼為001～999。 第5條 公司內部各級文件編碼示例如下（以人事行政部文件為例）。 （1）一級文件：1—001。 （2）二級文件：2—綜—001。

11、（3）三級文件：3—綜—行政—001。 （4）四級文件：4—綜—行政—001。 （5）五級文件：5—綜—行政—001—001。 第3章 公司各級文件編制、審核、審批規(guī)定 第6條 公司一級文件，由公司總經理辦公室組織相關人員進行編制。一級文件編制完成后，需經總經理辦公室主任審核后，交由公司總經理審批。 第7條 公司二級文件，由各業(yè)務歸口部門協(xié)同流程協(xié)同作業(yè)部門共同編寫。二級文件編制完成后，由總經理辦公室組織相關部門及人員進行會審。經會審后，二級文件需交總經理審批。 第8條 公司三級文件，若其覆蓋范圍超過2個（含2個）職能部門，其編制工作由各歸口管理職能部門組織，并交主管副總審

12、核后，交總經理審批。具體分工如下。 （1）目標類、計劃類三級文件由總經理辦公室負責組織編制，交分管運營副總審核。 （2）人事、行政、總務類三級文件由人事行政部負責組織編制，交分管行政副總審核。 （3）財務類三級文件由財務部負責組織編制，交分管的財務副總審核。 （4）生產制造類三級文件由生產部組織編制，交分管的生產副總（或廠長）審核。 （5）市場營銷類三級文件由營銷部及相關部門組織編制，交分管的營銷副總審核。 （6）供應類三級文件由采購部及相關部門組織編制，交分管的運營副總審核。 第9條 公司四、五級文件的編制、審核、審批規(guī)定如下表所示。 公司四、五級文件的編制、審核、審批規(guī)定

13、表 文件類別 覆蓋范圍 編制主管部門 審批人員 部門發(fā)文 分管業(yè)務線的專業(yè)性文件，如設備部的《設備操作保養(yǎng)卡》及各類機械圖紙、技術部的《工藝作業(yè)指導書》、生產部的各工序《生產作業(yè)指導書》等 歸口職能部門 分管各部門的 主管副總 部門、車間內部文件 僅限于本部門、本車間，此類文件的內容應保證與公司各項流程和制度不相沖突 各部門、各車間 內安排部 分管副總 各類記錄 參與質量體系文件中的《記錄控制程序》 第10條 除部門、車間內部文件外，其它公司內部文件在內容審核后，必須交人事行政部或體系文件管理室進行有關文檔格式、文件內容重復性與沖突性的二次審核。二次審核合格

14、后，各文件編制部門方可送交相關批準人批準。 第4章 文件發(fā)放管理規(guī)定 第11條 所有公司內部發(fā)布的文件均需由人事行政部制定分發(fā)號，加蓋“受控”章才能發(fā)放。每份文件不同的復印件必須注明不同的分發(fā)號，以便追溯。 第12條 體系文件需由體系文件管理室文控員負責發(fā)放管理工作，其它內部文件的發(fā)放由人事行政部行政專員負責實施。 第13條 根據文件發(fā)放批量劃分，文件發(fā)放主要兩種情況：大批發(fā)放與零星發(fā)放。 （1）大批發(fā)放時，應建立《公司內部文件配置、發(fā)放與回收登記表》，并報各文件歸口職能部門的分管副總審批。 （2）零星發(fā)放時，應建立《公司內部文件發(fā)放與回收登記表》。 第14條 文件領用

15、人應在《公司內部文件配置、發(fā)放與回收登記表》或《公司內部文件發(fā)放與回收登記表》上簽名后，方可領取注有分發(fā)號和“受控”狀態(tài)標識的文件。 第15條 領用部門領到文件后，應及時建立《收文登記表》。 第16條 文件發(fā)放完畢后，人事行政部行政專員或體系文件管理室文控員應及時對文件進行分類、歸檔保存，并更新《公司內部文件清單》。 第5章 公司內部文件使用與借閱規(guī)定 第17條 文件使用部門應及時向相關人員進行文件內容宣貫、培訓，將文件放置在適當的位置（場所），確保相關人員能夠及時、正確地使用文件。 第18條 當出現(xiàn)以下情況時，使用部門可填寫《文件領用、借閱申請表》，申請更換或增發(fā)。 （

16、1）文件破損嚴重影響使用時。 （2）根據使用需要須新增、改版時。 （3）文件丟失需重新領用時。 第19條 《文件領用、借閱申請表》需經人事行政部審批后方可實施更換或增發(fā)。更改或重新領用時，使用原文件分發(fā)號；增發(fā)時，應按原分發(fā)號順序新增一個分發(fā)號。 第20條 公司內部文件借閱規(guī)定如下。 （1）當其他公司或個人需借閱文件時，應填寫《文件領用、借閱申請表》，經人事行政部或體系文件管理室批準后，行政專員或文控員方可辦理借閱手續(xù)，并負責催討。 （2）借閱時最長時間不得超過半個月。 （3）公司內部各部門、各車間需借閱文件時，應經人事行政部或體系文件管理室審批和登記后，方可辦理借閱手續(xù)。借

17、閱時，行政專員或文控員要負責明確借閱期限與催討工作。 第6章 公司內部文件更改、回收、作廢與評審規(guī)定 第21條 公司內部文件在使用時若遇到下列情形之一的，應進行修改。 （1）公司現(xiàn)行文件與有關國際標準、國家標準、地方標準和法規(guī)及行業(yè)標準相沖突時。 （2）文件內容與客戶的需要相矛盾或不能滿足客戶的要求時。 （3）文件的內容不正確、不適合或操作性不強時。 （4）有更合適、更先進的或更具可操作性的產品標準、操作方法、管理手段時。 第22條 文件修改程序規(guī)定如下。 （1）公司一級文件修改或其它各級文件大批修改時，公司應專門成立文件修改小組進行運作，修改完后的審核、批準、發(fā)放使用以

18、及舊文件回收均按本制度的相關條款執(zhí)行。 （2）文件需要更改時，由文件編制部門填寫《文件變更審批表》并附具體修改內容，交文件原審核人審核、原批準人批準后方可進行文件更改。 （3）文件更改由人事行政部行政專員或文控員按《文件變更審批表》負責組織實施。更改可采取劃（改）或換頁等方式，同時要做好修改狀態(tài)標識的更改，在修改處加蓋“更改”章，更改應覆蓋該文件發(fā)放的所有場所。如采取換頁的形式，應將原未更改的頁面回收。 第23條 文件回收與作廢規(guī)定如下。 （1）當文件改版或修改時，會產生大量的作廢和失效文件。行政專員或文控員應做好作廢文件的回收、登記和標識區(qū)分工作。 （2）作廢文件應進行定期處理。

19、行政專員或文控員應填寫《作廢文件審批表》交部門主管批準后方可處理，將作廢文件保留一份，并另加蓋“作廢存留”標識，歸檔保存一年備查，其他的進行銷毀。 第24條 文件評審規(guī)定如下。 （1）人事行政部經理應定期組織行政主管、行政專員等相關人員做好文件評審工作。 （2）文件評審的時間可與體系文件的管理評審相結合，評審內容包括現(xiàn)有文件的充分性、適宜性和有效性，確定文件修改清單和文件新增清單，以持續(xù)改進文件的可操作性和科學性。 第7章 附則 第25條 本制度由人事行政部編制，解釋權歸人事行政部所有。 第26條 本制度經行政副總審核、總經理審批后，自發(fā)布之日起開始執(zhí)行。 二、檔案管理制

20、度 檔案管理制度 第1章 總則 第1條 目的。 為了規(guī)范公司檔案管理工作，做好文件資料的保管、借閱回收、銷毀工作，發(fā)揮檔案價值，防止公司信息泄露，特制定本制度。 第2條 檔案管理體系 （1）公司成立兩級檔案管理體系，人事行政部下屬檔案室為公司檔案主要責任單位，人事行政部的行政專員為兼職的公司檔案管理人員；公司二級管理部門為本單位文檔保管部門，均應指定專人兼職負責。 （2）檔案分類、目錄、編號的原則由人事行政部統(tǒng)一制定。公司的檔案庫應與公司的其他資料庫，如工程施工、設計資料庫等分開管理。密級檔案必須保證安全。文書結案后，原稿或正本應歸檔，需經常性使用的，應留副本使用。 第2

21、章 文件、檔案整理 第3條 文件點收 文件結案移送歸檔時，根據如下原則點收。 （1）檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。 （2）文件如經過抽查，應有管理部門主管的簽認。 （3）文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應立即退回經辦部門科室。 （4）與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經辦部門。 （5）有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門送人事行政部簽收后，將文件歸檔處理。 第4條 文件整理 點收文件后，應依下列方式整理。 （1）中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 （2）右方裝訂文件及其附件均應對

22、準右上角，左方裝訂則對準左上角、理齊釘牢。 （3）文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。 第3章 檔案分類 第5條 檔案分類應根據內容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門]大類、小類三級分類。先以部門區(qū)分，然后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。 第6條 檔案分類應力求切合實用。如果因案件較多、三級分類不夠應用時，須在第三級之后增設第四級“細類”。如案件不多，也可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。 第7條 同一“小類”（或細類）的案件以裝訂于一個檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔類裝訂，并于小類

23、（或細類）之后增設“卷次”編號，以便查考。 第8條 每一檔夾封面內首頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。 第9條 檔號的表示方式如下：A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2；其中，A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號，D1為檔案卷次，E1E2為檔案目次。 第4章 檔案名稱及編號 第10條 檔案名稱。 （1）檔案各級分類應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 （2）各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示：其位數使用視案件多少及增長情形斟酌

24、決定。 （3）檔案分類各級名稱經確定后，應編制《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 （4）檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨時增補之用。 （5）檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 第11條 檔案編號。 （1）新檔案。應從《檔案分類編號表》查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔案號。 （2）檔案如何歸屬前案，應查明前案的檔案號并予以同號編列。 （3）檔案號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述多件事或一

25、案歸入多類者，應先確定其主要類別，再編列檔案號。 （4）檔案號應自左而右編列，右方裝訂的檔案，應將檔案號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。 第5章 檔案歸檔管理 第12條 歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔案夾內，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。 第13條 檔案夾的背脊應標明檔案夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。 第14條 文件保存期限，除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下表所列的規(guī)定辦理。 檔案保存期限一覽表 類別 永久保存類 10年保存類 5年保存類 1年保存類 內容 1．公司章程 2．股

26、東名冊 3．公司組織規(guī)程及規(guī)章制度、工作細則等 4．總經理、股東會記錄 5．財務報表 6．政府機關核準的文件 7．不動產所有權及其他債權憑證 8．工程設計、施工、竣工資料 9．其他規(guī)定須永久保存的文書 1．公司內部預、決算書類 2．會計憑證、賬簿、報表 3．事業(yè)計劃資料 4．其他規(guī)定需10年保存的文書 1．期滿或已解除的合同文書 2．正在執(zhí)行當中的合同文書 3．其他規(guī)定需保存5年的文書 結案后無需長期保存的文書 注：上述非永久保存的資料過期之后，必要時可以用光盤存錄備查。 第6章 檔案調閱管理 第15條 各部門經辦人員因業(yè)務需要需調閱檔案時，應填寫《檔案

27、調閱單》，經其部門主管核準后向檔案保管人員調閱。 第16條 調閱檔案包括文件資料必須在檔案調閱登記簿登記后方可借閱秘密級以上的檔案文件須經經理級領導批準方能借閱。 第17條 案卷不許借出只供在檔案室查閱未歸檔的文件及資料可借出。 第18條 檔案管理人員接到《檔案調閱單》，經核查后，取出該項檔案，并于《檔案調閱單》上填注借出日期，然后將檔案交與調卷人員?！稒n案調閱單》例按歸還日期先后整理，以備催還。 第19條 調閱期限不得超過2個星期，到期必須歸還如需再借應辦理續(xù)借手續(xù)。 第20條 調閱檔案的人員必須愛護檔案，要保護檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄

28、、翻印、復印、攝影、轉借或損壞。否則，按違反《保密法》追究當事人責任。 第21條 調閱的檔案交還時，必須當面點交清楚。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應立即報告領導。 第22條 外單位調閱檔案，應持有單位介紹信，并經總經理批準后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。 第23條 外單位摘抄卷內檔案應經總經理同意，并對摘抄的材料進行審查簽章。 第24條 檔案歸還時，經檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔案夾?！稒n案調閱單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤? 第25條 調閱的檔案應與經辦業(yè)務有關，如借閱與經辦業(yè)務無關之案件，應經文書管理部門主管同意。 第7章 檔案清理 第16條 檔案管理人員應及時擦拭

29、檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。 第17條 每年更換時，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀。銷毀前，應造冊呈總經理核準，并于目錄附注欄內注明銷毀日期。 第18條 保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，檔案管理人員應將《檔案目錄表》上注明在其保留文件，并在上注明部分銷毀的日期。 第19條 每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。 第20條 對于已失去作用的檔案進行銷毀或用碎紙機進行處理，銷毀檔案材料要認真鑒定，確定銷毀檔案材料已列冊登記。 第21條 銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。 第8章

30、 附則 第22條 本制度由人事行政部檔案室負責制定、修訂與解釋事宜。 第23條 本制度經人事行政部經理審核、報主管行政事務的行政副總審批后生效。修訂、廢止時亦同。 第24條 本制度自公布之日起執(zhí)行。 四、會議管理制度 會議管理制度 第1章 總則 第1條 目的 為了規(guī)范公司的會議召開程序，確保會議的高質量、高效率，幫助相關部門集思廣益、促進溝通、統(tǒng)一思想、協(xié)調步調，實現(xiàn)科學決策，特制定本制度。 第2條 適用范圍 本制度適用于公司各級、各類會議的組織與管理。 第2章 會議分類 第3條 根據會議范圍分類 根據會議的范圍，可以分為以下五種。 （1）公司級會議

31、，包括全公司員工大會、全公司技術人員、項目經理、施工隊長等的大會或代表大會。召開此類會議，應經總經理批準，由各相關部門負責組織召開，公司領導參加。 （2）專業(yè)性會議，指公司業(yè)務系統(tǒng)、技術系統(tǒng)等組織召開的會議。召開此類會議，應經公司領導批準，各業(yè)務主管部門負責組織召開，公司業(yè)務分管領導參加。 （3）系統(tǒng)或部門工作會議，指由各職能部門、項目經理部召開的會議。召開此類會議，應經部門領導或項目經理批準，并報行政辦公室備案，由單位領導負責組織，公司領導視情況派員參加。 （4）所、廠、庫、隊、班、組會議，指由基層單位領導根據工作、生活情況召開的會議，上一級領導也可派員參加。 （5）上級或外單位在本

32、公司召開的會議（現(xiàn)場會、報告會、演講會等）或公司的業(yè)務會（管線施工管理、維護管理、材料管理、車輛管理、員工管理、伙食管理等會議），應由行政辦公室或主管部門安排召開，分管的公司領導參加。 第4條 根據會議內容分類 根據會議的內容，可以分成四大類。 （1）行政專業(yè)會議，包括董事常務會、董事代表會、董事辦公會、總經理常務會、公司事務性會議、公司年度員工大會、公司經營分析會、質量分析會、安全工作會、專業(yè)技術工作會、工程設計任務完成及調度專門會議、公司各級部門工作例會、班組班前例會等。 （2）各類代表大會，包括員工代表會、各級各類人員代表大會、工會代表大會、黨團員代表大會、婦女代表大會、董事會

33、代表大會等。 （3）專題會議，包括問題研討會、專員研討會、工作專題會等。 （4）其他會議，包括定期的例會、臨時性會議等。 第5條 部分會議的議題安排 上述部分會議的內容安排如下表所示。 部分會議的內容細則 會議名稱 會議議題安排 董事常務會 研究公司重大事項、決策、人員任免等 董事代表會 部署、研討公司重大工作事項等 董事辦公會 研究、布置董事會工作及人員任免 總經理常務會 研究、布置公司行政工作，討論重大問題 公司事務性會議 月、半年、年工作例會，主要領導參加，公司總經理等主要領導主持 公司年度員工大會 總結工作、布置工作、表彰先進 公司經營分析會

34、 匯報公司日常經營進展情況、各項指標完成情況、存在的主要問題，并提出改進措施等 質量分析會 匯報、總結公司在工程、維護、設計、生產以及管理工作中的質量情況、存在的問題，并研究改進措施和辦法 安全工作會 匯報、總結公司在安全作業(yè)與管理、治安、消防、行車等情況，分析發(fā)生事故原因，檢查事故防患措施 專業(yè)技術工作會 專業(yè)設計、工程技術中存在的主要技術問題專題研討，新技術、新規(guī)范、新標準的采用情況，專利利用及改進情況，專業(yè)技術研討、專業(yè)培訓、員工技術考核等 公司部門工作例會 檢討工作，總結布置工作，定時例會 班組班前例會 總結、布置工作和安全，布置后一天和總結前一天工作任務和安全生產

35、情況，指出存在問題、注意事項、好人好事、上級有關通知要求等 定期的例會 每星期、每月、半年、年度定期召開的例會，其內容、召開時間、參加人員、會議地點、時長等應由行政辦公室統(tǒng)一規(guī)定，讓公司全體知曉；非臨時更改，一般不再通知 臨時性會議 一般應提前2天報行政辦公室審批；未經辦公室批準，不得隨意改動正常例會，以建立正常的、有規(guī)律的工作秩序 第3章 會議數量與質量控制 第6條 會議數量控制 對會議數量的控制，行政辦公室主要應做好以下三個方面的工作。 （1）建立嚴格的會議審批機制。 ①公司一切會議歸行政辦公室審批，防止會議無準備、無預告、無明確議題，保證會議召開的必要性?？砷_可不開

36、的會不開，能采用別的方法解決的不開，無實質性或純禮節(jié)性會議不開，能合并的不單獨召開，已有明確決議的不重復開等。 ②本著“下級服從上級、小會服從大會、局部服從全局”的原則召開會議。 ③凡涉及多部門的會務性會議，應統(tǒng)籌安排、刪減合并，確保會議的必要性和有效性。 （2）科學設置例會。 不斷檢查分析，取消無存在價值的例會，合并效率不高的例會。 （3）提高相關人員掌握會議的水平。 根據具體情況，選擇最適用和最有效的溝通方式，減少會議數量，可選擇面談、現(xiàn)場指導、打電話、發(fā)郵件等其他辦法。 第7條 會議質量控制 為有效地控制會議質量，應從以下10方面進行考慮。 （1）會議目的是否明確。

37、 （2）開會時機是否成熟。 （3）會議規(guī)模、規(guī)格是否適度。 （4）會議應緊湊，決不短會長開。 （5）準備工作應反復檢查，充分準備。 （6）主持人應具備把握會議的能力，能適時引導會議按既定方案進行，達到預定目的和效果，不跑題、偏題、馬拉松開會。 （7）排除會議干擾，要求手機設置為靜音，禁止在會場打電話、高聲談論，要求與會者坐姿端正并記錄會議決議等。 （8）利用現(xiàn)代化信息技術，運用互聯(lián)網、投影、錄音、錄像等手段提高會議效率。 （9）議題集中，不宜過多，保證較短時間內能完成全部議程，并保證問題解決的深度和效果。 （10）一切會議應有計劃、議程主要發(fā)言人必須有發(fā)言稿或詳細發(fā)言提綱。

38、第4章 會議準備 第8條 參加人員 （1）需要通知參加會議的人員，主要包括四類。 ①對會議目標負有主要或直接責任者。 ②對會議議題有絕對決定權力者。 ③會后行動的直接執(zhí)行者。 ④對會議議題有專門知識或經驗者。 （2）會議主辦部門應嚴格控制參會人數，無關或不需要參加的人員能不參加則不參加。例如，對于討論性會議，總人數一般不超過20人。 第9條 會議時間 確定會議的時點與長短，需要做好以下四個方面的工作。 （1）事先調查，保證會議安排在多數與會人員能集中精力開會的時間段。 （2）盡量安排在關鍵人員的最佳開會時間。 （3）在保證效果的前提下力求開短會，并留有機動時間。

39、 （4）把握開會時機，時間緊迫的會議應盡早開，留給與會者執(zhí)行落實會議決議的時間；需要與會者充分研討的，應提前較長時間告知會議議題，給與會者留出充分的準備時間。 第10條 會議議程安排 議程由主辦單位擬定，主要包括會議內容、討論事項、達到目的、其他要求等。 （1）重要議題安排在會議前一時間段。 （2）明確或控制會議中各議題的時長，防止時間失控。 （3）控制議題數量，保證議而有決，能解決問題。 （4）保證與會者有備而來。 （5）注意引導、歸納、提升會議議題。 （6）需發(fā)放的資料應提早分發(fā)，讓與會者在會議正式開始前可以明確會議內容、準備自己的看法，減少會中宣讀、閱讀、演講的時間耽擱

40、。 （7）連續(xù)2～3小時以上的會議應安排中間休息，一般為10分鐘。 第11條 會場布置 會場布置工作主要包括會場空間、座位、條幅標語、音響、投影、照明、通風等的安排和布置，具體要求如下。 （1）會場空間應便于與會人員進出。 （2）座位應有利于主要與會人員的視野通暢、便于相互交流、便于記錄和閱讀。 （3）會議必須的設備應有質量保證，并應進行會前檢查。 （4）會場一般應設“禁止抽煙”、“請勿喧嘩”等警示牌，保證會議環(huán)境。 第12條 會議通知 （1）通知的擬定和要素：參加人員名單、會期、開始時間、地點、需要準備的事項及要求，并應注明經辦聯(lián)系人、電話號碼、職務以及所在單位和蓋章等

41、。 （2）通知書寫：文字應簡潔明了、全面周到，用電話等形式的會議通知應準備底稿。 （3）無記名參加的人員，對范圍、對象、職務要通知清楚。 （4）為保證與會人員按時到會，可采用預先通知和正式通知兩步進行。 （5）對于重要會議進行預先通知后，應監(jiān)督準備情況，保證開會時各方面均準備到位。 （6）對參會的關鍵人員應當面通知或多次核實能否按時到會。 第5章 會中管理 第13條 人員簽到 （1）準備簽到表格、牌、卡或與會人員簽到花名冊等。 （2）簿式簽到：參加會議人員在預先準備的簽到簿上簽名以示到會。 （3）大會工作人員代簽：按準備好的應參加人員花名冊，來一個由大會工作人員“√”表

42、示到會，“”表示缺席，“O”表示請假等。 （4）證卡簽到：預先打印參加大會的卡，發(fā)給個人填寫姓名及其他內容，到會場交給主持大會工作人員，以統(tǒng)計到會、未到會人員情況。 （5）座次表簽到：預先將參加大會人員安排座位，到會人員到座位在表上消號或打“√”。 （6）電腦簽到：預先將與會者的指紋或磁卡信息輸入電腦，到會人員按指紋或刷磁卡簽到。 （7）簽到完成后，工作人員應盡快統(tǒng)計出應到、實到人數，未到人，交大會主持人。 第14條 會場服務 （1）引導座位：工作人員按事前安排的座位，引導與會人員盡快就坐，特別要注意主要領導人員和主席臺就座人員的座次位置。 （2）分發(fā)會議文件、材料：重要文件可

43、發(fā)到個人或主要負責人手里，可事先認領簽收，也可會場提前認領簽收。 （3）內外聯(lián)系、傳遞信息：對大會進行中領導對外要辦的事項，外來人員電話重要日程安排布置等的辦理，外來記者等接待陪同等事項。 （4）維護會場秩序：保證會場內外的肅靜，注意周圍警戒和保衛(wèi)，嚴防各種事故發(fā)生，減少會議中的走動。 （5）處理會中臨時事項：承辦主要領導或重要與會人員交辦的急事。 （6）其他服務：對會中一般需用物品應有余量準備，以應付個別需求。保持會場通風、采光和衛(wèi)生。 第15條 會議進程管理 （1）主持人應熟悉會議議程、議題、目的和會議精神等。 （2）尤其主持人和主講人應按時到位，在開會前10分鐘由主持人清

44、點人數，按時開會。 （3）要注意基層與會人員的想法、看法。 （4）主持人應集中與會者的意見后做總結，引導圍繞中心暢所欲言，避免爭執(zhí)和人身攻擊。 （5）討論前應明確討論的議題，要及時糾偏和引導。 （6）科學安排議程，注意中間休息和節(jié)奏安排。 （7）減少中途退席，特別是主要與會人員退席的發(fā)生。 （8）一般情況下不改變議程安排。 （9）當議論達到預期目的時，應及時小結并引導轉換議題。 （10）主要研討的議題一般應放在大會前半部分時間。 第16條 會議記錄 （1）行政辦公室應派專人對會議內容予以詳細記錄，具體包括會議名稱、時間、地點、出席人員情況、會議組織情況、主持人等，重點要做

45、好會議議題、討論發(fā)言情況、所形成的決議等內容的記錄。 （2）會議紀要應由專人負責，并及時在會上通過。 第6章 會后工作 第17條 行政辦公室的會后工作 （1）督促參會行政人員及時整理會議記錄，形成會議紀要、決議等結論性文件，并分發(fā)存檔。 （2）按會議紀要和決議內容，督促相關部門和人員逐項落實會議決策，以期達到召開會議的預期目的。 第18條 會議主持人員 會議主持人員應及時對會議的主持情況進行總結，不斷提高主持會議的能力。 第7章 附則 第19條 本制度由人事行政部負責解釋。 第20條 本制度由發(fā)布之日起開始執(zhí)行。 第三節(jié) 日常事務管理表格 一、文件目錄清單

46、 文件標題 文件類別 □規(guī)范類 □規(guī)格類 □標準類 文件號 文件名稱 版本 頁數 日期 備注 1 2 3 二、文件發(fā)放清單 日期 文件編號 文件名稱 版次 數量 領用人 領用部門 補發(fā) 經手人 備注 三、文件回收清單 文件名稱 文件編號 回收頁次/全部 經辦人 回收部門 數量/頁次 回收日期 人員簽字

47、 四、文件作廢申請單 文件名稱 文件編號 作廢頁數 申請作廢部門 作廢原因 申請人 日期 申請部門主管 日期 需回收數量 分布部門數量 文件管理部門主管 日期 備注 五、檔案存放備查表 樓 層 房間 全宗號 全宗名稱 案卷目錄號 案卷目錄名稱 目錄中案卷起止號數 柜 欄 格 柜 欄 格 六、歸檔案卷目錄表

48、 卷宗號： 目錄號： 部門： 案卷順序號 立卷類目號 案卷標題 起止日期 卷內張數 保管期限 備注 七、文件檔案明細表 保險庫號 柜位號 擬存至日期 部門 文件名稱內容 類別 入庫日期 出庫日期 收件人簽收 年 月 日 年 月 日 八、

49、檔案調閱記錄單 編號： 日期： 年 月 日 文件類別 文件名稱 內容概述 調卷部門 調閱人 調閱用途 調閱期限 自 年 月 日起至 年 月 日止，計 日 原收入編號 借出日期 檔號 歸還日期 年 月 日 備注 保管人簽章 核準： 主管： 注：本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)于案卷退還后由檔案室退還調卷人，第二聯(lián)留存檔案室備查。