總經(jīng)理秘書工作職責(zé)及具體內(nèi)容.docx

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總經(jīng)理秘書工作職責(zé)及具體內(nèi)容 　　1、總經(jīng)理秘書協(xié)助總經(jīng)理起草酒店綜合性的業(yè)務(wù)報(bào)告、工作計(jì)劃、備忘錄、規(guī)章制度等； 　　2、總經(jīng)理秘書參加由總經(jīng)理組織召開的行政例會（有的酒店也稱之為早會或例會）、財(cái)務(wù)會議以及其它會議，做好會議記錄，了解各項(xiàng)決定的執(zhí)行情況并及時(shí)反饋信息； 　　3、總經(jīng)理秘書協(xié)助總經(jīng)理做好日常來訪接待、來函等情況處理； 　　4、總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)總經(jīng)理的日常電話轉(zhuǎn)接，盡可能地減少外界對總經(jīng)理工作不必要的打擾； 　　5、總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)各種會議記要、備忘錄及其它文件的整理、打印、分發(fā)、歸檔、保管等工作；負(fù)責(zé)酒店內(nèi)其它部門或者外界報(bào)送總經(jīng)理的各種會議記要、備忘錄及其它文件和信函的呈送、處理、歸檔等工作； 　　6、總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)酒店介紹信、印章的保管和監(jiān)督使用，負(fù)責(zé)與外單位聯(lián)系，辦理各類許可證和歸檔保管工作； 　　7、總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)搞好總經(jīng)理的日常工作安排，如會議、工作約會、宴請等； 　　8、總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室設(shè)備保管、維護(hù)正常運(yùn)行等； 　　9、總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)總經(jīng)理出差前以及出差后的工作處理（借款、日程安排、酒店預(yù)定、車輛接送、禮品準(zhǔn)備、電話聯(lián)系、車旅費(fèi)報(bào)銷等）； 　　10、總經(jīng)理秘書完成總經(jīng)理臨時(shí)交給的其它工作。 　　總經(jīng)理秘書要?jiǎng)偃纹涔ぷ髀氊?zé)，需要具備知識、技能和素質(zhì)： 　　1、應(yīng)具備較高的文化程度，因?yàn)榱己玫慕逃尘笆谷嗽诳创龁栴}，處理問題時(shí)會更加理性和全面，同時(shí)具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)新知識的能力； 　　2、熟悉酒店各部門及其運(yùn)作程序，掌握酒店的各項(xiàng)規(guī)章制度，孫鷹——酒店餐飲會所《顧問式定制化內(nèi)訓(xùn)》資深職業(yè)培訓(xùn)師，中國500強(qiáng)講師，中華培訓(xùn)講師，網(wǎng)高級講師《酒店餐飲金管道贏利系統(tǒng)》創(chuàng)始人，中國酒店管理委員會酒店餐飲企業(yè)內(nèi)訓(xùn)專家。對酒店的經(jīng)營（如客房數(shù)量、房價(jià)、餐廳營業(yè)時(shí)間和電腦信息系統(tǒng)等）以及軟件（酒店的目標(biāo)、經(jīng)營思想、服務(wù)理念等）情況要了如指掌，以便更好地協(xié)助總經(jīng)理完成各部門的協(xié)調(diào)管理以及對外聯(lián)絡(luò)溝通的工作，使工作更有效率； 　　3、熟練掌握中、英文文字處理技能，熟練操作各種辦公室自動(dòng)化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等； 　　4、具備較強(qiáng)的對內(nèi)、對外的溝通能力，使總經(jīng)理的各項(xiàng)指示、計(jì)劃、意愿得以貫徹和執(zhí)行； 　　5、能嚴(yán)守機(jī)密、克盡職守、吃苦耐勞，具有團(tuán)隊(duì)精神，忠實(shí)于自己所服務(wù)的組織，與各部門的管理人員以及酒店相關(guān)的企業(yè)、團(tuán)體和政府職能部門保持良好的合作關(guān)系。 　　總經(jīng)理秘書的工作任務(wù)非常繁多而且要求細(xì)節(jié)化，因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一些，就不僅會影響自己的秘書工作，而且會影響總經(jīng)理的工作，孫鷹——酒店餐飲會所《顧問式定制化內(nèi)訓(xùn)》資深職業(yè)培訓(xùn)師，中國500強(qiáng)講師，中華培訓(xùn)講師，網(wǎng)高級講師《酒店餐飲金管道贏利系統(tǒng)》創(chuàng)始人，中國酒店管理委員會酒店餐飲企業(yè)內(nèi)訓(xùn)專家。甚至影響酒店企業(yè)的形象與運(yùn)營等等。那么如何做好總經(jīng)理秘書的工作并搞其效率呢？專家指出有五種方法，值得借鑒： 　　1、工作標(biāo)準(zhǔn)化，即把工作慣例化或日常化。也就是說，如果沒有特殊情況，盡量在每個(gè)工作日的同一時(shí)間段內(nèi)，做同樣或同樣性質(zhì)的工作。如果秘書能把自己更多的工作任務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化，就能在有限的時(shí)間內(nèi)完成更多的工作，或者有更多的剩余時(shí)間完成其它臨時(shí)性工作。 　　2、在同一時(shí)間段內(nèi)做類似的工作。如在同一時(shí)間段內(nèi)往撥打電話，把需要復(fù)印的文件積攢在一起，然后去復(fù)印等，這樣，既可以節(jié)約時(shí)間，也可以提高工作效率或質(zhì)量。 　　3、重新分配工作。如緊急各重要的工作，先辦理緊急的事情；重要和不緊急的工作，先做重要的工作；不重要和不緊急的工作，可以另找時(shí)間做，或者找他人做；自己不擅長的工作，而且該工作也不保密，可以與別人交換工作來做等。 　　4、預(yù)測。總經(jīng)理秘書可用預(yù)測的辦法來減輕工作壓力、舒緩工作節(jié)奏，把工作做到前面，如明天14點(diǎn)總經(jīng)理要召開財(cái)務(wù)會議，作為秘書，可在明天10點(diǎn)左右把上次會議的記錄以及其它財(cái)務(wù)報(bào)表等從檔案柜內(nèi)找出來，放在總經(jīng)理的辦公桌上。如果任職者能更好地預(yù)測明天會做哪些工作，他就能更好地完成本職工作。當(dāng)然，也不能把第二天的工作日程根據(jù)預(yù)測，安排得滿滿的，因?yàn)椴还苣愕念A(yù)測能力如何強(qiáng)，第二天總是會有些突發(fā)事情需要處理，因此要留出一定的空余時(shí)間來處理這些突發(fā)事件。 　　5、平衡精力，分清工作主次。一個(gè)人的工作時(shí)間及精力畢竟是有限的，如何有有限的時(shí)間內(nèi)完成更多的工作是對每個(gè)工作者提出的挑戰(zhàn)。因此，總經(jīng)理秘書在做任何一項(xiàng)工作時(shí)，都要具備權(quán)衡輕重緩急的意識。如上文所說，為使工作更有效率，盡量要把相同的工作放在一起來做，但是，如果酒店集團(tuán)的總部人員正在與總經(jīng)理商討工作，而此時(shí)，總經(jīng)理需要秘書去復(fù)印一份文件，那么你還會等到與其它的文件放在一起復(fù)印嗎？答案是：當(dāng)然不會，而且你需要放下手頭的工作，立即去復(fù)印。 　　有些總經(jīng)理秘書不具備職業(yè)態(tài)度或者對該職位認(rèn)識不清，容易在工作中犯一些錯(cuò)誤。常見的錯(cuò)誤有： 　　1、對于酒店其它部門或者外界報(bào)送給總經(jīng)理的備忘錄、報(bào)告、申請以衣其它信息文件等，不及時(shí)呈送或報(bào)告給總經(jīng)理，影響了酒店對內(nèi)、外的溝通，甚至嚴(yán)重影響了酒店的經(jīng)營和管理工作。 　　2、由于工作的性質(zhì)等原因，總經(jīng)理秘書幾乎在第一時(shí)間就知道了總經(jīng)理對組織人事的任免、管理的決策等，有些任職者不能嚴(yán)守機(jī)密，為了自己的利益或者其它目的，私自把這些機(jī)密泄露給有關(guān)人員，使組織蒙受一定的不必要的損失。 　　3、在總經(jīng)理的日常工作安排中，事前不征得總經(jīng)理的同意，代替總經(jīng)理作出某些工作約會的決定等，這些都嚴(yán)重影響了總經(jīng)理的工作，給總經(jīng)理造成了一些不必要的麻煩，忘記了自己的協(xié)助而不是代替總經(jīng)理工作。 　　作為酒店總經(jīng)理秘書，要時(shí)刻注意避免以上的工作誤區(qū)，以職業(yè)的態(tài)度對待自己工作，只有這樣才能完成自己的工作職責(zé)，扮演自己的組織中應(yīng)扮演的角色，發(fā)揮自己在企業(yè)中應(yīng)發(fā)揮的力量。