總經理秘書工作職責及具體內容.docx

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總經理秘書工作職責及具體內容 　　1、總經理秘書協(xié)助總經理起草酒店綜合性的業(yè)務報告、工作計劃、備忘錄、規(guī)章制度等； 　　2、總經理秘書參加由總經理組織召開的行政例會（有的酒店也稱之為早會或例會）、財務會議以及其它會議，做好會議記錄，了解各項決定的執(zhí)行情況并及時反饋信息； 　　3、總經理秘書協(xié)助總經理做好日常來訪接待、來函等情況處理； 　　4、總經理秘書負責總經理的日常電話轉接，盡可能地減少外界對總經理工作不必要的打擾； 　　5、總經理秘書負責各種會議記要、備忘錄及其它文件的整理、打印、分發(fā)、歸檔、保管等工作；負責酒店內其它部門或者外界報送總經理的各種會議記要、備忘錄及其它文件和信函的呈送、處理、歸檔等工作； 　　6、總經理秘書負責酒店介紹信、印章的保管和監(jiān)督使用，負責與外單位聯(lián)系，辦理各類許可證和歸檔保管工作； 　　7、總經理秘書負責搞好總經理的日常工作安排，如會議、工作約會、宴請等； 　　8、總經理秘書負責總經理辦公室設備保管、維護正常運行等； 　　9、總經理秘書負責總經理出差前以及出差后的工作處理（借款、日程安排、酒店預定、車輛接送、禮品準備、電話聯(lián)系、車旅費報銷等）； 　　10、總經理秘書完成總經理臨時交給的其它工作。 　　總經理秘書要勝任其工作職責，需要具備知識、技能和素質： 　　1、應具備較高的文化程度，因為良好的教育背景使人在看待問題，處理問題時會更加理性和全面，同時具有較強的學習新知識的能力； 　　2、熟悉酒店各部門及其運作程序，掌握酒店的各項規(guī)章制度，孫鷹——酒店餐飲會所《顧問式定制化內訓》資深職業(yè)培訓師，中國500強講師，中華培訓講師，網高級講師《酒店餐飲金管道贏利系統(tǒng)》創(chuàng)始人，中國酒店管理委員會酒店餐飲企業(yè)內訓專家。對酒店的經營（如客房數量、房價、餐廳營業(yè)時間和電腦信息系統(tǒng)等）以及軟件（酒店的目標、經營思想、服務理念等）情況要了如指掌，以便更好地協(xié)助總經理完成各部門的協(xié)調管理以及對外聯(lián)絡溝通的工作，使工作更有效率； 　　3、熟練掌握中、英文文字處理技能，熟練操作各種辦公室自動化設備，如計算機、打印機、傳真機、復印機等； 　　4、具備較強的對內、對外的溝通能力，使總經理的各項指示、計劃、意愿得以貫徹和執(zhí)行； 　　5、能嚴守機密、克盡職守、吃苦耐勞，具有團隊精神，忠實于自己所服務的組織，與各部門的管理人員以及酒店相關的企業(yè)、團體和政府職能部門保持良好的合作關系。 　　總經理秘書的工作任務非常繁多而且要求細節(jié)化，因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一些，就不僅會影響自己的秘書工作，而且會影響總經理的工作，孫鷹——酒店餐飲會所《顧問式定制化內訓》資深職業(yè)培訓師，中國500強講師，中華培訓講師，網高級講師《酒店餐飲金管道贏利系統(tǒng)》創(chuàng)始人，中國酒店管理委員會酒店餐飲企業(yè)內訓專家。甚至影響酒店企業(yè)的形象與運營等等。那么如何做好總經理秘書的工作并搞其效率呢？專家指出有五種方法，值得借鑒： 　　1、工作標準化，即把工作慣例化或日?；?。也就是說，如果沒有特殊情況，盡量在每個工作日的同一時間段內，做同樣或同樣性質的工作。如果秘書能把自己更多的工作任務標準化，就能在有限的時間內完成更多的工作，或者有更多的剩余時間完成其它臨時性工作。 　　2、在同一時間段內做類似的工作。如在同一時間段內往撥打電話，把需要復印的文件積攢在一起，然后去復印等，這樣，既可以節(jié)約時間，也可以提高工作效率或質量。 　　3、重新分配工作。如緊急各重要的工作，先辦理緊急的事情；重要和不緊急的工作，先做重要的工作；不重要和不緊急的工作，可以另找時間做，或者找他人做；自己不擅長的工作，而且該工作也不保密，可以與別人交換工作來做等。 　　4、預測?？偨浝砻貢捎妙A測的辦法來減輕工作壓力、舒緩工作節(jié)奏，把工作做到前面，如明天14點總經理要召開財務會議，作為秘書，可在明天10點左右把上次會議的記錄以及其它財務報表等從檔案柜內找出來，放在總經理的辦公桌上。如果任職者能更好地預測明天會做哪些工作，他就能更好地完成本職工作。當然，也不能把第二天的工作日程根據預測，安排得滿滿的，因為不管你的預測能力如何強，第二天總是會有些突發(fā)事情需要處理，因此要留出一定的空余時間來處理這些突發(fā)事件。 　　5、平衡精力，分清工作主次。一個人的工作時間及精力畢竟是有限的，如何有有限的時間內完成更多的工作是對每個工作者提出的挑戰(zhàn)。因此，總經理秘書在做任何一項工作時，都要具備權衡輕重緩急的意識。如上文所說，為使工作更有效率，盡量要把相同的工作放在一起來做，但是，如果酒店集團的總部人員正在與總經理商討工作，而此時，總經理需要秘書去復印一份文件，那么你還會等到與其它的文件放在一起復印嗎？答案是：當然不會，而且你需要放下手頭的工作，立即去復印。 　　有些總經理秘書不具備職業(yè)態(tài)度或者對該職位認識不清，容易在工作中犯一些錯誤。常見的錯誤有： 　　1、對于酒店其它部門或者外界報送給總經理的備忘錄、報告、申請以衣其它信息文件等，不及時呈送或報告給總經理，影響了酒店對內、外的溝通，甚至嚴重影響了酒店的經營和管理工作。 　　2、由于工作的性質等原因，總經理秘書幾乎在第一時間就知道了總經理對組織人事的任免、管理的決策等，有些任職者不能嚴守機密，為了自己的利益或者其它目的，私自把這些機密泄露給有關人員，使組織蒙受一定的不必要的損失。 　　3、在總經理的日常工作安排中，事前不征得總經理的同意，代替總經理作出某些工作約會的決定等，這些都嚴重影響了總經理的工作，給總經理造成了一些不必要的麻煩，忘記了自己的協(xié)助而不是代替總經理工作。 　　作為酒店總經理秘書，要時刻注意避免以上的工作誤區(qū)，以職業(yè)的態(tài)度對待自己工作，只有這樣才能完成自己的工作職責，扮演自己的組織中應扮演的角色，發(fā)揮自己在企業(yè)中應發(fā)揮的力量。