word實(shí)用技巧

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Word 實(shí)用技巧 文字 圖片 表格 批量操作 批量管理 自動(dòng)編號(hào) 快捷操作 提高效率和準(zhǔn)確率 目錄 1 創(chuàng)建樣式 3 2 自動(dòng)編號(hào)和多級(jí)編號(hào)的使用 9 3 圖表的題注自動(dòng)編號(hào) 16 4 圖表的 交叉引用 23 5 段落中添加連續(xù)編號(hào) 25 6 以尾注的方式插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn) 26 7 自動(dòng)生成目錄 31 8 頁(yè)碼設(shè)置 34 9 Word 繪圖功能使用技巧 38 10 讓表格每頁(yè)都自動(dòng)生成表頭 45 11 更方便的使用格式刷 49 12 圖片批量對(duì)齊和更改 49 13 在 Word 中插入 10 以上帶圈數(shù)字序號(hào) 49 14 關(guān)于常用序號(hào)的幾點(diǎn)說(shuō)明 數(shù)字序號(hào)順序 50 15 WORD 常用快捷鍵 52 2 52 1 創(chuàng)建樣式 什么是標(biāo)題樣式 對(duì)于一個(gè)正規(guī)的文檔 如果希望 Word 可以自動(dòng)根據(jù)文檔的內(nèi)容 來(lái)生成目錄 就需要把所有的文檔標(biāo)題設(shè)置成標(biāo)題樣式 1 1 點(diǎn)擊打開(kāi)需要設(shè)置的 word 文檔 將界面切換到 開(kāi)始 的設(shè)置 找到該欄目下的 樣式 設(shè)置 1 2 在 樣式 設(shè)置的最右邊 找到 更改樣式 更改樣式 的右下角 有個(gè)朝向右下角 的小箭頭的圖標(biāo) 3 52 1 3 點(diǎn)擊那個(gè)小箭頭圖標(biāo) 將出現(xiàn)如下界面 在出現(xiàn)的界面的左下方 找到最左邊的 新建樣式 圖標(biāo) 4 52 1 4 點(diǎn)擊 新建樣式 將出現(xiàn)新建樣式的格式設(shè)置 可在最上方的屬性設(shè)置中 修改新 樣式的名稱(chēng) 1 5 若是設(shè)置新樣式的字體格式 可以點(diǎn)擊界面左下方的 格式 在下拉目錄中找到 字體 點(diǎn)擊進(jìn)入字體設(shè)置界面 5 52 1 6 下圖就是所能設(shè)置的字體界面 從而可以進(jìn)行設(shè)置新樣式的中文字體 西文字體 字號(hào)等等的字體格式 1 7 若是想設(shè)置新樣式的段落 即在最初的界面中 左下角的 格式 下拉目錄中選擇 段落 6 52 1 8 點(diǎn)擊進(jìn)入 段落 設(shè)置界面 可以根據(jù)要求對(duì)格式 間距 行距等進(jìn)行設(shè)置 設(shè)置好 后點(diǎn)擊 確定 1 9 當(dāng)全部設(shè)置 好后 勾 選新樣式 設(shè)置界面 下方的 自 動(dòng)更新 再點(diǎn)擊確 定 即可 成功完成 新建樣式 的設(shè)置要 求 1 10 設(shè)置文檔模板 word 中設(shè)置文檔模板是計(jì)算機(jī)文檔制作和編輯中重要的一個(gè)部分 生成文檔模板能夠很快的 按照固定模板進(jìn)行設(shè)置 能夠直接快速的進(jìn)行文檔處理 進(jìn)行需要的模板設(shè)置 對(duì)字體 段落 頁(yè)眉頁(yè)腳 頁(yè)面邊距等進(jìn)行設(shè)置 對(duì)字體 段落的設(shè)置 在空白的新文檔中 右擊進(jìn)行對(duì)字體的設(shè)置 在設(shè)置完成后 點(diǎn)擊 默 認(rèn) 按鈕 對(duì)頁(yè)眉頁(yè)腳 頁(yè)面邊距 同樣在菜單欄 選擇插入 頁(yè)眉頁(yè)腳 進(jìn)行設(shè)置 設(shè)置后點(diǎn)擊 默認(rèn) 7 52 按鈕 并同時(shí)設(shè)置 頁(yè)面邊距 并點(diǎn)擊 默認(rèn) 按鈕 在全面進(jìn)行模板設(shè)置后 需要保存 在操作中會(huì)出現(xiàn)對(duì)一些 默認(rèn)的設(shè)置 如果所示 要選擇 是 你準(zhǔn)備將默認(rèn)的字體更改為 是否將此更改應(yīng)用于所有基于 NORMAL 模板的新文檔 把剛才保存的模板 復(fù)制起來(lái) 在打開(kāi) C Users Administrator AppData Roaming Microsoft Templates 替換原有的 Normal dotm 或 Normal dot 關(guān)閉 8 52 2 自動(dòng)編號(hào)和多級(jí)編號(hào)的使用 2 1 選中標(biāo)題或段落 點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵 在編號(hào)菜單內(nèi)選擇適合的自動(dòng)編號(hào)樣式 或者在 窗口上方的 開(kāi)始 選項(xiàng)卡中選擇編號(hào)樣式 如果對(duì)已選的編號(hào)樣式不滿意 可以 照以上方法直接更換 2 2 如果編號(hào)需要重新開(kāi)始 可選中編號(hào)點(diǎn)擊右鍵 在菜單中選擇 重新開(kāi)始于 1 9 52 2 3 多級(jí)編號(hào)的使用和單級(jí)類(lèi)似 插入方法參考下圖 2 4 多級(jí)編號(hào)插入后 默認(rèn)為 1 級(jí) 如果想讓編號(hào)變?yōu)?2 級(jí)或以下 需要選中編號(hào)按 Tab 鍵 按一次降一級(jí) 以此類(lèi)推 10 52 2 5 多級(jí)編號(hào)在使用中 有時(shí)會(huì)用到自定義的類(lèi)型 如下圖進(jìn)行自定義 可對(duì)每一級(jí)編 號(hào)樣式進(jìn)行不同的更改 2 6 還以對(duì)編號(hào)的字體進(jìn)行更改 方便輸入 11 52 2 7 可以和樣式關(guān)聯(lián)在一起 在多級(jí)列表菜單中選擇 定義新的多級(jí)列表 展開(kāi) 將級(jí)別鏈接到樣式 選項(xiàng)后 就能 將每一級(jí)別的編號(hào)和不同級(jí)別的標(biāo)題樣式鏈接到一起 在你套用樣式時(shí) 它就自動(dòng)幫你續(xù) 上編號(hào) 輕輕一點(diǎn) 就自動(dòng)排好各級(jí)編號(hào) 增 刪 改都能自動(dòng)更新編號(hào) 2 8 撤銷(xiāo)自動(dòng)編號(hào)功能 在 Word 中 我們?cè)谳斎霐?shù)字和標(biāo)點(diǎn)后再輸入文字 只要按下回車(chē)鍵 Enter 就會(huì)自動(dòng)生成后續(xù)數(shù)字編號(hào) 雖然很智能 但有時(shí)卻是 自作聰明 讓人厭煩 如果 要取消次功能 可選擇菜單 文件 選項(xiàng) 切換到 校對(duì) 選項(xiàng) 單擊 自動(dòng)更正選項(xiàng) 彈 出對(duì)話框 取消選擇 自動(dòng)編號(hào)列表 即可 12 52 2 9 改變編號(hào)與文本之間的距離 1 制表符上面單擊鼠標(biāo)右鍵 在 調(diào)整列表縮進(jìn)量 對(duì)話框中進(jìn)行調(diào)整 可以 在 編號(hào)之后 下面的下拉列表中 選擇編號(hào)后跟什么內(nèi)容 如選擇 空格 編號(hào)后就會(huì)與文本之間添加一個(gè)空格的距離 如果選擇 不特別標(biāo) 注 那編號(hào)與文本之間就會(huì)沒(méi)有間隙 2 按住 Ctrl 鍵 分別選中要調(diào)節(jié)編號(hào)距離的段落 單擊 段落 選項(xiàng)組中的 多 級(jí)列表 選擇 定義新的多級(jí)列表 彈出對(duì)話框 在 位置 選項(xiàng)中 可以修改編號(hào)的 對(duì)齊位置 和 文本縮進(jìn)位置 的數(shù)值 這樣就能 調(diào)整編號(hào)與文本段落之間的距離 13 52 2 10 改變編號(hào)的起始值 為了快速對(duì)文檔的多處地方使用相同的自動(dòng)編號(hào)與段落格式 我們可能會(huì)使用格 式刷 但是 刷完之后可能就會(huì)出現(xiàn)這樣的編號(hào)順序 第二節(jié)的編號(hào)是接著第一節(jié)末 尾的序號(hào)開(kāi)始的 如果我們想讓第二節(jié)從一重新開(kāi)始編號(hào) 直接在編號(hào)五的上面單擊 鼠標(biāo)右鍵 選擇 重新開(kāi)始于一 即可 另外呢 如果想指定開(kāi)始的編號(hào)值 可以選擇菜單中的 設(shè)置編號(hào)值 命令進(jìn)行 設(shè)置 14 52 2 11 錯(cuò)誤 文檔中沒(méi)有指定樣式的文字 解決辦法 在插入題注時(shí) 往往會(huì)出現(xiàn) 錯(cuò)誤 文檔中沒(méi)有指定樣式的文字 這里列出了解決 辦法 引用的標(biāo)題序號(hào) 比如章 因?yàn)闆](méi)有設(shè)置相應(yīng)的樣式 標(biāo)題 1 標(biāo)題 2 所以域代碼出錯(cuò) 通過(guò)設(shè)定標(biāo)題樣式來(lái)解決 然后選中題注 右鍵 更新域 即可 15 52 3 圖表的題注自動(dòng)編號(hào) Word 文檔實(shí)現(xiàn)圖表題注自動(dòng)編號(hào)會(huì)給我們帶來(lái)很多方面 首先是格式統(tǒng)一 其 次是節(jié)省時(shí)間 最主要的是在中間有圖表插入的時(shí)候 其他圖表的題注能夠自動(dòng)更新 舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)吧 編輯了一個(gè)文檔 插入了好多表 后來(lái)修改時(shí)在中間又插入了表 如果是使用的自動(dòng)編號(hào)圖表題注 就會(huì)節(jié)省不少時(shí)間 3 1 圖片表格的添加序號(hào) 在文檔中如果有較多的圖片或表格 通常我們會(huì)依次加上圖 1 圖 2 表 1 表 2 為了便于后期增刪圖片后 圖片的序號(hào)能夠繼續(xù)保持連續(xù)性 最好通過(guò)題注功能自 動(dòng)添加編號(hào) 在插入的圖片上右擊選擇 插入題注 彈出對(duì)話框 單擊 新建標(biāo)簽 按鈕輸入 圖 單擊確定后會(huì)自動(dòng)生成題注 圖 1 位置選擇 所在項(xiàng)目下方 單擊 確定 按鈕即可在 圖片下方添加圖片的編號(hào)圖 1 在重新插入新的圖片后 只需要選中圖片后右擊選擇 插入題注 單擊 確定 按鈕就會(huì)自動(dòng)插入編號(hào)圖 2 對(duì)于表格 我們同樣可以使用插 入題注 新建標(biāo)簽時(shí)輸入 表 即可 生成的編號(hào)會(huì)自動(dòng)放置在一個(gè)文本框中 在文本 框中還可以添加簡(jiǎn)要的說(shuō)明 如果在已有圖片或表格的中心插入其它圖片或表格 添 加題注后 序號(hào)會(huì)按順序重新排列 16 52 17 52 3 2 以插入表格為例 插入表格 然后選中表格 在表格上右擊選擇 插入題注 3 3 在打開(kāi)的如下圖所示的界面 將 標(biāo)簽 選擇 表格 位置選擇 所在項(xiàng)目下方 當(dāng) 然可以根據(jù)自己情況選擇 還可以點(diǎn)擊 新建標(biāo)簽 來(lái)自定義標(biāo)簽 18 52 3 4 點(diǎn)擊上圖中的 編號(hào) 打開(kāi) 題注編號(hào) 對(duì)話框 設(shè)置完成后點(diǎn)擊 確定 即可 3 5 想要給以后插入的 Word 表格自動(dòng)添加題注 還需做如下設(shè)置 點(diǎn)擊 自動(dòng)插入題 注 19 52 3 6 在 自動(dòng)插入題注 對(duì)話框中 選擇好 插入時(shí)添加題注 下的選項(xiàng) 然后點(diǎn)擊 確定 這樣以后點(diǎn)擊表格就可以自動(dòng)添加題注了 3 7 如下圖所示 為自動(dòng)添加題注的兩個(gè)表格 20 52 3 8 我在這兩個(gè)表格中間插入新表格的效果如下 我可以明顯看到題注是可以自動(dòng)更新 的 3 9 整理后效果如下圖所示 21 52 3 10 為圖片設(shè)置編號(hào) 第一步 選中圖片 點(diǎn)擊右鍵 選擇 插入題注 菜單 彈出 題注 對(duì)話 框 在 題注 對(duì)話框中點(diǎn)擊 新建標(biāo)簽 按鈕 輸入標(biāo)簽名稱(chēng) 如 圖 點(diǎn)擊 確定 按鈕 在 題注 對(duì)話框中點(diǎn)擊 編號(hào) 按鈕 彈出 題注編號(hào) 對(duì)話框 在 包含 章節(jié)號(hào) 復(fù)選框上畫(huà)勾 然后點(diǎn)擊 確定 按鈕返回 題注 對(duì)話框 再點(diǎn)擊 確 定 按鈕 返回 word 中 此時(shí)圖片下面出現(xiàn) 圖 2 1 字體 然后可以再自己 添加圖片說(shuō)明 如 圖 2 1 第一個(gè)圖片 如下圖 在下一個(gè)圖片上點(diǎn)擊右鍵 選擇 插入題注 按鈕 彈出 題注 對(duì)話框 如下圖 在這個(gè)圖中我們看到有很多選項(xiàng) 如 標(biāo)簽 位置 等 自己點(diǎn) 開(kāi)看看可以靈活設(shè)置 22 52 4 圖表的 交叉引用 4 1 打開(kāi)你所需要整理的 word 文檔 對(duì)文章中的圖片 進(jìn)行添加 題注 的設(shè)置 并且 要求題注的編號(hào)為章節(jié)號(hào) 下圖為設(shè)置好后的界面 4 2 然后選中圖片上方的文字 下圖 兩個(gè)字 將主界面由 開(kāi)始 切換到 引用 的欄目下 4 3 在 引用 的欄目下 找到 題注 的設(shè)置 選中 題注 設(shè)置中的 交叉引用 點(diǎn)擊 進(jìn)入設(shè)置界面 4 4 進(jìn)入 交叉引用 的設(shè)置界面后 在 引用類(lèi)型 的下拉目錄中找到你所需要的引用類(lèi) 型 現(xiàn)在我們之前添加的題注標(biāo)簽為圖 所以我們現(xiàn)在也選擇 圖 的引用類(lèi)型 23 52 4 5 在選好 引用類(lèi)型 之后 在最下方的界面中就會(huì)出現(xiàn)標(biāo)簽為 圖 的全部題注 小編 的例子中只有添加了一個(gè)題注 所以看到的就只有這么一個(gè) 4 6 根據(jù)需要 在 引用內(nèi)容 中選擇自己所需要的題注內(nèi)容 引用內(nèi)容 中有各種可選 擇的引用內(nèi)容 4 7 由于我們需要的只是標(biāo)簽和編號(hào) 所以我們選擇 只有標(biāo)簽和編號(hào) 為引用內(nèi)容 并 在剛剛設(shè)置界面下方出現(xiàn)的眾多圖題注中選擇自己要用的圖題注 小編的只有一 個(gè) 24 52 4 8 選好之后 點(diǎn)擊 插入 原先的 下圖 兩個(gè)字即已經(jīng)改為 圖 1 1 的圖標(biāo)簽和編號(hào) 下圖為小編做好之后的效果 5 段落中添加連續(xù)編號(hào) 有時(shí)我們需要在一個(gè)段落中添加多個(gè)連續(xù)的編號(hào) 使用 Word 的自動(dòng)編號(hào)功能是無(wú) 法實(shí)現(xiàn)的 借助 Word 的域代碼就能在段落中連續(xù)編號(hào) 在段落開(kāi)始處 切換到 插入 選項(xiàng)卡 單擊 文檔部件 選擇 域 彈出對(duì)話框 如圖 10 選擇 類(lèi)別 下 編號(hào) 再選擇 ListNum 然后在右側(cè)的 列表名稱(chēng) 中選擇 LegalDefault 最后單擊 確定 按鈕 即可添加數(shù)字編號(hào) 1 復(fù)制該域代碼至該段落 中需要繼續(xù)編號(hào)的地方 則會(huì)自動(dòng)修改成 1 1 在新段落中復(fù)制粘貼域代碼 則會(huì)自 動(dòng)生成 2 2 1 2 2 25 52 通過(guò)域代碼插入數(shù)字編號(hào)后 在后期進(jìn)行修改時(shí) 如果刪除了其中某個(gè)編號(hào) 其 它的編號(hào)會(huì)自動(dòng)修改成連續(xù)數(shù)字 非常方便 6 以尾注的方式插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn) word 插入尾注增加文獻(xiàn)操作主要有四步 一是尾注的編碼格式設(shè)置 二是刪除尾注的黑線 三是給尾注數(shù)字編號(hào)加入中括號(hào) 四是上下標(biāo)切換 具體操作步驟見(jiàn)下文 6 1 尾注設(shè)置 1 word 菜單中選擇引用 26 52 2 點(diǎn)擊向下的箭頭進(jìn)行腳注和尾注設(shè)置 位置選尾注 編碼格式選擇數(shù)字編碼 1 2 3 格式 3 點(diǎn)擊插入尾注 在文章末尾會(huì)出現(xiàn)數(shù)字編號(hào) 在編號(hào)后面粘貼尾注 一般為參考文獻(xiàn) 27 52 6 2 刪除黑線 1 先把文檔視圖設(shè)置為草稿 28 52 2 點(diǎn)引用 顯示備注 3 尾注選擇尾注分隔符 把出現(xiàn)的黑線刪除 尾注再選擇尾注延續(xù)分隔符 把出現(xiàn)的黑線刪除 切換回文檔視圖發(fā)現(xiàn)黑線已經(jīng)消失了 29 52 6 3 加中括號(hào) 使編碼 1 2 變?yōu)?1 2 打開(kāi)查找與替換 快捷鍵為 CTRL H 查找內(nèi)容輸入 e 替換內(nèi)容輸入 點(diǎn)全部替換 6 4 尾注上下標(biāo)轉(zhuǎn)換 全選需要上標(biāo)轉(zhuǎn)換的文本 在開(kāi)始菜單的字體選項(xiàng)卡點(diǎn)上標(biāo)操作 上標(biāo)切換快捷鍵 CTRL SHIFT 下標(biāo)切換快捷鍵 CTRL 注意 號(hào)即為鍵盤(pán)的 號(hào) 不可為數(shù)字小鍵盤(pán)的 號(hào) 30 52 6 5 交叉引用 當(dāng)你在文檔中第 N N 2 次引用前面文檔曾經(jīng)引用過(guò)的文獻(xiàn)時(shí) 這時(shí)宜采用 交叉 引用 方法 按 插入 引用 交叉引用 出現(xiàn)一菜單 在引用類(lèi)型中選擇 尾注 引用內(nèi)容為 尾注編號(hào) 這時(shí)在菜單中會(huì)出現(xiàn)你曾經(jīng)編寫(xiě)過(guò)的所有尾注 選擇你需 要的 按 插入 按鈕即完成交叉引用了 注 若你后來(lái)又在前面的文檔中插入新的尾注 這時(shí)后繼的尾注會(huì)自動(dòng)更新編號(hào) 但交叉 引用不會(huì)自動(dòng)更新 怎么辦 按 ctrl A 選擇所有內(nèi)容后 按 F9 鍵就可 以完成手動(dòng)更 新 7 自動(dòng)生成目錄 把鼠標(biāo)光標(biāo)移動(dòng)到要插入目錄的地方 我的目錄是要插入在標(biāo)題下面 在菜單欄上找到 引用 在目錄模塊下找到目錄 點(diǎn)擊下拉菜單 選擇 插入目錄 進(jìn)入插入目錄的預(yù)覽框和設(shè)置框 可以進(jìn)行目錄形式 風(fēng)格以及每個(gè)序列的設(shè)置 31 52 32 52 但是這個(gè)功能有一個(gè)前提 只有套用了內(nèi)置的標(biāo)題樣式 才會(huì)顯示在目錄中 所以 這幾個(gè)功能是環(huán)環(huán)相扣的 自動(dòng)多級(jí)編號(hào) 樣式 目錄 目錄的改動(dòng)和更新 如果你的內(nèi)容有所改動(dòng) 可以對(duì)目錄進(jìn)行更新 更新方法 一般方法 在菜單欄上找到 引用 在目錄模塊下找到 更新目錄 就會(huì)彈窗 根據(jù)情況選擇后 點(diǎn)擊 確定 即可 快捷操作 鼠標(biāo)左鍵單擊目錄 右鍵選擇 更新域 33 52 8 頁(yè)碼設(shè)置 8 1 Word 中直接插入頁(yè)碼設(shè)置 1 進(jìn)入 插入 選項(xiàng)卡 在 頁(yè)眉和頁(yè)腳 選項(xiàng)組中選擇 頁(yè)碼 按鈕 2 在彈出的下拉菜單中會(huì)有幾個(gè)選項(xiàng) 頁(yè)面頂部 頁(yè)面底部 頁(yè)邊距 這里我們可以自由選擇 我選擇頁(yè)面底部 然后右邊會(huì)出現(xiàn)很多中頁(yè)碼樣式 選擇一種 34 52 3 此時(shí) 頁(yè)碼就已經(jīng)插入完成了 35 52 提示 我們可以選中頁(yè)碼中的數(shù)字 然后對(duì)其進(jìn)行修改顏色或者字體大小 樣式都可以 8 2 Word 文檔中設(shè)置頁(yè)碼從第二頁(yè)開(kāi)始 1 選擇 插入 頁(yè)碼 在頁(yè)眉與頁(yè)腳中選擇 頁(yè)碼 然后在對(duì)應(yīng)位置插入頁(yè)碼 2 這時(shí)會(huì)進(jìn)入 設(shè)計(jì) 菜單 在 首頁(yè)不同 復(fù)選框中的對(duì)鉤 36 52 3 在頁(yè)碼中進(jìn)行如下操作 起始頁(yè)碼 后的框中鍵入數(shù)字 0 8 3 Word 中設(shè)置頁(yè)碼從第三頁(yè)開(kāi)始 1 插入頁(yè)碼 插入 頁(yè)眉頁(yè)腳 頁(yè)碼 頁(yè)面底端 普通數(shù)字 3 2 在第二頁(yè)和第三頁(yè) 正文與目錄之間 插入分節(jié)符 將光標(biāo)移至第二頁(yè)的最末端 然后選擇 頁(yè) 面布局 分隔符 分節(jié)符 下一頁(yè) 如下圖 此時(shí)在第三頁(yè)的前面有一個(gè)空行 37 52 3 取消鏈接到前一節(jié)頁(yè)眉 雙擊第三頁(yè)頁(yè)碼 設(shè)計(jì) 導(dǎo)航 鏈接到前一條頁(yè)眉 點(diǎn)擊及去除 雙擊正文部分即退出頁(yè)眉頁(yè)腳 雙擊頁(yè)碼部分即進(jìn)入設(shè)計(jì)選顯卡 如果出現(xiàn)下圖中的情況 要將 鏈接到前一條頁(yè)眉 點(diǎn)掉 其目的是 讓該頁(yè)和前一頁(yè)失去聯(lián)系 這樣在刪除前一頁(yè)頁(yè)碼的時(shí)候 第三頁(yè)以后的頁(yè)碼不會(huì)也跟著被刪掉了 4 刪除第一二頁(yè)頁(yè)碼 雙擊第一頁(yè) 或第二頁(yè) 的頁(yè)碼刪掉頁(yè)碼 如果有頁(yè)眉頁(yè)腳的話沒(méi)有被 刪除 只刪除了頁(yè)碼 前面的空白行刪掉即可 至此 第一二頁(yè)頁(yè)碼被刪除 但第三頁(yè)的頁(yè)碼仍為 3 再次雙擊頁(yè)碼選擇 插入 設(shè)置頁(yè)碼格式 8 4 在彈出的對(duì)話框中 進(jìn)行如下設(shè)置 一定不要選 續(xù)前節(jié) 圖中這樣設(shè)置的目的 是讓分成的上下兩節(jié) 都從各自的第一頁(yè)開(kāi)始 不然分成兩節(jié)就沒(méi)意義了 9 Word 繪圖功能使用技巧 相信大家對(duì) Word 中的繪圖功能都有一定的了解 可能以為 Word 中只能繪制一些 簡(jiǎn)單的圖形 其實(shí)如果掌握好 Word 繪圖技巧 相信足以應(yīng)付辦公中絕大多數(shù)的需求 下面將這些技巧全面介紹一下 希望大家能從中獲益 9 1 使用畫(huà)圖功能 方法 步驟 1 使用畫(huà)布 在畫(huà)圖前最好先創(chuàng)建一個(gè)畫(huà)布 這樣 當(dāng)移動(dòng)整個(gè)圖形時(shí)是十分方便的 38 52 2 多次使用同一繪圖工具 在一般情況下 單擊某一繪圖工具只能使用一次該工具 如果想多次使用 那就雙 擊該繪圖工具即可 當(dāng)不再需要此工具時(shí) 點(diǎn)擊 Esc 鍵或鼠標(biāo)再次單擊該按鈕即可 3 如何畫(huà)圓 39 52 單擊 橢圓工具 按住 Shift 鍵可畫(huà)出一個(gè)正圓形 按住 Ctrl 鍵可畫(huà)一個(gè)從起點(diǎn) 向四周擴(kuò)張的橢圓形 同時(shí)按住 Shift 鍵和 Ctrl 鍵可畫(huà)出從起點(diǎn)向四周擴(kuò)張的正圓 形 4 如何畫(huà)點(diǎn) 單擊 橢圓工具 同時(shí)按 Shift 鍵用鼠標(biāo)拖出一個(gè)小正圓 雙擊 或右擊 該圓 在 設(shè)置自選圖形格式 對(duì)話框中 填充黑色 5 如何在兩點(diǎn)間畫(huà)弧線 40 52 在畫(huà)圖工具欄選擇 自選圖形 線條 選中那個(gè)曲線 然后先點(diǎn)一下其中一個(gè)點(diǎn) 再點(diǎn)一下你想要畫(huà)弧線的頂端 最后雙擊另外一個(gè)點(diǎn)就可以了 6 如何準(zhǔn)確畫(huà)圖形 按住 Alt 鍵 再畫(huà)圖形即可 7 如何微移圖形 按住 Ctrl 鍵 再使用上下左右鍵移動(dòng)圖形即可 41 52 8 如何對(duì)齊圖形 選中圖形并雙擊 在 繪圖工具 格式 選項(xiàng)卡 排列 組 單擊 對(duì)齊 后的小三 角 然后從列表中選擇合適的對(duì)齊方式即可 如 左右對(duì)齊 9 如何更小的微調(diào)直線的方向 選中圖形并雙擊 在 繪圖工具 格式 選項(xiàng)卡 排列 組 單擊 對(duì)齊 后的小三 角 然后選擇最下方的 網(wǎng)格設(shè)置 然后把彈出窗口里的 網(wǎng)格設(shè)置 下的 水 平間距 和 垂直間距 均調(diào)到最小值即可 這樣就能很微小的移動(dòng)直線的方向了 42 52 9 2 繪制圖形的技巧 1 畫(huà)直線 畫(huà)直線的同時(shí)按著 Shift 鍵 將可以畫(huà)出 15 30 45 60 75 等具有 特殊角度的直線 按住 Ctrl 鍵可畫(huà)出自中間向兩側(cè)延伸的直線 同時(shí)按住這兩個(gè)鍵則 可畫(huà)出自中間向兩側(cè)延伸的具有特殊角度的直線 2 畫(huà)弧 按住 Shift 鍵的同時(shí)可畫(huà)出 45 度圓弧 畫(huà)圓弧方法 打開(kāi)繪圖工具欄 單擊 自選圖形 基本形狀 弧形 按住 Ctrl 鍵可畫(huà)出自中間向兩側(cè)延伸的圓弧 同時(shí)按 住這兩個(gè)鍵則可畫(huà)出自中間向兩側(cè)延伸的 45 圓弧 按住 Alt 鍵可畫(huà)出一端固定的圓弧 同時(shí)按住 Ctrl 和 Alt 鍵則可畫(huà)出一端固定的 45 圓弧 3 畫(huà)矩形 按住 Shift 鍵可繪制出一個(gè)特殊的矩形 正方形 按住 Ctrl 鍵可繪 出自中間向四周延伸的矩形 同時(shí)按住這兩個(gè)鍵則可畫(huà)出自中間向四周延伸的正方形 畫(huà)圓時(shí)與此類(lèi)似 由此可見(jiàn)結(jié)合鍵盤(pán)畫(huà)圖的奇妙效果 9 3 選擇圖形的技巧 如果需要選擇部分圖形 則可在按住 Shift 鍵的同時(shí)依次進(jìn)行選擇或單擊繪圖工具 欄上的 選擇對(duì)象 按鈕 然后用鼠標(biāo)畫(huà)出一個(gè)框?qū)⑺枰膱D形罩住即可 如果是各圖形層疊在一起的情況 則可以首先選中最上面的圖形 然后按 Tab 鍵或 Shift Tab 組合鍵依次選擇即可 小提示 如果你發(fā)現(xiàn)某圖形選擇起來(lái)很困難 鼠標(biāo) 變不成十字形狀 這種情況常發(fā)生在多個(gè)圖形混雜在一起的情況 同樣點(diǎn)擊 選擇對(duì) 象 按鈕后你會(huì)發(fā)現(xiàn)選擇很容易 43 52 9 4 改變圖形大小的技巧 1 改變某條線段的長(zhǎng)短 如果只是粗略改變 可在選中該線段后 將鼠標(biāo)移至線 段的一端待鼠標(biāo)指針變成箭頭狀時(shí)拖動(dòng)即可 如果要細(xì)微改變 則可在選中線段后 右鍵單擊選擇 編輯頂點(diǎn) 命令 鼠標(biāo)指針變成一個(gè)中心實(shí)心的菱形形狀 用鼠標(biāo)拖拽 相應(yīng)的頂點(diǎn)達(dá)到調(diào)整的目的 2 改變圖形 或圖片 的大小 首先將鼠標(biāo)指針置于圖片的尺寸控點(diǎn)上 如果希 望保持對(duì)象的中心位置不變 在拖動(dòng)的同時(shí)需按住 Ctrl 鍵 如果希望保持對(duì)象的長(zhǎng)寬 比例不變 則需拖動(dòng)角上的尺寸控點(diǎn) 如果既希望保持對(duì)象的長(zhǎng)寬比例不變 又希望 保持對(duì)象的中心位置不變 則需按住 Ctrl 鍵并拖動(dòng)角上的控制點(diǎn) 9 5 移動(dòng)圖形的技巧 一般我們都會(huì)用鼠標(biāo)去拖動(dòng)被移動(dòng)的對(duì)象 但如果你結(jié)合鍵盤(pán)去操作將會(huì)收到許多 意想不到的效果 拖動(dòng)的同時(shí)按住 Shift 鍵 則所選圖形只能在水平或垂直方向上移動(dòng) 如果按住 Alt 鍵 則可以在定位的時(shí)候更精確 另外使用方向鍵 也可用于 移動(dòng)圖形 不過(guò)一次就會(huì)移動(dòng) 10 個(gè)像素 故只能實(shí)現(xiàn)粗調(diào) 而使用 Ctrl 方向鍵 則 一次僅移動(dòng) 1 個(gè)像素可實(shí)現(xiàn)微調(diào) 注 通過(guò)下面的設(shè)置可實(shí)現(xiàn)不按鍵盤(pán)而微調(diào)的目的 9 6 使用繪圖工具的技巧 在一般情況下 單擊某一繪圖工具只能使用一次該工具 如果想多次使用 需雙擊 該繪圖工具 當(dāng)你不再需要此工具時(shí) 按 Esc 鍵或鼠標(biāo)再次單擊該按鈕即可 9 7 繪圖精度的提高 平時(shí)在繪制直線時(shí) 在需要配合的地方 如繪制幾何圖形時(shí) 往往會(huì)出現(xiàn)要么出 頭 要么差一點(diǎn)夠不著的情況 你可能需要反復(fù)調(diào)整其長(zhǎng)短 很讓人頭疼 在 Word 中 可以進(jìn)行一定的設(shè)置來(lái)解決此問(wèn)題 打開(kāi) Word 單擊 視圖 工具欄 繪圖 打開(kāi) 繪圖 工具欄 單擊 繪圖 在出現(xiàn)的菜單中點(diǎn) 繪圖網(wǎng)格 Word 97 為 調(diào)整坐標(biāo)線 會(huì) 出現(xiàn)如圖所示的對(duì)話框 改動(dòng) 水平間距 和 垂直間距 選項(xiàng)值到最小值 0 01 或其它數(shù) 值 即可 如果你想一直用這樣的設(shè)置 可點(diǎn) 默認(rèn) 按鈕 把設(shè)定的值作為 Word 的默 認(rèn)值 這樣建立其它文檔時(shí)就不需要重復(fù)設(shè)置它了 在提高了繪圖精度的同時(shí) 你會(huì)發(fā)現(xiàn)即使不按其它鍵 直接按方向鍵或用鼠標(biāo)拖動(dòng)也 能達(dá)到微移圖形的目的 不僅如此 在表格操作中需調(diào)整表格線 在段落操作中需調(diào) 整縮進(jìn)標(biāo)志時(shí) 你會(huì)發(fā)現(xiàn)也都可以用鼠標(biāo)直接進(jìn)行微調(diào) 是不是很奇妙啊 9 8 拓展繪圖功能 單擊 工具 自定義 命令 在隨后打開(kāi)的自定義對(duì)話框中單擊 命令 標(biāo)簽 接著在 左邊的類(lèi)別框中選中 繪圖 在右邊的命令框中你會(huì)發(fā)現(xiàn)原來(lái)繪圖中還有這么多的功 能按鈕沒(méi)有添加 趕緊添吧 把 頂端對(duì)齊 橫向分布 等拖到繪圖工具欄 在實(shí)際使 用中 如果需要將多個(gè)圖形嚴(yán)格排成水平的一行 可以在選中這些圖形后直接點(diǎn)擊 頂 端對(duì)齊 按鈕 如需將多個(gè)圖形橫向平均分布 則點(diǎn)擊 橫向分布 按鈕 44 52 處理 word 文檔時(shí) 常常需要畫(huà)一些圖 在你的電腦上沒(méi)有安裝 Visio 的情況下 就只 能使用 Word 的畫(huà)圖功能了 這里教大家一些使用 Word 畫(huà)圖的一些小經(jīng)驗(yàn) 10 讓表格每頁(yè)都自動(dòng)生成表頭 有時(shí)候我們會(huì)尷尬的發(fā)現(xiàn) Word 里面要插入的表格有點(diǎn)長(zhǎng) 正好趕上表格出現(xiàn)的位置在某一 頁(yè)的下半部分 結(jié)果延長(zhǎng)到了下一頁(yè) 但是下一頁(yè)沒(méi)有表頭又會(huì)顯得不專(zhuān)業(yè) 設(shè)置的方法很簡(jiǎn)單 方法 選中表頭 表格工具 布局 數(shù)據(jù)里面的重復(fù)標(biāo)題行點(diǎn)一下 就可以啦 如果想要 取消 再選中第一個(gè)表頭然后再點(diǎn)一下重復(fù)標(biāo)題行就好了 1 首先我們打開(kāi)表格所在的 Word 文檔 在兩頁(yè)的分隔處我們會(huì)發(fā)現(xiàn)第一頁(yè)是有表頭 的 而第二頁(yè)卻是沒(méi)有表頭的 2 找到工具欄中的 表格工具 表格屬性 點(diǎn)擊 表格屬性 即可 45 52 3 上一步還有一個(gè)更方便的操作方法 那就是選中 表頭 右擊鼠標(biāo) 在出現(xiàn)的下 拉框中選擇 表格屬性 然后點(diǎn)擊即可 也就是紅箭頭所指的方向 4 然后會(huì)彈出一個(gè) 表格屬性 的對(duì)話框 對(duì)話框中我們選擇 行 然后點(diǎn)擊 46 52 5 在 行 下面 選項(xiàng) 中的第二行 在各頁(yè) 重復(fù)出現(xiàn) H 前面打 即可 然后點(diǎn)擊 確定 鍵 6 點(diǎn)擊 確定 之后我們會(huì)發(fā)現(xiàn)第二頁(yè)的表格上就有和前一頁(yè)一樣的表頭了 表格的 頁(yè)數(shù)再多也不怕沒(méi)有表頭了 47 52 10 1 表格最后多出一行怎么辦 大家曾經(jīng)應(yīng)該都遇到過(guò)這樣的事情 發(fā)現(xiàn)表格最后一行是空行 但是怎么刪也刪不掉 甚至多 出了一頁(yè) 每次打印的時(shí)候都有一種浪費(fèi)紙張的罪惡感 同時(shí)心里怨恨 Word 為什么這么難使 方法 在頂部開(kāi)始菜單欄里面找到段落設(shè)置的那里 然后在行距那里設(shè)置為固定值 1 磅 48 52 11 更方便的使用格式刷 F4 鍵的功能 F4 鍵的功能是 重復(fù)上一步操作 它會(huì)不折不扣的執(zhí)行您按下 F4 鍵時(shí)的前一步操作 第一 代替格式刷 在編輯和排版的時(shí)候 很難避免一系列的重復(fù)操作 有時(shí)候可以用格式 第二 代替 Ctrl V 有時(shí)候因?yàn)槟骋惶幍男薷囊獛?dòng)多處的修改 用查找功能又怕誤改 所以用 F4 更快捷 第三 代替重復(fù)輸入 在報(bào)告或論文修改的時(shí)候 經(jīng)常在某些地方需要重復(fù)輸入 只要輸入一次 F4 便可以快捷幫你完成剩余的 第四 格式排版 用格式刷可以完成 同樣 F4 有該功能 如果你喜歡用鍵盤(pán) F4 會(huì)在很大程度上 便捷你 使用方法 1 在要修改的眾多地方 任意挑選一處修改 然后電腦會(huì)記住你這次的操作 2 把光標(biāo)定位在需要進(jìn)行同樣修改的地方 按下 F4 鍵即可 注意事項(xiàng) 某些筆記本的 F 鍵要加上 Fn 鍵一起使用才有效 F4 鍵不僅能刷文字格式 刷單元格格式 也能刷圖片格式 1 可以重復(fù)輸入 比如 輸入 北京天安門(mén) 之后 按 F4 鍵 按多少次 就會(huì)出現(xiàn)多少個(gè) 北京天安門(mén) 2 快速重復(fù)粘貼 在一些工作中 一個(gè)需要重復(fù)粘貼一張圖片或者其他 在復(fù)制對(duì)象之后 可以按 F4 鍵 就可以幫 你快速解決 快速合并單元格 快速插入或者刪除一行或列 CTRL Y 和 ALT ENTER 組合鍵的功能等同于 F4 鍵 Ctrl Shift C 復(fù)制格式 Ctrl Shift V 粘貼格式 12 圖片批量對(duì)齊和更改 使用 F4 鍵格式刷 功能 13 在 Word 中插入 10 以上帶圈數(shù)字序號(hào) 1 打開(kāi) word 文檔 光標(biāo)點(diǎn)在你需要插入 10 以上帶圈數(shù)字序號(hào)的地方 直接輸入 246a 接著按 Alt X 鍵 這時(shí)你就可看到 246a 變成了帶圈的 了 再輸入 246b 按 Alt X 鍵就會(huì)出現(xiàn)帶圈的 了 這時(shí)即使調(diào)整整個(gè)文檔的字號(hào)都不會(huì)對(duì)產(chǎn)生的帶圈數(shù)字序號(hào)造成影響 49 52 2 帶圈數(shù)字 還有一種簡(jiǎn)便的輸入方法 在智能 ABC 輸入法下 先按住 V 鍵 然后快速 按住 2 鍵 就可以快速找到帶圈數(shù)字 軟鍵盤(pán) 特殊符號(hào) 數(shù)字序號(hào) 3 在 插入 符號(hào) 的字體里選 普通文本 其他字體也可以 如 MSMincho MSGothic MSPGothic MSPMincho 也可以 關(guān)鍵是下面的 來(lái)自 要選 Unicode 十 六進(jìn)制 子集選 帶括號(hào)的字母數(shù)字 也能有 11 至 20 帶圈的序號(hào) 14 關(guān)于常用序號(hào)的幾點(diǎn)說(shuō)明 數(shù)字序號(hào)順序 一 數(shù)字序號(hào)的級(jí)別順序?yàn)?第一層為漢字?jǐn)?shù)字加頓號(hào) 例如 一 二 三 第二層為括號(hào)中包含漢字?jǐn)?shù)字 例如 一 二 三 第三層為阿拉伯?dāng)?shù)字加下腳點(diǎn) 例如 1 2 3 第四層為括號(hào)中包含阿拉伯?dāng)?shù)字 例如 1 2 3 第五層為帶圈的阿拉伯?dāng)?shù)字 例如 或者 1 2 3 第六層為大寫(xiě)英文字母 例如 A B C 或者 A B C 第七層為小寫(xiě)英文字母 例如 a b c 或者 a b c 數(shù)字序號(hào)級(jí)別一覽表 第一層 第二層 第三層 第四層 第五層 第六層 第七層 一 一 1 1 A a 二 二 2 2 B b 三 三 3 3 C c A a B b C c 第一 第二 首先 其次 二 理科類(lèi)論文的正文層次標(biāo)題序號(hào) 理科類(lèi)論文的各層次標(biāo)題還可用阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編碼 不同層次的 2 個(gè)數(shù)字之間用下圓點(diǎn) 分 隔開(kāi) 末位數(shù)字后面不加點(diǎn)號(hào) 如 1 1 2 1 2 1 等 各層次的標(biāo)題序號(hào)均左頂格排寫(xiě) 最后一 50 52 個(gè)序號(hào)之后空一個(gè)字距接排標(biāo)題 如 5 3 2 測(cè)量的方法 表示第五章第三節(jié)第二條的標(biāo)題是 測(cè)量 的方法 注意 同一層次各段內(nèi)容是否列標(biāo)題應(yīng)一致 各層次的下一級(jí)序號(hào)標(biāo)法應(yīng)一致 若層次較少可 不用若干加括號(hào)的序號(hào) 三 正文中圖 表 公式 算式等的序號(hào) 正文中的圖 表 公式 算式等序號(hào)一律用阿拉伯?dāng)?shù)字分別依序連續(xù)編排序號(hào) 其標(biāo)注形式應(yīng) 便于互相區(qū)別 如 圖 1 表 2 式 5 等 對(duì)長(zhǎng)篇研究報(bào)告也可以分章 條 依序編碼 如 圖 2 1 表 4 2 式 3 3 等 其前一個(gè)數(shù)字表示章 條 序號(hào) 后一個(gè)數(shù)字表示本章中圖表 公式的 序號(hào) 二 文字材料中序號(hào) 標(biāo)點(diǎn)的正確使用 一 第一 第二 第三 或 首先 其次 等后面用頓號(hào)不規(guī)范 應(yīng)該用逗號(hào) 即 第一 第二 第三 首先 其次 等 二 第一編 第一章 第一節(jié) 或 壹 的后面不用標(biāo)點(diǎn) 與后面的文字之間空一個(gè)漢字位置 即可 如 第一節(jié) 測(cè)量的方法 三 漢字?jǐn)?shù)字 一 二 三 等后面用逗號(hào)不規(guī)范 應(yīng)該用頓號(hào) 即 一 二 三 四 阿拉伯?dāng)?shù)字 1 2 3 和 A B C 等后面用頓號(hào) 或其它不規(guī)范 應(yīng)該使用齊 線墨點(diǎn) 實(shí)心小圓點(diǎn) 即 1 2 3 或 A B C 五 帶括號(hào)的序號(hào)和帶圓圈的序號(hào) 如 一 二 三 1 2 3 等后面不再 加頓號(hào) 逗號(hào)之類(lèi)的標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 六 用 一是 二是 三是 表示順序時(shí) 可在 一是 二是 三是 之后分別用逗號(hào) 例 如 一是 二是 三是 也可以不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 直接連接下文 七 用 甲 乙 丙 丁 表示順序時(shí) 在 甲 乙 丙 丁 之后分別用頓號(hào) 例如 甲 乙 丙 丁 八 在 一方面 另一方面 之后 可以分別用逗號(hào) 也可以不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 直接連接下文 九 數(shù)字序號(hào)前后一般不再用其他項(xiàng)目符號(hào) 三 文章正文文中標(biāo)題 一級(jí)標(biāo)題 標(biāo)題序號(hào)為 一 獨(dú)占行 末尾不加標(biāo)點(diǎn) 二級(jí)標(biāo)題 標(biāo)題序號(hào)為 一 與正文字體字號(hào)相同 獨(dú)占行 末尾不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 三級(jí)以下標(biāo)題 三 四 五級(jí)標(biāo)題序號(hào)分別為 1 1 和 與正文字體字號(hào)相同 可根 據(jù)標(biāo)題的長(zhǎng)短確定是否獨(dú)占行 若獨(dú)占行 則末尾不使用標(biāo)點(diǎn) 否則 標(biāo)題后必須加句號(hào) 每級(jí)標(biāo) 題的下一級(jí)標(biāo)題應(yīng)各自連續(xù)編號(hào) 四 注釋和參考文獻(xiàn)的序號(hào) 文中注釋極少量的可用 表示 一般用圓圈的阿拉伯?dāng)?shù)字依序標(biāo)注 如 標(biāo)在所注對(duì)象的右上角 頁(yè)腳或文末注釋中對(duì)于相同內(nèi)容的注釋條目可合并寫(xiě) 如 馬斯洛 存在心理學(xué)探索 昆明 云南人民出版社 1987 年 130 126 頁(yè) 參考文獻(xiàn)的序號(hào)標(biāo)注一般用方括號(hào)的阿拉伯?dāng)?shù)字 如 1 2 3 五 頁(yè)碼序號(hào) 頁(yè)碼標(biāo)注由正文的首頁(yè)開(kāi)始 作為第 1 頁(yè) 可以標(biāo)注在頁(yè)眉或頁(yè)腳的中間或右邊 封面 封二 封三和封底不編入頁(yè)碼 可以將扉頁(yè) 序 目次頁(yè)等前置部分單獨(dú)編排頁(yè)碼 各頁(yè)頁(yè)碼應(yīng)標(biāo)注在相 同位置 51 52 六 常見(jiàn)不規(guī)范之序號(hào)有 1 A 一 1 第一 第一 2 B 二 2 第二 第二 3 C 三 3 第三 第三 規(guī)范的序號(hào)用法如下 1 A 一 1 第一 首先 2 B 二 2 第二 其次 3 C 三 3 第三 再次 15 WORD 常用快捷鍵 15 1 自動(dòng)編號(hào)的快捷技巧 編號(hào)調(diào)整快捷鍵 升級(jí) Shift Alt 左 降級(jí) Shift Alt 右 上移 Shift Alt 上 下移 Shift Alt 下 換行不出現(xiàn)新編號(hào) Shift Enter 15 2 設(shè)置行距 設(shè)置方法 選中要修改的文字段后 右鍵 段落 在行距那里調(diào)節(jié) 如果下拉條里面沒(méi)有想要的 距離 選多倍行距 可以在右側(cè)數(shù)值那里手動(dòng)輸入 快速設(shè)置 1 倍行距 Ctrl 1 快速設(shè)置 2 倍行距 Ctrl 2 快速設(shè)置 1 5 倍行距 Ctrl 5 15 3 快速換頁(yè) Ctrl 回車(chē) 需要換頁(yè)的文字或標(biāo)點(diǎn)后 Ctrl 回車(chē) 就可以直接換到第二頁(yè)啦 不僅節(jié)省無(wú)數(shù)個(gè) 回車(chē) 上面無(wú)論怎么變動(dòng) 只要沒(méi)超過(guò)一頁(yè) 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