word實用技巧

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Word 實用技巧 文字 圖片 表格 批量操作 批量管理 自動編號 快捷操作 提高效率和準確率 目錄 1 創(chuàng)建樣式 3 2 自動編號和多級編號的使用 9 3 圖表的題注自動編號 16 4 圖表的 交叉引用 23 5 段落中添加連續(xù)編號 25 6 以尾注的方式插入?yún)⒖嘉墨I 26 7 自動生成目錄 31 8 頁碼設(shè)置 34 9 Word 繪圖功能使用技巧 38 10 讓表格每頁都自動生成表頭 45 11 更方便的使用格式刷 49 12 圖片批量對齊和更改 49 13 在 Word 中插入 10 以上帶圈數(shù)字序號 49 14 關(guān)于常用序號的幾點說明 數(shù)字序號順序 50 15 WORD 常用快捷鍵 52 2 52 1 創(chuàng)建樣式 什么是標題樣式 對于一個正規(guī)的文檔 如果希望 Word 可以自動根據(jù)文檔的內(nèi)容 來生成目錄 就需要把所有的文檔標題設(shè)置成標題樣式 1 1 點擊打開需要設(shè)置的 word 文檔 將界面切換到 開始 的設(shè)置 找到該欄目下的 樣式 設(shè)置 1 2 在 樣式 設(shè)置的最右邊 找到 更改樣式 更改樣式 的右下角 有個朝向右下角 的小箭頭的圖標 3 52 1 3 點擊那個小箭頭圖標 將出現(xiàn)如下界面 在出現(xiàn)的界面的左下方 找到最左邊的 新建樣式 圖標 4 52 1 4 點擊 新建樣式 將出現(xiàn)新建樣式的格式設(shè)置 可在最上方的屬性設(shè)置中 修改新 樣式的名稱 1 5 若是設(shè)置新樣式的字體格式 可以點擊界面左下方的 格式 在下拉目錄中找到 字體 點擊進入字體設(shè)置界面 5 52 1 6 下圖就是所能設(shè)置的字體界面 從而可以進行設(shè)置新樣式的中文字體 西文字體 字號等等的字體格式 1 7 若是想設(shè)置新樣式的段落 即在最初的界面中 左下角的 格式 下拉目錄中選擇 段落 6 52 1 8 點擊進入 段落 設(shè)置界面 可以根據(jù)要求對格式 間距 行距等進行設(shè)置 設(shè)置好 后點擊 確定 1 9 當全部設(shè)置 好后 勾 選新樣式 設(shè)置界面 下方的 自 動更新 再點擊確 定 即可 成功完成 新建樣式 的設(shè)置要 求 1 10 設(shè)置文檔模板 word 中設(shè)置文檔模板是計算機文檔制作和編輯中重要的一個部分 生成文檔模板能夠很快的 按照固定模板進行設(shè)置 能夠直接快速的進行文檔處理 進行需要的模板設(shè)置 對字體 段落 頁眉頁腳 頁面邊距等進行設(shè)置 對字體 段落的設(shè)置 在空白的新文檔中 右擊進行對字體的設(shè)置 在設(shè)置完成后 點擊 默 認 按鈕 對頁眉頁腳 頁面邊距 同樣在菜單欄 選擇插入 頁眉頁腳 進行設(shè)置 設(shè)置后點擊 默認 7 52 按鈕 并同時設(shè)置 頁面邊距 并點擊 默認 按鈕 在全面進行模板設(shè)置后 需要保存 在操作中會出現(xiàn)對一些 默認的設(shè)置 如果所示 要選擇 是 你準備將默認的字體更改為 是否將此更改應(yīng)用于所有基于 NORMAL 模板的新文檔 把剛才保存的模板 復(fù)制起來 在打開 C Users Administrator AppData Roaming Microsoft Templates 替換原有的 Normal dotm 或 Normal dot 關(guān)閉 8 52 2 自動編號和多級編號的使用 2 1 選中標題或段落 點擊鼠標右鍵 在編號菜單內(nèi)選擇適合的自動編號樣式 或者在 窗口上方的 開始 選項卡中選擇編號樣式 如果對已選的編號樣式不滿意 可以 照以上方法直接更換 2 2 如果編號需要重新開始 可選中編號點擊右鍵 在菜單中選擇 重新開始于 1 9 52 2 3 多級編號的使用和單級類似 插入方法參考下圖 2 4 多級編號插入后 默認為 1 級 如果想讓編號變?yōu)?2 級或以下 需要選中編號按 Tab 鍵 按一次降一級 以此類推 10 52 2 5 多級編號在使用中 有時會用到自定義的類型 如下圖進行自定義 可對每一級編 號樣式進行不同的更改 2 6 還以對編號的字體進行更改 方便輸入 11 52 2 7 可以和樣式關(guān)聯(lián)在一起 在多級列表菜單中選擇 定義新的多級列表 展開 將級別鏈接到樣式 選項后 就能 將每一級別的編號和不同級別的標題樣式鏈接到一起 在你套用樣式時 它就自動幫你續(xù) 上編號 輕輕一點 就自動排好各級編號 增 刪 改都能自動更新編號 2 8 撤銷自動編號功能 在 Word 中 我們在輸入數(shù)字和標點后再輸入文字 只要按下回車鍵 Enter 就會自動生成后續(xù)數(shù)字編號 雖然很智能 但有時卻是 自作聰明 讓人厭煩 如果 要取消次功能 可選擇菜單 文件 選項 切換到 校對 選項 單擊 自動更正選項 彈 出對話框 取消選擇 自動編號列表 即可 12 52 2 9 改變編號與文本之間的距離 1 制表符上面單擊鼠標右鍵 在 調(diào)整列表縮進量 對話框中進行調(diào)整 可以 在 編號之后 下面的下拉列表中 選擇編號后跟什么內(nèi)容 如選擇 空格 編號后就會與文本之間添加一個空格的距離 如果選擇 不特別標 注 那編號與文本之間就會沒有間隙 2 按住 Ctrl 鍵 分別選中要調(diào)節(jié)編號距離的段落 單擊 段落 選項組中的 多 級列表 選擇 定義新的多級列表 彈出對話框 在 位置 選項中 可以修改編號的 對齊位置 和 文本縮進位置 的數(shù)值 這樣就能 調(diào)整編號與文本段落之間的距離 13 52 2 10 改變編號的起始值 為了快速對文檔的多處地方使用相同的自動編號與段落格式 我們可能會使用格 式刷 但是 刷完之后可能就會出現(xiàn)這樣的編號順序 第二節(jié)的編號是接著第一節(jié)末 尾的序號開始的 如果我們想讓第二節(jié)從一重新開始編號 直接在編號五的上面單擊 鼠標右鍵 選擇 重新開始于一 即可 另外呢 如果想指定開始的編號值 可以選擇菜單中的 設(shè)置編號值 命令進行 設(shè)置 14 52 2 11 錯誤 文檔中沒有指定樣式的文字 解決辦法 在插入題注時 往往會出現(xiàn) 錯誤 文檔中沒有指定樣式的文字 這里列出了解決 辦法 引用的標題序號 比如章 因為沒有設(shè)置相應(yīng)的樣式 標題 1 標題 2 所以域代碼出錯 通過設(shè)定標題樣式來解決 然后選中題注 右鍵 更新域 即可 15 52 3 圖表的題注自動編號 Word 文檔實現(xiàn)圖表題注自動編號會給我們帶來很多方面 首先是格式統(tǒng)一 其 次是節(jié)省時間 最主要的是在中間有圖表插入的時候 其他圖表的題注能夠自動更新 舉個例子來說吧 編輯了一個文檔 插入了好多表 后來修改時在中間又插入了表 如果是使用的自動編號圖表題注 就會節(jié)省不少時間 3 1 圖片表格的添加序號 在文檔中如果有較多的圖片或表格 通常我們會依次加上圖 1 圖 2 表 1 表 2 為了便于后期增刪圖片后 圖片的序號能夠繼續(xù)保持連續(xù)性 最好通過題注功能自 動添加編號 在插入的圖片上右擊選擇 插入題注 彈出對話框 單擊 新建標簽 按鈕輸入 圖 單擊確定后會自動生成題注 圖 1 位置選擇 所在項目下方 單擊 確定 按鈕即可在 圖片下方添加圖片的編號圖 1 在重新插入新的圖片后 只需要選中圖片后右擊選擇 插入題注 單擊 確定 按鈕就會自動插入編號圖 2 對于表格 我們同樣可以使用插 入題注 新建標簽時輸入 表 即可 生成的編號會自動放置在一個文本框中 在文本 框中還可以添加簡要的說明 如果在已有圖片或表格的中心插入其它圖片或表格 添 加題注后 序號會按順序重新排列 16 52 17 52 3 2 以插入表格為例 插入表格 然后選中表格 在表格上右擊選擇 插入題注 3 3 在打開的如下圖所示的界面 將 標簽 選擇 表格 位置選擇 所在項目下方 當 然可以根據(jù)自己情況選擇 還可以點擊 新建標簽 來自定義標簽 18 52 3 4 點擊上圖中的 編號 打開 題注編號 對話框 設(shè)置完成后點擊 確定 即可 3 5 想要給以后插入的 Word 表格自動添加題注 還需做如下設(shè)置 點擊 自動插入題 注 19 52 3 6 在 自動插入題注 對話框中 選擇好 插入時添加題注 下的選項 然后點擊 確定 這樣以后點擊表格就可以自動添加題注了 3 7 如下圖所示 為自動添加題注的兩個表格 20 52 3 8 我在這兩個表格中間插入新表格的效果如下 我可以明顯看到題注是可以自動更新 的 3 9 整理后效果如下圖所示 21 52 3 10 為圖片設(shè)置編號 第一步 選中圖片 點擊右鍵 選擇 插入題注 菜單 彈出 題注 對話 框 在 題注 對話框中點擊 新建標簽 按鈕 輸入標簽名稱 如 圖 點擊 確定 按鈕 在 題注 對話框中點擊 編號 按鈕 彈出 題注編號 對話框 在 包含 章節(jié)號 復(fù)選框上畫勾 然后點擊 確定 按鈕返回 題注 對話框 再點擊 確 定 按鈕 返回 word 中 此時圖片下面出現(xiàn) 圖 2 1 字體 然后可以再自己 添加圖片說明 如 圖 2 1 第一個圖片 如下圖 在下一個圖片上點擊右鍵 選擇 插入題注 按鈕 彈出 題注 對話框 如下圖 在這個圖中我們看到有很多選項 如 標簽 位置 等 自己點 開看看可以靈活設(shè)置 22 52 4 圖表的 交叉引用 4 1 打開你所需要整理的 word 文檔 對文章中的圖片 進行添加 題注 的設(shè)置 并且 要求題注的編號為章節(jié)號 下圖為設(shè)置好后的界面 4 2 然后選中圖片上方的文字 下圖 兩個字 將主界面由 開始 切換到 引用 的欄目下 4 3 在 引用 的欄目下 找到 題注 的設(shè)置 選中 題注 設(shè)置中的 交叉引用 點擊 進入設(shè)置界面 4 4 進入 交叉引用 的設(shè)置界面后 在 引用類型 的下拉目錄中找到你所需要的引用類 型 現(xiàn)在我們之前添加的題注標簽為圖 所以我們現(xiàn)在也選擇 圖 的引用類型 23 52 4 5 在選好 引用類型 之后 在最下方的界面中就會出現(xiàn)標簽為 圖 的全部題注 小編 的例子中只有添加了一個題注 所以看到的就只有這么一個 4 6 根據(jù)需要 在 引用內(nèi)容 中選擇自己所需要的題注內(nèi)容 引用內(nèi)容 中有各種可選 擇的引用內(nèi)容 4 7 由于我們需要的只是標簽和編號 所以我們選擇 只有標簽和編號 為引用內(nèi)容 并 在剛剛設(shè)置界面下方出現(xiàn)的眾多圖題注中選擇自己要用的圖題注 小編的只有一 個 24 52 4 8 選好之后 點擊 插入 原先的 下圖 兩個字即已經(jīng)改為 圖 1 1 的圖標簽和編號 下圖為小編做好之后的效果 5 段落中添加連續(xù)編號 有時我們需要在一個段落中添加多個連續(xù)的編號 使用 Word 的自動編號功能是無 法實現(xiàn)的 借助 Word 的域代碼就能在段落中連續(xù)編號 在段落開始處 切換到 插入 選項卡 單擊 文檔部件 選擇 域 彈出對話框 如圖 10 選擇 類別 下 編號 再選擇 ListNum 然后在右側(cè)的 列表名稱 中選擇 LegalDefault 最后單擊 確定 按鈕 即可添加數(shù)字編號 1 復(fù)制該域代碼至該段落 中需要繼續(xù)編號的地方 則會自動修改成 1 1 在新段落中復(fù)制粘貼域代碼 則會自 動生成 2 2 1 2 2 25 52 通過域代碼插入數(shù)字編號后 在后期進行修改時 如果刪除了其中某個編號 其 它的編號會自動修改成連續(xù)數(shù)字 非常方便 6 以尾注的方式插入?yún)⒖嘉墨I word 插入尾注增加文獻操作主要有四步 一是尾注的編碼格式設(shè)置 二是刪除尾注的黑線 三是給尾注數(shù)字編號加入中括號 四是上下標切換 具體操作步驟見下文 6 1 尾注設(shè)置 1 word 菜單中選擇引用 26 52 2 點擊向下的箭頭進行腳注和尾注設(shè)置 位置選尾注 編碼格式選擇數(shù)字編碼 1 2 3 格式 3 點擊插入尾注 在文章末尾會出現(xiàn)數(shù)字編號 在編號后面粘貼尾注 一般為參考文獻 27 52 6 2 刪除黑線 1 先把文檔視圖設(shè)置為草稿 28 52 2 點引用 顯示備注 3 尾注選擇尾注分隔符 把出現(xiàn)的黑線刪除 尾注再選擇尾注延續(xù)分隔符 把出現(xiàn)的黑線刪除 切換回文檔視圖發(fā)現(xiàn)黑線已經(jīng)消失了 29 52 6 3 加中括號 使編碼 1 2 變?yōu)?1 2 打開查找與替換 快捷鍵為 CTRL H 查找內(nèi)容輸入 e 替換內(nèi)容輸入 點全部替換 6 4 尾注上下標轉(zhuǎn)換 全選需要上標轉(zhuǎn)換的文本 在開始菜單的字體選項卡點上標操作 上標切換快捷鍵 CTRL SHIFT 下標切換快捷鍵 CTRL 注意 號即為鍵盤的 號 不可為數(shù)字小鍵盤的 號 30 52 6 5 交叉引用 當你在文檔中第 N N 2 次引用前面文檔曾經(jīng)引用過的文獻時 這時宜采用 交叉 引用 方法 按 插入 引用 交叉引用 出現(xiàn)一菜單 在引用類型中選擇 尾注 引用內(nèi)容為 尾注編號 這時在菜單中會出現(xiàn)你曾經(jīng)編寫過的所有尾注 選擇你需 要的 按 插入 按鈕即完成交叉引用了 注 若你后來又在前面的文檔中插入新的尾注 這時后繼的尾注會自動更新編號 但交叉 引用不會自動更新 怎么辦 按 ctrl A 選擇所有內(nèi)容后 按 F9 鍵就可 以完成手動更 新 7 自動生成目錄 把鼠標光標移動到要插入目錄的地方 我的目錄是要插入在標題下面 在菜單欄上找到 引用 在目錄模塊下找到目錄 點擊下拉菜單 選擇 插入目錄 進入插入目錄的預(yù)覽框和設(shè)置框 可以進行目錄形式 風(fēng)格以及每個序列的設(shè)置 31 52 32 52 但是這個功能有一個前提 只有套用了內(nèi)置的標題樣式 才會顯示在目錄中 所以 這幾個功能是環(huán)環(huán)相扣的 自動多級編號 樣式 目錄 目錄的改動和更新 如果你的內(nèi)容有所改動 可以對目錄進行更新 更新方法 一般方法 在菜單欄上找到 引用 在目錄模塊下找到 更新目錄 就會彈窗 根據(jù)情況選擇后 點擊 確定 即可 快捷操作 鼠標左鍵單擊目錄 右鍵選擇 更新域 33 52 8 頁碼設(shè)置 8 1 Word 中直接插入頁碼設(shè)置 1 進入 插入 選項卡 在 頁眉和頁腳 選項組中選擇 頁碼 按鈕 2 在彈出的下拉菜單中會有幾個選項 頁面頂部 頁面底部 頁邊距 這里我們可以自由選擇 我選擇頁面底部 然后右邊會出現(xiàn)很多中頁碼樣式 選擇一種 34 52 3 此時 頁碼就已經(jīng)插入完成了 35 52 提示 我們可以選中頁碼中的數(shù)字 然后對其進行修改顏色或者字體大小 樣式都可以 8 2 Word 文檔中設(shè)置頁碼從第二頁開始 1 選擇 插入 頁碼 在頁眉與頁腳中選擇 頁碼 然后在對應(yīng)位置插入頁碼 2 這時會進入 設(shè)計 菜單 在 首頁不同 復(fù)選框中的對鉤 36 52 3 在頁碼中進行如下操作 起始頁碼 后的框中鍵入數(shù)字 0 8 3 Word 中設(shè)置頁碼從第三頁開始 1 插入頁碼 插入 頁眉頁腳 頁碼 頁面底端 普通數(shù)字 3 2 在第二頁和第三頁 正文與目錄之間 插入分節(jié)符 將光標移至第二頁的最末端 然后選擇 頁 面布局 分隔符 分節(jié)符 下一頁 如下圖 此時在第三頁的前面有一個空行 37 52 3 取消鏈接到前一節(jié)頁眉 雙擊第三頁頁碼 設(shè)計 導(dǎo)航 鏈接到前一條頁眉 點擊及去除 雙擊正文部分即退出頁眉頁腳 雙擊頁碼部分即進入設(shè)計選顯卡 如果出現(xiàn)下圖中的情況 要將 鏈接到前一條頁眉 點掉 其目的是 讓該頁和前一頁失去聯(lián)系 這樣在刪除前一頁頁碼的時候 第三頁以后的頁碼不會也跟著被刪掉了 4 刪除第一二頁頁碼 雙擊第一頁 或第二頁 的頁碼刪掉頁碼 如果有頁眉頁腳的話沒有被 刪除 只刪除了頁碼 前面的空白行刪掉即可 至此 第一二頁頁碼被刪除 但第三頁的頁碼仍為 3 再次雙擊頁碼選擇 插入 設(shè)置頁碼格式 8 4 在彈出的對話框中 進行如下設(shè)置 一定不要選 續(xù)前節(jié) 圖中這樣設(shè)置的目的 是讓分成的上下兩節(jié) 都從各自的第一頁開始 不然分成兩節(jié)就沒意義了 9 Word 繪圖功能使用技巧 相信大家對 Word 中的繪圖功能都有一定的了解 可能以為 Word 中只能繪制一些 簡單的圖形 其實如果掌握好 Word 繪圖技巧 相信足以應(yīng)付辦公中絕大多數(shù)的需求 下面將這些技巧全面介紹一下 希望大家能從中獲益 9 1 使用畫圖功能 方法 步驟 1 使用畫布 在畫圖前最好先創(chuàng)建一個畫布 這樣 當移動整個圖形時是十分方便的 38 52 2 多次使用同一繪圖工具 在一般情況下 單擊某一繪圖工具只能使用一次該工具 如果想多次使用 那就雙 擊該繪圖工具即可 當不再需要此工具時 點擊 Esc 鍵或鼠標再次單擊該按鈕即可 3 如何畫圓 39 52 單擊 橢圓工具 按住 Shift 鍵可畫出一個正圓形 按住 Ctrl 鍵可畫一個從起點 向四周擴張的橢圓形 同時按住 Shift 鍵和 Ctrl 鍵可畫出從起點向四周擴張的正圓 形 4 如何畫點 單擊 橢圓工具 同時按 Shift 鍵用鼠標拖出一個小正圓 雙擊 或右擊 該圓 在 設(shè)置自選圖形格式 對話框中 填充黑色 5 如何在兩點間畫弧線 40 52 在畫圖工具欄選擇 自選圖形 線條 選中那個曲線 然后先點一下其中一個點 再點一下你想要畫弧線的頂端 最后雙擊另外一個點就可以了 6 如何準確畫圖形 按住 Alt 鍵 再畫圖形即可 7 如何微移圖形 按住 Ctrl 鍵 再使用上下左右鍵移動圖形即可 41 52 8 如何對齊圖形 選中圖形并雙擊 在 繪圖工具 格式 選項卡 排列 組 單擊 對齊 后的小三 角 然后從列表中選擇合適的對齊方式即可 如 左右對齊 9 如何更小的微調(diào)直線的方向 選中圖形并雙擊 在 繪圖工具 格式 選項卡 排列 組 單擊 對齊 后的小三 角 然后選擇最下方的 網(wǎng)格設(shè)置 然后把彈出窗口里的 網(wǎng)格設(shè)置 下的 水 平間距 和 垂直間距 均調(diào)到最小值即可 這樣就能很微小的移動直線的方向了 42 52 9 2 繪制圖形的技巧 1 畫直線 畫直線的同時按著 Shift 鍵 將可以畫出 15 30 45 60 75 等具有 特殊角度的直線 按住 Ctrl 鍵可畫出自中間向兩側(cè)延伸的直線 同時按住這兩個鍵則 可畫出自中間向兩側(cè)延伸的具有特殊角度的直線 2 畫弧 按住 Shift 鍵的同時可畫出 45 度圓弧 畫圓弧方法 打開繪圖工具欄 單擊 自選圖形 基本形狀 弧形 按住 Ctrl 鍵可畫出自中間向兩側(cè)延伸的圓弧 同時按 住這兩個鍵則可畫出自中間向兩側(cè)延伸的 45 圓弧 按住 Alt 鍵可畫出一端固定的圓弧 同時按住 Ctrl 和 Alt 鍵則可畫出一端固定的 45 圓弧 3 畫矩形 按住 Shift 鍵可繪制出一個特殊的矩形 正方形 按住 Ctrl 鍵可繪 出自中間向四周延伸的矩形 同時按住這兩個鍵則可畫出自中間向四周延伸的正方形 畫圓時與此類似 由此可見結(jié)合鍵盤畫圖的奇妙效果 9 3 選擇圖形的技巧 如果需要選擇部分圖形 則可在按住 Shift 鍵的同時依次進行選擇或單擊繪圖工具 欄上的 選擇對象 按鈕 然后用鼠標畫出一個框?qū)⑺枰膱D形罩住即可 如果是各圖形層疊在一起的情況 則可以首先選中最上面的圖形 然后按 Tab 鍵或 Shift Tab 組合鍵依次選擇即可 小提示 如果你發(fā)現(xiàn)某圖形選擇起來很困難 鼠標 變不成十字形狀 這種情況常發(fā)生在多個圖形混雜在一起的情況 同樣點擊 選擇對 象 按鈕后你會發(fā)現(xiàn)選擇很容易 43 52 9 4 改變圖形大小的技巧 1 改變某條線段的長短 如果只是粗略改變 可在選中該線段后 將鼠標移至線 段的一端待鼠標指針變成箭頭狀時拖動即可 如果要細微改變 則可在選中線段后 右鍵單擊選擇 編輯頂點 命令 鼠標指針變成一個中心實心的菱形形狀 用鼠標拖拽 相應(yīng)的頂點達到調(diào)整的目的 2 改變圖形 或圖片 的大小 首先將鼠標指針置于圖片的尺寸控點上 如果希 望保持對象的中心位置不變 在拖動的同時需按住 Ctrl 鍵 如果希望保持對象的長寬 比例不變 則需拖動角上的尺寸控點 如果既希望保持對象的長寬比例不變 又希望 保持對象的中心位置不變 則需按住 Ctrl 鍵并拖動角上的控制點 9 5 移動圖形的技巧 一般我們都會用鼠標去拖動被移動的對象 但如果你結(jié)合鍵盤去操作將會收到許多 意想不到的效果 拖動的同時按住 Shift 鍵 則所選圖形只能在水平或垂直方向上移動 如果按住 Alt 鍵 則可以在定位的時候更精確 另外使用方向鍵 也可用于 移動圖形 不過一次就會移動 10 個像素 故只能實現(xiàn)粗調(diào) 而使用 Ctrl 方向鍵 則 一次僅移動 1 個像素可實現(xiàn)微調(diào) 注 通過下面的設(shè)置可實現(xiàn)不按鍵盤而微調(diào)的目的 9 6 使用繪圖工具的技巧 在一般情況下 單擊某一繪圖工具只能使用一次該工具 如果想多次使用 需雙擊 該繪圖工具 當你不再需要此工具時 按 Esc 鍵或鼠標再次單擊該按鈕即可 9 7 繪圖精度的提高 平時在繪制直線時 在需要配合的地方 如繪制幾何圖形時 往往會出現(xiàn)要么出 頭 要么差一點夠不著的情況 你可能需要反復(fù)調(diào)整其長短 很讓人頭疼 在 Word 中 可以進行一定的設(shè)置來解決此問題 打開 Word 單擊 視圖 工具欄 繪圖 打開 繪圖 工具欄 單擊 繪圖 在出現(xiàn)的菜單中點 繪圖網(wǎng)格 Word 97 為 調(diào)整坐標線 會 出現(xiàn)如圖所示的對話框 改動 水平間距 和 垂直間距 選項值到最小值 0 01 或其它數(shù) 值 即可 如果你想一直用這樣的設(shè)置 可點 默認 按鈕 把設(shè)定的值作為 Word 的默 認值 這樣建立其它文檔時就不需要重復(fù)設(shè)置它了 在提高了繪圖精度的同時 你會發(fā)現(xiàn)即使不按其它鍵 直接按方向鍵或用鼠標拖動也 能達到微移圖形的目的 不僅如此 在表格操作中需調(diào)整表格線 在段落操作中需調(diào) 整縮進標志時 你會發(fā)現(xiàn)也都可以用鼠標直接進行微調(diào) 是不是很奇妙啊 9 8 拓展繪圖功能 單擊 工具 自定義 命令 在隨后打開的自定義對話框中單擊 命令 標簽 接著在 左邊的類別框中選中 繪圖 在右邊的命令框中你會發(fā)現(xiàn)原來繪圖中還有這么多的功 能按鈕沒有添加 趕緊添吧 把 頂端對齊 橫向分布 等拖到繪圖工具欄 在實際使 用中 如果需要將多個圖形嚴格排成水平的一行 可以在選中這些圖形后直接點擊 頂 端對齊 按鈕 如需將多個圖形橫向平均分布 則點擊 橫向分布 按鈕 44 52 處理 word 文檔時 常常需要畫一些圖 在你的電腦上沒有安裝 Visio 的情況下 就只 能使用 Word 的畫圖功能了 這里教大家一些使用 Word 畫圖的一些小經(jīng)驗 10 讓表格每頁都自動生成表頭 有時候我們會尷尬的發(fā)現(xiàn) Word 里面要插入的表格有點長 正好趕上表格出現(xiàn)的位置在某一 頁的下半部分 結(jié)果延長到了下一頁 但是下一頁沒有表頭又會顯得不專業(yè) 設(shè)置的方法很簡單 方法 選中表頭 表格工具 布局 數(shù)據(jù)里面的重復(fù)標題行點一下 就可以啦 如果想要 取消 再選中第一個表頭然后再點一下重復(fù)標題行就好了 1 首先我們打開表格所在的 Word 文檔 在兩頁的分隔處我們會發(fā)現(xiàn)第一頁是有表頭 的 而第二頁卻是沒有表頭的 2 找到工具欄中的 表格工具 表格屬性 點擊 表格屬性 即可 45 52 3 上一步還有一個更方便的操作方法 那就是選中 表頭 右擊鼠標 在出現(xiàn)的下 拉框中選擇 表格屬性 然后點擊即可 也就是紅箭頭所指的方向 4 然后會彈出一個 表格屬性 的對話框 對話框中我們選擇 行 然后點擊 46 52 5 在 行 下面 選項 中的第二行 在各頁 重復(fù)出現(xiàn) H 前面打 即可 然后點擊 確定 鍵 6 點擊 確定 之后我們會發(fā)現(xiàn)第二頁的表格上就有和前一頁一樣的表頭了 表格的 頁數(shù)再多也不怕沒有表頭了 47 52 10 1 表格最后多出一行怎么辦 大家曾經(jīng)應(yīng)該都遇到過這樣的事情 發(fā)現(xiàn)表格最后一行是空行 但是怎么刪也刪不掉 甚至多 出了一頁 每次打印的時候都有一種浪費紙張的罪惡感 同時心里怨恨 Word 為什么這么難使 方法 在頂部開始菜單欄里面找到段落設(shè)置的那里 然后在行距那里設(shè)置為固定值 1 磅 48 52 11 更方便的使用格式刷 F4 鍵的功能 F4 鍵的功能是 重復(fù)上一步操作 它會不折不扣的執(zhí)行您按下 F4 鍵時的前一步操作 第一 代替格式刷 在編輯和排版的時候 很難避免一系列的重復(fù)操作 有時候可以用格式 第二 代替 Ctrl V 有時候因為某一處的修改要帶動多處的修改 用查找功能又怕誤改 所以用 F4 更快捷 第三 代替重復(fù)輸入 在報告或論文修改的時候 經(jīng)常在某些地方需要重復(fù)輸入 只要輸入一次 F4 便可以快捷幫你完成剩余的 第四 格式排版 用格式刷可以完成 同樣 F4 有該功能 如果你喜歡用鍵盤 F4 會在很大程度上 便捷你 使用方法 1 在要修改的眾多地方 任意挑選一處修改 然后電腦會記住你這次的操作 2 把光標定位在需要進行同樣修改的地方 按下 F4 鍵即可 注意事項 某些筆記本的 F 鍵要加上 Fn 鍵一起使用才有效 F4 鍵不僅能刷文字格式 刷單元格格式 也能刷圖片格式 1 可以重復(fù)輸入 比如 輸入 北京天安門 之后 按 F4 鍵 按多少次 就會出現(xiàn)多少個 北京天安門 2 快速重復(fù)粘貼 在一些工作中 一個需要重復(fù)粘貼一張圖片或者其他 在復(fù)制對象之后 可以按 F4 鍵 就可以幫 你快速解決 快速合并單元格 快速插入或者刪除一行或列 CTRL Y 和 ALT ENTER 組合鍵的功能等同于 F4 鍵 Ctrl Shift C 復(fù)制格式 Ctrl Shift V 粘貼格式 12 圖片批量對齊和更改 使用 F4 鍵格式刷 功能 13 在 Word 中插入 10 以上帶圈數(shù)字序號 1 打開 word 文檔 光標點在你需要插入 10 以上帶圈數(shù)字序號的地方 直接輸入 246a 接著按 Alt X 鍵 這時你就可看到 246a 變成了帶圈的 了 再輸入 246b 按 Alt X 鍵就會出現(xiàn)帶圈的 了 這時即使調(diào)整整個文檔的字號都不會對產(chǎn)生的帶圈數(shù)字序號造成影響 49 52 2 帶圈數(shù)字 還有一種簡便的輸入方法 在智能 ABC 輸入法下 先按住 V 鍵 然后快速 按住 2 鍵 就可以快速找到帶圈數(shù)字 軟鍵盤 特殊符號 數(shù)字序號 3 在 插入 符號 的字體里選 普通文本 其他字體也可以 如 MSMincho MSGothic MSPGothic MSPMincho 也可以 關(guān)鍵是下面的 來自 要選 Unicode 十 六進制 子集選 帶括號的字母數(shù)字 也能有 11 至 20 帶圈的序號 14 關(guān)于常用序號的幾點說明 數(shù)字序號順序 一 數(shù)字序號的級別順序為 第一層為漢字數(shù)字加頓號 例如 一 二 三 第二層為括號中包含漢字數(shù)字 例如 一 二 三 第三層為阿拉伯數(shù)字加下腳點 例如 1 2 3 第四層為括號中包含阿拉伯數(shù)字 例如 1 2 3 第五層為帶圈的阿拉伯數(shù)字 例如 或者 1 2 3 第六層為大寫英文字母 例如 A B C 或者 A B C 第七層為小寫英文字母 例如 a b c 或者 a b c 數(shù)字序號級別一覽表 第一層 第二層 第三層 第四層 第五層 第六層 第七層 一 一 1 1 A a 二 二 2 2 B b 三 三 3 3 C c A a B b C c 第一 第二 首先 其次 二 理科類論文的正文層次標題序號 理科類論文的各層次標題還可用阿拉伯數(shù)字連續(xù)編碼 不同層次的 2 個數(shù)字之間用下圓點 分 隔開 末位數(shù)字后面不加點號 如 1 1 2 1 2 1 等 各層次的標題序號均左頂格排寫 最后一 50 52 個序號之后空一個字距接排標題 如 5 3 2 測量的方法 表示第五章第三節(jié)第二條的標題是 測量 的方法 注意 同一層次各段內(nèi)容是否列標題應(yīng)一致 各層次的下一級序號標法應(yīng)一致 若層次較少可 不用若干加括號的序號 三 正文中圖 表 公式 算式等的序號 正文中的圖 表 公式 算式等序號一律用阿拉伯數(shù)字分別依序連續(xù)編排序號 其標注形式應(yīng) 便于互相區(qū)別 如 圖 1 表 2 式 5 等 對長篇研究報告也可以分章 條 依序編碼 如 圖 2 1 表 4 2 式 3 3 等 其前一個數(shù)字表示章 條 序號 后一個數(shù)字表示本章中圖表 公式的 序號 二 文字材料中序號 標點的正確使用 一 第一 第二 第三 或 首先 其次 等后面用頓號不規(guī)范 應(yīng)該用逗號 即 第一 第二 第三 首先 其次 等 二 第一編 第一章 第一節(jié) 或 壹 的后面不用標點 與后面的文字之間空一個漢字位置 即可 如 第一節(jié) 測量的方法 三 漢字數(shù)字 一 二 三 等后面用逗號不規(guī)范 應(yīng)該用頓號 即 一 二 三 四 阿拉伯數(shù)字 1 2 3 和 A B C 等后面用頓號 或其它不規(guī)范 應(yīng)該使用齊 線墨點 實心小圓點 即 1 2 3 或 A B C 五 帶括號的序號和帶圓圈的序號 如 一 二 三 1 2 3 等后面不再 加頓號 逗號之類的標點符號 六 用 一是 二是 三是 表示順序時 可在 一是 二是 三是 之后分別用逗號 例 如 一是 二是 三是 也可以不用標點符號 直接連接下文 七 用 甲 乙 丙 丁 表示順序時 在 甲 乙 丙 丁 之后分別用頓號 例如 甲 乙 丙 丁 八 在 一方面 另一方面 之后 可以分別用逗號 也可以不用標點符號 直接連接下文 九 數(shù)字序號前后一般不再用其他項目符號 三 文章正文文中標題 一級標題 標題序號為 一 獨占行 末尾不加標點 二級標題 標題序號為 一 與正文字體字號相同 獨占行 末尾不加標點符號 三級以下標題 三 四 五級標題序號分別為 1 1 和 與正文字體字號相同 可根 據(jù)標題的長短確定是否獨占行 若獨占行 則末尾不使用標點 否則 標題后必須加句號 每級標 題的下一級標題應(yīng)各自連續(xù)編號 四 注釋和參考文獻的序號 文中注釋極少量的可用 表示 一般用圓圈的阿拉伯數(shù)字依序標注 如 標在所注對象的右上角 頁腳或文末注釋中對于相同內(nèi)容的注釋條目可合并寫 如 馬斯洛 存在心理學(xué)探索 昆明 云南人民出版社 1987 年 130 126 頁 參考文獻的序號標注一般用方括號的阿拉伯數(shù)字 如 1 2 3 五 頁碼序號 頁碼標注由正文的首頁開始 作為第 1 頁 可以標注在頁眉或頁腳的中間或右邊 封面 封二 封三和封底不編入頁碼 可以將扉頁 序 目次頁等前置部分單獨編排頁碼 各頁頁碼應(yīng)標注在相 同位置 51 52 六 常見不規(guī)范之序號有 1 A 一 1 第一 第一 2 B 二 2 第二 第二 3 C 三 3 第三 第三 規(guī)范的序號用法如下 1 A 一 1 第一 首先 2 B 二 2 第二 其次 3 C 三 3 第三 再次 15 WORD 常用快捷鍵 15 1 自動編號的快捷技巧 編號調(diào)整快捷鍵 升級 Shift Alt 左 降級 Shift Alt 右 上移 Shift Alt 上 下移 Shift Alt 下 換行不出現(xiàn)新編號 Shift Enter 15 2 設(shè)置行距 設(shè)置方法 選中要修改的文字段后 右鍵 段落 在行距那里調(diào)節(jié) 如果下拉條里面沒有想要的 距離 選多倍行距 可以在右側(cè)數(shù)值那里手動輸入 快速設(shè)置 1 倍行距 Ctrl 1 快速設(shè)置 2 倍行距 Ctrl 2 快速設(shè)置 1 5 倍行距 Ctrl 5 15 3 快速換頁 Ctrl 回車 需要換頁的文字或標點后 Ctrl 回車 就可以直接換到第二頁啦 不僅節(jié)省無數(shù)個 回車 上面無論怎么變動 只要沒超過一頁 對下面沒有任何影響 15 4 其他快捷鍵 Ctrl A 全選 Ctrl B 加粗 Ctrl C 復(fù)制 Ctrl D 格式字體 Ctrl E 居中 Ctrl F 查找 Ctrl G 定位 Ctrl H 替換 Ctrl I 字體傾斜 Ctrl J 放大 Ctrl K 插入超級鏈接 Ctrl L 縮小 Ctrl N 新建文檔 Ctrl O 打開 Ctrl P 打印 Ctrl Q 左對齊 Ctrl R 右對齊 Ctrl S 保存 Ctrl U 下劃線 Ctrl V 粘貼 Ctrl W 退出 Ctrl X 剪切 Ctrl Z 撤銷 Ctrl Shift 上標 效果 Ctrl 下標 效果 Ctrl Shift 放大字體 Ctrl Shift 縮小字體 Ctrl Alt L 帶括號的編號 Ctrl Alt Del 關(guān)機 Alt Ctrl I 打印預(yù)覽 Alt Ctrl O 大綱視圖 Alt Ctrl P 普通視圖 Alt Ctrl M 插入批注 52 52 字體 對話框 Ctrl D 選擇框式工具欄中的 字體 框 Ctrl Shift F