(輔導(dǎo)員)提高工作效率的十個建議.doc

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（輔導(dǎo)員）提高工作效率的十個建議 因為總愛寫一些有關(guān)輔導(dǎo)員的東西，在互聯(lián)網(wǎng)上結(jié)交了很多全國各地的朋友。交流的過程中，既有一些熱情洋溢心靈雞湯式的分享，但也會碰到種種不如意和抱怨。其中，出路和成就感顯然是其中的熱點，這是內(nèi)因和外因共同作用的結(jié)果。外部環(huán)境顯然在當(dāng)前的情況下難于改變，但在內(nèi)因方面，我們的確可以有所作為——不管是出路還是成就感，都離不開一個關(guān)鍵因素，即效率和效果。一個高效有成就的輔導(dǎo)員和做事總不見效率更沒有效果的輔導(dǎo)員是截然不同的，一個在享受成長，另一個則每天忙忙碌碌，卻不知道自己在忙什么。 造成這樣的結(jié)果，歸根結(jié)蒂還在于經(jīng)驗的積累。可是，有的人積累了數(shù)年的經(jīng)驗，有的人則一個經(jīng)驗用數(shù)年，最終沒什么進(jìn)步。我們怎樣積累經(jīng)驗值，實現(xiàn)效率的提升最終做出另人側(cè)目的成就呢？筆者給出十個建議供大家參考。 在寫此文之前，有三件事需要說明：第一、在積累經(jīng)驗方面，沒有捷徑可走，需要一點一點做好每一件基本的事，直到從生手變成熟手，從菜鳥變成老鳥；第二、確實存在一些技巧，讓人短期內(nèi)取得進(jìn)步，這種技巧屬于“時間管理”這門管理科學(xué)；第三、本文撰寫的十條經(jīng)驗，并未進(jìn)行分類歸納，如里面提到的三個軟件應(yīng)歸納到信息技術(shù)一類，但本文打破類目，直接進(jìn)行敘述，目的是為了突出重點。這十條建議為： 一、研判每件事的重要性 看似老生常談，恰是問題所在。因為各種原因，高校有關(guān)教育和管理的最終實施者都是輔導(dǎo)員；加之中國式的政績觀，自上而下有多種教育思想、教育理念、教育路線、教育政策、領(lǐng)導(dǎo)意愿、工作特色、各類活動，讓當(dāng)前的輔導(dǎo)員工作的任務(wù)量和復(fù)雜程度無以復(fù)加?？赡苤袊妮o導(dǎo)員已經(jīng)成為目前世界上工作類型最豐富的職業(yè)，在一天的工作中，一個輔導(dǎo)員很可能在各種角色間進(jìn)行頻繁切換：教師、班主任、心理咨詢師、職業(yè)指導(dǎo)師、健康達(dá)人、防災(zāi)教練、談判高手、破案專家、活動策劃、創(chuàng)意執(zhí)行、文藝骨干、體育健將、裁判金哨、隊列指導(dǎo)、公共關(guān)系、科研學(xué)術(shù)、文件文案……凡是和人有關(guān)的，想到的和想不到的，都成為或?qū)⒊蔀檩o導(dǎo)員的工作。多樣的工作種類印證了輔導(dǎo)員工作之多，數(shù)不清的工作讓很多人疲于應(yīng)付，無所適從……累嗎？累！做了什么？不知道！ 重要的事情沒做，不重要的事情做了一大堆，等出現(xiàn)問題的時候，覺得自己很冤枉：我真的一直特別特別忙，工作都是你們安排的，現(xiàn)在出了事來找我，讓我怎么辦？ 我只能以一聲無聲的嘆息回答，的確，工作很忙，但重點是什么，所謂的表面性的“忙”并非理由。我們需要知道自己是誰，自己在做什么，工作種類再多，也離不開“學(xué)生”兩個字。誰忘了這兩個字，誰的工作終究是瞎忙！ 在實際工作中，研判每件事的重要程度是有規(guī)律可循的。第一位的一定是安全，之后是健康、學(xué)風(fēng)、人際、貧困生、學(xué)生干部、戀愛、公寓、社會實踐、文體活動……每個人可以有自己的排序，但哪個重要，哪個不重要，一定清清楚楚地知道，一定清清楚楚地在實際工作中體現(xiàn)。 二、占領(lǐng)第二象限 專業(yè)的輔導(dǎo)員一定接受過職業(yè)生涯規(guī)劃的相關(guān)培訓(xùn)和訓(xùn)練，都應(yīng)該了解史蒂芬柯維的四象限法。把“重要”和“緊急”兩個因素進(jìn)行有機(jī)排列，第一象限的事物為重要且緊急，必須馬上去做；第二象限為重要但不緊急，很多人不著急就不做；第三象限為不重要卻緊急，很多人做得熱火朝天；第四象限為不緊急不重要，一些邏輯不好的人卻在這樣的事情上浪費(fèi)時間。 一個有普通心理問題的同學(xué)轉(zhuǎn)化成心理疾病并不需要多久，一個因愛生恨的情種走上高樓只需要一個念頭，一個因為宿舍矛盾揮刀相向只需要一個瞬間——很多人認(rèn)為這是純粹的不可預(yù)料性事件，在我看來不然。因為忙于處理第二象限意外的事宜，總無意間忽略掉那些重要卻不緊急的事件，由重要不緊急轉(zhuǎn)化成重要且緊急就成為必然。忽略了學(xué)生，忽略了和學(xué)生有關(guān)的那些事，到頭來當(dāng)然出現(xiàn)問題的也是學(xué)生，到時后悔莫及！ 道理誰都懂，可在第二象限面前，人們?nèi)詴x擇性失明?！邦I(lǐng)導(dǎo)要一個材料”“下午有個會議要參加”“要檢查工作記錄了““這個活動我必須辦好”等等理由，意思都是說這些事很緊急很重要，我沒有別的選擇，于是就自然成為忽略真正重要東西的理由。 不把這個邏輯真正想通，所有工作永遠(yuǎn)是混亂的、混雜的、虛無飄渺的，令人擔(dān)憂的，情緒也如此煩躁。當(dāng)前的事沒真正處理好，重要的事又沒重視，結(jié)果只能是工作效率低下，躲不開麻煩！ 三、甩掉身上的“猴子” 所謂的猴子，就是對工作的擬物化比喻：工作是一只猴子，活蹦亂跳，一旦爬到身上再不下來——除非，把猴子甩給別人！怎么甩？ 學(xué)生會的一個部長找你來問，我想辦個環(huán)保活動，不過不知道怎么能辦？領(lǐng)導(dǎo)找你說，你帶學(xué)生做個社會實踐吧，沒問題吧？同事找你，訴說了半天自己的不公平待遇，問你怎么辦？跨部門的同事說，學(xué)生們反應(yīng)XX教師教得不好，問我該怎么處理這件事？團(tuán)委書記說，你做個策劃，OK？老婆打電話過來問你明天去買家電行嗎？貧困生則想和你聊聊。 猴子來了，好多猴子！ 對學(xué)生干部：你去找一下XXX，他以前辦過大型活動，向他請教一下，形成完整的方案后過來找我，到時候我?guī)湍愀模粚︻I(lǐng)導(dǎo)：社會實踐我能帶，不過請先告訴我，我手頭數(shù)學(xué)建模競賽的任務(wù)是不是可以給別人？對同事：哦對不起，中午吃飯時說這事行嗎，其實我也沒什么辦法；對跨部門同事：就聽你老兄的安排吧，我沒意見；對團(tuán)委書記：策劃沒問題，不過我需要把手頭助學(xué)金的事處理一下，另外請你先把相關(guān)資料收齊給我好嗎？對老婆：沒問題老婆，你先看好了選哪一款，明天我跟你去；對貧困生說，好，咱們談?wù)劊? 原來光是這么說說，就已經(jīng)感到一身輕松！原來我的工作，還可以這么安排！ 這里需要說明兩件事：一是同事找你訴說自己不公平的待遇，能拖就拖，或者直接拒絕，否則本來那一肚子氣的猴子在同事身上，說完后他一身輕松，猴子跑到了你身上——還不如不聽。而貧困生想和你聊聊卻一口答應(yīng)——學(xué)生的事一定是最重要的，而一個貧困生鼓起勇氣來找你，一定有他不得不找的理由。放棄這樣的一個機(jī)會，可能會把重要不緊急的事轉(zhuǎn)化成緊急，到時候后悔也來不及了。 甩掉猴子并非借口不干工作，正好相反，這是分辨分內(nèi)事和分外事，分辨自己事和別人事，分辨緊急事和不緊急的終極方法。養(yǎng)猴子的人永遠(yuǎn)做不了真正重要的事，想做真正重要的事：就先甩掉猴子，一身輕松！ 四、找助手，越多越好 其實所有的管理最終只有三個要素，即人、財、物。而人，就是核心因素。某種意義上，有人，就有一切。 那我們就找很多的人，當(dāng)我們的助手吧。如果所有的學(xué)生都是我們的助手，那該多好！ 這并不是胡思亂想，而有事實基礎(chǔ)。我一直相信著魏書生先生的一句話：“相信每個學(xué)生的心靈深處都是你的助手”。在實踐中，因為我的相信得到來很多好處：我能讓助理成為我的助手，然后是學(xué)生會干部們，然后是班干部們，然后，很多很多人都是我的助手，甚至全部——那時，他們就長大了。 尊重他們，相信他們，調(diào)動他們，學(xué)生們愿意和我們一同面對生活，我們需要做的就是，激發(fā)學(xué)生自我管理的潛力，讓他們逐步自我管理。從少數(shù)人一直到多數(shù)人，從力所能及到做一切的事，找助手，越多越好！ 這不是理念，而是可以實現(xiàn)的現(xiàn)實。不過，要實現(xiàn)這樣的目標(biāo)，當(dāng)然要遵循客觀規(guī)律，一批一批地發(fā)展，不宜操之過急。他們能做的事情，也要一點一點耐心地教，只要入門，后面的一切好辦。 可能在某些人那里會有這樣的擔(dān)心：讓學(xué)生干活是不是于理不合？其實我想完全不必?fù)?dān)心，只要掌握讓學(xué)生協(xié)助的工作不是個人的私事，不是必須保密的事宜，不會影響學(xué)生的學(xué)習(xí)生活，而且能保證工作質(zhì)量，協(xié)助我們做一些工作本身就是一種非常友好的社會實踐，師生共贏，何樂而不為？ 五、糾正“忙碌”就是“努力”的觀念 這絕不是一兩個人的看法，而是所有人的內(nèi)心期望。不表現(xiàn)得很忙碌，不就讓人覺得不努力嗎？ 事實上這根本就是兩碼事。我們的時代總在宣揚(yáng)刻苦努力這些概念，而與之匹配得畫面就是加班奉獻(xiàn)等等，其實這是一種誤導(dǎo)。忙碌根本不是努力，所謂的忙碌有時候只代表效率低下，同時成為不積極改進(jìn)效率的原因！ 一句話，別再把忙碌當(dāng)成一件好事了，那真的有點不專業(yè)！正確的方法應(yīng)該是：提高效率，拒絕忙碌！ 六、尋找“時間黑洞” 我可以肯定地說，一個未經(jīng)受到專業(yè)時間管理訓(xùn)練的輔導(dǎo)員，至少有50%的時間被白白浪費(fèi)了。換句話說，他的時間被“時間黑洞”吞噬。 不信？不可能？不會吧？有點危言聳聽！ 其實，如果是一個一般職業(yè)人，這個被”時間黑洞“偷吃掉的時間甚至高達(dá)70%。我以下描述的現(xiàn)象，自己對號入座： 開門，打開電腦，掃地打水。哦，拖布壞了，到旁邊屋里去借，順便和一個老師聊小孩的事聊了五分鐘；電腦運(yùn)行不正常？那必須修啊，花了十分鐘找人搞定電腦，終于能上網(wǎng)了；看學(xué)校學(xué)院網(wǎng)頁新聞，呀，彈出來了個廣告，正是我喜歡的那件裙子，看一下吧，一看不可收拾，二十分鐘過去了，不僅裙子，團(tuán)購，還有自己喜歡的化妝品也打折了！呀，不行，事還沒辦呢，趕快干正事；什么？十分鐘后開會，就十分鐘了，還能做什么？不如泡杯茶等著；開會了，先討論一會，昨天的學(xué)生比賽表現(xiàn)特棒……一個會引入主題用了二十分鐘；開完會了，工作方案沒寫，想想還得去找同事商量，結(jié)果又發(fā)現(xiàn)同事不在，打電話約了時間；這時彈出了一個提醒，XX@了他的微博，那就上微博轉(zhuǎn)一圈，順便發(fā)幾條今天新的動態(tài)；手機(jī)接了個電話，原來是保險公司打來的給私家車?yán)m(xù)保的，那就談?wù)劙桑谎?，突然想起一個同學(xué)約了談話，我怎么忘了？十一點半了，那下午吧。咦，怎么都快十二點了，要吃飯去了吧。哎呀！剛開會說有一個資料下午要交，我只能中午加班了，我怎么這么忙！ 時間黑洞是一個血淋淋的事實，它在無聲地卻又無情地吞噬你的時間，你的生命。面對時間黑洞，我們應(yīng)該說不！而一旦戰(zhàn)勝時間黑洞，隨之而來的就是兩倍甚至三倍的時間！ 七、指令越詳細(xì)越好 我在微博里曾記錄了這樣的一個感悟：“職場必殺技：指令精確到只要執(zhí)行就一定正確，這才叫好指令。讓人猜測的，讓人模糊的，讓人歧義的，都算不上好。有些人愿意搞模棱兩可的指令讓別人猜，一方面人品有問題，一方面不夠‘專業(yè)’”。 這既是對上也是對下。對上級：如果指令不清楚，就需要立刻搞清楚究竟他想要什么。比如領(lǐng)導(dǎo)交代要舉辦一個送畢業(yè)生的晚會，那立刻就對指令進(jìn)行細(xì)化：時間、地點、出席人員、規(guī)模、時長、資金、資源……上級有可能被問煩——煩就煩吧，還要繼續(xù)問，直到把這問題搞清楚為止，否則，不事先問，等事后問會更煩，或者南轅北轍，從一出發(fā)就錯了！ 對下級更是如此，尤其很多時候我們面對的那些學(xué)生，他們的認(rèn)識和閱歷都可能淺顯，一個不明確的指令可能會出現(xiàn)意想不到的后果。我想老師們都見到過新生入學(xué)體檢時的各種搞笑，就是因為輔導(dǎo)員沒有把體檢的事情說得特別詳細(xì)，一些沒參加過體檢的孩子就按照自己的理解參加，鬧出一堆笑話。事后還得重來，輔導(dǎo)員和學(xué)生都覺得很受傷。所以此時，指令精確，甚至喋喋不休，符合輔導(dǎo)員工作特點！ 其實，這還有一層道理：每個優(yōu)秀指令的誕生都是蘊(yùn)含著思考的，相當(dāng)于把工作做到了前面。而糟糕的指令一定是缺乏“事先用功”的，只能等出現(xiàn)問題進(jìn)行補(bǔ)救，后面的工作無窮無盡。兩下對比，孰是孰非立等可見。 八、技術(shù)改變生活之一：微信 微信（以及微信類OTT軟件）和輔導(dǎo)員，天生一對。沒有任何一種技術(shù)能帶給輔導(dǎo)員更有效的溝通方式，微信帶來學(xué)生工作的革新！ 傳達(dá)消息：短信只是文字，文字表意能力實在有限，甚至有些內(nèi)容通過文字根本表達(dá)不出來，一條語音消息搞定，又清晰又明白，一條不行再加一條，60秒的語音能說多少有用信息，和面對面沒什么本質(zhì)區(qū)別！最重要的，你不必每次都開會！群發(fā)消息：微信群的建立非常方便，用短暫時間就可以給不同類型的人建立不同類型的微信群，然后群發(fā)消息，簡單易行，瞬間即達(dá)，操作方便；語音留言：微信不是實時的，而是可以稍后閱讀的，這樣學(xué)生上課與否就不再是關(guān)鍵，任何時間都可以發(fā)送微信消息（當(dāng)然，要想辦法符合你們的規(guī)章制度）；查詢位置：“你在哪？”“我在上課。“那好，把你的位置給我發(fā)過來，或拍一張教室的照片……你這不是在宿舍睡覺嗎？”實景傳遞：“老師，XX同學(xué)被撞傷了，現(xiàn)在躺著起不來了””嚴(yán)重嗎？立刻給我發(fā)一張照片過來，或者直接視頻！“大型活動：”XX老師因為出差未能親臨現(xiàn)場，但他通過微信發(fā)來了對本場辯論賽的寄語……“公共平臺：”五號女生公寓樓最近總有男生在周邊轉(zhuǎn)，請學(xué)院關(guān)注”“收到，謝謝你的提醒，我們馬上派人過去。——學(xué)生處微信公共平臺“。只有你想不到，沒有微信做不到。 還在守著老式電話短信？該升級了！從效率角度來講，微信秒殺一切！ 九、技術(shù)改變生活之二：日程軟件 好記性不如爛筆頭，當(dāng)代的爛筆頭，就是我們的日程軟件。 隨時將工作任務(wù)輸入到日程軟件，本身就是對事件的判斷和梳理，有利于分清事件的輕重緩急；同時，由日程軟件管理，徹底杜絕忘事或者記錯這類低級錯誤；而本次我要專程推薦的最關(guān)鍵原因是：目前的日程軟件實在是太好用了，方便的就像你說話睡覺。 我推薦的日程管理軟件就是QQ日程，在QQ郵箱的左下角有“日歷”按鈕，點進(jìn)去加入自己的日程即可。不過這不是全部：按照“幫助”里的提示，將智能手機(jī)設(shè)置接收QQ郵件和日程，OK，大功告成。只要你在QQ日程的電腦端更新日程，你的手機(jī)立刻能同步顯示！甚至，你可以把一個文件的全部內(nèi)容放到日程中，在手機(jī)客戶端準(zhǔn)確悠閑的就把事提醒了！ 這一招效果立竿見影，只是我不知道多少人看到我的文字后會立刻去嘗試一下。如果說不會，恕我直言，純屬借口，你會錯過一個進(jìn)步的好機(jī)會！ 十、技術(shù)改變生活之三：智能手機(jī) 智能手機(jī)時代是如此偉大的時代，一機(jī)在手，辦公不愁！什么照相、攝像、掃描、OCR，復(fù)印、傳真、錄音、翻譯、傳遞消息、編輯文檔、閱讀資料、留現(xiàn)場證據(jù)、查學(xué)生信息、發(fā)辦公微博……智能手機(jī)，不就是個電腦么？ 對于智能手機(jī)來說，一個功能其實就是一個APP，而善用手機(jī)幾乎可以代替之前辦公室要花費(fèi)數(shù)萬元購置的各類數(shù)碼辦公設(shè)備。以筆者為例，筆者的打印機(jī)不帶復(fù)印功能，筆者就用一款叫“mdScan”的掃描儀APP，將文字拍照，然后系統(tǒng)自動進(jìn)行色彩處理，將文字加黑，將背景漂白，放到打印機(jī)里，一個漂亮的復(fù)印件就出來了，沒有比這更in更highefficiency的事了！ 智能手機(jī)實在太智能了，甚至已經(jīng)超出了現(xiàn)有人們的想象力。智能手機(jī)太能干了，我們甚至還不曉得我們還能用它做什么。我只能說，有了智能手機(jī)，一切盡在掌握！ 在文章的最后，我要向一位鄒鑫的先生致敬，因為看過很多時間管理的書，但他的書深入淺出，讓我真正抓住了時間管理的精髓，本文也是在此基礎(chǔ)上寫成的。鄒鑫先生的《小強(qiáng)升職記》，一些讀書網(wǎng)站已經(jīng)收錄，強(qiáng)烈推薦，開卷有益！ 提升工作效率永無止境，效率轉(zhuǎn)化成成果又是一件必然之事。衷心祝愿每個輔導(dǎo)員老師都盡快找到自己的工作方法，提高效率，做出成就，成為笑傲江湖的職場達(dá)人！ 賈海利