(輔導員)提高工作效率的十個建議.doc

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（輔導員）提高工作效率的十個建議 因為總愛寫一些有關輔導員的東西，在互聯(lián)網(wǎng)上結交了很多全國各地的朋友。交流的過程中，既有一些熱情洋溢心靈雞湯式的分享，但也會碰到種種不如意和抱怨。其中，出路和成就感顯然是其中的熱點，這是內(nèi)因和外因共同作用的結果。外部環(huán)境顯然在當前的情況下難于改變，但在內(nèi)因方面，我們的確可以有所作為——不管是出路還是成就感，都離不開一個關鍵因素，即效率和效果。一個高效有成就的輔導員和做事總不見效率更沒有效果的輔導員是截然不同的，一個在享受成長，另一個則每天忙忙碌碌，卻不知道自己在忙什么。 造成這樣的結果，歸根結蒂還在于經(jīng)驗的積累?？墒?，有的人積累了數(shù)年的經(jīng)驗，有的人則一個經(jīng)驗用數(shù)年，最終沒什么進步。我們怎樣積累經(jīng)驗值，實現(xiàn)效率的提升最終做出另人側目的成就呢？筆者給出十個建議供大家參考。 在寫此文之前，有三件事需要說明：第一、在積累經(jīng)驗方面，沒有捷徑可走，需要一點一點做好每一件基本的事，直到從生手變成熟手，從菜鳥變成老鳥；第二、確實存在一些技巧，讓人短期內(nèi)取得進步，這種技巧屬于“時間管理”這門管理科學；第三、本文撰寫的十條經(jīng)驗，并未進行分類歸納，如里面提到的三個軟件應歸納到信息技術一類，但本文打破類目，直接進行敘述，目的是為了突出重點。這十條建議為： 一、研判每件事的重要性 看似老生常談，恰是問題所在。因為各種原因，高校有關教育和管理的最終實施者都是輔導員；加之中國式的政績觀，自上而下有多種教育思想、教育理念、教育路線、教育政策、領導意愿、工作特色、各類活動，讓當前的輔導員工作的任務量和復雜程度無以復加?？赡苤袊妮o導員已經(jīng)成為目前世界上工作類型最豐富的職業(yè)，在一天的工作中，一個輔導員很可能在各種角色間進行頻繁切換：教師、班主任、心理咨詢師、職業(yè)指導師、健康達人、防災教練、談判高手、破案專家、活動策劃、創(chuàng)意執(zhí)行、文藝骨干、體育健將、裁判金哨、隊列指導、公共關系、科研學術、文件文案……凡是和人有關的，想到的和想不到的，都成為或將成為輔導員的工作。多樣的工作種類印證了輔導員工作之多，數(shù)不清的工作讓很多人疲于應付，無所適從……累嗎？累！做了什么？不知道！ 重要的事情沒做，不重要的事情做了一大堆，等出現(xiàn)問題的時候，覺得自己很冤枉：我真的一直特別特別忙，工作都是你們安排的，現(xiàn)在出了事來找我，讓我怎么辦？ 我只能以一聲無聲的嘆息回答，的確，工作很忙，但重點是什么，所謂的表面性的“忙”并非理由。我們需要知道自己是誰，自己在做什么，工作種類再多，也離不開“學生”兩個字。誰忘了這兩個字，誰的工作終究是瞎忙！ 在實際工作中，研判每件事的重要程度是有規(guī)律可循的。第一位的一定是安全，之后是健康、學風、人際、貧困生、學生干部、戀愛、公寓、社會實踐、文體活動……每個人可以有自己的排序，但哪個重要，哪個不重要，一定清清楚楚地知道，一定清清楚楚地在實際工作中體現(xiàn)。 二、占領第二象限 專業(yè)的輔導員一定接受過職業(yè)生涯規(guī)劃的相關培訓和訓練，都應該了解史蒂芬柯維的四象限法。把“重要”和“緊急”兩個因素進行有機排列，第一象限的事物為重要且緊急，必須馬上去做；第二象限為重要但不緊急，很多人不著急就不做；第三象限為不重要卻緊急，很多人做得熱火朝天；第四象限為不緊急不重要，一些邏輯不好的人卻在這樣的事情上浪費時間。 一個有普通心理問題的同學轉化成心理疾病并不需要多久，一個因愛生恨的情種走上高樓只需要一個念頭，一個因為宿舍矛盾揮刀相向只需要一個瞬間——很多人認為這是純粹的不可預料性事件，在我看來不然。因為忙于處理第二象限意外的事宜，總無意間忽略掉那些重要卻不緊急的事件，由重要不緊急轉化成重要且緊急就成為必然。忽略了學生，忽略了和學生有關的那些事，到頭來當然出現(xiàn)問題的也是學生，到時后悔莫及！ 道理誰都懂，可在第二象限面前，人們?nèi)詴x擇性失明。“領導要一個材料”“下午有個會議要參加”“要檢查工作記錄了““這個活動我必須辦好”等等理由，意思都是說這些事很緊急很重要，我沒有別的選擇，于是就自然成為忽略真正重要東西的理由。 不把這個邏輯真正想通，所有工作永遠是混亂的、混雜的、虛無飄渺的，令人擔憂的，情緒也如此煩躁。當前的事沒真正處理好，重要的事又沒重視，結果只能是工作效率低下，躲不開麻煩！ 三、甩掉身上的“猴子” 所謂的猴子，就是對工作的擬物化比喻：工作是一只猴子，活蹦亂跳，一旦爬到身上再不下來——除非，把猴子甩給別人！怎么甩？ 學生會的一個部長找你來問，我想辦個環(huán)?；顒?，不過不知道怎么能辦？領導找你說，你帶學生做個社會實踐吧，沒問題吧？同事找你，訴說了半天自己的不公平待遇，問你怎么辦？跨部門的同事說，學生們反應XX教師教得不好，問我該怎么處理這件事？團委書記說，你做個策劃，OK？老婆打電話過來問你明天去買家電行嗎？貧困生則想和你聊聊。 猴子來了，好多猴子！ 對學生干部：你去找一下XXX，他以前辦過大型活動，向他請教一下，形成完整的方案后過來找我，到時候我?guī)湍愀?；對領導：社會實踐我能帶，不過請先告訴我，我手頭數(shù)學建模競賽的任務是不是可以給別人？對同事：哦對不起，中午吃飯時說這事行嗎，其實我也沒什么辦法；對跨部門同事：就聽你老兄的安排吧，我沒意見；對團委書記：策劃沒問題，不過我需要把手頭助學金的事處理一下，另外請你先把相關資料收齊給我好嗎？對老婆：沒問題老婆，你先看好了選哪一款，明天我跟你去；對貧困生說，好，咱們談談！ 原來光是這么說說，就已經(jīng)感到一身輕松！原來我的工作，還可以這么安排！ 這里需要說明兩件事：一是同事找你訴說自己不公平的待遇，能拖就拖，或者直接拒絕，否則本來那一肚子氣的猴子在同事身上，說完后他一身輕松，猴子跑到了你身上——還不如不聽。而貧困生想和你聊聊卻一口答應——學生的事一定是最重要的，而一個貧困生鼓起勇氣來找你，一定有他不得不找的理由。放棄這樣的一個機會，可能會把重要不緊急的事轉化成緊急，到時候后悔也來不及了。 甩掉猴子并非借口不干工作，正好相反，這是分辨分內(nèi)事和分外事，分辨自己事和別人事，分辨緊急事和不緊急的終極方法。養(yǎng)猴子的人永遠做不了真正重要的事，想做真正重要的事：就先甩掉猴子，一身輕松！ 四、找助手，越多越好 其實所有的管理最終只有三個要素，即人、財、物。而人，就是核心因素。某種意義上，有人，就有一切。 那我們就找很多的人，當我們的助手吧。如果所有的學生都是我們的助手，那該多好！ 這并不是胡思亂想，而有事實基礎。我一直相信著魏書生先生的一句話：“相信每個學生的心靈深處都是你的助手”。在實踐中，因為我的相信得到來很多好處：我能讓助理成為我的助手，然后是學生會干部們，然后是班干部們，然后，很多很多人都是我的助手，甚至全部——那時，他們就長大了。 尊重他們，相信他們，調動他們，學生們愿意和我們一同面對生活，我們需要做的就是，激發(fā)學生自我管理的潛力，讓他們逐步自我管理。從少數(shù)人一直到多數(shù)人，從力所能及到做一切的事，找助手，越多越好！ 這不是理念，而是可以實現(xiàn)的現(xiàn)實。不過，要實現(xiàn)這樣的目標，當然要遵循客觀規(guī)律，一批一批地發(fā)展，不宜操之過急。他們能做的事情，也要一點一點耐心地教，只要入門，后面的一切好辦。 可能在某些人那里會有這樣的擔心：讓學生干活是不是于理不合？其實我想完全不必擔心，只要掌握讓學生協(xié)助的工作不是個人的私事，不是必須保密的事宜，不會影響學生的學習生活，而且能保證工作質量，協(xié)助我們做一些工作本身就是一種非常友好的社會實踐，師生共贏，何樂而不為？ 五、糾正“忙碌”就是“努力”的觀念 這絕不是一兩個人的看法，而是所有人的內(nèi)心期望。不表現(xiàn)得很忙碌，不就讓人覺得不努力嗎？ 事實上這根本就是兩碼事。我們的時代總在宣揚刻苦努力這些概念，而與之匹配得畫面就是加班奉獻等等，其實這是一種誤導。忙碌根本不是努力，所謂的忙碌有時候只代表效率低下，同時成為不積極改進效率的原因！ 一句話，別再把忙碌當成一件好事了，那真的有點不專業(yè)！正確的方法應該是：提高效率，拒絕忙碌！ 六、尋找“時間黑洞” 我可以肯定地說，一個未經(jīng)受到專業(yè)時間管理訓練的輔導員，至少有50%的時間被白白浪費了。換句話說，他的時間被“時間黑洞”吞噬。 不信？不可能？不會吧？有點危言聳聽！ 其實，如果是一個一般職業(yè)人，這個被”時間黑洞“偷吃掉的時間甚至高達70%。我以下描述的現(xiàn)象，自己對號入座： 開門，打開電腦，掃地打水。哦，拖布壞了，到旁邊屋里去借，順便和一個老師聊小孩的事聊了五分鐘；電腦運行不正常？那必須修啊，花了十分鐘找人搞定電腦，終于能上網(wǎng)了；看學校學院網(wǎng)頁新聞，呀，彈出來了個廣告，正是我喜歡的那件裙子，看一下吧，一看不可收拾，二十分鐘過去了，不僅裙子，團購，還有自己喜歡的化妝品也打折了！呀，不行，事還沒辦呢，趕快干正事；什么？十分鐘后開會，就十分鐘了，還能做什么？不如泡杯茶等著；開會了，先討論一會，昨天的學生比賽表現(xiàn)特棒……一個會引入主題用了二十分鐘；開完會了，工作方案沒寫，想想還得去找同事商量，結果又發(fā)現(xiàn)同事不在，打電話約了時間；這時彈出了一個提醒，XX@了他的微博，那就上微博轉一圈，順便發(fā)幾條今天新的動態(tài)；手機接了個電話，原來是保險公司打來的給私家車續(xù)保的，那就談談吧；呀，突然想起一個同學約了談話，我怎么忘了？十一點半了，那下午吧。咦，怎么都快十二點了，要吃飯去了吧。哎呀！剛開會說有一個資料下午要交，我只能中午加班了，我怎么這么忙！ 時間黑洞是一個血淋淋的事實，它在無聲地卻又無情地吞噬你的時間，你的生命。面對時間黑洞，我們應該說不！而一旦戰(zhàn)勝時間黑洞，隨之而來的就是兩倍甚至三倍的時間！ 七、指令越詳細越好 我在微博里曾記錄了這樣的一個感悟：“職場必殺技：指令精確到只要執(zhí)行就一定正確，這才叫好指令。讓人猜測的，讓人模糊的，讓人歧義的，都算不上好。有些人愿意搞模棱兩可的指令讓別人猜，一方面人品有問題，一方面不夠‘專業(yè)’”。 這既是對上也是對下。對上級：如果指令不清楚，就需要立刻搞清楚究竟他想要什么。比如領導交代要舉辦一個送畢業(yè)生的晚會，那立刻就對指令進行細化：時間、地點、出席人員、規(guī)模、時長、資金、資源……上級有可能被問煩——煩就煩吧，還要繼續(xù)問，直到把這問題搞清楚為止，否則，不事先問，等事后問會更煩，或者南轅北轍，從一出發(fā)就錯了！ 對下級更是如此，尤其很多時候我們面對的那些學生，他們的認識和閱歷都可能淺顯，一個不明確的指令可能會出現(xiàn)意想不到的后果。我想老師們都見到過新生入學體檢時的各種搞笑，就是因為輔導員沒有把體檢的事情說得特別詳細，一些沒參加過體檢的孩子就按照自己的理解參加，鬧出一堆笑話。事后還得重來，輔導員和學生都覺得很受傷。所以此時，指令精確，甚至喋喋不休，符合輔導員工作特點！ 其實，這還有一層道理：每個優(yōu)秀指令的誕生都是蘊含著思考的，相當于把工作做到了前面。而糟糕的指令一定是缺乏“事先用功”的，只能等出現(xiàn)問題進行補救，后面的工作無窮無盡。兩下對比，孰是孰非立等可見。 八、技術改變生活之一：微信 微信（以及微信類OTT軟件）和輔導員，天生一對。沒有任何一種技術能帶給輔導員更有效的溝通方式，微信帶來學生工作的革新！ 傳達消息：短信只是文字，文字表意能力實在有限，甚至有些內(nèi)容通過文字根本表達不出來，一條語音消息搞定，又清晰又明白，一條不行再加一條，60秒的語音能說多少有用信息，和面對面沒什么本質區(qū)別！最重要的，你不必每次都開會！群發(fā)消息：微信群的建立非常方便，用短暫時間就可以給不同類型的人建立不同類型的微信群，然后群發(fā)消息，簡單易行，瞬間即達，操作方便；語音留言：微信不是實時的，而是可以稍后閱讀的，這樣學生上課與否就不再是關鍵，任何時間都可以發(fā)送微信消息（當然，要想辦法符合你們的規(guī)章制度）；查詢位置：“你在哪？”“我在上課?！澳呛?，把你的位置給我發(fā)過來，或拍一張教室的照片……你這不是在宿舍睡覺嗎？”實景傳遞：“老師，XX同學被撞傷了，現(xiàn)在躺著起不來了””嚴重嗎？立刻給我發(fā)一張照片過來，或者直接視頻！“大型活動：”XX老師因為出差未能親臨現(xiàn)場，但他通過微信發(fā)來了對本場辯論賽的寄語……“公共平臺：”五號女生公寓樓最近總有男生在周邊轉，請學院關注”“收到，謝謝你的提醒，我們馬上派人過去?！獙W生處微信公共平臺“。只有你想不到，沒有微信做不到。 還在守著老式電話短信？該升級了！從效率角度來講，微信秒殺一切！ 九、技術改變生活之二：日程軟件 好記性不如爛筆頭，當代的爛筆頭，就是我們的日程軟件。 隨時將工作任務輸入到日程軟件，本身就是對事件的判斷和梳理，有利于分清事件的輕重緩急；同時，由日程軟件管理，徹底杜絕忘事或者記錯這類低級錯誤；而本次我要專程推薦的最關鍵原因是：目前的日程軟件實在是太好用了，方便的就像你說話睡覺。 我推薦的日程管理軟件就是QQ日程，在QQ郵箱的左下角有“日歷”按鈕，點進去加入自己的日程即可。不過這不是全部：按照“幫助”里的提示，將智能手機設置接收QQ郵件和日程，OK，大功告成。只要你在QQ日程的電腦端更新日程，你的手機立刻能同步顯示！甚至，你可以把一個文件的全部內(nèi)容放到日程中，在手機客戶端準確悠閑的就把事提醒了！ 這一招效果立竿見影，只是我不知道多少人看到我的文字后會立刻去嘗試一下。如果說不會，恕我直言，純屬借口，你會錯過一個進步的好機會！ 十、技術改變生活之三：智能手機 智能手機時代是如此偉大的時代，一機在手，辦公不愁！什么照相、攝像、掃描、OCR，復印、傳真、錄音、翻譯、傳遞消息、編輯文檔、閱讀資料、留現(xiàn)場證據(jù)、查學生信息、發(fā)辦公微博……智能手機，不就是個電腦么？ 對于智能手機來說，一個功能其實就是一個APP，而善用手機幾乎可以代替之前辦公室要花費數(shù)萬元購置的各類數(shù)碼辦公設備。以筆者為例，筆者的打印機不帶復印功能，筆者就用一款叫“mdScan”的掃描儀APP，將文字拍照，然后系統(tǒng)自動進行色彩處理，將文字加黑，將背景漂白，放到打印機里，一個漂亮的復印件就出來了，沒有比這更in更highefficiency的事了！ 智能手機實在太智能了，甚至已經(jīng)超出了現(xiàn)有人們的想象力。智能手機太能干了，我們甚至還不曉得我們還能用它做什么。我只能說，有了智能手機，一切盡在掌握！ 在文章的最后，我要向一位鄒鑫的先生致敬，因為看過很多時間管理的書，但他的書深入淺出，讓我真正抓住了時間管理的精髓，本文也是在此基礎上寫成的。鄒鑫先生的《小強升職記》，一些讀書網(wǎng)站已經(jīng)收錄，強烈推薦，開卷有益！ 提升工作效率永無止境，效率轉化成成果又是一件必然之事。衷心祝愿每個輔導員老師都盡快找到自己的工作方法，提高效率，做出成就，成為笑傲江湖的職場達人！ 賈海利