有如何提升工作效率-高效的時間管理.ppt

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1,有如何提升工作效率,做好時間管理可以有效和提高工作效率及如何管理好自己的時間,2,一大堆便條，張張都貼著“緊急”；電話鈴響個不停，差不多個個都要馬上處理；報告、表單和各種資料，堆滿了桌子；再過三分鐘就要開會了，可還是一點準(zhǔn)備都沒有；越忙越添亂，好多事情手下幫不上忙，早該給他們培訓(xùn)了，可一直找不到時間……,3,?一、管理者常見的時間陷阱二、時間管理六步三、高效能的九條守則,高效的時間管理,4,管理者常見的時間陷阱,5,由于溝通不良或不足，導(dǎo)致走彎路、出錯、返工。文件/廢紙/雜物多；文件存放系統(tǒng)混亂。交辦工作時，沒有明確最后期限。不速之客的干擾；常被電話打斷工作?；ㄝ^多時間替下屬拿主意。長時間面談。繁多、冗長、低效的會議。缺乏細(xì)致的實施計劃。過多文書記錄。過于注重細(xì)節(jié)；追求完美,一、管理者常見的時間陷阱?二、時間管理六步三、高效能的九條守則,高效的時間管理,6,一、做好計劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡四、學(xué)會說“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣,時間管理六步,7,一般情況下，在每年、每月、每周、每天當(dāng)中，較忙的是什么時間段？有哪些工作可以提前做？,8,一、做好計劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡四、學(xué)會說“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣,時間管理六步,9,高效能人士的七個習(xí)慣,10,因為我們不知道究竟什么對我們最重要,所以每件事好像都很重要；因為每件事好像都很重要，所以我們不得不每件事都做；有些人看到我們每件事都做,所以，他們期望我們什么都做；每件事都做讓我們非常忙碌,所以我們沒有時間去考慮：究竟什么對我們最重要？,忙人的告白,時間管理四象限,11,,,定義重要：對你的職責(zé)或目標(biāo)具有貢獻(xiàn)的活動。緊急：你或別人認(rèn)為需要立刻處理的活動。,12,時間管理四象限,13,A,B,C,D,輕重緩急符號化,14,在寫規(guī)劃時，為了使工作更加直觀，除了阿拉伯?dāng)?shù)字（1、2、3、4），還可以用其他符號表示重要程度：↘緊急？待重新規(guī)劃的工作！重要√完成任務(wù)○工作往后推移放棄的工作,ABCD分類法：A：必須要當(dāng)天完成的工作B：可稍后處理的工作C：可以請別人代勞的工作D：做與不做都無所謂的工作,80/20法則,15,一個企業(yè)80%的利潤來自其20%的核心業(yè)務(wù)或重要客戶。80%的銷售額來自20%的銷售人員。每個企業(yè)優(yōu)秀的人（骨干）都只有20%左右，中等的和平庸的占了約80%。在每天的工作中，都大概只有20%是重要的工作。,分析：正確的日程排序,高效時間管理=在最短的時間內(nèi)做最多的事,,16,為什么整天忙個不停卻得不到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可？,17,問題：“彈鋼琴”跟“要事第一”有沖突嗎？,故事：桶、石塊、碎石、沙子、水,故事：兩個撿破爛的人,個案分析：失敗的經(jīng)歷/成功的經(jīng)歷,18,要追求“利益最大化”，但是對于不重要的事情我們又不能放棄，那我們該怎么辦？,19,1、學(xué)會對付不速之客,20,問題1：黃經(jīng)理正在處理三件A類事情，林總又過來安排一件C類工作，王經(jīng)理該怎么說？,問題2：黃經(jīng)理整天被領(lǐng)導(dǎo)追問每件工作的進(jìn)度，忙得不亦樂乎，他如何擺脫這種困境？,問題3：在每天的工作中，黃經(jīng)理總會被各種電話、各個突然而至的人打擾著，無法集中精力做好手上最重要的工作。黃經(jīng)理頭上都冒煙了！黃經(jīng)理該如何應(yīng)付這些打擾？,21,2、甩掉背上的猴子,你在走道上碰到一位部屬，他說：“我能不能和您談一談？我碰到了一個問題。”于是你便站在走道上專心聽他細(xì)述問題的來龍去脈，一站便是半個小時，既耽擱了原先你要做的事，也發(fā)現(xiàn)所獲得的信息并不足以做出任何決策。于是你說：“我現(xiàn)在沒時間和你討論，讓我考慮一下，回頭再找你談。”猴子原本在部屬的背上，談話時彼此考慮，猴子的兩腳就分別搭在兩人背上，當(dāng)你表示要考慮一下再談時，猴子便移轉(zhuǎn)到你背上。你接下了部屬的角色，而部屬則變成了監(jiān)督者，他會三不五時跑來問你：“那件事辦得怎樣了？”如果你的解決方式他不滿意，他會強(qiáng)迫你去做這件原本他該做的事。這樣的猴子，你收得愈多，他們給的就愈多。于是你飽受堆積如山、永遠(yuǎn)處理不完的問題所困擾，甚至沒有時間照顧自己的猴子。,22,——摘自《別讓猴子跳回背上》,規(guī)則１．猴子要麼被喂養(yǎng)，要麼被處決。否則，他們會餓死，而管理者則要將大量寶貴時間浪費在尸體解剖或試圖使他們復(fù)活上。規(guī)則２．要控制猴子的數(shù)量在整個團(tuán)隊力所能及的范圍內(nèi)。對來自下屬的猴子，管理者要把處理時間控制在每次5-15分鐘。規(guī)則３．猴子只能在約定的時間喂養(yǎng)。經(jīng)理無須四處尋找饑餓的猴子，抓到一只喂一只。規(guī)則４．應(yīng)確定每只猴子下次喂養(yǎng)時間和下屬的主動性級別。這可以由管理者和下屬共同修改并達(dá)成一致，但不要模糊不清。否則，猴子或者會餓死，或者將最終回到管理者的背上。,猴子的照料與喂養(yǎng)規(guī)則：,23,一、做好計劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡四、學(xué)會說“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣,時間管理六步,24,在工作中，有哪些東西應(yīng)該化繁為簡？,25,英國某家報紙曾舉辦一項高額獎金的有獎?wù)鞔鸹顒印ｎ}目是：在一個充氣不足的熱氣球上，載著三位關(guān)系世界興亡命運的科學(xué)家。第一位是環(huán)保專家，他的研究可拯救無數(shù)人們，免于因環(huán)境污染而面臨死亡的惡運。第二位是核子專家，他有能力防止全球性的核子戰(zhàn)爭，使地球免于遭受滅亡的絕境。第三位是糧食專家，他能在不毛之地，運用專業(yè)知識成功地種植食物，使幾千萬人脫離饑荒而亡的命運。此刻熱氣球即將墜毀，必須至少丟出一個人以減輕載重，使其余的兩人得以活存，請問該丟下哪一位科學(xué)家？,26,簡化工作是所有優(yōu)秀管理者的共同特質(zhì)，工作愈簡化，愈高效，也愈不會出問題。所以要善于將復(fù)雜的問題簡單化。,27,法國一家報社進(jìn)行了一個有獎智力競賽，其中有這樣一道題目：如果法國最大的博物館盧浮宮失火了，在只能搶救一幅畫的情況下，你會救哪一幅畫？在該報收到的成千上萬的答案中，答案最多的是《蒙娜麗莎》，而法國名作家貝爾納以最佳答案獲得了該題的獎金。,28,一、做好計劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡四、學(xué)會說“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣,時間管理六步,29,一、做好計劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡四、學(xué)會說“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣,時間管理六步,30,1、給自己的目標(biāo)、計劃設(shè)定清晰的期限,31,一個減肥的例子,32,2、與別人約定期限,帕金森定律：如果你安排了充裕的時間從事一項活動，你會放慢你的節(jié)奏以便用掉所有分配的時間。,33,3、這個期限最好是合理而又稍偏緊的。,一、做好計劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡四、學(xué)會說“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣,時間管理六步,34,這幾個故事可以給我們什么啟發(fā)？,35,一個企業(yè)的董事長走在他的廠區(qū)里，經(jīng)過一個正在清掃落葉的保潔員身旁。保潔員拿著一把長長的掃把，費力地掃著。而那把掃把實在太舊了，齒間稀疏，漏掉了許多的葉子。董事長停下來問：“先生，你的工具太不好用了吧，為什么不換一把？”“我只有這一把了?！北崋T頭也不抬地忙乎著他的活?！澳銥槭裁床蝗}庫領(lǐng)一把呢？”“倉庫離我這兒太遠(yuǎn)了，來回要花不少時間，我還有很多地要掃。”保潔員用手擦拭一下汗水，這才發(fā)現(xiàn)和自己說話的竟是董事長，不禁有些不知所措。“噢，董事長，我不知道是您，我這就去倉庫領(lǐng)一把?！笨粗崋T離去的背影，董事長十分生氣：“這是在工作嗎？真不能理解！要不是看在他從不偷懶的份上，我現(xiàn)在就開除他?！?勤勞的保潔員,36,猶太人漢弗特在加拿大渥大華開設(shè)了一家豪華賓館。年終時，他讓賓館分別評選出10名最勤快和10最“懶惰”的員工。漢弗特叫人把10名“懶惰”的員工叫到他的辦公室。這些員工心里七上八下，心想老板肯定會要我們滾蛋。可是他們?nèi)f萬沒想到，一進(jìn)門，漢弗特就說道：“恭喜各位被評為本賓館最優(yōu)秀的員工。”看著他們一個個目瞪口呆的表情，漢弗特接著解釋道：“據(jù)我觀察，你們的‘懶’表現(xiàn)在總是一次就把餐具送到餐桌上，習(xí)慣于一次就把客人的房間收拾干凈，一次就把工作干完，討厭多走半步路，討厭做第二次（返工）。因而在別人眼里你們整天閑著，在偷懶。但依我看，最優(yōu)秀的員工全無例外的都是‘懶漢’，因為你們‘懶’得連一個多余的動作都懶得去做。而勤快員工的‘勤’，大多表現(xiàn)在他們整天忙忙碌碌，不在乎把力氣花在多余的動作上，做一件事不在乎往來多少趟，花多少時間，而從來不停下來思考一下最便捷的方法，這樣能有效率嗎？”,懶惰的員工,37,甲和乙兩個學(xué)生，畢業(yè)后一起進(jìn)了一家餐館工作，沒多久，甲被提拔做了乙的上司，而乙卻仍在廚房干雜活。乙就去找老板理論。老板想了想，說：“你到市場上看還有什么賣的？”乙去了一趟市場回來說：“還有一個農(nóng)民在賣土豆。”老板問：“多少錢一斤？”乙又趕去市場，回來回答老板：“8毛錢一斤。”老板又問：“總共有多少斤？如果全部要了能便宜多少錢？”乙又急忙來回奔跑。老板說：“好吧，你先坐著。”然后又叫來甲，對他說：“你去市場看看，看還有什么東西賣？”不一會甲回來說：“還有一個賣土豆的，8毛錢一斤，共有125斤，如果全部要了可以6毛錢一斤。過一會這個農(nóng)民還要到市場上去賣西紅柿，我們庫里不多了，我?guī)Щ亓艘粋€樣品，把那個農(nóng)民也帶來了，你們當(dāng)面談?wù)劙伞！崩习鍖σ艺f：“這其中的原因你該明白了吧！”乙羞愧地回到廚房干雜活去了。,買土豆的兩個人,38,走不回來的人,39,有一次，我要在客廳里掛一副畫，請鄰居來幫忙。畫已經(jīng)在墻上扶好，正準(zhǔn)備砸釘子，他說：“這樣不好，最好釘兩個木塊，把畫掛上面。”我遵從他的意見，讓他幫著去找木塊。木塊很快找來了，正要釘，他說：“等一等，木塊有點大，最好能鋸掉點。”于是便四處去找鋸子。找來鋸子，還沒有鋸兩下，“不行，這鋸子太鈍了，”他說，“得磨一磨。”他家有一把銼刀，銼刀拿來了，他又發(fā)現(xiàn)銼刀沒有把柄。為了給銼刀安把柄，他又去校園邊上的一個灌木叢里尋找小樹。要砍下小樹，他又發(fā)現(xiàn)我那把生滿老銹的斧頭實在是不能用。他又找來磨刀石，可為了固定住磨刀石，必須得制作幾根固定磨刀石的木條。為此他又到校外去找一位木匠，說木匠家有一現(xiàn)成的。然而，這一走，就再也沒見他回來。當(dāng)然，那幅畫，我還是一邊一個釘子把它釘在墻上。下午再見到他的時候，是在街上，他正在幫木匠從五交化商店里往外架一臺笨重的電鋸。,“你想把球從洞里挖出來，卻把洞愈挖愈大。”——西方諺語,40,一些好習(xí)慣,41,第一次就把資料或物品放在正確位置。將各類資料物品歸類擺放，清晰標(biāo)示。這樣做可避免費時間去找東西，更不會再有在別人面前翻箱倒柜的尷尬。下班前進(jìn)行清理。,一、管理者常見的時間陷阱二、時間管理六步?三、高效能的九條守則,高效的時間管理,42,追求事半功倍，而不是事倍功半不要凡事追求完美學(xué)會“棄卒保帥”簡單的就是最好的明確期限，少說“盡快”經(jīng)常進(jìn)行整理和分類（5S）把工作做在前面不斷優(yōu)化工作方法好記性不如爛筆頭,追求高效能最有價值的九條守則,43,考試前，老師常常教我們，先做容易的、簡單的題目，將復(fù)雜的、難度大的題目留到最后做，以免浪費時間。請問：這個方法在工作中也可行嗎？為什么？,44,時間管理六步,45,1、做好計劃和統(tǒng)籌2、要事第一3、化被動為主動4、化繁為簡5、明確期限6、改進(jìn)方法和習(xí)慣,