有如何提升工作效率-高效的時(shí)間管理.ppt

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1,有如何提升工作效率,做好時(shí)間管理可以有效和提高工作效率及如何管理好自己的時(shí)間,2,一大堆便條，張張都貼著“緊急”；電話鈴響個(gè)不停，差不多個(gè)個(gè)都要馬上處理；報(bào)告、表單和各種資料，堆滿了桌子；再過(guò)三分鐘就要開會(huì)了，可還是一點(diǎn)準(zhǔn)備都沒(méi)有；越忙越添亂，好多事情手下幫不上忙，早該給他們培訓(xùn)了，可一直找不到時(shí)間……,3,?一、管理者常見的時(shí)間陷阱二、時(shí)間管理六步三、高效能的九條守則,高效的時(shí)間管理,4,管理者常見的時(shí)間陷阱,5,由于溝通不良或不足，導(dǎo)致走彎路、出錯(cuò)、返工。文件/廢紙/雜物多；文件存放系統(tǒng)混亂。交辦工作時(shí)，沒(méi)有明確最后期限。不速之客的干擾；常被電話打斷工作?；ㄝ^多時(shí)間替下屬拿主意。長(zhǎng)時(shí)間面談。繁多、冗長(zhǎng)、低效的會(huì)議。缺乏細(xì)致的實(shí)施計(jì)劃。過(guò)多文書記錄。過(guò)于注重細(xì)節(jié)；追求完美,一、管理者常見的時(shí)間陷阱?二、時(shí)間管理六步三、高效能的九條守則,高效的時(shí)間管理,6,一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡(jiǎn)四、學(xué)會(huì)說(shuō)“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣,時(shí)間管理六步,7,一般情況下，在每年、每月、每周、每天當(dāng)中，較忙的是什么時(shí)間段？有哪些工作可以提前做？,8,一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡(jiǎn)四、學(xué)會(huì)說(shuō)“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣,時(shí)間管理六步,9,高效能人士的七個(gè)習(xí)慣,10,因?yàn)槲覀儾恢谰烤故裁磳?duì)我們最重要,所以每件事好像都很重要；因?yàn)槊考潞孟穸己苤匾?，所以我們不得不每件事都做；有些人看到我們每件事都?所以，他們期望我們什么都做；每件事都做讓我們非常忙碌,所以我們沒(méi)有時(shí)間去考慮：究竟什么對(duì)我們最重要？,忙人的告白,時(shí)間管理四象限,11,,,定義重要：對(duì)你的職責(zé)或目標(biāo)具有貢獻(xiàn)的活動(dòng)。緊急：你或別人認(rèn)為需要立刻處理的活動(dòng)。,12,時(shí)間管理四象限,13,A,B,C,D,輕重緩急符號(hào)化,14,在寫規(guī)劃時(shí)，為了使工作更加直觀，除了阿拉伯?dāng)?shù)字（1、2、3、4），還可以用其他符號(hào)表示重要程度：↘緊急？待重新規(guī)劃的工作！重要√完成任務(wù)○工作往后推移放棄的工作,ABCD分類法：A：必須要當(dāng)天完成的工作B：可稍后處理的工作C：可以請(qǐng)別人代勞的工作D：做與不做都無(wú)所謂的工作,80/20法則,15,一個(gè)企業(yè)80%的利潤(rùn)來(lái)自其20%的核心業(yè)務(wù)或重要客戶。80%的銷售額來(lái)自20%的銷售人員。每個(gè)企業(yè)優(yōu)秀的人（骨干）都只有20%左右，中等的和平庸的占了約80%。在每天的工作中，都大概只有20%是重要的工作。,分析：正確的日程排序,高效時(shí)間管理=在最短的時(shí)間內(nèi)做最多的事,,16,為什么整天忙個(gè)不停卻得不到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可？,17,問(wèn)題：“彈鋼琴”跟“要事第一”有沖突嗎？,故事：桶、石塊、碎石、沙子、水,故事：兩個(gè)撿破爛的人,個(gè)案分析：失敗的經(jīng)歷/成功的經(jīng)歷,18,要追求“利益最大化”，但是對(duì)于不重要的事情我們又不能放棄，那我們?cè)撛趺崔k？,19,1、學(xué)會(huì)對(duì)付不速之客,20,問(wèn)題1：黃經(jīng)理正在處理三件A類事情，林總又過(guò)來(lái)安排一件C類工作，王經(jīng)理該怎么說(shuō)？,問(wèn)題2：黃經(jīng)理整天被領(lǐng)導(dǎo)追問(wèn)每件工作的進(jìn)度，忙得不亦樂(lè)乎，他如何擺脫這種困境？,問(wèn)題3：在每天的工作中，黃經(jīng)理總會(huì)被各種電話、各個(gè)突然而至的人打擾著，無(wú)法集中精力做好手上最重要的工作。黃經(jīng)理頭上都冒煙了！黃經(jīng)理該如何應(yīng)付這些打擾？,21,2、甩掉背上的猴子,你在走道上碰到一位部屬，他說(shuō)：“我能不能和您談一談？我碰到了一個(gè)問(wèn)題?！庇谑悄惚阏驹谧叩郎蠈Ｐ穆犓?xì)述問(wèn)題的來(lái)龍去脈，一站便是半個(gè)小時(shí)，既耽擱了原先你要做的事，也發(fā)現(xiàn)所獲得的信息并不足以做出任何決策。于是你說(shuō)：“我現(xiàn)在沒(méi)時(shí)間和你討論，讓我考慮一下，回頭再找你談。”猴子原本在部屬的背上，談話時(shí)彼此考慮，猴子的兩腳就分別搭在兩人背上，當(dāng)你表示要考慮一下再談時(shí)，猴子便移轉(zhuǎn)到你背上。你接下了部屬的角色，而部屬則變成了監(jiān)督者，他會(huì)三不五時(shí)跑來(lái)問(wèn)你：“那件事辦得怎樣了？”如果你的解決方式他不滿意，他會(huì)強(qiáng)迫你去做這件原本他該做的事。這樣的猴子，你收得愈多，他們給的就愈多。于是你飽受堆積如山、永遠(yuǎn)處理不完的問(wèn)題所困擾，甚至沒(méi)有時(shí)間照顧自己的猴子。,22,——摘自《別讓猴子跳回背上》,規(guī)則１．猴子要麼被喂養(yǎng)，要麼被處決。否則，他們會(huì)餓死，而管理者則要將大量寶貴時(shí)間浪費(fèi)在尸體解剖或試圖使他們復(fù)活上。規(guī)則２．要控制猴子的數(shù)量在整個(gè)團(tuán)隊(duì)力所能及的范圍內(nèi)。對(duì)來(lái)自下屬的猴子，管理者要把處理時(shí)間控制在每次5-15分鐘。規(guī)則３．猴子只能在約定的時(shí)間喂養(yǎng)。經(jīng)理無(wú)須四處尋找饑餓的猴子，抓到一只喂一只。規(guī)則４．應(yīng)確定每只猴子下次喂養(yǎng)時(shí)間和下屬的主動(dòng)性級(jí)別。這可以由管理者和下屬共同修改并達(dá)成一致，但不要模糊不清。否則，猴子或者會(huì)餓死，或者將最終回到管理者的背上。,猴子的照料與喂養(yǎng)規(guī)則：,23,一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡(jiǎn)四、學(xué)會(huì)說(shuō)“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣,時(shí)間管理六步,24,在工作中，有哪些東西應(yīng)該化繁為簡(jiǎn)？,25,英國(guó)某家報(bào)紙?jiān)e辦一項(xiàng)高額獎(jiǎng)金的有獎(jiǎng)?wù)鞔鸹顒?dòng)。題目是：在一個(gè)充氣不足的熱氣球上，載著三位關(guān)系世界興亡命運(yùn)的科學(xué)家。第一位是環(huán)保專家，他的研究可拯救無(wú)數(shù)人們，免于因環(huán)境污染而面臨死亡的惡運(yùn)。第二位是核子專家，他有能力防止全球性的核子戰(zhàn)爭(zhēng)，使地球免于遭受滅亡的絕境。第三位是糧食專家，他能在不毛之地，運(yùn)用專業(yè)知識(shí)成功地種植食物，使幾千萬(wàn)人脫離饑荒而亡的命運(yùn)。此刻熱氣球即將墜毀，必須至少丟出一個(gè)人以減輕載重，使其余的兩人得以活存，請(qǐng)問(wèn)該丟下哪一位科學(xué)家？,26,簡(jiǎn)化工作是所有優(yōu)秀管理者的共同特質(zhì)，工作愈簡(jiǎn)化，愈高效，也愈不會(huì)出問(wèn)題。所以要善于將復(fù)雜的問(wèn)題簡(jiǎn)單化。,27,法國(guó)一家報(bào)社進(jìn)行了一個(gè)有獎(jiǎng)智力競(jìng)賽，其中有這樣一道題目：如果法國(guó)最大的博物館盧浮宮失火了，在只能搶救一幅畫的情況下，你會(huì)救哪一幅畫？在該報(bào)收到的成千上萬(wàn)的答案中，答案最多的是《蒙娜麗莎》，而法國(guó)名作家貝爾納以最佳答案獲得了該題的獎(jiǎng)金。,28,一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡(jiǎn)四、學(xué)會(huì)說(shuō)“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣,時(shí)間管理六步,29,一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡(jiǎn)四、學(xué)會(huì)說(shuō)“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣,時(shí)間管理六步,30,1、給自己的目標(biāo)、計(jì)劃設(shè)定清晰的期限,31,一個(gè)減肥的例子,32,2、與別人約定期限,帕金森定律：如果你安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng)，你會(huì)放慢你的節(jié)奏以便用掉所有分配的時(shí)間。,33,3、這個(gè)期限最好是合理而又稍偏緊的。,一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡(jiǎn)四、學(xué)會(huì)說(shuō)“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣,時(shí)間管理六步,34,這幾個(gè)故事可以給我們什么啟發(fā)？,35,一個(gè)企業(yè)的董事長(zhǎng)走在他的廠區(qū)里，經(jīng)過(guò)一個(gè)正在清掃落葉的保潔員身旁。保潔員拿著一把長(zhǎng)長(zhǎng)的掃把，費(fèi)力地掃著。而那把掃把實(shí)在太舊了，齒間稀疏，漏掉了許多的葉子。董事長(zhǎng)停下來(lái)問(wèn)：“先生，你的工具太不好用了吧，為什么不換一把？”“我只有這一把了?！北崋T頭也不抬地忙乎著他的活?！澳銥槭裁床蝗}(cāng)庫(kù)領(lǐng)一把呢？”“倉(cāng)庫(kù)離我這兒太遠(yuǎn)了，來(lái)回要花不少時(shí)間，我還有很多地要掃?！北崋T用手擦拭一下汗水，這才發(fā)現(xiàn)和自己說(shuō)話的竟是董事長(zhǎng)，不禁有些不知所措。“噢，董事長(zhǎng)，我不知道是您，我這就去倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)一把?！笨粗崋T離去的背影，董事長(zhǎng)十分生氣：“這是在工作嗎？真不能理解！要不是看在他從不偷懶的份上，我現(xiàn)在就開除他?！?勤勞的保潔員,36,猶太人漢弗特在加拿大渥大華開設(shè)了一家豪華賓館。年終時(shí)，他讓賓館分別評(píng)選出10名最勤快和10最“懶惰”的員工。漢弗特叫人把10名“懶惰”的員工叫到他的辦公室。這些員工心里七上八下，心想老板肯定會(huì)要我們滾蛋?？墒撬麄?nèi)f萬(wàn)沒(méi)想到，一進(jìn)門，漢弗特就說(shuō)道：“恭喜各位被評(píng)為本賓館最優(yōu)秀的員工。”看著他們一個(gè)個(gè)目瞪口呆的表情，漢弗特接著解釋道：“據(jù)我觀察，你們的‘懶’表現(xiàn)在總是一次就把餐具送到餐桌上，習(xí)慣于一次就把客人的房間收拾干凈，一次就把工作干完，討厭多走半步路，討厭做第二次（返工）。因而在別人眼里你們整天閑著，在偷懶。但依我看，最優(yōu)秀的員工全無(wú)例外的都是‘懶漢’，因?yàn)槟銈儭畱小眠B一個(gè)多余的動(dòng)作都懶得去做。而勤快員工的‘勤’，大多表現(xiàn)在他們整天忙忙碌碌，不在乎把力氣花在多余的動(dòng)作上，做一件事不在乎往來(lái)多少趟，花多少時(shí)間，而從來(lái)不停下來(lái)思考一下最便捷的方法，這樣能有效率嗎？”,懶惰的員工,37,甲和乙兩個(gè)學(xué)生，畢業(yè)后一起進(jìn)了一家餐館工作，沒(méi)多久，甲被提拔做了乙的上司，而乙卻仍在廚房干雜活。乙就去找老板理論。老板想了想，說(shuō)：“你到市場(chǎng)上看還有什么賣的？”乙去了一趟市場(chǎng)回來(lái)說(shuō)：“還有一個(gè)農(nóng)民在賣土豆?！崩习鍐?wèn)：“多少錢一斤？”乙又趕去市場(chǎng)，回來(lái)回答老板：“8毛錢一斤?！崩习逵謫?wèn)：“總共有多少斤？如果全部要了能便宜多少錢？”乙又急忙來(lái)回奔跑。老板說(shuō)：“好吧，你先坐著?！比缓笥纸衼?lái)甲，對(duì)他說(shuō)：“你去市場(chǎng)看看，看還有什么東西賣？”不一會(huì)甲回來(lái)說(shuō)：“還有一個(gè)賣土豆的，8毛錢一斤，共有125斤，如果全部要了可以6毛錢一斤。過(guò)一會(huì)這個(gè)農(nóng)民還要到市場(chǎng)上去賣西紅柿，我們庫(kù)里不多了，我?guī)Щ亓艘粋€(gè)樣品，把那個(gè)農(nóng)民也帶來(lái)了，你們當(dāng)面談?wù)劙??！崩习鍖?duì)乙說(shuō)：“這其中的原因你該明白了吧！”乙羞愧地回到廚房干雜活去了。,買土豆的兩個(gè)人,38,走不回來(lái)的人,39,有一次，我要在客廳里掛一副畫，請(qǐng)鄰居來(lái)幫忙。畫已經(jīng)在墻上扶好，正準(zhǔn)備砸釘子，他說(shuō)：“這樣不好，最好釘兩個(gè)木塊，把畫掛上面。”我遵從他的意見，讓他幫著去找木塊。木塊很快找來(lái)了，正要釘，他說(shuō)：“等一等，木塊有點(diǎn)大，最好能鋸掉點(diǎn)?！庇谑潜闼奶幦フ忆徸印Ｕ襾?lái)鋸子，還沒(méi)有鋸兩下，“不行，這鋸子太鈍了，”他說(shuō)，“得磨一磨?！彼矣幸话唁S刀，銼刀拿來(lái)了，他又發(fā)現(xiàn)銼刀沒(méi)有把柄。為了給銼刀安把柄，他又去校園邊上的一個(gè)灌木叢里尋找小樹。要砍下小樹，他又發(fā)現(xiàn)我那把生滿老銹的斧頭實(shí)在是不能用。他又找來(lái)磨刀石，可為了固定住磨刀石，必須得制作幾根固定磨刀石的木條。為此他又到校外去找一位木匠，說(shuō)木匠家有一現(xiàn)成的。然而，這一走，就再也沒(méi)見他回來(lái)。當(dāng)然，那幅畫，我還是一邊一個(gè)釘子把它釘在墻上。下午再見到他的時(shí)候，是在街上，他正在幫木匠從五交化商店里往外架一臺(tái)笨重的電鋸。,“你想把球從洞里挖出來(lái)，卻把洞愈挖愈大。”——西方諺語(yǔ),40,一些好習(xí)慣,41,第一次就把資料或物品放在正確位置。將各類資料物品歸類擺放，清晰標(biāo)示。這樣做可避免費(fèi)時(shí)間去找東西，更不會(huì)再有在別人面前翻箱倒柜的尷尬。下班前進(jìn)行清理。,一、管理者常見的時(shí)間陷阱二、時(shí)間管理六步?三、高效能的九條守則,高效的時(shí)間管理,42,追求事半功倍，而不是事倍功半不要凡事追求完美學(xué)會(huì)“棄卒保帥”簡(jiǎn)單的就是最好的明確期限，少說(shuō)“盡快”經(jīng)常進(jìn)行整理和分類（5S）把工作做在前面不斷優(yōu)化工作方法好記性不如爛筆頭,追求高效能最有價(jià)值的九條守則,43,考試前，老師常常教我們，先做容易的、簡(jiǎn)單的題目，將復(fù)雜的、難度大的題目留到最后做，以免浪費(fèi)時(shí)間。請(qǐng)問(wèn)：這個(gè)方法在工作中也可行嗎？為什么？,44,時(shí)間管理六步,45,1、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌2、要事第一3、化被動(dòng)為主動(dòng)4、化繁為簡(jiǎn)5、明確期限6、改進(jìn)方法和習(xí)慣,