電算化會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng).ppt

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1,第四章電算化會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng),,2,第四章電算化會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng),第一節(jié)會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)模塊劃分與數(shù)據(jù)流程第二節(jié)報(bào)表子系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件的設(shè)置第三節(jié)會(huì)計(jì)報(bào)表的生成第四節(jié)會(huì)計(jì)報(bào)表的打印輸出,3,（二）重點(diǎn)掌握：1．會(huì)計(jì)報(bào)表是綜合反映企業(yè)一定時(shí)期財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的書(shū)面文件，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的縮影。會(huì)計(jì)報(bào)表的分類(lèi)有：按時(shí)間分按單位分按服務(wù)對(duì)象分月報(bào)表季報(bào)表單位會(huì)計(jì)報(bào)表內(nèi)部報(bào)表年報(bào)表匯總會(huì)計(jì)報(bào)表外部報(bào)表,,,,目前的報(bào)表系統(tǒng)有：專(zhuān)用會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)、通用會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)、財(cái)經(jīng)電子報(bào)表系統(tǒng)1．常用的報(bào)表系統(tǒng)的基本概念：⑴報(bào)表結(jié)構(gòu)的基本要素是：標(biāo)題、表頭、表體、表尾內(nèi)容。（2）報(bào)表文件與報(bào)表報(bào)表：又叫表頁(yè)，它由若干行和列組成，也叫二維表。在二維表中，確定一個(gè)數(shù)據(jù)的位置的要素為：、。報(bào)表文件：是報(bào)表系統(tǒng)中存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的基本單位，它以文件的形式保存在磁介質(zhì)，報(bào)表系統(tǒng)中的打開(kāi)、關(guān)閉保存等命令都是根據(jù)報(bào)表名字進(jìn)行處理的。每個(gè)報(bào)表文件都有一個(gè)名字，名字的結(jié)構(gòu)是：名稱(chēng).擴(kuò)展名。若將多個(gè)結(jié)構(gòu)相同的二維表疊在一起則稱(chēng)為三維表，所以我們可以稱(chēng)報(bào)表文件為三維表。,4,（3）報(bào)表單元單元：在報(bào)表中由行和列確定的方格即為單元。單元區(qū)域：由一組單元組成自起點(diǎn)單元至終點(diǎn)單元是一個(gè)完整的長(zhǎng)方形矩陣。組合單元：由相鄰的兩個(gè)或更多的單元組成的區(qū)域，這些單元必須是同一種單元類(lèi)型。單元內(nèi)容：可以是數(shù)值型數(shù)據(jù)、字符型數(shù)據(jù)、公式和關(guān)鍵字。關(guān)鍵字：就是在對(duì)三維電子表進(jìn)行操作時(shí)，在多個(gè)表頁(yè)間起到對(duì)表頁(yè)進(jìn)行定位、辨識(shí)作用的一類(lèi)特殊標(biāo)志。UFO系統(tǒng)中設(shè)立的關(guān)鍵字主要有：?jiǎn)挝痪幪?hào)、單位名稱(chēng)、年份季度、月份、日等。報(bào)表格式包括：表樣格式、單元類(lèi)型、單元格式、公式。報(bào)表類(lèi)型可分為：固定表和可變表。固定表是指不隨經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或統(tǒng)計(jì)數(shù)量的變動(dòng)而改變其固有格式的報(bào)表，如資產(chǎn)負(fù)債表、損益表。可變表是指需要根據(jù)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)與管理的需要隨時(shí)改變報(bào)表大小或格式的報(bào)表。,5,報(bào)表設(shè)計(jì)的兩種狀態(tài)：格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)。在報(bào)表格式設(shè)計(jì)狀態(tài)下，可以改報(bào)表格式，不可改報(bào)表數(shù)據(jù)，在報(bào)表數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下，可以改報(bào)表數(shù)據(jù)，不可改報(bào)表格式。3．報(bào)表系統(tǒng)報(bào)表編制流程分為三個(gè)大的步驟：報(bào)表的格式設(shè)置、報(bào)表的數(shù)據(jù)處理、報(bào)表的打印輸出。報(bào)表系統(tǒng)的主要功能包括：①文件管理功能；②格式管理功能；③報(bào)表數(shù)據(jù)處理；④圖表功能；⑤打印輸出功能；⑥其他功能。格式管理功能包括：報(bào)表格式設(shè)計(jì)功能、報(bào)表編輯功能、報(bào)表公式定義功能。4．報(bào)表格式設(shè)計(jì)的主要內(nèi)容有：設(shè)置報(bào)表尺寸、表標(biāo)題、表日期、表頭、表尾和表體固定欄目、畫(huà)表格線、設(shè)置單元屬性、單元風(fēng)格。報(bào)表格式設(shè)計(jì)方式有：非直觀狀態(tài)定義報(bào)表格式、直觀狀態(tài)定義報(bào)表格式。直觀定義報(bào)表格式步驟：創(chuàng)建新報(bào)表文件——定義報(bào)表標(biāo)題——輸入報(bào)表日期和編制單位——輸入表頭行——輸入表體中的固定欄目——畫(huà)表格線——設(shè)置單元格式——保存報(bào)表文件。,6,5、報(bào)表數(shù)據(jù)獲取的方法有：(1)通過(guò)手工直接輸入一些最基本的、最原始的數(shù)據(jù)。(2)通過(guò)建立單元公式自動(dòng)計(jì)算來(lái)獲取報(bào)表內(nèi)小計(jì)、合計(jì)等數(shù)據(jù)。(3)通過(guò)建立表與表之間數(shù)據(jù)連接公式來(lái)獲取其他表中的數(shù)據(jù)。(4)通過(guò)建立帳中取數(shù)函數(shù)自動(dòng)從帳簿中提取數(shù)據(jù)。6、建立獲取數(shù)據(jù)公式主要有：①建立表頁(yè)的計(jì)算公式；②建立從帳務(wù)系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù)的公式；③建立表之間獲取數(shù)據(jù)公式；④建立不同報(bào)表文件之間獲取數(shù)據(jù)的公式。7、提取帳務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的意義：將會(huì)計(jì)帳簿中的有關(guān)數(shù)據(jù)直接通過(guò)單元公式提取到相關(guān)的看見(jiàn)報(bào)表中，給報(bào)表的編制帶來(lái)極大的方便，既避免了數(shù)據(jù)的失真，又節(jié)約了時(shí)間，提高了效率。,7,8、帳務(wù)函數(shù)的作用：帳務(wù)函數(shù)架起了報(bào)表系統(tǒng)和帳務(wù)處理系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)傳遞的橋梁。帳務(wù)函數(shù)的使用可以實(shí)現(xiàn)帳表一體化，利用帳務(wù)函數(shù)定義單元連接公式，每期的會(huì)計(jì)報(bào)表無(wú)需過(guò)多的操作，系統(tǒng)就自動(dòng)地將帳務(wù)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)傳遞到會(huì)計(jì)報(bào)表中。9、帳務(wù)函數(shù)的基本格式：取期初函數(shù)：QC（“科目編碼”，會(huì)計(jì)期，“方向”，帳套號(hào)）取期末余額函數(shù)：QM（“科目編碼”，會(huì)計(jì)期，“方向”，帳套號(hào)）取發(fā)生額函數(shù)：FS（“科目編碼”，會(huì)計(jì)期，“方向”，帳套號(hào)）取發(fā)生凈額函數(shù)：JE（“科目編碼”，會(huì)計(jì)期，帳套號(hào)）取計(jì)劃數(shù)函數(shù)：JH（“科目編碼”，帳套號(hào)）,8,10、手工編表和報(bào)表系統(tǒng)制表的差異：⑴制表步驟的差異：手工制表分為畫(huà)表格和填表兩大步。電算化制表分為報(bào)表格式設(shè)計(jì)、報(bào)表數(shù)據(jù)處理和報(bào)表生成三大步。⑵填表方式的差異：l手工制表的填表是人工查找數(shù)據(jù)后填入表格。l電算化制表的填表是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)運(yùn)行已定義的公式從而形成數(shù)據(jù)后填入表格。⑶電算化制表的優(yōu)點(diǎn)：l報(bào)表格式設(shè)計(jì)時(shí)雖繁一些，但這報(bào)表格式可以長(zhǎng)期用，可謂“一勞永逸”。l數(shù)據(jù)處理比手工編表簡(jiǎn)單、輕松、準(zhǔn)確。l報(bào)表輸出的方法靈活多樣。,9,11．?dāng)?shù)據(jù)處理功能包括：A．錄入和修改基本數(shù)據(jù)B．報(bào)表數(shù)據(jù)的審核功能（財(cái)務(wù)人員將報(bào)表數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系以審核公式表示出來(lái)，計(jì)算機(jī)將按照公式定義的勾稽關(guān)系自動(dòng)對(duì)報(bào)表進(jìn)行審核）C．舍位平衡功能（財(cái)務(wù)人員定義好舍位平衡公式并明確舍幾位，計(jì)算機(jī)便可以自動(dòng)地計(jì)算并完成舍位和平衡處理）D．?dāng)?shù)據(jù)透視分析功能（把多張表頁(yè)相同位置的數(shù)據(jù)顯示在一個(gè)平面上以便進(jìn)行分類(lèi)對(duì)比分析）E．報(bào)表排序功能與查找功能F．圖形分析功能（計(jì)算機(jī)根據(jù)財(cái)會(huì)人員指定的表頁(yè)數(shù)據(jù)繪制出直方圖、圓餅圖、折線圖、面積圖等多種分析圖，將所包含的經(jīng)濟(jì)含義的數(shù)據(jù)以圖的方式直觀地反映出來(lái)，為財(cái)會(huì)、管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)分析提供了重要的工具）,10,12．報(bào)表匯總和合并報(bào)表：報(bào)表匯總包含：1.同一報(bào)表不同期間的匯總；2.同一報(bào)表不同單位的匯總。報(bào)表合并包括：1.合并資產(chǎn)負(fù)債表；2.合并損益表；3.合并利潤(rùn)分配表；4.合并財(cái)務(wù)狀況變動(dòng)表。合并報(bào)表操作步驟：1.原始數(shù)據(jù)準(zhǔn)備；2.輸入抵銷(xiāo)分錄；3.母公司建立工作底稿；4.母公司進(jìn)行數(shù)據(jù)采集工作；5.母公司定義合并公式；6.母公司執(zhí)行合并。13．報(bào)表輸出的內(nèi)容和方式：報(bào)表輸出的內(nèi)容有：輸出報(bào)表結(jié)構(gòu)（表樣）；輸出編制完整的報(bào)表；輸出能被其他處理系統(tǒng)接受的數(shù)據(jù)。報(bào)表的輸出方式有：1.屏幕顯示；2.打印機(jī)輸出；3.磁盤(pán)輸出；4.網(wǎng)絡(luò)輸出。,