如何提升公文寫作能力講課稿

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如何提升公文寫作能力 講課稿 今天，局里安排我跟大家談?wù)勅绾翁岣吖膶懽髂芰退剑f實話，在局里工作了幾十年，一直同公文打交道，也寫了幾十年的公文，但總體感覺至今公文水平還是沒有過關(guān)。所以，在這里只能說同大家在一起談?wù)勛约旱捏w會，共同探討這個機關(guān)工作人員繞不開的話題。 公文寫作，在行政管理學(xué)方面它應(yīng)該就是一門專業(yè)功課，內(nèi)容非常多，短短幾十分鐘是不可能解決問題的。從哪里入手，同大家談些什么呢？這讓我想起幾年前的一件事。我的一位在北大光華學(xué)院上EMBA班的一位朋友告訴我，他們邀請到一位中國知名攝影家叫張超英的，要給他們班開一堂攝影講座，他知道我喜歡攝影，約我也去聽一聽，我當(dāng)然求之不得，于是就興沖沖去了。我一直沒有機會接受過正規(guī)的攝影培訓(xùn)，心想?yún)⒓舆@樣高水平的講座一定能提升我的攝影水平。在我的想像中，他是幫學(xué)員解決如何掌握光圈、速度、白平衡、感光度、構(gòu)圖等等這類基本的技術(shù)性問題的。只要懂得了攝影技術(shù)，就能出好片、大片。 但這堂課似乎讓我很失望，這位大師壓根兒就不講這些，而是談攝影的思想，攝影的態(tài)度，攝影人的素養(yǎng)和眼光。他拿出一大疊自己在世界各地的攝影作品，給我們分享他在拍攝這些照片時是怎樣想的，為什么這樣拍，他的成功與失敗，卻很少談具體的拍攝技巧。他說現(xiàn)在的相機智能化程度已非常高了，那些光圈、速度之類純技術(shù)的東西好掌握，你把相機說明書多讀幾遍，然后在拍攝中多試試就解決了。最關(guān)鍵的問題還是攝影人的修養(yǎng)、思維和眼力。當(dāng)時我不以為然，后來才發(fā)現(xiàn)他的說法的確很有道理。 受他啟示，今天我想從這么三個方面同大家作些交流。 第一個問題，對公文寫作的認(rèn)識。 關(guān)于公文寫作的重要性，教科書說的很多，這里我就不累述了，我想說的是任何機關(guān)單位都離不開公文。既然如此，那么我們作為從事機關(guān)工作的公務(wù)人員來講，就不可避免地要同公文打交道，不僅要懂得公文處理，還要會起草和使用公文。因為沒有一個單位是啞巴機關(guān)，不需要你說話，與人溝通，也沒有一個單位是不需要文字材料的。所以我們常說，公文寫作是機關(guān)工作人員的基本功，與口頭表達能力一樣，是機關(guān)工作人員必須具備的基本功之一。為什么說這叫基本功，基本就是起碼。如果缺少這兩項起碼的能力，是很難履行好自己的崗位職責(zé)和任務(wù)的，至少會影響工作的質(zhì)量和效率。所以， 我認(rèn)為公文既是單位的公事，又同我們每個公務(wù)人員都有著不可分割的關(guān)系。 從目前的情況看，公文寫作是機關(guān)普遍存在的一塊短板，這一點從公務(wù)員招錄就有所反映。我發(fā)現(xiàn)近年來從省到市、縣，許多單位在招錄公務(wù)員中都有一個條件，就是需要具備綜合性文字材料寫作能力，有的除了筆試、面試，還需要考生提交自己發(fā)表或采用的，能體現(xiàn)寫作水平的文字材料，作為錄用考核參考。這說明了兩個問題，一是機關(guān)公文寫作人才嚴(yán)重奇缺，二是進機關(guān)需要一定的文字功底。 據(jù)我對局館的觀察了解，客觀地說，在公文寫作上同樣存在這樣的問題。一個是不愿動筆的人不少，二個是能夠?qū)懞玫娜瞬欢唷＝Y(jié)果往往是文字材料很難布置下去，影響工作效率。要么就是疲于應(yīng)付，敷衍了事，質(zhì)量不高。這不能不說是一個很大的缺憾。 存在這些問題的原因，我認(rèn)為有這么幾個： 一是認(rèn)識問題。許多同志對公文寫作重要性的認(rèn)識不夠，覺得公文姓公，是單位的事，自己把手頭具體事干好就行了，沒有把公文寫作能力的提升當(dāng)成機關(guān)工作人員的基本功來對待。反正也沒說誰的公文寫的好就能多拿一份工資和獎金，是一種無所謂的心理，更沒有能力恐慌的緊迫感。 二是依賴心理。我不會寫，但單位總會有人寫。多一事不如少一事，不會寫反倒落得輕閑，就像會耕田的牛用的人就多，就會多付出辛勞?！拔也粫憽蓖蔀橛行┤送泼摴ぷ魅蝿?wù)的理由。 三是怕苦怕累。公文寫作能力的提升，既是一個長期學(xué)習(xí)艱苦修煉的過程，又是一件苦活兒累活兒，往往為一篇材料食會不甘味，夜不成眠，攪盡腦汁，所以有的人不肯動那個腦筋。 四是機制上問題。相當(dāng)一個時期，在機關(guān)選人進人把關(guān)上，沒有對公文寫作能力的要求。在用人上也缺乏對公文寫作同志的激勵傾斜，沒有調(diào)動大家的積極性。在日常對機關(guān)工作人員的繼續(xù)教育上，也引導(dǎo)不夠，培訓(xùn)不夠，很少組織這方面的業(yè)務(wù)訓(xùn)練活動。 這些原因，在機關(guān)單位是普遍存在的。 好在這種狀況正在好轉(zhuǎn)，一方面現(xiàn)在大家已普遍意識到了這個問題，在自覺提高自己的公文寫作水平。另一方面，一批年輕同志進入崗位，補充了新鮮血液，這是很有活力的新生力量，學(xué)歷高，基礎(chǔ)好，文字功底扎實，一定大有希望，大有可為。 第二個問題，公文寫作能力是怎樣煉成的 公文寫作既不容易，也不是高不可攀。說不容易，就是沒有堅持不懈的執(zhí)著追求，不下苦功夫，基本功不扎實，沒有一定的實踐積累，想寫好是不現(xiàn)實的，認(rèn)為公文寫作沒有什么道道，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)又非常發(fā)達，遇事找找“度娘”剪一剪、貼一貼就行了，這恰恰說明還沒有入門。說不是高不可攀，就是只要正確對待困難，不斷學(xué)習(xí)，勤學(xué)苦練，把功夫下到了，一定會有好成果，而且成果與下功夫的程度是成正比的。這個功夫應(yīng)該怎樣下呢？我覺得以下幾個方面很重要。 一是要有積極的寫作態(tài)度。要想提高自己的公文寫作能力，首先還是一個態(tài)度問題。因為沒有積極的態(tài)度，其他就無從談起了。怎樣提高認(rèn)識端正態(tài)度呢？這得從公文寫作與你的關(guān)系來看。公文寫作，既姓“公”，是代表單位的公事，同時又是我們大家自己的事。我認(rèn)為扎實的公文寫作能力對我們至少有這么一些好處。 第一，可以提高我們的工作質(zhì)量和效率。我們說文字表達能力是機關(guān)工作人員的基本功，是指我們每個人都繞不開它。最起碼你的工作計劃、工作總結(jié)得自己寫。我們說優(yōu)秀的職員要能獨當(dāng)一面，這個基本功就不具備，不說勝任，這個面也是當(dāng)不好的。如果我們每個同志都具備文字材料公文寫作能力，許多工作都不需要等和靠，不需要去求人說好話，自己動手就及時解決了。文字材料也不至于都壓在有數(shù)的幾位同志身上，大家分擔(dān)都會覺得輕松一些了。 第二，可以提高我們的綜合素質(zhì)。文字功夫不簡單是把事情用書面語言表達出來，更多是一個人綜合素質(zhì)的體現(xiàn)。據(jù)我觀察，公文材料好的，他的邏輯思維也是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模瑮l理是清楚的，語言表達也是準(zhǔn)確的。這是長期公文材料寫作訓(xùn)練的結(jié)果。比如許多有水平的領(lǐng)導(dǎo)即席講話，就能迅速理出腹稿，只需有幾個關(guān)鍵詞的提綱，就能展開一篇條理清晰的講稿。可以這樣說，公文好的不一定就會當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)干部，但好的公文水平一定會你當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)提供幫助，打下堅實基礎(chǔ)。 第三，有助于培養(yǎng)良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣。公文寫作的過程也是一個長期學(xué)習(xí)積累潛移默化的過程。為了寫好文字材料，我們會自覺地去關(guān)心關(guān)注一些問題，去留心一些好的文章，學(xué)習(xí)別人的文字表達方法和技巧，而不是熟視無睹，視而不見。處處留心皆學(xué)問，積累得多了水平自然也就提高了。人們說“腹有詩書氣自華”，你的底蘊厚實了，自然會多出幾分雅致的氣質(zhì)。你的材料寫得好，自信心隨之增加，你的材料在工作中發(fā)揮了作用，收到了效果，你會多出許多成就感。 所以，我們要提高認(rèn)識，端正態(tài)度，把公文寫作當(dāng)作自己的事去做，而不是那些少數(shù)會寫材料的人的事。 二是要善于學(xué)習(xí)。剛才我們談到，提升公文寫作水平是一個長期學(xué)習(xí)潛移默化的過程。那么應(yīng)該學(xué)些什么呢？我認(rèn)為： 要學(xué)理論。理論涵蓋的東西太多，我覺得對于公文寫作來講重點是學(xué)點辯證法。學(xué)習(xí)辯證法不是背誦哲學(xué)教條，而是應(yīng)用它來認(rèn)識問題，分析問題，提出解決問題的辦法。辯證法揭示社會發(fā)展普遍規(guī)律，可以說無處不在。事物都是一分為二的，辯證法可以為我們提供辯證思維這個思想武器，客觀公正全面系統(tǒng)地看待事物，避免出現(xiàn)偏激和極端，化解處理矛盾和促進正反兩方面的轉(zhuǎn)化。比如我們說，“機遇與挑戰(zhàn)并存”，“只要精神不滑坡，辦法總比困難多”，等等，這些都是辯證思維。 要學(xué)政治。機關(guān)公文總是同政治聯(lián)系在一起的，不學(xué)習(xí)政治，就會迷失和偏離方向，脫離環(huán)境。這個政治就是黨和國家的大政方針政策，就是新常態(tài)下的經(jīng)濟社會發(fā)展環(huán)境和要求。熟悉這些，我們寫公文才不至于跑偏，你的觀點、方法、措施，才不至于與國家的路線方針政策相悖。 要學(xué)業(yè)務(wù)。這個業(yè)務(wù)就是你的崗位職責(zé)相關(guān)的東西，我們檔案部門的業(yè)務(wù)，就是檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)任務(wù)、現(xiàn)實情況、專業(yè)技能等等。不熟悉業(yè)務(wù)就講不清業(yè)務(wù)，就會說外行話，甚至鬧笑話。作為一個檔案人，你不僅要熟悉你手上的局部工作，還要了解局館內(nèi)部其它科室的工作，還有我們業(yè)務(wù)管理對象的情況等。特別是檔案工作屬于橫跨自然科學(xué)、社會科學(xué)、現(xiàn)代科技等多方面的邊緣學(xué)科，需要的知識面比較寬。 要學(xué)公文寫作要求和邏輯修辭。這屬于公文寫作的方法技巧問題。公文種類很多，重點是掌握一些常用公文的寫作基本要求，這個等會兒再詳細說。還有就是要學(xué)習(xí)基本的語法和邏輯修辭。書面語言同口頭語言有很大區(qū)別，口頭表達更加隨意一些，只要把事情說清楚明白就行了，可以跳躍，可以承前省略，可以口語化，有隨意性。但書面語言就不一樣了，它講求文字規(guī)范、準(zhǔn)確，符合邏輯和語法修辭。幾年前《中國檔案》雜志社的一位編輯在同我溝通修改我的一篇稿子時指出，說我的文章內(nèi)容很好，但文字有些口語化，比如一些句子無主語問題，提出修改意見，讓我受益不淺。 三是要有悟性。什么是悟性呢？佛家講禪悟，道家講悟道，這似乎是個玄而又玄的問題，其實不然。悟就是領(lǐng)悟，開悟，是一種打通靈魂障礙思想關(guān)節(jié)的開竅和通曉。簡單地說，就是善于舉一反三、由此及彼、由表及里，觸類旁通，融匯貫通。同樣的老師帶出不一樣的學(xué)生，除了勤奮以外，就看誰的悟性高了。寫作公文不是個人文學(xué)作品，需要領(lǐng)悟上級精神，領(lǐng)導(dǎo)意圖，需要通過對本職工作問題的收集梳理，分析歸納，悟出自己的思想火花真知灼見。這都需要積極的思維活動，用心去徹悟。對同一項工作，有的寫出來很有見地，被領(lǐng)導(dǎo)和上級部門肯定，有的則寫得平平淡淡，原因和差別很大程度就在于用心或沒有用心、用心悟到什么程度的差異。有了悟性，你才會擁有一雙洞察世事的慧眼。 四是要反復(fù)實踐?！氨鶅鋈叻且蝗罩薄９膶懽魉降奶岣?，是一個艱苦漫長訓(xùn)練的過程。就像游泳不是單靠理論教出來的。只站在岸上背教條而不下水實踐訓(xùn)練，他是一輩子也浮不出水面的。只有堅持勤學(xué)苦練，用心寫作，多寫多改，在公文寫作能力方面才會有新的提高。勤學(xué)苦練要做到“四多”： 多積累。一方面是知識積累，文章是客觀事物的反映，生活工作是文章寫作的源泉。文章內(nèi)容及其表達是與人的生活閱歷、工作經(jīng)歷、知識儲備分不開的，知識貧乏很難寫出好文章。書到用時方恨少，指的就是平時的積累不足。只有不斷拓展自己的知識面，建立良好的知識結(jié)構(gòu)，才能為自己提供足夠的能量。這個結(jié)構(gòu)包括外圍知識和專業(yè)知識。外圍知識可以開闊我們的眼界，專業(yè)知識可以提升我們的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。另一方面是資料積累。平時注意收集相關(guān)資料信息，比如作讀書筆記，建卡片，收集占有各種相關(guān)基本數(shù)據(jù)，好的文章，好的角度，經(jīng)典的語言表達等等，手中有糧，心中不慌。我認(rèn)為平常公文寫作中要注意收集積累以下材料：基礎(chǔ)性材料，就是一些通用材料，如黨的建設(shè)、干部隊伍建設(shè)、階段政治學(xué)習(xí)材料和所在單位、部門的概況資料；政策材料，要注重認(rèn)真收閱上級的文件法規(guī)，特別是一些政策法規(guī)性強的文件；業(yè)務(wù)工作材料，注意積累本單位的基本情況統(tǒng)計數(shù)字，積累本單位、本行業(yè)的新提法、新成果、新動態(tài)資料；語言材料，公文語言講究莊重、樸實、明白、準(zhǔn)確和精煉，平時要注意閱讀和積累；公文格式的匯集與儲備，就是將上級部門發(fā)的不同類型、文種的代表性的文件收集，以供參考。 多思考。每一件公文都有著它的主題，它的對象，就是說通過這篇文稿要傳達什么意圖，解決什么問題，是給誰看的。當(dāng)我們弄清楚這些之后，就是怎么寫的問題。我的體會是接到一個公文寫作任務(wù)，理清這些問題之后，就開始構(gòu)思，先理出一個清晰明白的寫作提綱，就象蓋房子一樣，先把大致的設(shè)計圖紙搞出來，這樣可以事半功倍。這個習(xí)慣是當(dāng)年徐峰同志當(dāng)局長我就養(yǎng)成的，每次我把提綱理好同她溝通匯報，準(zhǔn)備分哪幾部分來寫，每個部分準(zhǔn)備用哪些情況和數(shù)據(jù)，有的細化到一級標(biāo)題、二級標(biāo)題，達成一致意見后再開始動筆。我們掌握到的大量的材料，不是都可以用到文章中去的，選擇材料的過程，也是一個思考的過程。首先，要選擇對路有用的材料，對路就是符合黨的路線方針政策，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點、難點、疑點和焦點；有用就是要經(jīng)得起篩選，選跟得上形勢、適合口味的材料來寫。其次，要精選角度，從公文寫作上說，一個材料可以使用的角度很多，公文寫作就要根據(jù)寫作目的，選擇一個最佳角度表現(xiàn)出來，這個角度就是要符合領(lǐng)導(dǎo)要求與撰文目的。比如把寫成的工作信息、工作匯報報上級部門以后，改一下文體寫成新聞就可以投稿；寫了工作總結(jié)以后，可以修改寫成經(jīng)驗介紹，寫成工作通訊等；寫情況報告，可詳細梳理一下寫成調(diào)查報告等等。 多動筆。沒有人天生就會寫材料，功夫是練出來的。文字材料是艱苦的腦力勞動，常常為一篇材料食不甘味，夜不能昧，有的同志不愿意做這項爬格子的工作。也有的認(rèn)為自己不是寫材料的料，寫不好，不敢動筆去承擔(dān)公文寫作的任務(wù)。其實，只要我們抓住一切給你寫東西的機會，長期堅持勤寫多練，并沒有那么高不可攀。一年不行，三年五載總會提高的。 多修改。好文章是改出來的，改到你自己都改不動的時候，基本就是好文章了。修改的重點有以下幾個方面：一是看表達單位和領(lǐng)導(dǎo)意圖是否準(zhǔn)確全面，二是看是否符合政策法規(guī)，三是看材料選用的是否符合主題，四是看文種、體式及結(jié)構(gòu)是否規(guī)范、得當(dāng)。確定了以上幾點以后再推敲語言表達方面、遣詞造句方面的問題?？偲饋碚f，修改文章就是要顧及全文，從大處著眼，把思想內(nèi)容修改的完善妥貼，然后細處著手，圍繞內(nèi)容進行形式方面的精雕細刻。 關(guān)于文稿的修改，我們要克服這么幾個問題。一個是自己不愿意改，怕麻煩，文章一出手就甩給領(lǐng)導(dǎo)，萬事大吉算交了差，行不行那是領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān)的事了。其實這是一種不負責(zé)任的態(tài)度。另一個是不愿意讓別人改，有怕丟丑心理和面子思想，好像別人改了你的文章，就是對你水平的貶低。還有一種就是領(lǐng)導(dǎo)和別人改了他的稿子，他從來不去對照檢查，去分析為什么要這樣改，改了以后有什么更好的效果。過去我有個習(xí)慣，就是領(lǐng)導(dǎo)改過的稿子，我會逐一對照，比較修改前后的變化，從中吸取營養(yǎng)。古人有一字之師，別人改你的稿子，就是你多了一個免費的老師，何樂而不為呢。 第三個問題：如何駕馭幾種常用公文的寫作 今天重點談?wù)勔韵聨追N常用公文的寫作。 領(lǐng)導(dǎo)講話：領(lǐng)導(dǎo)講話在機關(guān)公文寫作中具有較高地位，一般來說，能勝任撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話的人，他的公文寫作應(yīng)該具備比較扎實的公文寫作功底。起草領(lǐng)導(dǎo)講話，要有一個明確的主題，目標(biāo)要集中，高度要足夠，說理要透徹。要把握好上級精神和實際工作的結(jié)合點，分析形勢高屋見瓴，部署工作態(tài)度明朗，提出措施切實可行。對重點、難點、焦點問題要深入分析，充分論述。要充分換位思考，如：領(lǐng)導(dǎo)講話的對象是誰，想講些什么？應(yīng)該講些什么？希望通過這篇講話傳遞出那些信號？與會人員希望聽到什么，等等。與會人員對領(lǐng)導(dǎo)的講話通常都有具體期盼的，或是答疑解惑、或是肯定表揚、或是明確思路，行文中一定要有所體現(xiàn)才行。還要掌握領(lǐng)導(dǎo)本人的語言習(xí)慣，每位領(lǐng)導(dǎo)講話都有一貫的思路、風(fēng)格和側(cè)重點，建議多看看領(lǐng)導(dǎo)以往的講話稿，從領(lǐng)導(dǎo)的角度提出意見和要求。還要注意領(lǐng)導(dǎo)人的講話個性特點，這樣領(lǐng)導(dǎo)念起稿子來朗朗上口，自然流暢。 還要有激情，要把領(lǐng)導(dǎo)對事業(yè)的專注，對社會的責(zé)任，對成功的期望和對前景的信心表達出來，使領(lǐng)導(dǎo)講話成為一種戰(zhàn)斗動員，引起與會者的熱烈響應(yīng)。 工作報告：工作報告是比較難寫的，難的不是文字表達技巧，而是表達的全面性和準(zhǔn)確性。即對工作成績、工作部署的提法是否到位。這也是寫作中要注意的問題。工作報告的寫作，既要全面，又要有重點。要注意相關(guān)工作的協(xié)調(diào)與平衡問題。要有創(chuàng)新意識和創(chuàng)新表達，不拘泥于傳統(tǒng)的老套路。對新提法要仔細推敲琢磨，經(jīng)得起各方的追問和實踐的檢驗。 調(diào)研報告：調(diào)研報告是最能發(fā)揮寫作者才能的文體。調(diào)研的問題是為了工作，調(diào)查報告是為決策服務(wù)的。形勢在變，任務(wù)在變，辦法措施和要求也在變。怎樣變，就要調(diào)查研究來回答。因此，廣泛占有資料，深入進行分析研究，透過現(xiàn)象看本質(zhì)，找出問題原因所在，提出對策措施，是調(diào)研報告的要點所在。調(diào)研報告要明確目的性，突出針對性，注重實效性，確保操作性。要拓寬思路，關(guān)注熱點、難點和焦點，剖解難題，避免事實的簡單羅列，而找不到事實背后的深層次原因和各事實之間內(nèi)存邏輯聯(lián)系。凡進入報告的事例，要具有典型性、代表性，有說服力。調(diào)研報告的核心在于提出對策措施，措施的關(guān)鍵在于有堅實的基礎(chǔ)和依據(jù)。 總結(jié)報告：總結(jié)報告有年度、階段總結(jié)的和專項工作總結(jié)之分?？偨Y(jié)的目的是總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)。既是對過去工作的留痕，又是為今后工作奠定基礎(chǔ)。總結(jié)在我們每個人都會遇到，現(xiàn)在普遍性問題是把總結(jié)當(dāng)表功的工具，這就背離了總結(jié)的本意。總結(jié)是要善于發(fā)掘亮點，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題，以厲再戰(zhàn)。要定性與定量結(jié)合，用必要的數(shù)據(jù)和典型事例來說話。 信息與簡報：這是機關(guān)內(nèi)部使用一種十分常見的文體。它的作用在于反映情況、交流信息、指導(dǎo)工作。信息的要求是及時、準(zhǔn)確、有效。實效性是它一的個顯著特點。信息寫作的要求是簡明扼要、突出重點、富有新意，核心是要有信息含量，這個含量就是別人不知道而且有價值的東西。 會議紀(jì)要：會議紀(jì)要屬于記錄性文體。本身的寫作要求并不高。關(guān)鍵是真實、準(zhǔn)確、明白。時間、地點、參會人員、達成事項等基本要素，一樣都不能少。會議達成的統(tǒng)一意見是核心內(nèi)容，寫作時，認(rèn)識性文字要力求簡略，結(jié)論性文字應(yīng)力求明確。要表述明白，界定清晰，便于執(zhí)行。 工作方案：工作方案往往是集體討論的產(chǎn)物，對寫作的要求不高，關(guān)鍵是全面、細致，合理可行。指導(dǎo)思想、目標(biāo)任務(wù)、工作機構(gòu)、經(jīng)費安排、實施步驟、責(zé)任對象、時間地點等各項要素要全。職責(zé)分工要明確，內(nèi)容要具體，步驟要合理。有些需要反復(fù)在心里進行過程模擬，這樣才能發(fā)現(xiàn)每個環(huán)節(jié)容易忽視的問題。 公函：函是不相隸屬機關(guān)或者個人之間商洽工作、聯(lián)系事項、詢問和答復(fù)問題，或者向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項時所使用的一種公文。公函具有三個特點： 溝通性。函對于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點。 靈活性。一是行文關(guān)系靈活。它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制。二是格式靈活，可以沒有文頭版，也不編發(fā)文字號，甚至可以不擬標(biāo)題。 單一性。函的主體內(nèi)容應(yīng)該具備單一性的特點，一份函只宜寫一件事項。 這里順便談?wù)劰珓?wù)文書的語言要求。公文雖以一般的語言規(guī)律為基礎(chǔ)，但由于公文的權(quán)威性以及政治性、實用性，也有自己的特點和要求。主要有以下四種： 莊重平實。公文語言是非常注重莊重、平實的，這是它與文學(xué)寫作的根本性區(qū)別。因為公文是用以傳遞政令、指揮工作、溝通信息，完成公務(wù)一個重要工具和手段，具有較強的政策性和實用性，所以要求它的用語在簡明、準(zhǔn)確的前提下，務(wù)求莊重、平實。莊重，是指莊嚴(yán)鄭重，它是體現(xiàn)你的機構(gòu)單位處理公務(wù)中嚴(yán)正立場和莊重態(tài)度。不能花里胡哨輕佻，也不能含混不清模糊。平實，是指言之有物，言之成理，語言樸素?zé)o華，表意真真切切。要避免華麗辭藻的堆砌和濫用。 生動活潑。公文用語在簡明、準(zhǔn)確、莊重、平實的前提下，要做到生動活潑，力求語言美，增強可讀性。 語言美不是文學(xué)作品的專利。在有些人看來，只有文學(xué)寫作所使用的語言才有美可談，公文就是“板著面孔說話”，單調(diào)、枯燥、平淡，有骨頭沒肉干巴巴的，這種觀點是錯誤的。 講究修辭。要使公文的語言表達準(zhǔn)確、鮮明、生動、形象，就必須講究修辭。公文用語講究修辭，是指根據(jù)公文表達的需要，選擇最恰當(dāng)?shù)恼Z言形式去表現(xiàn)所要表達的內(nèi)容，以增強語言表達的效果。比如我們常用的修辭類型和方式就有：比喻、排比、對偶、引用、反問、設(shè)問、反復(fù)、對比等等。 力求規(guī)范。從某種角度看，規(guī)范也是藝術(shù)。因為公文是用于施政表達意志、傳達政令的，這一特殊性要求公文語言在使用上要符合規(guī)范。比如，要使用人民語言。簡單說，就是老百姓能看得懂的語言，不能生澀拗口。再一個是慎用網(wǎng)絡(luò)語言和社會流行語。第三是不要用浮夸的言辭，要實事求是。第四盡力避免枯燥乏味的空話、套話，做到語言實在。 以上是自己的一些心得，難免失之膚淺和偏頗，錯誤之處，敬請大家批評指正。 謝謝大家！