如何正確寫工作電子郵件.ppt

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如何寫工作電子郵件,,1、電子郵件的構(gòu)成,2、郵件禮儀及注意事項(xiàng),電子郵件的構(gòu)成,1、收件人 抄送 密送,3、正文,4、附件,5、署名,2、主題,一、收件人 抄送 密送,to：收件人 你郵件的發(fā)送對(duì)象 cc：抄送 上司等需要知悉郵件內(nèi)容的對(duì)象 bcc：密送 工作郵件一般無(wú) 發(fā)給誰(shuí)？ 參與者：一定想清楚誰(shuí)是參與人，需要發(fā)送給哪些人，抄送給哪些人。 （1）跨部門的一定要抄送給對(duì)方主管，當(dāng)然還得抄送給自己的直屬主管和部門的主管。 （2）發(fā)送會(huì)議記錄的時(shí)候，參會(huì)人員是收件人，應(yīng)該參會(huì)而沒(méi)有參會(huì)的人是抄送人。,,點(diǎn)擊添加抄送,點(diǎn)擊添加密送,,二、主題,郵件必須要有主題,不能空著，主題要求簡(jiǎn)潔明了，突出關(guān)鍵字。要表述簡(jiǎn)潔，具體到所針對(duì)的層面。 收你郵件的人不一定每封郵件都讀的，尤其是領(lǐng)導(dǎo)，通常會(huì)根據(jù)標(biāo)題選擇性按順序查看 ，可使用［請(qǐng)批示］［請(qǐng)審閱］ ［請(qǐng)回復(fù)］ ［請(qǐng)參考］ ［請(qǐng)協(xié)調(diào)］ ［緊急］等。,例子,,三、正文,2、開場(chǎng)白,稱呼要正確：人名書寫正確；稱謂合理（如內(nèi)部以職位或大家通用稱謂來(lái)稱呼，外部以先生女士相稱）；稱呼要包含所有收件人,1、收件人 抄送人,,,1、在線溝通講求時(shí)效，所以電子郵件的內(nèi)容力求簡(jiǎn)明扼要，并求溝通效益。 2、結(jié)論先行，先下結(jié)論，把結(jié)論和重點(diǎn)放在首位，讓人一目了然。 在寫郵件內(nèi)容的時(shí)候，郵件內(nèi)容一定不要過(guò)多，一行的內(nèi)容也不宜過(guò)長(zhǎng)。 3、為了使郵件內(nèi)容條理清晰，注意分段，一個(gè)要點(diǎn)占一個(gè)自然段，清晰直觀。各個(gè)段落之間要插入一行空行。 4、表述需完整：再簡(jiǎn)單的內(nèi)容也要完整表述，以免造成誤解，影響執(zhí)行效率和效果。,3、內(nèi)容,,5、如果有附件，應(yīng)該在正文處說(shuō)明附件的內(nèi)容和用途。 6、加上結(jié)束語(yǔ)，結(jié)尾要總結(jié)，再次明確需求，如是“請(qǐng)知悉”即可，還是要求有所反饋，如需確認(rèn)或反饋，一定要在結(jié)尾明確“需要確認(rèn)”或反饋的具體期限和要求等,先下結(jié)論！最好一個(gè)畫面顯示全部?jī)?nèi)容！,TO：劉經(jīng)理 王主管 CC：楊東東,結(jié)論, . .,TO：劉經(jīng)理 王主管 CC：楊東東,結(jié)論, . .,^_^,- - !,1、加上 結(jié)束語(yǔ),TO：劉經(jīng)理 王主管 CC：楊東東,各位領(lǐng)導(dǎo)： 你們好！我是人事部的李丫丫，本周原本固定周三下午的人事部例會(huì)，改為周四上午。,以下附件是關(guān)于會(huì)議議程變更的文檔，請(qǐng)查收。 如有問(wèn)題，請(qǐng)盡快與我聯(lián)系?。?！,以上?。。?四、署名,注明部門、職位、姓名 別忘了留下聯(lián)系方式（郵箱、電話）,在署名中,如果是英文名字,建議附上中文名字。,五、附件,1、附件名要清晰明了，不要忘傳、錯(cuò)傳 。 2、郵件正文中寫明附件的主要內(nèi)容和發(fā)送目的，即：附件是什么，想讓對(duì)方做什么 。 3、多項(xiàng)同類附件要壓成一份壓縮文件，例如：同款產(chǎn)品的多張圖片 4、盡量減小附件大小 ?通過(guò)zip等壓縮 ?圖片變換為JPG，GIF（BMP的容量很大） ?減少圖片的大小???在ppt中將圖片拉小是不起作用的！ ?減少圖片像素(例：1024色?256色) ?將PPT變換為PDF ?太大的文件不要使用附件，使用鏈接 5、不要發(fā)送執(zhí)行文件作為附件,執(zhí)行文件容易引起病毒.有可能被病毒替換 6、關(guān)于超大附件 騰訊企業(yè)郵箱普通郵件附件大小是50M.使用超大附件功能，最大附件可以達(dá)到1G. 支持同時(shí)上傳多個(gè)附件，每個(gè)附件大小限制為1G。超大附件的有效時(shí)間為7天可以發(fā)往任何的郵箱地址，不受對(duì)方郵箱大小限制。,郵件禮儀及注意事項(xiàng),,1、發(fā)送電子郵件必須注意禮貌，用詞要得當(dāng)，以免引起誤解或給收信人留下不好的印象。 2、意見(jiàn)有反饋：對(duì)于他人提出的意見(jiàn)，在正文中要予以反饋和解決，不能僅是表示感謝。 不要使用背景圖片.使得文字看不清楚,而且在某些系統(tǒng)中無(wú)法顯示圖片. 3、正式的工作郵件,不要使用各種文字格式. 通常中文宋體, 英文 Times New Roman.要簡(jiǎn)潔,不需要太多的色彩. 4、,中文使用中文的字體,英文使用英文的字體.或者統(tǒng)一使用系統(tǒng)默認(rèn)的簡(jiǎn)單格式,例如宋體. 5、,圖片,圖表,盡量插入到郵件中，有利于效率. 6、,回復(fù)郵件請(qǐng)附上對(duì)方的來(lái)信,方便對(duì)方理解處理. 7、可以少量的使用網(wǎng)絡(luò)符號(hào): ) , 不要濫用,畢竟是工作而不是網(wǎng)絡(luò)聊天呵. 8、如果是報(bào)告、方案，無(wú)論給老板，還是給同事，要不給合作伙伴，記得最后說(shuō)“請(qǐng)審閱”三個(gè)字， 9、不要用晦澀難懂的縮寫或生僻字以免產(chǎn)生誤解，也不要用俚語(yǔ)。,小結(jié),收件人(TO:),抄送(CC:),主題(Subject),