《Excel培訓(xùn)教程》PPT課件.ppt

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1Excel2010入門 啟動Excel與認(rèn)識工作環(huán)境工作簿與工作簿視窗結(jié)束Excel 1 1 1啟動Excel方法一 執(zhí)行 開始 所有程序 Microsoftoffice MicrosoftExcel2010 命令啟動Excel 方法二 雙擊已有Excel文件圖示來啟動Excel 1 1啟動Excel與認(rèn)識工作環(huán)境 MicrosoftExcel是一套功能完整 操作簡易的電子計(jì)算表軟體 提供豐富的函數(shù)及強(qiáng)大的圖表 報(bào)表制作功能 能有助于有效率地建立與管理資料 除了執(zhí)行命令來啟動Excel外 在Windows桌面或文件資料夾視窗中雙擊Excel工作表的名稱或圖示 同樣也可以啟動Excel 啟動Excel2010 1 1 2Excel界面介紹啟動Excel后 可以看到如下界面 快速存取工具列 功能頁次 功能區(qū) 工作表頁次標(biāo)簽 工作表 顯示比例工具 認(rèn)識功能頁次Excel中所有的功能操作分門別類為8大頁次 包括文件 開始 插入 頁面布局 公式 數(shù)據(jù) 審閱和視圖 各頁次中收錄相關(guān)的功能群組 方便使用者切換 選用 例如開始頁次就是基本的操作功能 像是字型 對齊方式等設(shè)定 只要切換到該功能頁次即可看到其中包含的內(nèi)容 在功能頁上按一下 即可切換到該頁次 認(rèn)識功能區(qū)視窗上半部的面板稱為功能區(qū) 放置了編輯工作表時需要使用的工具按鈕 開啟Excel時預(yù)設(shè)會顯示 開始 頁次下的工具按鈕 當(dāng)按下其他的功能頁次 便會改變顯示該頁次所包含的按鈕 目前顯示 開始 頁次的工具按鈕 依功能還會再區(qū)隔成數(shù)個區(qū)塊 例如此處為字體區(qū) 當(dāng)我們要進(jìn)行某一項(xiàng)工作時 就先點(diǎn)選功能區(qū)上方的功能頁次 再從中選擇所需的工具鈕 例如我們想再工作表中插入1張圖片 便可按下 插入 頁次 再按下 圖例 區(qū)中的 圖片 鈕 即可選取要插入的圖片 切換到此頁 按下此鈕插入圖片 與圖片 圖形有關(guān)的功能 都可以在 插圖 區(qū)中找到 另外 為了避免整個畫面太凌亂 有些頁次標(biāo)簽會在需要使用時才顯示 例如當(dāng)您在工作表中插入了一個圖表物件 此時與圖表有關(guān)的工具才會顯示出來 美化及調(diào)整圖表屬性的相關(guān)工具 都放在圖表工具下 除了使用鼠標(biāo)來點(diǎn)選頁次標(biāo)簽及功能區(qū)內(nèi)的按鈕外 也可以按一下鍵盤上的Alt鍵 即可顯示各頁次標(biāo)簽的快速鍵提示訊息 當(dāng)您按下頁次標(biāo)簽的快速鍵之后 會用顯示功能區(qū)中各功能按鈕的快速鍵 讓您以鍵盤來進(jìn)行操作 快速鍵提示信息 在功能區(qū)中按下鈕 還可以開啟專屬的 交談窗 或 工作窗格 來做更細(xì)部的設(shè)定 例如我們想要美化儲存格的設(shè)定 就可以切換到 開始 頁次 按下 字體 區(qū)右下角的鈕 開啟儲存格格式交談窗來設(shè)定 切換到開始頁次 按下此鈕 開啟交談窗格更細(xì)部的設(shè)定 隱藏與顯示 功能區(qū) 如果覺得功能區(qū)占用太大的版面位置 可以將 功能區(qū) 隱藏起來 隱藏 功能區(qū) 的方法如下 目前 功能區(qū) 是完整顯示 按下此鈕 將 功能區(qū) 隱藏起來 再按一下此鈕即可顯示功能區(qū) 將 功能區(qū) 隱藏起來后 要再度使用 功能區(qū) 時 只要將鼠標(biāo)移到任一個頁次上按一下即可開啟 然而當(dāng)鼠標(biāo)移到其他地方再按一下左鍵時 功能區(qū) 又會自動隱藏了 如果要固定顯示 功能區(qū) 請?jiān)陧摯螛?biāo)簽上按右鍵 取消最小化功能區(qū)項(xiàng)目 將鼠標(biāo)移到任何一個功能頁次上按一下 即會再度出現(xiàn)功能區(qū) 取消 功能區(qū)最小化 文件 頁次在Excel主視窗的左上角 有一個特別的綠色頁次 就是 文件 頁次 按下次頁次可以執(zhí)行與文件有關(guān)的命令 例如開新文件 開啟舊文件 打印 保存及傳送文件 等 按下 文件 頁次除了執(zhí)行各項(xiàng)命令外 還會列出最近曾經(jīng)開啟及儲存過的文件 方便再度開啟 可在這里預(yù)覽打印出來的樣子 文件 頁次 快速存取工具欄 快速存取工具欄 顧名思義就是將常用的工具擺放于此 幫助快速完成工作 預(yù)設(shè)的 快速存取工具欄 只有3個常用的工具 分別是 存儲文件按 復(fù)原 及 取消復(fù)原 如果想將自己常用的工具也加此區(qū) 請按下進(jìn)行設(shè)定 按下此鈕展開 自定義快速訪問工具列 清單 例如選擇 新建 這里會列出常用的功能 如果正好是您需要的功能 只要選取功能命令 即可加入快速存儲工具列 加入 新建 鈕 以后要打開新文件就方便度了 如果您經(jīng)常使用的命令不在清單中 您可執(zhí)行 其他命令 命令 開啟Excel選項(xiàng)交談窗設(shè)定 選擇此命令 在此列表中選擇命令 例如選擇 插入工作表行 功能 這里會列出已加入 快速存取工具列 的命令 剛才選取的 插入工作表行 按下 新增 鈕 調(diào)整快速存取工具列的位置 按下鈕還可設(shè)定工具列的位置 如果選擇 在功能區(qū)下方顯示 命令 可將 快速存取工具列 移至 功能區(qū) 下方 選擇此項(xiàng) 快速存取工具列 移至功能區(qū)下方 顯示比例工具視窗右下角是 顯示比例 區(qū) 顯示目前工作表的檢視比例 按下可放大工作表的顯示比例 每按一次放大10 例如90 100 110 反之按下鈕會縮小顯示比例 每按一次則會縮小10 列入110 100 90 或者您也可以直接拉曳中間的滑動桿 往鈕方向拉曳可放大顯示比例 往鈕方向拉曳可縮小顯示比例 可利用按鈕或滑動桿調(diào)整顯示比例 放大或縮小文件的顯示比例 并不會放大或縮小字型 也不會影響文件打印出來的結(jié)果 只是方便我們在熒幕上檢視而已 底下是2種不同的縮放比例的顯示結(jié)果 提供您在編輯工作表內(nèi)容時 調(diào)整縮放比例的參考 顯示比例為100 時的工作表內(nèi)容 適合編輯資料 顯示比例為150 時的工作表內(nèi)容 適合監(jiān)視細(xì)部資料 如果您的鼠標(biāo)附有滾輪 只要按住鍵盤上的Ctrl鍵 在滾動滾輪 即可快速放大 縮小工作表的顯示比例 此外 您也可以按下工具列左側(cè)的 縮放比例 鈕 由 顯示比例 對話框來設(shè)定顯示比例 或自行輸入項(xiàng)要顯示的比例 按下此鈕 選擇顯示比例 或在 自定義 欄中自行輸入比例 當(dāng)輸入的值小于100 表示要縮小顯示比例 大于100 則表示要放大 若按下 恰好容納選定區(qū)域 項(xiàng)目 則Excel會根據(jù)您在工作表上選定的范圍來計(jì)算縮放比例 使這個范圍剛好填滿整個工作簿視窗 1 1 3工作簿與工作簿視窗工作簿與工作表工作簿是Excel使用的文件架構(gòu) 我們可以將它想象成是一個工作夾 在這個工作夾里面有許多工作紙 這些工作紙就是工作表 工作夾 工作表 單元格與單元格位址工作表內(nèi)的方格稱為 單元格 我們所輸入的資料便是排放在一個個的單元格中 在工作表的上面有每一欄的 列標(biāo)題 A B C 左邊則有各列的行標(biāo)題1 2 3 將列標(biāo)題和行標(biāo)題組合起來 就是單元格的 位址 例如工作表最左上角的單元格位于第A列第1行 其位址便是A1 同理 E欄的第3行單元格 其位址是E3 A1單元格 E3單元格 這是1行 這是1列 列標(biāo)題 行標(biāo)題 卷軸您知道一張工作表有多大嗎 一張工作表共有16 384列 A XFD 1 048 576 1 1 048 576 相當(dāng)于17 179 869 184單元格 這么大的一張工作表 不論是17 21 24寸的熒幕都容納不下 不過沒關(guān)系 我們可以利用工作簿視窗的卷軸 將工作表的各個部分分批卷到熒幕上來 卷軸的前后端各有一個 卷軸鈕 中間則是一個滑動桿 底下我們一垂直卷軸來說明其用法 按下可卷動以列 可上下卷動工作表 水平卷軸可左右卷動工作表 可卷動一個熒幕畫片 頁次標(biāo)簽每一本新的工作簿預(yù)設(shè)會有3張空白工作表 每一張工作表則會有一次頁次標(biāo)簽 如工作表1 工作表2 我們就是利用頁次標(biāo)簽來區(qū)分不同的工作表 工作表的頁次標(biāo)簽 按下此鈕可建立新的工作表 一個工作簿中可以有數(shù)張工作表 目前顯示在熒幕上的那種工作表稱為作用工作表 也就是您現(xiàn)在的編輯對象 若想要編輯其它的工作表 只要按下該工作表的頁次標(biāo)簽即可將它切換成作用工作表 結(jié)束ExcelExcel的工作環(huán)境介紹的差不多了 若想離開Excel 只要按下主視窗右上角的 關(guān)閉 鈕 或是按下 文件 頁次 在按下 退出 鈕 就可以結(jié)束Excel了 按此 關(guān)閉 鈕 按此 退出 鈕 按此鈕關(guān)閉工作表 如果曾在Excel視窗中做過輸入或編輯的動作 關(guān)閉時會出現(xiàn)提示存檔信息 按需求選擇即可 2建立Excel工作簿與輸入資料 建立新文件及工作簿視窗的操作在單元格輸入資料資料的顯示方式與調(diào)整單元格寬度選取單元格的方法快速輸入出現(xiàn)過的資料快速填滿相同的內(nèi)容自動建立等差 日期及等比數(shù)列工作表的操作存儲文件 2 1建立新文件及工作簿視窗的操作 2 1 1建立新工作簿建立工作簿的動作 通常可借由啟動Excel一并完成 因?yàn)閱覧xcel時 就會順帶開啟一份空白的工作簿 啟動Excel就會建立的新工作簿 你也可以按下 文件 標(biāo)簽 切換到 文件 標(biāo)簽后按下 新建 鈕來建立新的工作簿 開啟的新工作簿 Excel會依次以工作簿1 工作簿2 來命名 要重新替工作簿命名 可在存儲文件時變更 后面章節(jié)會介紹 2 1 2切換工作簿視圖利用剛才所學(xué)的方法 再建立一個新工作簿 現(xiàn)在就有2個工作表視窗 切換至 視圖 頁次 再按下 窗口 區(qū)的 切換窗口 即可從中選取工作簿 檔名前顯示打鉤符號 表示是目前所在的工作簿 顯示Excel中所有已開啟的工作簿 按一下即可切換至此工作簿 2 2在單元格中輸入資料 2 2 1認(rèn)識資料的種類單元格的資料大致可分成兩類 一種是可計(jì)算的數(shù)字資料 包括日期 時間 另一種則是不可計(jì)算的文字資料 可計(jì)算的數(shù)字資料 由數(shù)字0 9及一些符號 如小數(shù)點(diǎn) 所組成 例如15 36 99 350 75 等都是數(shù)字資料 日期與時間也是屬于數(shù)字資料 只不過會含有少量的文字或符號 例如 2012 06 10 08 30PM 3月14日 等 不可計(jì)算的文字資料 包括中文字樣 英文字元 文數(shù)字的組合 如身份證號碼 不過 數(shù)字資料有時亦會被當(dāng)成文字輸入 如 電話號碼 郵遞區(qū)號等 2 2 1輸入資料的程序現(xiàn)在我們要練習(xí)在單元格輸入資料 不管是文字或數(shù)字 其輸入程序都是一樣的 底下我們以文字資料來做示范 首先是選取要放入資料的單元格 例如在B3單元格按一下 輸入 貨號 2個字 在輸入資料時 環(huán)境會發(fā)生一些變化 請看下圖的說明 在B2單元格按一下 狀態(tài)列表顯示就緒 表示可以開始輸入資料 輸入資料時 資料編輯列會出現(xiàn)取消鈕或輸入鈕 輸入的資料會同時顯示在資料編輯欄以及單元格中 狀態(tài)由就緒變成輸入 輸入完請按下Enter鍵或是資料編輯列的輸入鈕確認(rèn) Excel便會將資料存入B2單元格并回到就緒模式 2 2 2在單元格中輸入多行資料若想在一個單元格內(nèi)輸入多行資料 可在換行時按下Alt Enter鍵 將插入點(diǎn)移到下一行 便能在同一單元格中繼續(xù)輸入下一行資料 在A2單元格中輸入 訂單 然后按下Alt Enter鍵 將插入點(diǎn)移到下一行 插入點(diǎn)移到第二行了 其它單元格內(nèi)容請自行練習(xí)輸入 繼續(xù)輸入 明細(xì) 兩個字 然后按下Enter鍵 A2單元格便會顯示成2行文字 單元格的行高會自動調(diào)整 輸入完請按下Enter鍵或是資料編輯列的輸入鈕確認(rèn) Excel便會將資料存入B2單元格并回到就緒模式 2 2 2清除單元格內(nèi)容如果要清除單元格的內(nèi)容 先選取欲清除的單元格 然后按下Delete鍵或者按下鼠標(biāo)右鍵 在彈出的對話框中選擇 清除內(nèi)容 2 3資料的顯示方式與調(diào)整單元格寬度 Excel會自動判斷使用者輸入的資料型態(tài) 來決定資料的預(yù)設(shè)顯示方式 例如數(shù)字資料將會靠右對齊 文字資料則會考左對齊 若輸入的資料超過單元格寬度時 Excel將會改變資料的顯示方式 當(dāng)單元格寬度不足顯示內(nèi)容時 數(shù)字資料會顯示成 而文字資料則會由右邊相鄰的儲存格決定如何顯示 當(dāng)右鄰單元格有內(nèi)容時 文字資料會被截?cái)?當(dāng)右鄰單元格是空白時 文字資料會跨越到右邊 單元格太窄 數(shù)字會顯示成 字 這時候只要調(diào)整單元格的寬度或在標(biāo)題欄的右框線上雙擊鼠標(biāo)左鍵就可以調(diào)整寬度 調(diào)整高度的方法和調(diào)整寬度的方法一樣 只要拉曳行下方的框線就可以了 2 4選取單元格的方法 2 4 1選取多個單元格在單元格內(nèi)按一個鼠標(biāo)左鍵 可選取該單元格 若要一次選取多個相鄰的單元格 將鼠標(biāo)指在欲選取范圍的的第一個單元格 然后按住鼠標(biāo)左鍵拉曳到欲選取范圍的最后一個單元格 最后再放開左鍵 假設(shè)我們選取A2到D5這個范圍 選取的單元格范圍我們會以范圍做左上角及右下角的單元格位址來表示 如下圖選取的范圍即表示A2 D5 若要取消選取范圍 只要在工作表內(nèi)按下任一個單元格即可 先點(diǎn)選A2單元格 按住鼠標(biāo)左鍵不放 拉曳至D5單元格 2 4 2選取不連續(xù)的多個范圍如果要選取多個不連續(xù)的單元格范圍 如B2 D2 A3 A5 先選取B2 D2范圍 然后按住Ctrl鍵 再選取第2個范圍A3 A5 選好后再放開Ctrl鍵 就可以同時選取多個單元格范圍了 先選取B2 D2范圍 按住Ctrl鍵后 再接著選取A3 A5 2 4 3選取整行或整列要選取整行或整列 在行編號或列編號上按一下 在此按一下 選取整個B列 在此按一下 選取整個第4列 2 4 4選取整張工作表若要選取整張工作表 按下左上角的 全選按鈕 即可一次選取所有的單元格 按下 全選按鈕 可選取整張工作表 2 5快速輸入出現(xiàn)過的資料 2 5 1利用 自動完成 輸入相同的資料在輸入同一列的資料時 若內(nèi)容有重復(fù) 就可以透過 自動完成 功能快速輸入 例如在工作表3的B2到B4單元格輸入內(nèi)容 然后再B5單元格中輸入 成 字 此時 成 之后自動填入與B3單元格相同的文字 并以反白額方式顯示 若自動填入的資料正好是想輸入的文字 按下Enter鍵就可以將資料存入單元格中 若不是想要的內(nèi)容 可以不予理會 繼續(xù)完成輸入文字的工作 自動完成 功能 只適用于文字資料 此外 當(dāng)同欄中出現(xiàn)兩個以上單元格數(shù)據(jù)雷同時 Excel在無從判定內(nèi)容的情況下 將暫時無法使用自動完成功能 當(dāng)你繼續(xù)輸入至Excel可判斷的內(nèi)容 才會顯示自動完成的文字內(nèi)容 一直要輸入到 風(fēng) 字 才會發(fā)揮 自動完成 的功能 2 5 1從下拉式清單挑選輸入過的資料當(dāng)同一欄單元格的數(shù)據(jù)太雷同 總是得輸入到最后自動完成才能判斷出正確的內(nèi)容 這時你可以改用從下拉式列表挑選功能來輸入 接續(xù)上例 我們要繼續(xù)在C6單元格輸入內(nèi)容 請先如圖輸入C2 C5的內(nèi)容 然后在C6儲存格按右鈕執(zhí)行 從下拉式清單挑選 命令 從下拉式列表挑選功能與自動完成功能一樣 都只適用于文字?jǐn)?shù)據(jù) 執(zhí)行此命令 C6單元格下方會出現(xiàn)一張列表 記錄同一欄 即C欄 中出現(xiàn)過的數(shù)據(jù) 如 品項(xiàng) 超靜音風(fēng)扇 超靜音立扇 只要由清單中選取就可輸入數(shù)據(jù)了 哪些資料會列入下拉式清單中Excel會從選取的單元格往上 往下尋找 只要找到的單元格內(nèi)有資料 就把它放到清單中 直到遇到空白單元格為止 以下圖的例子而言 當(dāng)選區(qū)A6單元格時 清單中會列出 財(cái)務(wù)部 人事部 行銷部 與 業(yè)務(wù)部 這4個項(xiàng)目 而不會出現(xiàn) 生產(chǎn)部 資訊部 空白單元格 空白單元格 不再往上找 不再往下找 選取的單元格 2 6快速填滿相同的資料 當(dāng)你要將相同的內(nèi)容連續(xù)填入數(shù)個單元格 除了可復(fù)制 貼上單元格內(nèi)容外 更有效率的方法是利用自勤填滿功能來達(dá)成 此功能亦可建立日期 數(shù)列等具規(guī)則性的內(nèi)容 這部份我們將在下一節(jié)說明 假設(shè)我們想建立以下的數(shù)據(jù)內(nèi)容 先來看看哪些可利用自動填滿功能來快速輸入 可建立具規(guī)律變化的資料 詳細(xì)請參考下一節(jié) 可為連續(xù)的儲存格填入相同的數(shù)據(jù) 請開敔一份新的工作簿 首先練習(xí)操作步驟較單純的填滿功能 看看如何在B2 B6范圍內(nèi)填滿 業(yè)務(wù)部 先如圖輸入內(nèi)容 然后在B2單元格輸入 業(yè)務(wù)部 3個字 并維持單元格的選取狀態(tài) 然后將指標(biāo)移至粗框線的右下角 此時指標(biāo)會呈 狀 選取某個單元格或范圍時 其周圍會被粗框線圍住 右下角的小方塊稻為填滿控點(diǎn) 將指標(biāo)移到填滿控點(diǎn)上 按住左鈕不放向下拉至單元格B6 業(yè)務(wù)部 2個字就會填滿B2 B6范圍了 指標(biāo)旁出現(xiàn)工具提示 顯示單元格將填入的資料 自動填滿選項(xiàng)鈕 在剛才的操作中 數(shù)據(jù)自動填滿B2 B6單元格后 B6單元格旁出現(xiàn)了一個自動填滿選項(xiàng)鈕 按下此鈕可顯示下拉選單 讓你變更自動填滿的方式 預(yù)設(shè)的填滿方式 即填入單元格的內(nèi)容與格式 如字型 顏色設(shè)定 若改選此項(xiàng) 只會填入單元格格式 選此項(xiàng)表示只填入單元格內(nèi)容 但不要填入格式 自動填滿選項(xiàng)鈕的作用 可讓我們選擇是否要一并套用單元格的格式設(shè)定 不過 我們尚未設(shè)定格式 所以不用變更設(shè)定 當(dāng)你選取了其他單元格 并進(jìn)行編輯動作后 自動填滿選項(xiàng)鈕就會自動消失 學(xué)會單元格的格式設(shè)定后 您就會感受到此鈕的便利之處了 2 7自動建立等差 日期及等比數(shù)列 2 7 1建立等差數(shù)列 首先要說明數(shù)列的類型 以便清楚知道哪些數(shù)列可由Excel的功能來自動建立 Exccl可建立的數(shù)列類型有4種 等差級數(shù) 數(shù)列中相鄰兩數(shù)字的差相等 例如 1 3 5 7 等比級數(shù) 數(shù)列中相鄰兩數(shù)字的比值相等 例如 2 4 8 16 日期 例如 2012 12 5 2012 12 6 2012 12 7 自動填入 自動填入數(shù)列是屬于不可計(jì)算的文字?jǐn)?shù)據(jù) 例如 一月 二月 三月 星期一 星期二 星期三 等都是 Excel已將這類型文字?jǐn)?shù)據(jù)建立成數(shù)據(jù)庫 讓我們使用自動填入數(shù)列時 就像使用一般數(shù)列一樣 以下就分別說明如何建立以上這4種數(shù)列 建立等差數(shù)列請接續(xù)上一節(jié)的練習(xí) 我們要在A2 A6單元格中 建立1 2 3 4 5的等差數(shù)列 請如下操作 在A2 A3單元格分別輸入1 2 并選取A2 A3范圍做為來源單元格 也就是要有兩個初始值 如1 2 這樣Excel才能判斷等差數(shù)列的間距值是多少 來源儲存格 將指針移到填滿控點(diǎn)上 按住鼠標(biāo)左鈕不放 向下拉曳至A6單元格 指針旁的數(shù)字表示目前到達(dá)的儲存格將填入的值 參考指針旁的數(shù)字 當(dāng)建立到你要的數(shù)字后請放開滑鼠 等差數(shù)列就建立好了 建立數(shù)列后 自動填滿選項(xiàng)鈕又再度出現(xiàn)了 而且下拉選單中的第1個項(xiàng)目略有不同 以復(fù)制數(shù)據(jù)的方式來填滿 就上例而言 A2 A6范圍會變成1 2 1 2 1 此外 利用填滿控點(diǎn)還可以建立 項(xiàng)目1 專案3 專案5 專案7 的文數(shù)字組合數(shù)列 只要在來源單元格輸入 項(xiàng)目1 專案3 再拉曳填滿控點(diǎn)即可完成 你可以自行試試看 2 7 2建立日期數(shù)列 再來試試建立日期的功能 請開啟一份新工作簿 假設(shè)我們要在Al El建立一個日期數(shù)列 就可以在來源Al單元格中輸入起始日期 然后拉曳填滿控點(diǎn)至El單元格 1 輸入起始日期 2 拉曳填滿控點(diǎn)至El儲存格即可建立 由于我們建立的是日期數(shù)列 所以當(dāng)你按下自動填滿選項(xiàng)鈕熙時 會看到多出幾個與日期有關(guān)的選項(xiàng) 若改選此項(xiàng) 建立的日期數(shù)列會跳過星期六 日 此為預(yù)設(shè)選項(xiàng) 選此項(xiàng) A1 El會填入 2012 1 1 2012 2 1 2012 5 1 2 7 3建立文字?jǐn)?shù)列 Excel還內(nèi)建許多常用的自動填人數(shù)列 例如 甲 乙 丙 丁 一月 二月 三月 等 方便我們使用填滿控點(diǎn)快速完成輸入 如右圖操作 我們來練習(xí)在A3 Al0建立 甲 乙 辛 拉曳至A10 建立不同的自動填入數(shù)列 自動填滿選項(xiàng)鈕下拉選單中的項(xiàng)目也會隨數(shù)列的特性而有所不同 在A3輸入 甲 2 7 3建立等比數(shù)列 不用按計(jì)算器 就能輕松建立等比數(shù)列 等比數(shù)列無法像等差數(shù)列以拉曳填滿控點(diǎn)的方式來建立 我們實(shí)際來操作看看 例如要在B3 Bl0建立5 25 125 的等比數(shù)列 在B3單元格中輸入5 按下圈圖鍵 接著選取B3 Bl0的范圍 切換到開始頁次 按下編輯區(qū)的填滿鈕 由下拉選單中選擇 數(shù)列 命令開啟數(shù)列交談窗 1 選擇此項(xiàng) 因?yàn)楦鶕?jù)步驟1選取的范圍 數(shù)列會產(chǎn)生在列 2 選擇要建立的數(shù)列類型 此欄可設(shè)定數(shù)列最后結(jié)束的數(shù)字 若未設(shè)定將延伸到選取范圍為止 此例為Bl0單元格 3 輸入等比的數(shù)值 按下確定鈕 等比數(shù)列就建立完成了 2 8工作表的操作 2 8 1插入與切換工作表 目前使用中的工作表 頁次卷標(biāo)會呈白色 如果想要編輯其他工作表 只要按下該工作表的頁次標(biāo)簽 即可將它切換成作用工作表 一本工作簿預(yù)設(shè)有3張工作表 若不夠用時可以自行插入新的工作表 請開殷一份新工作簿 如下練習(xí)插入一張新的工作表 按下此鈕插入工作表 插入的新工作表 學(xué)會數(shù)據(jù)的輸入方法后 現(xiàn)在我們再來學(xué)學(xué)如何在工作簿中新增及切換工作表 當(dāng)資料量多的時候 善用工作表可以幫助你有效率地完成工作 2 8 2為工作表重新命名Excel 雙按工作表1頁次卷標(biāo) 使其呈選取狀態(tài) Exccl會以工作表1 工作表2 工作表3 為工作表命名 但這類名稱沒有意義 當(dāng)工作表數(shù)量多時 應(yīng)更改為有意義的名稱 以利辨識 假設(shè)我們要在工作表1輸入各項(xiàng)商品的銷售統(tǒng)計(jì)數(shù)量 所以可以將它重新命名為 銷售數(shù)量 輸入 銷售數(shù)量 再按下鍵 工作表就重新命名了 2 8 3設(shè)定頁次標(biāo)簽顏色 除了可以更改工作表的名稱 頁次卷標(biāo)的顏色也可以個別設(shè)定 這樣看起來就更容易辨識了 例如我們要將 銷售數(shù)量 這個頁次卷標(biāo)改為紅色 在頁次卷標(biāo)上按下鼠標(biāo)右鈕 選擇此命令 選擇頁次卷標(biāo)的顏色 設(shè)定好之后 銷售數(shù)量 工作表的頁次卷標(biāo)會顯示紅色底線 那是因?yàn)?銷售數(shù)量 是目前的作用工作表 若選取其他的工作表 就會看到 銷售數(shù)量 工作表的頁次卷標(biāo)正是剛才設(shè)定的紅色了 選擇此項(xiàng) 可回復(fù)頁次標(biāo)簽的默認(rèn)色彩 2 8 4刪除工作表 對于不再需要的工作表 可在工作表的頁次卷標(biāo)上按鼠標(biāo)右鈕執(zhí)行 刪除 命令將它刪除 若工作表中含有內(nèi)容 還出現(xiàn)提示交談窗請你確認(rèn)是否要刪除 避免誤刪了重要的工作表 2 9保存文件 2 9 1第一次存檔 學(xué)習(xí)了一連串輸入數(shù)據(jù) 編輯工作表等操作 現(xiàn)在來學(xué)習(xí)最重要的存盤工作 結(jié)束工作前 一定要確實(shí)做好存盤的工作 不然辛苦的編輯可就白費(fèi)了 要儲存文件 請按下快速存取工具欄的保存文件鈕 如果是第一次存盤 會開啟另存新檔交談窗 讓你配置文件案儲存的相關(guān)信息 切換至保存文件的文件夾 輸入文件名 按下保存鈕 當(dāng)你修改了工作簿的內(nèi)容 而再次按下保存文件鈕時 就會將修改后的工作簿直接儲存 若想要保留原來的文件 又要儲存新的修改內(nèi)容 請切換至文件頁次 按下另存新檔鈕 以另一個檔名來保存 這里要特別提醒您 在儲存時預(yù)設(shè)會將存檔類型設(shè)定為Excel工作簿 擴(kuò)展名是 xlsx的格式 不過此格式的文件無法在Exccl2000 XP 2003等版本開敔 若是需要在這些Exccl版本開殷工作簿 那么建議你將存檔類型設(shè)定為Excel97 2003工作簿 不過 將文件存成Excel97 2003工作簿的 xls格式后 若文件中使用了2007 2010的新功能 在儲存時會顯示如右的交談窗 告知您將如何儲存這些部份 此交談窗的內(nèi)容 會隨您使用的新功能而顯示不同的處理方式 此例說明了儲存后圖形將無法編輯 若按下繼續(xù)鈕儲存 日后開敔時可能發(fā)生圖表無法編輯 或內(nèi)容不完整的等問題 所以建議您一定要為文件先儲存一份Excel工作簿 xlsx 格式 再另存一份Excel97 2003工作簿 xls 格式 2 9 2開啟舊文檔 要重新開敔之前儲存的文件 請切換至文件頁次再按闊殿舊文件鈕 就會顯示開啟舊文件交談窗讓你選擇要開殷的文件了 若要想開啟最近編輯過的工作簿文件 則可按下文件頁次的最近鈕 其中會列出最近編輯過的文件 若有想要開啟的文件 按下文件名就會開啟了 下次忘記文件名 儲存位置時 可以到這里看看 或許需要的文件就列在其中 3公式與函數(shù) 在單元格建立公式相對參照位址與絕對參照位址函數(shù)的使用方法插入函數(shù)的綜合練習(xí) 獎金發(fā)放作業(yè)不需要公式也能得知計(jì)算結(jié)果 3 1在單元格建立公式 當(dāng)我們需要將工作表中的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)做加 減 乘 除 等運(yùn)算時 可以把計(jì)算的動作交給Excel的公式去做 省去自行運(yùn)算的工夫 而且當(dāng)數(shù)據(jù)有變動時 公式計(jì)算的結(jié)果還會立即更新 3 1 1公式的表示法 Excel的公式和一般數(shù)學(xué)公式差不多 數(shù)學(xué)公式的表示法為 若將這個公式改用Excel表示 則變成要在A3單元格中輸入 意思是Excel會將Al單元格的值十A2單元格的值 然后把結(jié)果顯示在A3單元格中 3 1 2輸入公式 輸入公式必須以等號 起首 例如 Al A2 這樣Excel才知道我們輸入的是公式 而不是一般的文字?jǐn)?shù)據(jù) 現(xiàn)在我們就來練習(xí)建立公式 請開殷范例文件Ch03 01 我們已在其中輸入了兩個學(xué)生的成績 我們打算在E2單元格存放 王書桓的各科總分 也就是要將 王書桓 的英文 生物 理化分?jǐn)?shù)加總起來 放到E2單元格中 因此將E2單元格的公式設(shè)計(jì)為 B2十C2 D2 請選定要輸入公式的E2單元格 并將指針移到數(shù)據(jù)編輯列中輸入等號 函數(shù)方塊 在此輸入 接著輸入 之后的公式 請?jiān)趩卧馚2上單擊 Excel便會將B2輸入到數(shù)據(jù)編輯列中 此時B2被虛線框包圍住 B2自動輸入到公式中 再輸入 然后選取C2單元格 繼續(xù)輸入 選取D2單元格 如此公式的內(nèi)容便輸入完成了 最后按下數(shù)據(jù)編輯列上的翰入鈕或按下鍵 公式計(jì)算的結(jié)果馬上顯示在E2單元格中 數(shù)據(jù)編輯列會顯示公式 單元格顯示公式計(jì)算的結(jié)果 Tip 若想直接在單元格中查看公式 可按下 鍵鍵在鍵的上方 在公式和計(jì)算結(jié)果間做切換 你也可以直接在E2儲存格中 以鍵盤直接輸入 82十C2十D2 再按下Enter鍵來輸入公式 3 1 3自動更新結(jié)果 公式的計(jì)算結(jié)果會隨著單元格內(nèi)容的變動而自動更新 以上例來說 假設(shè)當(dāng)公式建好以后 才發(fā)現(xiàn) 王書桓 的英文成績打錯了 應(yīng)該是 90 分才對 當(dāng)我們將單元格B2的值改成 90 E2單元格中的計(jì)算結(jié)果立即從220更新為225 自動更新計(jì)算結(jié)果了 3 2相對參照位址與絕對參照位址 3 2 1相對與絕對參照的差異 公式中會運(yùn)用到的地址有相對引用地址與絕對參照地址2種類型 相對引用地址的表示法例如 Bl C4 而絕對參照地址的表示法 則須在單元格地址前面加上 符號 例如 B l C 4 假設(shè)你要前往某地 但不知道該怎么走 于是就向路人打聽 結(jié)果得知你現(xiàn)在的位置往前走 碰到第一個紅綠燈后右轉(zhuǎn) 再直走約100公尺就到了 這就是相對引用地址的概念 另外有人干脆將實(shí)際地址告訴你 假設(shè)為 中正路二段60號 這就是絕對參照地址的概念 由于地址具有唯一性 所以不論你在什么地方 根據(jù)這個絕對參照地址 所找到的永遠(yuǎn)是同一個地點(diǎn) 將這兩者的特性套用在公式上 代表相對引用地址會隨著公式的位置而改變 而絕對參照位址則不管公式在什么地方 它永遠(yuǎn)指向同一個單元格 3 2 2實(shí)例說明 底下我們以實(shí)例為你說明相對引用地址與絕對參照地址的使用方式 先選取D2單元格 在其中輸入公式 B2十C2 并計(jì)算出結(jié)果 根據(jù)前面的說明 這是相對引用地址 以下我們要在D3單元格輸入絕對參照地址的公式 B 3 C 2 選取D3單元格 然后在數(shù)據(jù)編輯列中輸入 B3 按下鍵 B3會切換成 B 3的絕對參照地址 你也可以直接在資料編輯列中輸入 B 3 切換相對引用與絕對參照地址的快速鍵 鍵可循序切換單元格地址的參照類型 每按一次鍵 參照地址的類型就會改變 其切換結(jié)果如右 接著輸入 C3 再按下F4鍵將C3變成 C 3 最后按下鍵 公式就建立完成了 D3的公式內(nèi)容 D2及D3的公式分別是由相對地址與絕對地址組成 但兩者的計(jì)算結(jié)果卻一樣 到底它們差別在哪里呢 選定D2 D3單元格 拉曳填滿控點(diǎn)到下一欄 將公式復(fù)制到E2 E3儲存格 計(jì)算結(jié)果不同了 相對地址公式 D2的公式 B2 C2 使用了相對位址 表示要計(jì)算D2往左找兩個儲存格 B2 C2 的總和 因此當(dāng)公式復(fù)制到E2單元格后 便改成從E2往左找兩個儲存格相加 結(jié)果就變成C2和D2相加的結(jié)果 絕對地址公式 D3的公式 B 3十 C 3 使用了絕對位址 因此不管公式復(fù)制到哪里 Excel都是找出B3和C3的值來相加 所以D3和E3的結(jié)果都是一樣的 3 2 3混合參照 如果在公式中同時使用相對引用與絕對參照 這種情形稱為混合參照 例如 這種公式在復(fù)制后 絕對參照的部份 如 Bl的 B 不會變動 而相對引用的部份則會隨情況做調(diào)整 絕對參照 相對參照 絕對參照 相對參照 我們繼續(xù)沿用范例文件Ch03 02做練習(xí) 請依照下列步驟將E3單元格中的公式改成混合參照公式 B3 C3 雙按E3單元格 將插入點(diǎn)移至 之后 接著按兩次F4鍵 讓 B 3變成 B3 將插入點(diǎn)移至 之后 按3次F4鍵將 C 3變成C3 最后按下enter鍵 公式便輸入完成 接著選定F3 分別拉曳填滿控點(diǎn)至F3及E4 E4單元格 F3單元格 B4單元格為0 C4單元格也為0 B3維持1215 D3為2180 3 3函數(shù)的使用方法 3 3 1函數(shù)的格式 函數(shù)是Excel根據(jù)各種需要 預(yù)先設(shè)計(jì)好的運(yùn)算公式 可讓你節(jié)省自行設(shè)計(jì)公式的時間 底下我們就來看看如何運(yùn)用Excel的函數(shù) 每個函數(shù)都包含三個部份 函數(shù)名稱 自變量和小括號 我們以加總函數(shù)SUM來說明 SUM即是函數(shù)名稱 從函數(shù)名稱可大略得知函數(shù)的功能 用途 小括號用來括住自變量 有些函數(shù)雖沒有自變量 但小括號還是不可以省略 引敷是函數(shù)計(jì)算時所必須使用的數(shù)據(jù) 例如SUM 1 3 5 即表示要計(jì)算1 3 5三個數(shù)字的總和 其中的1 3 5就是自變量 自變量的數(shù)據(jù)類型 函數(shù)的自變量不僅只有數(shù)字類型而已 也可以是文字或以下3項(xiàng)類別 位址 如SUM B1 C3 即是要計(jì)算B1單元格的值十C3單元格的值 范圍 如SUM A1 A4 即是要加總Al A4范圍的值 函數(shù) 如SQRT SUM B1 B4 即是先求出B1 B4的總和后 再開平方根的結(jié)果 3 3 2使用函數(shù)方塊輸入函數(shù)函數(shù)也是公式的一種 所以輸入函數(shù)時 也必須以等號 起首 假設(shè)我們要在B8單元格運(yùn)用SUM函數(shù)來計(jì)算班費(fèi)的總支出 首先選取存放計(jì)算結(jié)果的B8儲存格 并在數(shù)據(jù)編輯列中數(shù)入等號 接著按下函數(shù)方塊右側(cè)的下拉鈕 在列示窗中選取SUM 此時會開啟函數(shù)引數(shù)交談窗來協(xié)助我們輸入函數(shù) 選取SUM函數(shù) 若按下此處 可取得函數(shù)的進(jìn)階說明 TIP 函數(shù)方塊列示窗只會顯示最近用過的10個函數(shù) 若在函數(shù)方塊列示窗中找不到想要的函數(shù) 可選取其他函數(shù)項(xiàng)目開啟插入函數(shù)交談窗來尋找欲使用的函數(shù) 稍后說明 這里會描述此函數(shù)的功能 再來就是要設(shè)定函數(shù)的自變量 先按下第一個自變量欄Number1右側(cè)的折迭鈕 將函數(shù)自變量交談窗收起來 再從工作表中選取B4 B6當(dāng)作自變量 按 下自變量欄右側(cè)的展開鈕 再度將函數(shù)自變量交談窗展開 選取B4 B6當(dāng)作自變量 TIP 除了從工作表中選取單元格來設(shè)定自變量 你也可以直接在自變量欄中輸入自變量 省下折迭 展開函數(shù)引 數(shù)交談窗的痲煩 選取的范圍會被虛線框圍住 函數(shù)自變量交談窗目前被折迭起來 這里會顯示計(jì)算的結(jié)果 按下確定鈕 函數(shù)的計(jì)算結(jié)果就會顯示在B8單元格內(nèi) 剛才輸入的函數(shù)及公式 計(jì)算結(jié)果 3 3 3用自動顯示的函數(shù)列表輸入函數(shù)若已經(jīng)知道要使用哪一個函數(shù) 或是函數(shù)的名稱很長 我們還有更方便的輸入方法 請直接在單元格內(nèi)輸入 再輸入函數(shù)的第1個字母 例如 S 單元格下方就會列出S開頭的函數(shù) 如果還沒出現(xiàn)要用的函數(shù) 再繼續(xù)輸入第2個字母 例如 U 出現(xiàn)要用的函數(shù)后 用鼠標(biāo)雙按函數(shù)就會自動輸入單元格了 移動箭頭鍵到函數(shù)上 會顯示函數(shù)的說明 雙按函數(shù)可自動輸入單元格 TIP 若一直沒有出現(xiàn)函數(shù)列表 請切換到文件頁次再按下選項(xiàng)鈕 然后切換到公式頁次 確認(rèn)已勾選公式自動完成選項(xiàng) 3 3 3利用 自動求和 鈕快速輸入函數(shù) 在開始頁次編輯區(qū)有一個自動加按鈕 可讓我們快速輸入函數(shù) 例如當(dāng)我們選取B8單元格 并按下鈕時 便會自動插入SUM函數(shù) 且連自變量都自動幫我們設(shè)定好了 只要按下enter鍵 就可以算出班費(fèi)的總支出了 會自勤選取好函數(shù)引數(shù) 你也可以自行重新選取其他范圍 這里會有函數(shù)的輸入格式提示 除了加總功能之外 還提供數(shù)種常用的函數(shù)供我們選擇使用 只要按下鈕旁邊的下拉鈕 即可選擇要進(jìn)行的計(jì)算 可用來做這些運(yùn)算 若選此項(xiàng) 會開啟插入函敷交談窗 3 3 4開啟 插入函數(shù) 交談窗輸入需要的函數(shù) 插入函數(shù)交談窗是Excel函數(shù)的大本營 當(dāng)你在函數(shù)方塊列示窗中找不到需要的函數(shù)時 就可從這里來輸入函數(shù) 現(xiàn)在我們要練習(xí)透過插入函數(shù)交談窗來輸入函數(shù) 列出面包店各家門市的營業(yè)額排名 請選取C4單元格 然后按下數(shù)據(jù)編輯列上的插入函數(shù)鈕 你會發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)編輯列自動輸入等號 并且開殷插入函數(shù)交談窗 可從這里選擇函數(shù)的類別 如財(cái)務(wù) 統(tǒng)計(jì) 文字 日期及時間 等 列出Excel所提供的函數(shù) 按下此處可顯示目前所選取函數(shù)的使用說明 函數(shù)的功能敘述 接著從插入函數(shù)交談窗中選取RANK EQ函數(shù) 進(jìn)行門市營業(yè)額的排名 1 選擇統(tǒng)計(jì)類別 若不知道Excel是否提供你所要的函數(shù) 也可在此欄輸入中 英文關(guān)鍵詞 再按下右側(cè)的開始鈕進(jìn)行搜尋 2 選取此類別下的RANK EO函數(shù) 3按下確定鈕 開啟函數(shù)引數(shù)交談窗 開啟函數(shù)自變量交談窗后 如下圖輸入各自變量的內(nèi)容 在此輸入B4 2輸入要進(jìn)行排名的單元格范圍 在此我們要排名的范圍是固定在B4 813之間 所以使用絕對參照地址 按下確定鈕即可得到計(jì)算結(jié)果 計(jì)算出 惠城精城門市的營業(yè)額是所有門市的第3名 請選取C4單元格 并拉曳其填滿控點(diǎn)到C13儲存格 計(jì)算出所有門市的營業(yè)額排名 若想變更自變量設(shè)定 請選取函數(shù)所在的單元格 然后按下插入函數(shù)鈕展開函數(shù)自變量交談窗來重新設(shè)定 RANK EQ與RANK AVG函數(shù)的差異 用來算排名的函數(shù)有RANK EO和RANK AVG兩個 而在Excel2007 或之前 版本則只有RANK函數(shù) 這3個函數(shù)都可用來排序 RANK AVG和RANK EQ的差異是在遇到相同數(shù)值時的處理方法不同 RANK AVG會傳回等級的平均值 RANK EQ則會傳回最高等級 RANK則是Excel2007之前版本的函數(shù) 在Excel2010仍可使用 其作用與RANK EQ相同 傳回3 4的平均等級3 5 傳回最高等級 所以會有2個3 沒有4 結(jié)果與RANK EQ相同 3 4函數(shù)綜合練習(xí) 獎金發(fā)放作業(yè) 學(xué)會插入函數(shù)之后 我們來做個綜合練習(xí) 讓你對函數(shù)有更進(jìn)一步的了解 假設(shè)我們要依年資來計(jì)算中秋節(jié)發(fā)放的獎金 年資未滿1年的員工沒有獎金 滿1年以上未滿3年則發(fā)放5 000元獎金 滿3年以上則發(fā)給8 000元獎金 如下圖所示 首先要進(jìn)行年資的計(jì)算 請先選取D2儲存格 在此要使用DATEDIF這倜函數(shù)來計(jì)算兩個日期之間的年數(shù) 月數(shù)或天數(shù) 其格式如下 DATEIF 開始日期 結(jié)束日期 差距參數(shù)單位 到職日 獎金基數(shù)基準(zhǔn)日 我們以這個日期為基準(zhǔn) 所以使用絕對參照位址 求算兩日期差距的整年數(shù)要使用 Y 參數(shù) 在D2單元格中輸入 DATEDIF B2 C 2 Y 然后按Enter DATEIF的差距單位參數(shù) 計(jì)算出 蔣文文 的年資后 請選取D2儲存格 然后拉曳填滿控黠至Dll儲存格 即可算出所有員工的年資 年資為0表示未滿一年 計(jì)算出 蔣文文 的年資后 請選取D2儲存格 然后拉曳填滿控黠至Dll儲存格 即可算出所有員工的年資 計(jì)算出年資後 就可以依年資來計(jì)算獎金 我們要用IF函數(shù)來判斷應(yīng)發(fā)放的獎金 IF函數(shù)可判斷條件是否成立 如果所傳回的值為TRUE時 就執(zhí)行條件成立時的作業(yè) 反之則執(zhí)行條件不成立時的作業(yè) IF 判讀式 條件成立時的作業(yè) 條件不成立時的作業(yè) 當(dāng)年資小于1年的條件成立 沒有獎金 當(dāng)年資小于3年的條件成立 獎金為5000 若條件不成立 就是滿3年以上 獎金為8000 在E2單元格中輸入 IF D2 1 0 IF D2 3 5000 8000 就是好蔣文文的獎金后 請將E2單元格的填滿控點(diǎn)拉曳到E11單元格 即可算出所有人的獎金 3 5不需輸入公式也能得知計(jì)算結(jié)果 這一節(jié)要介紹一個超實(shí)用的自動計(jì)算功能 讓你不需輸入任何公式或函數(shù)的情況下 也能快速得到運(yùn)算結(jié)果 其可計(jì)算的項(xiàng)目包括求和 平均值 最大值 最小值 等常用的類別 如右圖所示 只要選取E2 E11單元格 馬上就會在狀態(tài)欄看到計(jì)算結(jié)果 選取E2 E11范圍 狀態(tài)列會自動算出此次獎金發(fā)放的總金額 平均值等計(jì)算結(jié)果 自動計(jì)算功能不僅會計(jì)算總和 平均值 項(xiàng)目個敷 還可以計(jì)算最大值 最小值 數(shù)字計(jì)數(shù)等 若要燮更目前計(jì)算的項(xiàng)目 可如下操作 在狀態(tài)欄按右鍵 選擇所要的計(jì)算功能 功能前顯示打勾符虢 表示含列在狀態(tài)列 此例請加選最大值 最小值2項(xiàng) 可看出此次獎金發(fā)放最少是0元 最都是8000元 4工作表的編輯作業(yè) 復(fù)制單元格數(shù)據(jù)搬移單元格資料復(fù)制與搬移對公式的影響選擇性貼上一復(fù)制單元格屬性儲存格的新增與刪除儲存格的文字格式設(shè)定數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)的格式化設(shè)定單元格的樣式日期和時間的格式設(shè)定設(shè)定數(shù)據(jù)對齊方式 方向與自動換列功能凍結(jié)拆分編輯窗口數(shù)據(jù)有效性 4 1復(fù)制單元格資料 當(dāng)工作表中要重復(fù)使用相同的數(shù)據(jù)時 可將單元格的內(nèi)容復(fù)制到要使用的目的位置 節(jié)省一一輸入的時間 這一節(jié)我們要分別介紹利用工具鈕及鼠標(biāo)拉曳復(fù)制資料的操作步驟 4 1 1利用工具鈕復(fù)制資料先來說明用工具鈕復(fù)制單元格數(shù)據(jù)的操作 如下所示范例 在這個范例中 一月份的總計(jì)已在G5單元格建立好了 公式為 SUM C5 F5 由于各月份總計(jì)欄的計(jì)算方法都是一樣的 因此我們要用復(fù)制 貼上的方法 將G5的公式復(fù)制到G9 Gll單元格 計(jì)算出四到六月的總計(jì) 接著選取要貼上的區(qū)域G9 GII 然后按下開始頁次剪貼簿區(qū)的貼上鈕將源數(shù)據(jù)貼上 來源資料被虛線框包圍 按下此鈕 計(jì)算出四到六月份的總計(jì) 粘貼選項(xiàng)鈕 后面會介紹 由于G5單元格的公式使用相對引用地址 因此復(fù)制到G9 Gll后 公式參照的位址會隨著位置調(diào)整 所以G9 Gl0及Gll的公式分別如下 數(shù)據(jù)復(fù)制到貼上區(qū)域后 源數(shù)據(jù)的虛線框仍然存在 所以可再選取其它要貼上的區(qū)域繼續(xù)復(fù)制 若復(fù)制工作已完成 請按下鍵或執(zhí)行其它命令來取消虛線框 4 1 2利用鼠標(biāo)拉曳復(fù)制資料我們也可以改用鼠標(biāo)拉曳的方式來復(fù)制單元格數(shù)據(jù) 在執(zhí)行移動單元格的過程中 按住Ctrl鍵 在箭頭的右上角會出現(xiàn)一個 號 這就可以完成對單元格的復(fù)制操作 4 1 3插入復(fù)制的資料如果貼上區(qū)域已有數(shù)據(jù)存在 我們直接將復(fù)制的數(shù)據(jù)貼上去 會蓋掉貼上區(qū)域中原有的資料 想保留原有數(shù)據(jù)的話 可將單元格改以插入的方式復(fù)制 假設(shè)我們想將A4單元格復(fù)制到B4單元格 但又要保留B4原有的內(nèi)容 可如下操作 選取源數(shù)據(jù)單元格A4 然后按下Ctrl C鍵復(fù)制來源資料 選定目的單元格B4 切換到開始頁次再如圖操作 選擇此鈕 選擇此項(xiàng) 原有的資料富益投信會往下移一格 而A4單元格的數(shù)據(jù)永勝科技會復(fù)制到B4單元格 按Esc鍵即可取消虛線框 A4單元格的資料復(fù)制到B4 原來B4資料往下移 4 2搬移單元格資料搬移單元格數(shù)據(jù) 就是將數(shù)據(jù)移到另一個單元格放置 當(dāng)數(shù)據(jù)放錯單元格 或要調(diào)整位置時 皆可用搬移的方式來修正 這一節(jié)我們同樣要介紹以工具鈕 鼠標(biāo)拉曳 以及插入搬移3種方法 4 2 1利用工具鈕搬移資料首先選取欲搬移的源數(shù)據(jù)A3 D3 然后切換到開始頁次 按下剪貼簿區(qū)的剪下鈕 剪下來源資料 被剪下的資料會出現(xiàn)虛線框 選取貼上區(qū)域A5 然后按下剪貼簿區(qū)的貼上鈕 將源數(shù)據(jù)搬到選取的區(qū)域 資料被搬下來了 4 2 2利用鼠標(biāo)拉曳搬移資料用鼠標(biāo)拉曳的方式同樣也可以搬移數(shù)據(jù) 接續(xù)上例 我們要將單元格A2 D2的資料搬到第6列 選取單元格A2 D2 并將指標(biāo)移到粗框上 不要放在填滿控點(diǎn)上 拉曳至A6單元格后放開鼠標(biāo) 4 2 3插入搬移資料若粘貼區(qū)域已存有數(shù)據(jù) 為了避免原有的數(shù)據(jù)被覆蓋掉 可改用插入的方式來貼上 請接續(xù)上例 假設(shè) 梁秀云 和 沈心慈 這兩組數(shù)據(jù)的位置要對調(diào) 我們就用插入搬移數(shù)據(jù)的方式來修正 選取欲搬移的范圍A6 D6 然后按下Ctrl Shift鍵剪下資料 接著選取貼上區(qū)域A5 然后由儲存格區(qū)的插入鈕選擇貼上的方式 資料已經(jīng)插入A5 D5 而原來的資料 往下移 4 3復(fù)制與搬移對公式的影響 前兩節(jié)我們談了許多復(fù)制與搬移單元格數(shù)據(jù)的技巧 當(dāng)復(fù)制或搬移單純的文字 數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)時還算簡單 但若是要搬移 復(fù)制含有公式的單元格 可就要格外當(dāng)心了 這一節(jié)我們就來解析復(fù)制與搬移對公式的影響 4 3 1復(fù)制公式的注意事項(xiàng)將公式復(fù)制到貼上區(qū)域后 Excel會自動將貼上區(qū)域的公式調(diào)整為該區(qū)域相關(guān)的相對地址 因此如果復(fù)制的公式仍然要參照到原來的單元格地址 該公式應(yīng)該使用絕對地址 以下以范例進(jìn)行說明 B5單元格含有公式 用來計(jì)算上面3個單元格的總和 將85復(fù)制到B6時 公式變成從B6往上找3個儲存格來做加總 4 3 2搬移公式的注意事項(xiàng)若搬移的單元格資料跟公式有關(guān) 請?zhí)貏e注意下列幾點(diǎn) 假如搬移的是公式 則公式中的位址不會隨著粘貼區(qū)域的位址調(diào)整 所以公式仍然會參照到原來的單元格位址 搬移前公式 搬移后公式 按下Ctrl X鍵剪下資料 再到B6單元格 若公式參照到單元格范圍 則僅搬移其中一倔儲存格的話 其公式參照的儲存格范圍不變 參照到B2 B4 參照的范圍不變 而值改變了 將B3單元格搬到E3單元格 若將參照的范圍整個搬移到別處 公式的參照會跟著調(diào)整到新地址 公式變了 但值沒變 將B2 B4移到E2 E4 如果公式參照到的單元格數(shù)據(jù)被移到其它單元格中 則公式會自動跟著調(diào)整到新地址 搬移前公式內(nèi)容 搬移后公式變了 將C3單元格搬移到E3單元格 儲存格袒含有多種資料 例如用來建立公式的單元格 其內(nèi)就含有公式和計(jì)算的結(jié)果 而單元格也可以只包含單純的文字或數(shù)字資料 逭些我們通稱為儲存格的屬性 4 4選擇性粘貼上一復(fù)制單元格屬性 4 4 1復(fù)制單元格屬性下面我們用實(shí)例來進(jìn)行練習(xí) 假設(shè)要將D2單元格的公式及值屬性 分別復(fù)制到E2及E3單元格 先選取來源資料儲存格D2 并切換到開始頁次 按下剪貼簿區(qū)的復(fù)制按鈕 這個動作會復(fù)制D2的所有屬性 這個單元格具有公式與值兩個屬性 選取E2儲存格 然后按下粘貼鈕 即可看到數(shù)種儲存格屬性供你選擇 這些都是粘貼鈕可以選擇的單元格屬性 從粘貼的下拉選單中選取公式 表示要粘貼公式屬性 公式復(fù)制過來了 值會重新計(jì)算 接著選取E3儲存格 再次按下粘貼鈕 從選單中改選值 這次要貼上的是值這個屬性 只將值復(fù)制過來 4 4 2由粘貼選項(xiàng)設(shè)定要帖上的單元格屬性將儲存格的屬性貼到目的儲存格之后 目的儲存格旁邊舍出現(xiàn)粘貼選項(xiàng)鈕 若按下此鈕 可顯示選單來改邊所要粘貼的儲存格屬性 點(diǎn)擊此按鈕 粘貼屬性 4 5單元格的新增與刪除有時候舍在輸入資料的遇程中愛發(fā)現(xiàn)資料漏打 需要在現(xiàn)有的資料周穿插放入這些資料時 就需要先在工作表中插入空白列 行或儲存格 再到其中輸入資料 若有空白的儲存格 或用不到的內(nèi)容 則可將之刪除 4 5 1新增與刪除整行 整列新增列單擊要插入位置后面的列標(biāo) 選擇一列單元格 單擊右鍵彈出快捷菜單 選擇插入命令 或者選擇 開始 菜單里的插入按鈕 新增行單擊要插入位置后面的行標(biāo) 選擇一行單元格 單擊右鍵彈出快捷菜單 選擇插入命令 或者選擇 開始 菜單里的插入按鈕 刪除行 列在要刪除的行或列上單擊右鍵 在彈出的快捷菜單中選擇 刪除 命令即可 或者選擇 開始 菜單里的刪除按鈕 4 5 1新增與刪除空白單元格新增空白單元格假設(shè)要在B2 D2插入3個空白單元格 則先選取要插入空白單元格的B2 D2 切換至 開始 菜單的單元格區(qū)域下的插入按鈕 執(zhí)行插入單元格命令 刪除空白單元格選取要刪除的單元格 比如B2 D2 切換至 開始 菜單的單元格區(qū)域下的刪除按鈕 執(zhí)行刪除單元格命令 4 6單元格的文字格式設(shè)定如果設(shè)定的封象是整個儲存格的文字 只要選取儲存格 或是選取儲存格范圍 整行 整列 再切換到開始頁次 按下字體區(qū)的工具鈕進(jìn)行設(shè)定 文字就會套用設(shè)定的格式了 此區(qū)域用來設(shè)定文字格式 4 7數(shù)字資料的格式化工作表的敷字資料 也許是一筆金額 一倜數(shù)量或是銀行利率 等等 若能為數(shù)字加上貨幣符號 百分比符號 想必更能表達(dá)出它們的特性 4 7 1直接輸入數(shù)字格式儲存格預(yù)設(shè)的數(shù)字格式精通用格式 表示用哪一種格式輸入敷字 敷字就含以該種格式顯示 如在Al儲存格中輸入 123 以后就算在Al儲存格中重新輸入其他敷字 Excel也會以貨幣格式來顯示 再次選取Al儲存格 然后輸入 4567 不要輸入 符虢 4 7 2以數(shù)值格式列示窗設(shè)定格式例如想把 4567 改成 4567 00 選擇 開始 菜單里數(shù)字區(qū)域 點(diǎn)擊數(shù)據(jù)格式 選擇適合的數(shù)值格式 選擇此項(xiàng) 數(shù)據(jù)格式提供了多種設(shè)定數(shù)值格式的選項(xiàng) 具體可以自選擇練習(xí) 4 8設(shè)定單元格的樣式如果覺得預(yù)設(shè)的一般樣式太單調(diào) 可先選取要變換樣式的單元格或范圍 再切換到開始頁次 在樣式去中按下單元格樣式鈕 從中選揮喜歡的樣式 節(jié)省自己設(shè)定各種格式的時間 選擇此按鈕 也可以在此設(shè)定數(shù)字格式 選擇喜歡的樣式 4 9日期和時間的格式設(shè)定日期和時間也是屬于數(shù)字資料 不過因?yàn)樗鼈兊母袷奖容^特殊 可顯示的格式也有多種變化 所以我們特別獨(dú)立一節(jié)來詳細(xì)說明 4 8 1輸入日期與時間當(dāng)你在儲存格中輸入日期或時間資料時 必須以Excel能接受的格式輸入 才會被當(dāng)成是日期或時間 否則會被當(dāng)成文字資料 以下列舉Excel所能接受的日期與時間格式 4 8 2更改日期與時間的顯示方式選中要更改日期格式的單元格 單擊鼠標(biāo)右鍵 選擇 設(shè)置單元格格式 進(jìn)入數(shù)字選項(xiàng) 如下圖所示 選擇要設(shè)定的日期格式 更改時間的顯示方式和更改日期的方法類似 日期格式 4 8 3計(jì)算兩個日期間的天數(shù)如果想知道兩日期間的間隔天敷 或是兩時間所間隔的時數(shù) 可以建立公式來計(jì)算 間隔天數(shù) 4 8 3計(jì)算數(shù)天后的日期 45天后的日期 4 10設(shè)定資料對齊方式 方向與自動換列功能 4 10 1設(shè)定單元格資料的水平及垂直對齊方式要調(diào)整儲存格資料的對齊方式 最快的方法是選取儲存格 然後切換到開始頁次 按下對齊方式區(qū)的工具鈕來設(shè)定 設(shè)定垂直的對齊方式 設(shè)定水平的對齊方式 4 10 2設(shè)定文字的方向儲存格內(nèi)的資料預(yù)設(shè)是橫式走向 若字敷較多 儲存格寬度較窄 還可以設(shè)為直式文字 更特別的是可以將文字旋轉(zhuǎn)角度 將文字斜著放 要改變字體的方向 先選中單元格 切換到開始菜單 在對齊方式區(qū)下選擇鈕 也可以通過設(shè)置單元格格式里的對齊方式進(jìn)行設(shè)定 設(shè)定文字方向 4 10 3讓單元格的文字能自動換列先選中單元格 切換到開始菜單 在對齊方式區(qū)下選擇自動換列鈕 選擇此按鈕 4 11凍結(jié)拆分窗口 當(dāng)凍結(jié)窗格時 可以選擇在工作表中滾動時仍可見的特定行或列 其方法如下 要鎖定行 請選擇其下方要出現(xiàn)拆分的行 要鎖定列 請選擇其右側(cè)要出現(xiàn)拆分的列 要同時鎖定行和列 請單擊其下方和右側(cè)要出現(xiàn)拆分的單元格 點(diǎn)擊菜單欄 視圖 凍結(jié)拆分窗口 當(dāng)凍結(jié)窗格時 凍結(jié)窗格 選項(xiàng)更改為 取消凍結(jié)窗格 可以取消對行或列的鎖定 拆分窗格以鎖定單獨(dú)工作表區(qū)域中的行或列 指向垂直滾動條頂端或水平滾動條右端的拆分框 當(dāng)指針變?yōu)椴鸱种羔樆驎r 將拆分框向下或向左拖至所需的位置 要取消拆分 請雙擊分割窗格的拆分條的任何部分 垂直滾動條拆分框 水平滾動條拆分框 4 12數(shù)據(jù)有效性 利用數(shù)據(jù)菜單中的有效性功能可以控制一個范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)類型 范圍等 還可以快速 準(zhǔn)確地輸入一些數(shù)據(jù) 比如錄入身份證號碼 手機(jī)號這些數(shù)據(jù)長 數(shù)量多的數(shù)據(jù) 操作過程中容易出錯 數(shù)據(jù)有效性可以幫助防止 避免錯誤的發(fā)生 數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置方法如下 選定要輸入數(shù)據(jù)的區(qū)域 如F列 選擇菜單欄里的 數(shù)據(jù) 有效性 打開數(shù)據(jù)有效性對話框 設(shè)置有效性條件為 文本長度 選擇 數(shù)據(jù) 為 等于 長度欄根據(jù)需要填寫 如身份證為 18 手機(jī)號碼就填 11 這樣在單元格填寫的號碼會以科學(xué)記數(shù)法的形式出現(xiàn) 要點(diǎn)擊 設(shè)置單元格式 選擇 數(shù)據(jù) 中的文本 通過數(shù)據(jù)有效性還可以設(shè)置下拉菜單選定要設(shè)定下拉菜單的列 選擇菜單欄里的 數(shù)據(jù) 有效性 打開數(shù)據(jù)有效性對話框 設(shè)置有效性條件為 序列 在 來源 里輸入要限制輸入的值 逗號輸入時要切換到英文輸入模式 數(shù)據(jù)有效性還可以應(yīng)用于時間 日期 整數(shù) 小數(shù)等的檢查控制 數(shù)據(jù)有效性的出錯信息數(shù)據(jù)有效性的出錯信息包括 停止 警告 信息 5建立圖表 圖表類型介紹建立圖表物件調(diào)整圖表物件的位置及大小認(rèn)識圖表的組成項(xiàng)目變更圖表類型變更資料范圍 5 1圖表類型介紹 工作表中的數(shù)據(jù)若用圖表來表達(dá) 可讓數(shù)據(jù)更具體 更易于了解 Excel內(nèi)建了多達(dá)70余種的圖表樣式 你只要選擇適合的樣式 馬上就能制作出一張具專業(yè)水平的圖表 請切換到插入頁次 在圖表區(qū)中即可看到內(nèi)建的圖表類型 按下各個圖表類型鈕 可開啟Excel內(nèi)建的圖表類型 進(jìn)一步選擇副圖表類型 你可以參考5 5節(jié)的說明來更換 以下我們就簡單為你說明幾種常見的圖表類型 當(dāng)你要建立圖表前 可以依自己的需求來選擇適當(dāng)?shù)膱D表 直條圖 柱形圖是最普遍使用的圖表類型 它很適合用來表現(xiàn)一段期間內(nèi)數(shù)量上的變化 或是比較不同項(xiàng)目之間的差異 各種項(xiàng)目放置于水平坐標(biāo)軸上 而其值則以垂直的長條顯示 例如各項(xiàng)產(chǎn)品在第一季每個月的銷售量 折線圖 顯示一段時間內(nèi)的連續(xù)數(shù)據(jù) 適合用來顯示相等間隔 每月 每季 每年 的資料趨勢