文件與資料控制培訓(xùn)教材課件

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1、,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),,,*,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,,*,ISO9001:2015、ISO14001:2015、,IATF16949:2016,文件與資料控制培訓(xùn),編制人：,日 期：,ISO9001:2015、ISO14001:2015、IAT,1,文件的重要性,一、滿足標(biāo)準(zhǔn)要求,在質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)中明確要求公司建立并保持文件化的質(zhì)量管理體系，以滿足質(zhì)量管理體系運(yùn)行的需要。,,二、工作的依據(jù),通過(guò)文件知道自己的工作權(quán)責(zé)

2、內(nèi)容，明確自己的工作范圍，保持一致和穩(wěn)定的工作方式，以避免由于口頭交待、溝通工作的方式不明確。,,文件的重要性一、滿足標(biāo)準(zhǔn)要求二、工作的依據(jù),2,文件的重要性,三、改善人際關(guān)系,用于工作的依據(jù)全部在書(shū)面上有明確的要求，在執(zhí)行上大大減少了口頭式的命令和溝通，同時(shí)減少了同事之間摩擦的機(jī)會(huì)。,四、對(duì)公司外部展示公司的能力,對(duì)供方的要求形成清晰、明確的框架，并向公司的顧客或其他相關(guān)方展示公司的能力。,五、提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ),當(dāng)所有的工作要求都文件化后，可在此基礎(chǔ)上通過(guò)日常工作不斷提升管理和技術(shù)的要求。,文件的重要性三、改善人際關(guān)系四、對(duì)公司外部展示公司的能力五、,3,文件管理的目的,有章可循,照單

3、辦事,有案可查,利于追蹤,文件管理的目的有章可循,4,文件的指導(dǎo)思想,文件的指導(dǎo)思想,5,綱 要,文控職責(zé),文控范圍,文件級(jí)別,受控文件類型,文件編制、審批權(quán)限,文件編號(hào),文件發(fā)行、修訂、作廢、遺失處理流程,文件分類整理、檢索、保存,記錄的填寫(xiě)、整理、檢索、保存,,綱 要文控職責(zé),6,文 控 職 責(zé),,對(duì)公司,/,部門文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、保管、使用、更改、標(biāo)識(shí)、回收和作廢等全過(guò)程進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用的文件均為有效版本。,,按規(guī)章辦事；,按文件控制程序處理文件,,,并按要求分發(fā)文件到每個(gè)部門；,控制文件及編號(hào)；,確保所有發(fā)出的受控文件均有,“受控文件”,印章，此印章復(fù)印無(wú)效；,

4、確?，F(xiàn)場(chǎng)所使用的文件均為有效版本，作廢文件撤出現(xiàn)場(chǎng)；,對(duì)部門文件進(jìn)行分類整理、檢索、保存；,文 控 職 責(zé) 對(duì)公司/部門文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放,7,,范圍,APPLICATION,申請(qǐng),/,編制,APPROVAL,批準(zhǔn),ISSUANCE,發(fā)行,CANCEL,取消,RECALL,回收,UPDATE,更新,RETENTION,保留,CHECK,檢查,/,審核,文件控制范圍,范圍APPLICATION申請(qǐng)/編制APPROVALISSU,8,文件級(jí)別,一階文件：宗旨、方向與目標(biāo),描述,QMS,結(jié)構(gòu),--------,綱要,二階文件：闡述部門之間的運(yùn)作程序,三階文件：闡述某項(xiàng)具體操作,四階文件

5、：,QMS,運(yùn)作產(chǎn)生的證據(jù),,方針、目標(biāo),管理手冊(cè),程序文件,工作指令,質(zhì)量記錄,9,文件級(jí)別一階文件：宗旨、方向與目標(biāo)二階文件：闡述部門之間的運(yùn),文件控制方法,文件控制方法,10,文件控制流程圖,,文件控制流程圖,11,受控文件類型,手冊(cè),程序文件,操作規(guī)程,作業(yè)指導(dǎo)書(shū),工藝工序指導(dǎo),檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn),APQP,FMEA,年度質(zhì)量目標(biāo),,技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),工藝流程,管理制度,工程,/,工藝更改書(shū),外部客戶文件,年度內(nèi)外審資料,年度管理評(píng)審,表格,,受控文件類型手冊(cè),12,文件編制、審批權(quán)限,因二階文件是公司的程序運(yùn)作文件，須由相關(guān)過(guò)程部門起草，由體系工程師統(tǒng)一整合編篡。,行政部與財(cái)務(wù)部編寫(xiě)的公司管理制度類三

6、階文件，審核人須是部門最高管理者，批準(zhǔn)人須是總經(jīng)理。,文件編制、審批權(quán)限因二階文件是公司的程序運(yùn)作文件，須由相關(guān)過(guò),13,文件編寫(xiě)五要素（,5W1h,）,Who,誰(shuí)來(lái)做,What,做什么,Where,在什么地方做,When,在什么時(shí)間做,Why,為什么做,How,做得結(jié)果,文件編寫(xiě)五要素（5W1h）Who 誰(shuí)來(lái)做What,14,-,流程描述與實(shí)際不符,,-,缺乏異常情況下處理流程,,-,文件制定前沒(méi)有事先充分征求管理人員和使用者意見(jiàn),,-,各文件間同一管理內(nèi)容規(guī)定不一致，使操作者無(wú)法遵守,,-,未定期進(jìn)行文件復(fù)審,,,文件制定時(shí)應(yīng)注意,-流程描述與實(shí)際不符文件制定時(shí)應(yīng)注意,15,課堂練習(xí),

7、車間制定的工作計(jì)劃：,①車間的任務(wù)：如何提高成品率,②時(shí)間安排：1個(gè)月,③人員：車間全體員工,④所需部門：原材料倉(cāng)庫(kù)、生產(chǎn)部、質(zhì)量部,⑤獎(jiǎng)懲制度：頒發(fā)證書(shū)、獎(jiǎng)金,這份計(jì)劃書(shū)存在什么問(wèn)題？,課堂練習(xí)車間制定的工作計(jì)劃：,16,文件編號(hào)原則,文件編號(hào)原則,17,文件編號(hào)原則,文件編號(hào)原則,18,文件編號(hào)原則,文件編號(hào)原則,19,文件的分發(fā)、回收與生效,新文件制定和現(xiàn)有文件修改的時(shí)機(jī)，但不限于：,a)內(nèi)審和管理評(píng)審會(huì)議后的決定,b)體系的需求,c)新產(chǎn)品工藝開(kāi)發(fā)和產(chǎn)品過(guò)程更改,d)顧客投訴,e)糾正預(yù)防措施的改進(jìn),f)客戶更改工程標(biāo)準(zhǔn),文件的分發(fā)、回收與生效新文件制定和現(xiàn)有文件修改的時(shí)機(jī)，但不限,2

8、0,文件的分發(fā)、回收與生效,一階、二階、三階文件申請(qǐng)受控時(shí)必需要填寫(xiě)《文件申請(qǐng)單》，文件的分發(fā)部門以及份數(shù)以《文件申請(qǐng)單》為準(zhǔn)。,文控中心在收到文件連同《文件申請(qǐng)單》確認(rèn)格式無(wú)誤后,,,會(huì)在,兩個(gè)工作日內(nèi)安排受控分發(fā)，按照《文件申請(qǐng)單》上的分發(fā)份數(shù)進(jìn)行復(fù)印并裝訂，同時(shí)在復(fù)印件上蓋上“受控文件”章，文件在分發(fā)時(shí)需要填寫(xiě)《文件收發(fā)記錄表》,同時(shí)在文件控制群中通知各部門文控助理領(lǐng)取該文件,如文件升版，還需通知使用部門以舊換新。,文件的分發(fā)、回收與生效一階、二階、三階文件申請(qǐng)受控時(shí)必需要填,21,文件的分發(fā)、回收與生效,各部門指定一名文控助理，由專人對(duì)接文控中心，文控助理在文控群內(nèi)收到通知后，需于2個(gè)

9、工作日內(nèi)來(lái)文件中心領(lǐng)取并在《文件收發(fā)記錄表》上面登記；如文件升版，使用部門需將舊版文件立即退回給文控中心，并在《文件收發(fā)記錄表》上登記。,文件的分發(fā)、回收與生效各部門指定一名文控助理，由專人對(duì)接文控,22,文件的作廢及銷毀,文件已不符合現(xiàn)有要求時(shí)，發(fā)文部門對(duì)文件進(jìn)行修改后升版，填寫(xiě)《文件申請(qǐng)單》連同文件一起交由文控中心，文件受控分發(fā)后，該文件的前一版本作廢；,隨著公司的運(yùn)行，該受控文件已經(jīng)不適用，需要廢止的，由發(fā)文部門填寫(xiě)《文件申請(qǐng)單》勾選“廢止”一欄并交由文控中心，文控中心收到申請(qǐng)后需在文控群中通知相關(guān)的接收部門退回該文件，并由文控中心統(tǒng)一對(duì)該文件作廢銷毀。,文件的作廢及銷毀文件已不符合現(xiàn)有

10、要求時(shí)，發(fā)文部門對(duì)文件進(jìn)行修,23,文件申請(qǐng)單樣版,文件申請(qǐng)單樣版,24,臨時(shí)文件的管控,臨時(shí)文件僅針對(duì)研發(fā)階段及近似常規(guī)產(chǎn)品初次批量生產(chǎn)時(shí)使用的相關(guān)指導(dǎo)及技術(shù)性文件,臨時(shí)文件經(jīng)過(guò)技術(shù)部最高管理者核準(zhǔn)后生效，臨時(shí)文件由技術(shù)部統(tǒng)一進(jìn)行受控分發(fā)、回收并登記在《臨時(shí)文件收發(fā)記錄表》中，臨時(shí)文件上蓋“臨時(shí)文件”章以示區(qū)別。,臨時(shí)文件的管控臨時(shí)文件僅針對(duì)研發(fā)階段及近似常規(guī)產(chǎn)品初次批量生,25,文件的保存,各部門文控助理接收文件后須在各部門內(nèi)進(jìn)行宣導(dǎo)、傳達(dá)文件內(nèi)容并告知相關(guān)使用人員。為便于查找，各部門還需對(duì)文件建立目錄清單。文件控制助理應(yīng)保管好本部門受控文件，文件注意標(biāo)識(shí)、儲(chǔ)存、禁止亂涂亂畫(huà)，還需定期檢查

11、；如發(fā)現(xiàn)文件破損或不清晰，可持該文件到文控中心更換。,文件的保存各部門文控助理接收文件后須在各部門內(nèi)進(jìn)行宣導(dǎo)、傳達(dá),26,文件目錄清單樣版,文件目錄清單樣版,27,整理前后文件柜,整理前后文件柜,28,文件遺失,如不慎將受控文件遺失，需填寫(xiě)《文件遺失單》交由文控中心，如該文件已作廢，則無(wú)需申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)，只需在《文件收發(fā)記錄表》上備注遺失，如該文件仍有效，文控中心需按照《文件遺失單》進(jìn)行補(bǔ)發(fā)并在《文件收發(fā)記錄表》上登記。,,文件遺失如不慎將受控文件遺失，需填寫(xiě)《文件遺失單》交由文控中,29,文件遺失單樣版,文件遺失單樣版,30,記錄填寫(xiě)、整理、檢索,,記錄填寫(xiě)、整理、檢索,31,記錄控制,記錄控制,

12、32,質(zhì)量記錄控制流程圖,質(zhì)量記錄控制流程圖,33,表格的編號(hào)和格式,質(zhì)量環(huán)境管理體系運(yùn)行所使用記錄的格式不作要求，各使用部門可以自行訂制，但是所有表單上面必須有公司標(biāo)志、公司中,/,英文名稱、表單名稱,/,編號(hào)、版本等內(nèi)容。,表格的編號(hào)和格式質(zhì)量環(huán)境管理體系運(yùn)行所使用記錄的格式不作要求,34,表格樣版,表格樣版,35,表格受控,各部門將新編制的表格電子檔提供給文控中心，文控中心在收到表單后，先審定格式再受控，受控后通知相關(guān)使用部門并將表單上傳至,QQ,群共享。如后續(xù)該表格有修改，編寫(xiě)部門須重新提交新版表格給文控中心受控升版，文控中心將新版表格在,QQ,群共享中更新。,表格受控各部門將新編制的表格電子檔提供給文控中心，文控中心在,36,表格的印刷,常用記錄的表單使用印刷版，使用部門填寫(xiě)《申購(gòu)單》后轉(zhuǎn)交行政部，行政部須在,QQ,群共享表單中查找對(duì)應(yīng)的表格印刷，不能以各部門的提供的為準(zhǔn)。,表格的印刷常用記錄的表單使用印刷版，使用部門填寫(xiě)《申購(gòu)單》后,37,表格的填寫(xiě)范本,表格的填寫(xiě)范本,38,,記錄保管要求樣本,記錄保管要求樣本,39,謝謝！,謝謝！,40,