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1、 一、安排領(lǐng)導(dǎo)差旅 二、領(lǐng)導(dǎo)出差前、出差中及出差后的工作 三、認(rèn)識護(hù)照、簽證、黃皮書、機(jī)票 財(cái)經(jīng)文員崗位實(shí)訓(xùn) 商務(wù)旅行 安排領(lǐng)導(dǎo)差旅 案例 移動通信公司領(lǐng)導(dǎo)因公務(wù)需要，攜王秘書 到西安出差，主要是洽談手機(jī)生產(chǎn)項(xiàng)目合作 前期有關(guān)事宜，請思考小王出差前要做哪些 準(zhǔn)備工作？假如小王沒有隨同領(lǐng)導(dǎo)一起出差， 那在領(lǐng)導(dǎo)出差中、出差后，小王要做哪些工 作？ 1、業(yè)務(wù)資料：收集西安公司的有關(guān)材料、講話稿、 備忘錄、合同、協(xié)議、請柬等 2、旅行相關(guān)資料：介紹信、選擇去西安的旅行方式， 查詢火車、航空等信息資料，并進(jìn)行書面整理，形成 日程表 3、有關(guān)事務(wù)：預(yù)訂車、機(jī)票、旅館、出入境事
2、務(wù)。 預(yù)留相關(guān)的聯(lián)系電話 4、辦公用品： 5、個人物品： 一、旅行前準(zhǔn)備工作 二、安排旅行計(jì)劃 1、出差的時(shí)間、啟程及返程日期，接站安排 2、出差的路線、終點(diǎn)及途經(jīng)地點(diǎn)和住宿安排 3、會晤計(jì)劃（人員、地點(diǎn)、日期和時(shí)間） 4、交通工具的選擇 5、需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料。 6、旅行內(nèi)容：行程安排，約會、會議計(jì)劃，會晤人 員的名單背景，會晤主題 7、旅行日程表（見 EXCEL表） 8、上司或接待人的特別要求 9、差旅費(fèi)用 制作旅程表 思考 1、旅程計(jì)劃表主要包括哪些內(nèi)容？ 2、旅程表和旅行計(jì)劃，哪個更詳細(xì)？ 看 EXCEL表
3、制作旅程表 （一）旅程計(jì)劃表主要包括哪些內(nèi)容？ 日期、時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具、 具體事項(xiàng)、備注 制作旅程表 （二）旅行計(jì)劃（日程表）具體要求是什么？ 1.復(fù)印三份：上司；上司家屬；辦公室存檔。 2.時(shí)間不可太緊，應(yīng)留有余地； 3.了解目的地相關(guān)情況：氣候；交通等。 4.如有可能，應(yīng)多準(zhǔn)備幾份旅行計(jì)劃，供上司參考。 安排旅行日程的相關(guān)知識點(diǎn) 1、明確上司的旅行意圖、目的的、旅行時(shí)間、到在目的后的商務(wù)活動 計(jì)劃。 2、了解上司對交通工具及食宿的要求，熟悉公司對出差的有關(guān)規(guī)定。 3、制定旅程表時(shí)，向相關(guān)部門索取旅行資料，了解當(dāng)?shù)亟煌üぞ哌\(yùn)行 情況，旅行路線、
4、旅館環(huán)境情況，目的地的貨幣、外匯管理規(guī)則，經(jīng)商 特點(diǎn)及有關(guān)護(hù)照、簽證、健康規(guī)定等常識。 4、需要中轉(zhuǎn)時(shí)，盡量選擇銜接時(shí)間在 2-4小時(shí)之間的班機(jī)，減少時(shí)間的 浪費(fèi)。 5、旅行計(jì)劃按時(shí)間編排，簡單明了，并留有余地。 6、國際旅行時(shí)注意時(shí)差問題。 7、建議多擬定幾個旅行方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇。 秘書在領(lǐng)導(dǎo)出差前、中、后的工作 確定出差目的和日期； 確認(rèn)總經(jīng)理出差陪同人 與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、 所到地地址、需要的路程時(shí)間、接待人員等信息。） 確定行程，預(yù)定機(jī)票（注意選擇好航空公司、機(jī)型及班次）、酒店（選 擇總經(jīng)理習(xí)慣的酒店、熟悉酒店
5、的電話、傳真等）、接 /送機(jī)人員（明確 接送機(jī)人的聯(lián)系方式）； 完善細(xì)致周到的日程表（時(shí)間、地點(diǎn)、對方參會人、議程等）（見范例） 根據(jù)總經(jīng)理的習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品（見物品攜帶表）。 擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和 復(fù)印件（財(cái)務(wù)部等）。 了解外匯，辦理兌換外幣 收集所到國的背景資料 出差前 在第一時(shí)間掌握總經(jīng)理到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權(quán)人及其它 相關(guān)人員。 根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時(shí)通報(bào)公司及 GM關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況； 配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作，及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。 根據(jù)情況及時(shí)與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，及時(shí)調(diào)整日程安
6、排； 出差中 及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展； 出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn) 發(fā)相關(guān)人員或存檔； 向總經(jīng)理認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。 各種差旅費(fèi)用報(bào)銷； 跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜； 出差后 思考 上司出差，需要準(zhǔn)備哪些物品？ 名片 若干 日程表 證件（身份證、護(hù)照、港澳 通行證、邊防證等） 筆記本電腦和 ppt（保 存在桌面）、 ppt備份 軟盤 2張 往返機(jī)票（將保險(xiǎn)費(fèi)保留在 秘書手中） 書面講話稿及素材 2份 活動或會議等背景材料 出訪地聯(lián)系人通訊錄 準(zhǔn)備現(xiàn)金或信用卡注款 備用筆等文具 *準(zhǔn)備一支彩色筆 禮品 *
7、包裝 應(yīng)急藥及常用藥品 出差物品攜帶表 相關(guān)知識 （一）上司出差時(shí)，秘書應(yīng)準(zhǔn)備些什么？ 1.旅行計(jì)劃； 2.搜集相關(guān)商務(wù)洽談資料； 3.旅館信息； 4.旅行用品； 5.差旅費(fèi)； 6.行李準(zhǔn)備。 什么是護(hù)照？ 什么是簽證？ 什么叫“黃皮書”？ 護(hù)照：某國公民出入本國國境和 在國外旅行或居留時(shí)，由本國發(fā) 給的一種證明公民國籍和身份的 合法證件。我國的分為：外交護(hù) 照、公務(wù)護(hù)照、普通護(hù)照三種。 普通護(hù)照又可分為因公的和因私 的兩種。 簽證：一個主權(quán)國家在本國或外國公民所 持的護(hù)照或其他旅行證件上的簽注、蓋印， 以表示允許其出入本國國境或者經(jīng)過國境 的證明。若把護(hù)照看成是身份證，簽證就 是出入證。我國的簽證一般在護(hù)照上。 黃皮書的英文為： International ertificate Of Vaccination 它是國際衛(wèi)生組織為了保障出入國 境人員的人身健康，防止某些疾病 傳染流行所要求的證明。 機(jī)票信息??！ 上司臨時(shí)交辦事項(xiàng) 特點(diǎn)： 廣泛性 臨時(shí)性 具體性 緊迫性 辦理上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的原則 1、積極主動，千方百計(jì) 2、符合政策，靈活變通 3、件件有著落，事事有回音
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