淺談基層單位檔案室數(shù)碼照片檔案的管理工作

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1、淺談基層單位檔案室數(shù)碼照片檔案的管理工作 淺談基層單位檔案室數(shù)碼照片檔案的管理工作 摘 要 科學(xué)技術(shù)的開展，促進(jìn)了檔案類型的多樣化，特別是數(shù)碼相機(jī)的普及和應(yīng)用，對照片存檔提出了更高的要求。本文試圖針對數(shù)碼照片的特性和基層檔案室數(shù)碼照片檔案保管的現(xiàn)狀，對數(shù)碼照片如何有效地歸檔和管理做出了探討，以到達(dá)更好地提高數(shù)碼照片檔案的利用率及有效保管的目的。 關(guān)鍵詞 數(shù)碼照片 檔案保存 利用 中圖分類號：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 近年來，隨著經(jīng)濟(jì)的飛速開展和科技的進(jìn)步，數(shù)碼相機(jī)陸續(xù)進(jìn)入了各個單位和尋常百姓家，數(shù)碼相機(jī)的出現(xiàn)和使用給照片檔

2、案的利用和征集工作帶來了更多的方便，但也對照片檔案的管理提出了更高的要求，數(shù)碼照片一旦喪失就會造成不可挽救的損失，所以如何科學(xué)有效地管理數(shù)碼照片檔案成為檔案工作者關(guān)心的話題。 1 數(shù)碼照片的特性 數(shù)碼照片是一種靜態(tài)圖像文件，用掃描儀，數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備獲得；以數(shù)碼形式存儲，以磁帶，磁盤或光盤等為載體；依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀，處理；并且可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片，文字說明兩局部組成。 數(shù)碼照片與傳統(tǒng)照片相比，具有許多的優(yōu)勢——成像快、處理快、傳輸快、編輯快、查閱快、歸檔快等，除此之外還有存儲久、應(yīng)用廣泛等特點(diǎn)。 更重要的是，數(shù)碼照片有很大的應(yīng)用范圍

3、，既可以在自己的相機(jī)和計(jì)算機(jī)上顯示、瀏覽、處理，還可以與打印機(jī)、刻錄機(jī)、幻燈機(jī)、電視機(jī)等多種外連設(shè)備連接傳輸，更能與局域網(wǎng)中多臺電腦或各個網(wǎng)站互相聯(lián)體工作，通過網(wǎng)上發(fā)布。但由于數(shù)碼產(chǎn)品的特性，數(shù)碼照片往往也存在一些缺點(diǎn)，譬如對軟、硬件的依賴、信息的易改、數(shù)據(jù)不能兼容共享、真?zhèn)坞y辨等。 2 數(shù)碼照片檔案的現(xiàn)狀 2.1 數(shù)碼照片檔案的收集范圍廣 就基層單位而言，聲像檔案的采集一般是由本單位的綜合管理科或者是宣傳部門來負(fù)責(zé)的，因而收集點(diǎn)相對集中，但是數(shù)碼相機(jī)的普及和智能電子設(shè)備的廣泛應(yīng)用，使基層單位的很多部門都擁有采集聲像資料的設(shè)備，但是基層單位的大局部拍攝人員和管理者并沒有

4、歸檔意識，造成了每個科室都保存著很多數(shù)碼照片資料，如果檔案管理人員不及時溝通協(xié)調(diào)保存這些資料，很可能造成檔案的遺失。 2.2 數(shù)碼照片檔案的整理難度大 首先，數(shù)碼照片的收集歸檔比擬繁瑣。很多基層單位的工作人員拍攝完只是簡單地將照片存儲在電腦上，由于沒有進(jìn)行過檔案管理的根底培訓(xùn)，所以很難對數(shù)碼照片資料進(jìn)行根底篩選、分類、編寫圖片說明等初步整理工作。另外，在檔案管理人員收交照片時，只是簡單地把照片復(fù)制給檔案管理人員，照片內(nèi)容重復(fù)，質(zhì)量也參差不齊，所以檔案管理人員不得不把這些資料再重新進(jìn)行篩選編排，刻錄及編入歸檔等大量繁瑣工作。 其次，對數(shù)碼照片的整理方法不標(biāo)準(zhǔn)。大局部照片拍

5、攝人員缺乏檔案歸檔的根本知識，造成了對照片的整理方法不一致，在歸檔過程中給檔案管理人員制造了大量的繁瑣工作。 2.3 數(shù)碼照片檔案的保管平安隱患多 一是數(shù)碼照片容易損壞。就保存和使用而言，數(shù)碼照片是完全基于電腦硬件、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的。在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中，電腦病毒的侵入、硬件的故障和軟件升級等的出錯都有可能造成數(shù)據(jù)文件喪失或被嚴(yán)重破壞。另外，一些操作人員的錯誤操作，刪除認(rèn)為“無用〞的照片，而這些照片又未作備份，都會導(dǎo)致這些數(shù)碼照片檔案的流失。二是數(shù)碼照片容易篡改。目前，很多圖像編輯軟件非常容易就可以對其圖像內(nèi)容進(jìn)行修改，并可以把圖片改得面目全非，而不露痕跡。三是存儲設(shè)備并不可靠

6、。電腦病毒、隨時有可能發(fā)生的硬件故障及參差不一的光盤質(zhì)量等都可造成數(shù)碼照片檔案的喪失。 2.4 數(shù)碼照片檔案檢索利用復(fù)雜 目前，許多基層單位的辦公系統(tǒng)大多忽略數(shù)碼照片檔案的管理，除了在檔案室的電腦上檢索和查找數(shù)碼照片外，并沒有較好的檢索途徑，因而出現(xiàn)數(shù)碼照片的檢索查閱難的現(xiàn)象，致使數(shù)碼照片檔案資源難以得到有效的利用。 3 做好照片檔案收集的根本途徑 加大宣傳力度，提高對照片檔案管理重要性的認(rèn)識。大力宣傳?中華人民共和國檔案法?、?照片檔案管理標(biāo)準(zhǔn)?等法律法規(guī)，使更多領(lǐng)導(dǎo)、照片拍攝者和檔案工作人員拋棄陳舊的思想觀念，不能只重視文書檔案而無視照片檔案，從思想上切實(shí)把

7、照片檔案管理作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容來抓。 建立健全歸檔制度，標(biāo)準(zhǔn)照片檔案管理工作。建立健全照片檔案歸檔制度是做好照片檔案工作的前提和保證。根據(jù)各部門的工作特點(diǎn)，制訂切實(shí)可行的照片檔案歸檔制度，明確各單位照片檔案的收集范圍、歸檔時間和歸檔要求。 加強(qiáng)重要展覽、重要活動、重大事件等圖片的征集力度。在重要活動、重大事件中及時通過采取舉辦展覽、有獎?wù)鞲宓榷喾N方式將大量有價值的圖片征集進(jìn)檔案室，這必定會對豐富檔案室和提供利用等具有重要意義。 加強(qiáng)檔案工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)。不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟練掌握專業(yè)根本技能，最大限度地將照片檔案拍攝好、整理好，發(fā)揮照片檔案的作用。

8、 4 嚴(yán)把照片檔案收集標(biāo)準(zhǔn) 對于歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)要求編寫相應(yīng)的文字說明來辦理移交手續(xù)，文字說明二者應(yīng)齊全。數(shù)碼照片收集時應(yīng)轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一格式，并對最低像素及掃描線數(shù)做出要求。重要的數(shù)碼照片應(yīng)同時沖洗紙質(zhì)照片歸檔，歸檔時應(yīng)標(biāo)明互見號。 5 照片檔案的整理 照片檔案來源于社會各個領(lǐng)域，其真實(shí)、形象、生動的特點(diǎn)是一般文字材料所不能代替的。納入檔案室的照片檔案，由于不可能來自同一個部門或個人，所以在整理標(biāo)準(zhǔn)上有著很大的差異，因此必須在整理上下功夫。 5.1 整理原那么 照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原那么。

9、 5.2 照片檔案保管期限的劃分 保管期限是按照片的價值劃定的存留年限，分為永久和定期兩種。 5.3 照片檔案密級的劃分 密級是指照片、底片保密程度的等級。密級的劃定按照?中華人民共和國保守國家秘密法?、?中華人民共和國保守國家秘密法實(shí)施方法? 等有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 5.4 數(shù)碼照片光盤的編目 數(shù)碼照片光盤的封面。在光盤的包裝盒上貼上符合相應(yīng)的檔案書寫要求的封面，包括全宗名稱，題名，全宗號，目錄號，光盤號以及形成的時間，照片的張數(shù)，套別，制作人，審核人還有制作時間等。數(shù)碼照片光盤案卷目錄的格式。與常規(guī)照片檔案目錄的編制格式根本相同，區(qū)別是張數(shù)改為盤數(shù)。案卷號在檔

10、案室編一欄中填寫，案卷號與文書檔案一樣，排大流水號，題名應(yīng)概括案卷內(nèi)全部照片的根本主題，年度要準(zhǔn)確，張數(shù)要填寫盤內(nèi)照片的實(shí)際數(shù)。保管期限要劃分準(zhǔn)確。 6 關(guān)于數(shù)碼照片檔案的妥善保管 數(shù)碼照片的保存最重要的是要保護(hù)其平安性。比方光盤是有壽命的，而自刻的光盤更容易被損壞；信息管理系統(tǒng)的軟硬件可能被損壞，也可能受病毒侵害。因此，要定期檢查歸檔后數(shù)碼照片的保存情況，并對其進(jìn)行定期轉(zhuǎn)存遷移，而且要做好?數(shù)碼照片檔案遷移登記表?的記錄，把它作為數(shù)碼照片的檔案管理材料進(jìn)行保存。將重要的照片制作成相應(yīng)的底片或?qū)?shù)碼照片進(jìn)行加工制作成縮微品，會大大提高其保存的平安性，并且也會大大延長其保存的周期

11、。 進(jìn)行關(guān)于數(shù)碼照片檔案的信息管理系統(tǒng)的建立。建立信息管理系統(tǒng)會使數(shù)碼照片保存的時間更長，平安系數(shù)更高；容易標(biāo)準(zhǔn)和保存原數(shù)據(jù)的信息；系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)碼照片檔案可以方便于檢索以及共享利用。 數(shù)碼照片同紙質(zhì)照片的有機(jī)銜接。對需要永久或長期保管的重要的數(shù)碼照片應(yīng)在整理數(shù)碼照片的同時，還要對沖洗出的紙質(zhì)照片進(jìn)行同步整理，并且按照國家標(biāo)準(zhǔn) ?照片檔案管理標(biāo)準(zhǔn)?對紙質(zhì)照片與數(shù)碼照片一起進(jìn)行歸檔并保存。將所有照片數(shù)據(jù)錄在同一個數(shù)據(jù)庫中，建成內(nèi)容完整、系統(tǒng)、一致的照片檔案數(shù)據(jù)庫，從而實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、檢索查找方便的目的。 多重備份和適時遷移。對于數(shù)據(jù)備份， 數(shù)碼照片光盤應(yīng)一式三套，一套封存

12、保管，一套供查閱使用，一套異地保存。適時遷移是為了保證能夠在開展的環(huán)境中識別、使用和檢索數(shù)字資源，根據(jù)軟件、硬件的開展把數(shù)字資源遷移到不同的軟件或硬件環(huán)境下。因此，在數(shù)碼照片的檔案管理過程中，應(yīng)該根據(jù)不同的情況，采取相應(yīng)的措施，從而保證數(shù)碼照片檔案保存的平安性。 對于光盤的存放應(yīng)注意，必須放在用塑料包裝的堅(jiān)硬的盒內(nèi)豎立存放，以防擠壓。注意不得彎折，也不得堆疊存放。 7 采取多種形式，充分利用照片檔案的優(yōu)勢，做好提供利用工作 保存照片檔案的目的是為了提供利用。提供利用的方式應(yīng)根據(jù)收藏照片檔案的具體情況和主要效勞對象確定。 查閱效勞是利用者直接來檔案室查找照片檔案或

13、來涵要求代查有照顧片，利用者所需要的照片可通過復(fù)制的方式提供 。利用照片舉辦各種類型的展覽，既可擴(kuò)大照片檔案工作的影響，提高檔案工作的地位。圍繞本單位重點(diǎn)工作，編輯綜合性、專題性的畫冊、畫頁，開展積極有效的宣傳，也是能夠得到領(lǐng)導(dǎo)和群眾歡送的有效途徑。 總之，基層檔案室數(shù)碼照片檔案的有效管理，不僅可以提高檔案利用的效率，提高辦事效能，也是社會開展的必經(jīng)過程。我們要加強(qiáng)基層檔案室管理工作，為促進(jìn)中國社會健康開展做出應(yīng)有的奉獻(xiàn)。 參考文獻(xiàn) 【1】 李麗萍.數(shù)碼新聞?wù)掌臋n案管理[J].新聞采編，2021. 【2】 趙九軒.論數(shù)碼照片檔案管理[J].山西科技，2021. 【3】 安殿堂.提高照片檔案質(zhì)量和管理水平的幾點(diǎn)建議[DB/OL].甘肅檔案信息網(wǎng)，2021. 【4】 楊瑞方.論數(shù)碼照片檔案管理的新模式[J].蘭臺世界，2006.