數(shù)碼照片檔案管理問題研究

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1、數(shù)碼照片檔案管理問題研究 摘要：信息化時(shí)代為數(shù)碼照片的管理提供了方便，同時(shí)為數(shù)碼照片管理提出了挑戰(zhàn)。本文闡述了數(shù)碼照片檔案管理制度不完善、數(shù)碼照片歸檔不規(guī)范以及安全保管存在隱患等問題，并有針對性地制定更加有效的對策，以期對提升數(shù)碼照片檔案的管理水平有現(xiàn)實(shí)性的指導(dǎo)作用。 關(guān)鍵詞：數(shù)碼照片檔案;歸檔制度;安全保管 數(shù)碼照片檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的，對國家和社會具有保存價(jià)值，并歸檔保存的數(shù)碼照片。近幾年，許多單位產(chǎn)生的數(shù)碼照片越來越多，被運(yùn)用得越來越廣泛，但是管理的難度越來越大，存在的問題也越來越突出。因此，必須建立完善的

2、數(shù)碼照片檔案管理制度，規(guī)范數(shù)碼照片歸檔流程，提高對數(shù)碼照片檔案的管理水平，以便為各項(xiàng)工作服務(wù)。 一、數(shù)碼照片檔案管理存在的問題 （一）數(shù)碼照片歸檔意識淡薄。有些部門的數(shù)碼照片是兼職檔案員拍攝和整理的，而很多兼職檔案員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對數(shù)碼照片的重要性認(rèn)識不足，不但歸檔意識淡薄，而且也缺乏數(shù)碼照片整理的專業(yè)知識。其拍攝的數(shù)碼照片被散亂保存在個(gè)人或部門當(dāng)中，導(dǎo)致數(shù)碼照片收集不全。（二）缺乏完善的數(shù)碼照片檔案管理制度。由于缺乏具體的數(shù)碼照片檔案管理制度，沒有進(jìn)一步細(xì)化數(shù)碼照片形成部門的職責(zé)和歸檔要求；數(shù)碼照片的拍攝人員和數(shù)碼照片管理人員分工不明確，使得拍攝的數(shù)碼照片

3、質(zhì)量參差不齊。例如，單位部門舉辦活動(dòng)時(shí)，一般由宣傳科人員拍攝，同時(shí)本部門的人也會拍照，由于相機(jī)的格式不同，拍攝人的技術(shù)水平高低不一，拍攝出的數(shù)碼照片質(zhì)量也不同，導(dǎo)致數(shù)碼照片良莠不齊，有的可以歸檔，有的無法歸檔。（三）管理不規(guī)范，查閱利用比較困難。數(shù)碼照片沒有經(jīng)過系統(tǒng)的整理，形成的信息不完整。在查閱利用數(shù)碼照片時(shí)，因?yàn)椴痪邆渫暾臋z索條件，查閱者就很難查閱到需要的照片。有的拍攝人員很少對數(shù)碼照片進(jìn)行分類整理，有一部分雖然進(jìn)行了分類和編寫照片說明，但非常不規(guī)范，分辨率和歸檔格式不符合歸檔要求，影響了數(shù)碼照片的完整性和規(guī)范性。例如，作者單位拍攝人員只填寫了數(shù)碼照片內(nèi)容，沒有填寫背景信息，一些數(shù)碼照片

4、被移交到檔案管理部門后，由于信息不完整，無法提供利用。（四）安全保管存在隱患。數(shù)碼照片對軟、硬設(shè)備的依賴性較大，當(dāng)儲存設(shè)備的條件發(fā)生變化或設(shè)備發(fā)生故障時(shí)都會威脅數(shù)碼照片的安全。同樣，如果數(shù)據(jù)備份工作沒做到位，也會導(dǎo)致數(shù)碼照片損壞。例如，如果電腦發(fā)生故障可能導(dǎo)致數(shù)碼照片丟失，或者電腦病毒侵入、圖像管理軟件不完善，也會造成數(shù)碼照片丟失。 二、數(shù)碼照片檔案管理的研究對策 (一)提高數(shù)碼照片歸檔意識。檔案部門可以加大對數(shù)碼照片的宣傳力度，同時(shí)運(yùn)用鮮活的照片展（比如職工活動(dòng)、技術(shù)競賽、知識比賽等的照片），提高職工對數(shù)碼照片的歸檔意識；加強(qiáng)拍攝技術(shù)指導(dǎo)和數(shù)碼照片專業(yè)知識培訓(xùn)

5、，從基礎(chǔ)上、源頭上保證數(shù)碼照片的拍攝質(zhì)量，使形成數(shù)碼照片的部門做到及時(shí)拍攝、及時(shí)整理，規(guī)范填寫相關(guān)照片信息，確保數(shù)碼照片歸檔完整。同時(shí)，單位要配備先進(jìn)的數(shù)碼相機(jī)、電腦和刻錄機(jī)，保證數(shù)碼照片拍攝質(zhì)量和數(shù)據(jù)信息的連續(xù)性與可用性。(二)建立數(shù)碼照片檔案規(guī)章制度。單位要制定和完善數(shù)碼照片檔案管理制度，明確數(shù)碼照片的各項(xiàng)要求，以及數(shù)碼照片形成部門和兼職檔案員職責(zé)，對產(chǎn)生數(shù)碼照片的部門例行檢查。筆者單位對數(shù)碼照片檔案的具體管理如下：1.建立歸檔制度。按照數(shù)碼照片的價(jià)值，參照《文書檔案歸檔范圍和保管期限》，制定數(shù)碼照片的歸檔范圍和保管期限。在檔案部門的指導(dǎo)下，統(tǒng)一管理，明確數(shù)碼照片形成部門和個(gè)人責(zé)任、歸檔時(shí)

6、間、歸檔要求。檔案管理人員與形成數(shù)碼照片部門經(jīng)常溝通，并給予指導(dǎo)，要求各部門在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理重要照片并移交宣傳科，宣傳科將其定期移交給檔案管理部門。2.制定數(shù)碼照片檔案管理辦法。為規(guī)范數(shù)碼照片管理，提高管理水平，筆者單位根據(jù)《北京市昌平區(qū)數(shù)碼照片檔案管理辦法》，并結(jié)合本單位的工作實(shí)際，制定了《北京市昌平區(qū)婦幼保健院數(shù)碼照片檔案管理辦法》，用于指導(dǎo)數(shù)碼照片的收集、整理、歸檔、鑒定和保管等重要工作環(huán)節(jié)，明確檔案管理人員和部門職責(zé)，建立監(jiān)督機(jī)制，落實(shí)數(shù)碼照片的檔案管理制度。（三）規(guī)范數(shù)碼照片檔案管理。1.全面收集數(shù)碼照片。凡是單位工作活動(dòng)中直接形成的、具有參考和利用價(jià)值的數(shù)碼照片都應(yīng)歸檔保存，如

7、反映單位建筑面貌、領(lǐng)導(dǎo)視察、黨政活動(dòng)、工會活動(dòng)、科研科教、創(chuàng)新成果等的照片。收集具有代表性的數(shù)碼照片，篩選出來反映事情全貌、活動(dòng)過程的數(shù)碼照片；從數(shù)碼照片產(chǎn)生源頭抓起，收集歸檔責(zé)任到人。拍攝者形成的數(shù)碼照片連同文字材料要及時(shí)移交宣傳科，宣傳科接收后，按照規(guī)定篩選、整理、編寫文字說明，定期移交給檔案室管理人員，以保證數(shù)碼照片收集完整。2.鑒定數(shù)碼照片及存儲載體的質(zhì)量。宣傳科人員將數(shù)碼照片移交到檔案部門后，檔案管理人員對數(shù)碼照片進(jìn)行鑒定，移交的數(shù)碼照片必須是原圖，無添加修改；核對數(shù)碼照片的圖像、文字和內(nèi)容是否相符，背景信息和文字說明是否完整。同時(shí)，宣傳科按照要求進(jìn)行分類存儲，移交時(shí)將數(shù)碼照片連同文

8、字說明、電子目錄等一起交接，檔案部門人員檢查存儲載體的質(zhì)量、保存格式、技術(shù)參數(shù)等。3.分類整理數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案包括背景信息和元數(shù)據(jù)。檔案部門要明確要求數(shù)碼照片格式為JPEG格式，像素為500萬（25601920），保證載體信息不丟失；要求按照“保管期限—形成年度—組號”分類，填寫數(shù)碼照片的歸檔說明，描述每組照片和每張照片的文字信息，要求圖像與文字相符、文字信息齊全。如2020年某科拍攝的某某會議數(shù)碼照片是2020年第二組第二張照片，期限為定期，該組的文件名為：02-2020-0002-0002.jpg。數(shù)碼照片存放在檔案室計(jì)算機(jī)D盤下，在D盤上創(chuàng)建數(shù)碼照片總文件夾，在總文件夾內(nèi)創(chuàng)建各年度

9、和不同期限（永久、30年）的層級文件夾，組文件夾命名包括組號與數(shù)碼照片的主要信息。4.建立數(shù)碼照片數(shù)據(jù)庫。單位檔案部門需要建立數(shù)碼照片數(shù)據(jù)庫，借助數(shù)碼照片檔案管理軟件，使利用者通過超級鏈接實(shí)現(xiàn)快速檢索利用。以筆者單位為例，檔案員將數(shù)碼照片檔案信息全部錄入計(jì)算機(jī)，使著錄信息與計(jì)算機(jī)內(nèi)保存的數(shù)碼照片一一對應(yīng)。如圖1所示，2018年昌平區(qū)婦幼保健院數(shù)碼照片檔案數(shù)據(jù)庫包括：全宗號、保管期限、年度、部門、照片組號、張?zhí)?、參見號、攝影者、時(shí)間、分說明、總說明、存儲文件名等。數(shù)碼照片的文字說明反映照片內(nèi)容和背景信息，可以為以后利用打下基礎(chǔ)。文字說明包括兩種：一種是總說明，以組為單位先對每組照片所反映的內(nèi)容進(jìn)

10、行總體說明，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、攝影者等基本要素；另一種是分說明，即對本張照片的說明，照片內(nèi)容包含人物時(shí)要寫清楚人物的單位、職務(wù)、、在圖中的位置，以提升本張照片的價(jià)值，反映照片內(nèi)容的含義。（四）采取措施確保數(shù)碼照片安全保管。1.加強(qiáng)數(shù)碼照片檔案保存。將電腦中的數(shù)碼照片，刻錄到不可擦寫光盤上進(jìn)行脫機(jī)保存。以筆者單位為例，每年將所有的數(shù)碼照片在計(jì)算機(jī)中保存一份，在光盤中保存多份。計(jì)算機(jī)與外部網(wǎng)絡(luò)隔離，并實(shí)行單機(jī)管理。在光盤刻錄時(shí)，按照“期限—年度—組號”進(jìn)行刻錄，不同年度的數(shù)碼照片不能刻錄在一張光盤中。光盤刻錄一式三套，封存保管一套，提供查閱一套，移交上級檔案館一套，每張光盤寫上保存

11、內(nèi)容的相關(guān)屬性，并建立數(shù)碼照片檔案光盤目錄，方便對數(shù)碼照片對外提供利用，也可防止數(shù)碼照片的丟失或損壞，確保其安全。2.做好數(shù)碼照片的安全存儲。將數(shù)碼照片存儲到符合要求的光盤載體上進(jìn)行移交，并且檔案人員要檢查照片檔案的清晰度和準(zhǔn)確性，對存儲的數(shù)碼照片進(jìn)行用戶權(quán)限審計(jì)，防止用戶對數(shù)碼照片檔案非法篡改。此外，還要對數(shù)碼照片目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，以確保數(shù)據(jù)庫的安全；控制檔案庫房的溫濕度，將數(shù)碼照片的光盤放在包裝盒內(nèi)，豎立擺放，不能擠壓，避免用手直接觸摸光盤；遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場和紫外線，定期對光盤抽樣機(jī)讀檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取恢復(fù)措施，確保數(shù)碼照片檔案的真實(shí)性和安全性。 隨著信息化的快速發(fā)展，數(shù)碼照片檔案管理水平不斷提高。檔案管理人員應(yīng)具備現(xiàn)代化的信息服務(wù)意識和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷研究數(shù)碼照片管理手段和信息化的技術(shù)處理能力，掌握相關(guān)規(guī)范要求，嚴(yán)格按照規(guī)范對數(shù)碼照片歸檔，并對數(shù)碼照片檔案的管理進(jìn)行創(chuàng)新，最大限度發(fā)揮數(shù)碼照片檔案的價(jià)值，助力單位的建設(shè)和發(fā)展。 參考文獻(xiàn)： 【2】王英瑋.《數(shù)碼照片歸檔和管理規(guī)范》解讀與思考.北京檔案，2018（10）：20-24.