MBA《行政管理人員的修煉》實戰(zhàn)講義全集第05講 文秘的時間管理

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1、第五講 行政文秘的時間管理 廣東眾行管理顧問有限公司提供課程程序課程程序 1分析時間分析時間2診斷工作環(huán)境，提高工作效率診斷工作環(huán)境，提高工作效率3立即改變立即改變4.跨越時間管理陷阱跨越時間管理陷阱一一.分析時間分析時間n每天留出時間進行回顧，調(diào)整優(yōu)先次序，每天留出時間進行回顧，調(diào)整優(yōu)先次序，舍棄無效的工作舍棄無效的工作n分解困難的任務(wù)，逐個擊破分解困難的任務(wù)，逐個擊破n在上班的路上大致計劃一下當天的工作在上班的路上大致計劃一下當天的工作n將工作日以將工作日以30分鐘進行分割分鐘進行分割n及時更新工作日志及時更新工作日志記憶往往是不可靠記憶往往是不可靠的。的。診斷工作環(huán)境，提高工作效率診斷工

2、作環(huán)境，提高工作效率辦公室里彌漫的辦公室里彌漫的4大效率毒素：大效率毒素：1.聲音干擾聲音干擾2.職能干擾職能干擾3.空間干擾空間干擾4.設(shè)備干擾設(shè)備干擾討論：n如何排除辦公室如何排除辦公室4大效率毒素？大效率毒素？辦公室辦公室“排毒排毒4味丸味丸”第一味：根據(jù)工作需求和程序從新安排辦第一味：根據(jù)工作需求和程序從新安排辦 公桌公桌第二味：保障公共空間和私人空間的獨立第二味：保障公共空間和私人空間的獨立第三味：有效利用辦公設(shè)備第三味：有效利用辦公設(shè)備第四味：利用設(shè)備和訓(xùn)練減少聲音的干擾第四味：利用設(shè)備和訓(xùn)練減少聲音的干擾小辦公室排毒案例小辦公室排毒案例n辦公室面積：辦公室面積：14平方米平方米n

3、辦公室人員：辦公室人員：n主管主管1人人n秘書秘書1人人n下屬下屬3人人n辦公設(shè)備：辦公設(shè)備：n文件柜、公用電腦、文件柜、公用電腦、5張辦公桌等張辦公桌等小辦公室排毒案例（續(xù)）小辦公室排毒案例（續(xù)）個人辦公需求：個人辦公需求：n主管：多項（個人任務(wù)、給秘書安排任主管：多項（個人任務(wù)、給秘書安排任務(wù)、接待訪客）務(wù)、接待訪客）n秘書：兩項（個人任務(wù)、接受主管安排秘書：兩項（個人任務(wù)、接受主管安排的）的）n下屬：單項（個人任務(wù)）下屬：單項（個人任務(wù)）小辦公室排毒案例（續(xù)）小辦公室排毒案例（續(xù)）n主管：主管：辦公桌應(yīng)和秘書最近，并擁有獨立的辦公桌應(yīng)和秘書最近，并擁有獨立的接待空間，以保證不會給下屬造成

4、干擾接待空間，以保證不會給下屬造成干擾n秘書：秘書：和主管辦公室最近，和主管頻繁溝通和主管辦公室最近，和主管頻繁溝通不會影響其他同事不會影響其他同事n下屬：下屬：不受干擾的個人辦公空間不受干擾的個人辦公空間 效率專家挑錯辦公室效率專家挑錯辦公室n（圖（圖1）80分分n錯誤錯誤1：辦公室沒有隔斷就會有很大的聲音干辦公室沒有隔斷就會有很大的聲音干擾。如果使用隔板，情況將大大緩解。為了保擾。如果使用隔板，情況將大大緩解。為了保證照明證照明，最好給每人配備照明用臺燈。，最好給每人配備照明用臺燈。n錯誤錯誤2：公共通道有些狹窄，但好在不會影響公共通道有些狹窄，但好在不會影響他人他人效率專家挑錯辦公室效率

5、專家挑錯辦公室n（圖（圖2）60分分n錯誤錯誤1 公共通道和私人空間交叉公共通道和私人空間交叉n錯誤錯誤2 接待空間在辦公室盡頭接待空間在辦公室盡頭n錯誤錯誤3 秘書與主管座位離開太遠秘書與主管座位離開太遠n錯誤錯誤4 電腦顯示器朝向不對，造成反光電腦顯示器朝向不對，造成反光n錯誤錯誤5 辦公室沒有隔板，聲音干擾嚴重辦公室沒有隔板，聲音干擾嚴重n錯誤錯誤6 適合安放辦公桌的窗口位置被文件柜適合安放辦公桌的窗口位置被文件柜占據(jù)占據(jù)效率專家挑錯辦公室效率專家挑錯辦公室n（圖（圖3）70分分 n錯誤錯誤1 公共通道過長公共通道過長n錯誤錯誤2 主管個人空間失去接待功能主管個人空間失去接待功能效率專家

6、挑錯辦公室效率專家挑錯辦公室n（圖（圖4）滿分）滿分n優(yōu)點優(yōu)點1 充分利用有陽光的窗口位置充分利用有陽光的窗口位置n優(yōu)點優(yōu)點2 私人空間和公共空間交叉減少私人空間和公共空間交叉減少n優(yōu)點優(yōu)點3 利用隔板阻斷過多噪音利用隔板阻斷過多噪音n優(yōu)點優(yōu)點4 主管與秘書溝通方便主管與秘書溝通方便 n優(yōu)點優(yōu)點5 減少訪客對其他人的干擾減少訪客對其他人的干擾辦公室排毒辦公室排毒DIYn自我檢測問題：自我檢測問題：1.我的辦公桌為什么要放在這個位置？我的辦公桌為什么要放在這個位置？2.我的工作空間和公共通道是否過近？我的工作空間和公共通道是否過近？3.我每天來往于辦公桌與文件柜的頻率有多高？我每天來往于辦公桌與

7、文件柜的頻率有多高？4.我遭受的最主要的辦公干擾來自哪里？我遭受的最主要的辦公干擾來自哪里？n提出辦公室改善建議。提出辦公室改善建議。二二.時間管理的陷阱時間管理的陷阱 1.豬八戒踩西瓜皮豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里2.不好意思拒絕別人不好意思拒絕別人 3.“反正時間還早反正時間還早”拖延拖延 4.文件滿桌病文件滿桌病5.喋喋不休的喋喋不休的“電話粥電話粥”6.源源不斷的信息源源不斷的信息1.豬八戒踩西瓜皮豬八戒踩西瓜皮滑到哪滑到哪里是哪里里是哪里 n沒時間做計劃沒時間做計劃n工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計劃計劃n計劃常常被打斷計劃常常被打

8、斷 n不喜歡被計劃束縛不喜歡被計劃束縛n“船到橋頭自然直船到橋頭自然直”2.不好意思拒絕別人不好意思拒絕別人 接受請托比拒絕更容易接受請托比拒絕更容易拒絕請托會觸怒請托者從而拒絕請托會觸怒請托者從而 導(dǎo)致請托者報復(fù)導(dǎo)致請托者報復(fù)我想做一個廣受愛戴的人我想做一個廣受愛戴的人我不懂得如何拒絕我不懂得如何拒絕 3“反正時間還早反正時間還早”拖延拖延 帕金森定律帕金森定律 工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。時間管理陷阱隱含著你可以為一項工作時間管理陷阱隱含著你可以為一項工作安排過多的時間，如果你給自己安排了安排過多的時間，如果你給自己安排了充裕的時間從事一項活動，

9、你會放慢你充裕的時間從事一項活動，你會放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時間。的節(jié)奏以使用掉所有分配的時間。4文件滿桌病文件滿桌病 n安全感安全感n猶豫的個性猶豫的個性n半途而廢的工作習(xí)慣半途而廢的工作習(xí)慣n個人的喜好個人的喜好 5喋喋不休的喋喋不休的“電話粥電話粥”n不分優(yōu)先順序打電話不分優(yōu)先順序打電話n沒有充分準備就打重要電話沒有充分準備就打重要電話n電話的談話離題電話的談話離題n與喜歡的人打電話，容易失去對時間的與喜歡的人打電話，容易失去對時間的控制控制6源源不斷的信息源源不斷的信息 n紙張的形式：郵件、傳真、備忘錄、報紙張的形式：郵件、傳真、備忘錄、報紙、雜志、期刊、報告紙、雜志、期刊、報

10、告n電子的形式：電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)電子的形式：電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)n聲音的形式：面談、電視、廣播、電話聲音的形式：面談、電視、廣播、電話三.如何跨越時間陷阱如何跨越時間陷阱 1.要事第一要事第一 2.以最終的結(jié)果來開始行動（以終為始）以最終的結(jié)果來開始行動（以終為始）3.學(xué)會說學(xué)會說“NO！”4.辦公桌上的辦公桌上的“5 S”運動運動 5.恰當、有效地使用電話恰當、有效地使用電話6.篩選信息篩選信息1.要事第一要事第一n“大石頭大石頭”理論與理論與“二八二八”定律定律 nABC法則法則 n辦事的優(yōu)先次序辦事的優(yōu)先次序 n并行工作法并行工作法 2.以終為始以終為始 n是必須要做的嗎？是必須要做的嗎？n

11、不完成會怎樣？不完成會怎樣？n是自己想要的嗎？是自己想要的嗎？n和目標直接相關(guān)嗎？和目標直接相關(guān)嗎？n回報及收益高嗎？回報及收益高嗎？3.學(xué)會說學(xué)會說“NO！”1.耐心傾聽耐心傾聽2.如無法當場決定則要告訴他你還如無法當場決定則要告訴他你還要考慮長點時間要考慮長點時間3.顯示慎重顯示慎重4.表情應(yīng)和顏悅色表情應(yīng)和顏悅色5.態(tài)度堅定態(tài)度堅定3.學(xué)會說學(xué)會說“NO！”6.指出拒絕的理由指出拒絕的理由7.拒絕的是請托而不是他拒絕的是請托而不是他8.如有可能為他提供其他可行途徑如有可能為他提供其他可行途徑9.切忌透過第三者來拒絕切忌透過第三者來拒絕4辦公桌上的辦公桌上的“5 S”運動運動 n整理整理

12、整頓整頓 清掃清掃 清潔清潔 修養(yǎng)修養(yǎng) n整理廢紙簍的作用整理廢紙簍的作用n文件存檔系統(tǒng)文件存檔系統(tǒng)n“各就各位各就各位”的擺置的擺置n集中精力做一件事集中精力做一件事n不要總是重復(fù)處理同一文件不要總是重復(fù)處理同一文件n不要為了表面的整潔而塞入一處不要為了表面的整潔而塞入一處n下班前的清理下班前的清理5有效、恰當?shù)乩秒娫捰行?、恰當?shù)乩秒娫抧選擇打電話的時間選擇打電話的時間n按照優(yōu)先順序打電話按照優(yōu)先順序打電話n清楚每個電話要討論的要點清楚每個電話要討論的要點n對于自己花在每個電話的時間，做對于自己花在每個電話的時間，做到心中有數(shù)到心中有數(shù)6 篩選信息篩選信息n迅速處理迅速處理n妥善存放妥善

13、存放n沒有保存價值的資料就銷毀沒有保存價值的資料就銷毀運籌他人的時間運籌他人的時間時間管理矩陣圖時間管理矩陣圖 危機危機緊急的問題緊急的問題有限期的任務(wù)、會議有限期的任務(wù)、會議準備事項準備事項 準備事項準備事項預(yù)防工作預(yù)防工作價值觀的澄清價值觀的澄清計劃計劃關(guān)系的建立關(guān)系的建立真正的休閑充電真正的休閑充電授能自主管理授能自主管理 干擾，一些電話干擾，一些電話一些信件、報告一些信件、報告許多緊急事件許多緊急事件許多湊熱鬧的活動許多湊熱鬧的活動 細瑣、忙碌的工作細瑣、忙碌的工作一些電話一些電話浪費時間的事浪費時間的事“逃避性逃避性”活動活動無關(guān)緊要的信件無關(guān)緊要的信件看太多的電視看太多的電視 緊急

14、緊急不緊急不緊急重要重要不重要不重要五、時間管理的工具五、時間管理的工具 1月歷月歷2 行事歷與甘特表行事歷與甘特表3 效率手冊效率手冊4 商務(wù)通與訂房卡商務(wù)通與訂房卡5 鬧鐘鬧鐘6.其它工具其它工具 六六.你的計劃你的計劃 確立目標確立目標 探尋達成目標之各種途徑探尋達成目標之各種途徑 轉(zhuǎn)化為每周或每日之工作事轉(zhuǎn)化為每周或每日之工作事 編排每周或每日的行事次序并執(zhí)行之編排每周或每日的行事次序并執(zhí)行之 定期檢討定期檢討 謝謝大家！9、靜夜四無鄰，荒居舊業(yè)貧。22.7.2822.7.28Thursday,July 28,202210、雨中黃葉樹，燈下白頭人。20:19:1920:19:1920:

15、197/28/2022 8:19:19 PM11、以我獨沈久，愧君相見頻。22.7.2820:19:1920:19Jul-2228-Jul-2212、故人江海別，幾度隔山川。20:19:1920:19:1920:19Thursday,July 28,202213、乍見翻疑夢，相悲各問年。22.7.2822.7.2820:19:1920:19:19July 28,202214、他鄉(xiāng)生白發(fā)，舊國見青山。2022年7月28日星期四下午8時19分19秒20:19:1922.7.2815、比不了得就不比，得不到的就不要。2022年7月下午8時19分22.7.2820:19July 28,202216、行

16、動出成果，工作出財富。2022年7月28日星期四20時19分19秒20:19:1928 July 202217、做前，能夠環(huán)視四周；做時，你只能或者最好沿著以腳為起點的射線向前。下午8時19分19秒下午8時19分20:19:1922.7.289、沒有失敗，只有暫時停止成功！。22.7.2822.7.28Thursday,July 28,202210、很多事情努力了未必有結(jié)果，但是不努力卻什么改變也沒有。20:19:1920:19:1920:197/28/2022 8:19:19 PM11、成功就是日復(fù)一日那一點點小小努力的積累。22.7.2820:19:1920:19Jul-2228-Jul-

17、2212、世間成事，不求其絕對圓滿，留一份不足，可得無限完美。20:19:1920:19:1920:19Thursday,July 28,202213、不知香積寺，數(shù)里入云峰。22.7.2822.7.2820:19:1920:19:19July 28,202214、意志堅強的人能把世界放在手中像泥塊一樣任意揉捏。2022年7月28日星期四下午8時19分19秒20:19:1922.7.2815、楚塞三湘接，荊門九派通。2022年7月下午8時19分22.7.2820:19July 28,202216、少年十五二十時，步行奪得胡馬騎。2022年7月28日星期四20時19分19秒20:19:1928

18、July 202217、空山新雨后，天氣晚來秋。下午8時19分19秒下午8時19分20:19:1922.7.289、楊柳散和風(fēng)，青山澹吾慮。22.7.2822.7.28Thursday,July 28,202210、閱讀一切好書如同和過去最杰出的人談話。20:19:1920:19:1920:197/28/2022 8:19:19 PM11、越是沒有本領(lǐng)的就越加自命不凡。22.7.2820:19:1920:19Jul-2228-Jul-2212、越是無能的人，越喜歡挑剔別人的錯兒。20:19:1920:19:1920:19Thursday,July 28,202213、知人者智，自知者明。勝人者

19、有力，自勝者強。22.7.2822.7.2820:19:1920:19:19July 28,202214、意志堅強的人能把世界放在手中像泥塊一樣任意揉捏。2022年7月28日星期四下午8時19分19秒20:19:1922.7.2815、最具挑戰(zhàn)性的挑戰(zhàn)莫過于提升自我。2022年7月下午8時19分22.7.2820:19July 28,202216、業(yè)余生活要有意義，不要越軌。2022年7月28日星期四20時19分19秒20:19:1928 July 202217、一個人即使已登上頂峰，也仍要自強不息。下午8時19分19秒下午8時19分20:19:1922.7.28MOMODA POWERPOINTLorem ipsum dolor sit,eleifend nulla ac,fringilla purus.Nulla iaculis tempor felis amet,consectetur adipiscing elit.Fusce id urna blanditut cursus.感 謝 您 的 下 載 觀 看感 謝 您 的 下 載 觀 看專家告訴