《行政管理人員的修煉》實(shí)戰(zhàn)講義全集第05講 文秘的時(shí)間管理

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1、第五講 行政文秘的時(shí)間管理 廣東眾行管理顧問有限公司提供課程程序課程程序 1分析時(shí)間分析時(shí)間2診斷工作環(huán)境，提高工作效率診斷工作環(huán)境，提高工作效率3立即改變立即改變4.跨越時(shí)間管理陷阱跨越時(shí)間管理陷阱一一.分析時(shí)間分析時(shí)間n每天留出時(shí)間進(jìn)行回顧，調(diào)整優(yōu)先次序，每天留出時(shí)間進(jìn)行回顧，調(diào)整優(yōu)先次序，舍棄無效的工作舍棄無效的工作n分解困難的任務(wù)，逐個(gè)擊破分解困難的任務(wù)，逐個(gè)擊破n在上班的路上大致計(jì)劃一下當(dāng)天的工作在上班的路上大致計(jì)劃一下當(dāng)天的工作n將工作日以將工作日以30分鐘進(jìn)行分割分鐘進(jìn)行分割n及時(shí)更新工作日志及時(shí)更新工作日志記憶往往是不可靠記憶往往是不可靠的。的。診斷工作環(huán)境，提高工作效率診斷工

2、作環(huán)境，提高工作效率辦公室里彌漫的辦公室里彌漫的4大效率毒素：大效率毒素：1.聲音干擾聲音干擾2.職能干擾職能干擾3.空間干擾空間干擾4.設(shè)備干擾設(shè)備干擾討論：n如何排除辦公室如何排除辦公室4大效率毒素？大效率毒素？辦公室辦公室“排毒排毒4味丸味丸”第一味：根據(jù)工作需求和程序從新安排辦第一味：根據(jù)工作需求和程序從新安排辦 公桌公桌第二味：保障公共空間和私人空間的獨(dú)立第二味：保障公共空間和私人空間的獨(dú)立第三味：有效利用辦公設(shè)備第三味：有效利用辦公設(shè)備第四味：利用設(shè)備和訓(xùn)練減少聲音的干擾第四味：利用設(shè)備和訓(xùn)練減少聲音的干擾小辦公室排毒案例小辦公室排毒案例n辦公室面積：辦公室面積：14平方米平方米n

3、辦公室人員：辦公室人員：n主管主管1人人n秘書秘書1人人n下屬下屬3人人n辦公設(shè)備：辦公設(shè)備：n文件柜、公用電腦、文件柜、公用電腦、5張辦公桌等張辦公桌等小辦公室排毒案例（續(xù)）小辦公室排毒案例（續(xù)）個(gè)人辦公需求：個(gè)人辦公需求：n主管：多項(xiàng)（個(gè)人任務(wù)、給秘書安排任主管：多項(xiàng)（個(gè)人任務(wù)、給秘書安排任務(wù)、接待訪客）務(wù)、接待訪客）n秘書：兩項(xiàng)（個(gè)人任務(wù)、接受主管安排秘書：兩項(xiàng)（個(gè)人任務(wù)、接受主管安排的）的）n下屬：單項(xiàng)（個(gè)人任務(wù)）下屬：單項(xiàng)（個(gè)人任務(wù)）小辦公室排毒案例（續(xù)）小辦公室排毒案例（續(xù)）n主管：主管：辦公桌應(yīng)和秘書最近，并擁有獨(dú)立的辦公桌應(yīng)和秘書最近，并擁有獨(dú)立的接待空間，以保證不會給下屬造成

4、干擾接待空間，以保證不會給下屬造成干擾n秘書：秘書：和主管辦公室最近，和主管頻繁溝通和主管辦公室最近，和主管頻繁溝通不會影響其他同事不會影響其他同事n下屬：下屬：不受干擾的個(gè)人辦公空間不受干擾的個(gè)人辦公空間 效率專家挑錯(cuò)辦公室效率專家挑錯(cuò)辦公室n（圖（圖1）80分分n錯(cuò)誤錯(cuò)誤1：辦公室沒有隔斷就會有很大的聲音干辦公室沒有隔斷就會有很大的聲音干擾。如果使用隔板，情況將大大緩解。為了保擾。如果使用隔板，情況將大大緩解。為了保證照明證照明，最好給每人配備照明用臺燈。，最好給每人配備照明用臺燈。n錯(cuò)誤錯(cuò)誤2：公共通道有些狹窄，但好在不會影響公共通道有些狹窄，但好在不會影響他人他人效率專家挑錯(cuò)辦公室效率

5、專家挑錯(cuò)辦公室n（圖（圖2）60分分n錯(cuò)誤錯(cuò)誤1 公共通道和私人空間交叉公共通道和私人空間交叉n錯(cuò)誤錯(cuò)誤2 接待空間在辦公室盡頭接待空間在辦公室盡頭n錯(cuò)誤錯(cuò)誤3 秘書與主管座位離開太遠(yuǎn)秘書與主管座位離開太遠(yuǎn)n錯(cuò)誤錯(cuò)誤4 電腦顯示器朝向不對，造成反光電腦顯示器朝向不對，造成反光n錯(cuò)誤錯(cuò)誤5 辦公室沒有隔板，聲音干擾嚴(yán)重辦公室沒有隔板，聲音干擾嚴(yán)重n錯(cuò)誤錯(cuò)誤6 適合安放辦公桌的窗口位置被文件柜適合安放辦公桌的窗口位置被文件柜占據(jù)占據(jù)效率專家挑錯(cuò)辦公室效率專家挑錯(cuò)辦公室n（圖（圖3）70分分 n錯(cuò)誤錯(cuò)誤1 公共通道過長公共通道過長n錯(cuò)誤錯(cuò)誤2 主管個(gè)人空間失去接待功能主管個(gè)人空間失去接待功能效率專家

6、挑錯(cuò)辦公室效率專家挑錯(cuò)辦公室n（圖（圖4）滿分）滿分n優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)1 充分利用有陽光的窗口位置充分利用有陽光的窗口位置n優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)2 私人空間和公共空間交叉減少私人空間和公共空間交叉減少n優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)3 利用隔板阻斷過多噪音利用隔板阻斷過多噪音n優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)4 主管與秘書溝通方便主管與秘書溝通方便 n優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)5 減少訪客對其他人的干擾減少訪客對其他人的干擾辦公室排毒辦公室排毒DIYn自我檢測問題：自我檢測問題：1.我的辦公桌為什么要放在這個(gè)位置？我的辦公桌為什么要放在這個(gè)位置？2.我的工作空間和公共通道是否過近？我的工作空間和公共通道是否過近？3.我每天來往于辦公桌與文件柜的頻率有多高？我每天來往于辦公桌與

7、文件柜的頻率有多高？4.我遭受的最主要的辦公干擾來自哪里？我遭受的最主要的辦公干擾來自哪里？n提出辦公室改善建議。提出辦公室改善建議。二二.時(shí)間管理的陷阱時(shí)間管理的陷阱 1.豬八戒踩西瓜皮豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里2.不好意思拒絕別人不好意思拒絕別人 3.“反正時(shí)間還早反正時(shí)間還早”拖延拖延 4.文件滿桌病文件滿桌病5.喋喋不休的喋喋不休的“電話粥電話粥”6.源源不斷的信息源源不斷的信息1.豬八戒踩西瓜皮豬八戒踩西瓜皮滑到哪滑到哪里是哪里里是哪里 n沒時(shí)間做計(jì)劃沒時(shí)間做計(jì)劃n工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計(jì)劃計(jì)劃n計(jì)劃常常被打斷計(jì)劃常常被打

8、斷 n不喜歡被計(jì)劃束縛不喜歡被計(jì)劃束縛n“船到橋頭自然直船到橋頭自然直”2.不好意思拒絕別人不好意思拒絕別人 接受請托比拒絕更容易接受請托比拒絕更容易拒絕請托會觸怒請托者從而拒絕請托會觸怒請托者從而 導(dǎo)致請托者報(bào)復(fù)導(dǎo)致請托者報(bào)復(fù)我想做一個(gè)廣受愛戴的人我想做一個(gè)廣受愛戴的人我不懂得如何拒絕我不懂得如何拒絕 3“反正時(shí)間還早反正時(shí)間還早”拖拖延延 帕金森定律帕金森定律 工作會自動地膨脹占滿所有可用的時(shí)間。工作會自動地膨脹占滿所有可用的時(shí)間。時(shí)間管理陷阱隱含著你可以為一項(xiàng)工作時(shí)間管理陷阱隱含著你可以為一項(xiàng)工作安排過多的時(shí)間，如果你給自己安排了安排過多的時(shí)間，如果你給自己安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動，

9、你會放慢你充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動，你會放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時(shí)間。的節(jié)奏以使用掉所有分配的時(shí)間。4文件滿桌病文件滿桌病 n安全感安全感n猶豫的個(gè)性猶豫的個(gè)性n半途而廢的工作習(xí)慣半途而廢的工作習(xí)慣n個(gè)人的喜好個(gè)人的喜好 5喋喋不休的喋喋不休的“電話粥電話粥”n不分優(yōu)先順序打電話不分優(yōu)先順序打電話n沒有充分準(zhǔn)備就打重要電話沒有充分準(zhǔn)備就打重要電話n電話的談話離題電話的談話離題n與喜歡的人打電話，容易失去對時(shí)間的與喜歡的人打電話，容易失去對時(shí)間的控制控制6源源不斷的信息源源不斷的信息 n紙張的形式：郵件、傳真、備忘錄、報(bào)紙張的形式：郵件、傳真、備忘錄、報(bào)紙、雜志、期刊、報(bào)告紙、雜志、期刊、報(bào)

10、告n電子的形式：電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)電子的形式：電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)n聲音的形式：面談、電視、廣播、電話聲音的形式：面談、電視、廣播、電話三.如何跨越時(shí)間陷阱如何跨越時(shí)間陷阱 1.要事第一要事第一 2.以最終的結(jié)果來開始行動（以終為始）以最終的結(jié)果來開始行動（以終為始）3.學(xué)會說學(xué)會說“NO！”4.辦公桌上的辦公桌上的“5 S”運(yùn)動運(yùn)動 5.恰當(dāng)、有效地使用電話恰當(dāng)、有效地使用電話6.篩選信息篩選信息1.要事第一要事第一n“大石頭大石頭”理論與理論與“二八二八”定律定律 nABC法則法則 n辦事的優(yōu)先次序辦事的優(yōu)先次序 n并行工作法并行工作法 2.以終為始以終為始 n是必須要做的嗎？是必須要做的嗎？n

11、不完成會怎樣？不完成會怎樣？n是自己想要的嗎？是自己想要的嗎？n和目標(biāo)直接相關(guān)嗎？和目標(biāo)直接相關(guān)嗎？n回報(bào)及收益高嗎？回報(bào)及收益高嗎？3.學(xué)會說學(xué)會說“NO！”1.耐心傾聽耐心傾聽2.如無法當(dāng)場決定則要告訴他你還如無法當(dāng)場決定則要告訴他你還要考慮長點(diǎn)時(shí)間要考慮長點(diǎn)時(shí)間3.顯示慎重顯示慎重4.表情應(yīng)和顏悅色表情應(yīng)和顏悅色5.態(tài)度堅(jiān)定態(tài)度堅(jiān)定3.學(xué)會說學(xué)會說“NO！”6.指出拒絕的理由指出拒絕的理由7.拒絕的是請托而不是他拒絕的是請托而不是他8.如有可能為他提供其他可行途徑如有可能為他提供其他可行途徑9.切忌透過第三者來拒絕切忌透過第三者來拒絕4辦公桌上的辦公桌上的“5 S”運(yùn)動運(yùn)動 n整理整理

12、整頓整頓 清掃清掃 清潔清潔 修養(yǎng)修養(yǎng) n整理廢紙簍的作用整理廢紙簍的作用n文件存檔系統(tǒng)文件存檔系統(tǒng)n“各就各位各就各位”的擺置的擺置n集中精力做一件事集中精力做一件事n不要總是重復(fù)處理同一文件不要總是重復(fù)處理同一文件n不要為了表面的整潔而塞入一處不要為了表面的整潔而塞入一處n下班前的清理下班前的清理5有效、恰當(dāng)?shù)乩秒娫捰行?、恰?dāng)?shù)乩秒娫抧選擇打電話的時(shí)間選擇打電話的時(shí)間n按照優(yōu)先順序打電話按照優(yōu)先順序打電話n清楚每個(gè)電話要討論的要點(diǎn)清楚每個(gè)電話要討論的要點(diǎn)n對于自己花在每個(gè)電話的時(shí)間，做對于自己花在每個(gè)電話的時(shí)間，做到心中有數(shù)到心中有數(shù)6 篩選信息篩選信息n迅速處理迅速處理n妥善存放妥善

13、存放n沒有保存價(jià)值的資料就銷毀沒有保存價(jià)值的資料就銷毀運(yùn)籌他人的時(shí)間運(yùn)籌他人的時(shí)間時(shí)間管理矩陣圖時(shí)間管理矩陣圖 危機(jī)危機(jī)緊急的問題緊急的問題有限期的任務(wù)、會議有限期的任務(wù)、會議準(zhǔn)備事項(xiàng)準(zhǔn)備事項(xiàng) 準(zhǔn)備事項(xiàng)準(zhǔn)備事項(xiàng)預(yù)防工作預(yù)防工作價(jià)值觀的澄清價(jià)值觀的澄清計(jì)劃計(jì)劃關(guān)系的建立關(guān)系的建立真正的休閑充電真正的休閑充電授能自主管理授能自主管理 干擾，一些電話干擾，一些電話一些信件、報(bào)告一些信件、報(bào)告許多緊急事件許多緊急事件許多湊熱鬧的活動許多湊熱鬧的活動 細(xì)瑣、忙碌的工作細(xì)瑣、忙碌的工作一些電話一些電話浪費(fèi)時(shí)間的事浪費(fèi)時(shí)間的事“逃避性逃避性”活動活動無關(guān)緊要的信件無關(guān)緊要的信件看太多的電視看太多的電視 緊急緊急不緊急不緊急重要重要不重要不重要五、時(shí)間管理的工具五、時(shí)間管理的工具 1月歷月歷2 行事歷與甘特表行事歷與甘特表3 效率手冊效率手冊4 商務(wù)通與訂房卡商務(wù)通與訂房卡5 鬧鐘鬧鐘6.其它工具其它工具 六六.你的計(jì)劃你的計(jì)劃 確立目標(biāo)確立目標(biāo) 探尋達(dá)成目標(biāo)之各種途徑探尋達(dá)成目標(biāo)之各種途徑 轉(zhuǎn)化為每周或每日之工作事轉(zhuǎn)化為每周或每日之工作事 編排每周或每日的行事次序并執(zhí)行之編排每周或每日的行事次序并執(zhí)行之 定期檢討定期檢討 謝謝大家！