《檔案管理培訓(xùn)》PPT課件.ppt

檔案管理,目錄,一、檔案的定義,二、檔案的分類(lèi),三、為什么要進(jìn)行檔案管理,四、如何進(jìn)行檔案管理,五、檔案管理相關(guān)文件,一、檔案的定義,中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案工作基本術(shù)語(yǔ)對(duì)檔案的定義表述是：“國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄?！?檔案的最新定義是：“檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息?！?一、檔案的定義,檔案在繼承文件原始性的同時(shí)，也繼承了文件的記錄性,檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)的，這里的“文件”是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料，檔案是已經(jīng)辦理完畢的文件,檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。,基本含義,1、檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄。,2、檔案來(lái)源于文件,3、檔案的本質(zhì)屬性,二、我司檔案的分類(lèi),公司文件,外來(lái)文件,體系文件（質(zhì)量手冊(cè)、環(huán)境手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、記錄表單）、樣品投產(chǎn)相關(guān)資料（定型資料、樣品及風(fēng)險(xiǎn)單資料）、基本制度、業(yè)務(wù)制度、公司批文等等。,法律法規(guī)，供應(yīng)商相關(guān)文件，客戶(hù)相關(guān)文件，外部檢測(cè)及審核機(jī)構(gòu)相關(guān)資料，社區(qū)資料，與相關(guān)方簽訂的合同，政府批文等等。,公司,供應(yīng)商,客戶(hù),公司檔案分類(lèi),三、為什么要進(jìn)行檔案管理,檔案記憶著公司的發(fā)展歷程，沒(méi)有檔案，公司的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)就不能延續(xù)。檔案是公司文化的載體，可以說(shuō)公司的發(fā)展是建立在檔案的基礎(chǔ)之上。,檔案的建立則使各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)有序開(kāi)展，使我們的工作有章可循,有利于提高生產(chǎn)效率。,公司發(fā)展過(guò)程中難免會(huì)有人員的更替，如果沒(méi)有檔案，一切都要重頭開(kāi)始，公司的文化就沒(méi)有辦法傳承下去。,檔案是公司發(fā)展的基礎(chǔ),檔案使公司各項(xiàng)活動(dòng)有章可循,檔案使公司文化得以傳承,檔案的作用,三、為什么要進(jìn)行檔案管理,部位崗位沒(méi)有文件指導(dǎo)，無(wú)章可循,文件資料常有丟失，回收困難,文件資料查找困難，工作效率低下,我司檔案管理的現(xiàn)狀,四、如何進(jìn)行檔案管理,收發(fā)有登記,取放有專(zhuān)人,借閱有手續(xù),存放有專(zhuān)柜,四、如何進(jìn)行檔案管理,借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。未經(jīng)過(guò)文件管理員允許不能把文件帶走，不允許拆卷和在文件上亂寫(xiě)亂畫(huà)。 文件的發(fā)放、回收、遞送、保管、借閱要進(jìn)行編號(hào)登記，嚴(yán)格履行簽字手續(xù)。 保管文件，要按不同種類(lèi)分別登記、編號(hào)或按原有的順序號(hào)排列。,四、如何進(jìn)行檔案管理,文件管理員要經(jīng)常檢查文件的閱讀和保管情況，及時(shí)解決存在的問(wèn)題。 對(duì)多余、重復(fù)、超過(guò)保存期限和無(wú)價(jià)值的文件，管理員要定期清理登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)銷(xiāo)毀時(shí)，才能辦理銷(xiāo)毀手續(xù)，管理員不得擅自銷(xiāo)毀文件。 文件管理員要對(duì)所管理的文件進(jìn)行保密，不得將文件內(nèi)容任意泄露。,四、如何進(jìn)行檔案管理,文件點(diǎn)收文件歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收： 1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)立即追查歸入。 2.文件如經(jīng)抽取部分者，應(yīng)有管理部門(mén)文員的簽字確認(rèn)。 3.文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。 4.與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)。 5.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一,四、如何進(jìn)行檔案管理,檔案分類(lèi) 1.檔案應(yīng)按部門(mén)組織、文件內(nèi)容、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素進(jìn)行分類(lèi)。先以部門(mén)區(qū)分，部門(mén)之后依文件性質(zhì)分為若干大類(lèi)，再在同類(lèi)中依序分為若干小類(lèi)。 2.同一類(lèi)文件以裝訂于同一文件夾為原則，如文件較多，一個(gè)文件夾不夠時(shí)，可分兩個(gè)以上的文件夾裝訂，并設(shè)“卷次”編號(hào)(第1卷,第2卷)，以便查找。 3.每一檔夾封面內(nèi)頁(yè)應(yīng)設(shè)“文件目錄”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并以每一本文件一個(gè)“文件目錄”編號(hào)為原則。,四、如何進(jìn)行檔案管理,檔案名稱(chēng)及編號(hào) 1.檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予一名稱(chēng)，名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示文件內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。 2.各級(jí)分類(lèi)、卷次及目錄的編號(hào)，均以阿拉伯?dāng)?shù)字表示； 3.檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類(lèi)編號(hào)表”，即將所有分類(lèi)用數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。 4.檔案分類(lèi)各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增加時(shí)，隨時(shí)進(jìn)行增補(bǔ)。,四、如何進(jìn)行檔案管理,歸檔與檔案清理 1.歸檔文件，應(yīng)按目錄順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類(lèi)別的檔案夾內(nèi)，并在相應(yīng)頁(yè)面上標(biāo)出與目錄對(duì)應(yīng)的頁(yè)碼，以便查閱。 2.檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含文件的分類(lèi)編號(hào)及名稱(chēng)， 文件夾應(yīng)按公司6S制度標(biāo)識(shí)清楚.以便查檔。 3、文件管理員應(yīng)隨時(shí)擦拭檔案架/文件柜，維護(hù)檔案清潔。,五、我司檔案管理相關(guān)文件,程序文件,文件控制程序 記錄控制程序,管理規(guī)定,作業(yè)指導(dǎo)書(shū),樣品及資料發(fā)放回收管理規(guī)定 臨時(shí)文件管理規(guī)定,程序文件編寫(xiě)導(dǎo)則 文件運(yùn)行控制規(guī)定,程序文件編寫(xiě)導(dǎo)則,五、我司檔案管理相關(guān)文件,樣品及資料發(fā)放回收管理規(guī)定,臨時(shí)文件管理規(guī)定,文件運(yùn)行控制規(guī)定,記錄控制程序,文件控制程序,謝謝!,Q&A,