公司行政文件管理辦法.docx

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1、喜利達(dá)食品有限公司行文流程及管理辦法 為規(guī)范公司各種文件的起草、簽發(fā)和管理流程，做到政令暢通，令行禁止，正確指導(dǎo)公司的各項(xiàng)工作，特制定本規(guī)定:一、行文管理主要內(nèi)容：外部函、電、來文，本公司內(nèi)部下發(fā)的各種文件、資料、收發(fā)的各種傳真及郵遞快件等。1、內(nèi)部發(fā)文管理公司內(nèi)部發(fā)文分為一般事務(wù)性文件、公司各項(xiàng)規(guī)章制度和公務(wù)文書。一般事務(wù)性文件包括：通知、說明、各種統(tǒng)計(jì)表格等；公司各項(xiàng)規(guī)章制度是公司在管理中的各項(xiàng)規(guī)定、辦法、措施等；公務(wù)文書包括：請(qǐng)示、報(bào)告、指示、布告、公告、通告、批復(fù)、通知、通報(bào)、決議、函、會(huì)議紀(jì)要等；公司下發(fā)的公文由總經(jīng)辦統(tǒng)籌管理，各部門、下屬一律不得自行向上、向下發(fā)送公文。公文字號(hào)由總

2、經(jīng)辦統(tǒng)一編制。涉及公司各項(xiàng)規(guī)章制度以及對(duì)外宣傳、聯(lián)絡(luò)的文字材料，由總經(jīng)辦以公司名義發(fā)文。2、外部文件的管理外部文件為公司以外來文，包括信函、公文、傳真等。3、公司文件的種類及范圍（1）、公司的文件種類主要有：公告、通知、通報(bào)、制度。（2）、各類公司文件使用范圍：（3）、 公告：主要運(yùn)用于公司的各類人事變動(dòng)，如：任命、崗位變動(dòng)等。（4）、通知：適用于發(fā)布臨時(shí)事件和措施；傳達(dá)公司高層有關(guān)指示；要求第1/20頁下級(jí)部門辦理或者需要知曉的事項(xiàng)等，例如：放假通知等。（5）、通報(bào)：適用于公司采取重大或強(qiáng)制性措施、或人事嘉獎(jiǎng)與懲罰，例如：撤銷各辦事處或部門內(nèi)部不適當(dāng)?shù)臎Q定或規(guī)定；對(duì)做出突出貢獻(xiàn)優(yōu)秀員工的獎(jiǎng)勵(lì)

3、或?qū)τ趪?yán)重違反公司規(guī)章制度員工的處罰等。（6）、制度：主要運(yùn)用于公司各項(xiàng)政策的實(shí)施細(xì)則及各項(xiàng)工作流程的解 釋、補(bǔ)充和完善。4、公司文件處理的定義及原則（1）、公司文件處理指公司文件的編號(hào)、下發(fā)、宣貫、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。（2）、公司文件處理應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一收發(fā)、傳遞、立卷、歸檔和銷毀。（3）、公司各類發(fā)文在有效期內(nèi)均實(shí)行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導(dǎo)和安排公司工作的文件。明確文件的有效性并通過受控的方式管理公司文件，是防止各部門出現(xiàn)執(zhí)行無效文件的主要措施。（4）、

4、對(duì)于公司以郵件形式下發(fā)的文件，以當(dāng)次接收到的文件為有效執(zhí)行文件，收件人不得轉(zhuǎn)發(fā)，因轉(zhuǎn)發(fā)造成的郵件執(zhí)行錯(cuò)誤問題，由執(zhí)行人負(fù)責(zé)。（5）、對(duì)于公司以文本打印的形式下發(fā)的文件，只有蓋有受控章的文件在受控范圍內(nèi)，簽收人不得復(fù)印，如因復(fù)印導(dǎo)致的執(zhí)行非受控有效文件，造成的問題由執(zhí)行人負(fù)責(zé)。5、公司公文的分類及操作第2/20頁（1）、公司文件按機(jī)密程度，可分為：絕秘、秘密、一般；（2）、公司文件按緊急程度，可分為：特急、緊急、一般；（3）、公司文件按內(nèi)容分類，可分為：公告、通知、通報(bào)、制度。（4）、公司文件的機(jī)密等級(jí)劃分的規(guī)定與操作根據(jù)文件涉及的業(yè)務(wù)秘密程度劃分為“絕密”、“秘密”及“一般”。即使是“一般”文

5、件因?yàn)橐餐瑫r(shí)是業(yè)務(wù)文件、所以不允許無限制地向公司外部宣傳。公司使用文件的機(jī)密等級(jí)的具體劃分：a) 公司使用文件中，大部分屬于“秘密”及“一般”。b) 對(duì)于公司絕密及秘密文件，還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。c) 公司文件是否設(shè)定為絕秘或秘密文件由擬稿部門和總經(jīng)辦根據(jù)文件內(nèi)容共同確認(rèn)。d) 文件的秘密等級(jí)不是按所示的文件種類進(jìn)行劃分的，而按其內(nèi)容來判斷。下述為一般分類規(guī)則：e) 公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、發(fā)展規(guī)劃、開發(fā)項(xiàng)目資料等屬于“絕密”文件。 f) 技術(shù)文件、質(zhì)量文件、商務(wù)文件、項(xiàng)目清單、業(yè)績(jī)考核標(biāo)準(zhǔn)、傭金計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品價(jià)格、公司經(jīng)營(yíng)管理政策以及相應(yīng)的培訓(xùn)課件等屬于“秘密”。g) 管理制度、業(yè)務(wù)通知、臨時(shí)銷售政策、

6、工作標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)關(guān)于工作流程方面的資料等通常屬于“一般”文件。但其內(nèi)容若與公司的經(jīng)營(yíng)管理有聯(lián)系、含有特殊技術(shù)信息及管理思想等時(shí)，屬于“秘密”。第3/20頁（5）、對(duì)文件的處理權(quán)限的規(guī)定：a) 對(duì)于被列為公司“絕密”類文件，下發(fā)對(duì)像為部門級(jí)以上人員，及相關(guān)關(guān)鍵責(zé)任工作人員。其它需了解相關(guān)內(nèi)容方能開展工作的人員，需在總經(jīng)辦的主導(dǎo)下對(duì)于工作相關(guān)內(nèi)容予以學(xué)習(xí)了解。b) 對(duì)于被列為公司“秘密”類文件，下發(fā)對(duì)像為部門級(jí)人員及部門文件管理員，其它人員需在部門經(jīng)理或培訓(xùn)人員的主導(dǎo)下對(duì)于工作相關(guān)的內(nèi)容予以學(xué)習(xí)了解。（6）、公司緊急文件的規(guī)定與操作第4/20頁（7）、公司文件的編號(hào)規(guī)則文件編號(hào)模版如下：（8）、發(fā)文

7、部門：按公司文件分類標(biāo)準(zhǔn)編制，發(fā)文部門按擬文部門，即若管理總部擬訂“管理”；（9）、內(nèi)容分類：按照文件內(nèi)容的歸屬種類，即通知、公告、制度等。（10）、文件編號(hào)：按發(fā)文部門編號(hào)，即喜利達(dá)食品有限公司管理總部第一次發(fā)文，即編號(hào)為“01”；若管理總部第二次發(fā)文“02”等。（11）、文件年份及流水號(hào)：即按當(dāng)年發(fā)文的第X次發(fā)文編號(hào)，不分發(fā)文 部門，依次編號(hào)。（11）、聯(lián)合發(fā)文聯(lián)合發(fā)文的定義是指：下發(fā)文件涉及到兩個(gè)或兩個(gè)以上的部門，需跨部門聯(lián)合確定內(nèi)容方可執(zhí)行的文件。如總經(jīng)辦發(fā)文，但文件相關(guān)內(nèi)容涉及到“財(cái)務(wù)部”或其它部門的配合支持方能執(zhí)行，視為聯(lián)合發(fā)文。 需要聯(lián)合發(fā)文的部門，需由擬文部門確認(rèn)文件內(nèi)容，交由

8、擬聯(lián)合部門審核確認(rèn)后，逐級(jí)審批到董事長(zhǎng)后方可發(fā)文，否則不得發(fā)文。 （11）、文件下發(fā)公司所有文件的下發(fā)，不分機(jī)密等級(jí)及緊急程度，均需填寫發(fā)文申請(qǐng)審核表附件一并逐級(jí)審批同意后，方可發(fā)文。部門初審 聯(lián)合部門審議（只針對(duì)需聯(lián)合下發(fā)的文件） 上級(jí)主管復(fù)審/決審 總經(jīng)理決審新文件的下發(fā)如涉及到原有文件的作廢，應(yīng)在新文件下發(fā)后立即廢 止，且廢止的舊文件須按廢止的相關(guān)程序予以保管或銷毀。涉及相關(guān)制度及政策的文件，如需培訓(xùn)，須在培訓(xùn)課件制作完成并經(jīng) 過總經(jīng)辦培訓(xùn)組審核通過后方可下發(fā)文件。第6/20頁二、收、發(fā)文處理程序與要求 1、發(fā)文處理程序一般事務(wù)性文件的發(fā)文，應(yīng)事先向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出口頭申請(qǐng)。 公文及各種規(guī)章

9、制度的發(fā)文，應(yīng)事先向總經(jīng)理提出口頭申請(qǐng)。 各類文件擬稿承辦部門：. 公司總部對(duì)外文件由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)擬稿； . 各下屬公司對(duì)外文件由下屬公司負(fù)責(zé)擬稿；. 各部門（含下屬公司）間的往來文件由本部門負(fù)責(zé)人擬稿； . 職能部門各種一般事務(wù)性文件，由發(fā)文部門擬稿。 . 公司各項(xiàng)規(guī)章制度由相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)擬稿。各類文書擬稿要求觀點(diǎn)明確、陳述清楚、條理清晰，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用正確。規(guī)章制度類要符合國(guó)家相關(guān)的政策、法律，符合公司的實(shí)際情況。各項(xiàng)規(guī)定要明確具體、切實(shí)可行。要做到觀點(diǎn)明確，文字精練，條理清楚、層次分明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。人、地、物名、引文及時(shí)間要具體準(zhǔn)確等。章節(jié)的排序?yàn)榈谝粚印耙弧保诙印埃ㄒ?/p>

10、）”，第三層“1”，第四層“”。文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填擬稿審核表辦理審核手續(xù)。各類文件擬稿后進(jìn)行審核簽發(fā)，首先送總經(jīng)辦初審。經(jīng)總經(jīng)辦審查修改后的文稿，送公司主管領(lǐng)導(dǎo)核稿。以總公司名義對(duì)外文件由分管領(lǐng)導(dǎo)核稿下級(jí)公司對(duì)外文件由下級(jí)公司總經(jīng)理核稿；公司各部門（含下屬公司）間的往來文件由分管領(lǐng)導(dǎo)核稿；公司各種一般事務(wù)性文件，由下發(fā)部門負(fù)責(zé)人核稿；公司各種規(guī)章制度由各部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦、總經(jīng)理會(huì)審。第7/20頁其次進(jìn)行會(huì)簽、發(fā)送。文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)。公司行政公文、規(guī)章制度，在分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理署意見后，由董事長(zhǎng)簽發(fā)；公司一般事務(wù)性文件由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要文件由總經(jīng)

11、理以上領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)各位領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)的文件承辦部門將發(fā)文原稿（含擬稿審核表）送總經(jīng)辦存檔，并由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)打印、校對(duì)、登記并下發(fā)至相關(guān)部門。行政公文、規(guī)章制度簽發(fā)后，承辦部門將發(fā)文原稿（含擬稿審核表）送總經(jīng)辦存檔，并由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。發(fā)文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。發(fā)文編號(hào)由總經(jīng)辦收發(fā)文管理員按年份依流水號(hào)碼一文一號(hào)編列。2、收文的處理收文一般為公司的外部來寄送的信函、電郵、快遞、單據(jù)、通知、傳真、報(bào)刊資料等，文。公司外部來文，有指名收件人的為部門的由總經(jīng)辦收發(fā)員負(fù)責(zé)登記、簽收、直接交給收件人。如系公文，統(tǒng)一由收發(fā)員處理。為避免文件積壓誤事，應(yīng)在收文當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即

12、辦。公司內(nèi)部文件的收文，以部門或下屬公司為單位，指定專人負(fù)責(zé)收文工作。公司內(nèi)部文件收文處理程序：登記、填寫部門收文閱辦單部門或下屬公司負(fù)責(zé)人批示、傳閱、歸檔。凡是收到公司內(nèi)部的單據(jù)（包括：發(fā)票、帳簿、憑證、報(bào)表、稅票等）收文員應(yīng)做好詳細(xì)記錄根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，由接收人簽字接收后為辦結(jié)。傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密第8/20頁級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。經(jīng)辦人如未能如期按要求辦妥交辦事宜，應(yīng)于處理期限屆滿前，請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，以口頭方式通知公司或部門收文員更改處理期限以保證文件的及時(shí)傳閱。公司外

13、來文件和內(nèi)部文的收文編號(hào)，由總經(jīng)辦收發(fā)員和部門收文員按年份依流水號(hào)一文一號(hào)編制。三、關(guān)于收、發(fā)傳真及快件的管理1、發(fā)傳真時(shí)必須標(biāo)明傳真內(nèi)容、收發(fā)單位、發(fā)件單位、收件人、發(fā)件人、傳真電話、傳真頁數(shù)、傳真日期、接收人的電話等事項(xiàng)，發(fā)送傳真后須確認(rèn)傳真是否收到。2、收傳真時(shí)不得隨意丟棄、扣壓拖延傳真內(nèi)容，有接收人及時(shí)送達(dá)收件人并核實(shí)傳真頁數(shù)、收件單位、發(fā)件單位、發(fā)件人、收件人等事項(xiàng)。3、總部發(fā)送、接收快件及掛號(hào)信一律在總經(jīng)辦登記，由總經(jīng)辦通知收件人簽收，凡收到的快件要當(dāng)面打開，由總經(jīng)辦登記郵件資料明細(xì)方可交給收件人。收件人收到后務(wù)必將需轉(zhuǎn)交他人資料及時(shí)交與應(yīng)收人。 4、公司內(nèi)部各下屬公司傳給總部和各

14、下屬公司之間的收、發(fā)快件雙方必須記錄所郵寄資料明細(xì)，由直接收發(fā)人記錄，以便查詢。5、流程圖如下：第9/20頁發(fā)文管理流程公司外部來文處理流程總經(jīng)辦收發(fā)員：可由總經(jīng)辦秘書兼任第11/20頁公司內(nèi)部發(fā)文處理流程四、文件的宣貫 （一）、公司所有下發(fā)的規(guī)章制度、通知及公告等，如文件的內(nèi)容需向公司全體員工傳達(dá)，均需在公司公告欄張貼（各辦事處需在辦事處公告欄張貼）。（二）、對(duì)于公司制度類文件，涉及到與工作相關(guān)的流程操作與執(zhí)行的，須由發(fā)文部門聯(lián)合人事行政部培訓(xùn)組，在受文范圍內(nèi)組織培訓(xùn)，并針對(duì)特定人員予以考核。具體培訓(xùn)方式以人事行政部培訓(xùn)組要求為準(zhǔn)。（三）、對(duì)于公司除制度以外的通知公告等類型文件由各部門經(jīng)理負(fù)

15、責(zé)在部門內(nèi)部宣貫。（四）、文件張貼的時(shí)間限制a) 公告：需公司內(nèi)部張貼1周；b) 通知：通常需公司內(nèi)部張貼一周，具體視當(dāng)次下發(fā)文件的要求。第12/20頁c) 通報(bào)：通常需公司內(nèi)部張貼兩周，具體視當(dāng)次下發(fā)文件的要求。 d) 制度：通常需公司內(nèi)部張貼一周，具體視當(dāng)次下發(fā)文件的要求；以水印文本方式下發(fā)的文件，不得在公司內(nèi)部張貼，但受文人需在部門內(nèi)部按文件下發(fā)要求的范圍內(nèi)組織宣貫。五、文件的保管與存檔（一）、文件的保管分為：有效期內(nèi)文件的保管與過期文件的保管。（二）、對(duì)于有效期內(nèi)的文件，須按“發(fā)文部門機(jī)密程度-文件編號(hào)”進(jìn)行有序存檔管理。如總部發(fā)文，文件編號(hào)為：喜利達(dá)食品有限公司總部【制度】字【201

16、4】第01號(hào)文件，機(jī)密程度為：秘密，應(yīng)分放在管理總部機(jī)密類文件中，按編號(hào)有序排列。（三）、公司文件在下發(fā)后兩周內(nèi)需進(jìn)行存檔管理（四）、總經(jīng)辦需建立公司在用文件的電子目錄公司在用文件目錄表每月15日及月底（遇節(jié)假日順延）將公司在用文件的電子目錄進(jìn)行更新。（五）、文件的借閱1、公司所有已存檔文件，只能予以查看，不得帶出、復(fù)制或拷背。2、公司文件的借閱，可以整個(gè)文件借閱，或借閱文件的某一部分內(nèi)容。借閱的要求或內(nèi)容需要在公司文件調(diào)閱單中明確說明，文件管理員視借閱內(nèi)容予以發(fā)放文件。3、公司文件的借閱，原則上均需當(dāng)天返回。4、公司所有文件借閱，均需辦理借閱手續(xù)（1）、對(duì)于部門內(nèi)部文件的查閱，需經(jīng)過部門經(jīng)理

17、的同意后，進(jìn)行查看。第13/20頁（2）、對(duì)于公司跨部門文件的查看，需由部門主管填寫公司文件調(diào)閱單 明確說明借閱理由及工作需要，并按流程審核后予以查看：對(duì)于秘密等級(jí)為“一般”的文件需經(jīng)過直屬主管的批準(zhǔn)后交總經(jīng)辦 同意后進(jìn)行查看；對(duì)于秘密等級(jí)為“秘密”或“絕密”類文件，必須逐級(jí)審批至總經(jīng) 理后至總經(jīng)辦進(jìn)行查看。公司文件的調(diào)閱原則上不得一次調(diào)閱多個(gè)文件，對(duì)于一次借閱兩個(gè) 或以上的文件，必須附件明確說明原因，否則不予批準(zhǔn)。5、文件的廢止及銷毀文件的廢止是指：新文件的發(fā)布涉及到原有文件的作廢；或是由于公司的經(jīng)營(yíng)模式或組織架構(gòu)變動(dòng)，相關(guān)政策及文件已無實(shí)際可執(zhí)行價(jià)值和依據(jù)，而涉及到的相關(guān)文件的作廢；或是公

18、司出臺(tái)的具有實(shí)效性的文件，而已過其時(shí)效期而自動(dòng)廢止。文件的銷毀是指：對(duì)于已作廢或廢止的文件，在一定存放期后，由人事行政部對(duì)其進(jìn)行銷毀處理。對(duì)于機(jī)秘等級(jí)為“一般”的文件由各部門在新文件下發(fā)后自主銷毀，對(duì)于機(jī)秘等級(jí)為“秘密”或“絕秘”的文件，在文件廢止后必須退還至總經(jīng)辦。由總經(jīng)辦統(tǒng)一對(duì)其銷毀。6、相關(guān)處罰規(guī)定各部門必須按公司在用文件目錄，對(duì)于下發(fā)至本部門的文件進(jìn)行存檔保管，文件柜必須加鎖，由部門文件管理員統(tǒng)一保管。公司會(huì)定期對(duì)各部第14/20頁門文件的宣導(dǎo)情況及存檔情況進(jìn)行檢查。在檢查過程中發(fā)現(xiàn)未按公司規(guī)定執(zhí)行的，將作一定處罰：對(duì)于公司“秘密”及“絕密”文件在簽收后保管不當(dāng)，泄密或丟失的： 機(jī)密程

19、度為“秘密”的文件，對(duì)于直接責(zé)任人，即文件的保管者處以100元/次/份的罰款；部門經(jīng)理負(fù)連帶責(zé)任，同處以100元/次/份的罰款。 機(jī)密程度為“絕密”的文件，對(duì)一直接責(zé)任人，即文件的保管者處以200元/次/份的罰款；部門經(jīng)理負(fù)連帶責(zé)任，同處以200元/次/份的罰款。 對(duì)于公司文件下發(fā)后，部門內(nèi)部未按要求進(jìn)行宣貫，在相關(guān)工作的執(zhí)行中出現(xiàn)問題的，將對(duì)部門負(fù)責(zé)人處以50元/次的罰款。六、公司文件格式與行文標(biāo)準(zhǔn)（1）、公司文件格式a) 公司文件一般由文件編號(hào)、標(biāo)題、機(jī)秘等級(jí)、受文部門、正文、附件說明、成文日期、發(fā)文部門等部分組成。b) 公司文件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公司文件主要內(nèi)容并標(biāo)明公司文件種類。c

20、) 主送部門指公司文件的主要受文部門，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。制度類文件必須注明主送部門，并將主送部門置于標(biāo)題之下、正文之上，居中排列。有些不便于在首頁列出受文部門的公司文件，如公告、通知、通報(bào)等文件，受文部門可以不在公司文件中體現(xiàn)，但需在發(fā)文申請(qǐng)審核表中明確。受文部門一律用全稱或規(guī)范的簡(jiǎn)稱。 d) 公司文件如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。e) 公司文件成文日期以總經(jīng)理簽發(fā)批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。 （2）、行文標(biāo)準(zhǔn) 七、相關(guān)附件1、附件一：發(fā)文申請(qǐng)審核表2、附件二：公司文件發(fā)文簽收表及其相關(guān)表格 3、附件三：公司文件調(diào)閱單4、附件四：公司文件書寫格式（通知、公告、通報(bào)

21、） 5、附件五：公司文件書寫格式（制度） 附件一：擬稿審核表附件二、第16/20頁公司收文閱辦表收文登記單文件受理催辦單第17/20頁附件三：公司文件調(diào)閱單文件調(diào)閱單、使用流程：調(diào)閱填寫 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 調(diào)閱 歸還。、填寫要點(diǎn)：（）借出時(shí)間，為實(shí)際調(diào)閱時(shí)間；（）歸還日期，為調(diào)閱人預(yù)計(jì)歸還日期，填寫請(qǐng)與行政主管協(xié)商；（）備注，可填寫實(shí)際歸還日期或填“已還”。 、本單裝訂成冊(cè)使用。第18/20頁附件四：公司文件書寫格式一、office Word寫作規(guī)范公司所有文檔應(yīng)統(tǒng)一使用Word2003排版，若使用word2007版軟件的，請(qǐng)務(wù)必保存為word97-2003版。頁面應(yīng)當(dāng)設(shè)置如下：紙型為A4，頁邊距規(guī)格

22、為：Word默認(rèn)值。文檔內(nèi)容的排版格式如下（除特別情況外，中文全部用宋體，英文字體用Times New Roman）。（一）標(biāo)題3號(hào)宋體加粗，居中，上下各空1行。文件名需使用全稱，如“蒙城喜利達(dá)食品有限公司管理細(xì)則”等，不能簡(jiǎn)寫為“管理細(xì)則”。第一、二層標(biāo)題應(yīng)加粗。（二）正文1、正文用小四號(hào)宋體，行距為固定值18-20磅，首行按國(guó)家漢語規(guī)范須縮進(jìn)2個(gè)字符。2、正文中層次不宜過多，順序編號(hào)格式統(tǒng)一為：一，（一），1，（1），；二，（二），2,（2），；。每層次的標(biāo)題由詞組或短語組成，要簡(jiǎn)短明確，題末不帶標(biāo)點(diǎn)。同一層次標(biāo)題在語法結(jié)構(gòu)上應(yīng)盡量對(duì)等。注意要易于區(qū)分層次的高低。在編輯文件時(shí)，需取消自動(dòng)套

23、用格式；順序編號(hào)不能采用軟件自動(dòng)編號(hào)方式，必須手動(dòng)輸入。3、word正文中插圖表（1）要先見文, 后見表, 即先在文中提到表, 再在其后見表。正文中的插圖表應(yīng)與文字緊密結(jié)合，文圖相符。（2）每一個(gè)表都要有表序和表題，表序和表題位于表的正上方。全文插圖表統(tǒng)一編序，表序?qū)懺诒眍}左方，空一格接寫表題，表題要簡(jiǎn)短明確，題末不帶標(biāo)點(diǎn)。表題字體采用5號(hào)宋體加粗，表內(nèi)文字采用5號(hào)，如排不下則使用6號(hào)字或更小字體。（3）表格的繪制應(yīng)遵循簡(jiǎn)潔、整齊的原則，避免使用復(fù)雜的格式。表格邊框不應(yīng)超出文檔頁面邊界，每張表格應(yīng)盡量排在同一頁面。（三）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)文檔中的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)應(yīng)按照漢語規(guī)范正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，禁止使用 “; .

24、” 等英文輸入法狀態(tài)下的符號(hào)。其中，順序編號(hào)后應(yīng)使用頓號(hào)，不得使用“.”，但帶小括號(hào)和圓圈的序號(hào)不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（四）文檔署名第19/20頁發(fā)文署名應(yīng)使用全稱，如為物業(yè)公司，需使用全稱“蒙城助友物業(yè)管理有限公司”；如是各部門文，使用“蒙城喜利達(dá)食品有限公司總經(jīng)辦”等全稱，日期為發(fā)文當(dāng)天，其格式為：201x年xx月xx日。文檔署名應(yīng)居正文末段的右下方，日期在發(fā)文單位的正下方。二、office excel寫作規(guī)范（一）排放方式：所有“相同事件”都儲(chǔ)存到同一個(gè)工作表中 建議在一個(gè)xls文件里，采用多sheet的方式，盡量將同一類表格排放在同一文件內(nèi)，sheet1，sheet2sheetN等名字可按照需要進(jìn)行修改；（二）文字格式文字大小按照清晰明了的原則自行選擇，同一sheet內(nèi)文字大小盡量相同，字體統(tǒng)一用宋體。三、office powerpoint寫作規(guī)范 （一）文字格式與排版排版遵循“清晰，簡(jiǎn)潔，明了”原則，內(nèi)容為演講者提綱和重要精練內(nèi)容，需簡(jiǎn)明扼要，切忌花哨復(fù)雜。字體均使用黑體加粗，標(biāo)題類字體大小為36號(hào)，正文字體大小為26號(hào)。（二）動(dòng)畫設(shè)置規(guī)范允許簡(jiǎn)單動(dòng)畫效果，但切忌自定義復(fù)雜組合動(dòng)畫，避免冗繁。 （三）插入內(nèi)容其插入圖、表須保持可編輯模式。注：文檔應(yīng)確保表意準(zhǔn)確，語句通順無歧義，請(qǐng)嚴(yán)格按照上訴規(guī)范要求對(duì)文檔等進(jìn)行修改和校對(duì)。 喜利達(dá)食品有限公司 2014/6/14