公司行政管理制度與作業(yè)流程

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1、XX公司行政管理制度第一章 人事管理一、 公司人力資源規(guī)劃二、 招聘與錄用三、 培訓(xùn)四、 考勤五、 假期（一） 請休假（二） 假期規(guī)劃六、 獎懲七、 考核八、 核薪九、 保險（一） 社會統(tǒng)籌（二） 商業(yè)十、人員流動（一） 調(diào)動（二） 辭職、辭退十一、關(guān)聯(lián)企業(yè) 第二章 行政管理一、 禮儀紀(jì)律二、 工作計劃三、 會議管理四、 辦公設(shè)備五、 文書作業(yè)（一） 打?。ǘ?復(fù)印六、 收發(fā)文七、 用印八、 文檔（一） 圖書（二） 專業(yè)資料（三） 客戶檔案（四） 辦公文檔九、 訪客接待十、 辦公用品十一、 采購十二、 固定資產(chǎn)十三、 物業(yè)十四、 公司福利十五、 午餐第三章 業(yè)務(wù)支持一、 Internet主頁

2、二、 文件檔案管理三、 商業(yè)秘密保護四、 公共關(guān)系（一） 司外（二） 司內(nèi)（三） 投訴五、廣告宣傳 *公司行政管理制度總 綱 *公司行政管理制度是公司管理的重要文件，其管理依據(jù)是*公司管理制度和*公司員工守則。 本制度由總經(jīng)理、公司管理中心、行政部及各部門主管直線執(zhí)行。司職機構(gòu)為公司行政部。 本制度的修改須經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)；重大事項的更改須報執(zhí)行董事或董事會核準(zhǔn)。人事管理總 則1 人事管理是公司“人才為本”價值的直接體現(xiàn)；2 人事管理以合法、平等為基準(zhǔn)，以實績導(dǎo)向、取優(yōu)汰劣、賞罰分明為宗旨；3 人事管理以滿足公司發(fā)展需要為核心目標(biāo)。一 人力資源規(guī)劃1 根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要進行前瞻性人力資源計劃；2

3、 建立明確的人才標(biāo)準(zhǔn)、工作分析體系；3 短期人力資源計劃由總經(jīng)理核準(zhǔn)，中長期人力資源計劃報董事會核準(zhǔn)；4 經(jīng)核準(zhǔn)后由總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)制定征用計劃；5 行政部依據(jù)招聘計劃執(zhí)行招聘流程；6 建立公司人才庫（全部應(yīng)征人才簡歷），作為公司業(yè)務(wù)發(fā)展的儲備。 公司/部門發(fā)展人力資源規(guī)劃流程工作分析執(zhí)行人：行政部、各部主管責(zé)任人：行政部監(jiān)督人：總經(jīng)理、董事長招聘流程征用計劃董 事 長總 經(jīng) 理中長期計劃短期計劃人才標(biāo)準(zhǔn)二 招聘與錄用1. *公司各部門需招聘新員工時，應(yīng)該按照公司標(biāo)準(zhǔn)文本人員增補申請表進行填寫后上交公司行政管理部，由行政管理部上報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，開始招聘程序。2. 各部門所需招聘的新員工，應(yīng)該首先

4、嘗試公司內(nèi)部人員調(diào)動，在公司內(nèi)無合適人選或無法調(diào)動時，開始公司對外的招聘程序。3. 行政管理部對外的招聘方式可以采用：公司內(nèi)部人才庫尋覓、設(shè)攤招聘、登報廣告征員等方式。4. 行政管理部于招聘前須將本公司用人計劃、本次招聘人數(shù)、職位、要求等材料報政府有關(guān)勞動人事部門批準(zhǔn),方可擬稿登報或設(shè)攤招聘。5. 行政管理部負責(zé)應(yīng)征人員資料的初審工作,并將合適的候選人材料轉(zhuǎn)送錄用部門審閱,并與其共同商定參加初試者人員名單。6. 初試由行政管理部主持,包括筆試和面試，同時填寫面試記錄與初（復(fù)）試考核表。7. 復(fù)試由行政管理部與錄用部門共同主持,同時填寫面試記錄與初（復(fù)）試考核表。8. 錄用建議由行政管理部與錄用

5、部門會同總經(jīng)理共同作出，由行政部發(fā)放聘用通知書。9. 新進員工憑聘用通知書報到，應(yīng)繳驗以下材料:身份證復(fù)印件一份、最高學(xué)歷影印件，據(jù)此行政管理部建立人事資料卡，并由行政管理部保存并管理使用。10. 錄用人試用期為三個月,試用滿一至二個月時,由行政管理部會同部門主管對試用員工按照公司員工考核體系進行一次中期考核,若發(fā)現(xiàn)有任何不符合錄用條件者,隨時解聘。屆滿后再進行正式考核。（見公司考核相關(guān)表格）。11. 錄用人試用期結(jié)束，成為公司正式員工，公司與之簽定勞動合同并由公司行政人事部將勞動合同送至勞動監(jiān)察部門進行見證，同時辦理勞動人事檔案關(guān)系的調(diào)動、三金等相關(guān)福利等事宜。12. 對公司高級管理人員的聘

6、用由總經(jīng)理或董事長直接簽發(fā)任命書，然后由行政人事部與其簽訂聘用合同。13. 員工人事檔案由行政部建立、保存并管理，必須準(zhǔn)確、及時、保密。14. 員工人事檔案包括：應(yīng)聘人員登記表、履歷、面試考核表、錄用通知書、承諾書、人事資料卡、勞動合同、年度IDA、職務(wù)、工資計錄。 招聘流程人員增補申請表各部門填妥人員增補申請表交行政管理部總經(jīng)理批準(zhǔn)內(nèi)部人員調(diào)動程序公司內(nèi)部調(diào)動 可以 不可以 登報廣告征員內(nèi)部人才庫尋覓設(shè)攤招聘篩選候選人（行政部協(xié)同錄用部門）初（復(fù)）試考核表面試記錄表初試（行政管理部）時間間隔2周左右測試打字、語言、寫作面試記錄表初（復(fù)）試考核表復(fù)試（行政部協(xié)同錄用部門）總經(jīng)理審批行政管理部明

7、確工資與福利聘用通知書信函通知報到員工資料卡報到建檔勞動合同IDE協(xié)議三個月考核表格考 核不合格解 聘 合 格正式錄用，簽定勞動合同見證等相關(guān)手續(xù) 責(zé)任人：行政主管監(jiān)督人：總經(jīng)理 三、培 訓(xùn)1. 行政管理部負責(zé)綜合協(xié)調(diào)各部門之訓(xùn)練計劃,訂立各項公司全年教育訓(xùn)練計劃。2. 行政管理部須督導(dǎo)實施教育訓(xùn)練計劃,檢討各項訓(xùn)練情況并做效果分析。3. 行政管理部負責(zé)收集、編訂教育訓(xùn)練教材。4. 行政管理部協(xié)同公司其他部門進行相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5. 公司培訓(xùn)分為：新員工引導(dǎo)培訓(xùn)、在職培訓(xùn)（主管指導(dǎo)、在崗司內(nèi)外、脫崗司內(nèi)外）與主管培訓(xùn)等多種。*公司迎新引導(dǎo)培訓(xùn)體系表培訓(xùn)人培訓(xùn)內(nèi)容培訓(xùn)時間考核基準(zhǔn)總經(jīng)理公司介

8、紹行政部員工守則行政管理制度檔案管理制度財務(wù)部財務(wù)管理制度業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)管理制度法律顧問法律事務(wù)* 商業(yè)秘密* 合同、文本管理* 商業(yè)信息培訓(xùn)需求調(diào)查表培訓(xùn)考核表執(zhí)行人：行政部、各部主管負責(zé)人：行政部監(jiān)督人：總經(jīng)理評 估總經(jīng)理實 施總 經(jīng) 理培訓(xùn)計劃內(nèi)容確定需求分析培訓(xùn)考核表執(zhí)行人：行政部、各部主管責(zé)任人：行政部監(jiān)督人：總經(jīng)理總 經(jīng) 理評 估培訓(xùn)流程四 考勤 1. 英達仕公司每位員工在每一正常工作時日，必須自行、準(zhǔn)確打卡。2. 凡是漏打， 錯打卡者須在24小時內(nèi)申請補辦，經(jīng)部門主管核定后報行政管理部。3. 公司員工出差,須填報出差申請單，經(jīng)主管、總經(jīng)理批準(zhǔn)后須將申請單復(fù)印件一份交行政管理部備查。4

9、. 行政管理部將人員出差情況記入員工出勤情況表，出差期間之例假記入員工出勤資料表。5. 出差日期由行政管理部以公假記入員工出勤資料表。6. 如遇業(yè)務(wù)人員外出執(zhí)辦公務(wù)，須填寫外出登記表并經(jīng)主管核準(zhǔn)后有效，通知行政管理部專職人員，作為考勤之依據(jù)。7. 員工在規(guī)定工作時制外繼續(xù)工作者，須填寫加班申請表并經(jīng)本部門主管及行政管理部批準(zhǔn)后方可以加班論，行政管理部負責(zé)加班人員之出勤考核。8. 行政管理部若發(fā)現(xiàn)申請加班人員無出勤記錄,須向申請人部門核查,若無確鑿證明,以作廢論。9. 員工不得任意加班,行政管理部若發(fā)現(xiàn)無經(jīng)主管核準(zhǔn)之加班單,即使有考勤記錄，也不將其視作加班。10. 員工按政府規(guī)定進行日常工作及休

10、假，同時實行帶薪或無薪假。11. 申請假期應(yīng)于事前向本部門主管提出并報行政管理部核準(zhǔn)，緊急事項于事后24小時內(nèi)補申請。12. 假期的請休嚴(yán)格按照公司管理制度規(guī)定執(zhí)行。13. 行政管理部監(jiān)督公司員工于每工作日結(jié)束時填寫并上交工作時間控制表并于每周二之前將公司員工上周所交工作時間控制表進行統(tǒng)計，制作成周工作時間統(tǒng)計表并上交總經(jīng)理。14. 公司行政管理部執(zhí)掌每月月底統(tǒng)計作業(yè),匯集“出勤卡”、 周工作時間統(tǒng)計表、請假單、 加班申請表等相關(guān)記錄,統(tǒng)計填制員工出勤資料表, 交財務(wù)部計算工資之用，并入案備查。對一切不合制度之情事向有關(guān)主管提出處理意見,并填寫員工假期規(guī)劃提示單提交給公司員工。15. 行政管理

11、部主辦人若發(fā)現(xiàn)員工曠職達2日或超出2日者、請假超出規(guī)定期限者、出勤記錄有弄虛作假或涂改毀壞者,應(yīng)即時提請行政管理部主管核辦。財 務(wù) 部公司員工行 政 專 員出勤資料卡每月24日考勤卡、時控表、請假單、加班單等提示單月出勤記錄提 示 行 為考勤流程責(zé)任人：行政專員。監(jiān)督人：行政主管五 假期（一）請休假1. 英達仕公司給假分為事假、病假、公假、婚假、工傷假、喪假、計劃生育假和探親假,各種給假標(biāo)準(zhǔn)參見管理制度。2. 因突發(fā)事件或疾病而不得已請假者，須在半日內(nèi)通知行政管理部負責(zé)人，并在請假后24小時補填請假單。3. 各部門主管因私或工作外出不論幾天者，須提前三天填妥請假申請單，經(jīng)行政管理部批簽后，遞交

12、總經(jīng)理批示，同時安排妥后續(xù)工作方可。4. 普通員工因私或工作外出在二天之內(nèi)者，須提前一至二天填寫請假單，由本部門主管批準(zhǔn)，交行政管理部備案；若員工請假在二天以上者，在本部門主管允許后經(jīng)總經(jīng)理批示，交行政人事部備案。5. 行政管理部在經(jīng)辦請假手續(xù)人員審查所附請假材料,病假者需附醫(yī)院診斷證明,請產(chǎn)假、喪假者須附出生證明或死亡通知書，請假者須有充足理由。 請假/調(diào)休流程申 請 人請假申請單職務(wù)代理人簽字部門主管簽字2天以上總經(jīng)理簽字行政管理部主管簽字申請單歸檔申 請 人責(zé)任人：部門主管監(jiān)督人：行政主管（二）假期規(guī)劃六 獎懲1 獎懲依據(jù)為公司員工守則2 公司各級主管均有提出獎懲的建議權(quán)3 行政部負責(zé)事

13、實調(diào)查并報告總經(jīng)理4 各級主管按公司權(quán)限行使獎懲5 各類獎懲由行政部執(zhí)行6 各類獎懲須報備行政管理部備案，登記入人事資料卡獎懲申請表獎懲流程獎懲申請報告總經(jīng)理行政部備案行政部執(zhí)行公 告核 準(zhǔn)行政部調(diào)查七 考 核1. 考核管理是英達仕投資管理顧問公司管理的一項重要內(nèi)容，它的目的在于維持企業(yè)的良好秩序，更好地貫徹企業(yè)管理制度，完成計劃指標(biāo)和實現(xiàn)經(jīng)濟效益。2. 對司內(nèi)各部門的管理狀況及個人的行為活動制定統(tǒng)一的規(guī)范作出合理的評判，激勵先進，褒揚正氣，有功則獎，有過則罰。調(diào)動員工工作積極性，完成指標(biāo)，提高工作效率。3. 英達仕公司對部門的考核，主要內(nèi)容為費用情況、資金狀況、業(yè)績完成進展情況以及公司運作的

14、規(guī)范及制度的執(zhí)行情況；對員工的考核主要為業(yè)績、品德和行為的執(zhí)行情況。4. 于考核作業(yè)前,行政管理部須備妥員工之考勤、升遷、調(diào)動獎懲諸種資料作為一般依據(jù)。5. 對部門考核一般周期為半年一次。6. 考核由直線上級主管執(zhí)行行政部參與配合，亦可設(shè)立考核小組7. 對公司員工的考核區(qū)分為月度、季度、年度考核，每月、季、年度底前5天內(nèi)，行政管理部協(xié)同公司各部門主管對公司員工按照公司業(yè)績指標(biāo)體系，并結(jié)合員工IDE協(xié)議等相關(guān)指標(biāo)，對員工月、季、年度工作情況進行考核，填寫考核記錄表，上報總經(jīng)理。8. 考核結(jié)束后,行政管理部負責(zé)將考核等級反映于員工的獎懲與職位、薪資等級年度的相應(yīng)調(diào)整。考核流程考核表總經(jīng)理考 核考

15、核工作分析IDA/業(yè)績行政資料行政部業(yè)務(wù)部行政部八 核薪1. 財務(wù)部根據(jù)出勤資料卡、業(yè)績獎金確認(rèn)單進行核薪2. 出勤資料卡由行政部統(tǒng)計提供3. 業(yè)績獎金確認(rèn)單由業(yè)務(wù)部統(tǒng)計提供4. 財務(wù)部匯總之薪資表報總經(jīng)理核準(zhǔn)5. 周考勤、獎懲發(fā)生薪資增減，依據(jù)公司員工守則核薪流程業(yè)務(wù)部行政部業(yè)績獎確認(rèn)單出勤資料卡薪資表出納支付總經(jīng)理財務(wù)核薪業(yè)績獎資料考勤資料九 保險（一） 社會統(tǒng)籌保險1 養(yǎng)老保險1.11.2養(yǎng)老保險辦理流程2 醫(yī)療保險 2.1 2.2醫(yī)療保險辦理流程3 失業(yè)保險4 住房公積金（二） 商業(yè)保險十 人員流動（一） 調(diào)動1 部門內(nèi)員工崗位調(diào)動，由部門主管向行政部提出調(diào)動說明；聽取行政部建議后決定

16、；報備總經(jīng)理；2 部門內(nèi)主管崗位調(diào)動，由部門主管向行政部及上級主管提出調(diào)動說明，聽取意見后決定；報備總經(jīng)理；3 部門級以上主管崗位調(diào)動，由總經(jīng)理提出動議，聽取有關(guān)建議后決定；報備執(zhí)行董事；4 調(diào)動由行政部發(fā)布調(diào)動令調(diào)動說明書部門內(nèi)員工調(diào)動流程行政部建議調(diào)動說明部門主管決 定調(diào)動令報備總經(jīng)理調(diào)動令執(zhí) 行部門內(nèi)主管調(diào)動流程調(diào)動說明書行政部意見上級意見調(diào)動說明部門主管決 定調(diào)動令調(diào)動令執(zhí) 行報備總經(jīng)理部門級以上主管調(diào)動流程調(diào)動動態(tài)相關(guān)意見行政部意見調(diào)動動議總經(jīng)理決 定調(diào)動令調(diào)動令執(zhí) 行（二） 辭職 m 辭退 按制度辦理辭職手續(xù)，填寫離職申請書，經(jīng)有任免權(quán)限的主管批準(zhǔn)后由行政管理部辦妥移交手續(xù)并填寫移

17、交接清單后方得視為按正常手續(xù)辭職，行政管理部通知財務(wù)結(jié)算工資。 辭退和開除 有任免權(quán)限的主管需解聘其任免范圍內(nèi)合同制員工的，應(yīng)填寫解聘/開除通知書，然后交行政管理部辦理有關(guān)離職移交手續(xù)。被解聘員工應(yīng)辦妥移交接手續(xù)，填寫移交接清單后方得離職，同時由財務(wù)部結(jié)清工資。無論以何種情況離開公司者,由行政管理部簽發(fā)離職證明書，一式二份,一份交離職人，一份留存行政管理部。 員工離職后,行政管理部須將離職人員各項手續(xù)、表單歸檔封存。工作交接單工作交接單行政出勤統(tǒng)計辭職/辭退 申請書辭職/離職申請責(zé)任人：行政主管監(jiān)督人：GM退工/結(jié)檔GM秘書備案行政交接財務(wù)交接業(yè)務(wù)交接GM批示行政主管意見主管意見 辭職交接流程

18、十一 關(guān)聯(lián)企業(yè)1 公司對關(guān)聯(lián)企業(yè)之高級主管執(zhí)行人事管理職責(zé)；2 管理范圍外方人員：請休假國內(nèi)人員：招聘、錄用、合同、考核、定薪、辭職、辭退3 各作業(yè)流程參照前述相關(guān)流程4 各項管理之決定均須經(jīng)董事長校核。第二章 行政管理一 禮儀紀(jì)律1. 行政管理部負責(zé)對公司全體員工的禮儀、辦公紀(jì)律、出勤、外出等事項的全面監(jiān)督；2. 行政部主管發(fā)現(xiàn)不當(dāng)現(xiàn)象，可簽發(fā)“提示單”以提示警告，并報備有關(guān)部門主管；3. 行政部確認(rèn)獎懲事實，可提請有關(guān)主管研究提出獎懲申請；4. 對公司禮儀紀(jì)律現(xiàn)象，行政部與各部門主管均可直接向總經(jīng)理提出提出。二 工作計劃與報告 沒有計劃的行為是無效率的行為。公司強調(diào)對公司、部門、員工行為的

19、計劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同時提高工作效率與工作效益。因此，通過對計劃體系的規(guī)定，并通過相關(guān)計劃流程和計劃表格的制作，實現(xiàn)工作計劃的確立、執(zhí)行和評估。（一） 公司、部門年度發(fā)展計劃1 公司總經(jīng)理、部門主管于每一會計年度底應(yīng)該制定下一會計年度的發(fā)展計劃。2 公司年度發(fā)展計劃經(jīng)公司主要高層領(lǐng)導(dǎo)人討論制作，公司董事會核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。3 部門年度發(fā)展計劃經(jīng)部門主要領(lǐng)導(dǎo)人員討論制作，公司總經(jīng)理核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。4 公司、部門年度發(fā)展計劃是部門、人員月度工作計劃的基礎(chǔ)和依據(jù)。5 公司、部門年度發(fā)展計劃是對公司、部門經(jīng)營發(fā)展的評價基礎(chǔ)。年度計劃流程總經(jīng)理公司計劃草案報告董事會核準(zhǔn)報告各

20、部主管稽核部門計劃草案總經(jīng)理核準(zhǔn)執(zhí) 行（二） 部門、員工月度工作計劃1 部門主管、公司員工在每月度底分別進行部門、員工下月度工作計劃安排。2 月度工作計劃通過對月度工作計劃表的制作來完成，在該表格中應(yīng)該相應(yīng)地填寫部門、員工下月工作內(nèi)容安排和時間控制。3 員工月度工作計劃交部門主管核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。4 部門月度工作計劃交總經(jīng)理核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。5 月度工作計劃的完成情況將作為部門、員工工作評估的主要依據(jù)之一。年度月度工作計劃公司年度計劃部門主管計劃草案報告部內(nèi)員工總經(jīng)理核準(zhǔn)報告稽核計劃草案主管核準(zhǔn)執(zhí) 行（三） 員工日工作時間控制計劃1公司員工通過日工作時間控制表進行日工作時間計劃與安排控制。

21、2 公司員工應(yīng)該按照“日工作時間控制表填寫規(guī)定”在規(guī)定的時間按照規(guī)定的項目如實填寫并上交公司行政管理部。3 在日工作時間控制表中體現(xiàn)出員工對每日工作安排的合理性與計劃性，反映員工每日工作的效益性與非效益性，因此，該表格將作為對員工考核的主要依據(jù)之一，同時也是員工用于控制時間、提高效率、自我評估的依據(jù)。4 日工作時間控制表是公司對外服務(wù)的重要計費依據(jù)。日工作計劃流程部門月度計劃部門主管報 告稽 核員工日計劃執(zhí) 行（四） 專項市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃1 在公司進行新市場的開拓和新業(yè)務(wù)的推廣時，該市場和業(yè)務(wù)的主要負責(zé)人應(yīng)該進行專項市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃。2 專項市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃建立對該市場、業(yè)務(wù)的全面了解，公司主要經(jīng)營

22、人員的深入研究、探討的基礎(chǔ)上，同時該規(guī)劃應(yīng)該結(jié)合公司、部門年度發(fā)展計劃和市場需求與競爭變化的基礎(chǔ)上。3 專項市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃通過制作市場規(guī)劃表和業(yè)務(wù)規(guī)劃表來完成，并嚴(yán)格按照規(guī)劃進行市場拓展與業(yè)務(wù)推廣。三 會議管理 會議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。公司會議區(qū)分為定期例會與非定期會議，規(guī)定的人員必須準(zhǔn)時參與，指定人員作好會議記錄，與會人員遵守會議秩序安排同時提高會議效率。(一） 定期例會會議名稱時間安排參加人員會議內(nèi)容召集/主持人員業(yè)務(wù)診斷會議每工作日上午 9:30-10:00各部門人員對外服務(wù)中相關(guān)問題討論、日計劃各部主管月度總結(jié)、規(guī)劃會議 每月度第一天下午總經(jīng)理 各部門主

23、管、工作人員 上月度工作總結(jié)月度工作規(guī)劃報告各部主管主管例會每月第一天下午總經(jīng)理、各部主管月度工作計劃協(xié)調(diào)總經(jīng)理員工大會每月中旬一次總經(jīng)理全體員工經(jīng)營總結(jié)、工作安排、其他相關(guān)內(nèi)容行政管理部/總經(jīng)理董事會會議每年度一次董事長、董事、總經(jīng)理公司重大事項決議總經(jīng)理/董事長（二） 非定期會議會議名稱時間安排參加人員會議內(nèi)容召集/主持人員公司發(fā)展研討會不定時總經(jīng)理、部門主管、主要經(jīng)營業(yè)務(wù)人員就市場拓展、業(yè)務(wù)推廣、公司經(jīng)營等相關(guān)事項的討論行政管理部主任/總經(jīng)理臨時會議不定時總經(jīng)理、部門主管、其他有關(guān)人員特殊事宜行政管理部主任/總經(jīng)理董事會臨時會議不定時董事長、董事、總經(jīng)理公司經(jīng)營特殊重大事宜總經(jīng)理/董事長

24、（三） 會議安排1 公司內(nèi)會議由行政部秘書安排，部門內(nèi)會議由各部自行安排2 主會人會前一天需向秘書告知會議安排、會議內(nèi)容3 秘書須提前四小時以上書面通知與會人地址、時間、內(nèi)容4 秘書負責(zé)會場安排與整理5 開會期中，秘書負責(zé)記錄；并于會后將會議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案會議計劃會議計劃單會議流程秘 書會議通知通 知安 排記 錄摘要備案四 辦公設(shè)備管理1 電腦1.1行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)；1.2根據(jù)保密原則需要，由行政部對行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼1.3員工在所屬部門目錄下設(shè)立個人子目錄1.4員工不得私設(shè)電腦密碼2傳真機、復(fù)印機：2.

25、1由公司行政部統(tǒng)一管理與使用2.2建立嚴(yán)格的使用登記制度2.3未經(jīng)許可，個人不得自行操作使用3可運用狀態(tài)維護3.1行政部負責(zé)電腦、傳真機復(fù)印機的檢查、保養(yǎng)和維修,保證設(shè)備的可運用狀態(tài)五 文書作業(yè)（一） 打印1 總經(jīng)理、各部門主管交由秘書打印之文函、廣告，需填寫文書委派單，并標(biāo)明文件之性質(zhì)，如傳真、公函、內(nèi)部文及保密級別，急迫性程度由秘書根據(jù)其緩急確定先后秩序。2 打印完畢后秘書先行校核并于文書委派單上簽字，轉(zhuǎn)交委辦單位之經(jīng)辦人校核、簽字3 對外傳真、公函秘書須復(fù)印存檔（參見收發(fā)文流程）4 文書處理過程中，未經(jīng)同意秘書不得將受托文書傳閱他人文書作業(yè)流程總經(jīng)理/主管文書委派單文書委托文書委派單秘書

26、處理保密標(biāo)志文書委派單委辦校核（二） 復(fù)印1 公司復(fù)印作業(yè)由行政部秘書統(tǒng)一執(zhí)行2 一般文件由各部門委托人員口頭交托行政秘書3 客戶資料、服務(wù)文本、公司級文檔等特殊文件，需填寫復(fù)印委托單（文件名、秘級、用途、裝訂要求等）經(jīng)高級主管批準(zhǔn)后執(zhí)行復(fù)印4 秘書于復(fù)印、裝訂作業(yè)后，須填寫復(fù)印裝訂登記表（日期、內(nèi)容、頁數(shù)、復(fù)印機碼、批準(zhǔn)人、保密標(biāo)識等）復(fù)印流程各部門復(fù)印委托單復(fù)印委托核準(zhǔn)復(fù)印裝訂登記復(fù)印裝訂保密標(biāo)識各部門六 收發(fā)文1. 文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。英達仕顧問管理公司的每一位員工都負有文件管理的責(zé)任或義務(wù)。2. 本公司對外文件之收發(fā)的責(zé)任者為指定專人-文秘統(tǒng)一辦理，她是各級文

27、件管理的直接承擔(dān)者。附收、發(fā)文登記表3. 文秘在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時編號、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在“收文簽字 簿”上簽收，文秘對有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結(jié)果，并對文本進行復(fù)印和留檔。4. 公司的各類文件均屬內(nèi)部機密文件,文秘不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經(jīng)濟處罰、除名或追究法律責(zé)任。屬一般業(yè)務(wù)便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。5. 本公司對外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見文檔管理制度。6. 文件傳真的發(fā)文工作亦由文秘人員負責(zé)，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文秘處登記發(fā)文摘要、分

28、類編號、發(fā)送后歸還原稿人。凡對外報送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。7. 對一些機密文件,需在文件頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。8. 每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀，報行政管理部備查。附檔案資本銷毀情況記錄表9. 文件管理應(yīng)參見文檔管理制度規(guī)定辦理。對公司所有訂閱的報刊由專項負責(zé)人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔，文秘必須做好登記造冊工作。每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。10. 每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無用之文、報刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況,對破損的檔案進行修補、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。

29、保密標(biāo)識發(fā)函打印傳真用印流程發(fā)文登記表責(zé)任人：文員、總臺監(jiān)督人：業(yè)務(wù)、行政主管總臺電話文員送郵快遞信件分理復(fù)印存檔用公司印主管簽字收函登記表發(fā)函發(fā)文責(zé)任人：文員、GM秘書監(jiān)督人：行政主管總經(jīng)理登記歸檔秘書篩選主管歸檔總經(jīng)理業(yè)務(wù)部門公函歸檔私函自理部門信函個人信函收件人簽收總臺收函信函收文 收發(fā)文流程 七 用印1. 本公司以公司名義對外之行文由管理部負責(zé)蓋印。2. 公司各部申請簽章及總經(jīng)理、董事長職章，應(yīng)提出申請(匯簽)經(jīng)上級核準(zhǔn)后交管理部秘書，由秘書登記于登記表。公司章合同章法人章財務(wù)章用印申請單申請單歸類申請人GM秘書用印GM簽準(zhǔn)GM秘書用印申請責(zé)任人：GM秘書監(jiān)督人：GM 用公司印流程八

30、文檔（一）圖書雜志1. 公司所屬圖書是專供相關(guān)公司內(nèi)人士參閱，由行政部統(tǒng)一保管，于每年6月、12月下旬詳實盤點。2. 文秘應(yīng)將圖書書名、出版社名稱、數(shù)冊、金額按類型編號，各部門員工由于工作需要借閱的須在文秘處登記借期、歸還期。如遇清點期限或公務(wù)上需參考將隨時通知收閱,借書人不得拒絕。附圖書登記冊3. 一般情況下，圖書只得在司內(nèi)閱讀，借書冊數(shù)以三冊為限，借書期限不得超出過二周，若要續(xù)借者，重新到行政部處登記。4. 對圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。責(zé)任人：文員監(jiān)督人：行政主管按時回庫圖書借閱登記表圖書清點報告借書人每月清點一次文員登記借閱圖書登記表入庫文員登記圖書購進圖書管理流程（二）專業(yè)

31、資料1 資料分類： 1.1公司搜集的各種公司業(yè)務(wù)文本、流程、企劃案、制度、顧問業(yè)理論等文件正本 及復(fù)印件；1.2公司由政府主管部門購買的政策法規(guī)；1.3公司各類剪報;1.4公司搜集的各類行業(yè)（如建材、裝飾等）材料2 公司資料只可于公司內(nèi)借閱當(dāng)天歸還，不得攜出司外3 特殊情況需復(fù)印者，須填報復(fù)印申請批準(zhǔn)資料管理流程資料整理登記表復(fù)印申請借閱登記清點報告定時清點保密標(biāo)識借閱人復(fù)印人申請登記復(fù)印借閱入 庫登記注冊當(dāng)天回庫（三） 客戶檔案1 客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護作業(yè)中的重要領(lǐng)域2 客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問服務(wù)過程中制作的各類文件、文本3 客戶檔案只可于公司內(nèi)借閱，當(dāng)

32、天歸還，不得攜出司外4 特殊情況需復(fù)印時，須填報復(fù)印申請報批5 服務(wù)結(jié)案前，由指定專案人員負責(zé)客戶資料管理，并承擔(dān)保密責(zé)任客戶檔案管理流程專案人員管理結(jié) 案登記表行政登記保密標(biāo)識清點報告入 庫定時清點復(fù) 印借 閱借閱登記復(fù)印申請申 請登 記當(dāng)天回庫借閱人復(fù)印人（四）辦公文檔1 行政管理部負責(zé)對公司全體員工的辦公文檔進行系統(tǒng)管理2 行政人員辦公文檔設(shè)： 工作計劃與報告 司內(nèi)行政3 業(yè)務(wù)人員辦公文檔設(shè)： 工作計劃與報告 司內(nèi)行政 拓展資料 談項目A、B、C 執(zhí)行項目A、B、C九 訪客接待 1. 來本公司之賓客由秘書負責(zé)接待。2. 接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)系接洽。3. 秘書做

33、畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項并向有關(guān)主管匯報。責(zé)任人：總臺、秘書、文員監(jiān)督人：各級主管秘書上茶文員上茶出迎進辦公室出迎進接待室出迎進專案室電話秘書電話受訪人電話業(yè)務(wù)員總臺應(yīng)對董事長/GM朋友朋友客戶推銷商總臺詢問訪客訪客接待流程十 辦公用品（一） 文具1 行政部負責(zé)辦公文具的采購與領(lǐng)用登記2 行政部須特別注意隨時檢查復(fù)印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業(yè)務(wù)程序的正常進行（二） 茶、水1 行政部負責(zé)茶、水等日用品的采購與使用登記2 定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補充，以保證正常的辦公秩序3 公司舉辦培訓(xùn)、講座等大

34、型活動時，行政部應(yīng)及時了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正常進行十一 采購1. 公司辦公日用品和低耗品由行政管理部在為公司節(jié)約總成本和控制辦公費用總額度的基礎(chǔ)上統(tǒng)一購置。2. 辦公設(shè)備維修、郵件投遞等業(yè)務(wù)委托中行政部統(tǒng)一處理。3. 行政部須對固定供應(yīng)商建立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)約成本之原則，選擇、跟換供應(yīng)商。4. 公司各業(yè)務(wù)部門將需要購置的固定資產(chǎn)以申請單形式上報行政管理部，經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政管理部對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應(yīng)商、價格進行統(tǒng)計、分析、比較，作出清單，遞交總經(jīng)理批示，經(jīng)批準(zhǔn)后由行政管理部下達采購指令，予以履行同供應(yīng)商進行市場詢價、報價、談判及草擬合同條款，最后確定采購價

35、格及合同條款，委任采購人員進行其它后續(xù)工作。合同文本交行政管理部門備案。驗收付款流程定貨合同采購申請單大宗采購一般采購詢價/比價單通報會計GM復(fù)議詢價/比價行政專員固定供應(yīng)商/商店行政專員GM批示采購申請責(zé)任人：行政專員監(jiān)督人：行政主管、GM 采購作業(yè)流程責(zé)任人：行政主管、財務(wù)監(jiān)督人：GM資產(chǎn)登記表行政資產(chǎn)管理財務(wù)付款入帳請款單GM批示請款接收退貨驗收報告行政/財務(wù)驗收到貨詢價/比價單采購申請單會計支付定金采購合同驗收付款流程十二 固定資產(chǎn)管理1. 行政管理部對公司所有固定資產(chǎn)進行登記注冊2. 固定資產(chǎn)因價值減損擬報廢或閑置而無再使用價值者,由使用部門或管理部填制“固定資產(chǎn)處分申請單”一式二聯(lián)

36、,注明申請單位、日期、財產(chǎn)編號、名稱、數(shù)量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送財物部填入購買金額、累計折舊、殘值后,依核決權(quán)限送呈簽核。3. “固定資產(chǎn)申請單”一式二聯(lián),經(jīng)核準(zhǔn)后,由使用部門分送如下：第一聯(lián)送財務(wù)部；第二聯(lián)送行政管理部。4. 財務(wù)部收到“固定資產(chǎn)處分單”后如處分方式為報廢或遺失時，應(yīng)備有報廢或損失清單及有關(guān)機關(guān)之核準(zhǔn)或證明文件，在據(jù)以轉(zhuǎn)帳及更改財產(chǎn)目錄。如為出售則暫時存檔。5. 行政管理部收到“固定資產(chǎn)處分單”后，應(yīng)依核準(zhǔn)之方式處理資產(chǎn)，并將處分日期、處分原因、處分金額（出售時填）填入“財產(chǎn)管理卡”后抽出并“固定資產(chǎn)處分申請單”存檔。6. 固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞

37、者，管理部應(yīng)提出損失清單及向警察單位報案辦理。十三 物業(yè)1 行政管理部負責(zé)公司辦公室的各項物業(yè)管理2 負責(zé)與物業(yè)管理公司協(xié)調(diào)水、電、信函及安全事宜3 負責(zé)辦公室內(nèi)的照明、植物、家具等事務(wù)管理4 負責(zé)辦公室內(nèi)的清掃保潔5 負責(zé)辦公室的鑰匙管理十四 公司福利1. 公司員工之福利事項由管理部執(zhí)掌。2. 公司員工遇有生日、婚假等喜慶時日,行政管理部得以公司名義安排祝賀。3. 行政管理部主管參與福利基金管理及各項獎金分配之討論。4. 公司員工本人及家庭如遇重大經(jīng)濟困難，得向行政管理部申請補助或救濟。5. 辦理補助程序如下：由申請人填具申請書并經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后呈報行政管理部，并經(jīng)總經(jīng)理簽核后轉(zhuǎn)會財務(wù)部支付

38、。十五 午餐第三章 業(yè)務(wù)支持一 公司主頁1 行政管理部負責(zé)公司主頁的租賃、制作和宣傳事宜2 企劃部根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，負責(zé)主頁內(nèi)容的組織、策劃和更改3 行政部根據(jù)經(jīng)確認(rèn)的主頁內(nèi)容，進行下載、修改及上傳的技術(shù)處理4 行政部負責(zé)聯(lián)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)公司委托主頁宣傳事宜5 行政部負責(zé)主頁反饋查詢、上網(wǎng)人數(shù)的統(tǒng)計和報告事宜二 商業(yè)秘密保護制度（一）目的保護公司與客戶的商業(yè)秘密，維護公司的安全與利益。（二）使用范圍本規(guī)則適用于*公司全體員工。（三）定義1、公司的商業(yè)秘密系指不為公眾所知悉，能為公司帶來經(jīng)濟利益、具有實用性，并經(jīng)公 司采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。 其中： 不為公眾所知悉，系指該信息不能通過公開渠道

39、（如：報紙、新聞、出版物等）由外界直接獲??； 能為公司帶來經(jīng)濟利益、具有實用性，系指該信息具有確定的可應(yīng)用性，能為公司帶來現(xiàn)實的或者潛在的經(jīng)濟利益或競爭優(yōu)勢； 經(jīng)公司采取保密措施的，系指包括設(shè)置保密警示標(biāo)識、制訂保密條款、簽訂保密協(xié)議、建立保密制度及其他合理的保密措施的實施。2、前款所述之技術(shù)信息和經(jīng)營信息，包括：（1）公司管理、財務(wù)、人事等方面的系統(tǒng)設(shè)計、制度文本內(nèi)容及方法；（2）公司顧問服務(wù)的內(nèi)容與方法。（3）公司公共關(guān)系的內(nèi)容與方法；（4）公司客戶名冊；（5）公司經(jīng)營計劃與營銷策略；（6） 招投標(biāo)的規(guī)劃與標(biāo)底；（7） 客戶資料；（8）上述列舉以外的技術(shù)信息和經(jīng)營信息，符合本條第一款所述之

40、定義的，認(rèn)定為公司商業(yè)秘密。3、公司商業(yè)秘密的來源：（1）公司自行制作并符合所述定義者；（2）公司以外第三方制作并符合所述定義者；（3）公司與第三方合作制作并符合所述定義者。4、本制度所稱之載體系指載有公司商業(yè)秘密內(nèi)容的：（1）工作底稿、文本、電子磁盤及其他載體（含正本、副本、影印件、傳真件、摘抄件）；（2） 公司文件檔案管理制度規(guī)定的各類秘密文件、資料等。（四）保護原則保護商業(yè)秘密的工作，遵循積極防范、層級管理、既確保商業(yè)秘密之安全性又便利于各項工作的原則。（五）責(zé)任部門與人員1 由行政管理部與法律顧問協(xié)同負責(zé)公司商業(yè)秘密監(jiān)督、管理事宜。2 公司全體員工負有保護商業(yè)秘密的責(zé)任和義務(wù)。（六）保

41、護措施1 在*公司勞動合同中明確規(guī)定商業(yè)秘密保護條款，員工在聘用期與解聘后規(guī)定期限內(nèi)須承擔(dān)規(guī)定的義務(wù)。2 公司根據(jù)需要，可要求專案和有關(guān)人員簽訂對特定事項的保密承諾書。3 行政部對電腦設(shè)定完整的文件目錄和子目錄系統(tǒng)，并根據(jù)需要設(shè)定管理密碼，由專人控管；同時公司與密碼控管人簽定保密責(zé)任協(xié)議書。4 行政部對傳真機、復(fù)印機統(tǒng)一管理，由專人使用，建立嚴(yán)格的使用登記管理流程。5 行政部建立嚴(yán)格的管理流程對公司發(fā)文進行管理。6 行政部負責(zé)根據(jù)文件檔案管理制度進行對各類載體設(shè)置警示標(biāo)識的工作。警示標(biāo)識包括：密級標(biāo)識、字樣及“不得復(fù)印”、“不得攜出”等特定字樣。（七）泄密應(yīng)急1 員工發(fā)現(xiàn)公司商業(yè)秘密有可能泄露

42、時，均有義務(wù)報告主管部門立即采取防范措施；2 公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，發(fā)現(xiàn)人與當(dāng)事人均有義務(wù)立即報告主管部門即采取補救措施；（八）泄密責(zé)任追究1 當(dāng)公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，公司有權(quán)追究當(dāng)事人的經(jīng)濟和法律責(zé)任；2 根據(jù)情況，公司同時可追究主管部門和人員的連帶責(zé)任。（九）培訓(xùn)行政管理部組織對公司全體員工進行相關(guān)培訓(xùn)。三 文件檔案管理制度（一） 意義（二） 文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏（硬盤存藏、磁盤存藏）形式。1. 公司法律文件：公司章程、批準(zhǔn)證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2. 公司董事會文件：董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決

43、議、記要等3. 公司管理制度：公司運營、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4. 公司財務(wù)資料：各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等5. 公司人事薪資：人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄勞動合同等6. 公司經(jīng)營策略規(guī)劃：客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實施計劃等7. 公司客戶名冊：客戶名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等8. 公司業(yè)務(wù)文件：公司各項對外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報價體系等9. 公司客戶服務(wù)文件：服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分

44、析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10. 公司客戶檔案：已結(jié)案客戶的完整檔案，包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計成果等11. 公司專業(yè)資料：公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等12. 公司圖書、雜志：公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志13. 公司日常行政文件：日常通知、備忘、報告、批復(fù)、外來文函14. 公司宣傳資料：公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等四 公共關(guān)系1 英達仕投資管理顧問有限公司的對外公共關(guān)系工作包括：公司與客戶、股東、媒體

45、及政府機構(gòu)之間的關(guān)系。附客戶溝通登記表2 公共關(guān)系主要體現(xiàn)在各部門開辦及各項業(yè)務(wù)活動進行所需的對外事務(wù)性及手續(xù)中建立的長期、友好的關(guān)系。 3 對外建立必要的咨詢、顧問關(guān)系；必要的外界溝通、聯(lián)絡(luò)。維護英達仕公司的利益和聲譽；積極服務(wù)各項業(yè)務(wù)經(jīng)營活動的開展；保障外界關(guān)系的渠道暢通，最大限度的節(jié)省開支是對外公共關(guān)系工作的原則。4 一切因工作關(guān)系建立的對外溝通渠道屬英達仕所有，由本公司對外聯(lián)絡(luò)人向行政管理部報送有關(guān)工作單位、職務(wù)、通訊地址電話，與本公司的關(guān)系及聯(lián)絡(luò)等資料，各部門的公共關(guān)系必須無條件用于公司工作的開展，各部門均有義務(wù)積極協(xié)助行政管理部建立暢通的對外渠道。附客戶意見反饋表五 廣告宣傳1.

46、廣告是極其重要的業(yè)務(wù)活動。廣告費用是公司營運成本控制和擴展市場的重要 環(huán)節(jié)。2. 行政管理部門根據(jù)公司服務(wù)的定位特點，對廣告策劃方案進行審查、審批，確保廣告的效益。3. 廣告費用使用的強度、媒體或提出的責(zé)任人為公司業(yè)務(wù)部門，它的使用分配須經(jīng)過行政管理部和總經(jīng)理的審批。4. 財務(wù)部是廣告費用支付執(zhí)行的審查者和把關(guān)部門，它依據(jù)批準(zhǔn)的廣告方案、廣告計劃、廣告費用來審查費用支出的合理性。5. 公司可根據(jù)目前實際的經(jīng)營狀況，每季度可以申請廣告費額度，在申請報告中需包括廣告計劃、費用金額以及使用方式和時間，其基本格式由各業(yè)務(wù)部門提供1. 如業(yè)務(wù)情況不理想，公司可中止廣告以節(jié)省費用，原申請額度自動作廢，行政管理部以文字形式通知財務(wù)部。