財務數(shù)據(jù)的規(guī)范化要求.doc

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深圳市精銳獅科技有限公司 財務數(shù)據(jù)的規(guī)范化要求 文件編號： JRS-3-35 發(fā)行日期： 2011-09-15 版 次： A/0 頁 次： 共3頁 一.倉庫作業(yè)數(shù)據(jù)的要求 1.材料入庫驗收：憑采購單、送貨單清點實物驗收入庫，開具入庫單，并登記錄入電腦歸檔，于每周二和周五將電腦數(shù)據(jù)與各種單據(jù)交與財務室。 2.材料領用發(fā)放：憑物料領用單發(fā)放物料，并根據(jù)領用的部門歸檔管理領用單據(jù)（如生產(chǎn)車間，辦公室，食堂等），根據(jù)領用單據(jù)登記錄入電腦歸檔，于周二將電腦數(shù)據(jù)與紙制單據(jù)交與財務室。 3.月末材料庫存盤點：月末庫存數(shù)=月初期數(shù)+本月購進-本月領用。月末定期進行實物盤點，盤點差異由倉庫出具書面表格交與總經(jīng)理審核，給予處理結果。此份文檔交與財務室作賬務處理（庫存材料使用定價法，由廠務室給出各種物料的定價）。 4.特殊情況的入庫處理：未經(jīng)入庫直接進入生產(chǎn)車間，生產(chǎn)車間需填寫物料領用單領用，事后由業(yè)務經(jīng)手人（采購人員或收貨人員）及時憑廠商送貨單，物料領用單至倉庫入庫，否則不予請款（此只限原材料主材）。 5.倉庫每月固定提供給財務的表格：按供應商分類的月度材料購買明細表，按材料種類分類的月度材料入庫明細表，按材料種類分類的月度材料領用出庫明細表，按材料種類分類的月度材料庫存明細表，月末盤點表。 6.倉庫按物料大類分類管理：原材料、外協(xié)加工物料、勞保用品及各類物料的收發(fā)領用盤點均按上述執(zhí)行。 7.倉庫簽收單據(jù)的規(guī)范要求：入庫單上須清楚填寫對方相對應的送貨單號，對方送貨單在倉庫收到實物后確認簽名及簽收日期，此日期須與入庫單日期保持一致，交與財務及自己留存的往來供應商及客戶單據(jù)也必須一一對應。 8.倉庫物料的規(guī)范管理：每一項物料須清楚填寫物料標識、品名、編碼、規(guī)格、分類分區(qū)管理。 9.配合財務其它要求配合的事項。 二.采購作業(yè)數(shù)據(jù)的要求 1.供應商檔案管理：記錄供應商的基本情況：如電話、傳真、地址、聯(lián)系、結款方式、主要提供的產(chǎn)品或來料加工，開具發(fā)票予否（指專用發(fā)票，普通發(fā)票）等等。 2.根據(jù)采購訂單采購產(chǎn)品。 3.現(xiàn)金采購：現(xiàn)金采購須憑倉庫入庫單、廠商收據(jù)、送貨單、采購單四項單據(jù)據(jù)實及時進行費用報銷。 4.非現(xiàn)金采購：由倉庫將送貨單、入庫單、采購單定期交與財務室。 5.現(xiàn)結供應商，采購須提前一天以聯(lián)絡函的形式提前告知財務，以便安排付款。 6.月結廠商由采購部提供付款計劃，具體付款日期由財務統(tǒng)籌安排確定后通知供應商請款。 7.發(fā)票是財務做帳的合法憑證，采購人員在采購物料時，須要求供應商提供正式發(fā)票，若開具17%的增值稅專用發(fā)票在5%及以下的加稅范圍內(nèi)采購人員可自己把握。 8.配合財務其它要求配合的事項。 三.生產(chǎn)車間（廠務）盤點數(shù)據(jù)的要求 1.月末盤點：月末盤點原材主材與完工產(chǎn)成品 2.成本的計算確認： 本月主材料總耗用=上月結存+本月領用-盤點庫存 完工產(chǎn)品本月耗用主材=本月主材總耗用*已完工產(chǎn)品占總生產(chǎn)任務比率（估算） 在產(chǎn)品本月耗用主材=本月主材總耗用-完工產(chǎn)品耗用 輔材計算方法同主材 3.配合財務其它要求配合的事項 四.廠務室數(shù)據(jù)要求 1.廠務助理在接到生產(chǎn)訂單以后定期將訂單復印一份交與財務室備查核帳。 2.每月末交與財務的資料：月度出貨明細匯總表、各客戶月度出貨明細表（清楚標明已與客戶對帳，未與客戶對帳的標識，各客戶月度對帳明細表），月末已完工未出貨成品明細表。 3.單據(jù)的規(guī)范要求：廠務室開據(jù)給客戶的送貨單，交與財務及自己留存，交與客戶的往來單據(jù)必須一一對應（特殊客戶特殊處理，但必須保持單據(jù)的一致性） 4.配合財務其它要求配合的事項 五.行政部數(shù)據(jù)要求 1.清晰記錄各員工薪水基本情況，并歸檔保管以便查詢。 2.月度終了后于 10個 工作日內(nèi)提供上月員工工資表，并提供相關的資料（考勤表，調(diào)薪表，獎罰依據(jù)等等）。 3.食堂本月菜金單據(jù)須于本月底交于財務室，油米單據(jù)半個月交于財務室。 4.其它常態(tài)性費用數(shù)據(jù)的及時提供。 5.配合財務其它要求配合的事項。 六：借款流程 借款單需清楚填寫借款事由（公司業(yè)務，個人借支） 1.公司業(yè)務借支：用于公司業(yè)務借支經(jīng)權限核準人核準后與財務室支款，并于公司業(yè)務完成后及時填寫費用報銷單沖銷原借支，費用報銷時單據(jù)上原借款欄必需清楚填寫原借支金額。 2.個人借支：經(jīng)行政主管確認借支金額簽字生效（最高不得高于未領薪水的 80%）后方可向財務室支款，個人借支行政復印借支單存底用于工資計算，借支金額于借支當月的工資中扣除。 七.費用報銷流程 1.費用報銷由業(yè)務經(jīng)手人填寫費用報銷單報銷，單據(jù)清楚填寫報銷日期，報銷的事由及金額，報銷人等等。 2.憑單據(jù)一周內(nèi)報銷，經(jīng)權限核準人核準后由會計審核原始單據(jù)的正確無誤，交與出納結帳報銷。 八：常涉及的報銷費用的規(guī)范要求：采購員現(xiàn)金采購，廠商貨到付款采購，運費，叉車費，出差餐費補助，公司車加油過路費用，行政離職工資及其它事務性支出費用 1.采購員現(xiàn)金采購：采購人員設備用金借支制度，備用金額3000元，涉及發(fā)生的相關費用以預支的備用金支付，憑相關的報銷單據(jù)，經(jīng)權限核準人核準后，至財務室報銷領取現(xiàn)金。請據(jù)實及時報銷（現(xiàn)暫定為星期二，五到財務室結賬報銷） 2.廠商貨到付款采購：必須憑采購單，送貨單倉庫入庫單由財務室代填寫付款申請書，經(jīng)權限核準人核準后出納支付現(xiàn)金或開據(jù)支票。（為了便于財務能及時的付款，對于現(xiàn)結廠商的采購，采購人員需提前于付款日前一天以聯(lián)絡單的形式告知出納人員準備現(xiàn)金，否則財務室不予付款） 3.運費，叉車費用的報銷：此項費用由廠務助理確認費用的發(fā)生情況并填寫費用報銷單據(jù)，經(jīng)核準后于財務室結款。對于廠務室零星的付現(xiàn)金的運費及叉車等費用采用固定備用金500元的制度，廠務助理于費用發(fā)生后及時至財務室報銷結帳（屬于月結的費用，請于月終匯總單據(jù)，統(tǒng)一填寫費用報銷單核準后交與財務，漏單和遺單財務室不予付款。財務予10號前通知請款） 4.出差餐費及加油過路費用的報銷：由本人填寫據(jù)實填寫費用報銷單，經(jīng)核準后于財務報銷（現(xiàn)暫定為星期二，五到財務室結賬報銷） 5.離職工資的結算：由行政部文員根據(jù)該員工的上班情況計算工資，填寫費用報銷單，核準后報銷，另辭退及急辭員工可于當天結算工資，其它離職人員行政須提前三天以書面形式告知出納以便提前準備現(xiàn)金。 6.非生產(chǎn)用品的報銷管理：現(xiàn)買現(xiàn)用，由使用人填寫請購單交與采購部人員購買，采購員購買后在單據(jù)上簽名確認，采購可直接憑單報銷，不需入庫處理。其它需庫存的辦公用品由行政填寫請購單，由行政統(tǒng)一管理，領用者填寫領用單交與行政后予以領用（文具用品以舊換新的形式領用） 7.其它費用報銷參照費用報銷流程 九：月末盤點流程 1.月末由財務室主導，由廠務室派人協(xié)助，與倉庫人員一起參與實物盤點。財務室人員負責對盤點數(shù)據(jù)的真實性督察。 2.盤點內(nèi)容：原物料盤點表、外協(xié)加工產(chǎn)品盤點表、勞保用品盤點表、庫存產(chǎn)品盤點表（月度出貨匯總明細--此項數(shù)據(jù)由廠務助理提供）。 3.盤點開始，當天收發(fā)物料的數(shù)據(jù)資料單獨管理等盤點后再作調(diào)整處理。 4.領用物料在完工產(chǎn)品與在產(chǎn)品之間的分配數(shù)據(jù)：由廠務室給出本月完品比率（估算）=本月完工產(chǎn)品/本月總生產(chǎn)任務*100%。 5.財務室根據(jù)以上數(shù)據(jù)做出在產(chǎn)品與完工產(chǎn)品的材料分配，進行會計帳務處理。 備注：財務不參與生產(chǎn)過程，所有數(shù)據(jù)資料的來源依靠各部門，請各部門及部門相關人員配合財務的工作提供及時準確的財務數(shù)據(jù)。 核 準 審 核 擬 制 日 期 日 期 日 期 深圳市精銳獅科技有限公司 物料進銷存管理流程 文件編號： JRS-3-36 發(fā)行日期： 2011-09-15 版 次： A/0 頁 次： 共2頁 物料進銷存管理流程 憑核準單采購，外發(fā)加工單采購外發(fā)產(chǎn)品 憑采購單，外發(fā)加工單，送貨單驗收入庫 產(chǎn)成品（根據(jù)領用材料歸集到產(chǎn)品成本） 在產(chǎn)品 憑生產(chǎn)領用單，外協(xié)出庫單，等相應領用單據(jù)出庫 采 購 倉 庫 生 產(chǎn) 生 產(chǎn) 根據(jù)客戶訂單制定采購計劃--生成采購單，外協(xié)加工單 根據(jù)生產(chǎn)任務及相關需求填寫領用單 現(xiàn)結廠商憑采購單送貨單入庫單結款 廠商單據(jù)由倉庫定期將采購單送貨單入庫單交與財務室 月末統(tǒng)計入庫領用細，實物盤點 憑出貨單出庫 庫存產(chǎn)成品 銷售產(chǎn)成品 月末盤點 將出貨單交與跟單確認及對帳（月末交與財務） 1.單據(jù)規(guī)范化：確定單據(jù)各聯(lián)的使用對象，相應聯(lián)給到相應單位，以免單據(jù)混亂不清，從復使用 2.為了能夠準確的記錄數(shù)據(jù)需編制產(chǎn)品編碼，物料編碼統(tǒng)一管理 3.為了更好的完善客戶供應商資料，讓每個部門信息同等，編制客戶，供應商編碼管理 核 準 審 核 擬 制 日 期 日 期 日 期