流程圖及流程圖繪制相關知識.doc

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流程圖及流程圖繪制相關知識一、什么是流程圖那什么是流程圖呢？說文解字是一種了解定義的好方法。流程圖=流程+圖，如下圖：圖1：流程圖的定義流程：是指特定主體為了滿足特定需求而進行的有特定邏輯關系的一系列操作過程，流程是自然而然就存在的。但是它可以不規(guī)范，可以不固定，可以充滿問題。所以就會造成看似沒有流程。我們有人經常說什么業(yè)務沒有流程，其實嚴格意義上講，如果業(yè)務已經開展，不可能沒有流程，只是說沒有固定的流程或者你講不清楚而已。圖：是將基本固化有一定規(guī)律的流程進行顯性化和書面化，從而有利于傳播與沉淀、流程重組參考。從定義可以看出，只要有事情和任務，流程就會有，但是并不是所有的流程都適合用流程圖的方式去表現，適合用流程圖去表現的流程是一定程度固定的有規(guī)律可循的，流程中的關鍵環(huán)節(jié)不會朝令夕改的。二、為什么需要流程圖（一）流程優(yōu)化與重組業(yè)務流程重組的存在可以明確反駁：存在即合理。事實上，存在的業(yè)務流程并未是合理的，有可能是參與的多個角色習慣了某種做法，有可能是變革尚未影響到末端的操作，也有可能缺乏對于運行中的業(yè)務流程問題的洞察以及強有力的變革推動。通過流程圖，我們能夠分析出目前業(yè)務流程的問題：缺失，重復，風險，效率等等。從而制定相應的優(yōu)化方案。（二）信息化的基礎信息系統的一項任務就是解放員工的手腳，取代一些重復的人力勞動工作。系統上了之后，不是說業(yè)務流程不需要而是經過了一些調整，其中某個參與者變成了系統，或手持設備，或打印機而已。那么在做系統的功能設計和系統流程設計時，是不是必須先要了解目前業(yè)務是如何運作的呢？從而更好分析分析，更好說明系統在什么環(huán)節(jié)取代了什么類型的人肉工作？所以我們往往也會先以業(yè)務流程圖開始說明，而敘述一個系統建設的好處時，也可以用以前的業(yè)務流程與系統上了之后的業(yè)務流程進行對比。三、流程圖要素流程圖有六個要素：參與者：誰在這個流程中？可以是系統，可以是個打印機，更多的指什么角色一般是有某種工種的人。比如客服同時有小A和小B兩人，但是若他們的工作性質完全一樣，那么在流程圖里只需要寫一個客服角色就可以了?；顒樱鹤隽耸裁词?，比如點餐，結帳等活動。 次序：這些事情發(fā)生的前后順序如何，哪個任務是其他任務的前置條件？比如客人不結帳，就不會產生送他優(yōu)惠卡的活動。 輸入：每項活動開始取決于什么樣的輸入物或數據，比如做飯的師傅開始做菜時，需要拿到具體的點菜單。 輸出：每項活動結束后，會輸入什么樣的文檔或數據傳遞給下一方，比如師傅做好菜后，如何讓負責傳菜的人知道菜已經做好？ 標準化：采用一套標準化的符號用以傳遞你的流程圖，從而使受眾更快明白。四、流程圖類別圖3：流程圖的分類本文著重于上述流程中的“業(yè)務流程圖”并會分享如何繪制泳道圖。在工作中，我們經常能夠看到兩種業(yè)務流程圖，從表現形式來看，一種很好區(qū)分，俗稱為“泳道圖”的它，在樣子上也確實像個泳道，可以有橫向的泳道，也會有縱向的泳道。泳道圖在某些文檔里會被稱為“以活動為單位的流程圖”，浮在泳道中的都是一個個活動。另外一種類型是以部門和崗位為單位的流程圖，下圖中的圓形就代表一個個部門或崗位。矩形代表活動。這種流程圖關注事情如何完成的邏輯，但是在體現各個部門的責任上比較弱。如果是某個崗位的人來看，很難像泳道圖那樣一眼就能看到自己部門的職責和任務。所以現在用得比較少。五、如何繪制流程圖在繪制業(yè)務流程圖前，思考如何精美，如何交互，使用什么工具，都不應該是重點。真正重點的是將業(yè)務流程圖的關鍵要素給搜集一番。請試圖回答清楚以下幾個問題，否則不要開始繪制流程圖：整個流程的起始點是什么？整個流程的終結點是什么？ 在整個流程中，涉及到的角色都是誰？ 在整個流程中，都需要做什么事情？（可以是一個會議，可以是一個任務） 這些會議和任務是可選還是必選的？ 分別產出什么文檔？ 這有點像一個頭腦風暴，能夠幫助你將所需用到的原材料獲取到，有了這些“米”和“水”，那就不愁去如何烹飪了。流程圖的常用圖示我們常用的就是前兩行的“活動”，“判斷”，“邏輯關系線”，“起始與終止”，以及第二行的“子流程”，和“文件/表單”。如果你不是符號控，我建議這幾個就足夠了。其中，“子流程”此圖示就是可以幫助你將流程分解得到的子流程能夠串聯起來，比如，當在”A流程”中涉及到進一步需要分解的”A1.1流程”時，就可以在”A流程”中用子流程符號代表“A1.1”。然后你的讀者就會明白要想進一步了解”A1.1應該參考另外一個流程圖。流程圖的常用結構：給大家看一些案例：基本上包含大多數圖示的流程圖：以上兩個流程圖案例，從符號的復雜程度上來講，一個是完整流程圖，一個是基本流程圖，但是從表現形式來講，都屬于“泳道圖”，這也是我們最常用的一種表現形式了。泳道圖能夠很好體現部門或者角色在流程中的職責以及上下游的協作關系。且流程圖本身的標準容易掌握，達成共識也就更加容易。