商務活動與商務旅行.ppt

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第五章商務活動,電子教案模版配色（1）,通過本章學習，你應能夠：1.做好常用商務活動的準備工作2.熟悉常用商務活動的程序3.做好商務活動的服務工作,學習目標,第五章商務活動,“妙手回春”的開業(yè)典禮內(nèi)容（略，請見教材第114頁）,引入案例,第五章商務活動與商務旅行,第一節(jié)會見與會談第二節(jié)開放參觀與簽約儀式第三節(jié)慶典活動與剪彩儀式第四節(jié)新聞發(fā)布會第五節(jié)宴請活動第六節(jié)商務旅行,主要內(nèi)容,第五章商務活動與商務旅行,第一節(jié)會見與會談活動,會見，凡身份較高的人士會見身份較低者，或是主人會見客人，一般都稱為會見。就會見的內(nèi)容而言，有禮節(jié)性的、政治性的、事務性的會見。會談。指洽談業(yè)務，即就具體業(yè)務進行談判、會商。會談的內(nèi)容較為正式，專業(yè)性較強。會見與會談往往相輔相成。上司出面會見客人，往往為正式會談定下基調，或創(chuàng)造條件。會見中雙方達成的原則性共識，往往要通過具體而細致的會談加以具體化；有時會談也是為上司之間的高峰會見做準備。,第五章商務活動與商務旅行,第一節(jié)會見與會談活動,一、會見與會談的準備工作1．收集對方的相關資料2．通知主方參加會見與會談的人員3．了解會見與會談的地點和時間4．通知對方5．場所的布置及座位安排,04年11月20日，中國國家主席胡錦濤在智利首都圣地亞哥市出席亞太經(jīng)合組織領導人非正式會議期間會見美國總統(tǒng)布什。,第五章商務活動與商務旅行,第三章秘書的溝通與協(xié)調,電子教案模版配色（2）,一、會見與會談的準備工作案例分析,一錯再錯的秘書內(nèi)容（略，見教材第115-116頁）,第一節(jié)會見與會談活動,第五章商務活動與商務旅行,第一節(jié)會見與會談活動,一、會見與會談的準備工作會見與會談的座次安排,第五章商務活動與商務旅行,第一節(jié)會見與會談活動,二、會見與會談的基本程序,第五章商務活動與商務旅行,第二節(jié)開放參觀與簽約儀式,一、開放參觀活動開放參觀也即企業(yè)主動地開放一些項目供外部人員參觀，從而達到宣傳、溝通等作用。（一）開放參觀的主要項目組織的展覽室；生產(chǎn)設備和工藝流程；廠區(qū)環(huán)境；員工的教育與培訓設施；組織的服務、娛樂、福利、衛(wèi)生等設施。,第五章商務活動與商務旅行,一、開放參觀活動（二）開放參觀活動面對的群體組織對外開放參觀所面對的公眾群體通常包括以下幾類：目標公眾：包括經(jīng)銷商、消費者、生產(chǎn)協(xié)作者、代理商等。一般公眾：包括社會團體、社會各界代表、文化單位、職工家屬、社區(qū)居民、學生等。內(nèi)部公眾：包括職工、股東等外部公眾：包括政府部門、新聞界、社會名流、金融界等。,第二節(jié)開放參觀與簽約儀式,第五章商務活動與商務旅行,一、開放參觀活動（三）開放參觀活動的操作流程,第二節(jié)開放參觀與簽約儀式,第五章商務活動與商務旅行,1．準備工作（1）準備與寄發(fā)請柬；（2）為來賓準備休息服務處；（3）準備介紹材料；（4）準備特殊的參觀用品，如衛(wèi)生服、安全帽等；（5）準備茶水飲料；（6）準備贈送的禮品和紀念品。,2．接待服務工作（1）來賓到達后熱情引導接待；（2）放映視聽資料時認真解說；（3）參觀過程中為來賓做向導；（4）做好招待來賓的餐飲服務；（5）耐心解答來賓提出的各種問題；（6）做好歡送工作。,第二節(jié)開放參觀與簽約儀式,一、開放參觀活動（四）秘書在開放參觀活動中的職責,,,,第五章商務活動與商務旅行,第三章秘書的溝通與協(xié)調,電子教案模版配色（2）,一、開放參觀活動實用范例,豐田工廠開放參觀活動圓滿成功為海嘯籌款145000歐元內(nèi)容（略，見教材第121-122頁）,第二節(jié)開放參觀與簽約儀式,第五章商務活動與商務旅行,二、安排簽字儀式在商務活動中，通過洽談產(chǎn)生的正式文件一般都需要舉行簽字儀式正式簽署方能生效。簽字儀式是表明會談各方對文件約束力的認可，體現(xiàn)各方對會談成果的重視，同時簽字儀式還具有見證和宣傳的作用。,第二節(jié)開放參觀與簽約儀式,第五章商務活動與商務旅行,（一）簽字儀式的準備工作1．布置好簽字廳2．準備好簽字用具3．簽署涉外商務合同時，需在簽字桌上擺放雙方國旗4．合同文本的制作,第二節(jié)開放參觀與簽約儀式,1.簽字廳的布置2.簽署合同的注意事項請見教材第122-123頁。,,小知識,第五章商務活動與商務旅行,(二)簽字儀式的正式程序1．簽字儀式正式開始2．簽字人正式簽署合同文本3．簽字人正式交換已經(jīng)由各方正式簽署的合同文本4．共飲香檳酒互相道賀,第二節(jié)開放參觀與簽約儀式,第五章商務活動與商務旅行,慶典，是各種慶祝儀式的統(tǒng)稱。為了擴大組織自身在社會的知名度，使組織與公眾之間、與其他組織之間等的相互了解，促進合作，一般在組織成立或有重大活動時都舉行慶典。剪彩儀式是在開業(yè)典禮、奠基儀式、竣工典禮、開工典禮、展銷會等典禮活動中都需要舉行的一種剪彩活動。,第三節(jié)慶典活動與剪彩儀式,第五章商務活動與商務旅行,一、慶典活動（一）慶典活動的類型1.開業(yè)典禮。2.周年紀念慶典。3.竣工典禮。4.本單位榮獲某項榮譽的慶典活動。,第三節(jié)慶典活動與剪彩儀式,美國可口可樂一百周年的慶典活動請見教材第125頁。,,微型案例,第五章商務活動與商務旅行,一、慶典活動（二）慶典活動的準備工作1．精心確定慶典的出席人員名單。主要包括：上級領導、社會名流、大眾傳媒、合作伙伴、單位員工等2．精心安排好來賓的接待工作3．精心布置好舉行慶祝儀式的現(xiàn)場。為了烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛，可在現(xiàn)場張燈結彩，懸掛彩燈、彩帶，張貼一些宣傳標語，并且張掛標明慶典具體內(nèi)容的大型橫幅。如果有能力，還可以請由本單位員工組成的樂隊、鑼鼓隊或請專業(yè)人員屆時演奏音樂或敲鑼打鼓，渲染熱烈喜慶的氣氛。,第三節(jié)慶典活動與剪彩儀式,第五章商務活動與商務旅行,一、慶典活動（三）慶典的具體程序（1）預備。請來賓就座，介紹嘉賓。（2）宣布慶典正式開始。全體起立奏國歌或唱本單位之歌。（3）本單位主要負責人致辭。其內(nèi)容是，對來賓表示感謝，介紹此次慶典的緣由，重點是報捷以及慶典的可“慶”之處。（4）邀請嘉賓講話。嘉賓是出席此次慶典的上級主要領導、協(xié)作單位或政府官員。嘉賓講話的重點是表示祝賀與祝福。（5）安排文藝演出。這項程序可以省略。（6）邀請來賓進行參觀。慶典后可安排餐飲活動。,第三節(jié)慶典活動與剪彩儀式,第五章商務活動與商務旅行,第三節(jié)慶典活動與剪彩儀式,1.宏達公司開業(yè)慶典方案2.剪彩儀式的由來請見教材第128-129頁。,,微型案例,第五章商務活動與商務旅行,二、剪彩儀式剪彩儀式，指的是有關單位為了慶祝組織開業(yè)，賓館、商店等機構的開張，高樓大廈的落地啟用，道路或航線的開通等活動隆重舉行，而聘請知名人士用剪刀剪斷紅色緞帶的慶典活動。剪彩儀式的會場布置要求喜慶、熱鬧。,第三節(jié)慶典活動與剪彩儀式,第五章商務活動與商務旅行,（一）剪彩儀式的準備工作1.剪彩的用具準備剪彩儀式上需要用的一些特殊的物品，如紅色綢帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤以及紅色地毯等要事先準備，以免臨場慌亂。2.剪彩人員的確定在剪彩儀式中，除了需要選定主持人外，還要選定剪彩者和禮儀小姐。,第三節(jié)慶典活動與剪彩儀式,第五章商務活動與商務旅行,（二）剪彩儀式的程序1．請來賓就座2．宣布剪彩儀式開始3．請來賓就座4．奏國歌5．領導致詞6．剪彩7．陪同參觀,第三節(jié)慶典活動與剪彩儀式,第五章商務活動與商務旅行,第四節(jié)新聞發(fā)布會,新聞發(fā)布會是社會組織為了宣布某項重要消息，把有關新聞機構的記者召集在一起，進行信息發(fā)布的一種特殊形式的會議。,寶潔玉蘭油“煥彩晶瑩面膜”新聞發(fā)布會請見教材第130-131頁。,,微型案例,第五章商務活動與商務旅行,第四節(jié)新聞發(fā)布會,一、發(fā)布會前的準備工作1.確定新聞發(fā)布會的主題2.選定新聞發(fā)布會舉行的時機3.確定新聞發(fā)布會舉行的地點4.確定邀請的對象5.選擇新聞發(fā)布會的主持人和發(fā)言人6.預算會議所需費用7.其他準備工作,第五章商務活動與商務旅行,第四節(jié)新聞發(fā)布會,二、新聞發(fā)布會的程序1．簽到。2．分發(fā)會議資料3．宣布會議開始4．發(fā)言人講話。5．回答記者提問。6．接受重點采訪。7．宣布會議結束。,第五章商務活動與商務旅行,第四節(jié)新聞發(fā)布會,三、發(fā)布會后的工作1．了解新聞界的反應2．整理保存會議資料3．酌情采取補救措施。四、召開新聞發(fā)布會時的注意事項1.新聞發(fā)布會發(fā)言人講話應簡明扼要，重點突出。2.新聞的信息必須準確無誤，發(fā)現(xiàn)錯誤應立即更正3.各位發(fā)言人在重大問題上要統(tǒng)一口徑。4.不要隨意打斷記者的發(fā)言和提問，對各方記者要一視同仁，不能厚此薄彼。,第五章商務活動與商務旅行,第五節(jié)宴請活動,一、宴請概述宴請活動是商務人員在社會交往最常見的一種商務活動。宴請是在商務交往中為表示感謝、慶祝、歡迎等以增進友誼和融洽氣氛的重要活動方式。,第五章商務活動與商務旅行,第五節(jié)宴請活動,二、宴請的準備工作1．列出賓客名單，發(fā)出正式請柬2．確定宴請時間，選好宴請場所3．宴會現(xiàn)場的布置4．確定菜單5．排定座次,第五章商務活動與商務旅行,第五節(jié)宴請活動,小知識,第五章商務活動與商務旅行,第五節(jié)宴請活動,小知識,第五章商務活動與商務旅行,第五節(jié)宴請活動,三、宴請程序（1）迎客（2）入席（3）宣布宴會開始（4）致辭（5）祝酒（6）交談（7）散席,微軟公司董事會主席蓋茨宴請胡錦濤,第五章商務活動與商務旅行,第五節(jié)宴請活動,四、商務人員赴宴的禮儀1.應邀及時回復2.準時出席宴會3.衣著得體赴宴4.入座。到達后，應向主人問候，并向其他來賓致意后。按照主人事先安排好的席位入座，不可隨意亂坐。4.進餐。應待主人招呼后，方可進餐。5.飲酒。與尊者碰杯時，應稍欠身點頭，杯沿比對方杯沿略低則表示尊敬。6.禮貌告辭。宴會結束，客人應向主人致謝。,第五章商務活動與商務旅行,第六節(jié)商務旅行,電子教案模版配色（2）,微型案例,手忙腳亂的汪經(jīng)理內(nèi)容（略，見教材第139頁）,第五章商務活動與商務旅行,第六節(jié)商務旅行,一、商務旅行的準備工作1．訂車票、機票2．預訂房間3．準備必備的文件資料及隨身攜帶的用品4．預支差旅費,第五章商務活動與商務旅行,第六節(jié)商務旅行,小知識,第五章商務活動與商務旅行,第六節(jié)商務旅行,二、制定商務旅行計劃,第五章商務活動與商務旅行,,本章小結,第五章商務活動與商務旅行,案例一：北京“全聚德”135周年店慶案例二：上海合作組織簽字儀式內(nèi)容略，請見教材第145-148頁。,,案例分析,第五章商務活動與商務旅行,訓練一：簽字儀式1．實訓目標通過訓練，學生掌握簽字儀式的準備工作及簽字儀式的程序。2．實訓內(nèi)容北京遠達公司是一家大型私營企業(yè)，最近，公司即將與德國的一個同行企業(yè)簽訂技術合作業(yè)務，共同研制了一種新型的產(chǎn)品，并于近期簽訂了合同。請組織模擬此次簽約儀式。3．實訓要求（1）以小組為單位，共同完成此項任務；（2）操作中需要的物品及文字材料，要求學生課前準備或制作。如條幅、簽字筆、合同書、文件夾、國旗、托盤等。，如果沒有，可以用替代物或自行制作。（3）完成后，由每組一名成員向其他同學，講解會場的布置及對整個簽字儀式操作過程的總結。,,實踐訓練,第五章商務活動與商務旅行,訓練二：新聞發(fā)布會1．實訓目標通過訓練，學生能夠掌握新聞發(fā)布會的準備及程序。2．實訓內(nèi)容深圳常泰制藥廠研制出新型綠色減肥藥，無毒無副作用。為了保證新產(chǎn)品上市順利，公司決定在2006年7月23日上午10：00中在本公司的會議室召開新聞發(fā)布會，向外界全力推出新產(chǎn)品。請模擬操作此次新聞發(fā)布會。2．訓練要求（1）以小組為單位，共同完成此項任務；（2）操作中需要使用的物品及文字材料，要求學生課前準備或制作。（3）完成后，由小組成員向其他同學，分析此次新聞發(fā)布會的成功與不足之處。,,實踐訓練,第五章商務活動與商務旅行,謝謝觀看，再見！,高等教育出版社,高等教育電子音像出版社,高職高專系列教材配套電子教案,