論提高工作效率的重要性及方法

《論提高工作效率的重要性及方法》由會員分享，可在線閱讀，更多相關(guān)《論提高工作效率的重要性及方法（9頁珍藏版）》請在裝配圖網(wǎng)上搜索。

9 論提高工作效率的重要性及方法 摘要：企業(yè)生存靠的是利潤，如果沒有了利潤，一個企業(yè)是無法存活下來的。提高企業(yè)利潤的方法多種多樣，總結(jié)為一句話即為“提高工作效率”，只有工作效率上去了，企業(yè)才能以最小的投入獲得最大的產(chǎn)出，既實現(xiàn)利潤最大化。 關(guān)鍵詞：工作效率 團(tuán)隊精神 執(zhí)行力 1.工作效率 什么是工作效率，工作效率一般指工作投入與產(chǎn)出之比，通俗地講就是在進(jìn)行某任務(wù)時，取得的成績與所用時間、精力、金錢等的比值。產(chǎn)出大于投入，就是正效率；產(chǎn)出小于投入，就是負(fù)效率。工作效率是評定工作能力的重要指標(biāo)。提高工作效率就是要求正效率值不斷增大。一個人的工作能力如何，很大程度上看工作效率的高低。如果一個人的工作效率低下不但影響自己的工作進(jìn)程，會更大范圍的影響他人。前段時間有件很火的新聞，或許大家都有所耳聞，講的是一個北漂的小伙子小周回家辦因私護(hù)照來回六次才把證件辦下來的事件。小周從北京到老家大約是300公里的路程，往返六次既3600余公里的路程，折騰這么多次需要耽誤多少時間，影響多少正常的工作及又會搭上多少路費，這是一個工作效率嚴(yán)重低下的表現(xiàn)，我們回顧一下小周辦因私護(hù)照的整個過程，思考下為什么工作效率會這么低，又造成了哪些影響，怎樣提高工作效率。 案例：小周家在外地，目前在北京工作。去年10月份公司要派他出國，需要辦因私護(hù)照，由于在北京繳納社保不足一年，按規(guī)定他必須回戶口所在地辦理。按說現(xiàn)在辦因私護(hù)照也不是什么難事，可小周說為了辦護(hù)照他回距北京三百多公里外的老家多次，跑了大半年一直沒有辦下來，每次去都還要看辦事人員的臉色，想想都打怵。不久前，央視記者和小周一起來到了他們縣公安局出入境科。 出入境科的辦公室面對面坐著兩位辦事人員，兩人都沒有穿警服，其中一位一直看著報紙，頭始終沒有抬一下。這位看報紙的女士就是前幾次接待小周的辦事人員，她報紙看得很專注，直到對面的同事叫她，她才如夢方醒般抬起了頭。她似乎對小周的來訪打擾了她讀報有些不滿意，不過顯然她還記得小周。 小周這已經(jīng)是第五次來辦護(hù)照了，前幾次他都是無功而返，原因是材料不齊。而這次他自認(rèn)為讓準(zhǔn)備的材料都備齊了，應(yīng)該沒有問題了，結(jié)果這位辦事人員又發(fā)現(xiàn)了新問題。原來小周的身份證是在內(nèi)蒙古讀大學(xué)時辦的，不是本地的，他要在這里辦護(hù)照，必須提供本地的身份證才可以。看來為了身份證小周又要折騰一次了，而像這樣的折騰已經(jīng)不是第一次了。 那么來回折騰好幾趟，都折騰一些什么呢?據(jù)小周說他第一次去辦理時，辦事人員只告訴他，要到戶口所在地派出所開具一個無犯罪證明。等小周辦好了證明再次來到縣公安局，辦事人員才又提出了新的要求，需要公司在職證明。 小周老家到北京有三百多公里，坐火車得三個多小時。為了早點辦好護(hù)照，小周馬不停蹄匆匆趕回北京，到公司開具了在職證明。因為他們縣公安局出入境科雙休日不上班，只有工作日才辦公，一周后他只好請假再次回到老家，他想這次應(yīng)該沒問題了吧?沒想到當(dāng)他來到公安局辦理時，辦事人員又讓他提供新的材料，還得要他們公司的營業(yè)執(zhí)照。 為了把護(hù)照辦下來方便工作，小周回到北京的公司硬著頭皮和老板申請復(fù)印了公司的營業(yè)執(zhí)照。幾天后他又一次請假坐著火車回到老家。不料想當(dāng)他第四次走進(jìn)縣公安局出入境科時，辦事人員又提出了新的要求，要公司具有外派人員資格的證明。 這次已經(jīng)是小周跑的第四次了，請假搭著路費不說，結(jié)果還是沒辦下來，小周未免有些惱火。 惱火歸惱火，護(hù)照還是要辦。沒辦法，好在第五次來讓換身份證不用去北京，小周打起精神回家換了新的身份證，第六次來到縣公安局出入境科。 看看小周一共補(bǔ)辦了多少證明：1、無犯罪證明；2、公司在職證明；3、公司營業(yè)執(zhí)照；4、公司外派人員資格證明；5、本地身份證。就是這五張證明，讓他多跑三千公里。而記者在公安部網(wǎng)站了解到，像小周這樣的普通公民辦理因私護(hù)照，其實只需要提供身份證和戶口本及復(fù)印件，然后就是照了照片填了表就行了。說白了，上述那些辦事人員讓他補(bǔ)辦的證明，除本地身份證，其它的其實依法都不需要。 從中我們可以看出，工作效率低下不是小周的問題，而是辦事人員的問題。如果按照正常程序，辦事人員讓小周補(bǔ)辦的證件只有身份證件是需要的，其他都是多余的。我們假設(shè)其他證件也是必要的小周需要跑這么多趟么，顯然是不需要的，辦事人員在小周第一次證件不全的情況下應(yīng)該告知小周都需要哪些證件，證件齊全了再過來就可以了，而不是每次只說證件不全回去補(bǔ)辦。這里的辦事人員就是站著說話不腰疼，人浮于事，導(dǎo)致小周耽誤工作、浪費時間、浪費金錢，更重要的事情是導(dǎo)致小周無法正常出國工作學(xué)習(xí)。我們假設(shè)一下如果我們公司也存在這種情況會是什么樣子的。如果有一天銷售部與一家企業(yè)簽訂了一筆合同，在正常情況下這筆合同是可以如期交付的，但是，由于各部門配合不夠緊密，或者有工作人員人浮于事，故意刁難其他部門，譬如在排產(chǎn)上工作量安排過多或者不足，抑或生產(chǎn)部有人員流失人事部未能做好人事調(diào)動，抑或生產(chǎn)職工怠工，工作馬虎導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量不合格，這些工作效率低下的表現(xiàn)都可能造成合同不能按時交付抑或交付的產(chǎn)品不合格需要進(jìn)廠返修，進(jìn)一步影響公司于客戶的關(guān)系，導(dǎo)致公司聲譽(yù)受損等等。所以，如果在我們公司也有這樣的辦事人員我們的工作效率是不會上去的，我們公司是也不會讓這樣的人員在我們公司存在的。既然工作效率這么重要，我們該怎樣提高工作效率呢？ 縱觀那些成功人士，都是高效率工作的杰出代表。那么，如何才能提高我們的工作效率呢？ 端正自己的工作態(tài)度。工作本身沒有貴賤之分，但是對于工作的態(tài)度卻有高低之別。你不一定從事喜歡的工作，但你一定要喜歡現(xiàn)在所從事的工作。對現(xiàn)在的工作，要有勤奮、主動、敬業(yè)的精神。態(tài)度決定速度。一個人有端正的工作態(tài)度，才能投入到工作中去，才能提高工作效率。 提高時間的利用率。時間是我們最為寶貴的資源。沒有利用不了的時間，只有自己不利用的時間。珍惜時間，合理利用時間，發(fā)揮時間的最大功效，是提高工作效率的有效途徑。提高時間的利用率，就是在提高工作效率。 加強(qiáng)工作的執(zhí)行力度。對于工作，我們要有目標(biāo)，有計劃，但只有目標(biāo)和計劃是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，最重要的是要去執(zhí)行，也就是說要有執(zhí)行力。加強(qiáng)工作的執(zhí)行力度，立即行動起來，是提高工作效率的最有效的途徑。 分清工作的輕重緩急。我們要對工作進(jìn)行合理的分類，分清工作的輕重緩急。"輕"，指的是相對重要但不緊急的工作；"重"，是指最重要也是最緊急的工作；"緩"，指的是不重要也不緊急的工作；"急"，則是指不是最重要但卻最為緊急的工作。堅持要事第一，先做重要的緊急的事，才能提高工作效率。 解決工作中的困難。在工作中，我們會遇到一些問題，如果不解決這些問題，我們的工作效率就會受阻，甚至?xí)?。從某種意義上來說，工作就是不斷克服困難、不斷解決問題的過程。我們只有克服了工作上的困難，順利地解決了問題，才會讓工作順暢地進(jìn)行下去，也才能提高工作效率。 理順工作中的人際關(guān)系。在工作中，我們需要和上司、同事、下屬、客戶等打交道。其實，人際關(guān)系也是一種生產(chǎn)力。理順了工作中的人際關(guān)系，就能減少工作中的阻力，就能進(jìn)一步提高工作效率。 達(dá)成有效的溝通。在工作中，溝通無處不在。有時工作效率低下，甚至是做了很多無用功，往往是因為沒有做好溝通工作的緣故。達(dá)成有效的溝通，才能確保指令上通下達(dá)，才能讓工作和諧運轉(zhuǎn)，工作效率自然就能提高。 提升自己的工作能力?？梢哉f，工作能力的大小直接導(dǎo)致了工作效率的高低。要想提高自己的工作效率，就必須提升自己的工作能力。提升了工作能力，工作效率自然就提高了。 增加工作中的樂趣。任何工作都是有樂趣可尋的。我們要做到帶著快樂工作，帶著快樂回家。增加工作中的樂趣，帶著樂趣工作，一定能夠提高工作效率，一定可以把工作做好。 本書從以上九個方面，全方位地為職場人士怎樣提高工作效率提供了一個立體式的可行方案。無論你是行政人員還是普通職員，無論你是經(jīng)營者還是管理者，無論你是推銷員還是技術(shù)員，無論你是辦公室人員還是自由職業(yè)者都要把工作當(dāng)作自己的事業(yè)來做。 2. 團(tuán)隊效率對工作的重要性總結(jié) 俗話說，“一個和尚挑水喝，兩個和尚抬水喝，三個和尚沒水喝”?！叭齻€和尚”是一個團(tuán)體，可是他們沒水喝是因為互相推諉、不講協(xié)作。有首歌唱得好“團(tuán)結(jié)就是力量”，而且團(tuán)隊合作的力量是無窮盡的，一旦被開發(fā)這個團(tuán)隊將創(chuàng)造出不可思議的奇跡。當(dāng)今社會，隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，各種知識、技術(shù)不斷推陳出新，競爭日趨緊張激烈，社會需求越來越多樣化，使人們在工作學(xué)習(xí)中所面臨的情況和環(huán)境極其復(fù)雜。在很多情況下，單靠個人能力已很難完全處理各種錯綜復(fù)雜的問題并采取切實高效的行動。所有這些都需要人們組成團(tuán)體，并要求組織成員之間進(jìn)一步相互依賴、相互關(guān)聯(lián)、共同合作，建立合作團(tuán)隊來解決錯綜復(fù)雜的問題，并進(jìn)行必要的行動協(xié)調(diào)，開發(fā)團(tuán)隊?wèi)?yīng)變能力和持續(xù)的創(chuàng)新能力，依靠團(tuán)隊合作的力量創(chuàng)造奇跡。團(tuán)隊合作可以調(diào)動團(tuán)隊成員的所有資源和才智，并且會自動地驅(qū)除所有不和諧和不公正現(xiàn)象，同時會給予那些誠心、大公無私的奉獻(xiàn)者適當(dāng)?shù)幕貓蟆?團(tuán)隊合作往往能激發(fā)出團(tuán)體不可思議的潛力就是團(tuán)隊效率，集體協(xié)作干出的成果往往能超過成員個人業(yè)績的總和。一個團(tuán)體，如果組織渙散，人心浮動，人人自行其是，甚至搞“窩里斗”，何來生機(jī)與活力？又何談干事創(chuàng)業(yè)？在一個缺乏凝聚力的環(huán)境里，個人再有雄心壯志，再有聰明才智，也不可能得到充分發(fā)揮！團(tuán)隊精神的重要性，在于個人、團(tuán)體力量的體現(xiàn)，小溪只能泛起破碎的浪花，百川納海才能激發(fā)驚濤駭浪。每個人都要將自已融入集體，才能充分發(fā)揮個人的作用。團(tuán)隊精神的核心就是協(xié)同合作。沒有它，團(tuán)隊就如同一盤散沙。一根筷子容易彎，十根筷子折不斷……這就是團(tuán)隊笑了效率重要性直觀表現(xiàn)。 要提高團(tuán)隊效率首先就要提高執(zhí)行力， 所謂執(zhí)行力，指的是貫徹戰(zhàn)略意圖，完成預(yù)定目標(biāo)的操作能力。是把企業(yè)戰(zhàn)略、規(guī)劃轉(zhuǎn)化成為效益、成果的關(guān)鍵。執(zhí)行力包含完成任務(wù)的意愿，完成任務(wù)的能力，完成任務(wù)的程度。執(zhí)行力：對個人而言執(zhí)行力就是辦事能力；對團(tuán)隊而言執(zhí)行力就是戰(zhàn)斗力；對企業(yè)而言執(zhí)行力就是經(jīng)營能力。而衡量執(zhí)行力的標(biāo)準(zhǔn)，對個人而言是按時按質(zhì)按量完成自己的工作任務(wù)；對企業(yè)而言就是在預(yù)定的時間內(nèi)完成企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。 3.提高執(zhí)行力五原則： 3.1要有明確的目標(biāo)。 我們在做每項工作時，都先要有明確的工作目標(biāo)，領(lǐng)導(dǎo)及員工都要做到“溝通要充分，決定要服從”。一線員工在接到任務(wù)時，要做到服從目標(biāo)、服從領(lǐng)導(dǎo)、服從變化，這是做好每項工作的前提條件。比如，我們要做好卷煙的品牌培育工作，首先就要問：我們的目標(biāo)是什么？同時通過數(shù)據(jù)或是表單化體現(xiàn)明確的、具體分解的目標(biāo)，如各片區(qū)該品牌的具體上柜率、下柜量、市場占有率等。 3.2要有細(xì)致的計劃。 僅僅依靠目標(biāo)是無法使員工有效的執(zhí)行公司的策略，目標(biāo)只是一個方向，而如何采取恰當(dāng)?shù)姆绞絹磉_(dá)成目標(biāo)，才是推動工作的重要手段。因為，每個人的理解能力不一樣，這樣在做事的過程中就會產(chǎn)生偏差，所以，必須要有規(guī)范的計劃方案，才能使員工按照計劃開展工作，同時，管理人員也要注意的是口頭溝通的方式是無法完全使目標(biāo)落實到位，也不便于跟蹤管理，每個目標(biāo)都要有明確的書面方案，才能規(guī)范員工執(zhí)行過程的行為。 3.3要有合理的流程。 目前，在我們企業(yè)中通常也存在這樣的現(xiàn)象：一項工作如果沒有領(lǐng)導(dǎo)過問，就不會有自覺落實的行為，通常領(lǐng)導(dǎo)布置工作一段時間后，還要跟蹤下達(dá)的任務(wù)自否都完成了。內(nèi)部運作效率低下，員工有依賴的思想。面對這種情況，要改善企業(yè)就必須從“靠領(lǐng)導(dǎo)推動工作”轉(zhuǎn)向“靠流程管理工作”，首先要提煉目標(biāo)工作的關(guān)鍵業(yè)務(wù)內(nèi)容，明確每個流程的具體業(yè)務(wù)工作，其次要規(guī)定流程運作的時間，也就是每項布置工作要在什么時間內(nèi)完成，最后還要保證每項目標(biāo)任務(wù)執(zhí)行過程中的信息暢通，以便于對結(jié)果的評估或是傳遞。同時，作為一線員工要注意的是，在接受任務(wù)時不要進(jìn)行目標(biāo)創(chuàng)新，前線將士不用懷疑領(lǐng)導(dǎo)的決策，要按照流程保質(zhì)保量的完成交辦的任務(wù)。 3.4要有科學(xué)的考評。 考評的出發(fā)點在于營造一個公平的工作環(huán)境，讓每個員工都得到公正的回報，所以在制定考核的過程，必須要充分考慮各類員工的工作性質(zhì)和環(huán)境的差異。同時，提高執(zhí)行力也不能過分強(qiáng)調(diào)個人英雄主義而突略團(tuán)隊的力量，要做到因團(tuán)隊的成長帶動個人的成長，也要體現(xiàn)個人的成就促進(jìn)團(tuán)隊的發(fā)展。例如：部門的成績得到了肯定，部門所有人都應(yīng)該享受到獎勵政策，而對于其中個人貢獻(xiàn)突出的，應(yīng)相應(yīng)給予另外獎勵，這樣才能樹立標(biāo)桿作用，從而帶動集體的執(zhí)行力提升。 3.5要有到位的監(jiān)督。 海爾的管理精髓之一就是：日事日清，日清日高。在管理過程中，監(jiān)察工作的重要性是毋庸置疑的。缺乏對執(zhí)行過程的跟蹤與監(jiān)控，任何人都可能偷懶，列寧也曾說過“信任固然好，監(jiān)控更重要”。及時對執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行反饋總結(jié)，是提高管理執(zhí)行力的有效手段。如對一線員工進(jìn)行日常監(jiān)督和隨機(jī)抽查，有出勤率、拜訪客戶計劃完成率、終端生動化管理檢查、公司政策傳達(dá)到位檢查等，這都能進(jìn)一步促進(jìn)執(zhí)行力的提升。 同樣一件工作，為什么你要一天才能完成而別人只需要半天甚至一個小時就能完成呢？為什么有時候你感覺自己在天天忙碌，而似乎沒有任何成果，工作總是裹足不前呢？在工作中，這些問題也許總是困擾著你，而且久而久之如果總是效率低下還會影響到自己的工作業(yè)績。所以，提高工作效率是一個刻不容緩的問題。這個很大程度上還是要靠個人體會、思考和交流，發(fā)現(xiàn)自己在工作中存在的降低工作效率的行為，然后去改進(jìn)它。這里我主要從如何擬定詳盡的工作計劃來提高工作效率談一些自己的看法： 4.羅列日工作計劃和周工作計劃，并隨時調(diào)整、添加或刪除計劃。 1.1工作計劃必不可少！日計劃和周計劃不是為了向某人匯報，也不是為了給自己增加壓力，而是為了讓你記住有哪些事情需要去做，而不是被無形而又說不清楚的工作壓力弄的暈頭腦漲，煩躁不已。 首先，在每周的開始列出本周的計劃。計劃的內(nèi)容包括公司前期的工作安排和自己本周準(zhǔn)備做的事情。你只需要通過身邊的臺歷或記錄本做提示性標(biāo)記即可。 然后，每天早上用一張便簽紙羅列出從周計劃中選擇出當(dāng)天想做的事和臨時性工作任務(wù)。這張日工作計劃任務(wù)表應(yīng)該隨時在你身邊，一抬眼就能看到，它象一個忠實的幫手，隨時告訴你下一步工作的內(nèi)容。 最后，必須進(jìn)行工作計劃的總結(jié)?？偨Y(jié)不是讓你寫長篇大論，而是在工作中間隨時添加新任務(wù)，下班前或周結(jié)束時及時刪除已完成的工作，同時將未完成的任務(wù)轉(zhuǎn)到下一日或下一周的工作計劃中去。 4.2每天定時處理一些日常事務(wù)，不要影響主要工作 每天都會有一些常規(guī)性的工作，這些工作雜亂而瑣碎，為了不至于在你做主要工作時冒出來騷擾你，你必須每天定時去處理這些事情，時間可以安排在上班后半小時或下班前半小時。 4.3依照工作計劃開展工作時還要權(quán)衡每項任務(wù)的輕重緩急，并掌握先易后 難的原則，每日或每周的工作計劃中肯定有很多項工作，要先干哪一件呢？在開展工作前我們要權(quán)衡每項任務(wù)的輕重緩急，重要的緊急的先去干，不太重要的不太緊急的后去干。任務(wù)成堆時先干容易的后干困難的。當(dāng)看到工作計劃表中成堆的任務(wù)一項項完成時，象征著這些敵人被征服和消滅，帶給自己的是暢快淋漓的快感。這也正是工作的樂趣所在！ 每天向著目標(biāo)前進(jìn)，工作會更有充實感。作為公司大家庭的一員，我們每個人都肩負(fù)著神圣而艱巨的使命。正如一句格言所講：“成功者找方法，失敗者找借口”。希望我們每位都能成為成功者，努力干好自己的本職工作，享受工作的 樂趣，實現(xiàn)自己的人生價值！ 5.如何能提高工作效率呢？ 5.1創(chuàng)建一個和諧積極向上的團(tuán)隊文化 任何一項工作都是由人為主體去完成它的，也就是說工作任務(wù)的完成進(jìn)度只要是看去操作它的個體效率，而人只有在開心的時候就會有很高的積極性 5.2完善培訓(xùn)系統(tǒng) 企發(fā)部門更好的完善ERP系統(tǒng)，更好的服務(wù)整個生產(chǎn)系統(tǒng)。 5.3合理運用手中的資源，骨干員工的培養(yǎng) 在一個企業(yè)的價值創(chuàng)造過程中，在折“20/80”的規(guī)律，即20%的骨干人員創(chuàng)造企業(yè)80%的價值，而且在每一位員工身上“二八原理”同樣適用，即80%的工作任務(wù)是由20%的關(guān)鍵行為完成的。因此，必須抓住20%的關(guān)鍵行為，努力做得完美，這樣就能抓住業(yè)績的重心。 5.4建立有效地激勵機(jī)制，做好部門績效考評 績效考核時績效管理循環(huán)中的一個環(huán)節(jié)，績效考核主要實現(xiàn)兩個母的：一是績效改進(jìn)，二是價值評論。主管在工作過程中必須與下屬不斷溝通，不斷輔導(dǎo)與幫助下屬，不斷記錄員工的工作數(shù)據(jù)或事實依據(jù)，以指導(dǎo)下屬做出績效改進(jìn)。要想使績效考核表發(fā)揮作用，管理者必須與員工做良好的績效溝通，只有在績效溝通的過程中，這些表格才會真正發(fā)貨作用，否則，是不能幫助員工改善績效的?？冃Ч芾硎且粋€員工和直接主管就績效問題進(jìn)行持續(xù)交流和溝通的過程，而表格知識他們進(jìn)行績效溝通的工具而已，假如把績效管認(rèn)識在填寫表格的層次，就使績效管理失去了靈魂和意義。 5.5充分發(fā)揮辦公設(shè)備的作用 5.6工作成果共享且使員工了解工作的全部 讓員工了解工作的全部有助于員工對工作的整體把握。員工可以更好的將自己的工作與同事的工作協(xié)調(diào)一致。如果再工作中出現(xiàn)意外情況，員工還可以根據(jù)全局情況，做一些處理，從而提高工作的效率。 5.7鼓勵工作成果而不是工作過程 管理者在對員工進(jìn)行鼓勵時，應(yīng)該鼓勵其工作結(jié)果，而不是工作過程。有些員工工作很辛苦，管理可以表演他的這種精神，但并不能作為其他員工學(xué)習(xí)的榜樣。否則，其他員工就可能會將原本簡單的工作復(fù)雜化，甚至做一些表面文章，來顯示自己的辛苦，獲取表揚。從公司角度而言，公司更需要哪些在工作中肯動腦子的員工。所以，公司應(yīng)該鼓勵員工用最簡單的方法來達(dá)到自己的工作目標(biāo)。總之，工作結(jié)果對公司才是真正有用的。 5.8給員工思考的時間 公司在做一件事情之前，如果決策層沒有認(rèn)真地進(jìn)行思考，這種事情就不會干得非常出色。員工工作也是如此，如果管理者不給員工一些思考的時間，也很難讓他們做好自己的工作。管理者要鼓勵員工在工作時多動腦子，勤于思考。用大腦工作的員工肯定比用四肢工作的員工更有工作成績。