財務費用報銷制度及實施細則

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財務費用報銷制度及實施細則 為規(guī)范公司各種開支費用報銷及付款程序，加強公司財務管理，控制成本，切實保障公司利益，根據(jù)《資金審批制度》和《費用預算制度》，特制定公司費用報銷制度及實施細則。 第一部分：關于報銷的審批流程及原則 1、 報銷流程： 1、一般的報銷流程：經(jīng)辦人――本部門經(jīng)理（或上級主管）審查——總監(jiān)或財務負責人審核――總經(jīng)理審批—出納支付。 2、 審批原則： 1、費用報銷需經(jīng)辦人的主管領導批準，不得自行批準自己的報銷費用。 2、不得逾越流程，不得未經(jīng)直接領導審批，直接提交公司總經(jīng)理審批，不得未經(jīng)財務人員審批直接提交公司總經(jīng)理審批。 3、出納必須憑由經(jīng)總經(jīng)理、財務負責人均簽名后的報銷單支付相關費用，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作，對出納通報批評，并實行扣除當月獎金50%-100%的處理，如造成經(jīng)濟損失，由出納及相關人員承擔連帶責任。 三、報銷、審批及審批的責任 1、經(jīng)辦人：因公辦理業(yè)務時應向?qū)Ψ剿魅∠鄳脑紗螕?jù)，經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生后應及時準確的填寫報銷單據(jù)，對經(jīng)辦的經(jīng)濟業(yè)務及提供的原始單據(jù)的真實性負有直接責任，并有責任及時向財務人員提供其審核所需的相應文件或資料。 2、部門負責人：對本部門發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務進行確認及對經(jīng)辦人提供的原始單據(jù)進行審核，對報銷業(yè)務負有直接審核責任，并有責任協(xié)助財務人員的審核工作。 3、 財務人員：審核報銷的經(jīng)濟業(yè)務是否符合相應的規(guī)定，審核報銷所提供的原始單據(jù)是否符合相應的要求，審核報單據(jù)中是否按要求填寫相應的項目和內(nèi)容。對不符合要求的報銷單據(jù)、原始單據(jù)及填寫不規(guī)范的行為提出相應的處理意見。 4、公司總經(jīng)理：對公司的費用進行全面管理，在授權(quán)范圍內(nèi)審批公司的費用報銷。 第二部分 報銷原則 1、預算內(nèi)的費用方可直接報銷。 2 所有的報銷均遵循“誰支出、誰報銷”的原則，嚴禁假借他人的名義報銷自己費用的行為。 3、嚴禁報銷虛假費用的行為。 4、無預算或預算外的費用報銷須經(jīng)財務總監(jiān)簽署意見、總經(jīng)理批準后方可列支。 5、每辦一次業(yè)務，應該填寫一張報銷申請單。業(yè)務招待費用、物資采購、餐費等不論金額大小，一律每發(fā)生一次填寫一張?；\統(tǒng)地在報銷單上寫上“月”的費用，或多次業(yè)務單據(jù)分不清的，財務部不予受理。 6、所有費用開支，應“先申請、后開支、再報銷”的流程，財務人員應根據(jù)預算來審核和支付。相關預算外費用在發(fā)生費用前，應該先書面請求總經(jīng)理，得到批準后才可以發(fā)生相關費用，堅決杜絕“先斬后奏”的現(xiàn)象，事先申請以總經(jīng)理簽名的日期為準?？偨?jīng)理外出時，或本人出差在外遇緊急情況時，應電話或郵件通知公司總經(jīng)理，得到許可后才可進行。事后應及時補充申請表，作為報銷的依據(jù)。 7、關于報帳時限：上月28日后至當月28日的期間費用必須在當月報銷，差旅費用必須在結(jié)束后三天內(nèi)報銷。逾期單據(jù)，財務部不再受理，由此造成的損失，由報銷人自己承擔。因單據(jù)不合要求，被退回按規(guī)定可以重新報銷的，應在5個工作日內(nèi)處理，并在報銷單的附件上說明“上次退回重新填列”，以區(qū)別在正常報銷時限內(nèi)的單據(jù)；被退回不得重新報銷的，下次拿回再報銷的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴肅處理。特殊延期（如外地出差時間較長），需提出書面報告，由總經(jīng)理簽署意見后才可以報銷。 8、跨年度的費用必須在次年1月15號之前填單報銷，年終結(jié)算后不管何種原因均不得報銷上年度費用。 9、大額支付款項必須使用支票或其他銀行結(jié)算方式，超過1萬元而用現(xiàn)金支付的，報銷時必須詳細說明原因，經(jīng)財務部審核，無正當?shù)睦碛桑宦赏嘶亍? 10、 從出納處領取報銷款時，需報銷人簽名確認。對于領款不方便的，需由他人代領的，本人應該出具書面代理書，指定代理領款人。由代理人在領款表上簽字，無書面代理書，其他人不得代領，發(fā)放人員有權(quán)拒絕。出納把代理書附于領款表后。財務負責人不定期抽查款項是否如實發(fā)放。 第三部分 提供原始憑證和報銷單填寫的要求 1、因公發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務時，經(jīng)辦人員必須向?qū)Ψ剿魅≡紗螕?jù)。未取得原始單據(jù)或虛假的 原始單據(jù)一律不予報銷。 2、 報銷時提供的原始單據(jù)必須是由稅務部門監(jiān)制的發(fā)票或由財政部門監(jiān)制的收據(jù)，以及預算報告、專項申請等附件。原始單據(jù)必須真實、合法，與開支的內(nèi)容一致。對于標有“顧客（單位）名稱”的發(fā)票務必由開票人填寫相應公司名稱，自己補充填寫為無效發(fā)票，不予受理。無“顧客名稱”的發(fā)票，不需填寫。另報告、申請等附件必須是經(jīng)權(quán)限人員簽字同意的紙質(zhì)件。 3、各種類型的發(fā)票應該分開粘貼，并在粘貼單上標出共張，金額元。票據(jù)粘貼混亂，不注明張數(shù)、金額的單據(jù)一律退回。 4、原始單據(jù)遺失的應盡量取得出票單位的原單據(jù)復印件并蓋上出票單位財務專用章，經(jīng)財務部簽署意見后方可報銷。 5、報銷單上所有內(nèi)容均需完整填寫，嚴禁用圓珠筆填寫報銷單、嚴禁涂改，報銷單的“經(jīng)辦人”務必由本人親筆簽名，單據(jù)填寫不齊全和涂改的，一律不予受理。 第四部分：主要費用管理規(guī)定 費用管理的把關人為財務人員，財務人員應遵循《資金審批權(quán)限》和《費用預算制度》中的規(guī)定對每筆發(fā)生費用進行核查，并及時對一些費用進行歸集匯總，提供準確的財務數(shù)據(jù)。 一、業(yè)務招待費報銷制度： 1、本規(guī)定所稱的業(yè)務招待費是指企業(yè)為生產(chǎn)、經(jīng)營等業(yè)務的合理需要而發(fā)生的對外交際、招待費用，包括招待用餐、娛樂、安排酒店住宿、贈送煙酒及其他禮品等。 2、員工因私事所發(fā)生的業(yè)務招待費由員工個人承擔，不得到財務部報銷入帳，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)公司有權(quán)從該員工下月工資中扣回多報銷的業(yè)務招待費。 3、員工支出業(yè)務招待費必須事前申請，其中業(yè)務招待費每次低于500元或累計低于2000元的，事前須經(jīng)部門經(jīng)理同意；業(yè)務招待費每次超過500元或累計超過2000元的，事前須經(jīng)總經(jīng)理同意。 4、所有不經(jīng)事先批準的業(yè)務招待費，一律由員工個人承擔。 5、超審批金額外的業(yè)務招待費，一般不予開支，如有特殊情況，須經(jīng)總經(jīng)理審核加簽。 6、員工在業(yè)務招待完成后，應及時將招待的情況和結(jié)果向批準人報告，否則下一次的業(yè)務招待申請將不被批準。 7、公司業(yè)務招待由市場運營部和人事行政部統(tǒng)一安排，公司其他來客招待原則上由人事行政部統(tǒng)一安排。 8、員工報銷業(yè)務招待費時，須填寫業(yè)務招待費開支審批表，注明來賓單位、負責人、來賓人數(shù)、接待部門、事宜、分管領導意見、在報經(jīng)部門經(jīng)理批準、財務部審核、總經(jīng)理批準后方可報銷。 二、差旅費報銷制度： 1、本規(guī)定所指的差旅費是指員工因工作需要，受公司派遣前往異地洽談業(yè)務、開發(fā)市場、協(xié)調(diào)關系或處理公司事務，開會、學習的活動差旅費包括城際交通費、住宿費、出差地市內(nèi)交通費，出差補貼費等項目；不包括外出接待客戶、洽談業(yè)務、聯(lián)絡關系所需的招待費及購買材料、配件的費用。（差旅期間的洗衣費、健身保健費及住宿房間內(nèi)的有價商品等，不予報銷。） 2、在途住勤補助統(tǒng)一標準為每天40元。 3、出差天數(shù)的計算原則為：上午出發(fā)的，按一天計算，下午出發(fā)的按半天計算；中午12點以前返回的的按半天計算,12點以后返回的按一天計算。 4、因公外派參加會議、學習、進修、培訓的生活補助標準：在途期間的生活補助、交通費、按照前述規(guī)定報銷，會議、學習、進修、培訓期間，主辦單位統(tǒng)一安排食宿的，不再報銷各項補助；統(tǒng)一安排住宿，不安排伙食的，據(jù)實報銷住宿費，伙食費按每天40元報銷。 5、員工出差前必須填寫《出差申請單》，寫清楚出差地點、預計時間、出差目的，出差計劃經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字，由總經(jīng)理批準，未經(jīng)批準其出差費用不予報銷；如緊急情況可經(jīng)總經(jīng)理口頭批準后出差，并在出差當日補填《出差申請單》。 6、需要事先借款的，必須在《出差申請單》上填寫具體的出差借款金額，憑審批后的《出差申請單》到財務部辦理借款預借差旅費。對于沒有還清前次差旅借款，或者是雖然沒有超過上限，但計算不合理的，財務有權(quán)不予借款。 7、出差返回后應在3個工作日之內(nèi)提交報銷單，并于報銷時退回預借的多余的款項。 三、文具辦公費： 文具、辦公用品、低值易耗品、網(wǎng)絡配件等物料用品一律由營運部門/辦公室統(tǒng)一采購，其他員工不得私自采購。報銷時應附填寫完整的采購清單、電腦小票、供應商送貨單，詳細列明所購商品的明細，倉管、結(jié)算部門的驗收證明才可報銷。并做好各部門的領用存登記。如不能按規(guī)定提供附件的一律不予報銷。 第五部分 附則 一、本制度自頒布之日起生效。 1、 本制度解釋權(quán)歸公司財務部。 2、 以上條款未規(guī)定事項，由總經(jīng)理決定后出臺臨時規(guī)定以做說明。