會務組織架構解析.ppt

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會務組織架構及崗位表述 編寫人 敬曉峰 一 會務組織基本構架 二 會務總監(jiān)職責 1 確實掌握人員調度2 協(xié)調安排現(xiàn)場各項事宜 保證流程環(huán)環(huán)相扣3 現(xiàn)場重要突發(fā)狀況及時處理4 對現(xiàn)場各崗位的檢查 督促和指導5 隨時做到監(jiān)督各崗位執(zhí)行情況 直接對接各崗位負責人6 實行責任制 責任到負責人7 掌握助教心態(tài) 及時給予鼓勵8 協(xié)助成交負責人做好與成交相關的工作 三 內場總監(jiān)職責 1 內場所有事務管理 協(xié)調 檢查2 內場易拉寶的擺放 內場清潔及桌椅隊形管理3 內場白板 電腦 投影儀 音樂設備調試檢查4 成交人員的服務 與老師活動的配合 促成客戶到成交臺成交話術的培訓 演練5 與會務總監(jiān)及外場總監(jiān)的溝通協(xié)調6 內場緊急狀況處理7 各崗位的安排 調控及訓練8 及時向會務總監(jiān)回報內場情況9 與助理講師 成交負責人協(xié)調 完成成交相關動作 保證結果 舞臺組崗位 1 舞臺總控2 燈控 空調3 投影 PPT及視頻 舞臺總控崗位職責 1 根據(jù)舞臺崗位設置進行人員崗位安排及訓練2 為保障舞臺流程順利進行的各類物質準備情況監(jiān)控3 人員 物品到位后 模擬流程進行全程演練4 確保現(xiàn)場舞臺流程萬無一失5 突發(fā)事件的緊急靈活處理6 上課前一天一定要把音響及麥克風 電腦音頻 視頻 投影儀 燈光測試完善 有狀況馬上報告并及時解決 燈光 空調崗位職責 1 及時與酒店工程部 電工 對接 詳細了解整個會議室的燈光 空調等開關設備位置 并演練快速開關燈光 全亮 暗 全黑 2 追光燈 如需要 及時與舞臺總控對接舞臺流程 對接主持人和講師商場時間及出口位置 確認追光是否與主持人對接3 有彩燈時 需要協(xié)調彩燈打上公司標語 并根據(jù)舞臺整體效果變化燈光強度與色彩 投影 PPT及視頻崗位職責 1 及時與舞臺總控對接舞臺流程2 將會議需用的背景圖 座位圖及中場備放的視頻拷貝調試到位3 確認講師PPT筆記本電腦 講臺用 控制臺電腦并調試到位4 保證講師講課時PPT及主持人在介紹公司時PPT的使用5 講師及主持人所有舞臺展示用的資料對接 包含PPT及視頻資料等 確保講師商場前至少30分鐘所有資料到位 并調試6 現(xiàn)場各種情況的應急處理 守門組崗位職責 1 對學員胸牌的檢查2 對紀律要求嚴格的課程 控制人員進出會場3 學員上下課的召喚和熱情迎賓4 課程結束后胸牌的回收5 遇有特殊情況及時向內場總監(jiān)匯報 簇擁組崗位職責 1 講師上場時指引 拍手簇擁上場2 講師上場時氛圍的營造 跑麥組崗位職責 1 遇有講師提問時 要以規(guī)范的動作 最快的速度將調試好的麥克風傳遞給學員2 檔學員使用完后 將麥克風關閉 回到原位3 內場緊急情況的補位4 制止學員違反課堂紀律的行為 如打電話 打瞌睡 交談等 5 及時為學員提供優(yōu)質服務 四 外場總監(jiān)職責 1 外場所有事務管理 協(xié)調 檢查2 外場易拉寶美觀擺放3 外場所有工作人員的話術 儀表培訓 演練 檢查4 簽到數(shù)據(jù)的制表統(tǒng)計5 負責外場緊急狀況處理6 與會務總監(jiān)及內場總監(jiān)協(xié)調7 學員用餐協(xié)助 茶歇組崗位職責 1 時刻保持茶歇臺清潔2 保證茶歇的按時準備3 保證茶歇量的充足4 保證茶歇的擺放美觀 精致5 及時更換干凈的垃圾簍 五 后勤總監(jiān)職責 1 負責安排人員將所有物品打包并送達會場2 負責各個崗位的物品分發(fā)及歸檔3 負責倉庫的整理及協(xié)助文件的工作4 負責物品最后的清點及送回公司5 結賬及各種款項的交接6 助教的用餐照顧 并做好登記 六 成交組職責 1 講師或主持人清楚表達成交產(chǎn)品 調動現(xiàn)場成交氛圍2 輔導員充分了解本組客戶的成交意向 深入溝通 并帶其至成交臺3 安排公司高管和營銷高層扮演客戶 熟悉公司產(chǎn)品及營銷政策 成交前30分鐘到達成交臺 協(xié)助講師辦理談單 報名手續(xù)及刷款4 刷款組在成交前30分鐘內準備好成交單 POS機 計算器 簽字筆 訂書機 訂書針等成交物品 成交時態(tài)度要積極 主動 熱情 刷卡流程熟練 動作馴熟 順序為先刷卡 再填成交單 收名牌 客戶輸密碼時應用收遮掩密碼區(qū) 頭轉向另一側 六 成交組職責 5 事先安排客戶不熟悉的我方人員坐進會場 再成交環(huán)節(jié)開始第一時間沖到成交臺 行程現(xiàn)場搶購的熱烈氣氛 對整體的成交起到帶動作用 6 成交區(qū)外圍配合洽談和阻擊的人員 熱情引導客戶入座 并配合成交臺人員成交 形成夾攻之勢 不讓客戶輕易離開 以利于成交7 成交開始及整個成交過程中 主持人及成交負責人適時選到優(yōu)惠政策 塑造方案價值 造成機會難得的緊迫感 并適時公布 恭喜已報名額 渲染氣氛 輔導員組職責 1 開場后統(tǒng)一站在自己桌邊面向門口鼓掌迎接客戶進場2 充分了解自己小組的客戶 姓名 公司 規(guī)模 意向 深入溝通3 觀察自己小組的客戶課程反應 潛在客戶尤為關注4 現(xiàn)場資料的發(fā)放5 負責與客戶的第一輪溝通 確定成交意向 并最大可能帶客戶至成交臺6 負責客戶用餐的領取及餐后整理 阻擊組職責 1 營造會場熱情高漲的氛圍 積極主動的全場跑動2 一些疑問很多的客戶為其接觸抗拒與疑惑 促進成交 刷款3 活動后期更需要針對有成交意向但未購買的客戶進行跟進 文化產(chǎn)品組職責 1 準備好售書所有的物品 簽字筆 零錢 收據(jù) 發(fā)票登記本 價格大標簽 講師團強力推薦書籍 音像制品 2 課程前了解清楚書籍打包價格 贈品3 所有產(chǎn)品的數(shù)量清點及接收4 確保產(chǎn)品銷售目標的完成5 記賬及錢款的交接 七 講師接待組職責 1 負責陪同講師的接送2 負責講師休息室 講師用餐的保障3 負責講師每個階段的提醒及引位4 負責講師上課期間及下課期間的茶水 點心 水果的準備5 負責在接待老師時詢問有何需特助協(xié)助的成交配合 如舞臺營銷工具的展示等