《EXCEL技巧》PPT課件

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1、 一 、 自 動 調(diào) 整 字 號v 在 使 用 EXCEL編 輯 文 件 時 ， 用 戶 經(jīng) 常 要 使 某 一 列 寬度 固 定 ， 但 由 于 該 列 各 單 元 格 中 字 符 數(shù) 目 不 等 ，因 此 會 有 某 些 單 元 格 內(nèi) 容 無 法 完 全 顯 示 ， 為 讓 這些 單 元 格 中 的 數(shù) 據(jù) 完 整 顯 示 ， 用 戶 就 要 對 這 些 單元 格 重 新 定 義 較 小 的 字 號 。 其 實 可 以 讓 EXCEL自 動完 成 這 項 工 作 。 一 、 自 動 調(diào) 整 字 號v 步 驟 ；1、 選 擇 需 按 單 元 格 寬 度 自 動調(diào) 整 字 號 的 單 元 格

2、 區(qū) 域 ， 執(zhí)行 格 式 單 元 格 菜單 命 令 ， 在 出 現(xiàn) 的 對 話 框 中選 擇 對 齊 選 項 卡 。2、 在 文 本 控 制 欄 中 選 擇 縮小 字 體 填 充 復 選 框 ， 單 擊確 定 。3、 當 在 這 些 單 元 格 輸 入 數(shù) 據(jù)時 ， 會 自 動 縮 小 超 長 的 內(nèi) 容以 適 應 列 寬 。 二 、 設 置 純 數(shù) 字 單 元 格 的 上 、 下 標v 為 純 數(shù) 字 單 元 格 輸 入 上 、下 標 有 一 定 技 巧 ， 如 需輸 入 83。步 驟 如 下 ：1、 在 單 元 格 中 輸 入 832、 選 中 單 元 格 中 的 3， 執(zhí)行 格 式 單

3、 元 格 命 令 。 二 、 設 置 純 數(shù) 字 單 元 格 的 上 、 下 標3、 在 彈 出 的 字 體 選項 卡 中 選 擇 上 標 。4、 單 元 格 中 出 現(xiàn) 了 83。 三 、 為 換 頁 表 格 加 標 題v在 制 作 表 格 時 經(jīng) 常 會 遇 到 表 格 很 長 無 法 一 頁輸 出 的 情 況 ， 不 過 使 用 自 動 分 頁 后 ， 如 何 使打 印 出 的 每 一 頁 都 有 標 題 行 呢 ？ 三 、 為 換 頁 表 格 加 標 題v 步 驟 ：1、 執(zhí) 行 文 件 頁 面 設置 命 令 ， 在 出 現(xiàn) 的 對 話 框中 選 擇 工 作 表 選 項 卡 。2、 在

4、 打 印 標 題 欄 中 頂端 標 題 行 (R) 右 邊 文 本 框中 可 輸 入 行 引 用 （ 如 A1:H1)或 者 直 接 用 鼠 標 選 取 標 題 的單 元 格 區(qū) 域 ， 最 后 單 擊 確定 按 鈕 。 四 、 巧 用 雙 擊v 在 格 式 刷 上 雙 擊 ， 格 式 刷 可 重 復 多 次 使 用 。 再 次 單 擊 格 式 刷 按 鈕 或 按 ESC鍵 時 ， 可 取 消 格 式 刷 功 能 。v 在 窗 口 左 上 角 EXCEL標 志 上 雙 擊 ， 則 退 出 EXCEL， 如 文 檔未 保 存 ， 會 提 示 保 存 。v 在 菜 單 上 雙 擊 ， 即 可 將

5、菜 單 中 的 所 有 菜 單 項 （ 包 括 不 常 用 的菜 單 項 ） 全 部 展 開 。v 將 鼠 標 移 至 垂 直 滾 動 條 上 端 與 編 輯 區(qū) 交 界 處 成 雙 向 箭 頭 狀 時 ，雙 擊 即 可 把 窗 口 分 割 成 上 下 兩 部 分 ， 再 雙 擊 分 隔 線 可 恢 復 。同 樣 ， 可 以 雙 擊 水 平 滾 動 條 把 窗 口 分 割 成 左 右 兩 部 分 。 五 、 快 速 輸 入 大 量 含 小 數(shù) 點 的 數(shù) 字v輸 入 大 量 帶 有 小 數(shù) 點 的 數(shù) 字 時 ， 如 按 普 通 輸入 方 法 的 效 率 很 低 。 其 實 可 使 用 EXC

6、EL中 的 小數(shù) 點 自 動 定 位 功 能 ， 讓 小 數(shù) 點 自 動 定 位 ， 從而 提 高 輸 入 速 度 。 五 、 快 速 輸 入 大 量 含 小 數(shù) 點 的 數(shù) 字v 步 驟 ：1、 執(zhí) 行 工 具 選 項 菜 單 命 令 ， 在 對 話 框 中 選 編 輯 選 項 卡 。2、 選 擇 自 動 設 置 小 數(shù) 點 復 選 框 ， 并 在 位 數(shù) 中 鍵入 需 顯 示 的 位 數(shù) ， 單 擊 確定 。3、 隨 后 可 直 接 輸 入 不 帶 小 數(shù)點 的 數(shù) 字 ， 如 輸 入 0.06， 可直 接 輸 入 6， 回 車 后 會 自 動變 為 0.06。 六 、 快 速 處 理 多

7、 個 工 作 表v 如 何 同 時 處 理 多 個 工 作 表 ？ 只 需 按 住 SHIFT或 CTRL 并 配 合 鼠 標 單 擊 多 個 工 作 表 標 簽 ,隨 后 即 可進 行 各 類 批 量 處 理 操 作 :1、 通 過 執(zhí) 行 頁 面 設 置 命 令 ， 可 將 多 個 工 作 表 設 置為 相 同 的 頁 面 模 式 。2、 通 過 編 輯 菜 單 的 有 關 命 令 ， 可 在 多 個 工 作 表 中進 行 查 找 、 替 換 、 定 位 等 操 作 。3、 可 對 多 個 工 作 表 同 一 單 元 格 輸 入 相 同 數(shù) 據(jù) 。 七 、 快 速 處 理 日 期 和 時

8、間一 、 任 意 日 期 與 時 間 的 輸 入通 過 或 配 合 可 快 速 輸 入 日 期 ， 而 數(shù) 字 鍵與 ： 配 合 可 輸 入 時 間 。二 、 當 前 日 期 與 時 間 的 快 速 輸 入選 擇 單 元 格 ， 按 CTRL 鍵 和 分 號 鍵 ； 后 回 車 即可 插 入 當 前 日 期 ， 同 時 按 CTRL 鍵 、 SHIFT 鍵與 分 號 鍵 后 回 車 即 可 輸 入 當 前 時 間 。 八 、 巧 輸 特 定 文 本v 自 動 更 正 法 （ 適 用 于 大 量 相同 較 長 文 本 的 輸 入 ）v 步 驟 ：1、 執(zhí) 行 工 具 自 動 更 正 選 項 菜

9、單 命 令 ， 出 現(xiàn) 自 動 更 正 對話 框 。2、 在 替 換 中 輸 入 G300 ，在 替 換 為 中 輸 入 “ 建 筑 安裝 工 程 質(zhì) 量 檢 驗 評 定 統(tǒng) 一 標 準 GBJ300 88 ， 然 后 按 添加 按 鈕 ， 最 后 確 定 。 八 、 巧 輸 特 定 文 本v 為 數(shù) 據(jù) 輸 入 設 置 下 拉 列 表(適 用 于 需 要 統(tǒng) 一 輸 入 的 場合 )v 步 驟 :1、 選 中 需 要 設 置 的 單 元 格 ， 執(zhí) 行 數(shù) 據(jù) 有 效 性 菜 單 命 令 。2、 選 擇 設 置 選 項 卡 ， 在 允 許 中 選 擇 序 列 ， 這 時 會 增 加 來 源

10、項 ， 在 其 下 面 的 輸 入 框中 ， 輸 入 供 用 戶 選 擇 的 序 列 。 不同 的 選 擇 項 用 “ ， ” 號 分 開 （ 是在 英 文 輸 入 法 狀 態(tài) 下 的 逗 號 ） 八 、 巧 輸 特 定 文 本3、 如 在 來 源 中 輸 入 ” 制造 事 務 ,情 報 統(tǒng) 合 ,原 價 管理 ,ISO” 。 單 擊 確 定 按鈕 。4、 這 樣 設 置 后 ， 當 用 鼠 標 單擊 單 元 格 時 ， 在 單 元 格 右 邊會 出 現(xiàn) 一 個 向 下 的 黑 色 箭 頭 ，單 擊 該 箭 頭 就 會 彈 出 一 個 選擇 輸 入 列 表 了 。 九 、 讓 格 式 自 動

11、變 化v 為 了 讓 不 同 的 數(shù) 據(jù) 分 別 突 出 顯 示 ，我 們 經(jīng) 常 會 對 這 些 單 元 格 設 置 一些 特 殊 的 格 式 ， 可 以 通 過 條 件 格式 使 此 功 能 自 動 實 現(xiàn) ， 并 一 勞 永逸 。v 步 驟 ：1、 選 擇 需 設 置 條 件 格 式 的 單 元 格 ，執(zhí) 行 格 式 條 件 格 式 菜單 命 令 。2、 在 對 話 框 的 條 件 1 中 設 置 單元 格 數(shù) 值 大 于 0， 單 擊 添 加 ，在 條 件 2 中 設 置 單 元 格 數(shù) 據(jù)等 于 0， 同 樣 方 法 添 加 條 件 3 。 九 、 讓 格 式 自 動 變 化3、 條

12、 件 設 置 好 后 ， 再 分 別 單擊 三 個 條 件 所 對 應 的 格 式 按 鈕 ， 在 對 話 框 中 設 定 相 應的 格 式 。 可 以 設 置 字 體 、 邊框 和 底 紋 格 式 。4、 最 后 按 確 定 按 鈕 完 成 ，可 以 看 到 不 同 的 數(shù) 據(jù) 已 經(jīng) 按不 同 的 格 式 顯 示 了 。 十 、 不 復 制 隱 藏 內(nèi) 容v 在 復 制 時 ， 如 果 選 擇 的 區(qū) 域包 括 了 隱 藏 單 元 格 ， 隱 藏 單元 格 同 樣 會 被 復 制 ， 下 面 方法 可 以 避 免 這 些 隱 藏 單 元 格的 復 制 ， 實 現(xiàn) “ 所 見 即 所得 ”

13、。v 步 驟 ：1、 選 擇 需 復 制 的 區(qū) 域 ， 執(zhí) 行 編 輯 定 位 菜 單 命令 ， 出 現(xiàn) 定 位 對 話 框 。2、 單 擊 定 位 條 件 按 鈕 ，出 現(xiàn) 定 位 條 件 對 話 框 。 十 、 不 復 制 隱 藏 內(nèi) 容3、 選 擇 可 見 單 元 格 單 選按 鈕 ， 單 擊 確 定 返 回 定 位 對 話 框 ， 再 單 擊 確 定 完 成 。4、 此 時 按 下 CTRL C鍵 復 制時 發(fā) 現(xiàn) ， 所 選 區(qū) 域 處 于 多 重選 擇 狀 態(tài) ， 按 CTRL V粘貼 后 會 發(fā) 現(xiàn) ， 已 按 照 “ 所 見即 所 得 ” 的 要 求 進 行 了 粘 貼 。

14、十 一 、 在 單 元 格 中 設 置 斜 線v 表 頭 中 出 現(xiàn) 斜 線 是 我 國 表 格常 用 的 格 式 ， 下 面 方 法 可 完成 此 要 求 。v 步 驟 ：1、 在 單 元 格 輸 入 若 干 空 格 后輸 入 “ 數(shù) 量 ” ， 按 住 ALT鍵 同 時 按 回 車 鍵 ， 光 標 即 轉(zhuǎn)到 下 一 行 ， 再 輸 入 “ 課 別 ” 。2、 右 鍵 單 擊 該 單 元 格 ， 再 將此 單 元 格 設 置 成 斜 線 格 式 。這 樣 一 個 帶 斜 線 的 表 頭 就 完成 了 。 一 、 自 定 義 函 數(shù)vEXCEL提 供 的 強 大 的 函 數(shù) 功 能 ， 為 用

15、 戶 帶 來 了極 大 方 便 。 雖 然 EXCEL內(nèi) 置 了 200多 個 函 數(shù) ，但 有 時 為 了 實 現(xiàn) 特 定 功 能 ， 可 能 要 將 多 個 函數(shù) 嵌 套 ， 非 常 麻 煩 。 其 實 對 于 經(jīng) 常 用 到 的 功能 ， 用 戶 可 以 創(chuàng) 建 自 定 義 函 數(shù) ， 運 行 方 法 和EXCEL內(nèi) 置 的 函 數(shù) 完 全 相 同 。v下 面 以 判 斷 員 工 的 入 社 年 限 為 例 進 行 說 明 一 、 自 定 義 函 數(shù)v 步 驟 ：1、 自 定 義 函 數(shù)a.執(zhí) 行 工 具 宏 Visual Basic編 程 器 中執(zhí) 行 插 入 模 塊 菜單 命 令 ，

16、 在 代 碼 窗 口 中 輸 入如 下 程 序 ：b.退 出 并 返 回 EXCEL界 面 ， 將該 文 件 保 存 為 Microsoft Excel加 載 宏 類 型 。 一 、 自 定 義 函 數(shù)2、 使 用 自 定 義 函 數(shù)a.執(zhí) 行 工 具 加 載 宏 菜 單 命 令 ， 在 出 現(xiàn) 的 對 話 框中 單 擊 瀏 覽 按 鈕 ， 選 擇保 存 的 加 載 宏 ， 單 擊 確 定 按 鈕 。b.執(zhí) 行 插 入 函 數(shù) 菜單 命 令 ， 選 擇 用 戶 定 義 項 ， 選 擇 編 寫 的 函 數(shù) ， 單 擊 確 定 后 即 可 調(diào) 用 。 二 、 高 效 辦 公 排 序 法v 數(shù) 值

17、排 序 （ 按 數(shù) 值 大 小 排 出 名 次 ）RANK函 數(shù)語 法 ：Rank(number,ref,order)其 中 number代 表 參 與 計 算 的 數(shù) 字 或 含 有 數(shù) 字 的 單 元 格 ，ref代 表 參 與 計 算 的 數(shù) 字 單 元 格 區(qū) 域 的 絕 對 引 用 ，order表 示 排 序 的 方 式 （ 如 為 零 或 省 略 ， 表 示 降 序 ，反 之 表 示 升 序 ） 二 、 高 效 辦 公 排 序 法 如 在 右 例 中 計 算 A列數(shù) 值 的 次 序 ， 輸 入 如 圖中 公 式 ， 即 可 計 算 出 各個 數(shù) 值 的 名 次 。 二 、 高 效

18、辦 公 排 序 法v 文 本 排 序如 果 需 要 按 姓 名 的 姓 氏 筆 劃 排 序 ，方 法 如 下 ：1、 選 擇 需 要 排 序 的 姓 名 列 的 第 一 個單 元 格 ， 執(zhí) 行 數(shù) 據(jù) 排 序 菜 單 命 令 ， 出 現(xiàn) 排 序 對 話 框 。2、 單 擊 選 項 按 鈕 ， 在 出 現(xiàn) 的 排 序 選 項 對 話 框 中 選 擇 方法 下 的 筆 畫 排 序 項 ， 選 擇 按 列 排 序 ， 按 確 定 鍵 返回 排 序 對 話 框 。3、 設 置 主 關 鍵 字 為 “ 姓 名 ” ，選 擇 升 序 后 按 確 定 完 成 。 二 、 高 效 辦 公 排 序 法v 自

19、定 義 排 序 （ 如 需 按 照 “ 日 本式 樣 ” 、 “ 北 美 式 樣 ” 、 “ 歐 洲式 樣 ” 的 順 序 排 序 ）1、 執(zhí) 行 工 具 選 項 菜 單 命令 ， 在 出 現(xiàn) 選 項 對 話 框 中 選擇 自 定 義 序 列 選 項 卡 ， 選 擇左 邊 自 定 義 序 列 下 的 新 序列 ， 光 標 就 會 在 右 邊 的 輸 入序 列 框 內(nèi) 閃 動 。2、 輸 入 “ 日 本 式 樣 ” 、 “ 北 美 式樣 ” 、 “ 歐 洲 式 樣 ” 的 自 定 義 序列 ， 每 個 序 列 之 間 要 用 英 文 逗 號隔 開 或 每 輸 入 一 個 序 列 就 回 車 。

20、二 、 高 效 辦 公 排 序 法3、 如 序 列 已 存 在 于 工 作 表 中 ， 可 選 擇 序 列 所 在的 單 元 格 區(qū) 域 單 擊 導 入 ， 這 些 序 列 即 可自 動 加 入 輸 入 序 列 框 。4、 排 序 時 ， 只 需 打 開 排 序 對 話 框 中 的 選項 自 定 義 排 序 序 列 下 拉 列 表 ， 選 擇前 面 定 義 的 排 序 規(guī) 則 ， 其 它 選 項 保 持 不 動 ，按 確 定 返 回 排 序 對 話 框 ， 選 擇 升序 或 降 序 即 可 完 成 排 序 。 三 、 提 高 分 布 統(tǒng) 計 的 效 率v怎 樣 用 EXCEL統(tǒng) 計 出 某 些

21、 數(shù) 值 在 指 定 范 圍 內(nèi) 的分 布 （ 如 學 生 成 績 各 分 數(shù) 段 的 人 數(shù) 分 布 ） ？如 需 統(tǒng) 計 60分 以 下 ， 60分 70分 ， 70分 90分 ， 90分 100分 各 分 數(shù) 段 的 人 數(shù) ， 可 以 用 進行 頻 度 分 析 的 FreQuency數(shù) 組 函 數(shù) 。 三 、 提 高 分 布 統(tǒng) 計 的 效 率v 步 驟 ：1、 在 一 空 白 區(qū) 域 內(nèi) 輸 入 要 求統(tǒng) 計 的 分 數(shù) 段 。2、 選 中 其 右 側(cè) 單 元 格 ， 在 編輯 欄 內(nèi) 輸 入“ =FREQUENCY(A2:A8,B10:B14)” 。3、 按 下 CTRL+SHIF

22、T+回 車 組 合鍵 生 成 數(shù) 組 公 式 。 即 可 完 成統(tǒng) 計 。 四 、 如 何 制 作 永 恒 的 求 和v用 SUM函 數(shù) 求 和 的 報 表 有 很 多 ， SUM的 參 數(shù)是 一 個 范 圍 ， 在 此 范 圍 內(nèi) 的 數(shù) 字 都 會 相 加 。但 如 果 你 在 SUM函 數(shù) 的 上 方 插 入 一 列 ， 那 么你 會 發(fā) 現(xiàn) 求 和 的 結(jié) 果 并 沒 有 加 上 你 新 加 的 這個 數(shù) 值 。 這 時 你 只 能 修 改 函 數(shù) 的 范 圍 。v其 實 可 以 用 INDIRECT（ ） 這 個 函 數(shù) ， 再 配 合R1C1引 用 樣 式 解 決 這 個 問 題

23、。 四 、 如 何 制 作 永 恒 的 求 和v INDIRECT()函 數(shù) 的 作 用 ，可 以 讓 你 不 用 直 接 寫 出 一 個單 元 格 的 地 址 而 使 用 一 個 單元 格 的 數(shù) 值 ， 只 需 把 地 址 放在 一 個 文 字 字 符 串 里 就 可 以 。例 如 ， INDIRCT（ “ B1”）得 到 的 就 是 B1單 元 格 的 值 ，而 且 不 管 把 這 個 公 式 復 制 到哪 里 ， 都 會 顯 示 B1單 元 格的 值 ， 不 會 改 變 。 四 、 如 何 制 作 永 恒 的 求 和v 步 驟 ：將 求 和 公 式 改 寫 為 ：=SUM(INDIRE

24、CT(“R2C:R-1C”,FALSE)注 意 ： FALSE是 一 個 參 數(shù) ，表 示 使 用 R1C1格 式 。 五 、 如 何 增 加 項 目 編 號v 在 EXCEL里 有 時 需 要 給數(shù) 據(jù) 添 加 編 號 ， 大 家 都知 道 用 自 動 填 充 的 方 法給 所 有 的 行 加 上 編 號 ，但 如 果 在 中 間 插 入 了 新行 后 ， 表 格 就 會 變 得 零亂 不 堪 ， 這 時 通 常 會 采用 的 方 法 是 重 新 使 用 自動 填 充 功 能 。 有 沒 有 其它 方 法 呢 ？ 五 、 如 何 增 加 項 目 編 號v 可 以 用 ROW（ ） 這 個 函

25、 數(shù) 來 實 現(xiàn) 這 個 功 能 。v ROW（ ） 可 以 返 回 所 在 行 的 行 號 ， 我 們 在 用 它 來 計算 編 號 時 ， 只 需 在 所 有 需 寫 編 號 的 位 置 輸 入“ ROW()-1” 一 、 受 損 文 件 急 救v格 式 轉(zhuǎn) 換 法 該 方 法 將 受 損 的 工 作 簿 重 新 保 存 ， 并 將 保 存格 式 選 為 SYLK格 式 ， 適 用 于 無 法 進 行 編 輯 、打 印 但 可 以 打 開 的 EXCEL文 件 。 通 常 將 文 件 另存 為 SYLK格 式 后 可 篩 選 文 件 中 的 損 壞 部 分 。 一 、 受 損 文 件 急

26、救v 直 接 修 復 法 可 以 利 用 EXCEL中 自 帶的 打 開 并 修 復 功 能 來 直接 檢 查 和 修 復 文 件 中 的錯 誤 。 該 方 法 適 用 于 用常 規(guī) 方 法 無 法 打 開 的 受損 文 件 。 一 、 受 損 文 件 急 救v 偷 梁 換 柱 法 當 EXCEL無 法 打 開 受 損 的 EXCEL文 件 時 ， 可 以 嘗 試 用WORD打 開 EXCEL文 件 ， 適 用 于 文 件 頭 未 損 壞 的 文 件 。步 驟 如 下 ：1、 運 行 WORD程 序 ， 在 文 件 打 開 對 話 框 中 選 擇 需 要 打 開的 EXCEL文 件 。2、 當

27、 首 次 運 用 此 功 能 時 可 能 會 出 現(xiàn) “ Microsoft word無 法 導 入 指 定 的 格 式 。 該 功 能 目 前 尚 未 安 裝 ， 是 否目 前 安 裝 ？ ” 的 提 示 ， 選 擇 安 裝 即 可 。3、 WORD程 序 將 開 始 提 示 是 選 擇 整 個 工 作 簿 還 是 某 個 工作 表 ， 用 戶 可 根 據(jù) 需 要 選 擇 。 一 、 受 損 文 件 急 救4、 受 損 文 件 打 開 后 ， 可先 將 文 件 中 損 壞 的 數(shù) 據(jù)刪 除 ， 再 將 鼠 標 移 至 表格 中 ， 選 擇 表 格 轉(zhuǎn) 換 表 格 轉(zhuǎn) 文本 菜 單 命 令 。5、 在 隨 后 出 現(xiàn) 的 對 話 框中 選 擇 “ 制 表 符 ” 為 文字 分 隔 符 ， 將 表 格 內(nèi) 容轉(zhuǎn) 換 為 文 本 內(nèi) 容 。 一 、 受 損 文 件 急 救