《電子表格Excel》PPT課件.pptx

《《電子表格Excel》PPT課件.pptx》由會員分享，可在線閱讀，更多相關《《電子表格Excel》PPT課件.pptx（39頁珍藏版）》請在裝配圖網(wǎng)上搜索。

1、 第4章電子表格Excel 2010在工作表中輸入和編輯數(shù)據(jù)2 134 Excel2010簡介 工作表的操作工作表的格式化 圖 表23 數(shù)據(jù)分析與管理 4.1Excel 2010簡介Excel 2010不僅具有強大的數(shù)據(jù)組織、計算、分析和統(tǒng)計功能，還可以通過圖表、圖形及強大的函數(shù)功能形象的顯示處理結果，與Office其他組件相互調(diào)用數(shù)據(jù)，實現(xiàn)資源共享。 1.設置Excel的自動保存功能。要是設置了自動保存將減少碰到突然斷電等特殊情況帶來的工作損失。 2.Excel的安全設置。在Excel中為了防止別人修改或瀏覽自己的工作薄，可以在保存時設置密碼，或?qū)⒐ぷ鞅碓O置為只讀模式?！拔募?“另存

2、為” “工具” “常規(guī)” 4.2.1工作表的編輯1. 選定工作表。單擊工作標簽可以選定一張工作表（可配合Shift鍵或Ctrl鍵）。在工作表標簽上右擊 “選定全部工作表”2.插入工作表。在工作表標簽上右擊 “插入”如果需要同時添加多張工作表，應首先選定相等數(shù)量的工作表，然后在任意一張工作表標簽上右擊，單擊“插入”菜單項。不允許用Ctrl鍵選定工作表后添加工作表。3.刪除工作表。在工作表標簽上右擊 “刪除”4.重命名工作表。在工作表標簽上雙擊，輸入新的名稱?；蛘咴诠ぷ?表標簽上右擊 “重命名” 。 4.2工作表的操作 5.移動工作表同一張工作簿中移動數(shù)據(jù)，拖動即可?；蛘咴诠ぷ鞅順撕炋幱覔?“

3、移動或復制” ，進行相應的選擇。在不同工作簿中移動數(shù)據(jù)，在工作表標簽處右擊 “移動或復制” 。6.復制工作表同一張工作簿中復制數(shù)據(jù)，按下Ctrl鍵的同時拖動工作表即可?；蛘咴诠ぷ鞅順撕炋幱覔?“移動或復制” ，在“建立副本”前打勾。在不同工作簿中復制數(shù)據(jù)，工作表標簽處右擊 “移動或復制” ，在“建立副本”前打勾。7.刪除工作表刪除工作表有兩種方法。 “開始” “單元格” “刪除”按鈕下三角 “刪除工作表” 在工作表標簽上單擊右鍵 “刪除” 。注意：刪除工作表是Excel中無法進行撤銷的操作，如果不慎誤刪除了工作表，將無法恢復。但在某些情況下，馬上關閉當前工作簿并選擇不保存剛才所做的修改，能夠有

4、所挽回。 4.2.2工作表中行、列和單元格的基本操作（1）插入行、列、單元格插入一行：選擇某行或者選擇某一單元格， “開始” “單元格” “插入”按鈕下三角 “插入工作表行”命令，新插入的行在當前行上方。插入列和單元格做法類似。（2）刪除行、列、單元格刪除行：選擇某行或者選擇某一單元格， “開始”“單元格” “刪除”按鈕下三角 “刪除工作表行”或“刪除工作表列”命令。刪除列和單元格做法類似。（3）隱藏與顯示行和列。選擇需要隱藏的行或列，“開始” “單元格” “格式”按鈕下三角“隱藏和取消隱藏” 選擇“隱藏行”或“隱藏列”命令。 選擇需要取消隱藏恢復顯示行左右的行或需要取消隱藏列上下的列， “

5、開始” “單元格” “格式”按鈕下三角 “隱藏和取消隱藏”命令 “取消隱藏行”或“取消隱藏列”命令。 （4）合并與拆分單元格合并單元格、合并后居中?！伴_始” “對齊方式”下三角按鈕 “合并單元格” 或“合并后居中”，后者會將單元格中的內(nèi)容自動居中顯示。跨越合并。要對多列中的多行單元格每一行都合并并居中使用“跨越合并”?！伴_始” “對齊方式”下三角按鈕 “跨越合并”。注意跨越合并只對多列有效，對合并多行中的數(shù)據(jù)無效。拆分單元格?！伴_始” “對齊方式”下三角按鈕， “取消單元格合并”命令，單元格即變?yōu)楹喜⑶暗男Ч? 4.2.3窗口的凍結拆分通過拆分、凍結既可以看到表頭又可以查看后面的數(shù)據(jù)。拆分

6、窗格：“視圖” “窗口” “拆分”。撤消窗口的拆分：再次單擊拆分按鈕即可撤銷窗口的拆分。 凍結窗格：可以使需要始終保留在屏幕上的信息不隨滾動條移動。凍結的對象可以是一行、一列或者是一個單元格例如可以使用凍結窗格來更好地查看數(shù)據(jù)表頭。在被凍結的工作表中，按“Ctrl+Home”快捷鍵，活動單元格指針將返回到凍結點所在的單元格。 4.3在工作表中輸入和編輯數(shù)據(jù)4.3.1數(shù)據(jù)輸入1.單元格的選擇。名稱框中的區(qū)域顯示A1，即選中A1單元格。快速選中單元格的方法是在名稱框中輸入目標單元格的列標和行號。例如（A1：E5）單擊回車。選取不規(guī)則的單元格：按住Ctrl鍵同時用鼠標點選需要的單元格。單擊工作表

7、左上角的按鈕即可選取整張工作表。按（Shift+）組合鍵，選取將向上擴展；（Shift+）組合鍵，選取將向左擴展；（Shift+）組合鍵，選取將向右擴展；（Shift+）組合鍵，選取將向下擴展。 2.數(shù)據(jù)的輸入。(1)輸入文本型數(shù)據(jù)。在Excel中，文本型數(shù)據(jù)是指一些非數(shù)值型的文字、符號等，包括漢字、英文字母、空格等，除此之外，許多不代表數(shù)量的、不需要進行數(shù)值計算的數(shù)字也可以保存為文本形式，如電話號碼、身份證號碼等。一個Excel 2010單元格中，最多可顯示1024個字符，而編輯框中最多可顯示32767個字符。要輸入純數(shù)字的文本，如序列“001”的輸入，如果直接輸入“001”，系統(tǒng)會自動判

8、斷001為數(shù)據(jù)1，解決辦法是：首先輸入“”（半角單引號），然后輸入“001”，即“001”。 (2)輸入數(shù)字型數(shù)據(jù)。默認輸入的數(shù)值為“常規(guī)”格式?！俺Ｒ?guī)”格式的數(shù)字長度為11位，當用戶輸入的數(shù)字長度超過11位或者超過單元格的寬度時，系統(tǒng)就會自動地將其以科學記數(shù)法的形式表示出來，如2.7E15表示2.71015。當單元格容納不下一個格式化的數(shù)字時，就用若干個“#”號代替。輸入時間和日期型數(shù)據(jù)。Excel 2010把日期和時間作為一種特殊的數(shù)值，其中日期的默認“yyyymmdd”，在輸入日期時可以使用“”或者“”或者輸入中文的”年月日”來分隔日期中的年、月、日，如2014718、2014718、

9、2014年7月18日。時間的默認hh：mm：ss，輸入時間時使用“:”(半角符號)分隔時、分、秒。按住“Ctrl+Shift+:”組合鍵，系統(tǒng)將自動輸入當前時間。 輸入貨幣數(shù)據(jù)：“開始”“字體”下三角按鈕“設置單元格格式” “數(shù)字” “貨幣”。輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)。負數(shù)的輸入，在單元格輸入（1），顯示為-1。分數(shù)的輸入，如果直接輸入“1/5”，系統(tǒng)會將其變?yōu)椤?月5日”，解決辦法是：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分數(shù)“1/5”，即可顯示正常的分數(shù)。即“整數(shù)部分+空格+分子+/+分母”的格式。多張工作表中輸入相同的內(nèi)容：按住Ctrl鍵選擇需要輸入相同內(nèi)容的多個工作表之后在其中的任意一個工作表中輸

10、入數(shù)據(jù)，此時這些數(shù)據(jù)會自動出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵，單擊所選擇的多個工作表 ，解除這些工作表的聯(lián)系。 不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵選中多個單元格，在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù)，然后按住Ctrl鍵，回車。利用Ctrl*選取文本。根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域?？焖偾宄龁卧竦膬?nèi)容?！伴_始” “清除” “全部清除” 。 3.自動填充(1)使用填充柄填充數(shù)據(jù)(2)使用對話框填充數(shù)據(jù)如使用序列填充功能填充一個等比數(shù)列“2、6、18、54、162”。在單元格A1中輸入“2” “開始” “編輯” “系列” 4.3.3公式和函數(shù)運

11、算符及含義含義示例算術+（加號）加1 +2（減號）減2 1（負號）負數(shù)1*（星號）乘2 *3/（斜杠）除4 /2%（百分比）百分比1 0 %（乘方）乘冪3 2比較=（等號）等于A1 =A2（大于號）大于A1A2（小于號）小于A1A2=（大于等于號）大于等于A1=A2=（小于等于號）小于等于A1=A2（不等號）不等于A1A2 文本&（連字符）將兩個文本連接起來“2 0 0 9年”&“1月”（“2 0 0 9年1月”）引用:（冒號）區(qū)域運算符，對兩個引用之間的所有單元格進行引用A1 :D4（引用A1到D4范圍內(nèi)的所有單元格）,（逗號）聯(lián)合運算符，將多個引用合并為一個引用SUM（A1 :D1 ,A2

12、 :C2）將A1 :D2和A2 :C2兩個區(qū)域合并為一個（空格）交集運算符，生成對兩個引用中共有的單元格的引用A1 :D1 A1 :B4（引用A1 :D1和A1 :B4兩個區(qū)域的交集即A1 :B1） 優(yōu)先級由高到低依次為：引用運算符 負號 百分比 乘方 乘除 加減 文本運算符 比較運算符 2.絕對地址與相對地址。隨著公式的位置變化，所引用單元格位置也變化的是相對引用；而不變化的就是絕對引用。思考：若C4、C5中的數(shù)據(jù)分別是60、50。如果在D4單元格中依次輸入“C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4”，拖動填充柄，D4，D5，E4中的數(shù)據(jù)和公式會分別是多少？ 3.同一工作簿不同工作表

13、中的引用問題如果要在當前工作表中引用其它工作表中的單元或區(qū)域，就必須在每個單元地址前加上該單元所在的工作表名稱。即：工作表名!單元格區(qū)域。如果當前在Sheet1中工作，需要引用Sheet3中的單元格，則表示為：Sheet3!B5:D7。 4.公式創(chuàng)建如果希望在連續(xù)的區(qū)域中使用相同算法的公式，可以通過“拖動”單元格右下角的填充柄進行公式的復制。還可以使用快捷鍵在連續(xù)區(qū)域中填充公式：當選擇需區(qū)域后，再按下“Ctrl+D”組合鍵可以實現(xiàn)公式的快速復制。 5函數(shù)使用（1）數(shù)學與三角函數(shù)INT：將數(shù)值向下取整為最接近的整數(shù)。INT(number)。例如，INT(236)結果為23，INT(-236)

14、結果為-24。ROUND：按指定的位數(shù)對數(shù)值進行四舍五入。ROUND(number，num_digits)，例如將成績四舍五入保留2位小數(shù)ROUND(B3，2)。SUM：計算單元格區(qū)域中所有數(shù)值的和。SUM(num1，num2，)。例如SUM(A1：A3)、SUM(B2：B4，C5)、SUM(23，45，88)。 (2)統(tǒng)計函數(shù)AVERAGE：返回其參數(shù)的算術平均值。AVERAGE(num1，num2，)。COUNT：計算包含數(shù)字的單元格以及參數(shù)列表中的數(shù)字的個數(shù)。COUNT(value1，value2,)。例如COUNT(23，45，”China”)，結果為2。COUNTBLANK：計算空

15、白單元格的數(shù)目。COUNTBLANK(range)。COUNTIF：計算某個區(qū)域中滿足給定條件的單元格數(shù)目。COUNTIF(range，criteria)，例如COUNTIF(A1：B5，”60”)為統(tǒng)計A1：B5區(qū)域中60的單元格個數(shù)。MAX：返回一組數(shù)值中的最大值。MAX(num1，num2，)。MIN：返回一組數(shù)值中的最小值。MIN(num1，num2，)。 RANK：返回某數(shù)字在一列數(shù)字中相對于其他數(shù)值的大小排位。RANK(number，ref，order)。例如A1：A5中含有數(shù)7、5、4、1、2，RANK(A2，A1：A5，1)等于4。 (3)邏輯函數(shù)AND：檢查是否所有參數(shù)均為

16、True，如果全部為True，則AND函數(shù)返回值為True，否則返回值為False。AND(logical1，logical2，)。例如AND(B360，B4=”男”)。IF：判斷一個條件是否滿足，如果滿足返回一個值，如果不滿足則返回另一個值。IF(logical_test，VaIue_IF_True，value_IF_False)。例如成績分類，按分數(shù)分為合格或不合格IF(B3=60,”合格”,”不合格”)。NOT：對參數(shù)的邏輯值求反。NOT(logical)。例如NOT(35)結果為True。OR：如果任一參數(shù)值為True，即返回True；只有當所有參數(shù)值均為False時才返回False。

17、OR(logical1，logical2，)。例如OR(B60，B4=”男”)。 (5)文本函數(shù)EXACT：檢查兩個文本值是否相同(區(qū)分大小寫)，并返回True或False。EXACT(text1，text2)。例如EXACT(“aab”,”abc”)的值為False。MID：從文本串中指定位置開始提取指定長度的字符串。MID(text，startnum，num_chars)。例如MID(“abcdef”,1,2)結果為ab。REPLACE：替換文本中的字符。REPLACE(oldtext，start_num，num_chars，newtext)。例如REPLACE(abcdef，3，2，”

18、aa”)結果為abaaef。(6)日期與時間函數(shù)常用的日期與時間函數(shù)中部分函數(shù)的具體用法如下：MONTH：返回日期中的月份，MONTH(serial_number)。例如 MONTH(“2013-11-17”)的值為11。TODAY：返回當前日期，TODAY()。 4.4工作表的格式化4.4.1單元格的格式設置1.單元格的設置選擇單元格，右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格格式”菜單項可以打開“設置單元格格式”對話框。在其中可以更改數(shù)據(jù)在單元格中的多種顯示方式。2.如何精確的設置行高和列寬。單擊行號選中整行，單擊右鍵，在彈出的快捷菜單選擇“行高”菜單項，在彈出的對話框中輸入要設置的行

19、高即可。列寬也同樣設置。 4.4.2選擇性粘貼選擇性粘貼還有一個很常用的功能就是轉(zhuǎn)置功能。簡單地理解就是把一個橫排的表變成豎排的或把一個豎排的表變成橫排的 4.4.3自動套用格式和樣式1.自動套用格式Excel 2010自動套用格式的命令默認不出現(xiàn)在功能區(qū)或者快速訪問工具欄，需要手動添加：單擊“文件”按鈕，單擊“選項”按鈕打開“Excel選項”對話框，選擇“自定義功能區(qū)”或者“快速訪問工具欄”選項卡，在“所有命令”中找到“自動套用格式”，將其添加到“自定義功能區(qū)”或者“快速訪問工具欄”即可。 4.5數(shù)據(jù)分析與管理4.5.1條件格式在“銷售表”中“淺紅填充色深紅色文本”顯示所有與“攝像頭”

20、相關的銷售數(shù)據(jù)。單擊“開始”選項卡“樣式”功能組的“條件格式”按鈕，單擊“突出顯示單元格規(guī)則”菜單項，在打開的選項中單擊“文本包含”按鈕使用條件格式不僅可以快速查找相關 數(shù)據(jù)，還可以以數(shù)據(jù)條、色階、圖標的方式顯示數(shù)據(jù)，讓用戶可以對數(shù)據(jù)一目了然。試用“數(shù)據(jù)條”觀察“銷售額” 4.5.2數(shù)據(jù)排序如在“員工信息表”中可以將數(shù)據(jù)列表按“出生日期”進行排序。首先需要單擊數(shù)據(jù)列表中的任意一個單元格，然后單擊“開始”選項卡“編輯”功能組“排序和篩選”按鈕，選擇“升序”按鈕，此時表格數(shù)據(jù)會按照出生日期的升序排列。 列表中的數(shù)據(jù)按“性別”的升序來排序、性別相同的數(shù)據(jù)按“文化程度”升序排序、“性別”和“文化程度

21、”都相同的記錄按照“基本工資”從小到大的順序來排序，此時就要對3個不同的列進行排序才能達到用戶的要求。 4.5.3數(shù)據(jù)篩選自動篩選：只顯示符合條件的數(shù)據(jù)。在設置自動篩選的自定義條件時，可以使用通配符，其中問號(？)代表任意單個字符，星號（*）代表任意一組字符。高級篩選：其篩選的結果可顯示在原數(shù)據(jù)表格中；也可以在新的位置顯示篩選結果。如果想要把性別為男、文化程度為碩士研究生、基本工資大于2000的人篩選出來?！皵?shù)據(jù)” “排序和篩選” “高級” 在條件區(qū)域的篩選條件的設置中，同一行上的條件認為是“與”條件，而不同行上的條件認為是“或”條件。 4.5.4分類匯總將數(shù)據(jù)按照一定的規(guī)則進行分類，然后

22、根據(jù)所分的類，按照一定的統(tǒng)計要求進行匯總。如在各部門工資統(tǒng)計表中，可以通過分類匯總計算出數(shù)據(jù)表中每個部門的員工實發(fā)工資之和 4.5.5 數(shù)據(jù)有效性如在一個員工信息表中，員工只能在1999年7月1日后參加工作、任職部門中只能進行選擇規(guī)定的類型等。 4.5.6迷你圖的使用迷你圖是存在于單元格中的小圖表。 4.5.7數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖1.數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表是一種對大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式動態(tài)表格，能幫助用戶分析、組織數(shù)據(jù)?！安迦搿薄氨怼?“數(shù)據(jù)透視表”如在下表中統(tǒng)計每個季度的利潤，可以結合條件格式判斷最低利潤出自哪個季度。在要添加到報表的字段中選擇季度，拖動到行標簽，然后拖

23、動數(shù)量和成交金額到數(shù)值區(qū)域 2.數(shù)據(jù)透視圖首先創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)透視表，用于統(tǒng)計每個季度的成交金額，然后選中已經(jīng)生成的數(shù)據(jù)透視表，單擊“選項”選項卡“工具”功能組“數(shù)據(jù)透視圖”按鈕，在彈出的對話框中選擇圖表的樣式后，單擊確定就可以直接創(chuàng)建出數(shù)據(jù)透視圖。 4.6 圖 表1.圖表的建立在“銷售表”中對所有一月份銷售的訂單按項目字段分類，按銷售額字段匯總。 “插入” “圖表” “餅圖” 選擇餅圖樣式。單擊“設計”、“布局”、“格式”選項卡，在這里可以對圖表的布局和樣式進行選擇，或者修改選擇的數(shù)據(jù)等。 2.圖表的修改圖表在建立之后往往需要反復修改，如那種有一部分同其它的部分分離的餅圖，這種圖的做法是：

24、單擊這個圓餅，在餅的周圍出現(xiàn)了一些拖動柄，再單擊其中的某一色塊，拖動柄到了該色塊的周圍，這時向外拖動此色塊，就可以把這個色塊拖動出來了；同樣的方法可以把其他各個部分分離出來?；蛘咴诓迦脒x項卡中直接選擇餅圖下拉菜單，選擇分離效果即可。 3.常用圖表的選擇技巧面積圖：當有幾個部分正在變動，而對那些部分總和感興趣時，他們特別有用。面積圖使看見單獨各部分的變動，同時也看到總體的變化。條形圖：它可以比較每個季度、三種產(chǎn)品中任意一種的銷售數(shù)量柱形圖：不同產(chǎn)品季度或年銷售量對比、在幾個項目中不同部門的經(jīng)費分配情況、每年各類資料的數(shù)目等。條形圖是應用較廣的圖表類型，很多人用圖表都是從它開始的。折線圖：被用來顯示一段時間內(nèi)的趨勢。例如：速度-時間曲線、壓力-溫度曲線，也可以對添加趨勢線對速度進行預測。股價圖：多用于金融、商貿(mào)等行業(yè)，用來描述商品價格、貨幣兌換率和溫度、壓力測量等，當然對股價進行描述是最拿手的了。 餅形圖：表示不同產(chǎn)品的銷售量占總銷售量的百分比，各單位的經(jīng)費占總經(jīng)費的比例、收集的藏書中每一類占多少等。