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1、怎樣拯救我們的 “腦” 今天圍繞三個部分交流 如何去做 怎樣改進 為什么做 為什么要管好電腦文件？ 平凡不美 老板 這些悲催的情況有木有？ 站在你面前讓你提交文件，你發(fā)現(xiàn)它不見了！ 平凡不美 電腦文件最容易亂的地方在哪里？ 我的文檔 MyDocument 有木有？ 系統(tǒng)中用戶的文 件夾 X:Documen- tsandSettings** 個人下載目錄 X:Downloads 有木有？ 桌面 Desktop 有木有？ 平凡不美 文件管理的真諦 在于 文件方便 、 快速提取 科學地分類 和 規(guī)范化命名 是文件 管理的 精髓 所在 平凡不美 電子文
2、件三要素 文件存放路徑 電子文件分類 文件保存屬性 電子文件 文件文件文件 文件文件文件 文件文件文件 平凡不美 要素之一：文件存放路徑 硬 盤 一棵樹 分 區(qū) 大的枝椏 文件夾 分枝， 內(nèi)嵌 文件夾 小枝椏 文 件 樹葉， 同樣把它當 城市 街道 路 小區(qū) 單元 房間 某一個文件所在的地方 ： 分區(qū) 文件夾 子文件夾 文件名 ， 路徑就是包含了這一些元素，找文件和安裝軟件都離丌開這個路徑， 這個文件所在地地址就是由 分區(qū)，文件夾，子文件夾，文件名 組成。 平凡不美 要素之二：文件保存屬性 存檔 只
3、讀 隱藏 能看的！ 能改的！ 只能看！ 不能改！ 防修改！ 一般你看不到 設置了才能看 可防錯誤刪除 文件類型 格式 格式特征 純文本文件 TXT格式 格式簡單透明 、 丌含結(jié)構(gòu)信息和加密 、 丌綁定軟硬件 、 能用基本文本編輯工具閱讀 、 數(shù)據(jù)占用字節(jié)數(shù)少 。 XML格式 遵循 XML技術(shù)規(guī)范 ， 格式開放 、 丌綁定軟硬件 、 格式自描述 、 丌包含加密 、 易于轉(zhuǎn)換 。 版式文件 PDF格式 遵循 ISO/DIS 19005 文件管理 電子文件長期保存格式 第 1部分 PDF1.4的使用 (PDF/A-1) ， 支持數(shù)字簽名 、 格式開放 、 丌
4、綁定軟 硬件 、 格式自包含 、 格式自描述 、 固定顯示 、 丌包含加密 、 可向其他 文本格式轉(zhuǎn)換 。 CEB格式 支持數(shù)字簽名 、 格式自描述 、 固定顯示 、 可向其他文本格式轉(zhuǎn)換 。 SEP格式 支持數(shù)字簽名 、 格式自描述 、 固定顯示 、 可向其他文本格式轉(zhuǎn)換 。 要素之三：文件分類：常見電子文件格式 1 文件類型 格式 格式特征 格式化文 本文件 RTF格式 格式開放 、 丌綁定軟硬件 、 丌包含加密 、 易于 轉(zhuǎn)換 。 WPS格式 支持數(shù)字簽名 、 可向其他文本格式 轉(zhuǎn)換 。 圖像文件 TIFF格式 支持無損壓縮 、 丌綁定軟硬件 、 易于轉(zhuǎn)換 、 聚合能力
5、強 。 JPEG格式 遵循相關(guān)標準規(guī)范 ， 格式透明 、 丌綁定軟硬件 、 易于 轉(zhuǎn)換 。 GIF格式 支持無損壓縮 、 格式透明 、 丌綁定軟硬件 、 易于 轉(zhuǎn)換 。 PNG格式 支持無損壓縮 、 格式透明 、 易于 轉(zhuǎn)換 。 要素之三：文件分類：常見電子文件格式 2 文件類型 格式 格式特征 音頻文件 WAV格式 支持數(shù)字水印技術(shù) 、 支持無損戒其他公開的壓縮算法 、 易于轉(zhuǎn)換 MP3格式 遵循 GB/T 17191-1997 信息技術(shù) 具有 1.5Mbit/s數(shù)據(jù)傳輸率的 數(shù)字存儲媒體運動圖像及其伴音的編碼 ， 壓縮算法公開 、 格式緊 湊 、 數(shù)據(jù)占用字節(jié)數(shù)少 、 易
6、于轉(zhuǎn)換 。 WMA格式 內(nèi)置版權(quán)保護技術(shù) 、 格式緊湊 、 數(shù)據(jù)占用字節(jié)數(shù)少 、 易于轉(zhuǎn)換 。 視頻文件 AVI格式 支持數(shù)字水印技術(shù) 、 支持無損戒其他公開的壓縮算法 、 易于轉(zhuǎn)換 。 MOV格式 格式緊湊 、 易于轉(zhuǎn)換 。 MPEG格式 遵循 GB/T 17191-1997 信息技術(shù) 具有 1.5Mbit/s數(shù)據(jù)傳輸率的 數(shù)字存儲媒體運動圖像及其伴音的編碼 ， 壓縮算法公開 、 丌綁定 軟硬件 、 易于轉(zhuǎn)換 。 要素之三：文件分類：常見電子文件格式 3 如何去做 怎樣改進 為什么做 平凡不美 電腦文件的“ 5S”管理 整理 1S 整頓 2S 清掃 3S 清潔 4S
7、素養(yǎng) 5S 整理 (Seiri)、整頓 (Seiton)、清掃 (Seiso)、清潔 (Seiketsu)、 素養(yǎng) (Shitsuke) 平凡不美 整理 Seiri 1S 盤符 固定化 整理 三要點 結(jié)構(gòu) 科學化 存放 目視化 目標： 把需要的文件以 定 位 、 定 量 以便用最快的速度取得所需 。 平凡不美 整理 Seiri盤符固定化 1S C:D:E:F:四個盤符標準規(guī)劃為： 操作系統(tǒng)盤 應用軟件盤 工作文件盤 私人文件盤 本地磁盤 (C:) 本地磁盤 (D:) 本地磁盤 (F:) 本地磁盤 (E:) 計算機 盤符 固定化 整理 三要點 存放 目視化
8、 結(jié)構(gòu) 科學化 平凡不美 整理 Seiri結(jié)構(gòu)科學化 1S 適合的文件夾 (科學地分類 ) 適中的層級數(shù) (結(jié)構(gòu)的深度 ) 盤符 固定化 整理 三要點 存放 目視化 結(jié)構(gòu) 科學化 工具軟件 精選 PPT 參考文件 項目文件 常用軟件 骨架 層級 數(shù)量 控制文件夾 與文件的數(shù)目 50-100個 項目管理 01-MyFiles-RS 02-MyFiles-YW 提交文件 03-MyFiles-LA 10-MyFiles-BB 調(diào)研文件 工作安排 終端支持 會議管理 人事管理 財務管理 商品管理 培訓管理 平凡不美 整理 Seiri存
9、放目視化 1S 盤符 固定化 整理 三要點 存放 目視化 結(jié)構(gòu) 科學化 文件的命名不排序是有關(guān)聯(lián)的。 常用的 命名方法是 ： 文件夾名 2位 數(shù)字 +“ -” + 文件夾名 ” 如： “01 - 常用軟件 ” 、 “02 -系統(tǒng)軟件 ” 。 文件名 2位 數(shù)字 +“ -” + 文件名 如： “01 - 演講比賽 ” 、 “02 培訓課件 ” 。 這樣文件夾會按數(shù)字的大小迚行升序戒降序的排列。這就看個人愛好了。 一般命名的方法，還會用上日期，這樣用的時候就可以以日期排序。像存儲照片的文件夾 就可以這樣命名： “20070801 演講比賽
10、” 、 “20070910 嵩山秋景 ” 規(guī)范化地命名文件夾和文件 平凡不美 對把 有用 與 無用 的文件分開，再對 無用 的文件進行處理 整頓 Seiton 2S 平凡不美 定期 清除和歸檔 清掃 Seiso 3S 2、定期清掃垃圾 1、定期歸檔文件 安裝目彔 programfilestencentQQad 這里面是 QQ廣告 安裝目彔 programfilestencentQQflashshow 這是你的 QQ好友的 QQ秀文件夾，可以放心刪除 裝目彔 programfilestencentQQflashshow 2這是你的 QQ好友的 QQ秀文件夾，可以放心刪除
11、 安裝目彔 programfilestencentQQQQMusicMhirlCache這里面的空間音樂的臨時文件夾 這里面的文件會占很大的空間，所以盡快刪除掉吧！ 桌面上下載的各種文件要處理并定期歸檔 將電腦保持在 無垃圾文件 、 桌面整潔 的狀態(tài) 平凡不美 經(jīng)過三個環(huán)節(jié)之后，怎樣 保持 電腦文件井然有序？ 結(jié)構(gòu) 建立完善的 文件結(jié)構(gòu) 命名 規(guī)范化地命 名文件夾 歸檔 周期性地將 文件歸檔 1 2 3 清潔 Seiketsu 4S 軟件 清潔 Seiketsu 4S 2、安裝軟件 1、下載軟件 安裝軟件 要安裝在合適的位置，并且記住 這個位置
12、。 卸載軟件后要到軟件安裝的地方將目彔徹 底刪除 。 下載時，把軟件存放在規(guī)劃好的位置中； 資料 2、歸檔資料 1、下載資料 對資料要及時看閱，有用的要整理到分類 文件夾中（注意區(qū)分已完成和未完成的） 沒有用的果斷刪除。 培養(yǎng) 每天 清潔的良好 習慣 ？ 下載的各種資料放在臨時文件夾； 平凡不美 電腦 的空間因整理變大！ 思想 的空間因總結(jié)變擴！ 生活 的空間因清理變寬！ 素養(yǎng) Shitsuke 5S 平凡不美 素養(yǎng) 清潔 整理 整頓 清掃 小結(jié)：電腦文件管理的 ”5S” 文件 架構(gòu) 建 區(qū)別 文件 分 定期 歸檔 歸 每日
13、 整理 整 效果 丌錯 推 如何去做 怎樣改進 為什么做 平凡不美 Skill 1：發(fā)揮我的文檔作用 1S 我 的 文 檔 平凡不美 Skill 2：發(fā)揮快捷方式的便利 2S 當然，當文件和文件夾丌再需要經(jīng) 常訪問時，你需要及時將快捷方式 刪除，以免快捷方式塞堵了太多空 間戒牽扯了你的注意力。 平凡不美 Skill 3：注意區(qū)分要處理的和已完成的 3S 個人 品牌 避免 失誤 良好 狀態(tài) 優(yōu)秀 業(yè)績 高效 工作 科學的電腦文件管理帶來什么 平凡不美 好文件管理讓我們工作更 輕松 和 高效 ！ 看，這就是我要找的文件！ 訪問快捷 清晰導航 科學的電腦文件管理 貴在堅持： 人總是相信自己的記憶 人總是很難堅持好習慣 最大的問題是： 平凡不美 光說丌練 假 永進是 又會說又會練 的 把式 實踐者 把式 真 分享與實踐 說 明： 1 本 PPT模仿 秋葉語錄 的作品而成 2 本 PPT屬個人學習之作，切勿用于商業(yè)用途 3 歡迎交流、分享 4 求傳播、求擴散
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