《EXCEL技巧》PPT課件.ppt

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1、EXCEL秘技薈萃,第一部分,編輯及打印技巧,一、自動(dòng)調(diào)整字號(hào),在使用EXCEL編輯文件時(shí)，用戶經(jīng)常要使某一列寬度固定，但由于該列各單元格中字符數(shù)目不等，因此會(huì)有某些單元格內(nèi)容無法完全顯示，為讓這些單元格中的數(shù)據(jù)完整顯示，用戶就要對(duì)這些單元格重新定義較小的字號(hào)。其實(shí)可以讓EXCEL自動(dòng)完成這項(xiàng)工作。,一、自動(dòng)調(diào)整字號(hào),步驟； 1、選擇需按單元格寬度自動(dòng)調(diào)整字號(hào)的單元格區(qū)域，執(zhí)行格式單元格菜單命令，在出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇對(duì)齊選項(xiàng)卡。 2、在文本控制欄中選擇縮小字體填充復(fù)選框，單擊確定。 3、當(dāng)在這些單元格輸入數(shù)據(jù)時(shí)，會(huì)自動(dòng)縮小超長(zhǎng)的內(nèi)容以適應(yīng)列寬。,二、設(shè)置純數(shù)字單元格的上、下標(biāo),為純數(shù)字單元格輸

2、入上、下標(biāo)有一定技巧，如需輸入83。 步驟如下： 1、在單元格中輸入83 2、選中單元格中的3，執(zhí)行格式單元格命令。,二、設(shè)置純數(shù)字單元格的上、下標(biāo),3、在彈出的字體選項(xiàng)卡中選擇上標(biāo)。 4、單元格中出現(xiàn)了83。,三、為換頁(yè)表格加標(biāo)題,在制作表格時(shí)經(jīng)常會(huì)遇到表格很長(zhǎng)無法一頁(yè)輸出的情況，不過使用自動(dòng)分頁(yè)后，如何使打印出的每一頁(yè)都有標(biāo)題行呢？,三、為換頁(yè)表格加標(biāo)題,步驟： 1、執(zhí)行文件頁(yè)面設(shè)置命令，在出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇工作表選項(xiàng)卡。 2、在打印標(biāo)題欄中頂端標(biāo)題行(R)右邊文本框中可輸入行引用（如A1:H1)或者直接用鼠標(biāo)選取標(biāo)題的單元格區(qū)域，最后單擊確定按鈕。,四、巧用雙擊,在格式刷上雙擊，格式刷可

3、重復(fù)多次使用。再次單擊格式刷按鈕或按ESC鍵時(shí)，可取消格式刷功能。 在窗口左上角EXCEL標(biāo)志上雙擊，則退出EXCEL，如文檔未保存，會(huì)提示保存。 在菜單上雙擊，即可將菜單中的所有菜單項(xiàng)（包括不常用的菜單項(xiàng)）全部展開。 將鼠標(biāo)移至垂直滾動(dòng)條上端與編輯區(qū)交界處成雙向箭頭狀時(shí)，雙擊即可把窗口分割成上下兩部分，再雙擊分隔線可恢復(fù)。同樣，可以雙擊水平滾動(dòng)條把窗口分割成左右兩部分。,五、快速輸入大量含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字,輸入大量帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，如按普通輸入方法的效率很低。其實(shí)可使用EXCEL中的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位功能，讓小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位，從而提高輸入速度。,五、快速輸入大量含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字,步驟： 1、執(zhí)行工具選

4、項(xiàng)菜單命令，在對(duì)話框中選編輯選項(xiàng)卡。 2、選擇自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)復(fù)選框，并在位數(shù)中鍵入需顯示的位數(shù)，單擊確定。 3、隨后可直接輸入不帶小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字，如輸入0.06，可直接輸入6，回車后會(huì)自動(dòng)變?yōu)?.06。,六、快速處理多個(gè)工作表,如何同時(shí)處理多個(gè)工作表？只需按住SHIFT或CTRL并配合鼠標(biāo)單擊多個(gè)工作表標(biāo)簽,隨后即可進(jìn)行各類批量處理操作: 1、通過執(zhí)行頁(yè)面設(shè)置命令，可將多個(gè)工作表設(shè)置為相同的頁(yè)面模式。 2、通過編輯菜單的有關(guān)命令，可在多個(gè)工作表中進(jìn)行查找、替換、定位等操作。 3、可對(duì)多個(gè)工作表同一單元格輸入相同數(shù)據(jù)。,七、快速處理日期和時(shí)間,一、任意日期與時(shí)間的輸入 通過或配合可快速輸入日期，而

5、數(shù)字鍵與：配合可輸入時(shí)間。 二、當(dāng)前日期與時(shí)間的快速輸入 選擇單元格，按CTRL鍵和分號(hào)鍵；后回車即可插入當(dāng)前日期，同時(shí)按CTRL鍵、SHIFT鍵與分號(hào)鍵后回車即可輸入當(dāng)前時(shí)間。,八、巧輸特定文本,自動(dòng)更正法（適用于大量相同較長(zhǎng)文本的輸入） 步驟： 1、執(zhí)行工具自動(dòng)更正選項(xiàng)菜單命令，出現(xiàn)自動(dòng)更正對(duì)話框。 2、在替換中輸入G300，在替換為中輸入“建筑安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)GBJ30088，然后按添加按鈕，最后確定。,八、巧輸特定文本,為數(shù)據(jù)輸入設(shè)置下拉列表(適用于需要統(tǒng)一輸入的場(chǎng)合) 步驟: 1、選中需要設(shè)置的單元格，執(zhí)行數(shù)據(jù)有效性菜單命令。 2、選擇設(shè)置選項(xiàng)卡，在允許中選擇序列，這時(shí)會(huì)

6、增加來源項(xiàng)，在其下面的輸入框中，輸入供用戶選擇的序列。不同的選擇項(xiàng)用“，”號(hào)分開（是在英文輸入法狀態(tài)下的逗號(hào)）,八、巧輸特定文本,3、如在來源中輸入”制造事務(wù),情報(bào)統(tǒng)合,原價(jià)管理,ISO”。單擊確定按鈕。 4、這樣設(shè)置后，當(dāng)用鼠標(biāo)單擊單元格時(shí)，在單元格右邊會(huì)出現(xiàn)一個(gè)向下的黑色箭頭，單擊該箭頭就會(huì)彈出一個(gè)選擇輸入列表了。,九、讓格式自動(dòng)變化,為了讓不同的數(shù)據(jù)分別突出顯示，我們經(jīng)常會(huì)對(duì)這些單元格設(shè)置一些特殊的格式，可以通過條件格式使此功能自動(dòng)實(shí)現(xiàn)，并一勞永逸。 步驟： 1、選擇需設(shè)置條件格式的單元格，執(zhí)行格式條件格式菜單命令。 2、在對(duì)話框的條件1中設(shè)置單元格數(shù)值大于0，單擊添加，在條件2中設(shè)置單

7、元格數(shù)據(jù)等于0，同樣方法添加條件3。,九、讓格式自動(dòng)變化,3、條件設(shè)置好后，再分別單擊三個(gè)條件所對(duì)應(yīng)的格式按鈕，在對(duì)話框中設(shè)定相應(yīng)的格式?？梢栽O(shè)置字體、邊框和底紋格式。 4、最后按確定按鈕完成，可以看到不同的數(shù)據(jù)已經(jīng)按不同的格式顯示了。,十、不復(fù)制隱藏內(nèi)容,在復(fù)制時(shí)，如果選擇的區(qū)域包括了隱藏單元格，隱藏單元格同樣會(huì)被復(fù)制，下面方法可以避免這些隱藏單元格的復(fù)制，實(shí)現(xiàn)“所見即所得”。 步驟： 1、選擇需復(fù)制的區(qū)域，執(zhí)行編輯定位菜單命令，出現(xiàn)定位對(duì)話框。 2、單擊定位條件按鈕，出現(xiàn)定位條件對(duì)話框。,十、不復(fù)制隱藏內(nèi)容,3、選擇可見單元格單選按鈕，單擊確定返回定位對(duì)話框，再單擊確定完成。 4、此時(shí)按下

8、CTRLC鍵復(fù)制時(shí)發(fā)現(xiàn)，所選區(qū)域處于多重選擇狀態(tài)，按CTRLV粘貼后會(huì)發(fā)現(xiàn)，已按照“所見即所得”的要求進(jìn)行了粘貼。,十一、在單元格中設(shè)置斜線,表頭中出現(xiàn)斜線是我國(guó)表格常用的格式，下面方法可完成此要求。 步驟： 1、在單元格輸入若干空格后輸入“數(shù)量”，按住ALT鍵同時(shí)按回車鍵，光標(biāo)即轉(zhuǎn)到下一行，再輸入“課別”。 2、右鍵單擊該單元格，再將此單元格設(shè)置成斜線格式。這樣一個(gè)帶斜線的表頭就完成了。,第二部分,函數(shù)及公式技巧,一、自定義函數(shù),EXCEL提供的強(qiáng)大的函數(shù)功能，為用戶帶來了極大方便。雖然EXCEL內(nèi)置了200多個(gè)函數(shù)，但有時(shí)為了實(shí)現(xiàn)特定功能，可能要將多個(gè)函數(shù)嵌套，非常麻煩。其實(shí)對(duì)于經(jīng)常用到的

9、功能，用戶可以創(chuàng)建自定義函數(shù)，運(yùn)行方法和EXCEL內(nèi)置的函數(shù)完全相同。 下面以判斷員工的入社年限為例進(jìn)行說明,一、自定義函數(shù),步驟： 1、自定義函數(shù) a.執(zhí)行工具宏Visual Basic編程器中執(zhí)行插入模塊菜單命令，在代碼窗口中輸入如下程序： b.退出并返回EXCEL界面，將該文件保存為Microsoft Excel加載宏類型。,一、自定義函數(shù),2、使用自定義函數(shù) a.執(zhí)行工具加載宏菜單命令，在出現(xiàn)的對(duì)話框中單擊瀏覽按鈕，選擇保存的加載宏，單擊確定按鈕。 b.執(zhí)行插入函數(shù)菜單命令，選擇用戶定義項(xiàng)，選擇編寫的函數(shù)，單擊確定后即可調(diào)用。,二、高效辦公排序法,數(shù)值排序（按數(shù)值大小排出名次） RAN

10、K函數(shù) 語(yǔ)法： Rank(number,ref,order) 其中number代表參與計(jì)算的數(shù)字或含有數(shù)字的單元格，ref代表參與計(jì)算的數(shù)字單元格區(qū)域的絕對(duì)引用，order表示排序的方式（如為零或省略，表示降序，反之表示升序）,二、高效辦公排序法,如在右例中計(jì)算A列數(shù)值的次序，輸入如圖中公式，即可計(jì)算出各個(gè)數(shù)值的名次。,二、高效辦公排序法,文本排序 如果需要按姓名的姓氏筆劃排序，方法如下： 1、選擇需要排序的姓名列的第一個(gè)單元格，執(zhí)行數(shù)據(jù)排序菜單命令，出現(xiàn)排序?qū)υ捒颉?2、單擊選項(xiàng)按鈕，在出現(xiàn)的排序選項(xiàng)對(duì)話框中選擇方法下的筆畫排序項(xiàng)，選擇按列排序，按確定鍵返回排序?qū)υ捒颉?3、設(shè)置主關(guān)鍵字為“

11、姓名”，選擇升序后按確定完成。,二、高效辦公排序法,自定義排序（如需按照“日本式樣”、“北美式樣”、“歐洲式樣”的順序排序） 1、執(zhí)行工具選項(xiàng)菜單命令，在出現(xiàn)選項(xiàng)對(duì)話框中選擇自定義序列選項(xiàng)卡，選擇左邊自定義序列下的新序列，光標(biāo)就會(huì)在右邊的輸入序列框內(nèi)閃動(dòng)。 2、輸入“日本式樣”、“北美式樣”、“歐洲式樣”的自定義序列，每個(gè)序列之間要用英文逗號(hào)隔開或每輸入一個(gè)序列就回車。,二、高效辦公排序法,3、如序列已存在于工作表中，可選擇序列所在的單元格區(qū)域單擊導(dǎo)入，這些序列即可自動(dòng)加入輸入序列框。 4、排序時(shí)，只需打開排序?qū)υ捒蛑械倪x項(xiàng)自定義排序序列下拉列表，選擇前面定義的排序規(guī)則，其它選項(xiàng)保持不動(dòng)，按確

12、定返回排序?qū)υ捒颍x擇升序或降序即可完成排序。,三、提高分布統(tǒng)計(jì)的效率,怎樣用EXCEL統(tǒng)計(jì)出某些數(shù)值在指定范圍內(nèi)的分布（如學(xué)生成績(jī)各分?jǐn)?shù)段的人數(shù)分布）？如需統(tǒng)計(jì)60分以下，60分70分，70分90分，90分100分各分?jǐn)?shù)段的人數(shù)，可以用進(jìn)行頻度分析的FreQuency數(shù)組函數(shù)。,三、提高分布統(tǒng)計(jì)的效率,步驟： 1、在一空白區(qū)域內(nèi)輸入要求統(tǒng)計(jì)的分?jǐn)?shù)段。 2、選中其右側(cè)單元格，在編輯欄內(nèi)輸入“=FREQUENCY(A2:A8,B10:B14)”。 3、按下CTRL+SHIFT+回車組合鍵生成數(shù)組公式。即可完成統(tǒng)計(jì)。,四、如何制作永恒的求和,用SUM函數(shù)求和的報(bào)表有很多，SUM的參數(shù)是一個(gè)范圍，在

13、此范圍內(nèi)的數(shù)字都會(huì)相加。但如果你在SUM函數(shù)的上方插入一列，那么你會(huì)發(fā)現(xiàn)求和的結(jié)果并沒有加上你新加的這個(gè)數(shù)值。這時(shí)你只能修改函數(shù)的范圍。 其實(shí)可以用INDIRECT（）這個(gè)函數(shù)，再配合R1C1引用樣式解決這個(gè)問題。,四、如何制作永恒的求和,INDIRECT()函數(shù)的作用，可以讓你不用直接寫出一個(gè)單元格的地址而使用一個(gè)單元格的數(shù)值，只需把地址放在一個(gè)文字字符串里就可以。例如，INDIRCT（“B1”）得到的就是B1單元格的值，而且不管把這個(gè)公式復(fù)制到哪里，都會(huì)顯示B1單元格的值，不會(huì)改變。,四、如何制作永恒的求和,步驟： 將求和公式改寫為： =SUM(INDIRECT(“R2C:R-1C”,FA

14、LSE)) 注意：FALSE是一個(gè)參數(shù)，表示使用R1C1格式。,五、如何增加項(xiàng)目編號(hào),在EXCEL里有時(shí)需要給數(shù)據(jù)添加編號(hào)，大家都知道用自動(dòng)填充的方法給所有的行加上編號(hào)，但如果在中間插入了新行后，表格就會(huì)變得零亂不堪，這時(shí)通常會(huì)采用的方法是重新使用自動(dòng)填充功能。有沒有其它方法呢？,五、如何增加項(xiàng)目編號(hào),可以用ROW（）這個(gè)函數(shù)來實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。 ROW（）可以返回所在行的行號(hào)，我們?cè)谟盟鼇碛?jì)算編號(hào)時(shí)，只需在所有需寫編號(hào)的位置輸入“ROW()-1”,第三部分,其它類,一、受損文件急救,格式轉(zhuǎn)換法 該方法將受損的工作簿重新保存，并將保存格式選為SYLK格式，適用于無法進(jìn)行編輯、打印但可以打開的EXC

15、EL文件。通常將文件另存為SYLK格式后可篩選文件中的損壞部分。,一、受損文件急救,直接修復(fù)法 可以利用EXCEL中自帶的打開并修復(fù)功能來直接檢查和修復(fù)文件中的錯(cuò)誤。該方法適用于用常規(guī)方法無法打開的受損文件。,一、受損文件急救,偷梁換柱法 當(dāng)EXCEL無法打開受損的EXCEL文件時(shí)，可以嘗試用WORD打開EXCEL文件，適用于文件頭未損壞的文件。步驟如下： 1、運(yùn)行WORD程序，在文件打開對(duì)話框中選擇需要打開的EXCEL文件。 2、當(dāng)首次運(yùn)用此功能時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)“Microsoft word無法導(dǎo)入指定的格式。該功能目前尚未安裝，是否目前安裝？”的提示，選擇安裝即可。 3、WORD程序?qū)㈤_始提示是選擇整個(gè)工作簿還是某個(gè)工作表，用戶可根據(jù)需要選擇。,一、受損文件急救,4、受損文件打開后，可先將文件中損壞的數(shù)據(jù)刪除，再將鼠標(biāo)移至表格中，選擇表格轉(zhuǎn)換表格轉(zhuǎn)文本菜單命令。 5、在隨后出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇“制表符”為文字分隔符，將表格內(nèi)容轉(zhuǎn)換為文本內(nèi)容。,一、受損文件急救,,