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1、時間管理與提高工作效率,,問題提出,你是否同時進行著多項工作，但似乎無法全部完成？ 你是否每晚回家的時候累得精疲力竭，卻又覺得好象有什么事沒有做完？ 你是否覺得總是沒有時間運動或休閑，甚至是隨便玩玩也沒空？ 心里的聲音常常對您說：“今天不做沒有關系，反正明天也能做！” 每件事情都想依預定時間進行，但每次都無法準時開始、準時完成，陷于惡性循環(huán)中。 常常把事情延到最后，使自己在時間上沒有變通的彈性。,課程目標,了解什么是時間管理以及為何要時間管理。 學會對自己的時間運用狀況進行分析。 能夠找出自己浪費時間的因素，并運用適當?shù)牟呗赃M行處理。 能夠找出適合自己的時間安排模式。 學會制定高效率的時間安排
2、計劃 。,一、時間管理的基本概念 二、時間管理的重要意義 三、時間管理的基本策略 四、時間管理的統(tǒng)籌技巧 五、管理技巧的具體應用,今日主題,小實驗,,道具： 鐵桶一只，大石頭兩塊，碎石若干， 細沙一堆，水一罐 方法：把以上物品裝進鐵桶。 提問：如果請你做這個實驗，你將會按怎 樣的順序把以上物品裝進鐵桶？,啟示：在這個實驗中，鐵桶象征著什么？細沙象征著什么？碎石象征著什么？大石頭又象征著什么？水象征什么？這個實驗又說明了什么？,什么是時間管理,一、時間管理的基本概念 二、時間管理的重要意義 三、時間管理的基本策略 四、時間管理的統(tǒng)籌技巧 五、管理技巧的具體應用,今日主題,時間管理的重要意義,1
3、、個體生命的有限性：生命只有一次（游戲） 生命留給我們的時間？我們如何控制它們的“流向”。 童年、少年、青年、中年、壯年、老年 2、速度競爭:時間創(chuàng)造財富、速度提升服務,魯迅先生說：“時間是組成生命的材料，浪費別人的時 間是無異于謀財害命的?！惫芾頃r間就像管理生命一樣重要。,過去是大魚吃小魚，現(xiàn)在是快魚吃慢魚的時代 速度競爭成為主導 信息大爆炸,一、時間管理的基本概念 二、時間管理的重要意義 三、時間管理的基本策略 四、時間管理的統(tǒng)籌技巧 五、管理技巧的具體應用,今日主題,練習：假設現(xiàn)在是星期一的晚上，你要計劃未來五天的日程，面前是這五天要做的事情：,你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生 星期六是
4、一個好朋友的生日--你還沒有買禮物和生日卡 你有好幾個月沒有回老家，也沒有寫信或打電話 有一份夜間兼職不錯，但你必須在星期二或星期三晚上去面試（19點以前），估計要花 1 小時 明晚 8 點有個 1 小時長的電視節(jié)目，與你的工作有密切關系 明晚有一場演唱會 你在圖書館借的書明天到期 外地一個朋友邀請你周末去玩，你需要整理行李 你要在星期五交計劃書之前把它復印一份 明天下午 2 點到 4 點有一個會議 你欠某人 200 元錢--他明天也將參加那個會議 你明天早上從 9 點到 11 點要聽一場講座,每天上班時間為 8 點-18 點（含往來交通時間，中午有 1 小時休息）,你的上級留下一張便條，要你
5、盡快與他見面 你沒有干凈的外套，一大堆臟衣服沒有洗 你想好好洗個澡 你負責的項目小組將在明天下午 6 點鐘開會，預計 1 小時 你身上只有 5 塊錢，需要取錢 大家明天晚上聚餐 你錯過了星期一的例會，要在下星期一之前復印一份會議記錄 這個星期有些材料沒有整理完，要在下星期一之前整理好，約需2 小時 你收到一個朋友的信 1 個月了，沒有回信，也沒有打電話給他 星期天早上要作一次簡報，預計準備簡報要花費 15 個小時，而且 只能用業(yè)時間 你邀請女朋友后天晚上來你家吃燭光晚餐，但家里什么吃的也沒有 下個星期二，你要參加一次業(yè)務考試,在這些項目中，有些是互相沖突的，有些則富有彈性。如何對這些項目進行有
6、效的時間管理呢？ 把要做的事情全部看一遍，擬列一個時間表； 確定每件事情的重要等級和緊急程度； 根據(jù)重要程度把事情重新排序，列出任務完成計劃。,把要做的事情全部看一遍，擬列一個時間表；,編好時間表后，再確定每件事情的重要等級和緊急程度,根據(jù)編好的時間表，考慮：,這件事如果不做，會有什么后果？如果認為不會有任何影響，那么這件事情便該立刻取消。,,哪些事情可以放棄不做？為什么？,,這件事可以由別人代做而又不影響效果？將不必親自處理的事情清楚的交給別人去做。,,哪些事情可以由別人代做？為什么？,,哪些事情是非自己處理不可的要事，哪些是非自己處理不可的瑣事，區(qū)別重要度，將自己處理的要事選取精神最好的時
7、間處理，將自己處理的瑣事利用空檔的時間處理。,,哪些是自己需要處理的事情？為什么,,列出任務執(zhí)行計劃，執(zhí)行吧！,重要度是因人而異的，因此，任何有效的時間管理系統(tǒng)首先都必需要明確你的價值觀,明確你的價值觀 確定你的目標 對你的目標按優(yōu)先級排序 明確你的任務 對任務按優(yōu)先級排序 價值觀是我們想和做的基本原則，它是進行時間安排的最基本的因素。我們有不同的價值標準，它們形成我們個人特性的基礎， 也是我們進行時間管理的基礎。大多數(shù)時候，我們根據(jù)自己的價值觀采取行動，雖然往往沒有意識到這一點。 什么對你而言是最重要的？家庭？工作？金錢？你首先要明確自己需要的是什么，然后才能朝那個方向走。如果你不知道自己的
8、目的地，你很可能會到達別的地方。,根據(jù)價值觀的不同，將練習中的任務區(qū)別出來： 健康看牙醫(yī)，洗澡，等等 （1、15） 家庭給家里打電話，等等 （3 、14 、17） 友誼買禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友，等等 （2、8、11、18、21） 愛情準備燭光晚餐，等等（23） 工作簡報，電視節(jié)目，會議，整理材料，考試，等等 （5、9、10、12、13、16、19、20、22、24） 金錢夜間兼職的面試，等等 （4） 興趣看演唱會，等等（6、7） 考慮一下，你的價值觀是什么？哪項任務對你是最重要的？,時間管理的效果是因人而異的，因此，任何有效的時間管理系統(tǒng)首先都必需要明確你的情緒焦點,明確你的情緒焦點
9、學會感性時間管理 明確你的任務 對任務按優(yōu)先級排序,情緒是不自主的思維，情緒的焦點決定了我們如何安排一天的時間。 感性時間管理關鍵是情緒管理，情緒決定了我們的焦點在哪里，而焦點決定了我們 的時間用在哪里，是否有利于我們快速達成目標。很多表面看來是銷售人員時間管理的問題，實際上卻是銷售人員情緒管理能力問題。,一、時間管理的基本概念 二、時間管理的重要意義 三、時間管理的基本策略 四、時間管理的統(tǒng)籌技巧 五、管理技巧的具體應用,今日主題,【案例】,人力資源部任經理為人誠懇、工作勤奮，但總覺得沒有做自己應該做的事情，每天都忙，卻忙的不是地方。讓我們來分析一下任經理某一天的活動： 8: 30上司找任經
10、理談有關公司人力資源規(guī)劃的問題，一直到10:00。 10:00正準備工作，又有電話詢問有關新員工薪資的問題，解釋了20分鐘。 10:20給下屬布置招聘工作，中間不斷有人進來請示匯報工作，一直到11:00。 11:00處理文件報告等，到12:00，還有一部分沒有過目。 吃過午飯，看了一會報紙，聊了一會天，猛然想起總經理交待的關于人力資源的規(guī)劃報告還沒有完成，就急忙趕到辦公室。 14:00與銷售經理約好討論招聘營銷人員的事宜，由于對招聘主管不放心，本應是他的職責，任經理又全包了下來，包括招聘計劃、招聘人員資格的具體要求等都由任經理自己確定，這項工作又占去兩個小時。 16:00剛要寫公司人力資源規(guī)劃
11、報告，一個下屬又進來請示工作，順便聊了一會私事和公司最近的傳聞。 16：30召集下屬開會，因為下屬反映部門內部不團結已經影響到了工作，會議不僅沒有達到預期目的，還拖延了時間，一直持續(xù)到17:00。 已經沒有時間寫報告，只好把未寫完的報告和需要處理的文件帶回家。晚上又得加班了。,仔細分析一下，任經理的時間為什么不夠用？,電話干擾對公司員工解釋有關薪酬問題，是薪酬主管的職責。 會議安排沒有計劃，會議拖延，主題不明確，對會議沒有實行有效控制。 上司不定期召見使時間具有很大的隨意性。 喜歡下屬事事請示匯報的官僚作風，浪費了許多時間。 對下屬工作不放心，替下屬做工作，結果整天都在處理事務性的工作。 事必
12、躬親，為許多不需要處理的文件而耽誤時間。 工作沒有目標和程序，就沒有主動性。 沒有輕重緩急和主次之分，甚至本末倒置。 不會說“不”，對隨機事件不加控制，浪費了許多時間。 樂于做熟悉和喜歡做的事，對棘手問題過于拖延，只有通過加班來完成。,我們的時間管理問題在哪里,多數(shù)職業(yè)經理都很忙，經常加班加點，沒有周末，沒有休息時間，簡直就是“忙碌”二字的化身。 由于職業(yè)經理的多維角色，他們在工作中表現(xiàn)出來的忙亂與普通員工有很大的差異。 有沒有方法提高時間的利用率，有盡可能多的時間去陪陪家人？下面就來分析職業(yè)經理之所以忙亂的原因 透過現(xiàn)象看本質 部分經理人員的三個字特征 時間管理失序 做事缺乏計劃性 做
13、事分不清主次 不善于說“不” 無法恰當處理外部的干擾,我們的時間管理問題在哪里（續(xù)）,時間的浪費 電話干擾，陪同煲粥 不速之客，禮節(jié)陪聊 習慣拖延，超出期限 會而不議，議而不決 無視重點，做事低效 不良授權，權責不清 外部客觀的低效率，如： A、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點等） B、餐飲服務 （供餐窗口少、菜品少、座位少等） C、信息化程度,,被干擾,干擾因素分析表,干擾者：可能是自己、朋友、客戶、上司、下屬、家人。。。,時間處理原則,輕重緩急：重要的事情往往不緊急，緊急的事情往往不重要； 一次結清，同一類的事情最好一次把它做完； 實際花費的時間總比預計的長；（墨菲定律） 凡是可能出錯的都
14、會出錯； 每次出錯的時候，總是在最不可能出錯的地方； 為突發(fā)事件預留時間； 日常性事務維護原則； 做好數(shù)據(jù)庫清理與更新等基礎工作 要和你的價值觀相吻合，不可以互相矛盾； 每一分鐘每一秒做最有效率的事情； 遵守20：80定律； 時間被占用說“不”原則； 有效授權并權責分明；,一、時間管理的基本概念 二、時間管理的重要意義 三、時間管理的基本策略 四、時間管理的統(tǒng)籌技巧 五、管理技巧的具體應用,今日主題,一、樹立正確的時間價值觀,首先解決思想認識問題 人的行動是受思想支配的 思想方法決定行為模式 牢固樹立時間的價值觀 時間就是效益 時間就是金錢 時間就是生命,你的時間（單位可以是小時，也可以是天）
15、值多少錢？進行時間價值的計算，可以幫助你理解時間意味著什么？,時間價值的計算,（1）每一天、每一小時、每一分鐘都有很大價值 時間就是金錢，浪費時間，就意味著增加了成本，減少利潤。浪費的時間，無論如何也彌補不了。 （2）錢是一分一分掙來的 錢是通過每一分鐘、每一小時、每一天的努力工作掙來的。一天浪費（不管什么原因）12小時，意味著在其他時間中掙錢的效率要提高1030%，顯然，這是十分困難的。 （3）時間需要規(guī)劃 規(guī)劃時間，以便使寶貴的、有限的時間用在可以產生最大收益的活動上。,二、做好時間管理的長短期準備,長期準備 購買工具書/增加知識儲備/提高能力 訓練你的快速閱讀能力 把常用的文件/文具
16、放好 養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習慣 臨時準備 明天的工作前晚進行優(yōu)先級排序 將相關的工作列在一起 把工作計劃放到隨時可見的地方 每天早晨比規(guī)定時間起早十分鐘 做好正式工作前的準備工作,三、為高效的時間管理，培養(yǎng)良好習慣,要培養(yǎng)的好習慣 利用各種裝備如電話/信件等節(jié)省時間 把最困難的事放在效率最高的時候 利用零碎時間處理例行性事務 午餐或下班前開會效率最高/避免上午開會 休息片刻/伸個懶腰/沖杯咖啡/茶/其他飲料 每晚沉思片刻/回顧與總結,四、培養(yǎng)與外部產生聯(lián)系時的應變能力,與外部產生聯(lián)系時的應變能力 站著接待一向健談的來訪者 從不主動閑聊/盡量回避來閑聊者 管理電話 如遇瑣事纏身能快速擺脫
17、,五、明確目標，做好計劃,明確目標 你為什么工作 你要達到什么目的 避免 工作千頭萬緒 眉毛胡子一把抓 被動工作 跟著感覺走,,哈佛的調查,哈佛大學有一個非常著名的關于目標對人生影響的跟蹤調查。對象是一群智力、學歷、環(huán)境等條件都差不多的年輕人，調查結果如下：,,3%,10%,60%,27%,,有清晰且長期 的目標,有清晰但短期 的目標,有較模糊目標,無目標,60%,27%,,二十五年后：,25年來幾乎都不曾更改過自己的人生目標。他們都朝著同一個方向不懈地努力，現(xiàn)在，他們幾乎都成了社會各界的頂尖成功人士，他們中不乏白手創(chuàng)業(yè)者、行業(yè)領袖、社會精英,大都生活在社會的中上層。他們的共同特點是，那些
18、短期目標不斷被達成，生活狀態(tài)穩(wěn)步上升，成為各行各業(yè)的不可或缺的專業(yè)人士。如醫(yī)生、律師、工程師、高級主管等等,幾乎都生活在社會的中下層面，他們能安穩(wěn)地生活與工作，但都沒有什么特別的成績,幾乎都生活在社會的最底層，他們的生活都過得很不如意，常常失業(yè)?？可鐣葷?，并且常常都在抱怨他人，抱怨社會，抱怨世界,10%,3%,,為什么不愿意設定目標呢？,第一， 不了解目標的重要性，從小沒有人教導我們什么是目標，更不知道為什么要設定目標。 第二， 不知道如何設定目標，在我們的學校教育當中從來沒有教導我們如何設定目標，如何去達成目標。 第三， 因為害怕被別人拒絕，假如我們不設定目標，我們就不會被別人批評，嘲笑。
19、我們可以免除害怕被拒絕的恐怖。 第四， 害怕自己會失敗，一般成年人在生活上失敗最大的原因就是對失敗的恐懼感。總以為我不能，我可能會損失錢財，浪費時間，我不能。,制定低目標的原因,員工業(yè)績考核體系不合理、獎懲不科學 對失敗的恐懼 不能發(fā)現(xiàn)完成目標的方法或手段 過多的將注意力集中在現(xiàn)有的資源能力 經驗性思維 上司沒有鼓舞起員工的士氣,如何應對低目標,,我做不到,用現(xiàn)在的方法,主管要求的期限,一個人完成,現(xiàn)有的資源和的成本標準,全部完成,運用什么方法可以完成？,你認為什么時間可以完成？,需要哪些部門或崗位的協(xié)助？,需要投入哪些資源？,哪些可以保證完成？那些能部分完成？,,,,,,,,,,,,,,,,
20、,我原來是可以做到的！,作為主管，不可為員工的拒絕態(tài)度嚇倒，而應通過溝通轉變員工的思維習慣！鼓勵員工尋找實現(xiàn)目標的方法，而不應該就目標值本身的高低討價還價！ 對心態(tài)消極、承諾目標與上績期望目標差距太大而有拒不轉變觀念、不去動腦筋想辦法，而是挖空心思想借口的個別員工，只能不換腦筋就換人！,,,,,,目標設計的SMART原則,S-Specific 具體，不能籠統(tǒng)； M-Measurable 可度量， A-Attainable 可實現(xiàn)，指付出努力的情況下可以實現(xiàn)，避免過高或過低的目標。 R-Realistic 現(xiàn)實性，指目標是實實在在的。 T-Time bound 時限，完成目標的期限。,目標制定的
21、案例分享,在目標管理課程上，有個同學舉手問老師：老師，我的目標是想在一年內賺100萬！請問我應該如何計劃我的目標呢？ 老師便問他：“你相不相信你能達成？”他說：“我相信！”老師又問：“那你知不知到要通過哪行業(yè)來達成？”他說：“我現(xiàn)在從事保險行業(yè)?！崩蠋熃又謫査耗阏J為保險業(yè)能不能幫你達成這個目標？他說：只要我努力，就一定能達成。 “我們來看看，你要為自己的目標做出多大的努力： 根據(jù)我們的提成比例,100萬的傭金大概要做300萬的業(yè)績。 一年：300萬業(yè)績。一個月：25萬業(yè)績。每一天：8300元業(yè)績。“我說。 ”每一天：8300元業(yè)績。大既要拜訪多少客戶？老師接著問他：“大概要50個人。”，那
22、么一天要50人：一個月要1500人；一年呢？就需要拜訪18000個客戶。 這時老師又問他：“請問你現(xiàn)在有沒有18000個A類客戶？”他說沒有。“如果沒有的話，就要靠陌生拜訪。你平均一個人要談上多長時間呢？”他說：“至少20分鐘?！蔽艺f“每個人要談20分鐘，一天要談50個人，也就是說你每天要花16個多小時在與客戶交談上，還不算路途時間。請問你能不能做到？”他說：“不能。老師，我懂了。這個目標不是憑空想象的，是需要憑著一個能達成的計劃而定的?！?六、學會用時間管理達成目標,圖形化 數(shù)字化 完成時限 具體的實際步驟 督導與校正 完成的獎勵,請閉上眼考慮3分鐘,一生的夢想 年內想完成的事 年內想完成的
23、事 今年內想完成的事 這個月想完成的事 今天想完成的事,實例模擬：3年內與外國人自如的交流,一般外國人常用的單字約9000字即可應付，所以預定2010年12月31日(3年內)分批背完這些字。 每年要背完3000字。 每季要背完750字。 每月要背完250字。 每日要背完9字。,3年內與外國人自如的交流,每月統(tǒng)計表,每季統(tǒng)計表,3年內與外國人自如的交流,每年統(tǒng)計表,3年內與外國人自如的交流,以月為考核周期校正目標完成情況每天不論多背或少背，每周要以完成周的平均量為目標，每周不論多背或少背，必須完成月度目標。 達成后獎勵自己吃一次紅燒肉。,運用“80、20”法則，找出自己日常工作任務中重要的20%
24、。,,,,,宏觀,微觀,從微觀到宏觀,,較重要,次重要,從次重要到較重要,注：重要度取決于任務本身對戰(zhàn)略的影響力,七、分清輕重緩急，運用“四象限”分析法，對時間進行管理,,,,,時間性強,時間性弱,時間性從弱到強,,優(yōu)先,次優(yōu)先,優(yōu)先度從小到大,注：緊迫性取決于任務本身時間性的強弱,示例：銷售部肖經理的一天,肖經理一天的工作主要是接電話、輔導下屬工作、與財務經理談銷售費用的預算、與行政部門經理閑聊、向營銷總監(jiān)匯報工作、與人事經理談某下屬的獎金問題、撰寫招聘計劃等。 按照優(yōu)先順序原則即四象限原理，這些工作事項排列如下：,八、組織結構流程優(yōu)化，建立并行、串行的工作模式,崔西定律任何工作的困難度與其
25、執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比。簡化工作是所有高效成功人士的共同特質。例如完成一件工作有3個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度為9，而完成另一工作有5個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程。 建立并行、串行的工作模式，簡化流程,并行工作模式,什么情況下能并行工作,起床,洗臉刷牙,出門,熱牛奶,更衣化妝,整理公文包,熱面包早點,吃早餐,,小王的一個早晨,看電視早新聞,5分鐘,5分鐘,5分鐘,5分鐘,5分鐘,5分鐘,5分鐘,5分鐘,2分鐘,,,,,,,,,,起床,洗臉刷牙,出門,熱牛奶,更衣化妝,整理公文包,熱面包早點,吃早餐,看電視早新聞,串行工作模式,日常工作及需要專業(yè)技術型工作 收集事
26、實與數(shù)據(jù) 某些特定領域中的決定 監(jiān)管項目 準備報告,人事問題（如激勵、保持士氣）發(fā)展及培養(yǎng)部下 下達目標 解決部門間的沖突 維護紀律和制度 無可授權的人則不授權,可以授權的工作,不可以授權的工作,授權概念： 上級將權力和責任授予下級，使下級在一定的監(jiān)督下，有相當?shù)男袨樽灾鳈唷?九、學會有效的授權,授權步驟一：授權前的工作,說明任務內容、細節(jié)、完成期限及所需資源。 說明你所期望的成果。 允許部屬自行決定如何完成這項任務的方法。 確定部屬已了解任務要求。,在部屬進行任務中，不作任何干涉。 如果你同意部屬所設定的成果目標，則應鼓勵部屬按照他們自己的方法去進行任務。 保持警覺，留意可能出錯的跡象，但應
27、能容忍一些輕微的錯誤。 隨時準備提供給部屬建議及鼓勵。 鼓勵非正式的討論。 與工作細節(jié)保持距離。,授權步驟二：授權后執(zhí)行過程中的工作,授權步驟三：任務結束后的工作成果評估,任務結束時，要檢討是否已達成預期成果。如果是，應給予適當?shù)馁澷p，肯定下屬的努力。如果未能達成預期成果，則應檢討。 應確使每一個有關的成員都能從經驗中學到教訓。盡可能不要在上司、同事及眾人面前責備下屬。記住，不管你是授權給何人去做，你都必須擔當成敗全責。,思考： 為什么管理者不授權？,認為自己能干，部下能力經驗不足當任 怕授權太多會威脅到自己在組織的地位 管理者權欲太大，被人請示時的虛榮感 任務重要性和緊迫性或機密性必須親
28、為,授又不授 重復授權 越級授權,授權中的誤區(qū),授權片面,十、做好會議的時間管理,課后練習,小陳應該如何對待和安排好一天的時間？ 請你幫助小陳做一個時間安排的設計方案。,小陳是一名大專生，在某公司擔任辦公室行政助理，雜務事特別多，有天上午剛上班辦公室主任就給他安排了六件事： A、去交通監(jiān)控中心處理公司小車闖紅燈罰款事宜； B、到市工商局辦理營業(yè)執(zhí)照地址變更的相關手續(xù)； C、擬寫一份國慶節(jié)放假以及安全注意事項的通知； D、協(xié)助業(yè)務部經理找情緒不穩(wěn)定的業(yè)務員王笑天談話； E、復印機故障需聯(lián)系售后服務單位前來維修； F、后天主管市場的張副總去北京，安排訂機票。 主任交待完任務就外出辦事去了，這時公關部文員王麗來到他辦公桌前坐下，隨意地同他聊了起來。其實這幾天他自己正面臨本科進修班的考試階段，又要抽時間復習，面對這樣的情況，請為小陳進行時間管理。,,盛 年 不 重 來，一 日 難 再 晨。及 時 當 勉 勵，歲 月 不 待 人。,陶淵明,共勉,
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