《商務(wù)活動工作》PPT課件.ppt

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1、商務(wù)活動工作,簽字儀式慶典活動開放參觀活動新聞發(fā)布會,學(xué)習(xí)目的,通過本模塊的學(xué)習(xí)，了解簽字儀式、慶典活動、企業(yè)開放參觀活動、新聞發(fā)布會的內(nèi)容，熟悉簽字儀式、慶典活動、開放參觀活動、新聞發(fā)布會的準(zhǔn)備與服務(wù)工作，掌握簽字儀式、慶典活動、企業(yè)開放參觀活動、新聞發(fā)布會的操作程序。,教學(xué)重點與難點,1、教學(xué)重點簽字儀式的準(zhǔn)備與操作；慶典活動的準(zhǔn)備與操作；開放參觀活動的安排與方案。新聞發(fā)布會的籌劃與操作。2、教學(xué)難點簽字儀式的準(zhǔn)備；慶典活動的準(zhǔn)備；開放參觀活動方案的擬訂；新聞發(fā)布會的籌劃；技能訓(xùn)練。,13.1簽字儀式,13.1.1簽字儀式的準(zhǔn)備1．文本的準(zhǔn)備(1)定稿。定稿即通過談判和磋商確定會談?wù)轿募?/p>

2、的各項具體條款及其表述的過程，這是文本準(zhǔn)備的前提。(2)確定使用的文字。如果是涉外商務(wù)會談簽字，還要確定文本選擇哪國文字。如果雙方使用不同的語言文字，簽字文本應(yīng)該使用雙方的文字書寫印刷，具有同等效力。,(3)確定正本和副本。正本即簽字文本，用于簽字后由各方或交專門的機構(gòu)保存。有時為了方便使用，也可以根據(jù)正本的內(nèi)容與格式印制若千副本。(4)校印。校印即根據(jù)定稿印制、校對正本和副本。(5)蓋章。為了保證文本在簽字后立即生效，一般在舉行簽字儀式前，先在簽字文本上蓋上雙方的公章，文本一經(jīng)簽字便具有法定效力。,2．商定參加人員(1)簽字人。簽字人員要符合以下條件：●具有法定資格。●規(guī)格相等。(2)領(lǐng)導(dǎo)人

3、。簽字各方也可以派出身份較高的領(lǐng)導(dǎo)人參加簽字儀式，但也應(yīng)當(dāng)注意規(guī)格大體相等。(3)致辭人。一般由簽字各方身份最高的人分別致辭。有時也可安排上級機關(guān)或協(xié)調(diào)機構(gòu)的代表致賀詞。(4)主持人。主持人一般由主辦方派有一定身份的人士擔(dān)任。,(5)見證人。見證人主要是參加會談的人員，各方人數(shù)應(yīng)當(dāng)大致相等。(6)助簽人。助簽人的主要職責(zé)是在簽字過程中幫助簽字人員翻揭文本，指明簽字之處。(7)群眾代表。有時為了充分發(fā)揮簽字儀式的鼓動和宣傳教育作用，可邀請主辦單位或雙方單位的部分群眾代表參加。(8)記者。為擴大影響，可邀請有關(guān)新聞單位派記者參加簽字儀式。,3．布置簽字廳(1)簽字廳的選擇。簽字廳有常設(shè)專用的，也有

4、臨時以會議廳、會客室來代替的。布置它的總原則是要莊重、整潔、清靜。一間標(biāo)準(zhǔn)的簽字廳，應(yīng)當(dāng)室內(nèi)鋪滿地毯，除了必要的簽字用桌椅外，其他一切的陳設(shè)都不需要。正確的簽字桌應(yīng)當(dāng)為長桌，桌上最好鋪設(shè)深綠色的臺布。,(2)簽字桌椅。雙邊簽字，一般設(shè)長方桌，上鋪深綠色或暗紅色的臺呢。桌后放兩把椅子，為雙方簽字人員的座位。多方簽字也可將桌排成圓形或方形，或僅放一張椅子，由各方代表依次簽字。涉外雙邊簽字儀式的座位按主左客右的禮儀順序擺放，即客方的座位安排在主方的右邊。多方簽字則按禮賓次序安排各方簽字代表的座次，一般按英文國名當(dāng)頭字母的順序排列，也可按事先商定的順序排列。簽字桌上可放置各方簽字人的席卡。涉外簽字儀式

5、應(yīng)當(dāng)用中英文兩種文字標(biāo)示。,(3)準(zhǔn)備簽字用具。包括待簽的合同文本以及簽字筆、吸墨器等文具。(4)國旗的擺放。與外商簽署涉外商務(wù)合同時還需在簽字桌上插放有關(guān)各方的國旗。(5)參加人員位置。按有關(guān)禮遇高低的確定好各方代表的座次。(6)講臺。在簽字桌的右側(cè)放置講臺或落地話筒。(7)會標(biāo)。由簽字雙方名稱、簽字文本標(biāo)題和“簽字儀式”織成。(8)香檳酒。事先準(zhǔn)備好香檳酒、酒杯等。舉行小型酒會，舉杯共慶會談成功。,簽字場圖,大門,13.1.2簽字儀式的程序,13.2慶典活動◆開業(yè)慶典1.準(zhǔn)備工作1）、做好宣傳工作2）、擬定邀請賓客的名單3）、擬定議程表4）、擬好致辭和答辭5）、布置場地6）、安排接待工作7

6、）、準(zhǔn)備貴賓留言冊8）、準(zhǔn)備饋贈禮品,2、儀式過程,1）、簽到2）、接待3）、剪彩4）、致辭5）、節(jié)目6）、參觀、座談或聚會7）、贈送紀(jì)念品,3、開業(yè)慶典活動程序,慶典場景,13.3開放參觀活動,13.3.1準(zhǔn)備與接待工作1、確定開放參觀的項目(1)組織的展覽室；(2)生產(chǎn)設(shè)備和工藝流程；(3)廠區(qū)環(huán)境；(4)員工的教育與培訓(xùn)設(shè)施；(5)組織的服務(wù)、娛樂、福利、衛(wèi)生等設(shè)施,2、開放參觀活動的操作流程,3、秘書的職責(zé)(1)準(zhǔn)備內(nèi)容：①準(zhǔn)備與寄發(fā)請柬；②為來賓準(zhǔn)備休息服務(wù)處；③準(zhǔn)備介紹材料；④準(zhǔn)備特殊的參觀用品，如衛(wèi)生服、安全帽等；⑤準(zhǔn)備茶水飲料；⑥準(zhǔn)備贈送的禮品和紀(jì)念品。,(2)接待服務(wù)與要求：

7、①來賓到達(dá)后熱情引導(dǎo)接待；②放映視聽資料時認(rèn)真解說；③參觀過程中為來賓做向?qū)?；④做好招待來賓的餐飲服務(wù)；⑤耐心解答來賓提出的各種問題；⑥做好歡送工作。,13.3開放參觀活動,13.3.2擬訂活動方案1．確定主題常見的主題有：(1)擴大組織的知名度，提高美譽度；(2)促進組織的業(yè)務(wù)拓展；(3)和諧組織與社區(qū)的關(guān)系；(4)增強員工或家屬的自豪感。,2．安排開放參觀的內(nèi)容參觀的內(nèi)容一般包括：(1)情況介紹，事先準(zhǔn)備好簡明生動、印刷精良的宣傳小冊子。(2)現(xiàn)場觀摩，讓參觀者參觀現(xiàn)場。(3)實物展覽，參觀組織的成果展覽室；可以陳列資料、模型、樣品等實物。此外，參觀活動內(nèi)容的確定還要考慮到參觀者的需要和興

8、趣。,3．選擇開放參觀的時機最好安排在一些特殊的日子里，如周年紀(jì)念日、重大的節(jié)假日、開業(yè)慶典、社區(qū)節(jié)日等。4．確定邀請對象一般性參觀常邀請員工家屬或一般市民等；特殊性參觀常邀請與本組織有特殊利害關(guān)系的團體和公眾，如政府官員、行政主管部門、同行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和專家、媒體記者等。,5．選擇參觀路線參觀路線的選擇要求做到：(1)能引起參觀者的興趣；(2)能保證參觀者的安全；(3)對組織正常工作干擾小。以上三點要綜合考慮。6．策劃宣傳工作參觀前，可準(zhǔn)備一份簡明的說明書，發(fā)給參觀者，或放映電影、錄像片進行介紹。,7．做好解說及接待準(zhǔn)備(1)挑選并培訓(xùn)導(dǎo)游或解說人員；(2)制作并寄發(fā)請柬；(3)設(shè)立接待服務(wù)處；(

9、4)準(zhǔn)備特殊的參觀用品；(5)準(zhǔn)備禮品或紀(jì)念品。,13.4新聞發(fā)布會,13.4.1新聞發(fā)布會的準(zhǔn)備工作新聞發(fā)布會又稱記者招待會，它是政府、企業(yè)、社會團體或個人把各新聞機構(gòu)的記者召集在一起，宣布某一消息，并就這一消息讓記者提問，由專人回答問題的一種活動。新聞發(fā)布會是組織與公眾溝通的例行方式，也是一種傳播信息，以求新聞界客觀報道的行之有效的手段。其準(zhǔn)備工作包括如下：,1、確定被邀請記者的范周該邀請哪些記者得根據(jù)公布事件發(fā)生的范圍、影響來決定。2、確定時間和場所確定日期，一是要及時；二是應(yīng)當(dāng)避開重大會議、社會活動。記者招待會在何處舉行，要根據(jù)會議的主題來確定。3、確定主持人和發(fā)言人記者招待會一般由公

10、關(guān)部門負(fù)責(zé)人或辦公室主任、秘書長等主持。,4、準(zhǔn)備發(fā)言材料和布置會場資料包括會議程序、領(lǐng)導(dǎo)人的發(fā)言材料，送給記者的有關(guān)資料、單位對問題的理解、認(rèn)識和感受等方面的文字資料。會議要選擇交通便利、安靜而無噪音，有電話等電訊設(shè)備的地方。會議桌可以圓形或長方形的桌子，并分別標(biāo)明“記者席”、“主持人席”、“工作人員席”，主持人和工作人員應(yīng)佩帶寫明姓名的胸牌。主持人、發(fā)言人還應(yīng)設(shè)置標(biāo)明職務(wù)的姓名牌，以便記者識別。準(zhǔn)備好錄音、錄像設(shè)備、文具用品、飲料茶水等。,5、制作經(jīng)費預(yù)算費用應(yīng)根據(jù)所舉行記者招待會的規(guī)格和規(guī)模做出可行的經(jīng)費預(yù)算。一般有租場費、印刷費、會場布置費、茶點費、禮品費、文具費、郵費、電話費、交通費

11、等。6、組織會議主持人，其職責(zé)是把握會議的主題，保證不要離題太遠(yuǎn)，并要引導(dǎo)記者踴躍提問，遇到冷場時，可用輕松、幽默的語言活躍氣氛，提高記者們提問的興趣和勇氣；記者招待會的時間一般控制在二小時之內(nèi)。,7、參觀活動安排可以配合招待會主題組織記者進行參觀活動，如觀看設(shè)施、實物、成果展覽、模型、圖片等給記者創(chuàng)造實地采訪、攝影、錄像的機會，增加記者對會議主題的感性認(rèn)識。8、小型宴請安排在招待會或參觀活動后，邀請記者參加午餐或晚餐，以進一步進行溝通。9、收集有關(guān)新聞報道秘書要注意搜集到會記者采寫、刊發(fā)的各類新聞稿件，分門別類地登記、分析，以便檢驗會議的效果。,13.4新聞發(fā)布會,13.2新聞發(fā)布會的程序宣布開始→發(fā)布新聞或消息→答記者問→宣布結(jié)束→提示會后安排,1.某公司要舉辦開業(yè)慶典一周活動，試擬寫一份慶典活動方案。2.結(jié)合實際擬寫一份開幕式操作程序。,技能訓(xùn)練,