提高工作效率之時間管理.ppt

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,提高工作效率之時間管理,2009.11,,時間的特性,供給毫無彈性；無法蓄積；無法取代；無法失而復(fù)得；,,,,人生最寶貴的兩項資產(chǎn)，一項是頭腦，一項是時間。計算一下我們所剩下的可以用來工作的時間。時間游戲,,,時間管理的方法,以目標為導(dǎo)向六點優(yōu)先工作制----價值2.5萬美金的時間管理方法如何區(qū)分緊急、重要----“四限象”法時間的合理分配----80/20原則,,,以目標為導(dǎo)向,1、設(shè)立明確的目標：寫出年度的幾個目標，找出一個核心目標，并依次排列重要性，然后依照你的目標設(shè)定一些詳細的計劃，你的關(guān)鍵就是依照計劃進行。2、進行目標切割：（1）年度目標切割成季度目標，列出清單，每一季度要做哪一些事情；（2）季度目標切割成月目標，并在每月初重新再列一遍，碰到有突發(fā)事件而更改目標的情形便及時調(diào)整過來；（3）每一個星期天，把下周要完成的每件事列出來；（4）每天晚上把第二天要做的事情列出來。,,,時間管理的重點不在管理時間，而在于如何分配時間。,,,故事,美國伯利恒鋼鐵公司總裁理查斯舒瓦普，為自己和公司的低效率而憂慮，于是去找效率專家艾維李尋求幫助，希望李能賣給他一套思維方法，告訴他如何在短短的時間里完成更多的工作。艾維李說：“好！我10分鐘就可以教你一套至少提高效率50%的最佳方法?！薄澳惆衙魈毂仨氁龅墓ぷ饔浵聛恚灰粫?，舒瓦普就在一張白紙上寫滿了他要完成的工作。艾維李說：“請把你認為最重要六項工作挑出來，然后按重要程度編上號碼，最重要的排在首位，依次類推，早上一上班，馬上從第一項工作做起，一直做到完成為止，然后審視一下剩下工作的重要程度，用同樣的方法對待第二項工作，第三項工作……直到你下班為止。即使你花了一整天的時間才完成了第一項工作，也沒關(guān)系，只要它是最重要的工作，就堅持做下去。每一天都要這樣做。在你對這種方法的價值深信不疑之后，叫你的公司的人也這樣做。”,,,“這套方法你愿意試多久就試多久，然后你認為對你有幫助話，就給我寄張支票，并填上你認為合適的數(shù)字?！笔嫱咂胀ㄟ^實踐，認為這個思維方式很有用，不久就填了一張25,000美元的支票給艾維李。舒瓦普后來堅持使用艾維李教給他的那套方法，五年后，伯利恒鋼鐵公司從一個鮮為人知的小鋼鐵廠一躍成為全美最大的不需要外援的鋼鐵生產(chǎn)企業(yè)。舒瓦普常對朋友說：“我和整個團隊堅持揀最重要的事情先做，我認為這是我的公司多年來最有價值的一筆投資！”,,,六點優(yōu)先工作制,寫下一天中全部要做的全部事情。按事情的重要順序，分別從“1”到“6”標出六件最重要的事情。每天一開始，請你全力以赴做標號為“1”的事情，直到它被完成或被完全準備好，然后再審視一下剩余的工作的排序，全力以赴做標號為“2”的事情，以此類推。,,,六點優(yōu)先工作制集中體現(xiàn)了“要事第一”時間管理方法的原則，被管理學界喻為“價值2.5萬美金的時間管理方法”。,優(yōu)先工作制工具表,,,剛收的一些對銀行帳單、公司訂閱的一些有關(guān)銷售方面的雜志信件待處理,一位重要客戶電話，因其中有一個數(shù)據(jù)有待確認，確認后對方才能開車生產(chǎn),寫一份公司剛開發(fā)出來的新產(chǎn)品的銷售計劃,宣傳部通知，參加一個節(jié)約環(huán)保會議，希望本部門能提出一些好的建議，會議5分鐘后開始,有一位不速之客在等候，希望能向你介紹他們公司新開發(fā)的“路路通”手機軟件,有幾位重要客戶因近期較忙，已經(jīng)有近兩個月沒有跟對方聯(lián)系了，需要電話聯(lián)絡(luò)一下感情,這是一位銷售部門經(jīng)理一天要做的工作，他應(yīng)該先處理哪些事？理由是什么？,A,B,C,F,E,D,Ⅳ第四象限不緊急不重要,Ⅲ第三象限緊急不重要,Ⅱ第二象限不緊急重要,Ⅰ第一象限緊急重要,,,,,,緊急不緊急,四象限,,,四象限法解析,Ⅳ忙碌瑣碎的事處理文件等函件電話浪費性時間逃避性活動,Ⅲ造成干擾的訪問、電話信件、報告某些會議許多迫在眉睫的急事符合別人期望的事,Ⅱ準備工作預(yù)防措施、計劃人際關(guān)系的建立真正的再創(chuàng)造能力增進自己的能力,Ⅰ重要緊急狀況迫切問題限期完成的會議或工作,,,,,,,緊急不緊急,重要不重要,,,,“四象限”法的要點,重要而緊急的事馬上做，盡快完成，一般這類事不會占用我們太多時間。主要精力和時間放在處理重要但不緊急的事情上，這類事情一般決定著我們總目標的完成和未來的發(fā)展。緊急而不重要的事，要學會說“不”或請別人代做。不重要也不緊急的事，盡量不去做。重要不緊急的工作是日常工作的主導(dǎo),,帕累托原則,帕累托原則是以意大利經(jīng)濟學家維弗多帕累托的名字命名的，他在1895年寫出了80/20原則的公式，經(jīng)過多年的研究，他得出以下結(jié)論：社會上的人可以被分為兩組------第一組占總?cè)藬?shù)的20%，他稱這組人為“重要的少數(shù)人”，其中包括控制意大利80%的財富的人和家庭；他將剩余的80%的人稱為“微不足道的多數(shù)人”他們只控制20%的財富。后來人們發(fā)現(xiàn)，80/20原則幾乎可以應(yīng)用于所有經(jīng)濟活動中，社會中有許多事情的發(fā)展，也都邁向了這一軌道。,,80/20原則的一些應(yīng)用,80%的可能我們會到所熟悉的20%的餐廳就餐，并且有80%的可能會點我們所熟悉的20%的菜。一個單位領(lǐng)導(dǎo)是很少的，他是關(guān)鍵的少數(shù)20%，但他們決定了關(guān)鍵多數(shù)的80%事情，并且薪資占到了總數(shù)的80%。,,二、時間管理的原則,80/20原則在工作中的應(yīng)用,,20%的工作占整個工作80%的價值所以我們應(yīng)該集中的精力要做20%的工作投入20%精力做另外80%的工作要把注意力放在20％的關(guān)鍵事情上。,,不管是工作、學習、人際關(guān)系等，只做重要而且是必要的任務(wù),我們就不會迷失方向、且總能完成最終目標?！褡鳛橐幻殬I(yè)經(jīng)理人，他的工作大部分時間是用在規(guī)劃、組織、用人、指導(dǎo)、控制上?！褡鳛橐幻N售經(jīng)理，他的工作可能就是把產(chǎn)品的知識傳授給屬下，規(guī)劃未來的銷售計劃，走訪一些重要的顧客，把下級的一些意見反映給上級等?！褡鳛橐粋€銷售人員，他的優(yōu)先順序就是打電話約見客戶，然后準備銷售的工具以及材料，到客戶那去，向客戶介紹產(chǎn)品，最后簽訂定單。,,,只做重要及必要的任務(wù),剛收的一些對銀行帳單、公司訂閱的一些有關(guān)銷售方面的雜志信件待處理,一位重要客戶的來電，因其中有一個數(shù)據(jù)有待確認，確認后對方才能開車生產(chǎn),寫一份公司剛開發(fā)出來的新產(chǎn)品的銷售計劃,宣傳部通知，參加一個節(jié)約環(huán)保會議，希望本部門能提出一些好的建議，會議5分鐘后開始,有一位不速之客在等候，希望能向你介紹他們公司新開發(fā)的“路路通”手機軟件,有幾位重要客戶因近期較忙，已經(jīng)有近兩個月沒有跟對方聯(lián)系了，需要電話聯(lián)絡(luò)一下感情,A,B,C,F,E,D,重要而緊急,重要而不緊急,重要而不緊急,緊急而不重要,不重要不緊急,緊急而不重要,D,A,C,E,F,B,這是一位銷售部門經(jīng)理一天要做的工作，他應(yīng)該先處理哪些事？理由是什么？,,8：30上司打電話讓任經(jīng)理去談話，談了一會兒有關(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，中間總經(jīng)理接聽電話、有客人來訪等，使他們的談話一直延續(xù)到10：00。10：00準備布置下屬工作，又有電話打來詢問有關(guān)新入職人員薪資的問題，解釋到10：20。10：20找來下屬布置招聘工作，中間不斷有其他下屬進來請示工作，任經(jīng)理的思路和時間被分割和耽誤，布置工作一直延續(xù)到11：00。11：00對秘書報上來的文件等進行批示、處理；閱讀文件、各類的報告、建議書等，到12：00，還有一部分沒有過目。12：00匆匆吃過飯，看了一會兒報紙、與同事聊了一會兒天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報告還沒有完成，明天就要上交的，于是趕緊沖進辦公室。,讓我們來看看任經(jīng)理的一天的活動：,,14：00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員的事宜，由于對招聘主管的工作不放心，本應(yīng)是下屬的職責，任經(jīng)理卻又全包了下來，包括招聘計劃、招聘人員資格的具體要求等，都由任經(jīng)理自己確定，此項工作又占去時間2個小時。16：00剛要寫自己明天提交給總經(jīng)理的公司人力資源規(guī)劃報告，一個下屬又進來請示和審批，同時聊了一會兒個人的私事和公司最近的傳聞。16：30召集下屬開會，因為下屬反映部門內(nèi)部不團結(jié)已經(jīng)影響到了工作，任經(jīng)理必須就此事同下屬強調(diào)一下。但會議不僅沒有達到任經(jīng)理的預(yù)期目的，還拖延了時間，一直持續(xù)到17：00。17：00下屬走后，任經(jīng)理一看已經(jīng)過了下班時間，已經(jīng)沒有時間來完成報告，只好挾著自己未寫完的報告和要處理的文件回到家中，看樣子今晚上又得加班到午夜了。,,,讓我們來看看任經(jīng)理的一天的活動：,缺乏輕重緩急之分缺少計劃不授權(quán)無效的會議缺乏組織,個人間的沖突對時間估計的不足試圖根據(jù)記憶來做事沒有能力說“不”拖延,時間浪費的陷阱,,,我們仔細分析一下，任經(jīng)理的時間為什么不夠用？,電話干擾——對公司員工解釋有關(guān)薪酬問題，這本不屬于任經(jīng)理的事，有薪酬主管嗎？會議安排沒有計劃，會議拖延，主題不明確，對會議沒有實行有效控制。上司不定期的召見，使中層經(jīng)理的時間具有很大的隨意性。喜歡下屬事事請示和匯報的官僚作風，下屬的不斷請示和匯報，使自己成為下屬任務(wù)的執(zhí)行者，大大浪費了自己的時間。對下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天被埋在事務(wù)性的工作里。凡事事必躬親，有許多不需要看和處理的文件等耽誤時間。,,,缺乏一份詳盡的計劃，工作沒有目標、沒有程序，所以就沒有自己主動的行動。做事情沒有輕重緩急和主次之分，經(jīng)常本末倒置，終日埋頭于無關(guān)重要的事務(wù)上。只注意細節(jié)和小事，事事過問，事事關(guān)心，就像一個多事的婆婆，結(jié)果下屬沒有事情可做。不知道中層經(jīng)理是可以說“不”的，經(jīng)常聽命于上司的召喚，對下屬的打擾也不加以控制，結(jié)果是時間浪費在一些無關(guān)緊要和與己無關(guān)的事務(wù)上。對于自己熟悉和喜歡的事盡快做完，對于棘手的問題拖延進行，只有通過加班來完成。不舍得放權(quán)，不授權(quán)，下屬輕松自在，自己卻忙得要死。,,,我們仔細分析一下，任經(jīng)理的時間為什么不夠用？,時間管理水平自測,選擇“從不”記0分，選擇“有時”記1分，選擇“經(jīng)常”記2分，選擇“總是”記3分。1、我在每個工作日之前．都能為計劃中的工作做些準備。2、凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作進度表來規(guī)定工作任務(wù)與目標。4、我盡量一次性處理完畢每份文件。5、每天列出應(yīng)辦事項清單，按重要順序排列并依次辦理。6、盡量回避干擾性電話、不速之客來訪以及突然約會。7、我試著按照生理節(jié)奏變動有規(guī)律的來安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地，以便應(yīng)對突發(fā)事件。9、當其他人想占用我的時間，而我又必須處理更重要事情時，我會說“不”。,,結(jié)論,0-12分：你自己沒有時間規(guī)劃，總是讓別人牽著鼻子走。13-17分：你試圖掌握自己的時間，卻不能持之以恒。18-22分：你的時間管理狀況良好。23-27分：你是值得學習的時間管理的典范。,,,,謝謝！,