如何提高工作效率.ppt

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如何提高工作效率,*,,目錄,一、時(shí)間管理是什麼?二、如何合理安排自己每天、每周的時(shí)間三、如何管理你的Email四、如何展開你的計(jì)劃五、執(zhí)行能力的強(qiáng)化,如果您的餘生只剩下三天,您會(huì)做那三件事情?,請(qǐng)閉目一分鐘思考這個(gè)問題,時(shí)間管理是什麼?,時(shí)間管理不是什麼?,每個(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多在於自己如何善用及分配你自己的時(shí)間,時(shí)間管理是什麼?,時(shí)間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣,以令自己更富績(jī)效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對(duì)地做完,叫做效能時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長(zhǎng)期的計(jì)劃,人,為何安於現(xiàn)狀?,為何你我都不滿意現(xiàn)狀,但是卻安於現(xiàn)狀1.無奈2.不確定改變之後會(huì)更好3.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的當(dāng)你開始不滿於現(xiàn)狀時(shí),表示會(huì)有新的事物發(fā)生在你的身上…但是要用對(duì)“新的思考方式”,,請(qǐng)架設(shè)一座橋,使A至B距離最短,但是橋不可歪斜,,,,,100公尺,,300公尺,,,,A,B,河水,有三片木條,如何將它們圍成封閉三角形,2cm,10cm,4cm,你可知道為何會(huì)畫不出來?,因?yàn)槟闾怀鲈瓉淼乃季S習(xí)慣但是假設(shè)你畫了出來.恭喜你,你可以用新的角度去思考一個(gè)舊有的問題.,時(shí)間管理的架構(gòu),請(qǐng)排出正確的行事優(yōu)先順序,?,?,?,?,A,B,C,D,正確的行事優(yōu)先順序,陷阱一:時(shí)間的配置不對(duì),Reaction消極回應(yīng)vsProaction積極掌握危機(jī)就是轉(zhuǎn)機(jī)規(guī)劃重於做事最好的控制是預(yù)防預(yù)防勝於處理,不合理的時(shí)間配置,明智的時(shí)間配置,,,1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”,陷阱二:拖延,除了第四項(xiàng)以外,其它的做起來都不太愉快不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情,,,克服1.成本/效益分析法,成本..................,好處..................,克服2.思維習(xí)慣的改變,這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便儘早忘掉它.養(yǎng)成速戰(zhàn)速?zèng)Q的習(xí)慣將事情切成好幾塊小塊任務(wù),快速地完成每一塊的任務(wù)完成最關(guān)鍵的部份,讓事情看起來像做完80%一般,陷阱三:事必親躬,韓非子.八經(jīng)下君,盡已之能中君,盡人之力上君,盡人之智諸葛亮凡事必親躬,後來過勞而死.為何事必親躬?因?yàn)榕虏繉偃〈环判牟繉?不信任部屬要求標(biāo)準(zhǔn)過高,陷阱四:有求必應(yīng),會(huì)花太多時(shí)間,時(shí)間不夠會(huì)犧第二項(xiàng)受人尊敬重要,還是受人歡迎重要不好意思拒絕請(qǐng)託的原因接納請(qǐng)託比拒絕請(qǐng)託容易擔(dān)心觸怒請(qǐng)託者想要做廣受愛戴之好人不知如何拒絕他人之請(qǐng)託每個(gè)人都有一個(gè)好朋友,叫“施小惠”,可以適當(dāng)?shù)鼐芙^.,1.捨得2.勇於拒絕3.交待,1.怡情養(yǎng)性2.輕鬆一下,Conclusions:時(shí)間管理架構(gòu),1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻,1.決勝於廟堂之上2.灌能,均衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重要的事,如何合理安排自己每天、每周的時(shí)間,如何合理安排自己每天、每周的時(shí)間,1.了解自己每天工作時(shí)段的特性,善用之.2.以PDCA分佈週一到週五的工作性質(zhì).3.保持良好的體力;養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)的習(xí)慣4.身心均衡地發(fā)展;培養(yǎng)良好的嗜好,1.工作時(shí)段分配法則,2.每週工作性質(zhì)分配法則,如何管理你的EMail,葛洛夫:你的時(shí)間是不是被Email切成零零碎碎的片段?集中處理它.,先問自己以下這幾個(gè)問題,1.你一天花多少時(shí)間在看Email?2.你進(jìn)Email會(huì)不會(huì)看小品?3.你看Email的時(shí)間是連續(xù)的,還是片斷的?4.你的Email有沒有做分類?5.你回信時(shí)是邊看邊回,還是分類後集中回信?6.你進(jìn)Email信箱,是先看信還是先發(fā)信?,如何提高Email的處理效率,一進(jìn)信箱第一個(gè)動(dòng)作就是把所有信件的主題瀏覽一遍,然後做分類的動(dòng)作養(yǎng)成習(xí)慣,一天只有三個(gè)時(shí)段看Email除了急件以外,集中時(shí)段回信,Email資料夾的分類,Reply:Private,公務(wù)FollowUp:Urgent,Boss,重要,向下,PrivateProject進(jìn)度有空再看,如何展開你的計(jì)劃,一日之計(jì)在昨天下班前一週之計(jì)在於週日一月之計(jì)在於月底,1.捨得2.勇於拒絕3.交待,1.怡情養(yǎng)性2.輕鬆一下,良好的時(shí)間管理來自於計(jì)劃,1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻,1.決勝於廟堂之上2.灌能,均衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重要的事,,,,,,,,,P,A,D,C,不好,好,耗用時(shí)間,花時(shí)間在計(jì)劃上才是最節(jié)省時(shí)間的作法,耗用時(shí)間,8.80/20法則1/2,theVitalFew&theTrivialMany柏拉圖法則花最少的力氣,獲得最多的效益你所完成的工作裡,80%的成果,來自於20%的時(shí)間=>也就是說80%的努力是與成果無關(guān)的,80/20原理意示圖,80%時(shí)間,20%時(shí)間,80%成效,20%成效,重要的少數(shù)事物,瑣碎的多數(shù)事物,,,目標(biāo)金字塔,,長(zhǎng)程目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)週目標(biāo)日目標(biāo),,,,,,,,,如何列管重要計(jì)劃,將自己短中長(zhǎng)期的計(jì)劃依工作,個(gè)人及生活這三個(gè)主軸一一列舉出來,並算出每個(gè)計(jì)劃的效益.(如下一頁所示)在同一個(gè)時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行這三個(gè)主軸的前3個(gè)專案(專案件數(shù)依自己能力而定,紅線的右手邊)有專案結(jié)束之後下一個(gè)專案就可以往左遞補(bǔ),每個(gè)計(jì)劃如何給予評(píng)分,先將所有計(jì)劃列出來,分成短中長(zhǎng)期(自行定義)分成三個(gè)項(xiàng)目(也可依自己的價(jià)值觀調(diào)整),依照:重要性,急迫性及成功機(jī)會(huì)來給分?jǐn)?shù).最好給5分,最不好給1分將三個(gè)分?jǐn)?shù)相乘,分?jǐn)?shù)最高者為最優(yōu)先執(zhí)行的計(jì)劃,以Notes信箱管理計(jì)劃的分類,執(zhí)行力:To-Do,記錄,Routine(最重要的部份,下一章節(jié)再講)自我成長(zhǎng):Pareto,前3個(gè)計(jì)劃生活:Pareto,前3個(gè)計(jì)劃工作:Pareto,前3個(gè)計(jì)劃,執(zhí)行能力的強(qiáng)化,備忘錄,,時(shí)間管理的利器:to-doList,備忘錄,,,,緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時(shí)狀況,重要的事情1.工作計(jì)劃2.人生規(guī)劃3.家庭,健康,財(cái)富,ScheduleList1.Meeting2.行事曆3.紀(jì)念日,RoutineWork1.日常工作2.定期約會(huì),善用Notes顏色管理的功能,紅色粗體字體為重要一定完成的部份藍(lán)色斜體字體為已完成的部份黑色字體為應(yīng)執(zhí)行事項(xiàng)綠色字體為RoutineSchedule,良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成,兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成每天至少完成一件事情,特別是在工作情緒低潮時(shí),“執(zhí)行”的寫照,JustDoIt奉備忘錄的ToDo-CheckList如聖旨行動(dòng)才是企劃的開始把掌控著力焦點(diǎn)集中在計(jì)劃最緊要的20%執(zhí)行能力鋒利如倚天劍.劍鋒到處,刀折劍斷,執(zhí)行不是一成不變的,合理性Reasonable表示用心試探一下是不損傷毫髮的平時(shí)基本觀念(Sense)的建立,在臨場(chǎng)應(yīng)用時(shí)最能顯現(xiàn)效果,執(zhí)行的速度:兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q,養(yǎng)兵千日,用在一時(shí)(資源珍貴)時(shí)機(jī)稍縱即逝將變數(shù)降至最低生米已煮成熟飯型(老公,來不及了)自廢武功型(成績(jī)已經(jīng)貼出去了)客戶的感受加速度,勢(shì)如破竹.,兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q的時(shí)機(jī),並不是每一件事情都需要兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q#1是專案的要徑任務(wù)或是一群人要等你的決策之後方能動(dòng)作(丟球)#2重要事件的關(guān)鍵任務(wù).通常要完成此關(guān)鍵任務(wù)只佔(zhàn)全部專案時(shí)間的20%.#3時(shí)機(jī)稍縱即逝的機(jī)會(huì).有時(shí)候機(jī)會(huì)的有效性僅限於某段時(shí)間,甚至短到幾分鐘而已.,,HandCarry!,讓程序進(jìn)行最迅速的方法當(dāng)然需要先了解程序及關(guān)鍵點(diǎn)見面三分情親自與關(guān)鍵人物(經(jīng)理)面對(duì)面溝通,執(zhí)行的技巧:KeySuccessFactor,靈活如庖丁的刀,在牛的關(guān)節(jié)中游走(游刃有餘).分解完畢牛尚不自知已經(jīng)被解體由計(jì)劃階段時(shí)即被簡(jiǎn)單勾勒出來做對(duì)的事情,並不會(huì)耗費(fèi)太大的力氣.反而做不對(duì)的事情,才需花時(shí)間東補(bǔ)西補(bǔ).,Buffer緩衝區(qū),並不是每件事情都那麼的急如果我們每件事情都要即時(shí)地處理掉,相信我們會(huì)變得神經(jīng)兮兮的所以應(yīng)該要有一個(gè)地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情,但是時(shí)間到時(shí)又要能提醒我們,如何處理情緒低潮,每天至少完成一件事情完成事情的定義完整的相關(guān)的善後的記錄的文件通常完成一完整任務(wù)就會(huì)有力氣再做第二件事情,