如何提高工作效率的方法有哪些

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如何提高工作效率的方法有哪些？ 1.員工要有目標(biāo)意識 　　一個有理想有抱負(fù)的員工，一定會為自己的人生設(shè)定出長期、短期目標(biāo)。為了使這些目標(biāo)實現(xiàn)，他就會充分做好生涯計劃。具體地說，就是處理好自己衣、食、住、行等各方面的生活。 　　一般說來，員工需用確立的人生目標(biāo)可分為三種。其一是達(dá)成目標(biāo)。對公司來說，是指營業(yè)額需過多少？或業(yè)績要達(dá)到多少？至于一般員工，則是指何時要結(jié)婚成家？何時要考取什么資格、執(zhí)照之類的東西。 　　其二是向上成長目標(biāo)，就是追求比現(xiàn)在還要好的目標(biāo)。譬如一個人的人格、性格、領(lǐng)導(dǎo)力、人際關(guān)系等，并沒有所謂的終點站，而是要不斷精益求精，追求上進(jìn)即向上成長目標(biāo)。 　　其三是經(jīng)檢目標(biāo)，即將親身的歷練放在很重要的位置，再依此設(shè)定目標(biāo)。因為一般人是靠經(jīng)驗來促進(jìn)自身和成長，所以，想要有什么成長，就需要先有什么經(jīng)驗了。如果你以經(jīng)驗為目標(biāo)，就要爭取多崗位練習(xí)的機(jī)會，最后確定最適合自己的崗位。 　　設(shè)定人生目標(biāo)的時候要盡可能明確，但同時也要高瞻遠(yuǎn)矚、高屋建瓴。 　　2.制定你的工作目標(biāo) 　　在工作時，員工不可忽略的首要問題是確立目標(biāo)。工作上沒有目標(biāo)，就等于馬拉松賽跑沒有終點線。因為，工作目標(biāo)是一切工作之基石，所有工作之根本。 　　無論工作的條件或內(nèi)容怎樣，但在制訂目標(biāo)時，都必須遵守一些原則。這些原則即具體性、計量性、期限性。在確立目標(biāo)時，必須制訂具體計劃，也就是使用可以計量的數(shù)字予以表示，然后確定完成的具體期限。 　　在制訂長期目標(biāo)時，事先應(yīng)該考慮最終目標(biāo)、階段性目標(biāo)和措施目標(biāo)三項要素。最終目標(biāo)，即最終要達(dá)到的目的地；階段性目標(biāo)，即每一個階段要實現(xiàn)的短期計劃；措施目標(biāo)則是為完成階段性規(guī)劃的具體措施方案。沒有目標(biāo)就不會有成功。員工應(yīng)該養(yǎng)成制訂切實可行的目標(biāo)，并力求速度快、高效率的付諸行動的良好習(xí)慣。因此，為了切實地完成工作，員工必須為確定目標(biāo)，實現(xiàn)目標(biāo)而不懈努力。如能像上述那樣，明確地將目標(biāo)分為長、中、短三階段，那么實現(xiàn)目標(biāo)就更容易了。 　　"在制訂計劃時，我追求的是什么呢？以什么目標(biāo)開展業(yè)務(wù)活動呢？......"要認(rèn)真想想這些問題，然后條款清晰地記錄在卡片上，根據(jù)自己所處的立場，將你對所有的問題的看法，真實的記錄下來。在記錄中，對你認(rèn)為需要三年多方能完成的項目寫上"長"字，對三之內(nèi)即可完成的項目標(biāo)上"中"字；一年之內(nèi)就能完成的項目標(biāo)上"短"字。因上述目標(biāo)不可能同時實現(xiàn)，故需要確定實現(xiàn)目標(biāo)的先后順序。 　　我們在具體實施時應(yīng)該這樣做：首先在標(biāo)有"短"字的項目中選擇三個最有價值的，然后以同樣的方法，根據(jù)目標(biāo)內(nèi)容的重要程度，分別在中、長期項目中各選出三項，計為九項。有趣的是這些內(nèi)容之間大多具有相關(guān)性，只是表現(xiàn)方式不同罷了，有的具體，有的抽象。綜合上述內(nèi)容，并聯(lián)系起來，最后選擇三個目標(biāo)。既已確定了目標(biāo)，今后努力的方向也就明確了，繼之便是堅定不移地干到底，最終一定能戰(zhàn)勝困難、挫折，勝利地實現(xiàn)目標(biāo)。 　?。场Ｖ朴喣愕墓ぷ饔媱? 　　在完成一項任務(wù)或目標(biāo)之前，員工必須先做好計劃，沒有計劃地進(jìn)行工作，只會產(chǎn)生"浪費、忽高忽低、不合理"的渙散局面。消極的態(tài)度必然會導(dǎo)致工作上的失誤。計劃是一門技術(shù)，如按照計劃進(jìn)行訓(xùn)練，再艱巨的目標(biāo)也能完成。關(guān)鍵在于你是否堅持。鑒于計劃的重要性，希望大家務(wù)必掌握這門技術(shù)，并請牢記制訂計劃的五要素。 　?。ǎ保┐_立目標(biāo)：沒有目標(biāo)的計劃是毫無意義的，空乏無力的。為什么要確立目標(biāo)呢，最終要達(dá)到什么樣目的呢？弄清上述問題是制訂計劃應(yīng)具備的最起碼的先決條件。 　?。ǎ玻┱莆帐欠窬邆鋵崿F(xiàn)目標(biāo)所必需的條件：人力、財力、物力、時間、信息等等。這些條件自然要受實際情況的限制。所以必須事先搞清楚實際情況對上述條件限制到什么程度。 　?。ǎ常崿F(xiàn)目標(biāo)的方針、政策：在制訂方針、政策時，一個有效的方法是廣泛征求上級、前輩及下屬等人的意見、建議。 　?。ǎ矗┲朴喎结樥叩木唧w安排：方針和政策一經(jīng)決定，應(yīng)馬上做出安排工作。盡量發(fā)揮主觀能動性、啟動腦筋、考慮采用哪些方法才能使既定方針和政策變?yōu)閷嶋H的行動。 　　（５）力求方針、政策的完善：方針和政策是行動的指南，所以，要經(jīng)常修改。為了提高方針、政策的質(zhì)量，應(yīng)時刻具備問題意識，發(fā)現(xiàn)問題并積極改進(jìn)。 　　逐條對照五要素提出的要求，以期訂出一個細(xì)致、周密、完美無缺的計劃來。還有，因為人們制訂的能力不一，與能力較高的員工共同磋商制訂的有關(guān)問題，是制訂計劃時必須靈活掌握的原則。 　?。ǎ保┦孪日J(rèn)真考慮：失敗并不都是成功之母，有時也會出現(xiàn)連接失敗的情形。最明智的辦法是，在開始制訂計劃認(rèn)真考慮，這樣才可以防患于未然。 　?。ǎ玻├卫握莆漳繕?biāo)：考慮通向目的地的最佳途徑，否則會出現(xiàn)意想不到的糟糕結(jié)果。 　?。ǎ常┍M量將計劃訂得大些：計劃也要強(qiáng)化自己的信念，并要比常識性目標(biāo)定得高。 　?。ǎ矗﹦佑媚X筋積極思考："xx能成功嗎？""如何干才好呢？"以這種積極的觀念去思考。 　　４。促進(jìn)任務(wù)完成的"５Ｗ－Ｈ法則" 　　"５Ｗ－Ｈ法則"即"Ｗhy、Ｗhat、Ｗho、Ｗhen、Ｗhere、Ｈow。這些法則，我想在部分員工都知道，但能熟練地支配并善用的人卻很少。員工如果有在完成任務(wù)的過程中，能積極并善用這些法則，其作用是可觀的。下面敘述"５Ｗ－Ｈ"的詳細(xì)內(nèi)容： 　?。ǎ保議y（為什么----理由、目的） 　　（２）Ｗhat（什么------情況、材料、錢財、資訊） 　?。ǎ常議o（誰-----人） 　?。ǎ矗議en（什么時間-----時間、時期、期間） 　?。ǎ担議ere（什么地方-----場所） 　　（６）How（怎么樣-----實行的方法） 　　在實際工作中，要認(rèn)真思考并靈活運用上述法則的各項內(nèi)容。除此之應(yīng)掌握以下幾個要領(lǐng)。 　　（１）Ｗhy（為什么） 　　.有必要嗎？ 　　.調(diào)查了嗎？ 　?。ǎ玻￤hat（什么） 　　.什么是必要的？ 　　.什么可以使用？ 　?。ǎ常￤ho（何人） 　　.誰最適合呢？ 　　.應(yīng)答應(yīng)誰呢？ 　　.請誰合作好呢？ 　　（４）When（何時） 　　.什么時候開始好？ 　　.什么時候完成？ 　　.什么時候最合適？ 　　（５）Where（何地） 　　.在什么地方最合適？ 　　.放在哪里好？ 　　.在哪里可把東西弄到手？ 　　（６）How（怎么樣） 　　.怎樣干好？ 　　.怎么決定呢？ 　　.怎么處理好呢？ 　　對上述疑問，如能有令人滿意的回答，就標(biāo)上OK（很好），如果得不到正確的答案或回答是否定的，就需進(jìn)行處理。比如說做為一個咨訊人員，有整理資訊時的基本態(tài)度必須以"這個咨訊是否有用呢？"這一判斷為基礎(chǔ)。在過去的三年里，如這份資訊只用一次便不再使用，就應(yīng)斷然地處理掉。即使不是三年而是一年，如資訊使用情況與上述情況類似，也同樣要處理掉，關(guān)鍵是必須根據(jù)"資訊是否有用"這一觀點作正確的判斷。 　　5.遵循工作流程 　　每一位員工到公司上班，腦子里應(yīng)時時刻刻存在有工作要依循目標(biāo)-計劃-實行-評估的流程來進(jìn)行。 　　所謂目標(biāo)，是指明確地了解工作的目的何在？到何時、做到何種程度將能達(dá)到所設(shè)定的目標(biāo)。 　　計劃是指想些方法，以更有效的做法促使目標(biāo)如期達(dá)到。 　　實行或稱之為執(zhí)行，這方面應(yīng)該注意的有： 　?。?）依據(jù)計劃來正確、迅速地去執(zhí)行。 　　（2）嚴(yán)守完成日期。 　?。?）不能照預(yù)定進(jìn)度而不得不變更計劃時，一定要向上司報告并接受其建議，千萬不可獨斷獨行。 　?。?）做到一半發(fā)生疑問時，一定要與上司商量。 　　至于評估，則需考慮以下幾點： 　　（1）如果進(jìn)行得不順利，其原因何在？ 　?。?）如果進(jìn)行得順利時，為何那么順利？以及再確認(rèn)一下其成功的原因。 　　如果做事情都經(jīng)過上述流程的話，就能自由的掌握住工作的全盤性。尤其是組織的工作，必有其縱向、橫向流程，每一位員工，腦子里必須時時存在著目的、背景與其他事情的關(guān)連性等觀念，事情才能做到正確無誤。 　　6.工作要分清輕重緩急 　　一個具有判斷力的員工，做事時一定會考慮優(yōu)先順序，先做最重工業(yè)的事，然后才做比較次的要的工作。萬萬不可先做自己認(rèn)為好做或自己喜愛的事，那樣，可能會將重要的事耽擱，造成公司的損失。 　　那么該如何決定工作的優(yōu)先順序呢？ 　　一般說來，可以依據(jù)工作期限、重要程度，以及性質(zhì)來判斷。就公司而言，一般都要求員工在交貨期之前必須完成工作，所以，在做事之前，應(yīng)該制定一個緊密且可行的流程才是。 　　身為員工，做事一定要堅持一大原則，就是"今日事，今日畢"，絕不可拖至明天，因為明天還有明天要做的事。如果每天都無法將今日的事做完，就會累積一大堆工作，造成趕不上交貨期。假使突然接到臨時插進(jìn)來的工作，最好跟上司或資深人員商量，請教他們該如何處理。 　　避免擅自作主出差錯。不過，也不可什么事都去麻煩他們，最好是自己先衡量后再去請求人家。 　　7 .按照正確的步驟做事 　　一名員工被指示做某一工作時，最好依以下步驟來進(jìn)行，可以收到事半功倍之效。 　?。?）接受工作指令或命令。一般員工在做某一工作時，會接獲上司的工作指令。這時候，不能只聽上司所交代的，還要明確地掌握工作目的，所以，員工要深思的事情有： 　　a.目標(biāo)是什么？ 　　b.為什么必須達(dá)到那個目標(biāo)？ 　　c.何時達(dá)到呢？ 　　d.如何會做得更好？ 　?。?）搜集有關(guān)的資料、情報。即搜集與工作的計劃、執(zhí)行等相關(guān)的文件、資料、情報，而且對于情報的選擇，要有獨到的眼光。 　?。?）考慮工作的步驟與方法。愈是需要花長時間工作的事情，愈需要依照工作的步驟與方法來做，才比較有效率，此是宜好好活用"5W2H" 　?。?）決定工作的步驟與方法。不妨從所擬定的幾個方案中挑選較合理的，決定時應(yīng)該考慮到"更早、更好、更輕松、更便宜"這幾項因素，來做篩選。 　　（5）制定實施表。 　?。?）實施時須留意： 　　a.確實依照所計劃的步驟和方法去做。 　　b.很有自信地去執(zhí)行。 　　c.時時審核實際進(jìn)度和預(yù)定計劃的差距，必要時修改所定計劃。 　?。?）檢討與評估。從品質(zhì)、期限、成本等層面，將工作結(jié)果和當(dāng)初的計劃做一比較，如果不能達(dá)到預(yù)期效果，就應(yīng)該找出其原因。 　?。?）做完后，向上司報告。 　　8.學(xué)會消除工作倦怠癥 　　一般員工在進(jìn)入公司兩三年后，大致上已摸熟了每天要做的例行工作，空虛感就會趁機(jī)而入，整天提不起勁，對工作產(chǎn)生倦怠感，嚴(yán)重的甚至?xí)兊蒙窠?jīng)質(zhì)、懶散、精神萎靡不振。 　　空虛感因人而有不同的感覺和表現(xiàn)方式，但大致有如下癥狀： 　?。?）每天多多少少流露出憂郁的神情。 　　（2）每天覺得無聊、發(fā)悶。 　?。?）對工作場所覺得索然無味。 　?。?）覺得工作很不順手。其發(fā)生空虛感的原因，與工作的重復(fù)呆板有很大的關(guān)系。 　　員工情緒處于低潮時，切不可借酒消愁，那無濟(jì)于事。最好是向公司請幾天假，參加旅游等休閑活動，換個環(huán)境來調(diào)劑身心，或者調(diào)換工作、調(diào)單位，來消除工作的倦怠感。 　　但不管采取什么方法，以后仍難免再發(fā)生對工作的倦怠感。所以，員工應(yīng)從根本上有面對工作、沖破障礙的意念。 　　有句名言："生活中并不缺少美，而是缺少發(fā)現(xiàn)美。"同樣，工作中也有許多新鮮刺激的樂趣，而是缺少發(fā)現(xiàn)。而且，我們還可以創(chuàng)造娛樂化的工作。 　　9.養(yǎng)成使用"日常備忘錄"的習(xí)慣 　　"日常備忘錄"，是一種把簡單且精確的訊息、文件和資料存儲的工作，需要時可以立即找出來。 　　為了讓"日常備忘錄"更有用，要養(yǎng)成一種習(xí)慣，把你現(xiàn)在想的或做的，以及以后你想要提示的事都記在上面。一些成功的職場人士，會把老板談到的工作或一些指示也記下來，每天早上查看，并督促自己去做。 　　有些人在和上司談工作或閑聊時，一聽到重要消息，就會馬上從口袋里拿出備忘錄，把重點記下來。 　　在每一個公司，老板都會喜歡工作用心而無遺漏的員工，因為在老板看來，這樣的員工工作態(tài)度好，所以對他們做事比較放心。而那些聽過就忘的員工則不知道下一步將怎樣開展工作，即使他們記住了開會時上司安排的工作內(nèi)容，也容易給上司留下應(yīng)付公事的壞印象。 　　如果平時不記"備忘錄"，只用腦子去記，突然要用的時候卻要花很長時間才能想起來，或者根本就想不起來了。有時候，不做"備忘錄"，你會忘記上司安排你做的工作，當(dāng)上司問你做的如何時，你才猛然想起來，可這時已經(jīng)晚了。類似的事情你一定經(jīng)歷過。很多事記不下來，就必須在腦子里想著不能忘！不能忘！這樣一來，你累都累壞了，還能干好什么工作！ 　　養(yǎng)成做"備忘錄"的習(xí)慣，會給你帶來不少好處。 　　當(dāng)你每天早上打開當(dāng)天的"備忘錄"，就可以找到你想要的東西。你會因為沒有把事情或工作忘了而心安；你可以把苦思冥想的時間省下來，用在其他的工作上；你總能知道你的約會、計劃和文書工作，你因用不著分心于其他的事而變得工作起來相當(dāng)有效率。同時，它還能記錄你的工作狀況，讓你能看清楚自己在某段時間里的變化，從而引導(dǎo)你采取正確的工作方法與技巧走向新的目標(biāo)；它還能提醒你在適當(dāng)?shù)臅r候發(fā)個郵件、打個電話，與同事、朋友保持聯(lián)系...... 　　使用"日常備忘錄"，能讓你用最少的時間，以充沛的精力去提高工作效率。當(dāng)你使用"日常備忘錄"時，你就能親身體驗到它帶來的積極變化，為你的成功提供有力的保證。 　　一人優(yōu)秀的員工在進(jìn)公司上班后，應(yīng)該養(yǎng)成記備忘錄的習(xí)慣，特別是新進(jìn)人員。 　　帶了筆記本之后，應(yīng)該記些什么事呢？ 　?。?）如果出席會議的話，應(yīng)該記下會議上交談之事、所決定的事情，以及被指示的事項等。 　?。?）在一個小單位里，若有商談、小型會議的話，也要將所談的內(nèi)容記錄下來。 　　（3）被上司呼叫的時候，要帶著筆記本去，把批示、聯(lián)絡(luò)的內(nèi)容寫下來。 　?。?）為了工作而外出?；蛟L問老顧客之際，應(yīng)將客戶交待之事記下。 　?。?）有其他公司的人到公司拜訪時，把與該人談話的內(nèi)容簡單地寫下。 　?。?）看報紙時，將記事本放在旁邊，隨時記下與工作有關(guān)之事。 　　隨時記下備忘，除日后用得著外，對以后寫營業(yè)日記、業(yè)務(wù)日記也有很大的便利。至于寫備忘錄時，不可忘記"5W2H"，是指When、Where、Who、Why、What；而"2H"，則是指How、How much。 　　10.為第二天的工作做好準(zhǔn)備 　　做任何事情，只有先做好相關(guān)的準(zhǔn)備工作，到時才不至于手忙腳亂，才能事情圓滿地做好做完善。 　　蘇格拉底說："沒有經(jīng)過考驗的人生是一文不值的。同樣，沒有做前期準(zhǔn)備的工作是不會一帆風(fēng)順的。"有了第一天的短短幾分鐘的準(zhǔn)備過程，你就能對第二天的工作有充分的認(rèn)識，這樣就知道第二天哪件事最重要，哪件事是應(yīng)該最先做的，就能知道做事的輕重緩急和先后次序。所以，不要對昨天的幾分鐘的準(zhǔn)備不以為然。相反，如果你在工作中無視"準(zhǔn)備"，事前準(zhǔn)備不充分，事后就會麻煩多多。 　　比如：你昨天少花幾分鐘做準(zhǔn)備工作，可能會導(dǎo)致你今天忙而無序，而且不能順順利利 　　地完成工作；或許你昨天少花了幾分鐘對談判資料及相關(guān)文件加以熟悉，可能會導(dǎo)致你在第二天的談判中陷入不利的局面，面對對方凌厲的攻擊，而無還手之力，最后導(dǎo)致失敗。 　　做任何事情，都要提前做好充分的準(zhǔn)備。作為一個上班族，要想把第二天的工作做好，你最好在每天下班前的幾分鐘制定出第二天的工作計劃，如果拖到第二天上午上班的時候才制定工作計劃表，那就會做得比較費勁，因為那時又面臨新一天的工作壓力。而前一天晚上就把第二天的要做的事準(zhǔn)備好，第二天工作起來就輕松的多了。 　　頭一天做好準(zhǔn)備工作，可以了解第二天第項工作可能會發(fā)生的問題，并能采取預(yù)防措施，防微杜漸。 　　第一天要準(zhǔn)備第二天的事，每一天做的事都是在為將來做準(zhǔn)備，當(dāng)你做好了充分的準(zhǔn)備，機(jī)會來臨時你就會抓住，如果你沒有做好準(zhǔn)備，不管任何機(jī)會都不會是你的。 　　凡事做好準(zhǔn)備，每一天都可以很輕松地達(dá)成你的目標(biāo)。所有成功的人，都是凡事有準(zhǔn)備的人。