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1、文件編號FB-HR-M-006版次0/A所屬部門人力資源部制度名稱文件管理制度頁 數(shù)2頁一、為使公司的各類文件制度更有效地落實執(zhí)行，使各項文件資料的管理統(tǒng)一化，制訂本文件管理制度。二、文件種類1. 內(nèi)部文件：管理制度、作業(yè)流程、工作職責、組織體系、各類通知通告等。2. 外部文件：政府法律法規(guī)文件、當?shù)卣呐R時發(fā)文、其它相關聯(lián)公司來文來函。三、文件編號1. 公司名：FB2. 部門代碼：用兩個大寫英文字母表示（各部門代碼如下有所示）；部門英文名稱代碼總經(jīng)辦Jeneral managet officeJM營運部Operantion departmentOD管家部House keepingHK人力資
2、源部HR&Administration DeptHR財務部Financial DeptFD后勤部Back of the houseBH工程部Maintenance departmentMD餐飲部Food and beverageFA營銷部Sales and marking DeptSD樓面部Front of the houseFH前廳部Front office FO3. 文件類型代碼：用一個大寫英文字母表示；文件資料類型代碼文件資料類型代碼管理制度M通知通告等雜類文件N作業(yè)規(guī)范、表格T培訓類文件P4. 文件編制時間的年、月：統(tǒng)一標準0101；5. 文件的順序號：其它類文件以月為單位文件按01，
3、制度類等以月為單位按001；舉例：制度類編號：FB-HR-M-006，表示前海灣人力資源部管理文件類第六份。通知通告等文本與作業(yè)規(guī)范、表格類編號：FB-HR-N-060916，表示前海灣人力資源部通告類文九月份第十六份。6. 制度類文件需注明版次：文件的版次用分數(shù)表示，分子表示第幾次發(fā)行，分母表第幾版；分子用阿拉伯數(shù)字表示，從0開始，分母用26個字母子表示。文件第一次發(fā)行版為A版，第二次發(fā)行為B版,依此類推.如:0/A表示A版第一次發(fā)行,1/A表示A版第一次改版發(fā)行,0/B表示,依此類推.四、文件格式1. 臺頭：對外文件采用有前海灣圖標的臺頭，統(tǒng)一樣式，電話以部門專用電話為準。2. 文件標題：
4、各種文件中，文件標題均使用黑體小四號字，加粗。3. 正文字體：各級標題均用序號區(qū)別。正文為宋體小四號字。段落首行縮進兩個字符。4. 行距與段落：文件全文行距設置為單倍行距。段落與段落間空一行。5. 頁面設置：頁邊距上/下設置為1厘米，左/右為2厘米。6. 頁眉頁腳：對內(nèi)制度/規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左 “前海灣健康水會”，靠右 “XXXX管理文件FB-HRA-006”或“XXXX部XX（根據(jù)需要分類，如會議等）文件”，通知、通告類文件均需要編號;頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，頁眉帶格式線。7. 通知、公告類及對外發(fā)文格式：使用有“前海灣健康水會”字樣的統(tǒng)一抬頭打
5、印，標題字體為黑體四號，正文及落款用四號宋體。（格式附后）五、文件的密級:分絕密、機密、秘密三級。一類：絕密，只限承辦人；二類：機密，只限部門內(nèi)部；三類：秘密， 只限公司內(nèi)部。六、文件資料的急級：分加急、急、普通三級，按以下標準處理：一類：加急，限在半個工作日內(nèi)完成；二類：急，限在一個工作日內(nèi)完成；三類：普通，限在二個工作日內(nèi)完成；四類：特殊要求在其它欄中標注。七、文件的發(fā)送與接收 1. 公司任何跨部門的內(nèi)部發(fā)文、需公告的發(fā)文及對外發(fā)文，經(jīng)部門負責人審核后，需由總經(jīng)理核準后才可發(fā)文執(zhí)行。2. 屬公司制度規(guī)定、決定決議、作業(yè)流程、標準書或其它重要性文件資料，需發(fā)送公司各相關部門及分部，發(fā)送方要在
6、發(fā)文審批表填寫好相關事項，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。文件的接收方要在發(fā)文/收文簽收表上核實簽收，抄送分部可電話確認由主辦人代簽。此類文件需加蓋公司對內(nèi)公章或人力資源部章發(fā)送相關部門。3. 會議記錄或?qū)俟緝?nèi)部各部門之間的各類通知及公告欄各類通知，發(fā)文部門可不需填寫發(fā)文/收文簽收表，由收文方在原件背面上統(tǒng)一簽收。4. 各部門需在公司公告欄上張貼的公告通知類資料，原件由發(fā)文部門存檔，復印件由人力資源部統(tǒng)一張貼及收回。張貼時限統(tǒng)一為一周。5. 對外向政府部門發(fā)文由人力資源部發(fā)送。6. 文件接收指定接收人的由指定人員接收，若未指定的由相關部門負責人接收。相關要求：本制度的修改與解釋權歸人力資源部自本文生效日期起 原本 年 月 日起執(zhí)行之制度（編號 ）同時作廢。制表人： 審核： 審批：生效日期： 年 月 日3
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