歸檔文件整理ppt課件

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歸檔文件整理規(guī)則 1 歸檔文件整理規(guī)則 DA T22 2000 七 歸檔文件編號與編目 五 歸檔文件整理與裝訂 六 歸檔文件排列 一 什么是歸檔文件 二 歸檔文件整理 三 什么是 件 四 歸檔文件分類 五 歸檔文件整理與裝訂 八 歸檔文件裝盒與排列 七 歸檔文件編號與編目 2 一 什么是歸檔文件 歸檔文件 立檔單位在其職能活動中形成的 辦理完畢的 應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料 3 二 歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進行裝訂 分類 排列 編目 裝盒 使之有序化的過程 4 三 件 歸檔文件的整理單位 一般以每份文件的自然件為一件 卷 與 件 5 四 什么是歸檔文件的分類 歸檔文件為什么要分類 歸檔文件分類 是指全宗內(nèi)歸檔文件的實體分類 包括選擇分類方法 制定分類方案 文件歸類等工作 細則 中的分類 是指全宗內(nèi)歸檔文件的實體分類 即將歸檔文件按其來源 時間 內(nèi)容和形式等方面的異同 分成若干層次和類別 構成有機體系的過程 分類不但能有效地揭示出歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系 使全宗成為一個有機整體 便于排列 編目 利用等后續(xù)工作 6 常見的幾種分類方法 按年度分類 是指根據(jù)歸檔文件形成的年度進行分類 文件簽發(fā)日期 即落款日期 為文件所屬年度 一 跨年度形成的文件分類 應視不同情況作不同處理 跨年度的會議形成的文件材料放在會議閉幕年 跨年度的請示與批復放在批復年度 跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結案年 其它文件材料的整理歸檔應按有關規(guī)定執(zhí)行 7 二 有專門年度的單位 如教學單位等 形成的文件 應按照專門年度進行分類 三 文件沒有標注日期的 需要分析文件內(nèi)容 制成材料 格式 字體以及各種標識 來考證和推斷文件的準確日期或近似日期 并據(jù)此按年度合理歸類 8 1 對計劃 規(guī)劃 總結 統(tǒng)計報表等涉及不同年度問題 取消了原有的按針對年度歸類的做法 統(tǒng)一按文件簽發(fā) 落款日期 斷定文件所屬年度 如 2003年形成的 2002年機關工作總結 應歸入2003年 跨年度形成的規(guī)劃 計劃放在針對的第一年整理歸檔 如 2001年形成 2001 2005年工作規(guī)劃 應歸入2001年度 跨年度形成的總結放在針對的最后一年整理歸檔 如 2000年形成的 1996 2000年工作總結 應歸入2000年度 9 2 跨年度的會議形成的文件材料放在會議閉幕年整理歸檔 如跨2001年 2002年兩個年度的會議形成的文件材料 統(tǒng)一在閉幕年即2002年整理歸檔 跨年度的請示與批復放在批復年度整理歸檔 如下級單位2001年12月寫的請示 上級單位2002年2月才批復 則請示與批復一起歸入2002年 跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結案年整理歸檔如 跨2001年 2002年兩個年度處理的案件形成的文件材料統(tǒng)一在結案 即2002年整理歸檔 其它文件材料的整理歸檔應按有關規(guī)定執(zhí)行 10 3 幾份文件作為一件時 以排在前面的文件日期為準 如請示與批復 4 如學校以學年為單位進行工作 其形成的文件應按教學年度分類 其他文件仍按一般年度分類 綜合管理時可將兩種年度的文件依次劃分年度類別 如1995年1995 1996學年歸入同一類 11 按機構分類 是指根據(jù)單位內(nèi)設承辦機構對歸檔文件進行分類 采用機構分類法 原則上一個機構設置一個類 機構名稱就是類名 采用機構分類法不能同時采用問題分類法 一 由業(yè)務部門起草 以機關或辦公廳 室 名義發(fā)文的 如果內(nèi)容屬該部門職責或業(yè)務范圍 則應歸入負責起草文件的機構 12 二 由幾個機構共同承辦處理的文件一般歸入主辦機構 三 立檔單位內(nèi)設置的臨時機構 一般應和其他機構一樣設類 形成的歸檔文件歸入該類保存 如果臨時機構與該立檔單位某一內(nèi)部機構合署辦公的 并以該機構為常設機構 形成的文件應歸入該內(nèi)部機構類中 13 按問題分類 是指根據(jù)歸檔文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進行分類 采用問題分類法 各類不能互相包含 問題的類別與類名 原則上應根據(jù)內(nèi)設機構的職能性質來設置 不允許按文種設類 更不能以 通知類 文件類 等設類 采用問題分類法不能同時采用機構分類法 14 問題的類別與類名 原則上應根據(jù)內(nèi)設機構的職能性質來設置 不允許按文種設類 更不能以 通知類 文件類 等設類 通常設立 黨群類 行政類 業(yè)務類 計財類 人事類 教育類等 15 按保管期限分類 是指根據(jù)歸檔文件劃定的不同保管期限進行分類 比如 永久 長期 短期 或者永久 定期 30年 10年 16 3 什么是復式分類法 在檔案分類實踐中 由于檔案數(shù)量較多 不僅需要分類 還必須分層次進行 單一使用年度 機構 問題 或保管期限的分類方法較少 較多的機關單位將幾種分類方法結合使用 我們將分類的聯(lián)合使用稱之為復式分類法 需要注意的是 年度和保管期限是必選項 不能舍棄 17 我市歸檔文件分類的要求是什么 兩種分類方法 1 保管期限 年度 機構 問題 2 保管期限 年度立檔單位文件材料較少的 可采取保管期限 年度分類法 每個立檔單位的分類方案應保持相對穩(wěn)定 18 五 歸檔文件的整理和裝訂 1 歸檔文件整理單位 件 的具體含義是什么 歸檔文件以 件 為單位進行整理 一般以每份文件的自然件為一件 或與一個事由緊密聯(lián)系的相關文件為一件 下列文件或文本在實體裝訂時 可為一件 19 一 正本與定稿為一件 二 正文與附件原則上為一件 如果附件內(nèi)容比正文重要且件數(shù)較多 則各為一件 三 原件與復制件或手抄稿為一件 四 轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件 五 文件處理單與文件為一件 六 來文與復文一般可為一件 20 七 會議記錄一次為一件 如果幾次會議研究同一問題則為一件 八 報表 名冊 圖表等應按其原裝訂方式 一冊 本 為一件 九 中文文本與外文文本為一件 如果重要文件 如法律 法規(guī)等 須保留歷次修改稿 其正本與歷次稿 包括定稿 各為一件 21 對字跡模糊或易褪變的文件 目前一般采用抄寫 掃描等方式進行復制 比如鉛筆 圓珠筆 純藍墨水書寫的材料等 歸檔文件所使用的書寫材料 紙張 裝訂材料等應符合檔案保護要求 歸檔文件所使用的書寫材料主要是指檔案字跡材料的耐久性 字跡是檔案的精髓 因為這是關系到檔案壽命長短的重要因素 字跡發(fā)生褪色 擴散等而變得模糊不清時 就會影響檔案的利用 最耐久是以碳黑為色素成分 以結膜為字跡轉移固定方式的字跡材料 如墨和墨汁 黑色油墨等 比較耐久是以顏料為色素成分 以結膜或吸收方式轉移固定的字跡材料 如彩色油墨 藍黑墨水 印泥等 不耐久的是以染料為色素成分的字跡材料 如純藍墨水 紅墨水 復寫紙 圓珠筆油等 不耐久的還有以粘附為轉移固定的字跡材料 如鉛筆 紙張一般用脫酸紙 22 3 歸檔文件裝 訂 袋應注意的幾個問題 歸檔文件應按 件 為單位裝 訂 袋 裝 訂 袋時 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 復制件或手抄稿在后 轉發(fā)文在前 被轉發(fā)文在后 來文與復文為一件時 復文在前 來文在后 結論性材料在前 依據(jù)性材料在后 漢文在前 少數(shù)民族文字在后 中文本在前 外文本在后 特殊規(guī)定除外 文件處理單在前 文件在后 23 歸檔文件裝 訂 袋前 應去除原裝訂文件的金屬物和易變脆的塑料物 短期保存的檔案 精裝或平裝等書本式的檔案材料除外 對大于A4紙型規(guī)格的報表 圖樣等文字材料 應根據(jù)實際情況 按照A4紙型的尺寸加以折疊 盡量減少折疊層次 折疊應盡量位于字跡間隙處 減少文件受損 便于閱讀 24 4 歸檔文件裝訂方法有哪些 1 線裝式 2 粘接式 3 穿孔式 4 變形材料 5 無酸紙封套 鞍山地區(qū)采用 裝訂要采用對檔案文件無損的材料和方法 如無酸紙袋 不銹鋼材料和夾裝 線裝等方法 裝訂要牢固 做到文件不損頁 不倒頁 不壓字 裝訂前應將 件 內(nèi)的各頁按一定方式對齊 采用袋裝的 袋內(nèi)文件盡量大小一致 采用左側裝訂的 應將左 下側對齊 采用左上角裝訂的 應將左 上側對齊 25 26 27 六 歸檔文件的排列 1 什么是歸檔文件的排列 通過分類 歸檔文件整體上具有了一定的系統(tǒng)性 但具體到每一類仍處于零散雜亂狀態(tài) 需要通過排列進一步系統(tǒng)化 歸檔文件的排列 是指在分類方案的最低一級類目內(nèi) 按照事由結合時間 重要程度等排列 28 歸檔文件的排列的幾種方法 同一事由的歸檔文件排列 1 按文件形成時間的先后順序 即日在前的歸檔文件排列在前 日期在后的歸檔文件排列在后 2 按文件的重要程度排列 即相對重要的歸檔文件排列在前 其它文件排列在后 29 不同事由的歸檔文件排列 1 按不同事由形成時間的先后順序排列 按文件材料的辦結時間的先后順序 這種方法適用于 隨辦隨歸 2 按事由的重要程度排列 任何一個單位職能有重要次要之分 按事由的重要程度排列的方法就是將主要職能或重要活動形成的文件排列在前 其它排列在后 或者將綜合性工作的文件材料排列在前 具體業(yè)務工作排列在后 如黨組會議記錄等 30 應該注意的是 同一事由的歸檔文件排列時必須體現(xiàn)出順序 即 時間或重要程度 在實際工作中往往反映同一事由的文件可能有幾件或幾十件 如果不體現(xiàn)出時間或重要程度的順序 就不能反映文件之間的歷史聯(lián)系和事物發(fā)展的過程或因果關系 就不能很好地利用 如何結合時間 重要程度等因素進行歸檔文件的排列 要看其什么特征突出 如會議記錄 時間突出 信訪紀檢案件 結論性材料在前 所以說是重要程度突出 如果是界于兩者之間的看情況而定 31 5 成套性文件如何排列 所謂 成套性 是指某些事由形成的文件彼此間聯(lián)系比較松散 但這些事由之間卻有著較密切的聯(lián)系 如 一個年度的統(tǒng)計報表 2月與1月的統(tǒng)計數(shù)字等各不相同 但每個月之間卻有著較密切的內(nèi)在聯(lián)系 形成了系統(tǒng)性 因此 集中排列更方便檢索和利用 另外會議文件 非訴訟案件 內(nèi)部刊物 簡報等成套性文件也宜于集中排列 32 6 如何確保 隨辦隨歸 所謂的 隨辦隨歸 是指某一事由辦完之后可以隨時歸檔 不需要等到年底 要做到 隨辦隨歸 前提是將某一事由辦完后的所有須歸檔的文件材料收集齊全 然后再整理 只有這樣才能保證同一事由的歸檔文件材料排列在一起 我們要求檔案人員在整理檔案的時候要本著 先全的先整理 原則 而不是先來的先整理 33 七 歸檔文件的編號與編目 1 如何為歸檔文件編號及排列方法 歸檔文件編號 是指歸檔文件在全宗內(nèi)的位置標識 并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明 主要內(nèi)容有 編件號 蓋歸檔章及填寫歸檔章內(nèi)項目 34 首先 了解什么是件號 件號 是指文件的排列順序號 件號又分為室編件號 檔案室編件號 和館編件號 檔案館編件號 兩種 室編件號的編制方法為 按不同保管期限 在分類方案的最低一級類目內(nèi) 如機構 按文件排列順序每年都從 1 開始編制 類別與類別之間件號不連編 館編件號暫不編制 待檔案移交進檔案館時按館的要求編制 35 如 某局采用的是保管期限 年度 機構分類法 則 永久的2003年的檔案 黨委歸檔文件從 1 開始編一個流水號 辦公室歸檔文件從 1 開始編一個流水號 業(yè)務處歸檔文件從 1 開始編一個流水號 長期的2003年的檔案 黨委歸檔文件從 1 開始編一個流水號 辦公室歸檔文件從 1 開始編一個流水號 業(yè)務處歸檔文件從 1 開始編一個流水號 短期的2003年同前 36 37 2 歸檔章的加蓋方法及如何填寫 歸檔章設置全宗號 年度 保管期限 機構 問題 室編件號 館編件號 頁數(shù)等項目 見圖1 38 歸檔章式樣 圖1 39 歸檔章的格式為長60mm 寬16mm 分為8格 每格刻上項目內(nèi)容 字體為宋體字 加蓋歸檔章應使用印泥 填寫歸檔章內(nèi)項目時 應使用碳素墨水等符合檔案保護要求的書寫材料 禁止使用圓珠筆 鉛筆 純藍墨水等不耐久的書寫材料 40 歸檔文件要逐件編號 在文件的首頁上端空白處加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容 歸檔章不應壓蓋字跡 不應與收文章等重疊 文件首頁無法加蓋歸檔章的要另附空白紙 填寫文件題名后加蓋歸檔章 41 歸檔章的填寫 全宗號 檔案館給立檔單位編制的代號 年度 文件形成年度 用4位阿拉伯數(shù)字標注 如 2010 室編件號 按照分類方案 在分類方案的最低一級類目內(nèi) 按文件排列順序從 1 開始標注的流水號 館編件號 檔案移交進館時編制 42 歸檔章的填寫 頁數(shù) 是指每一件歸檔文件的有效頁數(shù) 文件中有圖文的頁面為一頁 每件歸檔文件以原有頁碼為序 無頁碼的文件以件為單位 從 1 開始編制流水頁碼 正面在文件右上角 背面在文件左上角 機構 問題 按分類方案類目的設置標注名稱或規(guī)范化簡稱 保管期限 分別標注 永久 30年 和 10年 盒號 按照保管期限年度從 1 開始編制的順序號 43 3 歸檔文件目錄的編寫方法 歸檔文件的編目 是指歸檔文件依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄 歸檔文件目錄包括件號 室編件號 館編件號 責任者 文號 題名 日期 頁數(shù)和備注等項內(nèi)容 每頁歸檔文件目錄在右上方標注所屬機構 問題 見圖2 44 歸檔文件目錄及封面用紙幅面尺寸采用國際標準A4型297mmx2l0mm 長x寬 歸檔文件目錄原則上采用豎式 填寫歸檔文件目錄時 采用計算機管理檔案的單位 可使用檔案管理軟件生成并打印出目錄 采用手工填寫歸檔文件目錄的單位 應使用耐久的書寫材料 45 圖2 46 件號 填寫室編件號 責任者 制發(fā)文件的組織或個人 即文件的發(fā)文機關或署名者 填寫責任者一般應使用全稱或通用簡稱 不能使用 本局 本部 等簡稱 聯(lián)合發(fā)文一般應將所有責任者照實抄錄 責任者過多時可適當省略 但立檔單位是責任者的必須抄錄 對于領導人講話或以領導人名義發(fā)布的文件 責任者可填寫領導人姓名 47 文號 文件制發(fā)機關的發(fā)文字號 文號一般由機關代字 年度 順序號三部分組成 填寫文號要照實抄錄 不能省略 題名 文件標題 文件題名原則上應照實抄錄 文件沒有題名或題名不規(guī)范 不能全面反映文件內(nèi)容的 應根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補充題名 并在新擬寫或補充題名之外加 號 題名擬寫要求 48 一 會議記錄的題名擬寫 應寫明議題及會議的時間 主要內(nèi)容 二 總結 計劃的題名擬寫 應錄入作者 具體內(nèi)容及時間 如 xxx1998年安全工作計劃 三 簡報的題名擬寫 會議簡報錄入會議名稱 簡報名稱及期號 工作簡報還應根據(jù)其內(nèi)容擬定綜合性或揭示部分主要內(nèi)容的題名 四 報表的題名擬寫 應以件為單位 要寫明報表內(nèi)容 時間 涉及個人的要寫明具體人員 五 人事任免 處分材料的題名擬寫 文件涉及的人員要盡可能全部錄入或錄入主要人員 與本單位有關人員 49 日期 文件形成的日期 以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日 不足8位用0占位 如20100909 頁數(shù) 每一份文件的頁數(shù) 文件中凡是有文字信息的都計算頁數(shù) 備注 填寫歸檔文件需補充和說明的情況 如缺損 修改 移出 銷毀 插入文件等 50 歸檔文件目錄的編制 歸檔文件目錄采用按年度 保管期限編制 即永久 長期 短期分別裝訂成冊 對文件較少的單位 可將若干年按保管期限編制歸檔文件目錄 歸檔文件目錄封面設置全宗名稱 年度 保管期限等項目 見圖3 其中全宗名稱即立檔單位的名稱 填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱 51 52 八 歸檔文件裝盒與排列 1 了解檔案盒格式與如何擺放 檔案盒是歸檔文件的裝具 應采用無酸紙制作 封面應標明立檔單位的全宗名稱 全稱或規(guī)范化簡稱 檔案盒的外形尺寸為3l0mmx220mm 長x寬 盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20mm 30mm 40mm等 見圖4 53 54 歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒 并填寫檔案盒封面 盒脊及備考表項目 裝盒時 應按照分類方案 將同一年度 同一保管期限 同一機構 問題 的文件按照件號順序裝入一盒或若干盒 按照保管期限 年度分類的單位 可將同一保管期限 同一年度的文件按照件號順序裝入一盒或若干盒 55 2 了解檔案盒封面 脊背的項目及如何填寫 檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同 在盒脊背或底邊填寫全宗號 年度 保管期限 機構 問題 起止件號 盒號等必備項 56 起止件號 在室編欄內(nèi)填寫盒內(nèi)歸檔文件第一份和最后一份文件的件號 中間用 號連接盒號即檔案盒的排列順序號 在檔案移交進館時按進館的要求編制 為方便檔案室管理 可用鉛筆編制盒號 同一保管期限的檔案盒排一個流水號 57 鞍山市檔案局全宗 58 鞍山市勞動局全宗 59 3 如何填寫備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后 備考表用紙幅面尺寸采用國際標準A4型297mmx2l0mm 長x寬 項目包括盒內(nèi)文件情況說明 整理人 檢查人和日期 見圖5 60 盒內(nèi)文件情況說明 填寫盒內(nèi)文件缺損 修改 補充 移出 銷毀等情況 整理人 填寫負責整理該盒歸檔文件的人員姓名 檢查人 填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名 日期 填寫歸檔文件整理完畢的日期 61 62 聯(lián)系方式 辦公電話 5839903QQ號 714205427微信號 13065489333 63 謝謝大家 64